POLA KERJA TERPADU

DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV BADAN DIKLAT PROVINSI JATIM 2011

DESKRIPSI SINGKAT
MATA DIKLAT INI MENJELASKAN TENTANG PENYUSUNAN RENCANA KERJA SECARA TERPADU. TUJUAN UMUM SETELAH MENGIKUTI PEMBELAJARAN INI, PESERTA DIKLAT MAMPU MEMILIKI PEMAHAMAN TENTANG UNSUR-UNSUR, PRINSIP DAN TEKNIK MENYUSUN RENCANA KERJA SECARA TERPADU.
POLA KERJA TERPADU SEBAGAI ALAT KERJA YANG EFISIEN DAN EFEKTIF DALAM PELAKSANAAN TUGAS DAN FUNGSI PADA UNIT KERJA MASING-2.

TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS
SETELAH MENGIKUTI MAMPU : DIKLAT INI PESERTA
1. Menjelaskan Pengertian Manajeman Dan Fungsi-fungsi Manajemen; 2. Menjelaskan Pengertian Pkt; 3. Menjelaskan Proses Manusiawi Dan Non Manusiawi;

4. Menjelaskan Unsur Dan Prinsip Pkt;
5. Menjelaskan Sasaran; Teknik-2 Memilih Dan Menetapkan

6. Menjelaskan Teknik Memvalidasikan Sasaran;
7. Menjelaskan Teknik Mewujudkan Sasaran;

.MANFAAT PEMBELAJARAN PKT PEMAHAMAN TENTANG POLA KERJA TERPADU. BERMANFAAT DALAM MENETAPKAN SASARAN SEBAGAI PENINGKATAN KINERJA SESUAI TUGAS DAN KEWENANGANNYA DAN MENYUSUN RENCANA KEGIATAN GUNA PENINGKATAN KINERJA INSTANSI.

POKOK & SUB POKOK BAHASAN POKOK BAHASAN A. D. ……. Pengertian PKT B. Kegiatan Mewujudkan Sasaran. B. . Faktor Manusiawi Dan Non Manusiawi. E. F. Sasaran. C. Unsur Dan Prinsip PKT SUB POKOK BAHASAN Pengertian PKT. A. Pokok Kerja.

Pengendalian. Koordinasi. Matrik Rincian Kerja. J. I. Rekapitulasi Biaya. Pembagian Tugas Dan Tanggung Jawab. Komunikasi. Kebersamaan. .Sub Pokok Bahasan …… F. H. Penjadwalan. K. Transparansi. Motivasi Dan Waskat. Uraian Paket Kerja. G.

SARANA DAN PRASARANA UNTUK MENCAPAI TUJUAN ORGANISASI YANG TELAH DITETAPKAN SERTA EVALUASINYA. MENGGERAKKAN. UNTUK MENCAPAI SASARAN ORGANISASI DIPERLUKAN SUMBER-SUMBER MANAJEMEN YAITU : MANUSIA. PERLENGKAPAN. BIAYA METODE KERJA.PENGERTIAN MANAJEMEN MANAJEMEN MERUPAKAN SERANGKAIAN KEGIATAN MERENCANAKAN. MESIN DAN WAKTU. . MENGORGANISASIKAN. MENGEMBANGKAN TERHADAP SEGALA UPAYA DI DALAM MENGATUR DAN MENDAYAGUNAKAN SUMBER DAYA MANUSIA.

DAPAT MEMBANTU MEMPERMUDAH BAGI SEORANG PIMPINAN ORGANISASI/PEJABAT STRUKTURAL DALAM RANGKA MEMIMPIN ATAU MENGGERAKKAN DAN MENGARAHKAN PERA TENAGA PELAKSANA DAN TENAGA FUNGSIONAL DI DALAM ORGANISASI UNTUK MELAKSANAKAN KEGIATANKEGIATAN OPERASIONAL SESUAI DENGAN RENCANA. . MEMBANTU …….PENTINGNYA “RENCANA” 1. 2..

PROSEDUR. SASARAN DAN TARGET). SARANA DAN PRASARANA) KAPAN WAKTU PELAKSANAAN RENCANA (PROGRAM KERJA DAN DANA).. . SIAPA SAJA YANG MELAKSANAKAN RENCANAN. d. APA SUMBER FASILITAS YANG DAPAT DIGUNAKAN (DANA. TEKNIK-2 DLL) c. APA YANG HARUS DICAPAI/DIHASILKAN (TUJUAN. 2. f. BAGAIMANA CARA ATAU METODE KERJANYA UNTUK MELAKSANAKAN RENCANA (SISTEM. MEMBANTU MEPERMUDAH PEJABAT STRUKTURAL DAN PARA PELAKSANA DAN TENAGA FUNGSIONAL UNTUK MENGETAHUI RENCANA KERJA YANG MELIPUTI : a. APA YANG HARUS DIKERJAKAN/DILAKUKAN.Pentingnya ……. e. b.

KETERAMPILAN APARATUR PEMERINTAH DAN MENERAPKAN “POLA KERJA TERPADU” DI SELURUH UNIT KERJA. . 3. MENGOPERASIONALKAN SISTEM DAN PROSEDUR KERJA YANG BERKAITAN DENGAN PELAKSANAAN KEBIJAKAN DAN TUGAS POKOK INSTANSI. MEMBANGUN KERJASAMA DENGAN UNIT TERKAIT. BAIK DALAM ORGANISASI MAUPUN DILUAR ORGANISASI UNTUK MENUNJUKKAN KINERJA UNIT ORGANISASINYA. 2. MENINGKATKAN PENGETAHUAN.TUJUAN POLA KERJA TERPADU 1.

MENGHINDARKAN PENYIMPANGAN. PELAKSANAAN YANG TEPAT DAN PENGAWASAN YANG KETAT. BUDAYAKAN PKT DI UNIT KERJA MASING- . MENERAPKAN PERENCANAAN YANG MATANG. 6. PENYELE-WENGAN. 5.Tujuan ……… 4. MENINGKATKAN PRODUKTIVITAS KERJA BAGI INSTANSI YANG MELAKSANAKAN POLA KERJA TERPADU. PENYALAHGUNAAN WEWENANG MAUPUN KORUPSI.

PENGERTIAN MANAJEMEN DALAM PKT SUATU PROSES BEKERJASAMA ANTARA ORANGORANG. MENGANDUNG ARTI : HUBUNGAN ANTARA MANAJER DAN STAF YANG BERSIFAT MANUSIAWI SERTA MEREKA MERUPAKAN KESATUAN UNTUK MEWUJUDKAN. PERAN DAN FUNGSI YANG BERBEDA (PENANGGUNG . UNTUK MELAKUKAN KEGIATAN MENCAPAI SASARAN YANG DITETAPKAN. WALAUPUN MEMPUNYAI POSISI. BAIK DALAM SUATU ORGANISASI ATAU DENGAN ORGANISASI LAIN.

MANAJEMEN SEBAGAI PROSES ANALITIKA DISAMPING PROSES MANUSIAWI MASIH DIPERLUKAN JUGA ADANYA PROSES : “ANALITIKA YANG MENGGUNAKAN LOGIKA” (Karena Bagaimanapun Juga Proses Analitika Merupakan Alat Untuk Menentukan Keberhasilan Suatu Proses Manajemen). PENCARIAN ALTERNATIF PEMECAHAN. TERDIRI DARI 4 TAHAP SBB. MENCOBA PENYELESAIAN. 2. 3. . 4. : 1. MEMILIH DAN MENGUJI ALTERNATIF. MENENTUKAN MASALAH.

PENGERTIAN PKT POLA KERJA TERPADU ADALAH SUATU ALAT KERJA BERUPA PERENCANAAN YANG OPERASIONAL UNTUK MEWUJUDKAN SARANA YANG TELAH DITETAPKAN SECARA BERSAMA ANTARA STAKEHOLDERS (PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT). .

9. Pengendalian. Matriks Kerja. Manusia Analitika. 7.UNSUR – UNSUR PKT 1. 8. 2. Penjadwalan. 3. Uraian Paket Kerja. Rincian 6. 4. Sasaran. . Rekapitulasi Biaya. Sasaran. Kegiatan Mewujudkan Dan 5. Pokok Kerja.

PIMPINAN DAN STAF SERTA ANTARA INSTANSI TERKAIT. DISIPLIN : DALAM HAL WAKTU PENYELESAIAN. KUALITAS DAN KUANTITAS PEKERJAAN. 5. 3. PEMBAGIAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB : TIDAK TERJADI TUGAS YANG TUMPANG TINDIH SERTA MELAMPAUI . 2. KEBERSAMAAN : DIKERJAKAN BERSAMA-2 ANTARA ATASAN DAN BAWAHAN. TRANSPARANSI : TIAP ORANG DAPAT MELIHAT DAN MENGIKUTI JALANNYA KEGIATAN SEHINGGA DAPAT MENILAI KEBERHASILAN ATAU KEGAGALANNYA. KEPASTIAN : SEMUA HAL YANG TELAH DITUANGKAN DALAM RENCANA PASTI DAPAT DILAKSANAKAN DENGAN TEPAT.10 – PRINSIP PKT 1. 4.

KOORDINASI: DIPERLUKAN KOORDINASI YANG BAIK AGAR TIDAK TERJADI TUGAS YANG TUMPANG TINDIH SERTA MELAMPAUI KEWENANGAN. 10. KOMUNIKASI: DIPERLUKAN KOMUNIKASI YANG LANCAR UNTUK MENGETAHUI KEMAJUAN PELAKSANAAN TUGAS MASING-2. 8. WASKAT: YANG SESUNGGUHNYA DIAWASI ADALAH PROSES PEKERJAAN SESEORANG DAN DIRINYA SENDIRI.Prinsip …… 6. 9. . 7. MOTIVASI: PELAKSANAAN TUGAS HARUS MEMILIKI SEMANGAT YANG TINGGI UNTUK MELAKSANAKAN TUGAS SEBAIK-2 NYA.AKUNTABILITAS: SEMUA PROSES PELAKSANAAN PEKERJAAN DAPAT DIPERTANGGUNGJAWABKAN KEPADA PIMPINAN MAUPUN KEPADA MASYARAKAT.

PENTAHAPAN PKT SEBAGAI RANGKAIAN PROSES. PKT TERDIRI 5 TAHAPAN. 5. Memvalidasikan Sasaran. Memilih Sasaran. Menetapkan Sasaran. MERUPAKAN “KERANGKA PIKIR PKT” . KERANGKA PIKIR PKT 4. Mewujudkan Sasaran. YAITU : 1. Mengendalikan Kegiatan. 2. 3. .

Yaitu Teknik Analisis Situasi Menggunakan Pohon Analisis (Tree Analysis). Terdiri Dari : Pohon Masalah – Pohon Sasaran & Pohon Alternatif. Teknik Kedua. Yaitu Analisa Uraian Tugas Dimulai Dari Uraian Tugas Yang Tersedia Pada Setiap Unit Kerja b.1. MEMILIH SASARAN  ADA DUA CARA YANG BISA DIGUNAKAN YAITU TEKNIK ANALISIS TERHADAP TUPOKSI ORGANISASI & TEKNIK ANALISIS SITUASI : a. Teknik Pertama. .

DARI TUPOKSI SUATU UNIT ORGANISASI DIANALISIS PENINGKATAN HASIL PELAKSANAAN TUGAS DAN PENINGKATAN KEMAMPUAN SESEORANG ATAU ORGANISASI. PERPANJANGAN STNK DI SAMSAT SELESAI 5 .Teknik Pertama (Analisis Uraian Tugas) MEMILIH SASARAN MELALUI URAIAN TUGAS BERTITIK TOLAK DARI VISI. CONTOH: PERPANJANGAN KTP DI KECAMATAN SELESAI 1 JAM. MISI DAN TUPOKSI DARI UNIT ORGANISASI.

Caranya : Analisis Disusun Menyerupai Sebuah Pohon Atau Bagan Organisasi. 2) Pohon Analisis Merupakan Suatu Langkah Pemecahan Masalah Dengan Mencari Sebab Dari Suatu Akibat. .Teknik Kedua (Analisis Situasi) 1) Memilih Sasaran Melalui Pohon Analisis (Analisis Sebab Akibat).

MENYUSUN POHON SASARAN (PERNYATAAN POSITIF).TIGA LANGKAH DALAM MEMILIH SASARAN 1. MENYUSUN POHON MASALAH (PERNYATAAN NEGATIF). 2. 3. . MENYUSUN POHON ALTERNATIF.

2. 3.TIGA TAHAP DALAM PROSES POHON ANALISIS 1. MENGEMBANGKAN AKTERNATIF PEMECAHAN ATAU ALTERNATIF RENCANA TINDAKAN UNTUK MEWUJUDKAN SASARAN (Gunakan Pohon . MENENTUKAN SASARAN-SASARAN YANG HARUS DIWUJUDKAN UNTUK MEMECAHKAN MASLAH ATAU MEMENUHI KEBUTUHAN-2 YANG TELAH DIIDENTIFIKASI (Gunakan Pohon Sasaran). MENGIDENTIFIKASI & MENGANALISIS MASALAH DAN KEBUTUHAN-2 (Gunakan Pohon Masalah).

Dianalisa Penyebab Masalah Tersebut melalui Curah Pendapat. 2. Diskusikan Dan Tulis Berbagai Alternatif Penyebab Masalah Tersebut Secara Bertahap.POHON MASALAH (Pernyataan Negatif) 1. Pohon Masalah adalah : Suatu Teknik Untuk Mengidentifikasikan Semua Masalah Dalam Suatu Situasi Tertentu Dan Memperagakan Informasi Ini Sebagai Rangkaian Hubungan Sebab Akibat. Lukiskan Dalam Sebuah Bagan Pohon. . Mulailah Dgn Rumusan Pernyataan Masalah Yang Dihadapi Unit Kerja. Dimulai dengan “Masalah Utama”. Pikirkan Apa Akibat Yang Mungkin Timbul Dari Masalah Tersebut. Sebagai Hasil Analisis Situasi Di Unit Kerja.

IV . S (Seriousness) : mendesaknya yaitu banyaknya waktu tersedia untuk penanganan suatu masalah.PMPK Diklatpim Tk. G (Growth) : pertumbuhan yaitu perkiraan bertambah buruknya suatu keadaan Surjadi .09 dibandingkan dengan sebelumnya/keadaan .KRITERIA PEMILIHAN MASALAH UTAMA 25    U (Urgency) : kegawatan yaitu besarnya dampak yang timbul terhadap keselamatan jiwa manusia/uang/produksi/harta benda/reputasi baik individu maupun organisasi.

MEMILIH MASALAH UTAMA (Dengan Menggunakan Matriks USG) NO 1 2 3 MASALAH MASALAH I MASALAH II MASALAH III U 5 5 5 S 4 5 4 G 3 5 4 TOTAL 12 15 13 4 MASALAH IV 4 4 3 11 .

HUMAS BAG. 2 b ADALAH MASALAH SPESIFIK NO.BAG. 2 b ( YANG DOMINAN ) PENYEBAB MASALAH NO. ADMINISTRASI NEGARA BELUM DISEBARKAN OLEH LAN-RI SECARA OPTIMAL BLM OPTIMALNYA PELAYANAN KEHUMASAN PADA SUB. HUMAS PEG. BLM MEMAHAMI TUGAS-TUGAS KEHUMASAN b c KURANGNYA DUKUNGAN DARI PIMPINAN OVERLAPING KEGIATAN KEHUMASAN DG BAG. 3 b ( YANG DOMINAN ) AKIBAT MASALAH NO.POHON MASALAH (Pernyataan Negatif) INFORMASI DIBID. UNIT-2 KERJA DI LAN DG BAG. 4 MPD MSD . 1 ADALAH NO.1 ADALAH MASALAH NO. DLM MENGEMBANGKAN DIRI Diskusi-1 MASALAH YANG DIHADAPI (MASALAH UTAMA) ADALAH NO. TDK SESUAI • • • • b BELUM TERSEDIANYA BUKU PEDOMAN KEHUMASAN c KURANGNYA KESEMPATAN MENGIKUTI DIKLAT TEKNIS KEHUMASAN d (3) (MS) KURANGNYA MOTIVASI PEG. LAINNYA. Masalah Utama (1) (MU) Sebab (2) d (MP) a PENDIDIKAN FORMAL PEG.1 PENYEBAB MASALAH NO. HUMAS & PUBLIKASI LAN-RI Akibat (4) (HASIL USG) a KURANGNYA KOORDINASI ANT.

Sedang Semua Pernyataan Dari Pohon Sasaran Mengandung Pengertian Positif.Maka.POHON SASARAN (Pernyataan Positif) Adalah Teknik Untuk Mengidentifikasikan Sasaran Yang Ingin Diwujudkan Pohon Sasaran Merupakan Rangkaian Sebab Akibat Yang Pernyataannya Merupakan Kebalikan Dari Pernyataan Dari Pohon Masalah. Semua Pernyataan Dari Pohon Masalah Mengandung Pengertian Negatif. Susunlah Sasaran Dalam Bentuk Pohon Seperti Pohon Masalah. . Beberapa Sasaran Itu Dengan Menggunakan Pola Pikir Jika .

HUMAS TERSEDIANYA PEG YGMEMAHAMI TUGAS-TUGAS KEHUMASAN b c ADANYA DUKUNGAN DARI PIMPINAN d Sebab (2) TDK ADANYA OVERLAPING KEGIATAN KEHUMAS AN DG BAG. ADMINISTRASI NEGARA OLEH LAN-RI SECARA OPTIMAL TERWUJUDNYA PELAYANAN KEHUMASAN PADA SUB. LAINNYA.POHON SASARAN TERWUJUDNYA PENYEBARAN INFORMASI DIBID. HUMAS BAG.LB. a TERSEDIANYA PEG. HUMAS & PUBLIKASI LAN-RI SECARA OPTIMAL Akibat (4) (1) a TERWUJUDNYA KOORDINASI ANT. DLM MENGEMBANGKAN DIRI (3) . DG. UNIT-2 KERJA DI LAN DG BAG.DIK FORMAL SESUAI b TERSEDIANYA BUKU PEDOMAN KEHUMASAN c TERWUJUDNYA KESEMPATAN MENGIKUTI DIKLAT TEKNIS KEHUMASAN d TERWUJUDNYA MOTIVASI PEG.BAG.

DIK FORMAL SESUAI 2. DLM MENGEMBANGKAN DIRI 4 3 3 10 4 SASARAN TERPILIH : Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan. TERSEDIANYA PEG.PEMILIHAN SASARAN SPESIFIK DOMINAN (Dengan Teori Tapisan) TAPISAN ALTERNATIF SASARAN EFEKTIVITA S EFISIEN KEMUDAHA N TOTAL PILIHA N 1. TERWUJUDNYA KESEMPATAN MENGIKUTI DIKLAT TEKNIS KEHUMASAN 4. TERWUJUDNYA MOTIVASI PEG. . TERSEDIANYA BUKU PEDOMAN KEHUMASAN 4 5 4 4 5 3 3 4 5 11 14 12 3 1 2 3.LB. DG.

POHON ALTERNATIF ADALAH TEKNIK UNTUK MENGIDENTIFIKASIKAN ALTERNATIFALTERNATIF PEMECAHAN ATAU TINDAKAN YANG DAPAT DIAMBIL UNTUK MEWUJUDKAN SASARAN TERTENTU DAN MEMPERAGAKAN INFORMASI INI KEDALAM FORMAT YANG SEDERHANA. .

BAG. HUMAS BAG.POHON ALTERNATIF (1) TERWUJUDNYA PENYEBARAN INFORMASI DIBID. ADMINISTRASI NEGARA OLEH LAN-RI SECARA OPTIMAL TERWUJUDNYA PELAYANAN KEHUMASAN PADA SUB.PEDOMAN KEHUMASAN DARI BERBAGAI SUMBER (ALTERNATIF PROGRAM KEGIATAN) . HUMAS & PUBLIKASI LAN-RI SECARA OPTIMAL TERSEDIANYA PEG YGMEMAHAMI TUGASTUGAS KEHUMASAN (2) (Sasaran Utama) (SPD) (3) (4) TERSEDIANYA BUKU PEDOMAN KEHUMASAN (SSD) MENYELENGGARAKA N LOKAKARYA PEDOMAN KEHUMASAN MEMBUAT BUKU PEDOMAN KEHUMASAN MENGUMPULKAN INFORMASI TTG.

MEMBUAT BUKU PEDOMAN KEHUMASAN C. MENYELENGGARAKAN LOKA-KARYA PEDOMAN KEHUMASAN B. MENGUMPULKAN INFORMASI TTG. -2 .PEMILIHAN ALTERNATIF (Dengan Teori Tapisan) TAPISAN ALTERNATIF SASARAN KONTRIBUSI BIAYA KELAYAKAN TOTAL PILIHA N A.PEDOMAN KEHUMASAN DARI BERBAGAI SUMBER 4 4 2 10 3 4 5 3 12 1 3 3 5 11 2 SASARAN TERPILIH : Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan Melalui Pembuatan Sebuah Buku Pedoman Diskusi Kehumasan.

2. MENETAPKAN SASARAN

SASARAN TERPILIH DALAM POHON ALTERNATIF MASIH BERSIFAT SASARAN UMUM; DALAM CONTOH : Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan Melalui Pembuatan Sebuah Buku Pedoman Kehumasan; SASARAN UMUM harus diubah menjadi SASARAN KHUSUS yang dapat mendorong semua orang terlibat mewujudkannya dan jelas keterikatannya (KOMITMENNYA);

Lanjutan ……

SASARAN KHUSUS Sifatnya Spesifik, Berorientasi Pada Hasil, Terukur Baik Dari Segi Kualitas/Kuantitas Dan Dilaksanakan, Tempatnya Dimana, Berapa Lama, Kapan Dimulai Dan Kapan Berakhir, Berapa Jumlah Biaya (Rp) Yang Diperlukan, Darimana Sumbernya, Unit Mana Yang Akan Bertindak Sebagai Pelaksana, Dan Bila Diperlukan Bekerjasama Dengan Instansi Luar;

Lanjutan ……

SEBUAH SASARAN YANG BAIK UNTUK DIPILIH ADALAH :
 


 

Sasaran Yang Bermanfaat Dan Paling Menguntungkan Bagi Organisasi, Jelas Dan Realistik, Dapat Diukur Dan Diamati Dari Segi Kualitas, Biaya Dan Waktu, Ditetapkan Bersama Atasan Dan Bawahan, Bersama-2 Dengan Unit Lain Yang Setingkat Mendukung Sasaran Dari Unit Yang Setingkat Lebih Tinggi Dan Dinyatakan Dalam Bentuk Selesai.

00 dari Anggaran Rutin TA. . selama 4 bulan dari tanggal 1 Juli 2001 s/d 31 Oktober 2001 dengan bisaya sebesar Rp. Jl. Veteran no. dilaksanakan oleh Sub Bagian Humas pada Bagian Humas & Publikasi Biro Umum Lembaga Administrasi Negara RI. 10 Jakarta. 7. 2001.Contoh “Sasaran Khusus” : Tersedianya 1 buku Pedoman Kehumasan melalui Pembuatan Buku Pedoman Kehumasan bertempat di LAN-RI.000.000.

7. TARGET (HASIL) 2. KERJASAMANYA (KALAU ADA). KEGIATANNYA 3. WAKTU 5. 7. TARGET (HASIL) 2. 6. KEGIATANNYA 3. TEMPAT KEGIATANNYA 4. 6. WAKTU 5. SASARAN KHUSUS PERUBAHAN DARI SASARAN UMUM (KRITERIA SUDAH JELAS) 1. SUMBER BIAYANYA. SUMBER BIAYANYA. BIAYA (BERAPA). PELAKSANAANNYA (PENANGGUNG GUGAT) 8. BIAYA ( BERAPA).SASARAN UMUM DIAMBIL DARI POHON ALTERNATIF KOTAK 4 DARI ATAS (KRITERIA BELUM JELAS) 1. KERJASAMANYA (KALAU ADA). TEMPAT KEGIATANNYA 4. . PELAKSANAANNYA (PENANGGUNG GUGAT) 8.

5.00 Biaya Berasal dari …….000.LOKASI/TEMPAT KEGIATAN (di LAN-RI.SWADAYA/APBN/APBD (dari Anggaran Rutin TA. Di ……. 4. Dilaksanakan ………DILAKSANAKAN OLEH PENANGGUNG GUGAT (Sub Bagian Humas pada Bagian Humas & Publikasi Biro Umum Lembaga Administrasi Negara RI). Biaya ……. 7. 8. KALAU ADA.HASILNYA (1 buku Pedoman Kehumasan). 10 Jakarta). 2001). Jl. 7.WAKTU/DURASI (selama 4 bulan dari tanggal 1 Juli 2001 s/d 31 Oktober 2001). Bekerjasama dengan ……. . 3.000. Melalui ……KEGIATANNYA (Pembuatan Buku Pedoman Kehumasan) . 2.. Veteran no. 6..Rp YG DIPERLUKAN (dengan biaya sebesar Rp. Tersedianya ….PERUBAHAN SASARAN UMUM KE SASARAN KHUSUS DG “7” ATAU “8” URUTAN PENULISAN KRITERIA 1.. Selama ….

. 2001. dilaksanakan oleh Sub Bagian Conto Humas pada Bagian Humas & Publikasi Biro Umum h Lembaga Administrasi Negara RI. Veteran no.000.(CONTOH) SASARAN UMUM Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan Melalui Pembuatan Sebuah Buku Pedoman Kehumasan. Jl.000. SASARAN KHUSUS Tersedianya 1 buku Pedoman Kehumasan melalui Pembuatan Buku Pedoman Kehumasan bertempat di LAN-RI. selama 4 bulan dari tanggal 1 Juli 2001 s/d 31 Oktober 2001 dengan bisaya sebesar Rp.00 dari Anggaran Rutin TA. 10 Jakarta. 7.

PROSEDUR DAN TENAGA KERJA DINYATAKAN SIAP UNTUK MEWUJUDKAN SASARAN. . 2) URAIAN PAKET KERJA (PK). ADA 3 (TIGA) INSTRUMEN YANG DIGUNAKAN UNTUK MEMVALIDASIKAN SASARAN SBB. BAHAN. MEMVALIDASIKAN SASARAN a. 1) MATRIK RINCIAN KERJA (MRK). : c.3. ORGANISASI. b. VALIDASI SASARAN MERUPAKAN UPAYA UNTUK MEMBERIKAN JAMINAN BAHWA SUMBER DANA. SASARAN KHUSUS (SASARAN) MERUPAKAN SASARAN TENTATIF YANG HARUS DIVALIDASIKAN MENJADI SASARAN DEFINITIF. METODE.

Rincian Pokok Kerja (Persiapan – Pelaksanaan & Pengendalian). Sampai Kegiatan Yang Terkecil Yang Dinamakan POKOK AKHIR (PA). SASARAN KEGIATAN POKOK KERJA POKOK AKHIR & SUMBER DAYA Conto h ( MRK ) .1) MATRIK RINCIAN KERJA (MRK) MERUPAKAN : Kerangka Yang Menghubungkan Sasaran Dengan Kegiatan Dan Sumber Yang Diperlukan Kegiatan.

Nya “ Yang Menunjukkan Sesuatu Telah Selesai Dimasa Datang.PROSEDUR MEMBUAT RINCIAN KERJA a. Menetapkan Sasaran (dalam bulatan) Adalah “Sasaran Khusus” Yang Telah Dirumuskan Dan Ditetapkan Pada Tahap Penetapan Sasaran. . Dengan Menggunakan Awalan “ Ter …. Sasaran Ditulis Lengkap..

Adalah Kegiatan Yang Dirumuskan Dalam Sasaran. an“ atau “Pe …. . Menetapkan Kegiatan (dan menempatkan Dalam Kotak 4 Persegi Panjang) yaitu Kegiatan Mewujudkan Sasaran. Kegiatan Menggunakan Awalan “Me …. an” Sebagai Pernyataan Yang Menggambarkan Proses.Lanjutan …… a.

Kegiatan Yang Masih Bisa Didelegasikan Pada Orang Lain dan Pokok Akhir Disusun Secara Kronologis Dari Awal Sampai Akhir. Pelaksanaan. C.. B. Menetapkan Pokok Kerja. Pengendalian. d. Persiapan. - . Menetapkan Pokok Akhir. terdiri dari : A. An “. Pokok Akhir Ditulis Menggunakan Awalan “ Pe …. (untuk setiap pokok kerja sesuai kebutuhan). - Merupakan Kegiatan Terkecil Yang Menghasilkan.Lanjutan …… c.

Lanjutan …… e. Menetapkan Penanggung Jawab. Ditulis Berdasarkan Jabatan Struktural Maupun Non Struktural. …… . f. Dan Bertugas Bersama Lainnya Mengerjakan Sebagian Dari Pokok Akhir Dan Bertanggung Jawab Atas Selesainya Pekerjaan Yang Terlibat Langsung Dengan Setiap Penyelesaian Pokok Akhir.

Paket Kerja (PK) satu Paket Pekerjaan Yang Dinyatakan Dalam Pokok Akhir. Yaitu PK1. PK3. Yang Harus Dikerjakan Secara Terkoordinasikan Oleh Lebih Dari Satu Orang. PK2. . PK4…s/d PKn.f. Jumlah ke kanan menunjukkan banyaknya orang yang terlibat dalam penyelesaian Pokok Akhir yang dilaksnakan secara terkoordinasi.    Penamaan Paket Kerja Sesuai Urutan Pokok Akhir. Jumlah angka di bawah pada tiap kolom matriks menunjukkan besar kecilnya tanggung jawab keterlibatan dan peran seseorang dalam upaya mewujudkan sasaran.

MATRIKS RINCIAN KERJA (MRK) (Penyusunan Buku Pedoman Kehumasan Tahun 2007) Contoh Diskusi3 .

2) URAIAN PAKET KERJA (UPK) • Paket Kerja merupakan kumpulan pekerjaan yang ada dalam setiap Pokok Akhir dan perlu diuraikan dalam bentuk format Uraian Paket Kerja. Format Paket Kerja (PK) sbb. : .

Pokok Akhir : menunjuk pada pokok akhir yang sedang diuraikan. Penyelesaian : adalah jumlah hari untuk menyelesaiakan Paket Kerja yang sedang dikerjakan dan tanggal mengerjakan PK sampai berakhirnya penyelesaian PK.(Keterangan Matriks Paket Kerja)    PK : adalah Paket Kerja yang tercanum dalam Matriks sesuai dengan Pokok Akhir yang terkait. .

juga bertanggung jawab atas pekerjaan orang lain yang ditugasinya. (Dalam setiap Sasaran hanya ada satu orang penanggung jawab).  . Penanggung Gugat : adalah seseorang yang di samping bertanggung jawab atas pekerjaan yang dilaksanakan. Uraian Kerja : adalah Uraian Tentang Langkah Dan Deskripsi Pekerjaan Untuk Menyelesaikan Paket Kerja. Orang Atau Pejabat Yang Ditugasi Harus Dapat Menggambarkan Tentang Apa Saja Yang Dikerjakan-nya Secara Berurutan Dengan Jelas.

Biaya Adalah Biaya Yang Diperlukan Untuk Mengerjakan Tiap Pk. Jml Biaya Seluruhnya Harus Sama Dengan Jml Biaya Yang Tertera Pada Sasaran. Merupakan Biaya Yang Sesungguhnya Dibutuhkan Oleh Instansi Atau Unit Kerja Untuk Mewujudkan Sasaran. Waktu : Adalah Menunjuk Kepada Waktu Yang Dibutuhkan Untuk Menyelesaikan Tiap PK. Penanggung Jawab Atau Pelaksana Menunjuk Kepada Penanggung Jawab Yang Ada Pada Matrik Untuk melaksanakan Setiap PK.   . Jml Biaya Dari Seluruh Pk.

PK .16 Mei ’07 No URAIAN KERJA PENANGGUNG JAWAB WAKTU BIAYA 1 2 3 Membuat konsep srt perintah kerja Tim Mengetik surat perintah kerja Tim Memeriksa ketikan & membubuhkan paraf pada hasil final pengetikan SPK Menandatangani SPK Tim Menggandakan & Mengagendakan SPK Menyiapkan dan Menyebarkan Srt pada Pegawai/Pejabat terkait Memimpin Rapat Tim Ka. . :1 Pokok Akhir : PEMBENTUKAN TIM KERJA Penanggung Gugat : KEPALA SUB BAGIAN HUMAS Penyelesaian : 15 hari / Tgl 1 sd.LAN Indrawati Wakimin Kabag Humas & Publikasi 1 hari 1 hari 1 hari - 4 5 6 7 1 hari 1 hari 4 hari 1 hari Rp.Subag. No.000.- 8 Menyiapkan Snack 20 org x Agustriani 5 hari Rp.Hum as Agustriani Kabag Humas & Publikasi Sekretaris Ut. 25.

15 s/d.PK . 26 Mei ’07 No URAIAN KERJA PENANGGUNG JAWAB WAKT U BIAYA 1 2 3 4 5 6 7 Membuat format rancangan program Mengetik konsep Rancangan Menyiapkan bahan penggandaan Mengundang Tim Pengembangan Menyiapkan snack 20 org x rp.Utm LAN Kasubag Humas Alamsyah Alamsyah Kabag Humas& Publikasi agustriani Kasubag Humas Kabag Humas & Publikasi 1 hari 1 hari 2 hari 5 hari 5 hari 3 hari 1 hari Rp. :2 Pokok Akhir : PENYUSUNAN RENCANA KERJA Penanggung Gugat : KEPALA SUB BAGIAN HUMAS Penyelesaian : 11 hari / Tgl.- 8 Mberitahukan kbli Ran Kerja pd Tim. 200. No.Kerja Mengajukan Ran. Kerja kpd Sek.10. Kasubag 7 hari .000.000. 150.000. Mjadi Ran.Menyempurnakan Ren.Rp.

350. Rp. 225.100.Rp.000.200.000.200. Rp. Biaya Rp. 1.500.000.000.000.- JUMLAH = Rp.000.- Rp. Rp.000. Rp.Rp.000.75.- .000. 7. Rp. 3.- Rp.REKAPITULASI PA & BIAYA No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Pokok Akhir Pembentukan Tim Kerja Penyusunan Rencana Kerja Pengajuan Anggaran Pengumpulan bahan referensi Pembahasan materi Pengetikan Draft Pencetakan Pendistribusian Pemantauan Penilaian pelaporan Rp.000.600. 1.000.050.

Jam. Bulan. Semester Atau Tahun. Minggu. . Triwulan. Hari.3) Penjadualan  Penjadwalan Dibuat Dalam Bentuk Peta Garis (Bar Chart).  Penjadwalan Dibuat Dalam Format Seperti Berikut: Satuan Waktu Yang Dipilih Dalam Penjadwalan Disesuaikan Dengan Kebutuhan. Penjadwalan Menggambarkan Kapan Kegiatan Dimulai Dan Kapan Direncanakan Selesai.

Penjadualan WAKTU POKOK AKHIR 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Pembentukan Tim Kerja Penyusunan Rencana Kerja Pengajuan Anggaran Pengumpulan Bahan Referensi Pembahasan Materi Pengetikan Draft Pencetakan Pendistribusian Pemantauan Mei Juni TAHUN 2007 Juli Agst Sept Okt Nov 10 Penilaian 11 Pelaporan .

MEWUJUDKAN SASARAN 1. SASARAN KHUSUS (Sasaran) Akan Terwujud Kalau Ada Kegiatan Untuk Mewujudkannya. Sedangkan Kegiatan Akan Berjalan Dengan Baik Kalau Ada Motivasi Dalam Diri Para Pelakunya. MOTIVASI (Adalah Kegiatan Mendorong Gairah Kerja Dan Memberikan Semua Kemampuan Bawahan Agar Mau Bekerja Keras Dan Ketrampilannya Untuk Mewujudkan Sasaran Organisasi Secara Berdaya Guna Dan Berhasil Guna).4. Motivasi Merupakan Proses Psikis Yang Mendorong Orang Untuk Melakukan Sesuatu. . Dapat Berasal Dari Diri Sendiri / Dari Luar Dirinya.

. 2. Motive Merupakan Pembangkit. MOTIVE Merupakan Daya Gerak Dari Dalam Yang Mendorong Seseorang Untuk Berbuat Sesuatu.Mewujudkan ……. PENGGERAKKAN (Motivating) Merupakan Keseluruhan Proses Pemberian Motif Bekerja Kepada Para Bawahan/Kolega Sehingga Mereka Mau Bekerja Dengan Ikhlas Demi Tercapainya Tujuan Organisasi (Sasaran) Dengan Efisien Dan Efektif. 3. Penimbul Motif Sehingga Merupakan Proses Yang Mendorong Seseorang Berperilaku Dengan Cara Tertentu.

Adanya Kegiatan Untuk Memuaskan Kebutuhan. 3. Adanya Pelaksanaan Kebutuhan Organisasi.PROSES MOTIVASI TERJADI KARENA : 1. Pemuasan . Adanya Kebutuhan Internal. 2.

.TEORI PENDEKATAN KEBUTUHAN KEBUTUHAN MERUPAKAN PROSES DASAR MOTIVASI DAN KEBUTUHAN MANUSIA TERSUSUN DALAM BENTUK BERJENJANG (BERTINGKAT TINGKAT).

Diri (Self . Kebutuhan Sosial (Social Needs) 4. Kebutuhan Penghargaan (Esteem Needs) 5. Kebutuhan Fisik (Physical Needs) 2. Kebutuhan Perwujudan Actualization Needs).MASLOW (MOTIVATION AND PERSONALITY) JENJANG KEBUTUHAN MANUSIA : 1. Kebutuhan Keamanan (Safety Needs) 3.H.MENURUT A.

TUJUAN MOTIVASI a. e. . menjamin terwujudnya sasarn organisasi. Agarbawahan / anak buah memahami sasaran organisasi. Menngkatkan produktivitas kerja. d. Meningkatkan kemampuan dan semangat kerja. Mendapatkan dukungan dan bantuan bawahan. b. c.

MENGIKUTSERTAKAN BAWAHAN. KEYAKINAN ATAS PRESTASI YANG DIPEROLEH.PRINSIP-PRINSIP DALAM MEMOTIVASI BAWAHAN a. KOMUNIKASI DUA ARAH YANG SEHAT DAN LANCAR. d. b. . ADANYA PENGAKUAN YANG TIMBAL BALIK. c.

Dengan Perintah Yang Diberikan Dan Dengan Peraturan Yang Berlaku 2. PENGENDALIAN Bukanlah Usaha Untuk Mencari Kesalahan Dan Usaha Yang Negatif.5. Tetapi Harus Mempunyai Unsur Positif (Membina). Yaitu Usaha Untuk Menjaga Dan Mencegah Supaya Jangan Terjadi . PENGENDALIAN Merupakan Kegiatan Pemimpin Yang Penting Dan Paling Mempengaruhi Bagi Setiap Kegiatan Pemimpin 3. MENGENDALIKAN KEGIATAN (PENGERTIAN) 1. PENGENDALIAN Merupakan Pemeriksaan Benar Tidaknya Segala Sesuatu Pekerjaan Artinya Apakah Sesuai Dengan Rencana Yang Sudah Ditentukan.

LAPORAN STATUS SASARAN HENDAKNYA DISAMPAIKAN KEPADA SELURUH ANGGOTA YANG BERKEPENTINGAN.TUJUAN PENGENDALIAN PENGENDALIAN KEGIATAN BERTUJUAN UNTUK MENJAGA AGAR KEGIATAN BERADA DALAM ARAH PERWUJUDAN SASARAN. AKAN EFEKTIF JIKA STANDAR DAN ATURAN KERJA JELAS. DIKOREKSI DILAKUKAN BILA ADA PENYIMPANGAN DI WAKTU YANG TEPAT. . DALAM PENGENDALIAN KEGIATAN. HASIL KEGIATAN DIUKUR. PENGENDALIAN PEKERJAAN DIMULAI DARI AWAL SAMPAI SASARAN TERWUJUD. DAN DIHARAPKAN AKAN MENINGKATKAN MOTIVASI KERJA.

BAHAN DAN BIAYA.LIMA HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN DALAM PENGENDALIAN KEGIATAN 1. WAKTU SEBAGAI SALAH SATU DIMENSI MANAJEMEN MEMPUNYAI HUBUNGAN ERAT DENGAN SUMBER LAINNYA SEPERTI MANUSIA.Membandingkan Hasil Kerja Nyata Dengan Standar Yang Telah Ditetapkan. 2.Menetapkan Sasaran Hasil Kerja. .Menentukan Ada Tidaknya Penyimpangan. WAKTU SANGAT PENTING UNTUK DIKENDALIKAN KARENA 5. 4. Membangun Sistem Balikan. Mengambil Tindakan Korektif. SALAH SATU ASPEK PENTING YANG DAPAT DIKENDALIKAN ADALAH WAKTU. 3.

A KEGIATAN YG DIJA. Instansi : ………………………………. …………………… . STANDARD KEMAJUAN (SK) REALISASI ( R ) SK R SK R SK R . JWB KOREKSI POKOK AKHIR …………………… .FORMAT LAPORAN PENGENDALIAN KEGIATAN   Periode Laporan : ……………………………….DIKAN TARGET B TITIK KONTROL C KEGIATAN & JDWL UKUR. …………………… .AN KEMAJUAN I II III IV V VI D PENYIM PANGAN E TNGG.

 . Penilaian Dan Pelaporan). KOLOM – B : Ukuran Yang Digambarkan Sebagai Standar Kemajuan Diambil Dari Bagian Penjadwalan (Sk).KETERANGAN TABEL LAP. Ini Diperoleh Dari Pokok Akhir Yang Ada Pada Matrik Rincian Kerja.  KOLOM – A : Berikan Kejadian Yang Dijadikan Target Atau Pokok Akhir. Untuk Setiap Pokok Akhir Diamati Dan Dicatat Realisasinya. Kecuali Tiga Pokok Akhir Pengendalian (Pemantauan.DAL.

. Dengan Jadwal Tersebut. Siapa Penanggung Jawabnya.  KOLOM – D : Penyimpangan Akan Langsung Dapat Ditemukan Dengan Membandingkan Sk Dan R. Karena Itu Dijadikan Alat Pembanding Antara Kegiatan Yang Dikehendaki Dengan Kegiatan Yang Sesungguhnya Yang Dapat Digambarkan Dalam Jadwal.Keterangan ……  KOLOM – C : Waktu Merupakan Faktor Penting. Sepintas Sudah Kelihatan Pelaksanaan Pekerjaan. Apa Dampaknya Dan Bagaimana Cara Mengoreksinya. Mengapa Terjadi Penyimpangan. Apabila Terjadi Penyimpangan Perlu Dicatat Berapa Besar.

Diskusi4 .Keterangan ……..  KOLOM – E : Tanggung Jawab Tindakan Koreksi Menunjukkan Siapa Dan Instansi Mana Yang Bertanggung Jawab Untuk Melakukan Tindak Lanjut (Koreksi) Terhadap Penyimpangan Dengan Mengurangi Seminimal Mungkin Dampak Negatifnya.

SELAMAT BERPRESTASI .

Peg.MEMILIH MASALAH POKOK DOMINAN (Dengan Menggunakan Matriks USG) N O 1 2 3 Kurangnya Koordinasi Ant. 5 4 3 12 MASALAH U S G TOTAL 5 5 4 4 3 3 5 4 3 14 12 10 4 . Unit-2 Kerja Di Lan Dg Bag. Blm Memahami Tugas-tugas Kehumasan. Kurangnya Dukungan Dari Pimpinan Overlaping Kegiatan Kehumasan Dg Bag. Lainnya. Humas.

MEMILIH MASALAH SPESIFIK DOMINAN (Dengan Menggunakan Matriks USG) NO 1 2 MASALAH Pendidikan Formal Peg. Tdk Sesuai Belum Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan Kurangnya Kesempatan Mengikuti Diklat Teknis Kehumasan U 5 4 S 4 5 G 3 4 TOTAL 12 13 3 4 3 4 11 4 4 3 3 10 Kurangnya Motivasi Peg. Dlm Mengembangkan Diri .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful