1 Pola Kerja Terpadu1

POLA KERJA TERPADU

DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV BADAN DIKLAT PROVINSI JATIM 2011

DESKRIPSI SINGKAT
MATA DIKLAT INI MENJELASKAN TENTANG PENYUSUNAN RENCANA KERJA SECARA TERPADU. TUJUAN UMUM SETELAH MENGIKUTI PEMBELAJARAN INI, PESERTA DIKLAT MAMPU MEMILIKI PEMAHAMAN TENTANG UNSUR-UNSUR, PRINSIP DAN TEKNIK MENYUSUN RENCANA KERJA SECARA TERPADU.
POLA KERJA TERPADU SEBAGAI ALAT KERJA YANG EFISIEN DAN EFEKTIF DALAM PELAKSANAAN TUGAS DAN FUNGSI PADA UNIT KERJA MASING-2.

TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS
SETELAH MENGIKUTI MAMPU : DIKLAT INI PESERTA
1. Menjelaskan Pengertian Manajeman Dan Fungsi-fungsi Manajemen; 2. Menjelaskan Pengertian Pkt; 3. Menjelaskan Proses Manusiawi Dan Non Manusiawi;

4. Menjelaskan Unsur Dan Prinsip Pkt;
5. Menjelaskan Sasaran; Teknik-2 Memilih Dan Menetapkan

6. Menjelaskan Teknik Memvalidasikan Sasaran;
7. Menjelaskan Teknik Mewujudkan Sasaran;

.MANFAAT PEMBELAJARAN PKT PEMAHAMAN TENTANG POLA KERJA TERPADU. BERMANFAAT DALAM MENETAPKAN SASARAN SEBAGAI PENINGKATAN KINERJA SESUAI TUGAS DAN KEWENANGANNYA DAN MENYUSUN RENCANA KEGIATAN GUNA PENINGKATAN KINERJA INSTANSI.

D. C.POKOK & SUB POKOK BAHASAN POKOK BAHASAN A. A. Unsur Dan Prinsip PKT SUB POKOK BAHASAN Pengertian PKT. Sasaran. B. F. Kegiatan Mewujudkan Sasaran. Pengertian PKT B. E. ……. Pokok Kerja. . Faktor Manusiawi Dan Non Manusiawi.

K. Komunikasi. H. . Penjadwalan. Transparansi. Koordinasi. Rekapitulasi Biaya. Pembagian Tugas Dan Tanggung Jawab. J. Pengendalian. I. G. Uraian Paket Kerja. Motivasi Dan Waskat. Kebersamaan. Matrik Rincian Kerja.Sub Pokok Bahasan …… F.

UNTUK MENCAPAI SASARAN ORGANISASI DIPERLUKAN SUMBER-SUMBER MANAJEMEN YAITU : MANUSIA. MENGEMBANGKAN TERHADAP SEGALA UPAYA DI DALAM MENGATUR DAN MENDAYAGUNAKAN SUMBER DAYA MANUSIA.PENGERTIAN MANAJEMEN MANAJEMEN MERUPAKAN SERANGKAIAN KEGIATAN MERENCANAKAN. MESIN DAN WAKTU. MENGORGANISASIKAN. MENGGERAKKAN. BIAYA METODE KERJA. . SARANA DAN PRASARANA UNTUK MENCAPAI TUJUAN ORGANISASI YANG TELAH DITETAPKAN SERTA EVALUASINYA. PERLENGKAPAN.

DAPAT MEMBANTU MEMPERMUDAH BAGI SEORANG PIMPINAN ORGANISASI/PEJABAT STRUKTURAL DALAM RANGKA MEMIMPIN ATAU MENGGERAKKAN DAN MENGARAHKAN PERA TENAGA PELAKSANA DAN TENAGA FUNGSIONAL DI DALAM ORGANISASI UNTUK MELAKSANAKAN KEGIATANKEGIATAN OPERASIONAL SESUAI DENGAN RENCANA. MEMBANTU …….. 2.PENTINGNYA “RENCANA” 1. .

APA SUMBER FASILITAS YANG DAPAT DIGUNAKAN (DANA. f.. BAGAIMANA CARA ATAU METODE KERJANYA UNTUK MELAKSANAKAN RENCANA (SISTEM. b. APA YANG HARUS DIKERJAKAN/DILAKUKAN. PROSEDUR. SARANA DAN PRASARANA) KAPAN WAKTU PELAKSANAAN RENCANA (PROGRAM KERJA DAN DANA). 2. APA YANG HARUS DICAPAI/DIHASILKAN (TUJUAN. TEKNIK-2 DLL) c. e. SASARAN DAN TARGET). MEMBANTU MEPERMUDAH PEJABAT STRUKTURAL DAN PARA PELAKSANA DAN TENAGA FUNGSIONAL UNTUK MENGETAHUI RENCANA KERJA YANG MELIPUTI : a. . SIAPA SAJA YANG MELAKSANAKAN RENCANAN. d.Pentingnya …….

MEMBANGUN KERJASAMA DENGAN UNIT TERKAIT.TUJUAN POLA KERJA TERPADU 1. KETERAMPILAN APARATUR PEMERINTAH DAN MENERAPKAN “POLA KERJA TERPADU” DI SELURUH UNIT KERJA. 2. 3. BAIK DALAM ORGANISASI MAUPUN DILUAR ORGANISASI UNTUK MENUNJUKKAN KINERJA UNIT ORGANISASINYA. . MENINGKATKAN PENGETAHUAN. MENGOPERASIONALKAN SISTEM DAN PROSEDUR KERJA YANG BERKAITAN DENGAN PELAKSANAAN KEBIJAKAN DAN TUGAS POKOK INSTANSI.

MENINGKATKAN PRODUKTIVITAS KERJA BAGI INSTANSI YANG MELAKSANAKAN POLA KERJA TERPADU. MENERAPKAN PERENCANAAN YANG MATANG. BUDAYAKAN PKT DI UNIT KERJA MASING- . 5. PELAKSANAAN YANG TEPAT DAN PENGAWASAN YANG KETAT. PENYELE-WENGAN. 6. MENGHINDARKAN PENYIMPANGAN.Tujuan ……… 4. PENYALAHGUNAAN WEWENANG MAUPUN KORUPSI.

MENGANDUNG ARTI : HUBUNGAN ANTARA MANAJER DAN STAF YANG BERSIFAT MANUSIAWI SERTA MEREKA MERUPAKAN KESATUAN UNTUK MEWUJUDKAN.PENGERTIAN MANAJEMEN DALAM PKT SUATU PROSES BEKERJASAMA ANTARA ORANGORANG. WALAUPUN MEMPUNYAI POSISI. UNTUK MELAKUKAN KEGIATAN MENCAPAI SASARAN YANG DITETAPKAN. BAIK DALAM SUATU ORGANISASI ATAU DENGAN ORGANISASI LAIN. PERAN DAN FUNGSI YANG BERBEDA (PENANGGUNG .

. 2.MANAJEMEN SEBAGAI PROSES ANALITIKA DISAMPING PROSES MANUSIAWI MASIH DIPERLUKAN JUGA ADANYA PROSES : “ANALITIKA YANG MENGGUNAKAN LOGIKA” (Karena Bagaimanapun Juga Proses Analitika Merupakan Alat Untuk Menentukan Keberhasilan Suatu Proses Manajemen). MENENTUKAN MASALAH. 4. 3. PENCARIAN ALTERNATIF PEMECAHAN. MEMILIH DAN MENGUJI ALTERNATIF. MENCOBA PENYELESAIAN. TERDIRI DARI 4 TAHAP SBB. : 1.

PENGERTIAN PKT POLA KERJA TERPADU ADALAH SUATU ALAT KERJA BERUPA PERENCANAAN YANG OPERASIONAL UNTUK MEWUJUDKAN SARANA YANG TELAH DITETAPKAN SECARA BERSAMA ANTARA STAKEHOLDERS (PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT). .

8. Penjadwalan. 9. 3. Matriks Kerja. 2. 7. Pokok Kerja. Sasaran. Uraian Paket Kerja. Sasaran. Rekapitulasi Biaya. 4.UNSUR – UNSUR PKT 1. Kegiatan Mewujudkan Dan 5. Pengendalian. Manusia Analitika. Rincian 6. .

3. 4. 2. PEMBAGIAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB : TIDAK TERJADI TUGAS YANG TUMPANG TINDIH SERTA MELAMPAUI . 5. KEPASTIAN : SEMUA HAL YANG TELAH DITUANGKAN DALAM RENCANA PASTI DAPAT DILAKSANAKAN DENGAN TEPAT. PIMPINAN DAN STAF SERTA ANTARA INSTANSI TERKAIT. TRANSPARANSI : TIAP ORANG DAPAT MELIHAT DAN MENGIKUTI JALANNYA KEGIATAN SEHINGGA DAPAT MENILAI KEBERHASILAN ATAU KEGAGALANNYA.10 – PRINSIP PKT 1. KUALITAS DAN KUANTITAS PEKERJAAN. KEBERSAMAAN : DIKERJAKAN BERSAMA-2 ANTARA ATASAN DAN BAWAHAN. DISIPLIN : DALAM HAL WAKTU PENYELESAIAN.

. KOORDINASI: DIPERLUKAN KOORDINASI YANG BAIK AGAR TIDAK TERJADI TUGAS YANG TUMPANG TINDIH SERTA MELAMPAUI KEWENANGAN. 9. 8. 7. 10. MOTIVASI: PELAKSANAAN TUGAS HARUS MEMILIKI SEMANGAT YANG TINGGI UNTUK MELAKSANAKAN TUGAS SEBAIK-2 NYA. WASKAT: YANG SESUNGGUHNYA DIAWASI ADALAH PROSES PEKERJAAN SESEORANG DAN DIRINYA SENDIRI.Prinsip …… 6. KOMUNIKASI: DIPERLUKAN KOMUNIKASI YANG LANCAR UNTUK MENGETAHUI KEMAJUAN PELAKSANAAN TUGAS MASING-2.AKUNTABILITAS: SEMUA PROSES PELAKSANAAN PEKERJAAN DAPAT DIPERTANGGUNGJAWABKAN KEPADA PIMPINAN MAUPUN KEPADA MASYARAKAT.

PENTAHAPAN PKT SEBAGAI RANGKAIAN PROSES. 2. Memvalidasikan Sasaran. Menetapkan Sasaran. KERANGKA PIKIR PKT 4. Memilih Sasaran. Mewujudkan Sasaran. 3. Mengendalikan Kegiatan. PKT TERDIRI 5 TAHAPAN. . YAITU : 1. MERUPAKAN “KERANGKA PIKIR PKT” . 5.

Yaitu Teknik Analisis Situasi Menggunakan Pohon Analisis (Tree Analysis). Yaitu Analisa Uraian Tugas Dimulai Dari Uraian Tugas Yang Tersedia Pada Setiap Unit Kerja b. Terdiri Dari : Pohon Masalah – Pohon Sasaran & Pohon Alternatif. Teknik Kedua.1. MEMILIH SASARAN  ADA DUA CARA YANG BISA DIGUNAKAN YAITU TEKNIK ANALISIS TERHADAP TUPOKSI ORGANISASI & TEKNIK ANALISIS SITUASI : a. . Teknik Pertama.

CONTOH: PERPANJANGAN KTP DI KECAMATAN SELESAI 1 JAM. DARI TUPOKSI SUATU UNIT ORGANISASI DIANALISIS PENINGKATAN HASIL PELAKSANAAN TUGAS DAN PENINGKATAN KEMAMPUAN SESEORANG ATAU ORGANISASI.Teknik Pertama (Analisis Uraian Tugas) MEMILIH SASARAN MELALUI URAIAN TUGAS BERTITIK TOLAK DARI VISI. MISI DAN TUPOKSI DARI UNIT ORGANISASI. PERPANJANGAN STNK DI SAMSAT SELESAI 5 .

.Teknik Kedua (Analisis Situasi) 1) Memilih Sasaran Melalui Pohon Analisis (Analisis Sebab Akibat). Caranya : Analisis Disusun Menyerupai Sebuah Pohon Atau Bagan Organisasi. 2) Pohon Analisis Merupakan Suatu Langkah Pemecahan Masalah Dengan Mencari Sebab Dari Suatu Akibat.

3. 2. .TIGA LANGKAH DALAM MEMILIH SASARAN 1. MENYUSUN POHON MASALAH (PERNYATAAN NEGATIF). MENYUSUN POHON SASARAN (PERNYATAAN POSITIF). MENYUSUN POHON ALTERNATIF.

2.TIGA TAHAP DALAM PROSES POHON ANALISIS 1. MENGIDENTIFIKASI & MENGANALISIS MASALAH DAN KEBUTUHAN-2 (Gunakan Pohon Masalah). MENGEMBANGKAN AKTERNATIF PEMECAHAN ATAU ALTERNATIF RENCANA TINDAKAN UNTUK MEWUJUDKAN SASARAN (Gunakan Pohon . MENENTUKAN SASARAN-SASARAN YANG HARUS DIWUJUDKAN UNTUK MEMECAHKAN MASLAH ATAU MEMENUHI KEBUTUHAN-2 YANG TELAH DIIDENTIFIKASI (Gunakan Pohon Sasaran). 3.

Pikirkan Apa Akibat Yang Mungkin Timbul Dari Masalah Tersebut. . Dianalisa Penyebab Masalah Tersebut melalui Curah Pendapat. Sebagai Hasil Analisis Situasi Di Unit Kerja. Mulailah Dgn Rumusan Pernyataan Masalah Yang Dihadapi Unit Kerja. Lukiskan Dalam Sebuah Bagan Pohon. 2. Pohon Masalah adalah : Suatu Teknik Untuk Mengidentifikasikan Semua Masalah Dalam Suatu Situasi Tertentu Dan Memperagakan Informasi Ini Sebagai Rangkaian Hubungan Sebab Akibat. Dimulai dengan “Masalah Utama”.POHON MASALAH (Pernyataan Negatif) 1. Diskusikan Dan Tulis Berbagai Alternatif Penyebab Masalah Tersebut Secara Bertahap.

KRITERIA PEMILIHAN MASALAH UTAMA 25    U (Urgency) : kegawatan yaitu besarnya dampak yang timbul terhadap keselamatan jiwa manusia/uang/produksi/harta benda/reputasi baik individu maupun organisasi.PMPK Diklatpim Tk.09 dibandingkan dengan sebelumnya/keadaan . IV . S (Seriousness) : mendesaknya yaitu banyaknya waktu tersedia untuk penanganan suatu masalah. G (Growth) : pertumbuhan yaitu perkiraan bertambah buruknya suatu keadaan Surjadi .

MEMILIH MASALAH UTAMA (Dengan Menggunakan Matriks USG) NO 1 2 3 MASALAH MASALAH I MASALAH II MASALAH III U 5 5 5 S 4 5 4 G 3 5 4 TOTAL 12 15 13 4 MASALAH IV 4 4 3 11 .

2 b ADALAH MASALAH SPESIFIK NO. 3 b ( YANG DOMINAN ) AKIBAT MASALAH NO. ADMINISTRASI NEGARA BELUM DISEBARKAN OLEH LAN-RI SECARA OPTIMAL BLM OPTIMALNYA PELAYANAN KEHUMASAN PADA SUB. HUMAS & PUBLIKASI LAN-RI Akibat (4) (HASIL USG) a KURANGNYA KOORDINASI ANT.BAG.1 PENYEBAB MASALAH NO. 1 ADALAH NO. HUMAS BAG. BLM MEMAHAMI TUGAS-TUGAS KEHUMASAN b c KURANGNYA DUKUNGAN DARI PIMPINAN OVERLAPING KEGIATAN KEHUMASAN DG BAG. Masalah Utama (1) (MU) Sebab (2) d (MP) a PENDIDIKAN FORMAL PEG. UNIT-2 KERJA DI LAN DG BAG. 2 b ( YANG DOMINAN ) PENYEBAB MASALAH NO. DLM MENGEMBANGKAN DIRI Diskusi-1 MASALAH YANG DIHADAPI (MASALAH UTAMA) ADALAH NO. HUMAS PEG. LAINNYA. 4 MPD MSD .1 ADALAH MASALAH NO. TDK SESUAI • • • • b BELUM TERSEDIANYA BUKU PEDOMAN KEHUMASAN c KURANGNYA KESEMPATAN MENGIKUTI DIKLAT TEKNIS KEHUMASAN d (3) (MS) KURANGNYA MOTIVASI PEG.POHON MASALAH (Pernyataan Negatif) INFORMASI DIBID.

Semua Pernyataan Dari Pohon Masalah Mengandung Pengertian Negatif.Maka.POHON SASARAN (Pernyataan Positif) Adalah Teknik Untuk Mengidentifikasikan Sasaran Yang Ingin Diwujudkan Pohon Sasaran Merupakan Rangkaian Sebab Akibat Yang Pernyataannya Merupakan Kebalikan Dari Pernyataan Dari Pohon Masalah. Sedang Semua Pernyataan Dari Pohon Sasaran Mengandung Pengertian Positif. Susunlah Sasaran Dalam Bentuk Pohon Seperti Pohon Masalah. Beberapa Sasaran Itu Dengan Menggunakan Pola Pikir Jika . .

HUMAS BAG.LB. DG. LAINNYA. DLM MENGEMBANGKAN DIRI (3) . UNIT-2 KERJA DI LAN DG BAG. HUMAS TERSEDIANYA PEG YGMEMAHAMI TUGAS-TUGAS KEHUMASAN b c ADANYA DUKUNGAN DARI PIMPINAN d Sebab (2) TDK ADANYA OVERLAPING KEGIATAN KEHUMAS AN DG BAG.POHON SASARAN TERWUJUDNYA PENYEBARAN INFORMASI DIBID. a TERSEDIANYA PEG.BAG. ADMINISTRASI NEGARA OLEH LAN-RI SECARA OPTIMAL TERWUJUDNYA PELAYANAN KEHUMASAN PADA SUB.DIK FORMAL SESUAI b TERSEDIANYA BUKU PEDOMAN KEHUMASAN c TERWUJUDNYA KESEMPATAN MENGIKUTI DIKLAT TEKNIS KEHUMASAN d TERWUJUDNYA MOTIVASI PEG. HUMAS & PUBLIKASI LAN-RI SECARA OPTIMAL Akibat (4) (1) a TERWUJUDNYA KOORDINASI ANT.

TERWUJUDNYA KESEMPATAN MENGIKUTI DIKLAT TEKNIS KEHUMASAN 4. TERSEDIANYA PEG. DG. TERSEDIANYA BUKU PEDOMAN KEHUMASAN 4 5 4 4 5 3 3 4 5 11 14 12 3 1 2 3. .PEMILIHAN SASARAN SPESIFIK DOMINAN (Dengan Teori Tapisan) TAPISAN ALTERNATIF SASARAN EFEKTIVITA S EFISIEN KEMUDAHA N TOTAL PILIHA N 1. DLM MENGEMBANGKAN DIRI 4 3 3 10 4 SASARAN TERPILIH : Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan.LB. TERWUJUDNYA MOTIVASI PEG.DIK FORMAL SESUAI 2.

.POHON ALTERNATIF ADALAH TEKNIK UNTUK MENGIDENTIFIKASIKAN ALTERNATIFALTERNATIF PEMECAHAN ATAU TINDAKAN YANG DAPAT DIAMBIL UNTUK MEWUJUDKAN SASARAN TERTENTU DAN MEMPERAGAKAN INFORMASI INI KEDALAM FORMAT YANG SEDERHANA.

BAG. HUMAS BAG. HUMAS & PUBLIKASI LAN-RI SECARA OPTIMAL TERSEDIANYA PEG YGMEMAHAMI TUGASTUGAS KEHUMASAN (2) (Sasaran Utama) (SPD) (3) (4) TERSEDIANYA BUKU PEDOMAN KEHUMASAN (SSD) MENYELENGGARAKA N LOKAKARYA PEDOMAN KEHUMASAN MEMBUAT BUKU PEDOMAN KEHUMASAN MENGUMPULKAN INFORMASI TTG.PEDOMAN KEHUMASAN DARI BERBAGAI SUMBER (ALTERNATIF PROGRAM KEGIATAN) . ADMINISTRASI NEGARA OLEH LAN-RI SECARA OPTIMAL TERWUJUDNYA PELAYANAN KEHUMASAN PADA SUB.POHON ALTERNATIF (1) TERWUJUDNYA PENYEBARAN INFORMASI DIBID.

MENYELENGGARAKAN LOKA-KARYA PEDOMAN KEHUMASAN B.PEDOMAN KEHUMASAN DARI BERBAGAI SUMBER 4 4 2 10 3 4 5 3 12 1 3 3 5 11 2 SASARAN TERPILIH : Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan Melalui Pembuatan Sebuah Buku Pedoman Diskusi Kehumasan. MEMBUAT BUKU PEDOMAN KEHUMASAN C.PEMILIHAN ALTERNATIF (Dengan Teori Tapisan) TAPISAN ALTERNATIF SASARAN KONTRIBUSI BIAYA KELAYAKAN TOTAL PILIHA N A. -2 . MENGUMPULKAN INFORMASI TTG.

2. MENETAPKAN SASARAN

SASARAN TERPILIH DALAM POHON ALTERNATIF MASIH BERSIFAT SASARAN UMUM; DALAM CONTOH : Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan Melalui Pembuatan Sebuah Buku Pedoman Kehumasan; SASARAN UMUM harus diubah menjadi SASARAN KHUSUS yang dapat mendorong semua orang terlibat mewujudkannya dan jelas keterikatannya (KOMITMENNYA);

Lanjutan ……

SASARAN KHUSUS Sifatnya Spesifik, Berorientasi Pada Hasil, Terukur Baik Dari Segi Kualitas/Kuantitas Dan Dilaksanakan, Tempatnya Dimana, Berapa Lama, Kapan Dimulai Dan Kapan Berakhir, Berapa Jumlah Biaya (Rp) Yang Diperlukan, Darimana Sumbernya, Unit Mana Yang Akan Bertindak Sebagai Pelaksana, Dan Bila Diperlukan Bekerjasama Dengan Instansi Luar;

Lanjutan ……

SEBUAH SASARAN YANG BAIK UNTUK DIPILIH ADALAH :
 


 

Sasaran Yang Bermanfaat Dan Paling Menguntungkan Bagi Organisasi, Jelas Dan Realistik, Dapat Diukur Dan Diamati Dari Segi Kualitas, Biaya Dan Waktu, Ditetapkan Bersama Atasan Dan Bawahan, Bersama-2 Dengan Unit Lain Yang Setingkat Mendukung Sasaran Dari Unit Yang Setingkat Lebih Tinggi Dan Dinyatakan Dalam Bentuk Selesai.

Contoh “Sasaran Khusus” : Tersedianya 1 buku Pedoman Kehumasan melalui Pembuatan Buku Pedoman Kehumasan bertempat di LAN-RI. selama 4 bulan dari tanggal 1 Juli 2001 s/d 31 Oktober 2001 dengan bisaya sebesar Rp. Jl. . Veteran no.000. 10 Jakarta. 7. 2001.00 dari Anggaran Rutin TA. dilaksanakan oleh Sub Bagian Humas pada Bagian Humas & Publikasi Biro Umum Lembaga Administrasi Negara RI.000.

SASARAN KHUSUS PERUBAHAN DARI SASARAN UMUM (KRITERIA SUDAH JELAS) 1. 6. KERJASAMANYA (KALAU ADA).SASARAN UMUM DIAMBIL DARI POHON ALTERNATIF KOTAK 4 DARI ATAS (KRITERIA BELUM JELAS) 1. SUMBER BIAYANYA. PELAKSANAANNYA (PENANGGUNG GUGAT) 8. PELAKSANAANNYA (PENANGGUNG GUGAT) 8. WAKTU 5. TEMPAT KEGIATANNYA 4. 6. BIAYA ( BERAPA). 7. . WAKTU 5. KEGIATANNYA 3. KEGIATANNYA 3. KERJASAMANYA (KALAU ADA). TARGET (HASIL) 2. TARGET (HASIL) 2. SUMBER BIAYANYA. 7. TEMPAT KEGIATANNYA 4. BIAYA (BERAPA).

2001). . 5. Selama ….Rp YG DIPERLUKAN (dengan biaya sebesar Rp. Biaya ……. Melalui ……KEGIATANNYA (Pembuatan Buku Pedoman Kehumasan) . 6. 2.HASILNYA (1 buku Pedoman Kehumasan). Tersedianya …. KALAU ADA. 7.. Di ……. 10 Jakarta). 4.PERUBAHAN SASARAN UMUM KE SASARAN KHUSUS DG “7” ATAU “8” URUTAN PENULISAN KRITERIA 1. 8.000. Veteran no.. 3. 7..000. Bekerjasama dengan ……. Dilaksanakan ………DILAKSANAKAN OLEH PENANGGUNG GUGAT (Sub Bagian Humas pada Bagian Humas & Publikasi Biro Umum Lembaga Administrasi Negara RI).SWADAYA/APBN/APBD (dari Anggaran Rutin TA. Jl.00 Biaya Berasal dari …….LOKASI/TEMPAT KEGIATAN (di LAN-RI.WAKTU/DURASI (selama 4 bulan dari tanggal 1 Juli 2001 s/d 31 Oktober 2001).

10 Jakarta. Veteran no. Jl. 2001.00 dari Anggaran Rutin TA. SASARAN KHUSUS Tersedianya 1 buku Pedoman Kehumasan melalui Pembuatan Buku Pedoman Kehumasan bertempat di LAN-RI.(CONTOH) SASARAN UMUM Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan Melalui Pembuatan Sebuah Buku Pedoman Kehumasan. dilaksanakan oleh Sub Bagian Conto Humas pada Bagian Humas & Publikasi Biro Umum h Lembaga Administrasi Negara RI. selama 4 bulan dari tanggal 1 Juli 2001 s/d 31 Oktober 2001 dengan bisaya sebesar Rp.000. .000. 7.

VALIDASI SASARAN MERUPAKAN UPAYA UNTUK MEMBERIKAN JAMINAN BAHWA SUMBER DANA. BAHAN. ADA 3 (TIGA) INSTRUMEN YANG DIGUNAKAN UNTUK MEMVALIDASIKAN SASARAN SBB. MEMVALIDASIKAN SASARAN a. . ORGANISASI. SASARAN KHUSUS (SASARAN) MERUPAKAN SASARAN TENTATIF YANG HARUS DIVALIDASIKAN MENJADI SASARAN DEFINITIF. 1) MATRIK RINCIAN KERJA (MRK). 2) URAIAN PAKET KERJA (PK). PROSEDUR DAN TENAGA KERJA DINYATAKAN SIAP UNTUK MEWUJUDKAN SASARAN. b. : c.3. METODE.

SASARAN KEGIATAN POKOK KERJA POKOK AKHIR & SUMBER DAYA Conto h ( MRK ) . Rincian Pokok Kerja (Persiapan – Pelaksanaan & Pengendalian).1) MATRIK RINCIAN KERJA (MRK) MERUPAKAN : Kerangka Yang Menghubungkan Sasaran Dengan Kegiatan Dan Sumber Yang Diperlukan Kegiatan. Sampai Kegiatan Yang Terkecil Yang Dinamakan POKOK AKHIR (PA).

. Menetapkan Sasaran (dalam bulatan) Adalah “Sasaran Khusus” Yang Telah Dirumuskan Dan Ditetapkan Pada Tahap Penetapan Sasaran. Dengan Menggunakan Awalan “ Ter ….PROSEDUR MEMBUAT RINCIAN KERJA a.. Nya “ Yang Menunjukkan Sesuatu Telah Selesai Dimasa Datang. Sasaran Ditulis Lengkap.

an“ atau “Pe …. . Kegiatan Menggunakan Awalan “Me ….Lanjutan …… a. an” Sebagai Pernyataan Yang Menggambarkan Proses. Adalah Kegiatan Yang Dirumuskan Dalam Sasaran. Menetapkan Kegiatan (dan menempatkan Dalam Kotak 4 Persegi Panjang) yaitu Kegiatan Mewujudkan Sasaran.

Menetapkan Pokok Kerja. Pokok Akhir Ditulis Menggunakan Awalan “ Pe …. C. An “. B. - Merupakan Kegiatan Terkecil Yang Menghasilkan.Lanjutan …… c. (untuk setiap pokok kerja sesuai kebutuhan). Pelaksanaan. Pengendalian. d. Menetapkan Pokok Akhir. Persiapan. terdiri dari : A. Kegiatan Yang Masih Bisa Didelegasikan Pada Orang Lain dan Pokok Akhir Disusun Secara Kronologis Dari Awal Sampai Akhir.. - .

Dan Bertugas Bersama Lainnya Mengerjakan Sebagian Dari Pokok Akhir Dan Bertanggung Jawab Atas Selesainya Pekerjaan Yang Terlibat Langsung Dengan Setiap Penyelesaian Pokok Akhir.Lanjutan …… e. …… . f. Ditulis Berdasarkan Jabatan Struktural Maupun Non Struktural. Menetapkan Penanggung Jawab.

. Jumlah angka di bawah pada tiap kolom matriks menunjukkan besar kecilnya tanggung jawab keterlibatan dan peran seseorang dalam upaya mewujudkan sasaran.    Penamaan Paket Kerja Sesuai Urutan Pokok Akhir. Paket Kerja (PK) satu Paket Pekerjaan Yang Dinyatakan Dalam Pokok Akhir. Yang Harus Dikerjakan Secara Terkoordinasikan Oleh Lebih Dari Satu Orang. Yaitu PK1. PK2. PK3. PK4…s/d PKn. Jumlah ke kanan menunjukkan banyaknya orang yang terlibat dalam penyelesaian Pokok Akhir yang dilaksnakan secara terkoordinasi.f.

MATRIKS RINCIAN KERJA (MRK) (Penyusunan Buku Pedoman Kehumasan Tahun 2007) Contoh Diskusi3 .

Format Paket Kerja (PK) sbb.2) URAIAN PAKET KERJA (UPK) • Paket Kerja merupakan kumpulan pekerjaan yang ada dalam setiap Pokok Akhir dan perlu diuraikan dalam bentuk format Uraian Paket Kerja. : .

. Pokok Akhir : menunjuk pada pokok akhir yang sedang diuraikan. Penyelesaian : adalah jumlah hari untuk menyelesaiakan Paket Kerja yang sedang dikerjakan dan tanggal mengerjakan PK sampai berakhirnya penyelesaian PK.(Keterangan Matriks Paket Kerja)    PK : adalah Paket Kerja yang tercanum dalam Matriks sesuai dengan Pokok Akhir yang terkait.

 . Penanggung Gugat : adalah seseorang yang di samping bertanggung jawab atas pekerjaan yang dilaksanakan. juga bertanggung jawab atas pekerjaan orang lain yang ditugasinya. Orang Atau Pejabat Yang Ditugasi Harus Dapat Menggambarkan Tentang Apa Saja Yang Dikerjakan-nya Secara Berurutan Dengan Jelas. (Dalam setiap Sasaran hanya ada satu orang penanggung jawab). Uraian Kerja : adalah Uraian Tentang Langkah Dan Deskripsi Pekerjaan Untuk Menyelesaikan Paket Kerja.

 Penanggung Jawab Atau Pelaksana Menunjuk Kepada Penanggung Jawab Yang Ada Pada Matrik Untuk melaksanakan Setiap PK. Jml Biaya Dari Seluruh Pk. Biaya Adalah Biaya Yang Diperlukan Untuk Mengerjakan Tiap Pk. Jml Biaya Seluruhnya Harus Sama Dengan Jml Biaya Yang Tertera Pada Sasaran. Merupakan Biaya Yang Sesungguhnya Dibutuhkan Oleh Instansi Atau Unit Kerja Untuk Mewujudkan Sasaran. Waktu : Adalah Menunjuk Kepada Waktu Yang Dibutuhkan Untuk Menyelesaikan Tiap PK.   .

Subag.000. . 25.PK . :1 Pokok Akhir : PEMBENTUKAN TIM KERJA Penanggung Gugat : KEPALA SUB BAGIAN HUMAS Penyelesaian : 15 hari / Tgl 1 sd. No.LAN Indrawati Wakimin Kabag Humas & Publikasi 1 hari 1 hari 1 hari - 4 5 6 7 1 hari 1 hari 4 hari 1 hari Rp.16 Mei ’07 No URAIAN KERJA PENANGGUNG JAWAB WAKTU BIAYA 1 2 3 Membuat konsep srt perintah kerja Tim Mengetik surat perintah kerja Tim Memeriksa ketikan & membubuhkan paraf pada hasil final pengetikan SPK Menandatangani SPK Tim Menggandakan & Mengagendakan SPK Menyiapkan dan Menyebarkan Srt pada Pegawai/Pejabat terkait Memimpin Rapat Tim Ka.Hum as Agustriani Kabag Humas & Publikasi Sekretaris Ut.- 8 Menyiapkan Snack 20 org x Agustriani 5 hari Rp.

Rp.10. 150. 15 s/d.000.PK . Kerja kpd Sek.000.Utm LAN Kasubag Humas Alamsyah Alamsyah Kabag Humas& Publikasi agustriani Kasubag Humas Kabag Humas & Publikasi 1 hari 1 hari 2 hari 5 hari 5 hari 3 hari 1 hari Rp.000.Menyempurnakan Ren. Kasubag 7 hari . No.Kerja Mengajukan Ran. Mjadi Ran.- 8 Mberitahukan kbli Ran Kerja pd Tim. 26 Mei ’07 No URAIAN KERJA PENANGGUNG JAWAB WAKT U BIAYA 1 2 3 4 5 6 7 Membuat format rancangan program Mengetik konsep Rancangan Menyiapkan bahan penggandaan Mengundang Tim Pengembangan Menyiapkan snack 20 org x rp. 200. :2 Pokok Akhir : PENYUSUNAN RENCANA KERJA Penanggung Gugat : KEPALA SUB BAGIAN HUMAS Penyelesaian : 11 hari / Tgl.

200. 225.200.000. Rp. Rp.000.- Rp.000.REKAPITULASI PA & BIAYA No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Pokok Akhir Pembentukan Tim Kerja Penyusunan Rencana Kerja Pengajuan Anggaran Pengumpulan bahan referensi Pembahasan materi Pengetikan Draft Pencetakan Pendistribusian Pemantauan Penilaian pelaporan Rp.75. Biaya Rp.000.Rp. 350.- .600.Rp.000. Rp.000. 1.000.500. Rp. 1.- JUMLAH = Rp.000.000.000. Rp.100.000.- Rp. 7.050. 3.

Jam.3) Penjadualan  Penjadwalan Dibuat Dalam Bentuk Peta Garis (Bar Chart).  Penjadwalan Dibuat Dalam Format Seperti Berikut: Satuan Waktu Yang Dipilih Dalam Penjadwalan Disesuaikan Dengan Kebutuhan. Bulan. Hari. Triwulan. Semester Atau Tahun. . Minggu. Penjadwalan Menggambarkan Kapan Kegiatan Dimulai Dan Kapan Direncanakan Selesai.

Penjadualan WAKTU POKOK AKHIR 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Pembentukan Tim Kerja Penyusunan Rencana Kerja Pengajuan Anggaran Pengumpulan Bahan Referensi Pembahasan Materi Pengetikan Draft Pencetakan Pendistribusian Pemantauan Mei Juni TAHUN 2007 Juli Agst Sept Okt Nov 10 Penilaian 11 Pelaporan .

4. SASARAN KHUSUS (Sasaran) Akan Terwujud Kalau Ada Kegiatan Untuk Mewujudkannya. Motivasi Merupakan Proses Psikis Yang Mendorong Orang Untuk Melakukan Sesuatu. MOTIVASI (Adalah Kegiatan Mendorong Gairah Kerja Dan Memberikan Semua Kemampuan Bawahan Agar Mau Bekerja Keras Dan Ketrampilannya Untuk Mewujudkan Sasaran Organisasi Secara Berdaya Guna Dan Berhasil Guna). MEWUJUDKAN SASARAN 1. Sedangkan Kegiatan Akan Berjalan Dengan Baik Kalau Ada Motivasi Dalam Diri Para Pelakunya. . Dapat Berasal Dari Diri Sendiri / Dari Luar Dirinya.

2. PENGGERAKKAN (Motivating) Merupakan Keseluruhan Proses Pemberian Motif Bekerja Kepada Para Bawahan/Kolega Sehingga Mereka Mau Bekerja Dengan Ikhlas Demi Tercapainya Tujuan Organisasi (Sasaran) Dengan Efisien Dan Efektif. MOTIVE Merupakan Daya Gerak Dari Dalam Yang Mendorong Seseorang Untuk Berbuat Sesuatu. Motive Merupakan Pembangkit. Penimbul Motif Sehingga Merupakan Proses Yang Mendorong Seseorang Berperilaku Dengan Cara Tertentu. . 3.Mewujudkan …….

Adanya Kebutuhan Internal.PROSES MOTIVASI TERJADI KARENA : 1. Pemuasan . 2. Adanya Kegiatan Untuk Memuaskan Kebutuhan. 3. Adanya Pelaksanaan Kebutuhan Organisasi.

.TEORI PENDEKATAN KEBUTUHAN KEBUTUHAN MERUPAKAN PROSES DASAR MOTIVASI DAN KEBUTUHAN MANUSIA TERSUSUN DALAM BENTUK BERJENJANG (BERTINGKAT TINGKAT).

Kebutuhan Sosial (Social Needs) 4. Kebutuhan Perwujudan Actualization Needs).MENURUT A. Diri (Self . Kebutuhan Penghargaan (Esteem Needs) 5. Kebutuhan Keamanan (Safety Needs) 3.H. Kebutuhan Fisik (Physical Needs) 2.MASLOW (MOTIVATION AND PERSONALITY) JENJANG KEBUTUHAN MANUSIA : 1.

Meningkatkan kemampuan dan semangat kerja.TUJUAN MOTIVASI a. Agarbawahan / anak buah memahami sasaran organisasi. e. Mendapatkan dukungan dan bantuan bawahan. b. d. c. Menngkatkan produktivitas kerja. menjamin terwujudnya sasarn organisasi. .

b. . MENGIKUTSERTAKAN BAWAHAN. c.PRINSIP-PRINSIP DALAM MEMOTIVASI BAWAHAN a. KOMUNIKASI DUA ARAH YANG SEHAT DAN LANCAR. ADANYA PENGAKUAN YANG TIMBAL BALIK. d. KEYAKINAN ATAS PRESTASI YANG DIPEROLEH.

5. Yaitu Usaha Untuk Menjaga Dan Mencegah Supaya Jangan Terjadi . PENGENDALIAN Merupakan Kegiatan Pemimpin Yang Penting Dan Paling Mempengaruhi Bagi Setiap Kegiatan Pemimpin 3. MENGENDALIKAN KEGIATAN (PENGERTIAN) 1. PENGENDALIAN Bukanlah Usaha Untuk Mencari Kesalahan Dan Usaha Yang Negatif. PENGENDALIAN Merupakan Pemeriksaan Benar Tidaknya Segala Sesuatu Pekerjaan Artinya Apakah Sesuai Dengan Rencana Yang Sudah Ditentukan. Tetapi Harus Mempunyai Unsur Positif (Membina). Dengan Perintah Yang Diberikan Dan Dengan Peraturan Yang Berlaku 2.

LAPORAN STATUS SASARAN HENDAKNYA DISAMPAIKAN KEPADA SELURUH ANGGOTA YANG BERKEPENTINGAN. PENGENDALIAN PEKERJAAN DIMULAI DARI AWAL SAMPAI SASARAN TERWUJUD. DALAM PENGENDALIAN KEGIATAN. DIKOREKSI DILAKUKAN BILA ADA PENYIMPANGAN DI WAKTU YANG TEPAT. . AKAN EFEKTIF JIKA STANDAR DAN ATURAN KERJA JELAS. HASIL KEGIATAN DIUKUR. DAN DIHARAPKAN AKAN MENINGKATKAN MOTIVASI KERJA.TUJUAN PENGENDALIAN PENGENDALIAN KEGIATAN BERTUJUAN UNTUK MENJAGA AGAR KEGIATAN BERADA DALAM ARAH PERWUJUDAN SASARAN.

WAKTU SANGAT PENTING UNTUK DIKENDALIKAN KARENA 5. 3. Membangun Sistem Balikan.Menentukan Ada Tidaknya Penyimpangan.Menetapkan Sasaran Hasil Kerja. 2. BAHAN DAN BIAYA. WAKTU SEBAGAI SALAH SATU DIMENSI MANAJEMEN MEMPUNYAI HUBUNGAN ERAT DENGAN SUMBER LAINNYA SEPERTI MANUSIA. 4.LIMA HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN DALAM PENGENDALIAN KEGIATAN 1. Mengambil Tindakan Korektif. .Membandingkan Hasil Kerja Nyata Dengan Standar Yang Telah Ditetapkan. SALAH SATU ASPEK PENTING YANG DAPAT DIKENDALIKAN ADALAH WAKTU.

…………………… .FORMAT LAPORAN PENGENDALIAN KEGIATAN   Periode Laporan : ……………………………….AN KEMAJUAN I II III IV V VI D PENYIM PANGAN E TNGG. JWB KOREKSI POKOK AKHIR …………………… . STANDARD KEMAJUAN (SK) REALISASI ( R ) SK R SK R SK R .DIKAN TARGET B TITIK KONTROL C KEGIATAN & JDWL UKUR. A KEGIATAN YG DIJA. Instansi : ………………………………. …………………… .

Ini Diperoleh Dari Pokok Akhir Yang Ada Pada Matrik Rincian Kerja. KOLOM – B : Ukuran Yang Digambarkan Sebagai Standar Kemajuan Diambil Dari Bagian Penjadwalan (Sk). Kecuali Tiga Pokok Akhir Pengendalian (Pemantauan. Untuk Setiap Pokok Akhir Diamati Dan Dicatat Realisasinya.  KOLOM – A : Berikan Kejadian Yang Dijadikan Target Atau Pokok Akhir. Penilaian Dan Pelaporan).DAL.  .KETERANGAN TABEL LAP.

Sepintas Sudah Kelihatan Pelaksanaan Pekerjaan. Apabila Terjadi Penyimpangan Perlu Dicatat Berapa Besar. Dengan Jadwal Tersebut. .  KOLOM – D : Penyimpangan Akan Langsung Dapat Ditemukan Dengan Membandingkan Sk Dan R. Mengapa Terjadi Penyimpangan.Keterangan ……  KOLOM – C : Waktu Merupakan Faktor Penting. Siapa Penanggung Jawabnya. Apa Dampaknya Dan Bagaimana Cara Mengoreksinya. Karena Itu Dijadikan Alat Pembanding Antara Kegiatan Yang Dikehendaki Dengan Kegiatan Yang Sesungguhnya Yang Dapat Digambarkan Dalam Jadwal.

. Diskusi4 .Keterangan …….  KOLOM – E : Tanggung Jawab Tindakan Koreksi Menunjukkan Siapa Dan Instansi Mana Yang Bertanggung Jawab Untuk Melakukan Tindak Lanjut (Koreksi) Terhadap Penyimpangan Dengan Mengurangi Seminimal Mungkin Dampak Negatifnya.

SELAMAT BERPRESTASI .

Lainnya.MEMILIH MASALAH POKOK DOMINAN (Dengan Menggunakan Matriks USG) N O 1 2 3 Kurangnya Koordinasi Ant. 5 4 3 12 MASALAH U S G TOTAL 5 5 4 4 3 3 5 4 3 14 12 10 4 . Blm Memahami Tugas-tugas Kehumasan. Humas. Kurangnya Dukungan Dari Pimpinan Overlaping Kegiatan Kehumasan Dg Bag. Unit-2 Kerja Di Lan Dg Bag. Peg.

MEMILIH MASALAH SPESIFIK DOMINAN (Dengan Menggunakan Matriks USG) NO 1 2 MASALAH Pendidikan Formal Peg. Tdk Sesuai Belum Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan Kurangnya Kesempatan Mengikuti Diklat Teknis Kehumasan U 5 4 S 4 5 G 3 4 TOTAL 12 13 3 4 3 4 11 4 4 3 3 10 Kurangnya Motivasi Peg. Dlm Mengembangkan Diri .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful