POLA KERJA TERPADU

DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV BADAN DIKLAT PROVINSI JATIM 2011

DESKRIPSI SINGKAT
MATA DIKLAT INI MENJELASKAN TENTANG PENYUSUNAN RENCANA KERJA SECARA TERPADU. TUJUAN UMUM SETELAH MENGIKUTI PEMBELAJARAN INI, PESERTA DIKLAT MAMPU MEMILIKI PEMAHAMAN TENTANG UNSUR-UNSUR, PRINSIP DAN TEKNIK MENYUSUN RENCANA KERJA SECARA TERPADU.
POLA KERJA TERPADU SEBAGAI ALAT KERJA YANG EFISIEN DAN EFEKTIF DALAM PELAKSANAAN TUGAS DAN FUNGSI PADA UNIT KERJA MASING-2.

TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS
SETELAH MENGIKUTI MAMPU : DIKLAT INI PESERTA
1. Menjelaskan Pengertian Manajeman Dan Fungsi-fungsi Manajemen; 2. Menjelaskan Pengertian Pkt; 3. Menjelaskan Proses Manusiawi Dan Non Manusiawi;

4. Menjelaskan Unsur Dan Prinsip Pkt;
5. Menjelaskan Sasaran; Teknik-2 Memilih Dan Menetapkan

6. Menjelaskan Teknik Memvalidasikan Sasaran;
7. Menjelaskan Teknik Mewujudkan Sasaran;

MANFAAT PEMBELAJARAN PKT PEMAHAMAN TENTANG POLA KERJA TERPADU. BERMANFAAT DALAM MENETAPKAN SASARAN SEBAGAI PENINGKATAN KINERJA SESUAI TUGAS DAN KEWENANGANNYA DAN MENYUSUN RENCANA KEGIATAN GUNA PENINGKATAN KINERJA INSTANSI. .

POKOK & SUB POKOK BAHASAN POKOK BAHASAN A. F. Pengertian PKT B. Unsur Dan Prinsip PKT SUB POKOK BAHASAN Pengertian PKT. Kegiatan Mewujudkan Sasaran. B. A. Sasaran. ……. C. . Faktor Manusiawi Dan Non Manusiawi. Pokok Kerja. E. D.

Rekapitulasi Biaya. J. I. Kebersamaan.Sub Pokok Bahasan …… F. Uraian Paket Kerja. Matrik Rincian Kerja. Pengendalian. . Koordinasi. Motivasi Dan Waskat. G. H. K. Pembagian Tugas Dan Tanggung Jawab. Penjadwalan. Transparansi. Komunikasi.

BIAYA METODE KERJA. SARANA DAN PRASARANA UNTUK MENCAPAI TUJUAN ORGANISASI YANG TELAH DITETAPKAN SERTA EVALUASINYA.PENGERTIAN MANAJEMEN MANAJEMEN MERUPAKAN SERANGKAIAN KEGIATAN MERENCANAKAN. UNTUK MENCAPAI SASARAN ORGANISASI DIPERLUKAN SUMBER-SUMBER MANAJEMEN YAITU : MANUSIA. MESIN DAN WAKTU. MENGEMBANGKAN TERHADAP SEGALA UPAYA DI DALAM MENGATUR DAN MENDAYAGUNAKAN SUMBER DAYA MANUSIA. PERLENGKAPAN. MENGGERAKKAN. . MENGORGANISASIKAN.

. DAPAT MEMBANTU MEMPERMUDAH BAGI SEORANG PIMPINAN ORGANISASI/PEJABAT STRUKTURAL DALAM RANGKA MEMIMPIN ATAU MENGGERAKKAN DAN MENGARAHKAN PERA TENAGA PELAKSANA DAN TENAGA FUNGSIONAL DI DALAM ORGANISASI UNTUK MELAKSANAKAN KEGIATANKEGIATAN OPERASIONAL SESUAI DENGAN RENCANA. MEMBANTU ……. 2. .PENTINGNYA “RENCANA” 1.

SIAPA SAJA YANG MELAKSANAKAN RENCANAN. d. e. APA YANG HARUS DICAPAI/DIHASILKAN (TUJUAN. SASARAN DAN TARGET). f. SARANA DAN PRASARANA) KAPAN WAKTU PELAKSANAAN RENCANA (PROGRAM KERJA DAN DANA). PROSEDUR.Pentingnya ……. 2.. MEMBANTU MEPERMUDAH PEJABAT STRUKTURAL DAN PARA PELAKSANA DAN TENAGA FUNGSIONAL UNTUK MENGETAHUI RENCANA KERJA YANG MELIPUTI : a. TEKNIK-2 DLL) c. . b. APA YANG HARUS DIKERJAKAN/DILAKUKAN. BAGAIMANA CARA ATAU METODE KERJANYA UNTUK MELAKSANAKAN RENCANA (SISTEM. APA SUMBER FASILITAS YANG DAPAT DIGUNAKAN (DANA.

TUJUAN POLA KERJA TERPADU 1. BAIK DALAM ORGANISASI MAUPUN DILUAR ORGANISASI UNTUK MENUNJUKKAN KINERJA UNIT ORGANISASINYA. MENGOPERASIONALKAN SISTEM DAN PROSEDUR KERJA YANG BERKAITAN DENGAN PELAKSANAAN KEBIJAKAN DAN TUGAS POKOK INSTANSI. MENINGKATKAN PENGETAHUAN. MEMBANGUN KERJASAMA DENGAN UNIT TERKAIT. . 3. 2. KETERAMPILAN APARATUR PEMERINTAH DAN MENERAPKAN “POLA KERJA TERPADU” DI SELURUH UNIT KERJA.

BUDAYAKAN PKT DI UNIT KERJA MASING- . PENYELE-WENGAN. 6. MENGHINDARKAN PENYIMPANGAN. PELAKSANAAN YANG TEPAT DAN PENGAWASAN YANG KETAT. PENYALAHGUNAAN WEWENANG MAUPUN KORUPSI. 5.Tujuan ……… 4. MENERAPKAN PERENCANAAN YANG MATANG. MENINGKATKAN PRODUKTIVITAS KERJA BAGI INSTANSI YANG MELAKSANAKAN POLA KERJA TERPADU.

WALAUPUN MEMPUNYAI POSISI. MENGANDUNG ARTI : HUBUNGAN ANTARA MANAJER DAN STAF YANG BERSIFAT MANUSIAWI SERTA MEREKA MERUPAKAN KESATUAN UNTUK MEWUJUDKAN.PENGERTIAN MANAJEMEN DALAM PKT SUATU PROSES BEKERJASAMA ANTARA ORANGORANG. BAIK DALAM SUATU ORGANISASI ATAU DENGAN ORGANISASI LAIN. UNTUK MELAKUKAN KEGIATAN MENCAPAI SASARAN YANG DITETAPKAN. PERAN DAN FUNGSI YANG BERBEDA (PENANGGUNG .

PENCARIAN ALTERNATIF PEMECAHAN.MANAJEMEN SEBAGAI PROSES ANALITIKA DISAMPING PROSES MANUSIAWI MASIH DIPERLUKAN JUGA ADANYA PROSES : “ANALITIKA YANG MENGGUNAKAN LOGIKA” (Karena Bagaimanapun Juga Proses Analitika Merupakan Alat Untuk Menentukan Keberhasilan Suatu Proses Manajemen). MEMILIH DAN MENGUJI ALTERNATIF. 3. MENCOBA PENYELESAIAN. 4. MENENTUKAN MASALAH. . 2. : 1. TERDIRI DARI 4 TAHAP SBB.

.PENGERTIAN PKT POLA KERJA TERPADU ADALAH SUATU ALAT KERJA BERUPA PERENCANAAN YANG OPERASIONAL UNTUK MEWUJUDKAN SARANA YANG TELAH DITETAPKAN SECARA BERSAMA ANTARA STAKEHOLDERS (PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT).

9. Kegiatan Mewujudkan Dan 5. Rekapitulasi Biaya. Pokok Kerja. 3. Manusia Analitika. Matriks Kerja. Sasaran. 4.UNSUR – UNSUR PKT 1. 2. Sasaran. Rincian 6. Uraian Paket Kerja. Penjadwalan. Pengendalian. 8. 7. .

3. PIMPINAN DAN STAF SERTA ANTARA INSTANSI TERKAIT. KUALITAS DAN KUANTITAS PEKERJAAN. 4.10 – PRINSIP PKT 1. 5. TRANSPARANSI : TIAP ORANG DAPAT MELIHAT DAN MENGIKUTI JALANNYA KEGIATAN SEHINGGA DAPAT MENILAI KEBERHASILAN ATAU KEGAGALANNYA. KEBERSAMAAN : DIKERJAKAN BERSAMA-2 ANTARA ATASAN DAN BAWAHAN. DISIPLIN : DALAM HAL WAKTU PENYELESAIAN. PEMBAGIAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB : TIDAK TERJADI TUGAS YANG TUMPANG TINDIH SERTA MELAMPAUI . KEPASTIAN : SEMUA HAL YANG TELAH DITUANGKAN DALAM RENCANA PASTI DAPAT DILAKSANAKAN DENGAN TEPAT. 2.

AKUNTABILITAS: SEMUA PROSES PELAKSANAAN PEKERJAAN DAPAT DIPERTANGGUNGJAWABKAN KEPADA PIMPINAN MAUPUN KEPADA MASYARAKAT. MOTIVASI: PELAKSANAAN TUGAS HARUS MEMILIKI SEMANGAT YANG TINGGI UNTUK MELAKSANAKAN TUGAS SEBAIK-2 NYA. KOMUNIKASI: DIPERLUKAN KOMUNIKASI YANG LANCAR UNTUK MENGETAHUI KEMAJUAN PELAKSANAAN TUGAS MASING-2. 7.Prinsip …… 6. KOORDINASI: DIPERLUKAN KOORDINASI YANG BAIK AGAR TIDAK TERJADI TUGAS YANG TUMPANG TINDIH SERTA MELAMPAUI KEWENANGAN. 10. . 8. 9. WASKAT: YANG SESUNGGUHNYA DIAWASI ADALAH PROSES PEKERJAAN SESEORANG DAN DIRINYA SENDIRI.

KERANGKA PIKIR PKT 4. Menetapkan Sasaran. Mengendalikan Kegiatan. 5. Memilih Sasaran. 2. . YAITU : 1. 3. Mewujudkan Sasaran. Memvalidasikan Sasaran.PENTAHAPAN PKT SEBAGAI RANGKAIAN PROSES. PKT TERDIRI 5 TAHAPAN. MERUPAKAN “KERANGKA PIKIR PKT” .

MEMILIH SASARAN  ADA DUA CARA YANG BISA DIGUNAKAN YAITU TEKNIK ANALISIS TERHADAP TUPOKSI ORGANISASI & TEKNIK ANALISIS SITUASI : a.1. Yaitu Teknik Analisis Situasi Menggunakan Pohon Analisis (Tree Analysis). . Terdiri Dari : Pohon Masalah – Pohon Sasaran & Pohon Alternatif. Teknik Pertama. Teknik Kedua. Yaitu Analisa Uraian Tugas Dimulai Dari Uraian Tugas Yang Tersedia Pada Setiap Unit Kerja b.

CONTOH: PERPANJANGAN KTP DI KECAMATAN SELESAI 1 JAM. PERPANJANGAN STNK DI SAMSAT SELESAI 5 .Teknik Pertama (Analisis Uraian Tugas) MEMILIH SASARAN MELALUI URAIAN TUGAS BERTITIK TOLAK DARI VISI. MISI DAN TUPOKSI DARI UNIT ORGANISASI. DARI TUPOKSI SUATU UNIT ORGANISASI DIANALISIS PENINGKATAN HASIL PELAKSANAAN TUGAS DAN PENINGKATAN KEMAMPUAN SESEORANG ATAU ORGANISASI.

Caranya : Analisis Disusun Menyerupai Sebuah Pohon Atau Bagan Organisasi.Teknik Kedua (Analisis Situasi) 1) Memilih Sasaran Melalui Pohon Analisis (Analisis Sebab Akibat). . 2) Pohon Analisis Merupakan Suatu Langkah Pemecahan Masalah Dengan Mencari Sebab Dari Suatu Akibat.

2.TIGA LANGKAH DALAM MEMILIH SASARAN 1. MENYUSUN POHON SASARAN (PERNYATAAN POSITIF). MENYUSUN POHON MASALAH (PERNYATAAN NEGATIF). 3. . MENYUSUN POHON ALTERNATIF.

MENGEMBANGKAN AKTERNATIF PEMECAHAN ATAU ALTERNATIF RENCANA TINDAKAN UNTUK MEWUJUDKAN SASARAN (Gunakan Pohon . 2.TIGA TAHAP DALAM PROSES POHON ANALISIS 1. MENGIDENTIFIKASI & MENGANALISIS MASALAH DAN KEBUTUHAN-2 (Gunakan Pohon Masalah). 3. MENENTUKAN SASARAN-SASARAN YANG HARUS DIWUJUDKAN UNTUK MEMECAHKAN MASLAH ATAU MEMENUHI KEBUTUHAN-2 YANG TELAH DIIDENTIFIKASI (Gunakan Pohon Sasaran).

Mulailah Dgn Rumusan Pernyataan Masalah Yang Dihadapi Unit Kerja.POHON MASALAH (Pernyataan Negatif) 1. Lukiskan Dalam Sebuah Bagan Pohon. Pikirkan Apa Akibat Yang Mungkin Timbul Dari Masalah Tersebut. Dimulai dengan “Masalah Utama”. Dianalisa Penyebab Masalah Tersebut melalui Curah Pendapat. Diskusikan Dan Tulis Berbagai Alternatif Penyebab Masalah Tersebut Secara Bertahap. 2. Pohon Masalah adalah : Suatu Teknik Untuk Mengidentifikasikan Semua Masalah Dalam Suatu Situasi Tertentu Dan Memperagakan Informasi Ini Sebagai Rangkaian Hubungan Sebab Akibat. Sebagai Hasil Analisis Situasi Di Unit Kerja. .

09 dibandingkan dengan sebelumnya/keadaan . IV .KRITERIA PEMILIHAN MASALAH UTAMA 25    U (Urgency) : kegawatan yaitu besarnya dampak yang timbul terhadap keselamatan jiwa manusia/uang/produksi/harta benda/reputasi baik individu maupun organisasi. G (Growth) : pertumbuhan yaitu perkiraan bertambah buruknya suatu keadaan Surjadi . S (Seriousness) : mendesaknya yaitu banyaknya waktu tersedia untuk penanganan suatu masalah.PMPK Diklatpim Tk.

MEMILIH MASALAH UTAMA (Dengan Menggunakan Matriks USG) NO 1 2 3 MASALAH MASALAH I MASALAH II MASALAH III U 5 5 5 S 4 5 4 G 3 5 4 TOTAL 12 15 13 4 MASALAH IV 4 4 3 11 .

1 ADALAH MASALAH NO. 2 b ( YANG DOMINAN ) PENYEBAB MASALAH NO. 4 MPD MSD . BLM MEMAHAMI TUGAS-TUGAS KEHUMASAN b c KURANGNYA DUKUNGAN DARI PIMPINAN OVERLAPING KEGIATAN KEHUMASAN DG BAG. DLM MENGEMBANGKAN DIRI Diskusi-1 MASALAH YANG DIHADAPI (MASALAH UTAMA) ADALAH NO.POHON MASALAH (Pernyataan Negatif) INFORMASI DIBID.BAG. UNIT-2 KERJA DI LAN DG BAG. HUMAS BAG. LAINNYA. ADMINISTRASI NEGARA BELUM DISEBARKAN OLEH LAN-RI SECARA OPTIMAL BLM OPTIMALNYA PELAYANAN KEHUMASAN PADA SUB. 3 b ( YANG DOMINAN ) AKIBAT MASALAH NO. 1 ADALAH NO. TDK SESUAI • • • • b BELUM TERSEDIANYA BUKU PEDOMAN KEHUMASAN c KURANGNYA KESEMPATAN MENGIKUTI DIKLAT TEKNIS KEHUMASAN d (3) (MS) KURANGNYA MOTIVASI PEG. 2 b ADALAH MASALAH SPESIFIK NO. Masalah Utama (1) (MU) Sebab (2) d (MP) a PENDIDIKAN FORMAL PEG. HUMAS PEG.1 PENYEBAB MASALAH NO. HUMAS & PUBLIKASI LAN-RI Akibat (4) (HASIL USG) a KURANGNYA KOORDINASI ANT.

. Beberapa Sasaran Itu Dengan Menggunakan Pola Pikir Jika .POHON SASARAN (Pernyataan Positif) Adalah Teknik Untuk Mengidentifikasikan Sasaran Yang Ingin Diwujudkan Pohon Sasaran Merupakan Rangkaian Sebab Akibat Yang Pernyataannya Merupakan Kebalikan Dari Pernyataan Dari Pohon Masalah. Sedang Semua Pernyataan Dari Pohon Sasaran Mengandung Pengertian Positif. Susunlah Sasaran Dalam Bentuk Pohon Seperti Pohon Masalah.Maka. Semua Pernyataan Dari Pohon Masalah Mengandung Pengertian Negatif.

BAG. LAINNYA. a TERSEDIANYA PEG. HUMAS BAG.POHON SASARAN TERWUJUDNYA PENYEBARAN INFORMASI DIBID.LB. HUMAS TERSEDIANYA PEG YGMEMAHAMI TUGAS-TUGAS KEHUMASAN b c ADANYA DUKUNGAN DARI PIMPINAN d Sebab (2) TDK ADANYA OVERLAPING KEGIATAN KEHUMAS AN DG BAG.DIK FORMAL SESUAI b TERSEDIANYA BUKU PEDOMAN KEHUMASAN c TERWUJUDNYA KESEMPATAN MENGIKUTI DIKLAT TEKNIS KEHUMASAN d TERWUJUDNYA MOTIVASI PEG. DLM MENGEMBANGKAN DIRI (3) . DG. UNIT-2 KERJA DI LAN DG BAG. HUMAS & PUBLIKASI LAN-RI SECARA OPTIMAL Akibat (4) (1) a TERWUJUDNYA KOORDINASI ANT. ADMINISTRASI NEGARA OLEH LAN-RI SECARA OPTIMAL TERWUJUDNYA PELAYANAN KEHUMASAN PADA SUB.

LB.DIK FORMAL SESUAI 2. TERSEDIANYA PEG. . DG. TERWUJUDNYA MOTIVASI PEG. TERSEDIANYA BUKU PEDOMAN KEHUMASAN 4 5 4 4 5 3 3 4 5 11 14 12 3 1 2 3.PEMILIHAN SASARAN SPESIFIK DOMINAN (Dengan Teori Tapisan) TAPISAN ALTERNATIF SASARAN EFEKTIVITA S EFISIEN KEMUDAHA N TOTAL PILIHA N 1. TERWUJUDNYA KESEMPATAN MENGIKUTI DIKLAT TEKNIS KEHUMASAN 4. DLM MENGEMBANGKAN DIRI 4 3 3 10 4 SASARAN TERPILIH : Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan.

POHON ALTERNATIF ADALAH TEKNIK UNTUK MENGIDENTIFIKASIKAN ALTERNATIFALTERNATIF PEMECAHAN ATAU TINDAKAN YANG DAPAT DIAMBIL UNTUK MEWUJUDKAN SASARAN TERTENTU DAN MEMPERAGAKAN INFORMASI INI KEDALAM FORMAT YANG SEDERHANA. .

BAG. HUMAS & PUBLIKASI LAN-RI SECARA OPTIMAL TERSEDIANYA PEG YGMEMAHAMI TUGASTUGAS KEHUMASAN (2) (Sasaran Utama) (SPD) (3) (4) TERSEDIANYA BUKU PEDOMAN KEHUMASAN (SSD) MENYELENGGARAKA N LOKAKARYA PEDOMAN KEHUMASAN MEMBUAT BUKU PEDOMAN KEHUMASAN MENGUMPULKAN INFORMASI TTG. HUMAS BAG.POHON ALTERNATIF (1) TERWUJUDNYA PENYEBARAN INFORMASI DIBID.PEDOMAN KEHUMASAN DARI BERBAGAI SUMBER (ALTERNATIF PROGRAM KEGIATAN) . ADMINISTRASI NEGARA OLEH LAN-RI SECARA OPTIMAL TERWUJUDNYA PELAYANAN KEHUMASAN PADA SUB.

-2 .PEDOMAN KEHUMASAN DARI BERBAGAI SUMBER 4 4 2 10 3 4 5 3 12 1 3 3 5 11 2 SASARAN TERPILIH : Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan Melalui Pembuatan Sebuah Buku Pedoman Diskusi Kehumasan. MENYELENGGARAKAN LOKA-KARYA PEDOMAN KEHUMASAN B. MENGUMPULKAN INFORMASI TTG. MEMBUAT BUKU PEDOMAN KEHUMASAN C.PEMILIHAN ALTERNATIF (Dengan Teori Tapisan) TAPISAN ALTERNATIF SASARAN KONTRIBUSI BIAYA KELAYAKAN TOTAL PILIHA N A.

2. MENETAPKAN SASARAN

SASARAN TERPILIH DALAM POHON ALTERNATIF MASIH BERSIFAT SASARAN UMUM; DALAM CONTOH : Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan Melalui Pembuatan Sebuah Buku Pedoman Kehumasan; SASARAN UMUM harus diubah menjadi SASARAN KHUSUS yang dapat mendorong semua orang terlibat mewujudkannya dan jelas keterikatannya (KOMITMENNYA);

Lanjutan ……

SASARAN KHUSUS Sifatnya Spesifik, Berorientasi Pada Hasil, Terukur Baik Dari Segi Kualitas/Kuantitas Dan Dilaksanakan, Tempatnya Dimana, Berapa Lama, Kapan Dimulai Dan Kapan Berakhir, Berapa Jumlah Biaya (Rp) Yang Diperlukan, Darimana Sumbernya, Unit Mana Yang Akan Bertindak Sebagai Pelaksana, Dan Bila Diperlukan Bekerjasama Dengan Instansi Luar;

Lanjutan ……

SEBUAH SASARAN YANG BAIK UNTUK DIPILIH ADALAH :
 


 

Sasaran Yang Bermanfaat Dan Paling Menguntungkan Bagi Organisasi, Jelas Dan Realistik, Dapat Diukur Dan Diamati Dari Segi Kualitas, Biaya Dan Waktu, Ditetapkan Bersama Atasan Dan Bawahan, Bersama-2 Dengan Unit Lain Yang Setingkat Mendukung Sasaran Dari Unit Yang Setingkat Lebih Tinggi Dan Dinyatakan Dalam Bentuk Selesai.

000. dilaksanakan oleh Sub Bagian Humas pada Bagian Humas & Publikasi Biro Umum Lembaga Administrasi Negara RI. 2001. selama 4 bulan dari tanggal 1 Juli 2001 s/d 31 Oktober 2001 dengan bisaya sebesar Rp. . Jl. 7. 10 Jakarta.000. Veteran no.00 dari Anggaran Rutin TA.Contoh “Sasaran Khusus” : Tersedianya 1 buku Pedoman Kehumasan melalui Pembuatan Buku Pedoman Kehumasan bertempat di LAN-RI.

6. SUMBER BIAYANYA. PELAKSANAANNYA (PENANGGUNG GUGAT) 8. WAKTU 5. 7.SASARAN UMUM DIAMBIL DARI POHON ALTERNATIF KOTAK 4 DARI ATAS (KRITERIA BELUM JELAS) 1. SASARAN KHUSUS PERUBAHAN DARI SASARAN UMUM (KRITERIA SUDAH JELAS) 1. TARGET (HASIL) 2. BIAYA ( BERAPA). PELAKSANAANNYA (PENANGGUNG GUGAT) 8. BIAYA (BERAPA). 7. WAKTU 5. KEGIATANNYA 3. SUMBER BIAYANYA. TEMPAT KEGIATANNYA 4. TARGET (HASIL) 2. 6. TEMPAT KEGIATANNYA 4. KEGIATANNYA 3. . KERJASAMANYA (KALAU ADA). KERJASAMANYA (KALAU ADA).

Biaya ……. 5. 10 Jakarta). KALAU ADA. 2... Bekerjasama dengan ……. Di …….LOKASI/TEMPAT KEGIATAN (di LAN-RI.000.HASILNYA (1 buku Pedoman Kehumasan). 6.00 Biaya Berasal dari ……. 4. Tersedianya ….000. Melalui ……KEGIATANNYA (Pembuatan Buku Pedoman Kehumasan) . Dilaksanakan ………DILAKSANAKAN OLEH PENANGGUNG GUGAT (Sub Bagian Humas pada Bagian Humas & Publikasi Biro Umum Lembaga Administrasi Negara RI). Jl.WAKTU/DURASI (selama 4 bulan dari tanggal 1 Juli 2001 s/d 31 Oktober 2001). 2001). 8. 7. 3. 7.SWADAYA/APBN/APBD (dari Anggaran Rutin TA. . Veteran no.PERUBAHAN SASARAN UMUM KE SASARAN KHUSUS DG “7” ATAU “8” URUTAN PENULISAN KRITERIA 1.Rp YG DIPERLUKAN (dengan biaya sebesar Rp.. Selama ….

selama 4 bulan dari tanggal 1 Juli 2001 s/d 31 Oktober 2001 dengan bisaya sebesar Rp. . SASARAN KHUSUS Tersedianya 1 buku Pedoman Kehumasan melalui Pembuatan Buku Pedoman Kehumasan bertempat di LAN-RI. dilaksanakan oleh Sub Bagian Conto Humas pada Bagian Humas & Publikasi Biro Umum h Lembaga Administrasi Negara RI. 10 Jakarta. 7.00 dari Anggaran Rutin TA. Veteran no.000. 2001.(CONTOH) SASARAN UMUM Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan Melalui Pembuatan Sebuah Buku Pedoman Kehumasan. Jl.000.

MEMVALIDASIKAN SASARAN a. METODE. ADA 3 (TIGA) INSTRUMEN YANG DIGUNAKAN UNTUK MEMVALIDASIKAN SASARAN SBB.3. SASARAN KHUSUS (SASARAN) MERUPAKAN SASARAN TENTATIF YANG HARUS DIVALIDASIKAN MENJADI SASARAN DEFINITIF. 2) URAIAN PAKET KERJA (PK). ORGANISASI. PROSEDUR DAN TENAGA KERJA DINYATAKAN SIAP UNTUK MEWUJUDKAN SASARAN. BAHAN. b. VALIDASI SASARAN MERUPAKAN UPAYA UNTUK MEMBERIKAN JAMINAN BAHWA SUMBER DANA. . : c. 1) MATRIK RINCIAN KERJA (MRK).

SASARAN KEGIATAN POKOK KERJA POKOK AKHIR & SUMBER DAYA Conto h ( MRK ) .1) MATRIK RINCIAN KERJA (MRK) MERUPAKAN : Kerangka Yang Menghubungkan Sasaran Dengan Kegiatan Dan Sumber Yang Diperlukan Kegiatan. Rincian Pokok Kerja (Persiapan – Pelaksanaan & Pengendalian). Sampai Kegiatan Yang Terkecil Yang Dinamakan POKOK AKHIR (PA).

PROSEDUR MEMBUAT RINCIAN KERJA a. Nya “ Yang Menunjukkan Sesuatu Telah Selesai Dimasa Datang. Menetapkan Sasaran (dalam bulatan) Adalah “Sasaran Khusus” Yang Telah Dirumuskan Dan Ditetapkan Pada Tahap Penetapan Sasaran.. Dengan Menggunakan Awalan “ Ter …. . Sasaran Ditulis Lengkap.

Menetapkan Kegiatan (dan menempatkan Dalam Kotak 4 Persegi Panjang) yaitu Kegiatan Mewujudkan Sasaran. an“ atau “Pe ….Lanjutan …… a. . Kegiatan Menggunakan Awalan “Me …. an” Sebagai Pernyataan Yang Menggambarkan Proses. Adalah Kegiatan Yang Dirumuskan Dalam Sasaran.

Pelaksanaan. - Merupakan Kegiatan Terkecil Yang Menghasilkan.Lanjutan …… c. Menetapkan Pokok Kerja. Pengendalian. - . An “. Pokok Akhir Ditulis Menggunakan Awalan “ Pe …. (untuk setiap pokok kerja sesuai kebutuhan). Kegiatan Yang Masih Bisa Didelegasikan Pada Orang Lain dan Pokok Akhir Disusun Secara Kronologis Dari Awal Sampai Akhir. Menetapkan Pokok Akhir. terdiri dari : A.. Persiapan. C. d. B.

Ditulis Berdasarkan Jabatan Struktural Maupun Non Struktural.Lanjutan …… e. f. …… . Dan Bertugas Bersama Lainnya Mengerjakan Sebagian Dari Pokok Akhir Dan Bertanggung Jawab Atas Selesainya Pekerjaan Yang Terlibat Langsung Dengan Setiap Penyelesaian Pokok Akhir. Menetapkan Penanggung Jawab.

Yaitu PK1. . Paket Kerja (PK) satu Paket Pekerjaan Yang Dinyatakan Dalam Pokok Akhir. PK4…s/d PKn. Jumlah angka di bawah pada tiap kolom matriks menunjukkan besar kecilnya tanggung jawab keterlibatan dan peran seseorang dalam upaya mewujudkan sasaran. Yang Harus Dikerjakan Secara Terkoordinasikan Oleh Lebih Dari Satu Orang.    Penamaan Paket Kerja Sesuai Urutan Pokok Akhir.f. PK3. Jumlah ke kanan menunjukkan banyaknya orang yang terlibat dalam penyelesaian Pokok Akhir yang dilaksnakan secara terkoordinasi. PK2.

MATRIKS RINCIAN KERJA (MRK) (Penyusunan Buku Pedoman Kehumasan Tahun 2007) Contoh Diskusi3 .

: .2) URAIAN PAKET KERJA (UPK) • Paket Kerja merupakan kumpulan pekerjaan yang ada dalam setiap Pokok Akhir dan perlu diuraikan dalam bentuk format Uraian Paket Kerja. Format Paket Kerja (PK) sbb.

. Pokok Akhir : menunjuk pada pokok akhir yang sedang diuraikan.(Keterangan Matriks Paket Kerja)    PK : adalah Paket Kerja yang tercanum dalam Matriks sesuai dengan Pokok Akhir yang terkait. Penyelesaian : adalah jumlah hari untuk menyelesaiakan Paket Kerja yang sedang dikerjakan dan tanggal mengerjakan PK sampai berakhirnya penyelesaian PK.

(Dalam setiap Sasaran hanya ada satu orang penanggung jawab). Uraian Kerja : adalah Uraian Tentang Langkah Dan Deskripsi Pekerjaan Untuk Menyelesaikan Paket Kerja. Penanggung Gugat : adalah seseorang yang di samping bertanggung jawab atas pekerjaan yang dilaksanakan. Orang Atau Pejabat Yang Ditugasi Harus Dapat Menggambarkan Tentang Apa Saja Yang Dikerjakan-nya Secara Berurutan Dengan Jelas.  . juga bertanggung jawab atas pekerjaan orang lain yang ditugasinya.

Jml Biaya Dari Seluruh Pk. Merupakan Biaya Yang Sesungguhnya Dibutuhkan Oleh Instansi Atau Unit Kerja Untuk Mewujudkan Sasaran. Biaya Adalah Biaya Yang Diperlukan Untuk Mengerjakan Tiap Pk.   . Waktu : Adalah Menunjuk Kepada Waktu Yang Dibutuhkan Untuk Menyelesaikan Tiap PK. Penanggung Jawab Atau Pelaksana Menunjuk Kepada Penanggung Jawab Yang Ada Pada Matrik Untuk melaksanakan Setiap PK. Jml Biaya Seluruhnya Harus Sama Dengan Jml Biaya Yang Tertera Pada Sasaran.

Subag.LAN Indrawati Wakimin Kabag Humas & Publikasi 1 hari 1 hari 1 hari - 4 5 6 7 1 hari 1 hari 4 hari 1 hari Rp. :1 Pokok Akhir : PEMBENTUKAN TIM KERJA Penanggung Gugat : KEPALA SUB BAGIAN HUMAS Penyelesaian : 15 hari / Tgl 1 sd.PK . 25. .000.- 8 Menyiapkan Snack 20 org x Agustriani 5 hari Rp.Hum as Agustriani Kabag Humas & Publikasi Sekretaris Ut.16 Mei ’07 No URAIAN KERJA PENANGGUNG JAWAB WAKTU BIAYA 1 2 3 Membuat konsep srt perintah kerja Tim Mengetik surat perintah kerja Tim Memeriksa ketikan & membubuhkan paraf pada hasil final pengetikan SPK Menandatangani SPK Tim Menggandakan & Mengagendakan SPK Menyiapkan dan Menyebarkan Srt pada Pegawai/Pejabat terkait Memimpin Rapat Tim Ka. No.

No. 150. Kasubag 7 hari .Rp. 200.Menyempurnakan Ren.PK .000.Kerja Mengajukan Ran.000. :2 Pokok Akhir : PENYUSUNAN RENCANA KERJA Penanggung Gugat : KEPALA SUB BAGIAN HUMAS Penyelesaian : 11 hari / Tgl. 15 s/d. Mjadi Ran.- 8 Mberitahukan kbli Ran Kerja pd Tim.Utm LAN Kasubag Humas Alamsyah Alamsyah Kabag Humas& Publikasi agustriani Kasubag Humas Kabag Humas & Publikasi 1 hari 1 hari 2 hari 5 hari 5 hari 3 hari 1 hari Rp. 26 Mei ’07 No URAIAN KERJA PENANGGUNG JAWAB WAKT U BIAYA 1 2 3 4 5 6 7 Membuat format rancangan program Mengetik konsep Rancangan Menyiapkan bahan penggandaan Mengundang Tim Pengembangan Menyiapkan snack 20 org x rp. Kerja kpd Sek.10.000.

- JUMLAH = Rp.000. Rp.- Rp.100. 1. Rp.- .Rp.200.75.000. 350.000.- Rp.000.000.200.500.000.000. Rp. 1.600. 7. Biaya Rp. 225.000.050.000. Rp.REKAPITULASI PA & BIAYA No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Pokok Akhir Pembentukan Tim Kerja Penyusunan Rencana Kerja Pengajuan Anggaran Pengumpulan bahan referensi Pembahasan materi Pengetikan Draft Pencetakan Pendistribusian Pemantauan Penilaian pelaporan Rp.000.000. 3. Rp.Rp.

3) Penjadualan  Penjadwalan Dibuat Dalam Bentuk Peta Garis (Bar Chart). Semester Atau Tahun. Penjadwalan Menggambarkan Kapan Kegiatan Dimulai Dan Kapan Direncanakan Selesai. Jam. Minggu. Hari. Triwulan.  Penjadwalan Dibuat Dalam Format Seperti Berikut: Satuan Waktu Yang Dipilih Dalam Penjadwalan Disesuaikan Dengan Kebutuhan. . Bulan.

Penjadualan WAKTU POKOK AKHIR 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Pembentukan Tim Kerja Penyusunan Rencana Kerja Pengajuan Anggaran Pengumpulan Bahan Referensi Pembahasan Materi Pengetikan Draft Pencetakan Pendistribusian Pemantauan Mei Juni TAHUN 2007 Juli Agst Sept Okt Nov 10 Penilaian 11 Pelaporan .

. MOTIVASI (Adalah Kegiatan Mendorong Gairah Kerja Dan Memberikan Semua Kemampuan Bawahan Agar Mau Bekerja Keras Dan Ketrampilannya Untuk Mewujudkan Sasaran Organisasi Secara Berdaya Guna Dan Berhasil Guna). MEWUJUDKAN SASARAN 1. Sedangkan Kegiatan Akan Berjalan Dengan Baik Kalau Ada Motivasi Dalam Diri Para Pelakunya.4. Dapat Berasal Dari Diri Sendiri / Dari Luar Dirinya. SASARAN KHUSUS (Sasaran) Akan Terwujud Kalau Ada Kegiatan Untuk Mewujudkannya. Motivasi Merupakan Proses Psikis Yang Mendorong Orang Untuk Melakukan Sesuatu.

PENGGERAKKAN (Motivating) Merupakan Keseluruhan Proses Pemberian Motif Bekerja Kepada Para Bawahan/Kolega Sehingga Mereka Mau Bekerja Dengan Ikhlas Demi Tercapainya Tujuan Organisasi (Sasaran) Dengan Efisien Dan Efektif. 2. Motive Merupakan Pembangkit. 3.Mewujudkan ……. Penimbul Motif Sehingga Merupakan Proses Yang Mendorong Seseorang Berperilaku Dengan Cara Tertentu. . MOTIVE Merupakan Daya Gerak Dari Dalam Yang Mendorong Seseorang Untuk Berbuat Sesuatu.

3.PROSES MOTIVASI TERJADI KARENA : 1. Adanya Kegiatan Untuk Memuaskan Kebutuhan. 2. Adanya Pelaksanaan Kebutuhan Organisasi. Pemuasan . Adanya Kebutuhan Internal.

TEORI PENDEKATAN KEBUTUHAN KEBUTUHAN MERUPAKAN PROSES DASAR MOTIVASI DAN KEBUTUHAN MANUSIA TERSUSUN DALAM BENTUK BERJENJANG (BERTINGKAT TINGKAT). .

H. Kebutuhan Perwujudan Actualization Needs).MENURUT A. Kebutuhan Sosial (Social Needs) 4. Kebutuhan Keamanan (Safety Needs) 3. Kebutuhan Fisik (Physical Needs) 2. Kebutuhan Penghargaan (Esteem Needs) 5.MASLOW (MOTIVATION AND PERSONALITY) JENJANG KEBUTUHAN MANUSIA : 1. Diri (Self .

Agarbawahan / anak buah memahami sasaran organisasi. e. b. d. Menngkatkan produktivitas kerja.TUJUAN MOTIVASI a. . menjamin terwujudnya sasarn organisasi. Mendapatkan dukungan dan bantuan bawahan. c. Meningkatkan kemampuan dan semangat kerja.

KEYAKINAN ATAS PRESTASI YANG DIPEROLEH. c. b. ADANYA PENGAKUAN YANG TIMBAL BALIK.PRINSIP-PRINSIP DALAM MEMOTIVASI BAWAHAN a. d. . KOMUNIKASI DUA ARAH YANG SEHAT DAN LANCAR. MENGIKUTSERTAKAN BAWAHAN.

MENGENDALIKAN KEGIATAN (PENGERTIAN) 1. PENGENDALIAN Merupakan Kegiatan Pemimpin Yang Penting Dan Paling Mempengaruhi Bagi Setiap Kegiatan Pemimpin 3. Dengan Perintah Yang Diberikan Dan Dengan Peraturan Yang Berlaku 2. PENGENDALIAN Merupakan Pemeriksaan Benar Tidaknya Segala Sesuatu Pekerjaan Artinya Apakah Sesuai Dengan Rencana Yang Sudah Ditentukan. Yaitu Usaha Untuk Menjaga Dan Mencegah Supaya Jangan Terjadi . Tetapi Harus Mempunyai Unsur Positif (Membina). PENGENDALIAN Bukanlah Usaha Untuk Mencari Kesalahan Dan Usaha Yang Negatif.5.

LAPORAN STATUS SASARAN HENDAKNYA DISAMPAIKAN KEPADA SELURUH ANGGOTA YANG BERKEPENTINGAN. PENGENDALIAN PEKERJAAN DIMULAI DARI AWAL SAMPAI SASARAN TERWUJUD. AKAN EFEKTIF JIKA STANDAR DAN ATURAN KERJA JELAS. HASIL KEGIATAN DIUKUR. DIKOREKSI DILAKUKAN BILA ADA PENYIMPANGAN DI WAKTU YANG TEPAT. DALAM PENGENDALIAN KEGIATAN. DAN DIHARAPKAN AKAN MENINGKATKAN MOTIVASI KERJA. .TUJUAN PENGENDALIAN PENGENDALIAN KEGIATAN BERTUJUAN UNTUK MENJAGA AGAR KEGIATAN BERADA DALAM ARAH PERWUJUDAN SASARAN.

Membandingkan Hasil Kerja Nyata Dengan Standar Yang Telah Ditetapkan. SALAH SATU ASPEK PENTING YANG DAPAT DIKENDALIKAN ADALAH WAKTU. 4.Menetapkan Sasaran Hasil Kerja. WAKTU SEBAGAI SALAH SATU DIMENSI MANAJEMEN MEMPUNYAI HUBUNGAN ERAT DENGAN SUMBER LAINNYA SEPERTI MANUSIA. 3. WAKTU SANGAT PENTING UNTUK DIKENDALIKAN KARENA 5.LIMA HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN DALAM PENGENDALIAN KEGIATAN 1. Membangun Sistem Balikan. Mengambil Tindakan Korektif. 2. . BAHAN DAN BIAYA.Menentukan Ada Tidaknya Penyimpangan.

JWB KOREKSI POKOK AKHIR …………………… . …………………… . A KEGIATAN YG DIJA.AN KEMAJUAN I II III IV V VI D PENYIM PANGAN E TNGG. Instansi : ………………………………. …………………… .FORMAT LAPORAN PENGENDALIAN KEGIATAN   Periode Laporan : ………………………………. STANDARD KEMAJUAN (SK) REALISASI ( R ) SK R SK R SK R .DIKAN TARGET B TITIK KONTROL C KEGIATAN & JDWL UKUR.

Kecuali Tiga Pokok Akhir Pengendalian (Pemantauan. Ini Diperoleh Dari Pokok Akhir Yang Ada Pada Matrik Rincian Kerja. Untuk Setiap Pokok Akhir Diamati Dan Dicatat Realisasinya.DAL.KETERANGAN TABEL LAP.  KOLOM – A : Berikan Kejadian Yang Dijadikan Target Atau Pokok Akhir. Penilaian Dan Pelaporan).  . KOLOM – B : Ukuran Yang Digambarkan Sebagai Standar Kemajuan Diambil Dari Bagian Penjadwalan (Sk).

Mengapa Terjadi Penyimpangan.Keterangan ……  KOLOM – C : Waktu Merupakan Faktor Penting.  KOLOM – D : Penyimpangan Akan Langsung Dapat Ditemukan Dengan Membandingkan Sk Dan R. Sepintas Sudah Kelihatan Pelaksanaan Pekerjaan. Siapa Penanggung Jawabnya. . Karena Itu Dijadikan Alat Pembanding Antara Kegiatan Yang Dikehendaki Dengan Kegiatan Yang Sesungguhnya Yang Dapat Digambarkan Dalam Jadwal. Apabila Terjadi Penyimpangan Perlu Dicatat Berapa Besar. Dengan Jadwal Tersebut. Apa Dampaknya Dan Bagaimana Cara Mengoreksinya.

.Keterangan …….  KOLOM – E : Tanggung Jawab Tindakan Koreksi Menunjukkan Siapa Dan Instansi Mana Yang Bertanggung Jawab Untuk Melakukan Tindak Lanjut (Koreksi) Terhadap Penyimpangan Dengan Mengurangi Seminimal Mungkin Dampak Negatifnya. Diskusi4 .

SELAMAT BERPRESTASI .

Lainnya. Kurangnya Dukungan Dari Pimpinan Overlaping Kegiatan Kehumasan Dg Bag. 5 4 3 12 MASALAH U S G TOTAL 5 5 4 4 3 3 5 4 3 14 12 10 4 .MEMILIH MASALAH POKOK DOMINAN (Dengan Menggunakan Matriks USG) N O 1 2 3 Kurangnya Koordinasi Ant. Peg. Blm Memahami Tugas-tugas Kehumasan. Unit-2 Kerja Di Lan Dg Bag. Humas.

Dlm Mengembangkan Diri .MEMILIH MASALAH SPESIFIK DOMINAN (Dengan Menggunakan Matriks USG) NO 1 2 MASALAH Pendidikan Formal Peg. Tdk Sesuai Belum Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan Kurangnya Kesempatan Mengikuti Diklat Teknis Kehumasan U 5 4 S 4 5 G 3 4 TOTAL 12 13 3 4 3 4 11 4 4 3 3 10 Kurangnya Motivasi Peg.