POLA KERJA TERPADU

DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV BADAN DIKLAT PROVINSI JATIM 2011

DESKRIPSI SINGKAT
MATA DIKLAT INI MENJELASKAN TENTANG PENYUSUNAN RENCANA KERJA SECARA TERPADU. TUJUAN UMUM SETELAH MENGIKUTI PEMBELAJARAN INI, PESERTA DIKLAT MAMPU MEMILIKI PEMAHAMAN TENTANG UNSUR-UNSUR, PRINSIP DAN TEKNIK MENYUSUN RENCANA KERJA SECARA TERPADU.
POLA KERJA TERPADU SEBAGAI ALAT KERJA YANG EFISIEN DAN EFEKTIF DALAM PELAKSANAAN TUGAS DAN FUNGSI PADA UNIT KERJA MASING-2.

TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS
SETELAH MENGIKUTI MAMPU : DIKLAT INI PESERTA
1. Menjelaskan Pengertian Manajeman Dan Fungsi-fungsi Manajemen; 2. Menjelaskan Pengertian Pkt; 3. Menjelaskan Proses Manusiawi Dan Non Manusiawi;

4. Menjelaskan Unsur Dan Prinsip Pkt;
5. Menjelaskan Sasaran; Teknik-2 Memilih Dan Menetapkan

6. Menjelaskan Teknik Memvalidasikan Sasaran;
7. Menjelaskan Teknik Mewujudkan Sasaran;

BERMANFAAT DALAM MENETAPKAN SASARAN SEBAGAI PENINGKATAN KINERJA SESUAI TUGAS DAN KEWENANGANNYA DAN MENYUSUN RENCANA KEGIATAN GUNA PENINGKATAN KINERJA INSTANSI. .MANFAAT PEMBELAJARAN PKT PEMAHAMAN TENTANG POLA KERJA TERPADU.

Pokok Kerja. Faktor Manusiawi Dan Non Manusiawi.POKOK & SUB POKOK BAHASAN POKOK BAHASAN A. Unsur Dan Prinsip PKT SUB POKOK BAHASAN Pengertian PKT. . A. C. D. B. Pengertian PKT B. F. ……. Kegiatan Mewujudkan Sasaran. E. Sasaran.

Uraian Paket Kerja. Transparansi. I. Rekapitulasi Biaya. G. Koordinasi. Kebersamaan. H. Motivasi Dan Waskat. Matrik Rincian Kerja. Pembagian Tugas Dan Tanggung Jawab. Komunikasi. Pengendalian.Sub Pokok Bahasan …… F. J. . Penjadwalan. K.

PENGERTIAN MANAJEMEN MANAJEMEN MERUPAKAN SERANGKAIAN KEGIATAN MERENCANAKAN. MENGGERAKKAN. UNTUK MENCAPAI SASARAN ORGANISASI DIPERLUKAN SUMBER-SUMBER MANAJEMEN YAITU : MANUSIA. BIAYA METODE KERJA. SARANA DAN PRASARANA UNTUK MENCAPAI TUJUAN ORGANISASI YANG TELAH DITETAPKAN SERTA EVALUASINYA. PERLENGKAPAN. . MESIN DAN WAKTU. MENGEMBANGKAN TERHADAP SEGALA UPAYA DI DALAM MENGATUR DAN MENDAYAGUNAKAN SUMBER DAYA MANUSIA. MENGORGANISASIKAN.

. DAPAT MEMBANTU MEMPERMUDAH BAGI SEORANG PIMPINAN ORGANISASI/PEJABAT STRUKTURAL DALAM RANGKA MEMIMPIN ATAU MENGGERAKKAN DAN MENGARAHKAN PERA TENAGA PELAKSANA DAN TENAGA FUNGSIONAL DI DALAM ORGANISASI UNTUK MELAKSANAKAN KEGIATANKEGIATAN OPERASIONAL SESUAI DENGAN RENCANA.. MEMBANTU …….PENTINGNYA “RENCANA” 1. 2.

SIAPA SAJA YANG MELAKSANAKAN RENCANAN.. 2. d. e. APA SUMBER FASILITAS YANG DAPAT DIGUNAKAN (DANA. APA YANG HARUS DIKERJAKAN/DILAKUKAN. PROSEDUR. b. TEKNIK-2 DLL) c. BAGAIMANA CARA ATAU METODE KERJANYA UNTUK MELAKSANAKAN RENCANA (SISTEM. SASARAN DAN TARGET). .Pentingnya ……. f. SARANA DAN PRASARANA) KAPAN WAKTU PELAKSANAAN RENCANA (PROGRAM KERJA DAN DANA). MEMBANTU MEPERMUDAH PEJABAT STRUKTURAL DAN PARA PELAKSANA DAN TENAGA FUNGSIONAL UNTUK MENGETAHUI RENCANA KERJA YANG MELIPUTI : a. APA YANG HARUS DICAPAI/DIHASILKAN (TUJUAN.

MENGOPERASIONALKAN SISTEM DAN PROSEDUR KERJA YANG BERKAITAN DENGAN PELAKSANAAN KEBIJAKAN DAN TUGAS POKOK INSTANSI. 2.TUJUAN POLA KERJA TERPADU 1. MENINGKATKAN PENGETAHUAN. KETERAMPILAN APARATUR PEMERINTAH DAN MENERAPKAN “POLA KERJA TERPADU” DI SELURUH UNIT KERJA. MEMBANGUN KERJASAMA DENGAN UNIT TERKAIT. BAIK DALAM ORGANISASI MAUPUN DILUAR ORGANISASI UNTUK MENUNJUKKAN KINERJA UNIT ORGANISASINYA. 3. .

Tujuan ……… 4. MENGHINDARKAN PENYIMPANGAN. BUDAYAKAN PKT DI UNIT KERJA MASING- . MENERAPKAN PERENCANAAN YANG MATANG. PELAKSANAAN YANG TEPAT DAN PENGAWASAN YANG KETAT. PENYALAHGUNAAN WEWENANG MAUPUN KORUPSI. 5. 6. MENINGKATKAN PRODUKTIVITAS KERJA BAGI INSTANSI YANG MELAKSANAKAN POLA KERJA TERPADU. PENYELE-WENGAN.

UNTUK MELAKUKAN KEGIATAN MENCAPAI SASARAN YANG DITETAPKAN. BAIK DALAM SUATU ORGANISASI ATAU DENGAN ORGANISASI LAIN. PERAN DAN FUNGSI YANG BERBEDA (PENANGGUNG . MENGANDUNG ARTI : HUBUNGAN ANTARA MANAJER DAN STAF YANG BERSIFAT MANUSIAWI SERTA MEREKA MERUPAKAN KESATUAN UNTUK MEWUJUDKAN.PENGERTIAN MANAJEMEN DALAM PKT SUATU PROSES BEKERJASAMA ANTARA ORANGORANG. WALAUPUN MEMPUNYAI POSISI.

PENCARIAN ALTERNATIF PEMECAHAN. MENCOBA PENYELESAIAN. 3. 2. : 1. 4. TERDIRI DARI 4 TAHAP SBB. MEMILIH DAN MENGUJI ALTERNATIF.MANAJEMEN SEBAGAI PROSES ANALITIKA DISAMPING PROSES MANUSIAWI MASIH DIPERLUKAN JUGA ADANYA PROSES : “ANALITIKA YANG MENGGUNAKAN LOGIKA” (Karena Bagaimanapun Juga Proses Analitika Merupakan Alat Untuk Menentukan Keberhasilan Suatu Proses Manajemen). . MENENTUKAN MASALAH.

PENGERTIAN PKT POLA KERJA TERPADU ADALAH SUATU ALAT KERJA BERUPA PERENCANAAN YANG OPERASIONAL UNTUK MEWUJUDKAN SARANA YANG TELAH DITETAPKAN SECARA BERSAMA ANTARA STAKEHOLDERS (PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT). .

4. Uraian Paket Kerja. Sasaran. 9. 8. Rekapitulasi Biaya. Penjadwalan. . Rincian 6. 7. Pengendalian. Kegiatan Mewujudkan Dan 5. Pokok Kerja. 3. Matriks Kerja.UNSUR – UNSUR PKT 1. Sasaran. 2. Manusia Analitika.

3. 4. 2. PEMBAGIAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB : TIDAK TERJADI TUGAS YANG TUMPANG TINDIH SERTA MELAMPAUI . KUALITAS DAN KUANTITAS PEKERJAAN.10 – PRINSIP PKT 1. PIMPINAN DAN STAF SERTA ANTARA INSTANSI TERKAIT. TRANSPARANSI : TIAP ORANG DAPAT MELIHAT DAN MENGIKUTI JALANNYA KEGIATAN SEHINGGA DAPAT MENILAI KEBERHASILAN ATAU KEGAGALANNYA. 5. DISIPLIN : DALAM HAL WAKTU PENYELESAIAN. KEBERSAMAAN : DIKERJAKAN BERSAMA-2 ANTARA ATASAN DAN BAWAHAN. KEPASTIAN : SEMUA HAL YANG TELAH DITUANGKAN DALAM RENCANA PASTI DAPAT DILAKSANAKAN DENGAN TEPAT.

Prinsip …… 6. 9. KOMUNIKASI: DIPERLUKAN KOMUNIKASI YANG LANCAR UNTUK MENGETAHUI KEMAJUAN PELAKSANAAN TUGAS MASING-2. 8. . 7. MOTIVASI: PELAKSANAAN TUGAS HARUS MEMILIKI SEMANGAT YANG TINGGI UNTUK MELAKSANAKAN TUGAS SEBAIK-2 NYA.AKUNTABILITAS: SEMUA PROSES PELAKSANAAN PEKERJAAN DAPAT DIPERTANGGUNGJAWABKAN KEPADA PIMPINAN MAUPUN KEPADA MASYARAKAT. 10. KOORDINASI: DIPERLUKAN KOORDINASI YANG BAIK AGAR TIDAK TERJADI TUGAS YANG TUMPANG TINDIH SERTA MELAMPAUI KEWENANGAN. WASKAT: YANG SESUNGGUHNYA DIAWASI ADALAH PROSES PEKERJAAN SESEORANG DAN DIRINYA SENDIRI.

PENTAHAPAN PKT SEBAGAI RANGKAIAN PROSES. Menetapkan Sasaran. Mewujudkan Sasaran. Memvalidasikan Sasaran. 2. PKT TERDIRI 5 TAHAPAN. 5. YAITU : 1. . Memilih Sasaran. MERUPAKAN “KERANGKA PIKIR PKT” . Mengendalikan Kegiatan. 3. KERANGKA PIKIR PKT 4.

. MEMILIH SASARAN  ADA DUA CARA YANG BISA DIGUNAKAN YAITU TEKNIK ANALISIS TERHADAP TUPOKSI ORGANISASI & TEKNIK ANALISIS SITUASI : a.1. Yaitu Teknik Analisis Situasi Menggunakan Pohon Analisis (Tree Analysis). Yaitu Analisa Uraian Tugas Dimulai Dari Uraian Tugas Yang Tersedia Pada Setiap Unit Kerja b. Terdiri Dari : Pohon Masalah – Pohon Sasaran & Pohon Alternatif. Teknik Kedua. Teknik Pertama.

MISI DAN TUPOKSI DARI UNIT ORGANISASI. DARI TUPOKSI SUATU UNIT ORGANISASI DIANALISIS PENINGKATAN HASIL PELAKSANAAN TUGAS DAN PENINGKATAN KEMAMPUAN SESEORANG ATAU ORGANISASI. CONTOH: PERPANJANGAN KTP DI KECAMATAN SELESAI 1 JAM. PERPANJANGAN STNK DI SAMSAT SELESAI 5 .Teknik Pertama (Analisis Uraian Tugas) MEMILIH SASARAN MELALUI URAIAN TUGAS BERTITIK TOLAK DARI VISI.

2) Pohon Analisis Merupakan Suatu Langkah Pemecahan Masalah Dengan Mencari Sebab Dari Suatu Akibat. Caranya : Analisis Disusun Menyerupai Sebuah Pohon Atau Bagan Organisasi.Teknik Kedua (Analisis Situasi) 1) Memilih Sasaran Melalui Pohon Analisis (Analisis Sebab Akibat). .

2. 3. MENYUSUN POHON SASARAN (PERNYATAAN POSITIF). .TIGA LANGKAH DALAM MEMILIH SASARAN 1. MENYUSUN POHON ALTERNATIF. MENYUSUN POHON MASALAH (PERNYATAAN NEGATIF).

TIGA TAHAP DALAM PROSES POHON ANALISIS 1. MENGEMBANGKAN AKTERNATIF PEMECAHAN ATAU ALTERNATIF RENCANA TINDAKAN UNTUK MEWUJUDKAN SASARAN (Gunakan Pohon . 2. 3. MENGIDENTIFIKASI & MENGANALISIS MASALAH DAN KEBUTUHAN-2 (Gunakan Pohon Masalah). MENENTUKAN SASARAN-SASARAN YANG HARUS DIWUJUDKAN UNTUK MEMECAHKAN MASLAH ATAU MEMENUHI KEBUTUHAN-2 YANG TELAH DIIDENTIFIKASI (Gunakan Pohon Sasaran).

Diskusikan Dan Tulis Berbagai Alternatif Penyebab Masalah Tersebut Secara Bertahap. 2. Dianalisa Penyebab Masalah Tersebut melalui Curah Pendapat. Dimulai dengan “Masalah Utama”. Pohon Masalah adalah : Suatu Teknik Untuk Mengidentifikasikan Semua Masalah Dalam Suatu Situasi Tertentu Dan Memperagakan Informasi Ini Sebagai Rangkaian Hubungan Sebab Akibat. Pikirkan Apa Akibat Yang Mungkin Timbul Dari Masalah Tersebut. . Mulailah Dgn Rumusan Pernyataan Masalah Yang Dihadapi Unit Kerja. Lukiskan Dalam Sebuah Bagan Pohon.POHON MASALAH (Pernyataan Negatif) 1. Sebagai Hasil Analisis Situasi Di Unit Kerja.

S (Seriousness) : mendesaknya yaitu banyaknya waktu tersedia untuk penanganan suatu masalah.PMPK Diklatpim Tk. IV .09 dibandingkan dengan sebelumnya/keadaan . G (Growth) : pertumbuhan yaitu perkiraan bertambah buruknya suatu keadaan Surjadi .KRITERIA PEMILIHAN MASALAH UTAMA 25    U (Urgency) : kegawatan yaitu besarnya dampak yang timbul terhadap keselamatan jiwa manusia/uang/produksi/harta benda/reputasi baik individu maupun organisasi.

MEMILIH MASALAH UTAMA (Dengan Menggunakan Matriks USG) NO 1 2 3 MASALAH MASALAH I MASALAH II MASALAH III U 5 5 5 S 4 5 4 G 3 5 4 TOTAL 12 15 13 4 MASALAH IV 4 4 3 11 .

2 b ADALAH MASALAH SPESIFIK NO. TDK SESUAI • • • • b BELUM TERSEDIANYA BUKU PEDOMAN KEHUMASAN c KURANGNYA KESEMPATAN MENGIKUTI DIKLAT TEKNIS KEHUMASAN d (3) (MS) KURANGNYA MOTIVASI PEG. LAINNYA. HUMAS BAG. DLM MENGEMBANGKAN DIRI Diskusi-1 MASALAH YANG DIHADAPI (MASALAH UTAMA) ADALAH NO.POHON MASALAH (Pernyataan Negatif) INFORMASI DIBID.1 PENYEBAB MASALAH NO.1 ADALAH MASALAH NO. 3 b ( YANG DOMINAN ) AKIBAT MASALAH NO. 2 b ( YANG DOMINAN ) PENYEBAB MASALAH NO. BLM MEMAHAMI TUGAS-TUGAS KEHUMASAN b c KURANGNYA DUKUNGAN DARI PIMPINAN OVERLAPING KEGIATAN KEHUMASAN DG BAG. ADMINISTRASI NEGARA BELUM DISEBARKAN OLEH LAN-RI SECARA OPTIMAL BLM OPTIMALNYA PELAYANAN KEHUMASAN PADA SUB. UNIT-2 KERJA DI LAN DG BAG.BAG. HUMAS PEG. HUMAS & PUBLIKASI LAN-RI Akibat (4) (HASIL USG) a KURANGNYA KOORDINASI ANT. 4 MPD MSD . Masalah Utama (1) (MU) Sebab (2) d (MP) a PENDIDIKAN FORMAL PEG. 1 ADALAH NO.

Maka.POHON SASARAN (Pernyataan Positif) Adalah Teknik Untuk Mengidentifikasikan Sasaran Yang Ingin Diwujudkan Pohon Sasaran Merupakan Rangkaian Sebab Akibat Yang Pernyataannya Merupakan Kebalikan Dari Pernyataan Dari Pohon Masalah. Sedang Semua Pernyataan Dari Pohon Sasaran Mengandung Pengertian Positif. . Susunlah Sasaran Dalam Bentuk Pohon Seperti Pohon Masalah. Semua Pernyataan Dari Pohon Masalah Mengandung Pengertian Negatif. Beberapa Sasaran Itu Dengan Menggunakan Pola Pikir Jika .

LAINNYA. DG. HUMAS TERSEDIANYA PEG YGMEMAHAMI TUGAS-TUGAS KEHUMASAN b c ADANYA DUKUNGAN DARI PIMPINAN d Sebab (2) TDK ADANYA OVERLAPING KEGIATAN KEHUMAS AN DG BAG.DIK FORMAL SESUAI b TERSEDIANYA BUKU PEDOMAN KEHUMASAN c TERWUJUDNYA KESEMPATAN MENGIKUTI DIKLAT TEKNIS KEHUMASAN d TERWUJUDNYA MOTIVASI PEG. a TERSEDIANYA PEG.LB. HUMAS BAG.BAG.POHON SASARAN TERWUJUDNYA PENYEBARAN INFORMASI DIBID. UNIT-2 KERJA DI LAN DG BAG. HUMAS & PUBLIKASI LAN-RI SECARA OPTIMAL Akibat (4) (1) a TERWUJUDNYA KOORDINASI ANT. ADMINISTRASI NEGARA OLEH LAN-RI SECARA OPTIMAL TERWUJUDNYA PELAYANAN KEHUMASAN PADA SUB. DLM MENGEMBANGKAN DIRI (3) .

TERWUJUDNYA KESEMPATAN MENGIKUTI DIKLAT TEKNIS KEHUMASAN 4. DG. TERWUJUDNYA MOTIVASI PEG.DIK FORMAL SESUAI 2. TERSEDIANYA BUKU PEDOMAN KEHUMASAN 4 5 4 4 5 3 3 4 5 11 14 12 3 1 2 3. TERSEDIANYA PEG.LB. .PEMILIHAN SASARAN SPESIFIK DOMINAN (Dengan Teori Tapisan) TAPISAN ALTERNATIF SASARAN EFEKTIVITA S EFISIEN KEMUDAHA N TOTAL PILIHA N 1. DLM MENGEMBANGKAN DIRI 4 3 3 10 4 SASARAN TERPILIH : Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan.

.POHON ALTERNATIF ADALAH TEKNIK UNTUK MENGIDENTIFIKASIKAN ALTERNATIFALTERNATIF PEMECAHAN ATAU TINDAKAN YANG DAPAT DIAMBIL UNTUK MEWUJUDKAN SASARAN TERTENTU DAN MEMPERAGAKAN INFORMASI INI KEDALAM FORMAT YANG SEDERHANA.

PEDOMAN KEHUMASAN DARI BERBAGAI SUMBER (ALTERNATIF PROGRAM KEGIATAN) . ADMINISTRASI NEGARA OLEH LAN-RI SECARA OPTIMAL TERWUJUDNYA PELAYANAN KEHUMASAN PADA SUB. HUMAS & PUBLIKASI LAN-RI SECARA OPTIMAL TERSEDIANYA PEG YGMEMAHAMI TUGASTUGAS KEHUMASAN (2) (Sasaran Utama) (SPD) (3) (4) TERSEDIANYA BUKU PEDOMAN KEHUMASAN (SSD) MENYELENGGARAKA N LOKAKARYA PEDOMAN KEHUMASAN MEMBUAT BUKU PEDOMAN KEHUMASAN MENGUMPULKAN INFORMASI TTG.BAG. HUMAS BAG.POHON ALTERNATIF (1) TERWUJUDNYA PENYEBARAN INFORMASI DIBID.

MEMBUAT BUKU PEDOMAN KEHUMASAN C. MENYELENGGARAKAN LOKA-KARYA PEDOMAN KEHUMASAN B.PEDOMAN KEHUMASAN DARI BERBAGAI SUMBER 4 4 2 10 3 4 5 3 12 1 3 3 5 11 2 SASARAN TERPILIH : Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan Melalui Pembuatan Sebuah Buku Pedoman Diskusi Kehumasan. MENGUMPULKAN INFORMASI TTG. -2 .PEMILIHAN ALTERNATIF (Dengan Teori Tapisan) TAPISAN ALTERNATIF SASARAN KONTRIBUSI BIAYA KELAYAKAN TOTAL PILIHA N A.

2. MENETAPKAN SASARAN

SASARAN TERPILIH DALAM POHON ALTERNATIF MASIH BERSIFAT SASARAN UMUM; DALAM CONTOH : Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan Melalui Pembuatan Sebuah Buku Pedoman Kehumasan; SASARAN UMUM harus diubah menjadi SASARAN KHUSUS yang dapat mendorong semua orang terlibat mewujudkannya dan jelas keterikatannya (KOMITMENNYA);

Lanjutan ……

SASARAN KHUSUS Sifatnya Spesifik, Berorientasi Pada Hasil, Terukur Baik Dari Segi Kualitas/Kuantitas Dan Dilaksanakan, Tempatnya Dimana, Berapa Lama, Kapan Dimulai Dan Kapan Berakhir, Berapa Jumlah Biaya (Rp) Yang Diperlukan, Darimana Sumbernya, Unit Mana Yang Akan Bertindak Sebagai Pelaksana, Dan Bila Diperlukan Bekerjasama Dengan Instansi Luar;

Lanjutan ……

SEBUAH SASARAN YANG BAIK UNTUK DIPILIH ADALAH :
 


 

Sasaran Yang Bermanfaat Dan Paling Menguntungkan Bagi Organisasi, Jelas Dan Realistik, Dapat Diukur Dan Diamati Dari Segi Kualitas, Biaya Dan Waktu, Ditetapkan Bersama Atasan Dan Bawahan, Bersama-2 Dengan Unit Lain Yang Setingkat Mendukung Sasaran Dari Unit Yang Setingkat Lebih Tinggi Dan Dinyatakan Dalam Bentuk Selesai.

000. 2001. 10 Jakarta.Contoh “Sasaran Khusus” : Tersedianya 1 buku Pedoman Kehumasan melalui Pembuatan Buku Pedoman Kehumasan bertempat di LAN-RI. 7. . dilaksanakan oleh Sub Bagian Humas pada Bagian Humas & Publikasi Biro Umum Lembaga Administrasi Negara RI. Jl.000. selama 4 bulan dari tanggal 1 Juli 2001 s/d 31 Oktober 2001 dengan bisaya sebesar Rp. Veteran no.00 dari Anggaran Rutin TA.

WAKTU 5. 7. PELAKSANAANNYA (PENANGGUNG GUGAT) 8. SUMBER BIAYANYA. KERJASAMANYA (KALAU ADA). TARGET (HASIL) 2.SASARAN UMUM DIAMBIL DARI POHON ALTERNATIF KOTAK 4 DARI ATAS (KRITERIA BELUM JELAS) 1. TEMPAT KEGIATANNYA 4. 6. TARGET (HASIL) 2. PELAKSANAANNYA (PENANGGUNG GUGAT) 8. KEGIATANNYA 3. SASARAN KHUSUS PERUBAHAN DARI SASARAN UMUM (KRITERIA SUDAH JELAS) 1. SUMBER BIAYANYA. KERJASAMANYA (KALAU ADA). BIAYA ( BERAPA). 7. WAKTU 5. 6. KEGIATANNYA 3. BIAYA (BERAPA). . TEMPAT KEGIATANNYA 4.

Jl. 7. 2. 5. 7.LOKASI/TEMPAT KEGIATAN (di LAN-RI.HASILNYA (1 buku Pedoman Kehumasan).. 2001).. Dilaksanakan ………DILAKSANAKAN OLEH PENANGGUNG GUGAT (Sub Bagian Humas pada Bagian Humas & Publikasi Biro Umum Lembaga Administrasi Negara RI). Di ……. Tersedianya …. 8.00 Biaya Berasal dari ……. 10 Jakarta). 6. . Biaya …….PERUBAHAN SASARAN UMUM KE SASARAN KHUSUS DG “7” ATAU “8” URUTAN PENULISAN KRITERIA 1. 4.000.. Selama ….SWADAYA/APBN/APBD (dari Anggaran Rutin TA. Melalui ……KEGIATANNYA (Pembuatan Buku Pedoman Kehumasan) . KALAU ADA. Veteran no.000. 3.Rp YG DIPERLUKAN (dengan biaya sebesar Rp.WAKTU/DURASI (selama 4 bulan dari tanggal 1 Juli 2001 s/d 31 Oktober 2001). Bekerjasama dengan …….

2001.(CONTOH) SASARAN UMUM Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan Melalui Pembuatan Sebuah Buku Pedoman Kehumasan. selama 4 bulan dari tanggal 1 Juli 2001 s/d 31 Oktober 2001 dengan bisaya sebesar Rp.000.000. Veteran no. 10 Jakarta. . 7. Jl.00 dari Anggaran Rutin TA. dilaksanakan oleh Sub Bagian Conto Humas pada Bagian Humas & Publikasi Biro Umum h Lembaga Administrasi Negara RI. SASARAN KHUSUS Tersedianya 1 buku Pedoman Kehumasan melalui Pembuatan Buku Pedoman Kehumasan bertempat di LAN-RI.

METODE. SASARAN KHUSUS (SASARAN) MERUPAKAN SASARAN TENTATIF YANG HARUS DIVALIDASIKAN MENJADI SASARAN DEFINITIF. . b. ADA 3 (TIGA) INSTRUMEN YANG DIGUNAKAN UNTUK MEMVALIDASIKAN SASARAN SBB. : c. BAHAN. MEMVALIDASIKAN SASARAN a. VALIDASI SASARAN MERUPAKAN UPAYA UNTUK MEMBERIKAN JAMINAN BAHWA SUMBER DANA. PROSEDUR DAN TENAGA KERJA DINYATAKAN SIAP UNTUK MEWUJUDKAN SASARAN. 1) MATRIK RINCIAN KERJA (MRK).3. ORGANISASI. 2) URAIAN PAKET KERJA (PK).

SASARAN KEGIATAN POKOK KERJA POKOK AKHIR & SUMBER DAYA Conto h ( MRK ) . Sampai Kegiatan Yang Terkecil Yang Dinamakan POKOK AKHIR (PA).1) MATRIK RINCIAN KERJA (MRK) MERUPAKAN : Kerangka Yang Menghubungkan Sasaran Dengan Kegiatan Dan Sumber Yang Diperlukan Kegiatan. Rincian Pokok Kerja (Persiapan – Pelaksanaan & Pengendalian).

Nya “ Yang Menunjukkan Sesuatu Telah Selesai Dimasa Datang. Menetapkan Sasaran (dalam bulatan) Adalah “Sasaran Khusus” Yang Telah Dirumuskan Dan Ditetapkan Pada Tahap Penetapan Sasaran.. Sasaran Ditulis Lengkap. . Dengan Menggunakan Awalan “ Ter ….PROSEDUR MEMBUAT RINCIAN KERJA a.

an” Sebagai Pernyataan Yang Menggambarkan Proses. Adalah Kegiatan Yang Dirumuskan Dalam Sasaran. an“ atau “Pe …. . Menetapkan Kegiatan (dan menempatkan Dalam Kotak 4 Persegi Panjang) yaitu Kegiatan Mewujudkan Sasaran. Kegiatan Menggunakan Awalan “Me ….Lanjutan …… a.

Kegiatan Yang Masih Bisa Didelegasikan Pada Orang Lain dan Pokok Akhir Disusun Secara Kronologis Dari Awal Sampai Akhir. Pelaksanaan. (untuk setiap pokok kerja sesuai kebutuhan). d.Lanjutan …… c.. - Merupakan Kegiatan Terkecil Yang Menghasilkan. Pengendalian. An “. C. Persiapan. Menetapkan Pokok Akhir. terdiri dari : A. Menetapkan Pokok Kerja. Pokok Akhir Ditulis Menggunakan Awalan “ Pe …. B. - .

Ditulis Berdasarkan Jabatan Struktural Maupun Non Struktural. f. Menetapkan Penanggung Jawab. …… . Dan Bertugas Bersama Lainnya Mengerjakan Sebagian Dari Pokok Akhir Dan Bertanggung Jawab Atas Selesainya Pekerjaan Yang Terlibat Langsung Dengan Setiap Penyelesaian Pokok Akhir.Lanjutan …… e.

PK2. Paket Kerja (PK) satu Paket Pekerjaan Yang Dinyatakan Dalam Pokok Akhir. PK3. Jumlah angka di bawah pada tiap kolom matriks menunjukkan besar kecilnya tanggung jawab keterlibatan dan peran seseorang dalam upaya mewujudkan sasaran. Yang Harus Dikerjakan Secara Terkoordinasikan Oleh Lebih Dari Satu Orang. Yaitu PK1.    Penamaan Paket Kerja Sesuai Urutan Pokok Akhir. PK4…s/d PKn.f. Jumlah ke kanan menunjukkan banyaknya orang yang terlibat dalam penyelesaian Pokok Akhir yang dilaksnakan secara terkoordinasi. .

MATRIKS RINCIAN KERJA (MRK) (Penyusunan Buku Pedoman Kehumasan Tahun 2007) Contoh Diskusi3 .

Format Paket Kerja (PK) sbb. : .2) URAIAN PAKET KERJA (UPK) • Paket Kerja merupakan kumpulan pekerjaan yang ada dalam setiap Pokok Akhir dan perlu diuraikan dalam bentuk format Uraian Paket Kerja.

. Penyelesaian : adalah jumlah hari untuk menyelesaiakan Paket Kerja yang sedang dikerjakan dan tanggal mengerjakan PK sampai berakhirnya penyelesaian PK. Pokok Akhir : menunjuk pada pokok akhir yang sedang diuraikan.(Keterangan Matriks Paket Kerja)    PK : adalah Paket Kerja yang tercanum dalam Matriks sesuai dengan Pokok Akhir yang terkait.

(Dalam setiap Sasaran hanya ada satu orang penanggung jawab).  . Uraian Kerja : adalah Uraian Tentang Langkah Dan Deskripsi Pekerjaan Untuk Menyelesaikan Paket Kerja. Orang Atau Pejabat Yang Ditugasi Harus Dapat Menggambarkan Tentang Apa Saja Yang Dikerjakan-nya Secara Berurutan Dengan Jelas. Penanggung Gugat : adalah seseorang yang di samping bertanggung jawab atas pekerjaan yang dilaksanakan. juga bertanggung jawab atas pekerjaan orang lain yang ditugasinya.

Jml Biaya Dari Seluruh Pk.   . Biaya Adalah Biaya Yang Diperlukan Untuk Mengerjakan Tiap Pk. Merupakan Biaya Yang Sesungguhnya Dibutuhkan Oleh Instansi Atau Unit Kerja Untuk Mewujudkan Sasaran. Waktu : Adalah Menunjuk Kepada Waktu Yang Dibutuhkan Untuk Menyelesaikan Tiap PK. Jml Biaya Seluruhnya Harus Sama Dengan Jml Biaya Yang Tertera Pada Sasaran. Penanggung Jawab Atau Pelaksana Menunjuk Kepada Penanggung Jawab Yang Ada Pada Matrik Untuk melaksanakan Setiap PK.

25.000. :1 Pokok Akhir : PEMBENTUKAN TIM KERJA Penanggung Gugat : KEPALA SUB BAGIAN HUMAS Penyelesaian : 15 hari / Tgl 1 sd.16 Mei ’07 No URAIAN KERJA PENANGGUNG JAWAB WAKTU BIAYA 1 2 3 Membuat konsep srt perintah kerja Tim Mengetik surat perintah kerja Tim Memeriksa ketikan & membubuhkan paraf pada hasil final pengetikan SPK Menandatangani SPK Tim Menggandakan & Mengagendakan SPK Menyiapkan dan Menyebarkan Srt pada Pegawai/Pejabat terkait Memimpin Rapat Tim Ka.PK .Hum as Agustriani Kabag Humas & Publikasi Sekretaris Ut. No.- 8 Menyiapkan Snack 20 org x Agustriani 5 hari Rp.Subag. .LAN Indrawati Wakimin Kabag Humas & Publikasi 1 hari 1 hari 1 hari - 4 5 6 7 1 hari 1 hari 4 hari 1 hari Rp.

Kasubag 7 hari .000. Kerja kpd Sek.10. 26 Mei ’07 No URAIAN KERJA PENANGGUNG JAWAB WAKT U BIAYA 1 2 3 4 5 6 7 Membuat format rancangan program Mengetik konsep Rancangan Menyiapkan bahan penggandaan Mengundang Tim Pengembangan Menyiapkan snack 20 org x rp. :2 Pokok Akhir : PENYUSUNAN RENCANA KERJA Penanggung Gugat : KEPALA SUB BAGIAN HUMAS Penyelesaian : 11 hari / Tgl.Utm LAN Kasubag Humas Alamsyah Alamsyah Kabag Humas& Publikasi agustriani Kasubag Humas Kabag Humas & Publikasi 1 hari 1 hari 2 hari 5 hari 5 hari 3 hari 1 hari Rp. 15 s/d. 150.- 8 Mberitahukan kbli Ran Kerja pd Tim.Rp. No.000.Kerja Mengajukan Ran. 200.000. Mjadi Ran.PK .Menyempurnakan Ren.

Rp.000.000.- JUMLAH = Rp.75. 7.000.000. 1.200. Rp.100. Rp.000. 225. Biaya Rp.050.600.000.Rp. 3.Rp.000.500.000.- Rp.- .- Rp.000.200. Rp.REKAPITULASI PA & BIAYA No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Pokok Akhir Pembentukan Tim Kerja Penyusunan Rencana Kerja Pengajuan Anggaran Pengumpulan bahan referensi Pembahasan materi Pengetikan Draft Pencetakan Pendistribusian Pemantauan Penilaian pelaporan Rp. 350. 1. Rp.000.000.

Minggu.3) Penjadualan  Penjadwalan Dibuat Dalam Bentuk Peta Garis (Bar Chart). Bulan. Triwulan.  Penjadwalan Dibuat Dalam Format Seperti Berikut: Satuan Waktu Yang Dipilih Dalam Penjadwalan Disesuaikan Dengan Kebutuhan. . Hari. Jam. Semester Atau Tahun. Penjadwalan Menggambarkan Kapan Kegiatan Dimulai Dan Kapan Direncanakan Selesai.

Penjadualan WAKTU POKOK AKHIR 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Pembentukan Tim Kerja Penyusunan Rencana Kerja Pengajuan Anggaran Pengumpulan Bahan Referensi Pembahasan Materi Pengetikan Draft Pencetakan Pendistribusian Pemantauan Mei Juni TAHUN 2007 Juli Agst Sept Okt Nov 10 Penilaian 11 Pelaporan .

SASARAN KHUSUS (Sasaran) Akan Terwujud Kalau Ada Kegiatan Untuk Mewujudkannya. MEWUJUDKAN SASARAN 1.4. Sedangkan Kegiatan Akan Berjalan Dengan Baik Kalau Ada Motivasi Dalam Diri Para Pelakunya. MOTIVASI (Adalah Kegiatan Mendorong Gairah Kerja Dan Memberikan Semua Kemampuan Bawahan Agar Mau Bekerja Keras Dan Ketrampilannya Untuk Mewujudkan Sasaran Organisasi Secara Berdaya Guna Dan Berhasil Guna). Motivasi Merupakan Proses Psikis Yang Mendorong Orang Untuk Melakukan Sesuatu. Dapat Berasal Dari Diri Sendiri / Dari Luar Dirinya. .

Penimbul Motif Sehingga Merupakan Proses Yang Mendorong Seseorang Berperilaku Dengan Cara Tertentu. . Motive Merupakan Pembangkit.Mewujudkan ……. 3. PENGGERAKKAN (Motivating) Merupakan Keseluruhan Proses Pemberian Motif Bekerja Kepada Para Bawahan/Kolega Sehingga Mereka Mau Bekerja Dengan Ikhlas Demi Tercapainya Tujuan Organisasi (Sasaran) Dengan Efisien Dan Efektif. MOTIVE Merupakan Daya Gerak Dari Dalam Yang Mendorong Seseorang Untuk Berbuat Sesuatu. 2.

Pemuasan . 2. Adanya Kebutuhan Internal. 3. Adanya Kegiatan Untuk Memuaskan Kebutuhan. Adanya Pelaksanaan Kebutuhan Organisasi.PROSES MOTIVASI TERJADI KARENA : 1.

TEORI PENDEKATAN KEBUTUHAN KEBUTUHAN MERUPAKAN PROSES DASAR MOTIVASI DAN KEBUTUHAN MANUSIA TERSUSUN DALAM BENTUK BERJENJANG (BERTINGKAT TINGKAT). .

Kebutuhan Sosial (Social Needs) 4.MASLOW (MOTIVATION AND PERSONALITY) JENJANG KEBUTUHAN MANUSIA : 1.MENURUT A. Kebutuhan Fisik (Physical Needs) 2.H. Diri (Self . Kebutuhan Perwujudan Actualization Needs). Kebutuhan Penghargaan (Esteem Needs) 5. Kebutuhan Keamanan (Safety Needs) 3.

menjamin terwujudnya sasarn organisasi. .TUJUAN MOTIVASI a. Meningkatkan kemampuan dan semangat kerja. Agarbawahan / anak buah memahami sasaran organisasi. Menngkatkan produktivitas kerja. b. e. d. Mendapatkan dukungan dan bantuan bawahan. c.

. ADANYA PENGAKUAN YANG TIMBAL BALIK. b. c. d. KEYAKINAN ATAS PRESTASI YANG DIPEROLEH. MENGIKUTSERTAKAN BAWAHAN. KOMUNIKASI DUA ARAH YANG SEHAT DAN LANCAR.PRINSIP-PRINSIP DALAM MEMOTIVASI BAWAHAN a.

5. MENGENDALIKAN KEGIATAN (PENGERTIAN) 1. PENGENDALIAN Bukanlah Usaha Untuk Mencari Kesalahan Dan Usaha Yang Negatif. Yaitu Usaha Untuk Menjaga Dan Mencegah Supaya Jangan Terjadi . Dengan Perintah Yang Diberikan Dan Dengan Peraturan Yang Berlaku 2. PENGENDALIAN Merupakan Pemeriksaan Benar Tidaknya Segala Sesuatu Pekerjaan Artinya Apakah Sesuai Dengan Rencana Yang Sudah Ditentukan. Tetapi Harus Mempunyai Unsur Positif (Membina). PENGENDALIAN Merupakan Kegiatan Pemimpin Yang Penting Dan Paling Mempengaruhi Bagi Setiap Kegiatan Pemimpin 3.

AKAN EFEKTIF JIKA STANDAR DAN ATURAN KERJA JELAS. HASIL KEGIATAN DIUKUR. DIKOREKSI DILAKUKAN BILA ADA PENYIMPANGAN DI WAKTU YANG TEPAT. PENGENDALIAN PEKERJAAN DIMULAI DARI AWAL SAMPAI SASARAN TERWUJUD. LAPORAN STATUS SASARAN HENDAKNYA DISAMPAIKAN KEPADA SELURUH ANGGOTA YANG BERKEPENTINGAN. . DALAM PENGENDALIAN KEGIATAN. DAN DIHARAPKAN AKAN MENINGKATKAN MOTIVASI KERJA.TUJUAN PENGENDALIAN PENGENDALIAN KEGIATAN BERTUJUAN UNTUK MENJAGA AGAR KEGIATAN BERADA DALAM ARAH PERWUJUDAN SASARAN.

4. Membangun Sistem Balikan. WAKTU SEBAGAI SALAH SATU DIMENSI MANAJEMEN MEMPUNYAI HUBUNGAN ERAT DENGAN SUMBER LAINNYA SEPERTI MANUSIA. . BAHAN DAN BIAYA. 3.Menentukan Ada Tidaknya Penyimpangan. SALAH SATU ASPEK PENTING YANG DAPAT DIKENDALIKAN ADALAH WAKTU. Mengambil Tindakan Korektif. WAKTU SANGAT PENTING UNTUK DIKENDALIKAN KARENA 5.LIMA HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN DALAM PENGENDALIAN KEGIATAN 1. 2.Membandingkan Hasil Kerja Nyata Dengan Standar Yang Telah Ditetapkan.Menetapkan Sasaran Hasil Kerja.

FORMAT LAPORAN PENGENDALIAN KEGIATAN   Periode Laporan : ………………………………. …………………… . Instansi : ………………………………. …………………… . A KEGIATAN YG DIJA.DIKAN TARGET B TITIK KONTROL C KEGIATAN & JDWL UKUR. STANDARD KEMAJUAN (SK) REALISASI ( R ) SK R SK R SK R .AN KEMAJUAN I II III IV V VI D PENYIM PANGAN E TNGG. JWB KOREKSI POKOK AKHIR …………………… .

DAL. Penilaian Dan Pelaporan).KETERANGAN TABEL LAP. Untuk Setiap Pokok Akhir Diamati Dan Dicatat Realisasinya. Kecuali Tiga Pokok Akhir Pengendalian (Pemantauan.  KOLOM – A : Berikan Kejadian Yang Dijadikan Target Atau Pokok Akhir.  . Ini Diperoleh Dari Pokok Akhir Yang Ada Pada Matrik Rincian Kerja. KOLOM – B : Ukuran Yang Digambarkan Sebagai Standar Kemajuan Diambil Dari Bagian Penjadwalan (Sk).

 KOLOM – D : Penyimpangan Akan Langsung Dapat Ditemukan Dengan Membandingkan Sk Dan R. Karena Itu Dijadikan Alat Pembanding Antara Kegiatan Yang Dikehendaki Dengan Kegiatan Yang Sesungguhnya Yang Dapat Digambarkan Dalam Jadwal.Keterangan ……  KOLOM – C : Waktu Merupakan Faktor Penting. Apa Dampaknya Dan Bagaimana Cara Mengoreksinya. . Dengan Jadwal Tersebut. Sepintas Sudah Kelihatan Pelaksanaan Pekerjaan. Siapa Penanggung Jawabnya. Apabila Terjadi Penyimpangan Perlu Dicatat Berapa Besar. Mengapa Terjadi Penyimpangan.

 KOLOM – E : Tanggung Jawab Tindakan Koreksi Menunjukkan Siapa Dan Instansi Mana Yang Bertanggung Jawab Untuk Melakukan Tindak Lanjut (Koreksi) Terhadap Penyimpangan Dengan Mengurangi Seminimal Mungkin Dampak Negatifnya..Keterangan ……. Diskusi4 .

SELAMAT BERPRESTASI .

MEMILIH MASALAH POKOK DOMINAN (Dengan Menggunakan Matriks USG) N O 1 2 3 Kurangnya Koordinasi Ant. Lainnya. Kurangnya Dukungan Dari Pimpinan Overlaping Kegiatan Kehumasan Dg Bag. Humas. Unit-2 Kerja Di Lan Dg Bag. 5 4 3 12 MASALAH U S G TOTAL 5 5 4 4 3 3 5 4 3 14 12 10 4 . Blm Memahami Tugas-tugas Kehumasan. Peg.

MEMILIH MASALAH SPESIFIK DOMINAN (Dengan Menggunakan Matriks USG) NO 1 2 MASALAH Pendidikan Formal Peg. Tdk Sesuai Belum Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan Kurangnya Kesempatan Mengikuti Diklat Teknis Kehumasan U 5 4 S 4 5 G 3 4 TOTAL 12 13 3 4 3 4 11 4 4 3 3 10 Kurangnya Motivasi Peg. Dlm Mengembangkan Diri .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful