BAB 2 LANDASAN TEORI

2.1 Pentingnya Proses Rekrutmen 2.1.1 Definisi Rekrutmen Perekrutan adalah proses menghasilkan satu kelompok pelamar yang memenuhi syarat untuk pekerjaan-pekerjaam organisasional (Mathis dan Jackson 2006 : p227). Drs. Fautisno Cardoso Gomes (1995:105), menyatakan bahwa rekruitmen merupakan proses mencari, menemukan dan menarik para pelamar untuk dipekerjakan dalam dan oleh suatu organisasi. Definisi diatas sejalan dengan yang dikemukakan Rifai (2008 : p158), bahwa rekrutmen pada hakikatnya merupakan proses menentukan dan menarik pelamar yang mampu untuk bekerja dalam suatu perusahaan. Menurut Flippo (1984), Penarikan calon pegawai atau tenaga kerja adalah proses pencarian tenaga kerja yang dilakukan secara seksama,sehingga dapat merangsang mereka untuk mau melamar jabatanjabatan tertentu yang ditawarkan oleh organisasi. Sedangkan menurut Sihotang (2007, p89), rekrutmen adalah kegiatan mencari dan menarik para pelamar pekerjaan dengan motivasi kemampuan, keahlian, dan pengetahuan sumber daya manusia yang diperlukan oleh organisasi untuk mengisi lowongan kerja yang telah diidentifikasi sebelumnya didalam rencana kepegawaian. Mengambil kesimpulan berdasarkan pendapat-pendapat para ahli diatas, rekrutmen yaitu usaha suatu perusahaan dalam mencari, menentukan, dan menarik calon pelamar yang dibutuhkan dan memenuhi syarat untuk mengisi lowongan pekerjaan yang ada di perusahaan.

2.1.2 Tujuan Rekrutmen Menurut Henry Simamora (1997:214), rekrutmen memiliki beberapa tujuan, antara lain sebagai berikut:
Untuk

memikat sebagian besar pelamar kerja sehingga organisasi akan

mempunyai kesempatan yang lebih besar untuk melakukan pemilihan terhadap calon-calon pekerja yang dianggap memenuhi standar kualifikasi organisasi.
Tujuan

pasca pengangkatan adalah penghasilan karyawan-karyawan yang

merupakan pelaksana-pelaksana yang baik dan akan tetap bersama dengan perusahaan sampai jangka waktu yang masuk akal.
Meningkatkan

citra umum organisasi, sehingga para pelamar yang gagal

mempunyai kesan-kesan positif terhadap organisasi atau perusahaan.

2.1.3 Jenis-jenis Seleksi Jenis-jenis seleksi (Rivai dan Sagala, 2009 : p181):
1. Seleksi Administrasi, yaitu seleksi berupa surat-surat yang dimiliki pelamar

untuk menentukan apakah sudah sesuai dengan kpersyaratan yang diminta organisasi perusahaan, 2. Seleksi secara tertulis, terdiri dari tes kecerdasan, tes kepribadian, tes bakat, tes minat, tes prestasi, 3. Seleksi tidak tertulis, terdiri dari wawancara, praktik, kesehatan/medis.

2.1.4 Proses Rekrutmen Didalam proses rekrutmen dikenal dua sistem atau filosofi yaitu: 1. Sistem gugur (successive hurdles) Pada sistem ini, seorang peserta mengikuti tahap seleksi satu demi satu secara bertahap. Jika tidak lulus pada satu tahap, maka peserta dinyatakan gugur dan tidak dapat mengikuti tahap seleksi berikutnya.

2. Sistem kompensatori (compensatory approach) Pada sistem ini, peserta mengikuti seluruh tahap seleksi atau seluruh tes yang diberikan. Kelulusan peserta ditentukan dengan mengevaluasi nilai atau hasil seluruh tahap atau tes itu. Nilai tinggi pada satu tahap atau tes dapat mengkompensasi nilai rendah pada tahap atau tes yang lain (Sofyandi, p105).

2.1.5 Definisi Karyawan Dalam buku yang berjudul: Manajemen Sumber Daya Manusia (1995:327), menurut Henry Simamora kinerja karyawan adalah tingkat terhadap mana para karyawan mencapai persyaratan-persyaratan pekerjaan. Menurut A. Sonny Keraf, Karyawan adalah orang - orang profesional yang tidak mudah digantikan. Karena mengganti seorang tenaga profesional akan sangat merugikan baik dari segi finansial, waktu, dan energi. Sedangkan menurut Rico Sierma & Eva H. Saragih, Karyawan merupakan penggerak utama dari setiap organisasi. Tanpa mereka, organisasi dan sumber daya lainnya tidak akan pernah menjadi sesuatu yang berarti. Dari Pendapat para ahli tersebut diatas, penulis mengartikan karyawan yaitu merupakan unsur yang paling penting yang dimiliki perusahaan. Dimana karyawan lah sebagai penggerak utama sumberdaya perusahaan hingga mencapai citra yang tinggi dimata masyarakat.

2.1.6 Hal-hal Yang Diinginkan Karyawan

Abraham Maslow, mengemukakan bahwa manusia memiliki lima kategori kebutuhan, antara lain sebagai berikut: Kebutuhan Fisiologis (physiological needs). Merupakan kebutuhan paling

pokok yang kita miliki, misalnya kebutuhan akan makanan, minuman, tempat tinggal, dan istiraahat.

 Kebutuhan Rasa Aman (safety needs). Merupakan kebutuhan akan perlindungan dari mara bahaya atau kehilangan susuatu, yaitu kebutuhan akan jaminan keamanan. Kebutuhan Sosial (Social needs). Merupakan kebutuhan seperti afiliasi, memberi dan menerima kasih saying, serta persahabatan. Kebutuhan Ego (ego needs). Merupakan kebutuhan yang berkaitan dengan kehormatan diri seseorang, kebutuhan akan rasa yakin atas diri sendiri, kemandirian, keberhasilan, pengetahuan, dan berkaitan dengan reputasi seseorang, kebutuhan akan status, pengakuan, penghargaan, atau

penghormatan dari orang lain. Kebutuhan Perwujudan Diri (self-actualization needs). Merupakan kebutuhan tertinggi. Yaitu kebutuhan yang dimiliki semua orang untuk menjadi orang yang kita rasa bahwa kita memiliki kemampuan untuk mewujudkannya. Kebutuhan yang memotivasi seseorang untuk bekerja (Dessler, Gary. Manajemen Personalia. 1995: 330).

2.1.7 Teori Motivasi Karyawan Menurut Herzberg (1966), ada dua jenis faktor yang mendorong seseorang untuk berusaha mencapai kepuasan dan menjauhkan diri dari ketidakpuasan. Dua faktor itu disebutnya factor higiene (faktor ekstrinsik) dan faktor motivator (faktor intrinsik). Faktor higiene memotivasi seseorang untuk keluar dari ketidakpuasan, termasuk didalamnya adalah hubungan antar manusia, imbalan, kondisi lingkungan, dan sebagainya (faktor ekstrinsik), sedangkan faktor motivator memotivasi seseorang untuk berusaha mencapai kepuasan, yang termasuk didalamnya adalah achievement, pengakuan, kemajuan tingkat kehidupan, dsb (faktor intrinsik). Teori dari Vroom (1964), tentang cognitive theory of motivation menjelaskan mengapa seseorang tidak akan melakukan sesuatu yang ia yakini ia tidak dapat melakukannya, sekalipun hasil dari pekerjaan itu sangat dapat ia

inginkan. Menurut Vroom, tinggi rendahnya motivasi seseorang ditentukan oleh tiga komponen, yaitu: Ekspektasi (harapan) keberhasilan pada suatu tugas Instrumentalis, yaitu penilaian tentang apa yang akan terjadi jika berhasil dalam melakukan suatu tugas (keberhasilan tugas untuk mendapatkan outcome tertentu). Valensi, yaitu respon terhadap outcome seperti perasaan positif, netral, atau negatif. Motivasi tinggi jika usaha menghasilkan sesuatu yang melebihi harapan. Motivasi rendah jika usahanya menghasilkan kurang dari yang diharapkan. Mc Clelland (1961), menyatakan bahwa ada tiga hal penting yang menjadi kebutuhan manusia, yaitu: Need for achievement (kebutuhan akan prestasi). Need for afiliation (kebutuhan akan hubungan sosial). Need for Power (dorongan untuk mengatur). 2.2 Administrasi Personalia 2.2.1 Definisi Administrasi Administrasi adalah kegiatan kelompok kerjasama untuk mencapai tujuan bersama (Herbert A. Simon, 1999). Administrasi yaitu sebagai keseluruhan proses kerja sama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya (Siagian, 2004:2). Administrasi adalah daya upaya yang kooperatif yang mempunyai tingkat rasionalitas yang tinggi (Inu Kencana Syafiie, 1971). Menurut pendapat The Liang Gie (1976), administrasi adalah segenap rangkaian perbuatan penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjsama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan menurut pendapat Soetarto dan R. P. Soewarno (1978), administrasi adalah suatu proses penyelenggaraan dan pengurusan segenap

tindakan/kegiatan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan. Dari uraian para ahli tersebut, penulis mendefinisikan administrasi adalah sebuah kegiatan kerjasama antara individu-individu yang didalamnya terdapat seseorang yang memimpin untuk mengarahkan dan mengontrol setiap anggota dalam berfikir dan bertindak agar tujuan-tujuan perusahaan dapat tercapai.

2.2.2 Definisi Personalia Menurut Made Pidarta, personalia ialah semua anggota yang bekerja untuk kepentingan organisasi yaitu untuk mencapai tujuan organisasi yang sudah ditentukan. Sedangkan menurut Suryo Subroto, yang dimaksud personalia atau personil adalah orang-orang yang melaksanakan suatu tugas untuk mencapai tujuan. Dari kedua pendapat ahli diatas, maka penulis mendefinisikan bahwa personalia yaitu keseluruhan orang-orang yang bekerja dalam bidang atau berhubungan dengan manusiawi dalam sebuah organisasi atau perusahan guna mencapai tujuan perusahaan.

2.2.3 Definisi Administrasi Personalia

2.2.4 Teori Administrasi Frederick taylor (1856-1915 M), dikenal sebagai bapak managemen ilmiah, yang mendasarkan teorinya pada hasil eksperimen yang ia lakkan yang dituangkan dalam karya tulisnya yang berjudul the principles of scientific management sekitar tahun 1911, yang dipopulerkan oleh Louis brandeis yng berisi beberapa prinsip: 1. Prinsip studi waktu 2. Prinsip hasil upah 3. Prinsip pemisahan antara perencanaan dan pelaksanaan

4. Prinsip metode kerja ilmiah 5. Prinsip control managerial 6. Prinsip management fungsional

2.2.5 Masalah-masalah Administrasi Personalia Proyeksi Pergantian (sebagai akibat pengunduran diri dan pemberhentian karyawan). Kualitas, keahlian, keterampilan, dan hakikat karyawan (dalam hal ini Administrasi Personalia harus mengetahui kebutuhan perusahaan yang terus berubah). Perubahan teknologi dan administrasi mengakibatkan meningkatnya

produktivitas. Sumber finansial yang tersedia bagi departemen administrasi personalia Kesejahteraan dan pelayanan pegawai (Menentukan tingkat gaji karyawan, tanggungan istri dan anak, tunjangan asuransi, tunjangan masa tua) (Dessler, Gary. Manajemen Personalia. 1995: 123). Adapun menurut (Drs. T. Hani Handoko, M.B.A., 1989 : 1-2) dalam bukunya yang berjudul Manajemen Personalia dan Sumberdaya Manusia, masalah-masalah personalia masa kini terbagi menjadi dua yaitu sebagai berikut: Faktor-faktor Lingkungan: Kemajuan teknologi yang terjadi secara dahsyat Pertumbuhan persaingan nasional dan internasional Perkembangan kegiatan kolektip para karyawan

Faktor-faktor organisasional: Tingkat pendidikan karyawan Peningkatan heterogenitas angkatan kerja

Pelonjakan biaya-biaya personalia

2.2.6 Ruang Lingkup Administrasi Personalia Kegiatan-kegiatan personalia adalah tindakan-tindakan yang diambil untuk memberikan kepada organisasi satuan kerja yang efektif. Fungsi-fungsi personalia yaitu penarikan, seleksi, pengembangan, pemeliharaan, dan penggunaan sumberdaya manusia. (Drs. T. Hani Handoko, M.B.A. Manajemen Personalia dan Sumberdaya Manusia. 1989 : 1-2).

2.3 Meningkatkan Kualitas Pelayanan Dan Citra Perusahaan 2.3.1 Definisi Kualitas Pelayanan Kualitas merupakan suatu kondisi dinamis yang berpengaruh dengan produk, jasa, manusia, proses dan lingkungan yang memenuhi atau melebihi harapan (Tjiptono, 2001). Definisi kualitas pelayanan dapat diartikan sebagai upaya pemenuhan kebutuhan dan keinginan konsumen serta ketepatan penyampaiannya dalam mengimbangi harapan konsumen (Tjiptono, 2007). Menurut Kotler (2002:83), definisi pelayanan adalah setiap tindakan atau kegiatan yang dapat ditawarkan oleh suatu pihak kepada pihak lain, yang pada dasarnya tidak berwujud dan tidak mengakibatkan kepemilikan apapun. Produksinya dapat dikaitkan atau tidak dikaitkan pada satu produk fisik. Kotler yang dikutip oleh Heryati Punomo (1992 : 128), menyatakan bahwa kualitas pelayanan adalah tingkat pelayanan yang diberikan oleh perusahaan kepada konsumen yang barometernya dapat dilihat dari prosedur atau mekanisme pelayanan itu sendiri dan didukung reaksi konsumen yang ditandai dengan kepuasan.

2.3.2 Tujuan Kualitas Pelayanan

Pendapat Kotler yang dikutip oleh Heryati Punomo (1992 : 131), bahwa kualitas pelayanan mempunyai beberapa tujuan, yaitu :
1. Terwujudnya efektifitas kerja, (perusahaan telah memanfaatkan semua

sumber daya secara baik, sehingga kualitas pelayanan secara otomatis juga terwujud).
2. Meningkatkan kualitas kerja, (perusahaan telah menempatkan personil pada

posisi atau jabatan yang tepat, sehingga personil akan dengan cepat memberikan pelayanan kepada konsumen).
3. Meningkatkan volume pekerjaan, (perusahaan telah berhasil menjalankan

konsep atau strategi pemasaran dengan baik, sehingga penjualan yang meningkat tidak bisa terlepas dari adanya pelayanan yang baik pula kepada konsumen.

2.3.3 Syarat Kualitas Pelayanan Guna mewujudkan kualitas pelayanan, maka syarat-syarat utama yang perlu dipenuhi menurut Rhenald Kasali (2000 : 65), sebagai berikut : 1. Penempatan karyawan yang tepat dan sesuai Penempatan karyawan sesuai posisi atau jabatan akan dapat diwujudkan dengan memulai dari perekrutan karyawan, dimana karyawan yang direkrut harus disesuaikan (match) antara jabatan yang akan diduduki dengan latar belakang pendidikan, keterampilan dan keahlian. 2. Kualitas sumber daya manusia yang handal Perusahaan harus melakukan kegiatan pengembangan kualitas sumber daya manusia dengan cara pemberian pendidikan dan pelatihan agar karyawan mendapatkan tambahan pengetahuan terutama pengetahuan yang disesuaikan dengan posisi atau jabatan yang diembannya agar karyawan bersangkutan dapat meningkatkan kinerjanya lebih baik. 3. Sistem dan prosedur pelayanan yang jelas

Setelah masalah unsur manusia yang utama, maka kualitas pelayanan juga sangat ditentukan dengan adanya sistem dan prosedur pelayanan yang jelas. Artinya perusahaan harus menetapkan satu sistem dan prosedur yang sifatnya permanen tentang pelaksanaan pelayanan agar karyawan mengacu pada sistem dan prosedur tersebut. 4. Pelaksanaan pengawasan yang baik Pelaksanaan pengawasan terhadap semua pihak yang terlibat dalam aktifitas pelaksanaan pelayanan harus dilaksanakan secara baik agar apa yang telah direncanakan sesuai dengan yang dilaksanakan.

2.3.4

Definisi Citra Kata citra sering kali diartikan sebagai identitas atau reputasi atau dalam arti yang lebih sempit diartikan sebagai persepsi internal dari perusahaan yang diyakini oleh karyawan (Kennedy, 1977). Selaras dengan pendapat diatas, seorang ahli (Albert an Whettens, 1985), mengatakan bahwa citra adalah pandangan internal mengenai perusahaan yang menurut mereka harus dilabelkan sebagai identitas. Adapun menurut Davies et al (2001), dikatakan bahwa citra diartikan sebagai pandangan mengenai perusahaan oleh para pemegang saham eksternal, khususnya oleh para pelanggan. Sedangkan menurut Gronroos (1984), citra perusahaan dibangun oleh kualitas teknikal yaitu apa yang pelanggan terima dari pengalaman sebelumnya dan kualitas fungsional yaitu cara bagaimana servis diberikan kepada pelanggan. Dari pendapat-pendapat ahli diatas, penulis menyimpulkan bahwa citra merupakan identitas atau reputasi sebuah perusahaan yang dilihat oleh pelanggan melalui kulaitas pelayanan yang diberikan.

2.3.5

Denifisi Perusahaan

Menurut pendapat Kansil (2001:2) definisi atau pengertian perusahaan adalah setiap bentuk badan usaha yang menjalankan setiap jenis usaha yang bersifat tetap dan terus menerus dan didirikan, bekerja, serta berkedudukan dalam wilayah negara indonesia untuk tujuan memperoleh keuntungan dan atau laba. Menurut pendapat Swastha dan Sukotjo (2002:12) definisi atau pengertian perusahaan adalah adalah suatu organisasi produksi yang menggunakan dan mengkoordinir sumber-sumber ekonomi untuk memuaskan kebutuhan dengan cara yang menguntungkan. Penulis menyemipulkan dari kedua pendapat ahli diatas bahwa perusahaan merupakan semua organisasi atau instansi yang menyediakan atau memberikan pelayanan kepada masyarakat dan dalam pelaksanaannya memiliki pemimpin yang mengarahkan karyawannya agar tujuan perusahaan dapat tercapai.

2.3.6

Jenis-Jenis Citra Jefkins (2003), menyebutkan beberapa jenis citra (image) yakni: 1. Citra bayangan (mirror image) Citra ini melekat pada orang dalam atau anggota-anggota organisasi. Biasanya adalah pemimpinnya. Mengenai anggapan pihak luar tentang organisasinya. 2. Citra yang berlaku (current image) Suatu citra atau pandangan yang dianut oleh pihak-pihak luar mengenai suatu organisasi. 3. Citra yang diharapkan (wish image) Suatu citra yang diinginkan oleh pihak manajemen. 4. Citra perusahaan (corporate image) Citra dari suatu organisasi secara keseluruhan. Bukan hanya sekedar citra atas produk dan pelayanannya. 5. Citra majemuk (multiple image)

Banyaknya jumlah pegawai (individu), cabang, atau perwakilan dari sebuah organisasi dapat memunculkan suatu citra yang belum tentu sama dengan organisasi atau perusahaan tersebut secara keseluruhan.

2.3.7

Manfaat Citra Perusahaan

Perusahaan-perusahaan yang memiliki reputasi bagus, umumnya menikmati enam hal, yaitu: 1. Hubungan yang baik dengan para pemuka masyarakat. 2. Hubungan positif dengan pemerintah setempat. 3. Risiko krisis yang lebih kecil. 4. Rasa kebanggaan dalam organisasi dan diantara khalayak sasaran. 5. Saling pengertian antara khalayak sasaran, baik internal maupun eksternal. 6. Meningkatkan kesetiaan para staf perusahaan (Anggoro, 2002).

2.3.8

Unsur Pembentuk Citra Perusahaan Dalam News Of PERHUMAS (2004), beberapa aspek yang merupakan unsur pembentuk citra dan reputasi perusahaan antara lain: 1. Kemampuan financial 2. Mutu produk dan pelayanan 3. Fokus pada pelanggan 4. Keunggulan dan kepekaan SDM 5. Reliability 6. Inovasi 7. Tanggung jawab lingkungan 8. Tanggung jawab sosial

Pentingnya Proses Rekrutmen Bagi Administrasi Personalia Guna Meningkatkan Kualitas Pelayanan dan Citra Perusahaan

Oleh:

Kelompok 2 1. Dahrizal Jannariko 2. Dwi Desti Damayanti 3. Yulia Permata Sari (0612 3060 1178) (0612 3060 1181) (0612 3060 1197)

Kelas: 2 AB A

Makalah ini disusun sebagai pengganti Mid Tes 1 mata kuliah Pengantar Ilmu Administrasi

POLITEKNIK NEGERI SRIWIJAYA JURUSAN ADMINISTRASI BISNIS PALEMBANG 2013

Prinsip-prinsip Rekrutmen 1. Mutu karyawan yang akan direkrut harus sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan untuk mendapatkan mutu yang sesuai. Untuk itu sebelumnya perlu dibuat: analisis pekerjaan, deskripsi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan. 2. Jumlah karyawan yang diperlukan harus sesuai dengan job yang tersedia untuk mendapatkan hal tersebut perlu dilakukan: peramalan kebutuhan tenaga kerja dan analisis terhadap kebutuhan tenaga kerja (work force analysis). 3. Biaya yang diperlukan diminimalkan. 4. Perencanaan dan keputusan-keputusan strategis tentang perekrutan. 5. Fleksibilitas. 6. Pertimbangan-pertimbanga hukum.

http://samsul-amin.blogspot.com/2011/12/rekrutmen.html http://ridhotha.wordpress.com/2009/12/28/rekrutmen-sdm/ http://library.binus.ac.id/eColls/eThesis/Bab2/2009-1-00307MN%20Bab%202.pdf http://library.binus.ac.id/eColls/eThesis/Bab2/2011-2-00630MNSI%20Bab%202.pdf http://library.binus.ac.id/eColls/eThesis/Bab2/2011-2-00630MNSI%20Bab%202.pdf http://psychosystem.wordpress.com/2011/02/09/recruitment/

Dessler, Gary. 1995, Manajemen Personalia. Jakarta: Prenhallindo

Dr.Harbani Pasolong, M.Si. 2012. Metode Penelitian Administrasi Publik. Makassar: Alfabeta Drs. T. Hani Handoko, M.B.A., 1989. Manajemen Personalia dan Sumberdaya Manusia Jefkins, Frank. 2003. Public Relations. Edisi Kelima. Direvisi Oleh Daniel Yadin. Penerbit Erlangga, Jakarta.

M.Linggar Anggoro. 2002. Dasar-Dasar Publik Relations.Jakarta: Gramedia Widyasarana Indonesia Siagian, Sondang P. 2004. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi Aksara. Simamora, Henry. 1995. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta. YPPKN

http://adesuherman.blogspot.com/2012/06/peranan-fungsi-pengadaanprocurement.html http://id.shvoong.com/business-management/management/2195095pengertian-perusahaan

http://mirzualone.wordpress.com/2012/05/16/pengertian-citra/

http://psychosystem.wordpress.com/2011/02/09/recruitment/ http://sufiani.staff.gunadarma.ac.id