PERANCANGAN DAN PEMBAHASAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN

Perancangan Sistem Informasi Perpustakaan Maka secara umum sistem informasi perpustakaan yang akan diusulkan, sebagai berikut : 1. Pendaftaran Anggota Pendaftaran anggota juga di lengkapi dengan pengecekan data anggota tersebut, missal : anggota tersebut baru atau lama. 2. Sirkulasi (Peminjaman dan Pengembalian Buku) Sirkulasi buku termasuk sejauh mana kelayakan buku yang akan dipinjam dan peminjaman buku tersebut memiliki denda atau tidak 3. Katalogisasi atau data Buku Buku terdiri dari seluruh buku yang sudah diinventarisasikan terlebih dahulu. 4. Inventarisasi Buku Buku yang termasuk baru akan diinventarisasi terlebih dahulu dengan mendapatkan nomor inventarisasi dan ditempelkan pada setiap buku. 5. Pemesanan Buku Perpustakaan juga menyediakan fasilitas untuk memesan buku yang boleh dipesan oleh siapa saja.

Diagram Konteks Sistem Informasi Perpustakaan Anggota data laporan Informasi Sistem Informasi Perpustakaan dokumen Bagian / Unit Luar

Management

Gambar. Konteks Diagram Sistem Informasi Perpustakaan DFD level 1. Pendaftaran Anggota

Anggota Unit Luar Data / Identitas Inf daftar Proses Pendaftaran Anggota / Pengunjung dt.anggota dokumentasi laporan

database anggota Gambar. DFD level 1. Pendaftaran Anggota

Management

DFD Level 2. Pendaftaran Anggota Calon Anggota

data / identitas data tdk valid 1.0 Cek Kebenaran Data / identitas data anggota data tdk valid dt.anggota 2.0 Cek Status Anggota / pengunjung Inf daftar data / status anggota 3.0 Penginputan data Anggota / pengunjung laporan database anggota

Unit Luar

dok anggota / pengunjung

Management Gambar. DFD Level 2. Pendaftaran Anggota

DFD Level 3. Pengecekan Identitas Anggota Identitas dok. ident 1.1 Cek Kartu Identitas kartu ident 1.2 Cek KTM / KTP / kartu lain Kartu ident Luar / lain 1.3 Cek Kebijakan Perpus ttg ident Management laporan database anggota

KTM valid

Gambar. DFD Level 3. Pengecekan Identitas Anggota / Pengunjung DFD Level 3. Pengecekan Status Anggota / Pengunjung Identitas database sirkulasi dok.identitas dt..sirkulasi 2.1 Cek Pembayaran daftar ulang masihh ada tunggakan pinjam Management Gambar. DFD Level 3. Pengecekan Status Anggota / Pengunjung data pembayaran 2.2 Cek Pinjam dok.pinjam

DFD Level 4. Pengecekan Peminjamaan Buku Anggota data pembayaran database P / K dok bayar 2.2.1 Cek Jumlah Peminjaman dt.sirkulasi data jumlah 2.2.2 Cek keterlambatan

tdk adaa keterlambata data lambat 2.2.3 Cek Denda Management dok. denda Gambar DFD Level 4. Pengecekan Peminjamaan Buku Anggota

DFD Level 3. Pengecekan Data Anggota / Pengunjung Calon anggota / Pengunjung Data calon 3.1 Cek anggota / Pengujung data tdk valid tdk ada kebijakan dok.kebijakan Management Gambar DFD Level 3. Pengecekan Data Anggota / Pengunjung DFD Level 4. Penginputan data anggota Dari proses 3.1 Data anggota data anggota / pengunjung 3.2 Cek kebijaksanaan

database anggota

dok. data anggota 3.1.1 Penginputan data anggota / pengunjung dok. anggota Management Gambar DFD Level 4. Penginputan data anggota Usulan dt.anggota database anggota

DFD Level 1. Inventarisasi & Katalog Buku

STAFF Identitas Buku Inf Invent buku dan katalog buku laporan Proses Inventarisasi dan Katalog Buku

Unit Luar

dt.buku

dokumentasi

database buku

Management

Gambar. DFD level 1. Inventarisasi & Katalog Buku Usulan

DFD Level 2. Inventarisasi & Katalog Buku STAFF Data buku tdk valid 1.0 Cek Pemesanan Buku Kode/data buku 2.0 Cek Inventaris Buku data inventaris 3.0 Cek Status Buku data status 4.0 Penginputan Data Buku laporan Unit Luar dok data buku Management Gambar. DFD Level 2. Inventarisasi & Katalog Buku dt.buku database buku

data / kode tdk valid

data inventaris tdk valid

DFD Level 3. Pemesanan Buku Data buku dok. data buku data tdk valid 1.1 Cek data Buku data buku bukan pesanan belum bayar data pemesan 1.3 Cek Pembayaran dok. pembayaran Management Gambar DFD Level 3. Pemesanan Buku laporan Unit Luar 1.2 Cek siapa Pemesan dt.pemesan database pemesan

DFD Level 3. Inventarisasi Buku Kode / data buku dok.data buku inf no invent data tgl tdk valid 2.3 cek asal pembelian inf asal beli Gambar DFD Level 3. Inventarisasi Buku DFD Level 3. Pengecekan Status Buku data buku inventaris dok.data buku 3.1 cek bahasa buku inf bahasa buku 3.2 cek sumber buku data sumber tdk jelas data sumber 3.3 Cek alokasi buku dok. status buku Gambar. DFD Level 3 Pengecekan Status Buku Management database inventaris dt.inventaris laporan data tgl Management 2.1 penomeran buku database inventaris no invent 2.2 cek tgl pembelian

DFD Level 3. Penginputan Data Buku

Data buku

dok. data buku 4.1 Penginputan data buku dok. buku Management Gambar DFD Level 3. Penginputan Data Buku DFD level 4. Penginputan Data Pemesanan Buku Data pembayaran dt.buku database buku

dok. data pembayaran 1.3.1 Penginputan data Pemsanan buku dok. pemesanan Management Gambar DFD level 4. Penginputan Data Pemesanan Buku dt.pemesanan database pemesanan

DFD Level 4. Penginputan Data Inventarisasi Buku Data penomeran

dok. nomor buku 2.2.1 Penginputan data No invent buku dok. invent Management Gambar DFD Level 4. Penginputan Data Inventarisasi Buku DFD Level 1 Sirkulasi Buku
Anggota /

dt.inventaris database inventaris

Pengunjung Data / Identitas anggota Informasi sirkulasi buku laporan Proses Sirukulasi3 Buku

Unit Luar

dt.sirkulasi

dokumentasi

database sirkulasi Gambar Konteks Diagram Sirkulasi Buku

Management

DFD Level 2. Peminjaman / Pengembalian Buku Anggota / Pengunjung data / identitas data tdk valid 1.0 Cek Indentitas Anggota

database anggota dt.angggota data identitas 2.0 Cek data Buku yang di P / K dt.buku data buku data status 4.0 Cek Status P / K database pemesan msh ada tunggakan buku data P / K dt.pemesan database buku

data tdk valid status tdk valid 3.0 Cek Status Buku yang di P / K

buku tdk boleh dipinjam data pemesan 6.0 Penginputan Data P / K

5.0 Cek Pemesanan Buku

Management

database P / K Gambar DFD Level 2. Peminjaman / Pengembalian Buku

DFD Level 3. Pengecekan Identitas Anggota / Pengunjung Identitas Database anggota dok. ident 1.1 Cek Kartu Identitas kartu ident 1.2 Cek KTM / KTP / kartu lain Kartu ident Luar / lain 1.3 Cek Kebijakan Perpus ttg ident Management laporan Gambar DFD Level 3. Pengecekan Identitas Anggota DFD Level 3. Pengecekan Data Buku Data / Identitas Database buku dok. data 2.1 Cek Kelayakan Buku yg di P / K data keleyakan tdk layak utk di P / K 2.2 Cek Duplikat Buku tdk ada duplikat
Dok. duplikat buku

KTM valid

Management Gambar. DFD Level 3. Pengecekan Data Buku

DFD Level 3. Pengecekan Status Pinjam / Kembali

data buku database P / K dok buku 4.1 Cek Jumlah P/K dt.sirkulasi data jumlah 4.2 Cek keterlambatan

tdk adaa keterlambata data lambat 4.3 Cek Denda Management dok. denda Gambar. DFD Level 3. Pengecekan Status Pinjam / Kembali

DFD Level 3. Pemesanan Buku Data buku dok. data buku data tdk valid 5.1 Cek data Buku data buku bukan pesanan belum bayar data pemesan 5.3 Cek Pembayaran dok. pembayaran Management Gambar. DFD Level 3. Pemesanan Buku DFD Level 4. Penginputan Data Pemesanan Buku Data pembayaran laporan Unit Luar 5.2 Cek siapa Pemesan dt.pemesan database pemesan

dok. data pembayaran 5.3.1 Penginputan data Pemesanan buku dok. pemesanan Manajemen Gambar. DFD Level 4. Penginputan Data Pemesanan Buku dt.pemesanan database pemesanan

DFD Level 3. Penginputan Data P / K Buku Data P / K

dok. P / K buku 6.1 Penginputan data P / K buku dok. P / K Management Gambar. DFD Level 3. Penginputan Data P / K Buku E R Diagram MHS 1 1 ANGGOTA 1 1 1 M INVENTARISASI 1 M KATALOG BUKU M dt.P / K database P / K

M PEMESANAN Gambar. E R Diagram

M PINJAM / KEMBALI

Rancangan Basis Data Dalam Sistem Informasi Perpustakaan ini akan dipergunakan tabel yang

terdiri dari bagian-bagian yang akan dibahas sesuai dengan uraian diatas, yaitu : Tabel Anggota, Tabel Buku, Tabel Pemesnan Buku dan Tabel Peminjaman.

Tabel Katalog Buku FIELD No_Buku Judul_Buku Pengarang Penerbit Kota Jilid Edisi Tahun Jenis Kelompok Status Jumlah_buku Yg_keluar Yg_ada TIPE Number Text Text Text Text Number Number Number Text Text Text Number Number Number WIDTH 13 40 20 15 15 2 2 4 1 1 7 2 2 2 KETERANGAN Nomor buku (not null) Judul buku Pengarang buku Penerbit buku Kota, ex : Yogyakarta Jilid ke berapa, ex : 1 Edisi ke berapa, ex : 2 Tahun penerbitan, ex : 1999 Jenis buku, ex : U (umum) Kelompok Buku,ex : T Status buku, ex : wajib Jumlah Buku, ex : 10 Buku yang keluar, ex : 2 Buku yang ada, ex : 8

Keterangan : No Buku tidak boleh kosong (not null) menggunakan sistem DDW Jenis : U (Umum), R (Reverence) dan K (Khusus) Kelompok : T (Textbook), M (Majalah), J (Jurnal) dan S (Skrpsi)

Tabel Sirkulasi Buku

FIELD No_identitas No_buku Tgl_pinjam Tgl_kembali Denda Keterangan :

TIPE Number Number Number Number Number

WIDTH 10 13 6 6 5

KETERANGAN Nomor Identitas Anggota (not null) Nomor Buku (not null) Tanggal peminjaman buku, ex : 091099 Tanggal pengembalian buku, ex : 111099 Denda, ex : 10.000

Not null : field tersebut harus diisi atau memiliki harga tidak boleh dikosongkan.

Tabel Pemesanan Buku

FIELD No_identitas No_buku Tgl_pesan Tgl_bayar Tgl_ambil Keterangan :

TIPE Number Number Number Number Number

WIDTH 10 13 6 6 6

KETERANGAN Nomor Identitas Anggota (not null) Nomor Buku (not null) Tanggal pemesanan Tanggal pembayaran Tanggal pengambilan

Not null : field tersebut harus diisi atau memiliki harga tidak boleh dikosongkan.

Tabel Pendaftaran Anggota FIELD No_identitas Nama Jurusan Alamat Alamat_asal Keterangan : Not null : field tersebut harus diisi atau memiliki harga tidak boleh dikosongkan. TIPE Number Text Text Text Text WIDTH 10 20 5 25 30 KETERANGAN Nomor Identitas Anggota (not null) Nama lengkap Anggota / Pengunjung Jurusan, ex : TMI, TINF, TK, dll Alamat di yogyakarta Alamat asal setiap anggota

Khusus pada Jurusan apabila ada pendaftar bukan merupakan seorang anggota atau mahasiswa dari, maka pada bagian ini bias dikosongkan atau diisi sesuai dengan instansi.

Tabel Inventarisasi Buku FIELD No_inventaris Tanggal Asal Harga Tanggal beli Bahasa TIPE Number Number Text Number Number Text WIDTH 12 6 10 7 6 10 KETERANGAN Nomor Inventaris buku (not null) Tanggal Penginventarisasi, ex : 070999 Ex : Beli, hadiah, dll Harga Buku Tanggal pembelian buku, ex : 090999 Bahasa Buku, ex : Indonesia, Inggris

Bentuk Tampilan setiap Penginputan Penginputan Anggota

Nomor identitas sebagai primery key dan harus diisi sebagai salah satu persyaratan pendaftaran dari setiap anggota, dan apabila anggota tersebut merupakan seorang pengnjung maka dapat memberikan nomro identitas lain yang masih berlaku. Dan khusus bagi setiap pengunjung untuk bagian jurusan bisa dikosongkan atau diisi sesuai dengan instansi terkait (asal pekerjaan).

Penginputan Pemesanan Buku

Nomor identitas harus selalu tercatat sebagai primery key dan tidak boleh berharga kosong (null), dan nomor identitas sebagai acuan pertanggung jawaban apabila terjadi kesalahan dihari esok, setiap buku yang sudah dipesan harus memiliki harga penilaian atau dengan kata lain dibayar terlebih dahulu.

Penginputan Katalog dan Form Buku

Sebagai primery key adalah nomor buku, yang nantinya juga digunakan sebagai salah satu field yang ikut di normalilasasikan dengan beberapa table tang lainnya dalam sistem database. Penomeran buku diatur dengan menggunakan prinsipo DDC dimana setiap nomor pertama atau 3 digit pertama memiliki sumber yang jelas, seperti nomor buku diatas, maka secara umum dapat dijabarkan penomeran DDC, yaitu :

000 100 200 300 400 500 600 700 800 900

Karya Umum Filsafat Agama Ilmu-ilmu Sosial Bahasa Ilmu-ilmu murni Ilmu-ilmu terapan (teknologi) Kesenian dan olah raga Kesusasteraan Sejarah, Biografi dan geografi

Nantinya juga terdapat berbagai macam satuan yang lebih disepesifikasi kepada nomor nomor buku yang dikatakan bagian dari nomor induknya. Seperti divisidivisi berikut ini : 300 310 320 330 Ilmu-ilmu sosial Statistk Ilmu Politik Ilmu ekonomi

Berikut ini bentuk hasil pengisian form menjadi bagian yang siap dilaporkan, yaitu : Penginputan Sirkulasi Buku

Nomor identitas harus selalu tercatat sebagai primery key dan tidak boleh berharga kosong (null), dan nomor identitas sebagai acuan pertanggung jawaban apabila terjadi kesalahan dihari esok, serta nomor buku yang akan dipinjamkan atau dikembalikan (not null).

Penginputan Inventaris Buku

Setiap nomor inventaris dari satu buku ke buku lainnya tidak boleh sama walau pada realisasinya di dalam penyusunan katalog ada beberapa buku yang sama.

Penginputan Pencarian

Bentuk Tampilan Output Bentuk seluruh tampilan output ini juga nantinya akan dipergunakan sebagai bentuk laporan jika dikehendaki suatu saat dalam sistem informasi, sehingga bentuk tampilan output ini terdiri dari 5 bentuk output yaitu output Anggota, pemesanan, katalog, sirkulasi dan inventarisasi buku.

Output Pemasukan Data Anggota

Output Pemesanan Buku

Output Katalog Buku

Output Data Sirkulasi Buku

Output Data Inventarisasi Buku

Investigasi Sistem Investigasi sistem dilakukan untuk mengetahui persoalan-persoalan yang ada, khususnya yang berkaitan dengan sistem informasi yang akan dibangun atau diperbaharui. Adapun persoalan-persoalan yang ambil disini, lebih ditekankan pada ketersediannya jaringan komputer yang baik dan sistem basis data yang terpadu satu sama lainnya yang berhubungan dengan para staff. Semakin lengkap dan mudah menampilkan kembali data-data yang termuat dalam sistem, akan semakin meningkatkan kualitas data informasi tersebut. Karena itu Perpustakaan memandang

penting untuk merancang sistem informasi yang baik, yang mampu memenuhi segala kebutuhan data atau informasi para pemakainya.

Analisis Sistem Pada tahap analisis sistem ini dipelajari kebutuhan-kebutuhan informasi bagi pemakai, kegiatan ini meliputi :

Analisis Lingkungan Organisasi Kegiatan ini merupakan langkah awal untuk mempelajari sistem secara keseluruhan, karena dengan mempelajari lingkungan organisasi akan diketahui bagian-bagian yang terkait dengan berbagai jabatan dalam organisasi dan pihak luar. Pada bagian perpustakaan dalam melaksanakan fungsinya terbagi atas 3 sub bagian, yaitu : 1. Administrasi mengelola data-data yang berhubungan dengan administrasi dan surat-surat

2. Pengadaan dan klasifikasi melaksanakan pengadaan buku, inventarisasi, dan pemeliharaan buku secara berkala 3. Pelayanan dan sirkulasi melaksanakan proses peminjaman dan pengembalian buku dan berbagai pelayanan-pelayanan yang berhubungan dengan sirkulasi buku

Analisis Kebutuhan Sistem Informasi-informasi perpustakaan adalah : 1. Data Inventarisasi Buku 2. Data Katalogisasi Buku 3. Data Anggota atau pengunjung 4. Data Sirkulasi Buku 5. Data Pemesanan Buku yang diperlukan dalam perancangan sistem informasi

Analisis Kerja Sistem Yang Ada Dari informasi-informasi yang diperlukan dalam perancangan sistem informasi perpustakaan diatas, ditemukan masalah-masalah yang memerlukan perbaikan sistem supaya sistem dan prosedur lebih sederhana. Adapun masalah-masalah itu seperti : 1. Pengolahan data inventarisasi Buku Kendala/Masalah Data tidak terkordinasi 2. Pengolahan Data Katalogisasi Kendala/Masalah Pengelolaan data inventarisasi Kekurangan Masih menggunakan sistem manual Kekurangan Masih menggunakan sistem manual

3. Pengolahan Data Anggota Kendala/Masalah Data tidak terkordinasi 4. Pengolahan Data Sirkulasi Kendala/Masalah Pengelolan data anggota 5. Pengolahan Data Pemesanan Kendala/Masalah Data kurang terkordinasi Kekurangan Masih menggunakan sistem manual / lama Kekurangan Masih menggunakan sistem manual Kekurangan Masih bersatu dengan data lainnya

Perancangan Sistem Perancangan sistem dimulai dari bentuk yang paling global, yaitu diagram konteks, kemudian diagram konteks ni diuraikan sampai pada bentuk yang paling detil. Langkah-langkah secara lebih rinci dari strategi perancangan adalah sebagai berikut : 1. Pertama untuk desain sistem informasi dibuat Diagram Konteks, yaitu model yang menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan. Untuk menggambarkan diagram konteks, dideskripsikan data apa saja yang diperlukan sistem dan dari mana sumbernya serta informasi apa saja yang akan dihasilkan sistem dan kemana informasi tersebut akan diberikan.

2. Setelah diagram konteks digambarkan,diagram konteks ini diturunkan menjadi bentuk yang lebih detil, yaitu diagram arus data level 1. Bila masih terdapat proses-proses yang kurang detil maka akan diturunkan sampai mencapai titik detil suatu diagram. 3. Untuk setiap proses paling detil dari diagram arus data yang telah dibuat, proses didekripsikan secara lebih jelas dengan menggunakan spesifikasi proses. 4. Langkah berikutnya adalah desain basis data, yang meliputi entity relational diagram atau lebih dikenal dengan nama ERD dan normalisasi.

Desain Sistem Informasi Perancangan sistem informasi perpustakaan memuat suatu rancangan sistem secara logika. Adapun diagram atau alat-alat yang digunakan untuk menggambarkan secara lengkap proses dan data suatu sistem menggunakan Diagram Konteks dan Diagram Alir Data.

Diagram Konteks Pada diagram konteks sistem informasi perpustakaan menempatkan sistem informasi perpustakaan dalam konteks lingkungannya. Elemen-elemen lingkungan yang menyediakan bagi sistem informasi perpustakaan input data dan menerima output data. 1. Pendataan Anggota atau Pengunjung Perpustakaan 2. Katalogisasi dan inventarisasi Buku

3. Pemesanan Buku 4. Sirkulasi Buku Adapun yang membuat perbedaan Diagram Konteks yang ada dengan diagram konteks usulan adalah pada file pemesanan buku dan pengunjung perpustakaan. Pada diagram konteks sistem informasi perpustakaan yang ada sudah menerapkan sistem basis data, namun sistem basis data yang ada masih terkait satu sama lain dengan beberapa sistem basis data yang ada lingkungan, sehingga mengalami banyak hambatan pada sistem pemrosesan yangada dan lebih mudah terjadi tabrakan data satau sama lainnya, hingga yang menjadi usulan agar dapat dibangun suatu sistem basis data atau diagram konteks secara terpadu pada bagian sistem informasi perpustakaan untuk masa yang akan dating secara mandiri dan dapat langsung diakses secara global dari berbagai tempat yang ada.

Diagram Arus Data Pada diagram arus data level 1, sistem informasi perpustakaan terdiri dari 3 proses yang ada dan 2 proses usulan, yaitu proses katalogisasi buku, pendataan anggota dan sirkulasi buku serta usulan tambahan inventarisasi buku dan pemesanan buku secara terpadu dalam satu basis data yang dibangun terpisah dari data yang lainnya hingga menjadi data-data atau arus-arus data yang mandiri.

Desain Input dan Output Pada desain input dan output, dirancang desain tampilan dan hasil untuk program aplikasi pengolahan data yang berisi formulir-formulir dan table-tabel laporan. Desain Input Desain tampilan layar input menggunakan sistem 32 bit yang dirancang adalah sebagai berikut : 1. Data Inventarisasi buku 2. Data Katalog Buku 3. Data Anggota atau Pengunjung 4. Data Pemesanan Buku 5. Data Sirkulasi Buku

Desain input data inventarisasi buku digunakan saat dimana suatu buku dimasukkan dalam data perpustakaan, adapun sistem yang ada akan disimpan dalam satu berkas dan akan diberikan tanda pada setiap buku yang baru diinventarisasi oleh staff yang berwenang. Desain tampilan katalogisasi buku, setelah data buku diinventarisasi, maka buku tersebut telah siap di masukkan dalam berkas katalog yang nantinya akan dipublikasikan secara global kepada para pemakai atau anggota, sehingga mempermudah untuk mencari suatu buku dalam sistem informasi perpustakaan.

Desain tampilan anggota atau pengunjung terlebih dahulu dimasukkan sebagai suatu acuan dalam pelaksanaan pemesanan atau sirkulasi buku, yaitu peminjaman atau pengembalian buku. Sebagai usulan data anggota juga dimasukkan data pengunjung yang juga ingin mendaftarkan menjadi anggota dengan kebijaksanaan-kebijaksanaan khusus kepada pengujung. Desain input tampilan data pemesanan lebih ditujukan kepada para pemakai yang tidak mesti menjadi anggota untuk memesan buku pada perpustakaan, dengan perjanjian-perjanjian yang memikat satu sama lain. Desain tampilan data sirkulasi buku, setelah data anggota terdata dengan baik dan jelas masa berlaku setiap anggota maka setap anggota berhak untuk meminjam buku dengan proses data peminjaman dan sirkulasi dilakukan dengan beberapa syarat tertentu, seperti di tandai dengan waktu peminjaman buku, dan buku-buku mana saja yang bias atau berhak untuk dipinjaman kepada anggota atau pengunjung. Desain Output Desain output berupa laporan-laporan dengan bentuk dan format seperti table-tabel. Adapun laporan-laporan yang digunakan, yaitu : 1. Laporan Data Inventarisasi buku 2. Laporan Data Katalog Buku 3. Laporan Data Anggota atau Pengunjung 4. Laporan Data Pemesanan Buku 5. Laporan Data Sirkulasi Buku

Laporan data inventarisasi buku sewaktu-waktu diperlukan untuk mendata sejauh mana buku dan sejumlah buku yang telah dimasukkan kedalam bentuk katalogisasi setelah diinventarisasi secara baik dan asal buku yang ada, serta beberapa aspek lainnya, seperti penggunaan buku luar negeri atau buku dalam negeri, sehingga mendapatkan data penggunaan bahasa atau jumlah pembelian buku dan waktu-waktu pembelian buku tersebut. Laporan data katalog buku diperlukan untuk mengetahui buku-buku apa saja yang telah tersedia didala mperpustakaan dan sejauh mana buku tersebut dipergunakan atau di pinjamkan oleh para pengguna hingga maksimal. Laporan data anggota diperlukan sewaktu-waktu jika ada rapat atau peninjauan tentang kedisiplinan anggota. Sedangkan untuk bagian sirkulasi membutuhkan dan dapat mengakses secara langsung yang terdapat pada basis data anggota tersebut. Laporan data pemesanan buku, dapat menjadi tolak ukur buku-buku atau sejauh mana pemesanan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang membutuhkan hingga bias menjadi acuan untuk penambahan data buku di dalam perpustakaan. Laporan data sirkulasi buku, diperlukan sebagai laporan tingkat pengunjung serta peminjaman serta pengembalian buku yang dilakukan secara baik dan benar tanpa mengalami hal-hal yang tidak diinginkan dikemudian hari, seperti denda atau buku yang bersangkutan hilang atau rusak.