PEDOMAN PROGRAM BANTUAN BEASISWA STUDI LUAR NEGERI DIREKTORAT PENDIDIKAN TINGGI ISLAM TAHUN 2012 (R E V I S I)

DIREKTORAT PENDIDIKAN TINGGI ISLAM DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN ISLAM KEMENTERIAN AGAMA RI TAHUN 2012

Pedoman Bantuan Beasiswa Luar Negeri Diktis, 2012

PEDOMAN PROGRAM BEASISWA PENDIDIKAN S2/S3 DAN PENYELESAIAN STUDI LUAR NEGERI DIREKTORAT PENDIDIKAN TINGGI ISLAM DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN ISLAM KEMENTERIAN AGAMA RI TAHUN 2012 (REVISI) A. KETENTUAN DAN MEKANISME 1. Penawaran Beasiswa luar negeri Direktorat Pendidikan Tinggi Islam ditujukan kepada semua pendidik (dosen) tetap dan tenaga kependidikan Perguruan Tinggi Agama Islam Negeri (PTAIN) dan Perguruan Tinggi Agama Islam Swasta (PTAIS) di Indonesia. Di samping itu, beasiswa juga ditawarkan kepada staff Pegawai Negeri Sipil pada Direktorat Jenderal Pendidikan Islam Kementerian Agama RI. Penawaran tersebut disertai dengan ketentuan, syarat-syarat, borang-borang yang harus diisi oleh pelamar, batas waktu penawaran, prosedur melamar, proses seleksi, jumlah beasiswa yang tersedia, dan persyaratanpersyaratan lainnya. Semua ini harus dipahami secara seksama oleh para pelamar agar proses pendaftaran dapat dilakukan dengan tepat. Penawaran beasiswa Direktorat Pendidikan Tinggi Islam disebarluaskan melalui website dan surat kepada pimpinan PTAIN dan Kopertais Wilayah sebagai koordinator PTAIS-PTAIS yang berada di wilayah koordinasinya. 2. Karakteristik Beasiswa Program beasiswa yang disediakan oleh Direktorat Pendidikan Tinggi Islam tahun 2012 mempunyai ciri sebagai berikut: a. Beasiswa luar negeri terdiri dari dua macam, yaitu: 1) Beasiswa S2/S3 Penuh, dan 2) Beasiswa Penyelesaian Studi. b. Anggaran untuk beasiswa Direktorat Pendidikan Tinggi Islam Tahun 2012 berasal dari APBNP Tahun 2012; c. Pada tahun-tahun berikutnya anggaran beasiswa luar negeri akan dimasukkan dalam DIPA Direktorat Pendidikan Tinggi Islam; d. Bersifat terbuka untuk semua dosen tetap dan tenaga kependidikan Perguruan Tinggi Islam di Indonesia, baik PTAIN maupun PTAIS, serta staff PNS pada Direktorat Jenderal Pendidikan Islam; e. Lama pemberian beasiswa adalah maksimum 36 bulan untuk program S3 dan 24 bulan untuk program S2, sesuai dengan Pasal 14 KMA Nomor 175 Tahun 2010; f. Komponen biaya yang ditanggung mengikuti ketentuan sebagai berikut: 1) Beasiswa S2/S3 penuh: a) Uang kuliah (tuition fee); b) Biaya hidup untuk penerima beasiswa (tidak termasuk keluarganya); c) Tiket pesawat pergi dari bandara internasional di Indonesia ke tempat tujuan dan kembali; d) Asuransi kesehatan; e) Biaya buku; f) Biaya kedatangan (penyesuaian) di negara lain (settling-in allowance);
Pedoman Bantuan Beasiswa Luar Negeri Diktis, 2012 2

g) h) i) j)

Biaya program khusus (seminar); Biaya penulisan tugas akhir; Biaya pendaftaran ke universitas untuk negara-negara tertentu; Besaran beasiswa disesuaikan dengan kondisi dan ketentuan perguruan tinggi di masing-masing negara tujuan; k) Apabila melakukan penelitian di Indonesia, beasiswa yang diperoleh selama di Indonesia akan menggunakan standar BS (Beasiswa Studi), dan beasiswa luar negerinya dihentikann selama berada di Indonesia. Ketika kembali ke PT tempat studi di luar negeri, beasiswa di dalam negeri dihentikan, dan beasiswa luar negerinya diaktifkan kembali. 3. Ketentuan Peserta a. Peserta Beasiswa S2/S3 Penuh adalah: 1) Pendidik (dosen) dan tenaga kependidikan tetap pada PTAIN atau PTAIS atau staff PNS pada Direktorat Jenderal Pendidikan Islam; 2) Telah mendapatkan Letter of Acceptance (Letter of Offer) yang masih berlaku dari institusi dan/atau dari calon pembimbing dari Perguruan Tinggi luar negeri yang dituju; 3) Telah mempunyai gelar S2 atau yang setara untuk pelamar program S3. Telah mempunyai gelar S1 atau yang setara untuk pelamar program S2; 4) Memiliki penguasaan bahasa inggris yang memadai (TOEFL institusional minimal 550, atau IELTS minimal 6,0), dan atau bahasa pengantar lain yang digunakan di perguruan tinggi tujuan masing-masing; 5) Untuk program S3 telah mempunyai usulan penelitian yang disetujui oleh (sekurangkurangnya sudah dikomunikasikan dengan) calon pembimbing di PT luar negeri yang dituju; 6) Batas usia maksimal, 10 tahun sebelum usia pensiun (Pasal 4, KMA Nomor 175 tahun 2010). b. Peserta Beasiswa Penyelesaian Studi Luar Negeri adalah: 1) Pendidik (dosen) dan tenaga kependidikan tetap pada PTAIN/PTAIS atau staff PNS pada Direktorat Jenderal Pendidikan Islam; 2) Sedang menyelesaiakn studi di luar negeri; 3) Tidak sedang mendapatkan beasiswa dari funding atau sponsor, atau beasiswanya dihentikan karena telah melewati batas waktu penyelesaian yang ditentukan; 4) Memiliki progress report perkembangan studi yang baik, dibuktikan dengan keterangan dari supervisor; 5) Masih tercatat sebagai mahasiswa aktif di luar negeri, dibuktikan dengan surat keterangan dari perguruan tinggi tempat belajar. 4. Persyaratan Pendaftaran: a. Beasiswa S2/S3 Penuh: 1) Mengisi Form-A dari Direktorat Pendidikan Tinggi Islam; 2) Surat permohonan bantuan beasiswa; 3) Surat pengantar Pimpinan PTAI/ Lembaga yang menyatakan bahwa pemohon adalah dosen atau tenaga kependidikan tetap dan bahwa program studi yang akan diambil sangat strategis untuk pengembangan lembaga tempat bertugas; 4) Fotocopy ijazah dan transkrip S1 bagi pelamar jenjang S2 dan ijazah/transkrip S2 bagi pelamar jenjang S3.
Pedoman Bantuan Beasiswa Luar Negeri Diktis, 2012 3

Bukti kemampuan berbahasa Asing, seperti TOEFL/IELTS/ TOAFL, sesuai dengan persyaratan perguruan tinggi yang dituju; 6) Surat rekomendasi dari 2 (dua) Guru Besar/Doktor/Pembimbing skripsi/tesis. (Untuk pelamar beasiswa S3, salah satu rekomendasi sedapat mungkin diupayakan dari calon supervisor. Rekomendasi dikirim langsung oleh pemberi rekomendasi ke alamat email yang sudah disediakan); 7) Proposal penelitian yang telah disetujui oleh (sekurang-kurangnya sudah dikomunikasikan dengan) calon pembimbing di PT luar negeri yang dituju; 8) Bukti komunikasi dengan calon pembimbing (berupa email atau surat langsung); 9) Surat pernyataan di atas meterai bahwa yang bersangkutan tidak sedang menerima bantuan beasiswa dari lembaga lain. b. Beasiswa Penyelesaian Studi: 1) Mengisi Form B dari Direktorat Pendidikan Tinggi Islam; 2) Surat permohonan bantuan beasiswa; 3) Surat pengantar Pimpinan/Lembaga yang menyatakan bahwa pemohon adalah dosen atau tenaga kependidikan tetap yang sedang menyelesaikan studi di perguruan tinggi luar negeri; 4) Surat Keterangan dari perguruan tinggi luar negeri yang menyatakan bahwa pemohon adalah mahasiswa pada perguruan tinggi tersebut; 5) Laporan perkembangan studi 2 - 5 halaman (kertas A4, spasi satu, font Times New Roman, size 12); 6) Prakiraan anggaran yang dibutuhkan untuk penyelesaian studi sesuai dengan standar yang berlaku dan diketahui oleh ketua departemen/supervisor; 7) Surat pernyataan di atas meterai bahwa yang bersangkutan tidak sedang menerima bantuan beasiswa dari lembaga lain. c. Berkas kelengkapan persyaratan dikirim ke alamat email berikut: kelembagaandiktis@gmail.com d. Bagi pelamar beasiswa penuh yang sudah diterima diwajibkan menyertakan Letter of Acceptance (LoA) dari perguruan tinggi luar negeri yang dituju. 5. Ketentuan Perguruan Tinggi dan Program Studi Dalam memilih perguruan tinggi dan program studi, calon peserta beasiswa S2 dan S3 penuh harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut: a. Perguruan tinggi sebaiknya yang berada di negara-negara maju yang memiliki reputasi baik berdasarkan penilaian lembaga ranking internasional (THESS, Webometrix, QS-Star, 4-ICU, Arwu); b. Perguruan tinggi yang dipilih termasuk dalam daftar perguruan tinggi yang ijazahnya diakui oleh Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, seperti dapat diunduh di link berikut: http://ijazahln.dikti.go.id/v4/rekap_per_pt.php/ c. Program studi yang dipilih harus sesuai dengan keahlian yang diperlukan untuk menunjang proses pembelajaran dan pengembangan program studi yang dikembangkan di PTAIN maupun PTAIS, serta tugas-tugas administratif dan managerial pada Direktorat Jenderal Pendidikan Islam. Program-program studi dimaksud meliputi: 1) Ilmu-ilmu Keislaman 2) Ilmu Sosial dan Humaniora, dan 3) Sains
4

5)

Pedoman Bantuan Beasiswa Luar Negeri Diktis, 2012

6. Mekanisme Seleksi a. Beasiswa S2 dan S3 Penuh Seleksi dimulai dari pemeriksaan kelengkapan dokumen, kemudian dilanjutkan dengan wawancara terhadap mereka yang memenuhi persyaratan administrasi. Wawancara akan dilaksanakan dalam Bahasa Inggris atau bahasa Arab sesuai dengan bahasa pengantar perguruan tinggi tujuan. Proses seleksi dilaksanakan oleh Direktorat Pendidikan Tinggi Islam dengan bantuan Tim Seleksi Beasiswa Luar Negeri yang dibentuk Direktorat Pendidikan Tinggi Islam. Direktorat Pendidikan Tinggi Islam melalui Tim Seleksi melakukan proses seleksi untuk mendapatkan calon yang sudah sangat siap untuk menempuh pendidikan pascasarjana di luar negeri. Kesiapan dari para calon dilihat dari berbagai aspek, yaitu: 1) Aspek Akademik Para calon diharapkan telah mempunyai Letter of Acceptance (Letter of Offer) dari perguruan tinggi yang dituju, dan/atau telah mendapatkan calon pembimbing yang bersedia menjadi pembimbingnya (khusus untuk program S3). Komunikasi dengan calon pembimbing menjadi salah satu faktor penilaian. Karya ilmiah yang dihasilkan calon pelamar merupakan faktor penting lain yang menjadi penilaian. Di antara persyaratan yang lain, LoA merupakan persyaratan yang paling menentukan. Meskipun demikian persyaratan yang lain tetap harus dilampirkan. Calon peserta beasiswa yang telah mendapatkan LoA bahkan dapat diberangkatkan sebelum September sepanjang direkomendasikan oleh perguruan tinggi tujuan. Misalnya karena semester dimulai sebelum September. 2) Aspek Bahasa Kemampuan berbahasa Inggris yang baik - terutama jika akan belajar ke negara-negara berbahasa Inggris - merupakan syarat mutlak yang harus dimiliki oleh para calon pelamar. Pelamar yang akan belajar ke negara dengan bahasa pengantar bukan Inggris harus menunjukkan bahwa dirinya menguasai bahasa pengantar yang digunakan di negara tersebut. Kemahiran berbahasa Inggris atau bahasa asing lainnya dari para calon dinyatakan oleh sertifikasi kemampuan berbahasa asing yang dikeluarkan oleh institusi yang kompeten. Contoh untuk bahasa Inggris adalah nilai tes TOEFL institusional/internasional atau IELTS. Untuk bahasa lainnya ditunjjukkan oleh sertifikat. Selain itu, kemampuan berkomunikasi dalam bahasa Inggris juga dinilai ketika calon pelamar melakukan wawancara dihadapan Tim Seleksi Beasiswa Direktorat Pendidikan Tinggi Islam. 3) Aspek Sosial dan Keluarga Persiapan calon pelamar untuk menempuh ilmu di luar negeri juga merupakan salah satu kriteria yang dinilai oleh Tim Seleksi. Seberapa jauh sang calon mempersiapkan dirinya, bagaimana calon mempersiapkan dirinya untuk beradaptasi di negara asing yang berbeda bahasa; tradisi; dan budaya, akan menjadi pertimbangan dalam menilai kesiapan sang calon pelamar. Kondisi keluarga, seperti seberapa besar peran suami atau isteri dalam persiapan mental pasangannya karena harus berpisah sementara waktu untuk menempuh pendidikan yang lebih tinggi, merupakan aspek yang diperhatikan oleh Tim Seleksi dalam menilai kesiapan pelamar.

Pedoman Bantuan Beasiswa Luar Negeri Diktis, 2012

b. Beasiswa Penyelesaian Studi 1) Seleksi dilakukan dengan memverifikasi dokumen-dokumen persyaratan yang diajukan oleh para pelamar; 2) Jika diperlukan, Direktorat Pendidikan Tinggi Islam akan melakukan cross check kepada pihak-pihak terkait untuk memastikan validitas dokumen persyaratan. 7. Jadwal Pendaftaran dan Seleksi Jadwal pendaftaran dan proses seleksi pelamar beasiswa luar negeri Direktorat Pendidikan Tinggi Islam dapat dilihat pada tabel 1. Program beasiswa pendidikan luar negeri Direktorat Pendidikan Tinggi Islam tahun 2012 diawali dengan membuka pendaftaran calon penerima beasiswa secara online pada awal Mei 2012. Pendaftaran secara online dimaksudkan untuk mendapatkan data-data pokok pelamar (required data), sehingga pelamar tidak harus mengisi semua field yang tersedia. Selanjutnya pendaftar dapat melengkapi data secara offline dengan mengisi formulir yang dapat diunduh melalui website. Pendaftaran ditutup pada bulan Juli 2012. Di awal bulan Juli 2012, proses pendataan dan seleksi berkas yang masuk dilaksanakan, untuk mendapatkan calon pelamar yang lolos untuk mengikuti proses seleksi berikutnya. Setelah itu Direktorat Pendidikan Tinggi Islam akan melaksanakan proses wawancara terhadap para calon pelamar yang lolos pada pertengahan Juli 2012. Nama-nama pelamar yang dinyatakan berhak mendapatkan beasiswa akan diumumkan sekurang-kurangnya pada akhir Juli 2012. Bagi para calon yang berhasil mendapatkan beasiswa Direktorat Pendidikan Tinggi Islam diharuskan segera mempersiapkan diri, dokumen-dokumen (seperti paspor, visa, dll), tiket pesawat, dan perlengkapan lainnya yang akan dibawa. Rentang waktu yang dibutuhkan untuk persiapan keberangkatan ini dapat mencapai 2 (dua) bulan, karena untuk memperoleh visa dari beberapa negara tertentu dapat menghabiskan waktu hingga 5 minggu. (Untuk pengurusan tugas belajar, pemohon agar membaca Keputusan Menteri Agama RI Nomor 175 Tahun 2010). Sebelum keberangkatan, Direktorat Pendidikan Tinggi Islam akan memberikan pembekalan kepada para penerima bantuan mengenai segala sesuatu yang berhubungan dengan keberangkatan ke luar negeri, seperti petunjuk praktis apa yang harus dilakukan pada 3 hari pertama di luar negeri; kiat sukses belajar di luar negeri; kiat beradaptasi dengan lingkungan akademik dan sosial yang baru; hal-hal yang wajib dilakukan setelah selesai studi, dan persiapan yang diperlukan ketika kembali ke tanah air. Tabel 1. Tahap Proses Seleksi Pelamar Beasiswa Direktorat Pendidikan Tinggi Islam No 1 2 3 4 5 6 7 Tahap Kegiatan Batas akhir pendaftaran online Batas waktu terakhir pengiriman berkas lengkap Proses Pendataan dan Seleksi Berkas Proses Wawancara Pengumuman calon yang diterima Persiapan keberangkatan Keberangkatan 5 Juli 2012 10 Juli 2012 11 Juli 2012 Pertengahan Juli 2012 Akhir Juli 2012 Juli - Agustus 2012 September 2012 atau disesuiakan dengan awal semester perguruan tinggi tujuan
6

Waktu

Pedoman Bantuan Beasiswa Luar Negeri Diktis, 2012

B. DESKRIPSI BEASISWA 1. Alokasi dan Komponen Beasiswa Alokasi dan Komponen Beasiswa Pendidikan S2/S3 Luar Negeri Direktorat Pendidikan Tinggi Islam adalah sebagai berikut: a. Pengalokasian beasiswa Program Beasiswa S2/S3 dan Beasiswa Penyelesaian Studi Luar Negeri Tahun 2012 Direktorat Pendidikan Tinggi Islam dilakukan oleh Direktorat Pendidikan Tinggi Islam dengan dana APBNP Tahun 2012; b. Pada tahun-tahun selanjutnya, pengalokasian beasiswa studi luar negeri dimasukkan dalam DIPA Direktorat Pendidikan Tinggi Islam; c. Jika sebagian kegiatan studi dari penerima bantuan dilakukan di Indonesia (misalnya untuk melakukan penelitian di lapangan, dan pengumpulan data), maka biaya hidup di luar negeri akan dihentikan, dan diganti dengan biaya hidup di dalam negeri. Besaran beasiswa untuk biaya hidup selama melakukan kegiatan studi di Indonesia akan dibayarkan berdasarkan standar Beasiswa Studi (BS); d. Beasiswa luar negeri Direktorat Pendidikan Tinggi Islam diberikan untuk membiayai program dari penerima beasiswa, dan BUKAN untuk mengikuti program martikulasi, seperti pelatihan bahasan atau program penyesuaian, dan/atau seminar; e. Beasiswa Direktorat Pendidikan Tinggi Islam dimulai dari bulan September di tahun keberangkatan, sehingga untuk mempermudah proses administrasi, penerima beasiswa dianjurkan - sejauh memungkinkan - untuk memulai program studinya pada semester yang dimulai di bulan September; f. Pada tahun Pertama, ketika berangkat, penerima bantuan akan menerima komponen beasiswa sebagai tertera pada table berikut (Tabel 2): Tabel 2. Komponen Beasiswa Pendidikan Luar Negeri Direktorat Pendidikan Tinggi Islam Untuk Tahun Pertama (Beasiswa S2 dan S3 Penuh) No 1 2 3 4 5 6 7 Komponen Biaya Hidup (living allowance Perincian

Diberikan 12 bulan sesuai standar Direktorat Pendidikan Tinggi Islam Biaya buku Diberikan sebesar 1 (satu) kali sesuai standar Direktorat Pendidikan Tinggi Islam Biaya Kedatangan (settling-in Diberikan sekali sebesar 1 bulan biaya hidup allowance) bulanan Biay kuliah (tuition fee) Diberikan 1 (satu) tahun (at cost) Tiket pesawat internasional Dari Bandara Internasional ke tempat tujuan (keberangkatan) (at cost) Asuransi kesehatan (Health Per tahun (at cost) Insurance) Biaya pendaftaran (admission Sekali di awal untuk negara-negara fee) tertentu (at cost)

g.

Pada Tahun Kedua dan Ketiga, beasiswa Direktorat Pendidikan Tinggi Islam terdiri dari komponen-komponen seperti tersaji pada Tabel 3 dan Tabel 4 berikut:
7

Pedoman Bantuan Beasiswa Luar Negeri Diktis, 2012

Tabel 3. Komponen Beasiswa Pendidikan Luar Negeri Direktorat Pendidikan Tinggi Islam Untuk Tahun Kedua (Beasiswa S2 Penuh) No 1 Komponen Biaya hidup Perincian

Diberikan12 bulan (sesuai standar Direktorat Pendidikan Tinggi Islam) 2 Biaya buku Diberikan 2 semester (sesuai standar Direktorat Pendidikan Tinggi Islam) 3 Biaya kuliah Diberikan 2 semester (at cost) 4 Biaya program Khusus (seminar) Sekali selama masa studi *) 5 Biaya penulisan tugas akhir Sekali selama masa studi *) 6 Asuransi kesehatan Per tahun (at cost) 7 Tiket internasional kembali Dari tempat studi hingga bandara Internasional terakhir (at cost) 8 Biaya kelebihan bagasi Sekali ketika kembali (standar Direktorat untuk kepulangan Pendidikan Tinggi Islam) max 20 kg *) Tergantung diambil pada semester yang mana Tabel 4. Komponen Beasiswa Pendidikan Luar Negeri Direktorat Pendidikan Tinggi Islam Untuk Tahun Kedua dan Ketiga (Beasiswa S3 Penuh) No 1 Komponen Biaya hidup Perincian

Diberikan12 bulan (sesuai standar Direktorat Pendidikan Tinggi Islam) 2 Biaya buku Diberikan 2 semester (sesuai standar Direktorat Pendidikan Tinggi Islam) 3 Biaya kuliah Diberikan 2 semester (at cost) 4 Biaya program Khusus (seminar) Sekali selama masa studi *) 5 Biaya penulisan tugas akhir Sekali selama masa studi *) 6 Asuransi kesehatan Per tahun (at cost) 7 Tiket internasional Dari tempat studi hingga bandara kepulangan (tahun ketiga) Internasional terakhir (at cost) 8 Biaya kelebihan bagasi Sekali ketika kembali (standar Direktorat untuk kepulangan (tahun Pendidikan Tinggi Islam) max 20 kg ketiga) *) Tergantung diambil pada semester yang mana h. Bantuan Beasiswa penyelesaian studi diberikan dengan mempertimbangkan estimasi biaya yang diajukan oleh pelamar dan ketersediaan anggaran pada Direktorat Pendidikan Tinggi Islam.

Pedoman Bantuan Beasiswa Luar Negeri Diktis, 2012

2.

Kontrak dan Nilai Tukar c. Kontrak 1) Pelamar yang berhasil mendapatkan Beasiswa Pendidikan S2/S3 dan Penyelesaian Studi Luar Negeri Direktorat Pendidikan Tinggi Islam akan menandatangani kontrak dengan Direktorat Pendidikan Tinggi sebelum pencairan dana; 2) Beasiswa untuk tiap penerima bantuandihitung berdasarkan mata uang asing yang berlaku di negara tempat belajarnya. Di dalam kontrak, besarnya nilai beasiswa dalam mata uang asing akan dihitung dalam rupiah sesuai dengan nilai tukar valuta asing terhadap rupiah; 3) Direktorat Pendidikan Tinggi Islam mentransfer seluruh dana beasiswa dalam bentuk mata uang rupiah ke rekening bank milik penerima beasiswa. Dana yang ditransfer adalah dana beasiswa yang menjadi hak penerima beaiswa (biaya hidup, asuransi kesehatan, biaya buku atau special program, tuition fee (at cost) dan admission fee (untuk perguruan tinggi tertentu); 4) Biaya tuition fee dan admission-fee (pada PT tertentu) dibayarkan oleh mahasiswa ke perguruan tinggi terkait, dan bukti-bukti pembayaran tersebut dilaporkan ke Direktorat Pendidikan Tinggi Islam; 5) Biaya transfer dana beasiswa dari Indonesia ke masing-masing penerima bantuan di luar negeri, diambil dari dana pengelolaan Beasiswa luar negeri Direktorat Pendidikan Tinggi Islam. Selain untuk biaya transfer, dana pengelolaan tersebut diperuntukkan juga untuk berkomunikasi dengan penerima bantuan (tergantung keperluan) lewat telepon atau surat, untuk memantau kemajuan studi dari para penerima bantuan, menulis dan menggandakan laporan, dan melakukan pertemuan dengan Direktorat Pendidikan Tinggi Islam mengenai beasiswa luar negeri; 6) Direktorat Pendidikan Tinggi Islam mengalokasikan dana cadangan untuk kemungkinan adanya kenaikan biaya tuition fee dan perubahan kurs sebesar 10% tiap tahunnya. Kenaikan tuition fee baru dibayarkan ke perguruan tinggi luar negeri, setelah perguruan tinggi tersebut mengeluarkan surat tagihan (invoice) yang resmi. Kenaikan kurs dapat dibayarkan apabila terjadi penurunan nilai tukar rupiah yang nyata (significant); 7) Dana untuk kenaikan tuition fee maupun perubahan kurs bukan hak dari penerima bantuan, sehingga jika tidak digunakan pada tahun tersebut, maka dana tersebut harus dikembalikan ke kas negara.

d. Nilai Tukar 1) Penerima bantuan akan menerima besaran beasiswa sesuai dengan nilai standar dalam mata uang asing yang berlaku, BUKAN dalam jumlah nilai rupiah yang tercantum dalam kontrak, karena besaran kontrak dihitung berdasarkan jumlah dana dalam mata uang asing yang digunakan di negara tempat studi. Kebijakan ini diambil Direktorat Pendidikan Tinggi Islam, agar jumlah beasiswa yang diterima penerima bantuan tidak terpengaruh oleh gejolak nilai tukar rupiah terhadap mata uang asing yang digunakan; 2) Kelebihan dana akibat perbedaan nilai tukar (jika nilai rupiah lebih tinggi dari mata uang asing yang digunakan) BUKAN merupakan hak dari penerima bantuan
9

Pedoman Bantuan Beasiswa Luar Negeri Diktis, 2012

terkait, sehingga penerima bantuan TIDAK dapat menuntut untuk mendapatkan kelebihan dana tersebut; 3) Kekurangan dana akibat perbedaan nilai tukar (jika nilai rupiah lebih rendah dari mata uang asing yang digunakan) TIDAK dibebankan kepada penerima bantuan, sehingga penerima bantuan tetap menerima jumlah beasiswa yang sama; 4) Direktorat Pendidikan Tinggi Islam dapat mengatur beasiswa yang dikelola jika terjadi perubahan jumlah dana akibat perbedaan kurs. Sebagai contoh: jika nilai mata uang di negara X menguat, sehingga dana beasiswa yang tersedia untuk negara tersebut kurang, maka kekurangannya dapat ditutupi dari kelebihan di negara Y yang mata uangnya melemah. 3. Perpindahan Universitas dan Negara Tempat Belajar a.Penerima bantuan sangat dianjurkan untuk TIDAK pindah perguruan tinggi tempat studi, dan terlebih jika perguruan tinggi yang baru berada di negara yang berbeda. Kondisi ini akan menyulitkan proses pendanaan, karena akan merubah nilai kontrak (seperti biaya hidup, tuition fee, dan lainnya); b. Jika sangat terpaksa harus pindah universitas, maka mekanismenya adalah sebagai berikut: 1) Penerima bantuan yang bersangkutan harus melaporkan rencana kepindahan dan alasan kepindahan disertai dengan lampiran dokumen-dokumen penunjangnya, kepada Direktorat Pendidikan Tinggi Islam. Penerima bantuan tersebut juga telah mencari PT lain yang bersedia menerimanya tanpa syarat (unconditional) sesuai waktu beasiswa yang tersisa; 2) Direktorat Pendidikan Tinggi Islam akan memutuskan apakah permohonan tersebut dapat disetujui atau ditolak, setelah mempertimbangan dengan seksama kondisi-kondisi dari calon peserta; 3) Setelah mendapat persetujuan dari Direktorat Pendidikan Tinggi Islam,penerima bantuan terkait dapat memproses kepindahannya. Keberangkatan Tidak Tepat Waktu a. Penerima bantuan sangat dianjurkan untuk berangkat sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan oleh Perguruan Tinggi yang dituju. Jika ada aral melintang sehinggakeberangkatan dari penerima bantuan terpaksa ditunda, maka resiko yang diakibatkan oleh keterlambatan itu ditanggung oleh penerima bantuan itu sendiri; b. Keterlambatan keberangkatan disertai alasan-alasannya harus dilaporkan oleh penerima bantuan ke Direktorat Pendidikan Tinggi Islam sedini mungkin; c. Jika keterlambatan keberangkatan penerima bantuan sampai melebihi tahun anggaran berjalan, maka penerima bantuan tersebut akan KEHILANGAN hak memperoleh biaya pesawat untuk berangkat dari Indonesia ke Negara tujuan belajar; d. Jika keterlambatan keberangkatan disebabkan karena mekanisme anggaran atau sebab lain yang bersifat non teknis, maka karya siswa tetap memperoleh hak-haknya setelah melalui verifikasi atau penjelasan yang dapat diterima oleh kedua belah pihak (penerima bantuan dan panitia penyelenggara); e. Jika keterlambatan keberangkatan dari penerima bantuan sampai melebihi 1 (satu) semester, maka penerima bantuan mengembalikan seluruh dana yang sudah ditransfer pada tahun berjalan dan yang bersangkutan diproyeksikan untuk memperoleh beasiswa pada tahun anggaran berikutnya sesuai dengan prosedur dan aturan yang berlaku.
10

4.

Pedoman Bantuan Beasiswa Luar Negeri Diktis, 2012

5.

Sanksi untuk Penerima bantuan a.Jika karena suatu hal, seorang penerima bantuan tidak dapat menyelesaikan studinya karena kelalaian seperti tercantum pada Bab III, Keputusan Menteri Pertama No.224/MP/1961, maka penerima bantuan tersebut HARUS mengembalikan seluruhbeasiswa Direktorat Pendidikan Tinggi Islam yang diterimanya ditambah 100%; b. Kelalaian yang dimaksud seperti: 1) Membatalkan perjalanan ke tempat belajar, atau tidak kembali ke tempat asalnya; 2) Tidak mendapat hasil yang sewajarnya dalam waktu yang ditetapkan; 3) Jika yang bersangkutan diberhentikan dari jabatannya atau berhenti dari jabatannya atas permintaan sendiri: a) Jika masih terutang, maka dana yang masih belum dikembalikan dikenai bunga sebesar 6% setahun; b) Dasar hukum yang mendasari ketentuan di atas adalah Peraturan Presiden RI No.12/1961 dan peraturan pelaksanaannya yaitu Kep. Menteri Pertama No.224/MP/1961.

C. MEKANISME PENYALURAN DANA, MONITORING DAN PELAPORAN BEASISWA 1. Beasiswa S2 dan S3 Penuh a. Mekanisme Penyaluran Dana 1) Direktorat Pendidikan Tinggi Islam membayarkan besaran beasiswa sesuai standar besaran beasiswa Luar Negeri Direktorat Pendidikan Tinggi Islam Tahun 2012; 2) Direktorat Pendidikan Tinggi Islam membayarkan beasiswa kepada masing-masing penerima beasiswa melalui mekanisme dan prosedur yang disepakati bersama dengan penerima beasiswa. b. Mekanisme Monitoring 1) Direktorat Pendidikan Tinggi Islam melakukan monitoring perkembangan studi penerima beasiswa secara berkala; 2) Monitoring yang dilakukan meliputi aspek-aspek antara lain: a) Aspek administrasi, seperti: perubahan tempat dan jenjang studi dan perubahan keberangkatan dan pembimbing; b) Aspek financial, seperti: bukti pembayaran tuition dan admission fees serta asuransi kesehatan; c) Aspek akademik, seperti: tahapan dan kemajuan studi yang ditunjukkan oleh adanya laporan kemajuan studi yang diketahui oleh dosen pembimbing. c. Mekanisme Pelaporan Penerima bantuan wajib melaporkan perkembangan dan pelaksanaan bantuan beasiswa kepada Direktorat Pendidikan Tinggi Islam, meliputi: 1) bukti pembayaran tuition dan admission fees serta asuransi kesehatan; 2) bukti-bukti penerimaan biaya hidup dan biaya-biaya lain yang ditetapkan dalam kontrak; 3) perkembangan studi; dan 4) bila ada perubahan tempat dan waktu keberangkatan/kepulangan;
11

Pedoman Bantuan Beasiswa Luar Negeri Diktis, 2012

2. Beasiswa Penyelesaian Studi a. Mekanisme Penyaluran Dana 1) Direktorat Pendidikan Tinggi Islam membayarkan besaran beasiswa sesuai standar besaran beasiswa Luar Negeri Direktorat Pendidikan Tinggi Islam Tahun 2012; 2) Direktorat Pendidikan Tinggi Islam membayarkan beasiswa kepada masing-masing penerima beasiswa melalui mekanisme dan prosedur yang disepakati bersama dengan penerima beasiswa. b. Mekanisme Monitoring 1) Direktorat Pendidikan Tinggi Islam melakukan monitoring perkembangan studi penerima beasiswa; 2) Monitoring yang dilakukan meliputi sejumlah aspek, antara lain: a) Aspek financial, seperti: bukti pembayaran tuition dan admission fees serta asuransi kesehatan; b) Aspek akademik, seperti: tahapan dan kemajuan studi yang ditunjukkan oleh adanya laporan kemajuan studi yang diketahui oleh dosen pembimbing. a. Mekanisme Pelaporan Penerima bantuan wajib melaporkan perkembangan dan pelaksanaan bantuan beasiswa kepada Direktorat Pendidikan Tinggi Islam, meliputi: 1) bukti pembayaran tuition fees; 2) bukti-bukti penerimaan biaya hidup dan biaya-biaya lain yang ditetapkan dalam kontrak; 3) perkembangan studi. 3. Format pelaporan mengikuti template yang dapat diunduh melalui situs: www.pendis.kemenag.go.id/beasiswaln/ D. MEKANISME KEBERANGKATAN & KEMBALI (Beasiswa S2 dan S3 Penuh) Penerima bantuan Beasiswa S2 dan S3 luar negeri perlu memproses keberangkatannya, dan jika sudah selesai studinya harus melaporkan hasil studinya. 1. Mekanisme Keberangkatan a. Penerima bantuan yang dinyatakan lolos dan sudah siap dapat diberangkatkan sewaktu-waktu sesuai kesepakatan dengan pihak perguruan tinggi tujuan; b. Penerima bantuan yang akan berangkat harus mempersiapkan segala sesuatu berkaitan dengan keberangkatannya, yang meliputi: 1) Paspor a) Penerima bantuan PNS dapat menggunakan paspor biru/hijau, dan proses pengurusannya dilakukan oleh penerima beasiswa bersangkutan. Penerima bantuan yang akan mengurus paspor birunya, dapat menanyakan prosedur pengurusannya ke Subdit Kelembagaan Diktis, yang akan diteruskan ke Biro Hukum dan Kerjasama Luar Negeri Kementerian Agama RI; b) Dosen PTAIS akan menggunakan paspor hijau. Pengurusan paspor hijau ini dilakukan di Kantor Imigrasi di kota masing-masing. Direktorat Pendidikan Tinggi Islam tidak menanggung biaya pembuatan paspor hijau.

Pedoman Bantuan Beasiswa Luar Negeri Diktis, 2012

12

2) Surat Tugas Belajar Untuk pengurusan Surat Tugas Belajar, calon peserta harus membaca dan mengikuti peraturan perundang-undangan sebagai berikut: a) Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 1961; b) Keputusan Menteri Pertama Nomor 224 Tahun 1961; c) Keputusan Menteri Agama RI Nomor 174 Tahun 2010. 3) Visa a) Setelah mendapatkan paspor, setiap penerima bantuan harus mengurus sendiri perolehan visa untuk memasuki negara yang dituju, di kantor Kedutaan Besar negara yang bersangkutan. b) Direktorat Pendidikan Tinggi Islam tidak menanggung biaya untuk mendapatkan visa. Biaya tersebut harus dipersiapkan oleh penerima bantuan bersangkutan; c) Direktorat Pendidikan Tinggi Islam akan mengeluarkan surat garansi (Letter of Guarantee) pendanaan program studi S2/S3, jika hal itu diminta kedubes terkait untuk pengurusan visa. 4) Tiket Pesawat a) Penerima bantuan yang telah mempunyai paspor dan mendapatkan visa, dapat memesan/membeli tiket sendiri atau menghubungi Direktorat Pendidikan Tinggi Islam untuk memperoleh tiket pesawat; b) Tiketpenerima bantuan yang akan dibayarkan adalah tiket pesawat kelas ekonomi; c) penerima bantuanTiket pesawat yang diberikan Direktorat Pendidikan Tinggi Islam kepada penerima bantuan hanya untuk keberangkatan saja. Tiket kembali ke Indonesia setelah menyelesaikan studi akan diberikan kepada penerima bantuan, setelah penerima bantuan menghubungi PT asal atau Direktorat Pendidikan Tinggi Islam tentang tanggal kembali ke Indonesia. Tiket tersebut akan dikirim Direktorat Pendidikan Tinggi Islam ke yang bersangkutan lewat e-mail; d) Direktorat Pendidikan Tinggi Islam tidak menanggung biaya tiket pesawat dari penerima bantuan yang akan melakukan penelitiannya di Indonesia. 2. Keberangkatan lebih awal dan keberangkatan tunda a. Penerima bantuan yang karena alasan menyesuaikan jadwal studi sesuai dengan LoA dapat berangkat ke perguruan tinggi tujuan lebih awal sebelum dana/anggaran cair dengan menggunakan dana mandiri. Dana tersebut akan dikembalikan setelah anggaran pada tahun berjalan atau tahun berikutnya cair; b. Penerima bantuan yang menunda keberangkatan pada tahun berikutnya tanpa alasan yang dapat diterima dinyatakan gugur haknya untuk mendapatkan biaya tiket pesawat keberangkatan. 3. Pembekalan a. Sebelum keberangkatan ke luar negeri, para penerima bantuan akan diberi pembekalan oleh tim yang ditunjuk Direktorat Pendidikan Tinggi Islam; b. Pembekalan akan dilaksanakan oleh Direktorat Pendidikan Tinggi Islam di Jakarta atau di tempat lain dengan pertimbangan konfeniensi, efisiensi dan efektivitas.
Pedoman Bantuan Beasiswa Luar Negeri Diktis, 2012 13

4. Tempat Keberangkatan a. Setiap penerima bantuan HARUS datang ke Subdit Kelembagaan, Direktorat Pendidikan Tinggi Islam, Jakarta, untuk menyelesaikan administrasi keberangkatannya; b. Biaya pesawat (sesuai standar Direktorat Pendidikan Tinggi Islam) dari kota asal ke Jakarta akan ditanggung Direktorat Pendidikan Tinggi Islam; c. Direktorat Pendidikan Tinggi Islam akan menyediakan biaya penginapan untuk 1 (satu) malam JIKA waktu yang diperlukan antara pengurusan administrasi keberangkatan hingga keberangkatan ke luar negeri melebihi 1 hari; d. Penerbangan studi ke luar negeri dilakukan dari bandara internasional Sukarno-Hatta, Jakarta. 5. Proses Kembali Penerima bantuan yang sudah selesai menempuh program studinya, HARUS kembali ke Indonesia dan melaporkan diri kepada: a. Kedubes atau Konsulat Jenderal Indonesia terdekat untuk melaporkan selesai studi dan waktu kepulangan dari penerima bantuan yang bersangkutan; b. Direktorat Pendidikan Tinggi Islam untuk melaporkan selesai studi dengan 1) menyertakan ijazah dan abstrak dari thesis/disertasinya; 2) menyetarakan ijazah luar negeri yang diperoleh sesuai dengan Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2011 tentang Pedoman Penetapan Kesetaraan Ijazah Perguruan Tinggi Luar Negeri dengan Ijazah dan Gelar Perguruan Tinggi Indonesia, serta Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Islam Nomor 161 Tahun 2007 Tentang Pedoman Penilaian Ijazah Bidang Studi Islam Pada Perguruan Tinggi Luar Negeri; c. Biro Hukum dan Kerjasama Luar Negeri (BHKLN) serta Biro Kepegawaian untuk mengaktifkan kembali jabatan fungsional dari penerima bantuan yang bersangkutan; d. Sekretariat Negara, dengan menyertakan ijasah dan abstrak dari thesis/disertasinya.

A.n. Direktur Jenderal Pendidikan Islam Direktur Pendidikan Tinggi Islam,

Prof. Dr. Dede Rosyada, MA NIP. 195710051987031003

Pedoman Bantuan Beasiswa Luar Negeri Diktis, 2012

14

BAGAN STANDARD OPERATING PROCEDURE PROGRAM BANTUAN BEASISWA LUAR NEGERI BAGI DOSEN DAN TENAGA KEPENDIDIKAN DIREKTORAT PENDIDIKAN TINGGI ISLAM TAHUN 2012
Nomor SOP Tanggal Pembuatan 27 Mei 2012

KEMENTERIAN AGAMA RI
DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN ISLAM
Jl. Lapangan Banteng Barat No. 3 - 4 Jakarta Pusat Telp.: 021-3512344

Tanggal Revisi (Ditinjau kembali) Tanggal Efektif Disahkan Oleh Dirjen Pendidikan Islam

Nama SOP: PENDAFTARAN BEASISWA S2 DAN S3 LUAR NEGERI BAGI DOSEN DAN TENAGA KEPENDIDIKAN PTAI

Dasar Hukum:
1. Perarturan Presiden Nomor 12 Tahun 1961 tentang Pemberian Tugas Belajar; 2. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 64/PMK.05/2011 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Keuangan Nomor 7/Pmk.05/2010 tentang Perjalanan Dinas Luar Negeri bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri, dan Pegawai Tidak Tetap; 3. Instruksi Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2009 Tentang Perjalanan Dinas Ke Luar Negeri; 4. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 26 Tahun 2007 tentang Kerja Sama Perguruan Tinggi di Indonesia dengan Perguruan Tinggi atau Lembaga Lain di Luar Negeri; 5. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2011 tentang Pedoman Penetapan Kesetaraan Ijazah Perguruan Tinggi Luar Negeri dengan Ijazah dan Gelar Perguruan Tinggi Indonesia; 6. Keputusan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 175 Tahun 2010 tentang Pemberian Tugas Belajar dan Izin Belajar bagi Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan Kementerian Agama

Kualifikasi Pelaksana:
1. 2. 3. 4. Mengetahui dan memahami karakteristik beasiswa luar negeri Mengetahui dan memahami peraturan terkait tugas belajar Mengetahui dan memahami peraturan tentang disiplin pegawai negeri sipil Mengetahu dan memahami peta kebutuhan dosen dan tenaga kependidikan PTAI

Keterkaitan:
1. 2. 3. 4. 5. SOP Pengeluaran Disposisi/Penugasan SOP Pembuatan Undangan Rapat SOP Penyiapan Ruang Rapat SOP Penyiapan Konsumsi SOP Pemesanan Konsumsi Rapat

Peralatan/Perlengkapan:
1. 2. 3. 4. TOR, RKAKL Data Calon Penerima Beasiswa Pedoman Beasiswa Luar Negeri Website

Peringatan:
Kegiatan pendaftaran Bantuan Beasiswa ini berhubungan dengan lembaga di luar Kementerian Agama, baik dalam maupun luar negeri. Oleh karena itu jika SOP ini tidak berjalan sebagaimana mestinya akan dapat berakibat tertundanya pemberangkatan peserta

Pencatatan dan Pendataan:

Tercatat dengan sistematis dalam database online

Pedoman Bantuan Beasiswa Luar Negeri Diktis, 2012

Pelaksana No. Uraian Kegiatan Calon Penerima Beasiswa Dirjen Pendis

Mutu Baku Keterangan

Kasubdit IV

Panitia Tes

Direktur Diktis

Kelengkapan 1. Website 2. Koneksi internet 3. omputer 1. Koneksi internet 2. Website 3. Komputer 1. Koneksi internet, 2. Email, 3. Komputer 1. Komputer 2. Dokumen pendaftaran

Waktu

Output

1.

mengisi formulir pendaftaran secara online untuk mendapatkan nomor register

30 mnt Formulir Terkait dengan SOP online terkirim Konformasi Pendaftaran online

2.

mengirim nomor register untuk dicatat dan diingat oleh pendaftar

1 mnt

Nomor register terkirim

Cara mendaftar online terdapat pada Buku Pedoman

3.

melengkapi persyaratan administrasi dan mengirimkannya kepada Direktur via email atau pos

30 hari Dokumen Batas akhir pengiriman kelengkapan ditentukan dalam Buku persyaratan Pedoman terkirim 1 hari Dokumen persyaratan dan data pelamar terverifikasi Verifikasi menjadi tanggung jawab Kasi Kerjasama

4.

melakukan Verifikasi kelengkapan dokumen persyaratan dan melaporkannya ke Direktur

5.

membentuk Panitia Tes dan meminta Kasubdit untuk menyelenggarakan Tes wawancara

SK Panitia Tes

1 hari

Terbentuknya Terkait dengan penyusunan Panitia Tes SK Dirjen

6.

mengundang Tim Penilai dan calon peserta untuk kegiatan wawancara

Surat Undangan

1 hari

Terkirimnya surat undangan

Terkait dengan SOP pengiriman surat/dokumen

7.

melaksanakan kegiatan wawancara dan menyerahkan hasilnya ke Kasubdit IV

1. Dokumen proposal pendaftaran 2. Instrumen interview

1 hari

Hasil seleksi

Terkait dengan SOP Pelaksanaan Tes dan Wawancara

Bersambung ke halaman berikutnya

Pedoman Bantuan Beasiswa Luar Negeri Diktis, 2012

Proses
Kegiatan Calon Penerima Beasiswa Kasubdit IV Panitia Tes Direktur Diktis Dirjen Pendis Kelengkapan Waktu Output Keterangan

8.

melaporkan hasil test/wawancara beserta draft SK kepada Direktur Diktis.

1. Dokumen hasil tes 2. Draft SK Dirjen

30 mnt

Terkirimnya laporan

Terkait dengan SOP Penyerahan Dokumen kepada Pimpinan Terkait dengan SOP Penyerahan Dokumen kepada Pimpinan

9.

memeriksa hasil tes dan wawancara serta draft SK Dirjen, menyetujui, kemudian menyerahkannya kepada Dirjen untuk disahkan. memeriksa draft SK, menandatangani dan meminta Kasubdit IV untuk mengumumkan hasil tes.

1. Dokumen hasil tes 2. Draft SK Dirjen

30 mnt

Terperiksanya hasil tes dan wawancara

10.

1. Dokumen hasil tes yang sudah diperiksa 2. Draft SK Dirjen 3. Surat Pengantar 1. Koneksi internet 2. File yang sudah siap upload

30 mnt

Tertandatanganiny Terkait dengan a SK Peserta SOP Beasiswa Disposisi/Penugasa n Pengumuman Penerima Beasiswa di internet Diterbitkannya Paspor, Vida dan dokumen perjalanan lainnya Terlaksananya Kegiatan Pembekalan Terkait dengan SOP Mengunggah Informasi ke Internet Terkait dengan: 1. SOP Pengurusan Paspor Dinas 2. SOP Pengurusan Tugas Belajar Terkait dengan SOP Pelaksanaan Pertemuan/Rapat/ Workshop

11.

mengumumkan hasil tes.

30 mnt

12.

memproses dokumen perjalanan (paspor, visa, ijin belajar, tiket).

Dokumen Persyaratan 3 minggu Mengurus Paspor, Visa dan Tugas Belajar 1. TOR, RKAKL 2. Materi Pembekalan 1 hari

13.

melaksanakan kegiatan pembekalan.

14. berangkat ke negara tujuan masingmasing.

Dokumen perjalanan

1 hari

Peserta memasuki Terkait dengan ruang tunggu SOP Mengantar bandara Tamu Resmi ke Bandara

Pedoman Bantuan Beasiswa Luar Negeri Diktis, 2012