POLA KERJA TERPADU

DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV BADAN DIKLAT PROVINSI JATIM 2011

DESKRIPSI SINGKAT
MATA DIKLAT INI MENJELASKAN TENTANG PENYUSUNAN RENCANA KERJA SECARA TERPADU. TUJUAN UMUM SETELAH MENGIKUTI PEMBELAJARAN INI, PESERTA DIKLAT MAMPU MEMILIKI PEMAHAMAN TENTANG UNSUR-UNSUR, PRINSIP DAN TEKNIK MENYUSUN RENCANA KERJA SECARA TERPADU.
POLA KERJA TERPADU SEBAGAI ALAT KERJA YANG EFISIEN DAN EFEKTIF DALAM PELAKSANAAN TUGAS DAN FUNGSI PADA UNIT KERJA MASING-2.

TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS
SETELAH MENGIKUTI MAMPU : DIKLAT INI PESERTA
1. Menjelaskan Pengertian Manajeman Dan Fungsi-fungsi Manajemen; 2. Menjelaskan Pengertian Pkt; 3. Menjelaskan Proses Manusiawi Dan Non Manusiawi;

4. Menjelaskan Unsur Dan Prinsip Pkt;
5. Menjelaskan Sasaran; Teknik-2 Memilih Dan Menetapkan

6. Menjelaskan Teknik Memvalidasikan Sasaran;
7. Menjelaskan Teknik Mewujudkan Sasaran;

.MANFAAT PEMBELAJARAN PKT PEMAHAMAN TENTANG POLA KERJA TERPADU. BERMANFAAT DALAM MENETAPKAN SASARAN SEBAGAI PENINGKATAN KINERJA SESUAI TUGAS DAN KEWENANGANNYA DAN MENYUSUN RENCANA KEGIATAN GUNA PENINGKATAN KINERJA INSTANSI.

D. E.POKOK & SUB POKOK BAHASAN POKOK BAHASAN A. F. C. Faktor Manusiawi Dan Non Manusiawi. A. Pengertian PKT B. B. Kegiatan Mewujudkan Sasaran. Pokok Kerja. ……. Sasaran. Unsur Dan Prinsip PKT SUB POKOK BAHASAN Pengertian PKT. .

I. Uraian Paket Kerja. J. H. . Kebersamaan.Sub Pokok Bahasan …… F. Pengendalian. G. Transparansi. Motivasi Dan Waskat. Koordinasi. Rekapitulasi Biaya. K. Penjadwalan. Pembagian Tugas Dan Tanggung Jawab. Komunikasi. Matrik Rincian Kerja.

MENGEMBANGKAN TERHADAP SEGALA UPAYA DI DALAM MENGATUR DAN MENDAYAGUNAKAN SUMBER DAYA MANUSIA. MENGGERAKKAN. UNTUK MENCAPAI SASARAN ORGANISASI DIPERLUKAN SUMBER-SUMBER MANAJEMEN YAITU : MANUSIA. . MESIN DAN WAKTU.PENGERTIAN MANAJEMEN MANAJEMEN MERUPAKAN SERANGKAIAN KEGIATAN MERENCANAKAN. PERLENGKAPAN. MENGORGANISASIKAN. BIAYA METODE KERJA. SARANA DAN PRASARANA UNTUK MENCAPAI TUJUAN ORGANISASI YANG TELAH DITETAPKAN SERTA EVALUASINYA.

PENTINGNYA “RENCANA” 1. 2. MEMBANTU ……. DAPAT MEMBANTU MEMPERMUDAH BAGI SEORANG PIMPINAN ORGANISASI/PEJABAT STRUKTURAL DALAM RANGKA MEMIMPIN ATAU MENGGERAKKAN DAN MENGARAHKAN PERA TENAGA PELAKSANA DAN TENAGA FUNGSIONAL DI DALAM ORGANISASI UNTUK MELAKSANAKAN KEGIATANKEGIATAN OPERASIONAL SESUAI DENGAN RENCANA. ..

. 2. APA SUMBER FASILITAS YANG DAPAT DIGUNAKAN (DANA. SIAPA SAJA YANG MELAKSANAKAN RENCANAN. b. APA YANG HARUS DIKERJAKAN/DILAKUKAN.Pentingnya ……. MEMBANTU MEPERMUDAH PEJABAT STRUKTURAL DAN PARA PELAKSANA DAN TENAGA FUNGSIONAL UNTUK MENGETAHUI RENCANA KERJA YANG MELIPUTI : a. PROSEDUR. e. f. TEKNIK-2 DLL) c. SARANA DAN PRASARANA) KAPAN WAKTU PELAKSANAAN RENCANA (PROGRAM KERJA DAN DANA). SASARAN DAN TARGET). BAGAIMANA CARA ATAU METODE KERJANYA UNTUK MELAKSANAKAN RENCANA (SISTEM. d. APA YANG HARUS DICAPAI/DIHASILKAN (TUJUAN. .

BAIK DALAM ORGANISASI MAUPUN DILUAR ORGANISASI UNTUK MENUNJUKKAN KINERJA UNIT ORGANISASINYA. 2. 3. . MENINGKATKAN PENGETAHUAN. KETERAMPILAN APARATUR PEMERINTAH DAN MENERAPKAN “POLA KERJA TERPADU” DI SELURUH UNIT KERJA. MEMBANGUN KERJASAMA DENGAN UNIT TERKAIT. MENGOPERASIONALKAN SISTEM DAN PROSEDUR KERJA YANG BERKAITAN DENGAN PELAKSANAAN KEBIJAKAN DAN TUGAS POKOK INSTANSI.TUJUAN POLA KERJA TERPADU 1.

PELAKSANAAN YANG TEPAT DAN PENGAWASAN YANG KETAT.Tujuan ……… 4. 6. BUDAYAKAN PKT DI UNIT KERJA MASING- . PENYALAHGUNAAN WEWENANG MAUPUN KORUPSI. 5. MENGHINDARKAN PENYIMPANGAN. PENYELE-WENGAN. MENERAPKAN PERENCANAAN YANG MATANG. MENINGKATKAN PRODUKTIVITAS KERJA BAGI INSTANSI YANG MELAKSANAKAN POLA KERJA TERPADU.

BAIK DALAM SUATU ORGANISASI ATAU DENGAN ORGANISASI LAIN.PENGERTIAN MANAJEMEN DALAM PKT SUATU PROSES BEKERJASAMA ANTARA ORANGORANG. PERAN DAN FUNGSI YANG BERBEDA (PENANGGUNG . WALAUPUN MEMPUNYAI POSISI. UNTUK MELAKUKAN KEGIATAN MENCAPAI SASARAN YANG DITETAPKAN. MENGANDUNG ARTI : HUBUNGAN ANTARA MANAJER DAN STAF YANG BERSIFAT MANUSIAWI SERTA MEREKA MERUPAKAN KESATUAN UNTUK MEWUJUDKAN.

4. : 1. . MENENTUKAN MASALAH. 3. 2. PENCARIAN ALTERNATIF PEMECAHAN.MANAJEMEN SEBAGAI PROSES ANALITIKA DISAMPING PROSES MANUSIAWI MASIH DIPERLUKAN JUGA ADANYA PROSES : “ANALITIKA YANG MENGGUNAKAN LOGIKA” (Karena Bagaimanapun Juga Proses Analitika Merupakan Alat Untuk Menentukan Keberhasilan Suatu Proses Manajemen). MENCOBA PENYELESAIAN. MEMILIH DAN MENGUJI ALTERNATIF. TERDIRI DARI 4 TAHAP SBB.

.PENGERTIAN PKT POLA KERJA TERPADU ADALAH SUATU ALAT KERJA BERUPA PERENCANAAN YANG OPERASIONAL UNTUK MEWUJUDKAN SARANA YANG TELAH DITETAPKAN SECARA BERSAMA ANTARA STAKEHOLDERS (PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT).

Kegiatan Mewujudkan Dan 5. Manusia Analitika. Sasaran. Uraian Paket Kerja. 8. . Pengendalian. 3. Pokok Kerja. Rincian 6. 7. Rekapitulasi Biaya. 4.UNSUR – UNSUR PKT 1. Penjadwalan. Matriks Kerja. Sasaran. 2. 9.

KUALITAS DAN KUANTITAS PEKERJAAN. 4. DISIPLIN : DALAM HAL WAKTU PENYELESAIAN.10 – PRINSIP PKT 1. 5. KEPASTIAN : SEMUA HAL YANG TELAH DITUANGKAN DALAM RENCANA PASTI DAPAT DILAKSANAKAN DENGAN TEPAT. 2. PEMBAGIAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB : TIDAK TERJADI TUGAS YANG TUMPANG TINDIH SERTA MELAMPAUI . TRANSPARANSI : TIAP ORANG DAPAT MELIHAT DAN MENGIKUTI JALANNYA KEGIATAN SEHINGGA DAPAT MENILAI KEBERHASILAN ATAU KEGAGALANNYA. PIMPINAN DAN STAF SERTA ANTARA INSTANSI TERKAIT. KEBERSAMAAN : DIKERJAKAN BERSAMA-2 ANTARA ATASAN DAN BAWAHAN. 3.

. KOMUNIKASI: DIPERLUKAN KOMUNIKASI YANG LANCAR UNTUK MENGETAHUI KEMAJUAN PELAKSANAAN TUGAS MASING-2. 10. 8. WASKAT: YANG SESUNGGUHNYA DIAWASI ADALAH PROSES PEKERJAAN SESEORANG DAN DIRINYA SENDIRI.Prinsip …… 6.AKUNTABILITAS: SEMUA PROSES PELAKSANAAN PEKERJAAN DAPAT DIPERTANGGUNGJAWABKAN KEPADA PIMPINAN MAUPUN KEPADA MASYARAKAT. KOORDINASI: DIPERLUKAN KOORDINASI YANG BAIK AGAR TIDAK TERJADI TUGAS YANG TUMPANG TINDIH SERTA MELAMPAUI KEWENANGAN. MOTIVASI: PELAKSANAAN TUGAS HARUS MEMILIKI SEMANGAT YANG TINGGI UNTUK MELAKSANAKAN TUGAS SEBAIK-2 NYA. 9. 7.

Memilih Sasaran. PKT TERDIRI 5 TAHAPAN. 2. 3. 5. KERANGKA PIKIR PKT 4. Menetapkan Sasaran. Mewujudkan Sasaran. Memvalidasikan Sasaran.PENTAHAPAN PKT SEBAGAI RANGKAIAN PROSES. YAITU : 1. Mengendalikan Kegiatan. MERUPAKAN “KERANGKA PIKIR PKT” . .

MEMILIH SASARAN  ADA DUA CARA YANG BISA DIGUNAKAN YAITU TEKNIK ANALISIS TERHADAP TUPOKSI ORGANISASI & TEKNIK ANALISIS SITUASI : a. . Yaitu Teknik Analisis Situasi Menggunakan Pohon Analisis (Tree Analysis). Yaitu Analisa Uraian Tugas Dimulai Dari Uraian Tugas Yang Tersedia Pada Setiap Unit Kerja b. Teknik Pertama. Teknik Kedua.1. Terdiri Dari : Pohon Masalah – Pohon Sasaran & Pohon Alternatif.

MISI DAN TUPOKSI DARI UNIT ORGANISASI. CONTOH: PERPANJANGAN KTP DI KECAMATAN SELESAI 1 JAM. DARI TUPOKSI SUATU UNIT ORGANISASI DIANALISIS PENINGKATAN HASIL PELAKSANAAN TUGAS DAN PENINGKATAN KEMAMPUAN SESEORANG ATAU ORGANISASI.Teknik Pertama (Analisis Uraian Tugas) MEMILIH SASARAN MELALUI URAIAN TUGAS BERTITIK TOLAK DARI VISI. PERPANJANGAN STNK DI SAMSAT SELESAI 5 .

Teknik Kedua (Analisis Situasi) 1) Memilih Sasaran Melalui Pohon Analisis (Analisis Sebab Akibat). 2) Pohon Analisis Merupakan Suatu Langkah Pemecahan Masalah Dengan Mencari Sebab Dari Suatu Akibat. Caranya : Analisis Disusun Menyerupai Sebuah Pohon Atau Bagan Organisasi. .

2. . MENYUSUN POHON ALTERNATIF.TIGA LANGKAH DALAM MEMILIH SASARAN 1. MENYUSUN POHON SASARAN (PERNYATAAN POSITIF). MENYUSUN POHON MASALAH (PERNYATAAN NEGATIF). 3.

3. MENGIDENTIFIKASI & MENGANALISIS MASALAH DAN KEBUTUHAN-2 (Gunakan Pohon Masalah). MENGEMBANGKAN AKTERNATIF PEMECAHAN ATAU ALTERNATIF RENCANA TINDAKAN UNTUK MEWUJUDKAN SASARAN (Gunakan Pohon . 2. MENENTUKAN SASARAN-SASARAN YANG HARUS DIWUJUDKAN UNTUK MEMECAHKAN MASLAH ATAU MEMENUHI KEBUTUHAN-2 YANG TELAH DIIDENTIFIKASI (Gunakan Pohon Sasaran).TIGA TAHAP DALAM PROSES POHON ANALISIS 1.

Pohon Masalah adalah : Suatu Teknik Untuk Mengidentifikasikan Semua Masalah Dalam Suatu Situasi Tertentu Dan Memperagakan Informasi Ini Sebagai Rangkaian Hubungan Sebab Akibat. Pikirkan Apa Akibat Yang Mungkin Timbul Dari Masalah Tersebut. Sebagai Hasil Analisis Situasi Di Unit Kerja. Dimulai dengan “Masalah Utama”. Diskusikan Dan Tulis Berbagai Alternatif Penyebab Masalah Tersebut Secara Bertahap. . Dianalisa Penyebab Masalah Tersebut melalui Curah Pendapat. 2. Mulailah Dgn Rumusan Pernyataan Masalah Yang Dihadapi Unit Kerja.POHON MASALAH (Pernyataan Negatif) 1. Lukiskan Dalam Sebuah Bagan Pohon.

KRITERIA PEMILIHAN MASALAH UTAMA 25    U (Urgency) : kegawatan yaitu besarnya dampak yang timbul terhadap keselamatan jiwa manusia/uang/produksi/harta benda/reputasi baik individu maupun organisasi. S (Seriousness) : mendesaknya yaitu banyaknya waktu tersedia untuk penanganan suatu masalah. IV .09 dibandingkan dengan sebelumnya/keadaan .PMPK Diklatpim Tk. G (Growth) : pertumbuhan yaitu perkiraan bertambah buruknya suatu keadaan Surjadi .

MEMILIH MASALAH UTAMA (Dengan Menggunakan Matriks USG) NO 1 2 3 MASALAH MASALAH I MASALAH II MASALAH III U 5 5 5 S 4 5 4 G 3 5 4 TOTAL 12 15 13 4 MASALAH IV 4 4 3 11 .

BLM MEMAHAMI TUGAS-TUGAS KEHUMASAN b c KURANGNYA DUKUNGAN DARI PIMPINAN OVERLAPING KEGIATAN KEHUMASAN DG BAG. HUMAS & PUBLIKASI LAN-RI Akibat (4) (HASIL USG) a KURANGNYA KOORDINASI ANT. ADMINISTRASI NEGARA BELUM DISEBARKAN OLEH LAN-RI SECARA OPTIMAL BLM OPTIMALNYA PELAYANAN KEHUMASAN PADA SUB. LAINNYA.POHON MASALAH (Pernyataan Negatif) INFORMASI DIBID. 2 b ADALAH MASALAH SPESIFIK NO. TDK SESUAI • • • • b BELUM TERSEDIANYA BUKU PEDOMAN KEHUMASAN c KURANGNYA KESEMPATAN MENGIKUTI DIKLAT TEKNIS KEHUMASAN d (3) (MS) KURANGNYA MOTIVASI PEG. HUMAS PEG. 1 ADALAH NO.1 PENYEBAB MASALAH NO. 3 b ( YANG DOMINAN ) AKIBAT MASALAH NO. HUMAS BAG. 4 MPD MSD .BAG.1 ADALAH MASALAH NO. UNIT-2 KERJA DI LAN DG BAG. Masalah Utama (1) (MU) Sebab (2) d (MP) a PENDIDIKAN FORMAL PEG. DLM MENGEMBANGKAN DIRI Diskusi-1 MASALAH YANG DIHADAPI (MASALAH UTAMA) ADALAH NO. 2 b ( YANG DOMINAN ) PENYEBAB MASALAH NO.

Susunlah Sasaran Dalam Bentuk Pohon Seperti Pohon Masalah. Semua Pernyataan Dari Pohon Masalah Mengandung Pengertian Negatif.POHON SASARAN (Pernyataan Positif) Adalah Teknik Untuk Mengidentifikasikan Sasaran Yang Ingin Diwujudkan Pohon Sasaran Merupakan Rangkaian Sebab Akibat Yang Pernyataannya Merupakan Kebalikan Dari Pernyataan Dari Pohon Masalah. Beberapa Sasaran Itu Dengan Menggunakan Pola Pikir Jika . . Sedang Semua Pernyataan Dari Pohon Sasaran Mengandung Pengertian Positif.Maka.

HUMAS BAG.DIK FORMAL SESUAI b TERSEDIANYA BUKU PEDOMAN KEHUMASAN c TERWUJUDNYA KESEMPATAN MENGIKUTI DIKLAT TEKNIS KEHUMASAN d TERWUJUDNYA MOTIVASI PEG. HUMAS TERSEDIANYA PEG YGMEMAHAMI TUGAS-TUGAS KEHUMASAN b c ADANYA DUKUNGAN DARI PIMPINAN d Sebab (2) TDK ADANYA OVERLAPING KEGIATAN KEHUMAS AN DG BAG.POHON SASARAN TERWUJUDNYA PENYEBARAN INFORMASI DIBID. DLM MENGEMBANGKAN DIRI (3) .LB. HUMAS & PUBLIKASI LAN-RI SECARA OPTIMAL Akibat (4) (1) a TERWUJUDNYA KOORDINASI ANT. a TERSEDIANYA PEG. ADMINISTRASI NEGARA OLEH LAN-RI SECARA OPTIMAL TERWUJUDNYA PELAYANAN KEHUMASAN PADA SUB. LAINNYA. UNIT-2 KERJA DI LAN DG BAG.BAG. DG.

DIK FORMAL SESUAI 2. . DLM MENGEMBANGKAN DIRI 4 3 3 10 4 SASARAN TERPILIH : Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan.PEMILIHAN SASARAN SPESIFIK DOMINAN (Dengan Teori Tapisan) TAPISAN ALTERNATIF SASARAN EFEKTIVITA S EFISIEN KEMUDAHA N TOTAL PILIHA N 1. DG.LB. TERSEDIANYA BUKU PEDOMAN KEHUMASAN 4 5 4 4 5 3 3 4 5 11 14 12 3 1 2 3. TERWUJUDNYA KESEMPATAN MENGIKUTI DIKLAT TEKNIS KEHUMASAN 4. TERWUJUDNYA MOTIVASI PEG. TERSEDIANYA PEG.

POHON ALTERNATIF ADALAH TEKNIK UNTUK MENGIDENTIFIKASIKAN ALTERNATIFALTERNATIF PEMECAHAN ATAU TINDAKAN YANG DAPAT DIAMBIL UNTUK MEWUJUDKAN SASARAN TERTENTU DAN MEMPERAGAKAN INFORMASI INI KEDALAM FORMAT YANG SEDERHANA. .

POHON ALTERNATIF (1) TERWUJUDNYA PENYEBARAN INFORMASI DIBID. ADMINISTRASI NEGARA OLEH LAN-RI SECARA OPTIMAL TERWUJUDNYA PELAYANAN KEHUMASAN PADA SUB.BAG. HUMAS BAG. HUMAS & PUBLIKASI LAN-RI SECARA OPTIMAL TERSEDIANYA PEG YGMEMAHAMI TUGASTUGAS KEHUMASAN (2) (Sasaran Utama) (SPD) (3) (4) TERSEDIANYA BUKU PEDOMAN KEHUMASAN (SSD) MENYELENGGARAKA N LOKAKARYA PEDOMAN KEHUMASAN MEMBUAT BUKU PEDOMAN KEHUMASAN MENGUMPULKAN INFORMASI TTG.PEDOMAN KEHUMASAN DARI BERBAGAI SUMBER (ALTERNATIF PROGRAM KEGIATAN) .

MENYELENGGARAKAN LOKA-KARYA PEDOMAN KEHUMASAN B.PEMILIHAN ALTERNATIF (Dengan Teori Tapisan) TAPISAN ALTERNATIF SASARAN KONTRIBUSI BIAYA KELAYAKAN TOTAL PILIHA N A. -2 .PEDOMAN KEHUMASAN DARI BERBAGAI SUMBER 4 4 2 10 3 4 5 3 12 1 3 3 5 11 2 SASARAN TERPILIH : Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan Melalui Pembuatan Sebuah Buku Pedoman Diskusi Kehumasan. MEMBUAT BUKU PEDOMAN KEHUMASAN C. MENGUMPULKAN INFORMASI TTG.

2. MENETAPKAN SASARAN

SASARAN TERPILIH DALAM POHON ALTERNATIF MASIH BERSIFAT SASARAN UMUM; DALAM CONTOH : Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan Melalui Pembuatan Sebuah Buku Pedoman Kehumasan; SASARAN UMUM harus diubah menjadi SASARAN KHUSUS yang dapat mendorong semua orang terlibat mewujudkannya dan jelas keterikatannya (KOMITMENNYA);

Lanjutan ……

SASARAN KHUSUS Sifatnya Spesifik, Berorientasi Pada Hasil, Terukur Baik Dari Segi Kualitas/Kuantitas Dan Dilaksanakan, Tempatnya Dimana, Berapa Lama, Kapan Dimulai Dan Kapan Berakhir, Berapa Jumlah Biaya (Rp) Yang Diperlukan, Darimana Sumbernya, Unit Mana Yang Akan Bertindak Sebagai Pelaksana, Dan Bila Diperlukan Bekerjasama Dengan Instansi Luar;

Lanjutan ……

SEBUAH SASARAN YANG BAIK UNTUK DIPILIH ADALAH :
 


 

Sasaran Yang Bermanfaat Dan Paling Menguntungkan Bagi Organisasi, Jelas Dan Realistik, Dapat Diukur Dan Diamati Dari Segi Kualitas, Biaya Dan Waktu, Ditetapkan Bersama Atasan Dan Bawahan, Bersama-2 Dengan Unit Lain Yang Setingkat Mendukung Sasaran Dari Unit Yang Setingkat Lebih Tinggi Dan Dinyatakan Dalam Bentuk Selesai.

7. selama 4 bulan dari tanggal 1 Juli 2001 s/d 31 Oktober 2001 dengan bisaya sebesar Rp. 2001. Jl.000. 10 Jakarta. Veteran no.Contoh “Sasaran Khusus” : Tersedianya 1 buku Pedoman Kehumasan melalui Pembuatan Buku Pedoman Kehumasan bertempat di LAN-RI.000.00 dari Anggaran Rutin TA. . dilaksanakan oleh Sub Bagian Humas pada Bagian Humas & Publikasi Biro Umum Lembaga Administrasi Negara RI.

TARGET (HASIL) 2. 7. KERJASAMANYA (KALAU ADA). SASARAN KHUSUS PERUBAHAN DARI SASARAN UMUM (KRITERIA SUDAH JELAS) 1. SUMBER BIAYANYA. PELAKSANAANNYA (PENANGGUNG GUGAT) 8. BIAYA ( BERAPA).SASARAN UMUM DIAMBIL DARI POHON ALTERNATIF KOTAK 4 DARI ATAS (KRITERIA BELUM JELAS) 1. WAKTU 5. . PELAKSANAANNYA (PENANGGUNG GUGAT) 8. TARGET (HASIL) 2. KERJASAMANYA (KALAU ADA). 6. 6. KEGIATANNYA 3. WAKTU 5. BIAYA (BERAPA). TEMPAT KEGIATANNYA 4. SUMBER BIAYANYA. TEMPAT KEGIATANNYA 4. KEGIATANNYA 3. 7.

Rp YG DIPERLUKAN (dengan biaya sebesar Rp. 2. Di ……. Melalui ……KEGIATANNYA (Pembuatan Buku Pedoman Kehumasan) . Dilaksanakan ………DILAKSANAKAN OLEH PENANGGUNG GUGAT (Sub Bagian Humas pada Bagian Humas & Publikasi Biro Umum Lembaga Administrasi Negara RI). 4.. Selama …. 8. .SWADAYA/APBN/APBD (dari Anggaran Rutin TA. 2001).000.00 Biaya Berasal dari ……. KALAU ADA.WAKTU/DURASI (selama 4 bulan dari tanggal 1 Juli 2001 s/d 31 Oktober 2001). 7.PERUBAHAN SASARAN UMUM KE SASARAN KHUSUS DG “7” ATAU “8” URUTAN PENULISAN KRITERIA 1. Bekerjasama dengan ……. 6.000.. Veteran no. 5. Biaya ……. 3..LOKASI/TEMPAT KEGIATAN (di LAN-RI.HASILNYA (1 buku Pedoman Kehumasan). 10 Jakarta). 7. Tersedianya …. Jl.

Veteran no. SASARAN KHUSUS Tersedianya 1 buku Pedoman Kehumasan melalui Pembuatan Buku Pedoman Kehumasan bertempat di LAN-RI. 10 Jakarta.000.(CONTOH) SASARAN UMUM Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan Melalui Pembuatan Sebuah Buku Pedoman Kehumasan. . 2001. 7. selama 4 bulan dari tanggal 1 Juli 2001 s/d 31 Oktober 2001 dengan bisaya sebesar Rp.000. Jl.00 dari Anggaran Rutin TA. dilaksanakan oleh Sub Bagian Conto Humas pada Bagian Humas & Publikasi Biro Umum h Lembaga Administrasi Negara RI.

ADA 3 (TIGA) INSTRUMEN YANG DIGUNAKAN UNTUK MEMVALIDASIKAN SASARAN SBB. b. VALIDASI SASARAN MERUPAKAN UPAYA UNTUK MEMBERIKAN JAMINAN BAHWA SUMBER DANA. SASARAN KHUSUS (SASARAN) MERUPAKAN SASARAN TENTATIF YANG HARUS DIVALIDASIKAN MENJADI SASARAN DEFINITIF.3. PROSEDUR DAN TENAGA KERJA DINYATAKAN SIAP UNTUK MEWUJUDKAN SASARAN. METODE. 2) URAIAN PAKET KERJA (PK). . BAHAN. ORGANISASI. 1) MATRIK RINCIAN KERJA (MRK). MEMVALIDASIKAN SASARAN a. : c.

SASARAN KEGIATAN POKOK KERJA POKOK AKHIR & SUMBER DAYA Conto h ( MRK ) .1) MATRIK RINCIAN KERJA (MRK) MERUPAKAN : Kerangka Yang Menghubungkan Sasaran Dengan Kegiatan Dan Sumber Yang Diperlukan Kegiatan. Rincian Pokok Kerja (Persiapan – Pelaksanaan & Pengendalian). Sampai Kegiatan Yang Terkecil Yang Dinamakan POKOK AKHIR (PA).

Nya “ Yang Menunjukkan Sesuatu Telah Selesai Dimasa Datang.. .PROSEDUR MEMBUAT RINCIAN KERJA a. Menetapkan Sasaran (dalam bulatan) Adalah “Sasaran Khusus” Yang Telah Dirumuskan Dan Ditetapkan Pada Tahap Penetapan Sasaran. Dengan Menggunakan Awalan “ Ter …. Sasaran Ditulis Lengkap.

Kegiatan Menggunakan Awalan “Me …. Adalah Kegiatan Yang Dirumuskan Dalam Sasaran.Lanjutan …… a. Menetapkan Kegiatan (dan menempatkan Dalam Kotak 4 Persegi Panjang) yaitu Kegiatan Mewujudkan Sasaran. an“ atau “Pe …. . an” Sebagai Pernyataan Yang Menggambarkan Proses.

B.. (untuk setiap pokok kerja sesuai kebutuhan). C. Menetapkan Pokok Kerja. Menetapkan Pokok Akhir. Pengendalian. Persiapan. Pokok Akhir Ditulis Menggunakan Awalan “ Pe …. - . An “. - Merupakan Kegiatan Terkecil Yang Menghasilkan. terdiri dari : A.Lanjutan …… c. Kegiatan Yang Masih Bisa Didelegasikan Pada Orang Lain dan Pokok Akhir Disusun Secara Kronologis Dari Awal Sampai Akhir. d. Pelaksanaan.

Ditulis Berdasarkan Jabatan Struktural Maupun Non Struktural. …… .Lanjutan …… e. Dan Bertugas Bersama Lainnya Mengerjakan Sebagian Dari Pokok Akhir Dan Bertanggung Jawab Atas Selesainya Pekerjaan Yang Terlibat Langsung Dengan Setiap Penyelesaian Pokok Akhir. Menetapkan Penanggung Jawab. f.

PK4…s/d PKn. PK2. Yang Harus Dikerjakan Secara Terkoordinasikan Oleh Lebih Dari Satu Orang.f. Paket Kerja (PK) satu Paket Pekerjaan Yang Dinyatakan Dalam Pokok Akhir. PK3. . Jumlah angka di bawah pada tiap kolom matriks menunjukkan besar kecilnya tanggung jawab keterlibatan dan peran seseorang dalam upaya mewujudkan sasaran. Jumlah ke kanan menunjukkan banyaknya orang yang terlibat dalam penyelesaian Pokok Akhir yang dilaksnakan secara terkoordinasi. Yaitu PK1.    Penamaan Paket Kerja Sesuai Urutan Pokok Akhir.

MATRIKS RINCIAN KERJA (MRK) (Penyusunan Buku Pedoman Kehumasan Tahun 2007) Contoh Diskusi3 .

Format Paket Kerja (PK) sbb.2) URAIAN PAKET KERJA (UPK) • Paket Kerja merupakan kumpulan pekerjaan yang ada dalam setiap Pokok Akhir dan perlu diuraikan dalam bentuk format Uraian Paket Kerja. : .

Pokok Akhir : menunjuk pada pokok akhir yang sedang diuraikan.(Keterangan Matriks Paket Kerja)    PK : adalah Paket Kerja yang tercanum dalam Matriks sesuai dengan Pokok Akhir yang terkait. . Penyelesaian : adalah jumlah hari untuk menyelesaiakan Paket Kerja yang sedang dikerjakan dan tanggal mengerjakan PK sampai berakhirnya penyelesaian PK.

Orang Atau Pejabat Yang Ditugasi Harus Dapat Menggambarkan Tentang Apa Saja Yang Dikerjakan-nya Secara Berurutan Dengan Jelas. Penanggung Gugat : adalah seseorang yang di samping bertanggung jawab atas pekerjaan yang dilaksanakan. (Dalam setiap Sasaran hanya ada satu orang penanggung jawab). Uraian Kerja : adalah Uraian Tentang Langkah Dan Deskripsi Pekerjaan Untuk Menyelesaikan Paket Kerja. juga bertanggung jawab atas pekerjaan orang lain yang ditugasinya.  .

 Penanggung Jawab Atau Pelaksana Menunjuk Kepada Penanggung Jawab Yang Ada Pada Matrik Untuk melaksanakan Setiap PK.   . Jml Biaya Seluruhnya Harus Sama Dengan Jml Biaya Yang Tertera Pada Sasaran. Jml Biaya Dari Seluruh Pk. Merupakan Biaya Yang Sesungguhnya Dibutuhkan Oleh Instansi Atau Unit Kerja Untuk Mewujudkan Sasaran. Biaya Adalah Biaya Yang Diperlukan Untuk Mengerjakan Tiap Pk. Waktu : Adalah Menunjuk Kepada Waktu Yang Dibutuhkan Untuk Menyelesaikan Tiap PK.

No. :1 Pokok Akhir : PEMBENTUKAN TIM KERJA Penanggung Gugat : KEPALA SUB BAGIAN HUMAS Penyelesaian : 15 hari / Tgl 1 sd.PK .Subag. .LAN Indrawati Wakimin Kabag Humas & Publikasi 1 hari 1 hari 1 hari - 4 5 6 7 1 hari 1 hari 4 hari 1 hari Rp.- 8 Menyiapkan Snack 20 org x Agustriani 5 hari Rp.000. 25.16 Mei ’07 No URAIAN KERJA PENANGGUNG JAWAB WAKTU BIAYA 1 2 3 Membuat konsep srt perintah kerja Tim Mengetik surat perintah kerja Tim Memeriksa ketikan & membubuhkan paraf pada hasil final pengetikan SPK Menandatangani SPK Tim Menggandakan & Mengagendakan SPK Menyiapkan dan Menyebarkan Srt pada Pegawai/Pejabat terkait Memimpin Rapat Tim Ka.Hum as Agustriani Kabag Humas & Publikasi Sekretaris Ut.

15 s/d. Kasubag 7 hari .- 8 Mberitahukan kbli Ran Kerja pd Tim. :2 Pokok Akhir : PENYUSUNAN RENCANA KERJA Penanggung Gugat : KEPALA SUB BAGIAN HUMAS Penyelesaian : 11 hari / Tgl. No.10.Menyempurnakan Ren.PK .Rp. Kerja kpd Sek. 200. Mjadi Ran.000.Utm LAN Kasubag Humas Alamsyah Alamsyah Kabag Humas& Publikasi agustriani Kasubag Humas Kabag Humas & Publikasi 1 hari 1 hari 2 hari 5 hari 5 hari 3 hari 1 hari Rp. 150. 26 Mei ’07 No URAIAN KERJA PENANGGUNG JAWAB WAKT U BIAYA 1 2 3 4 5 6 7 Membuat format rancangan program Mengetik konsep Rancangan Menyiapkan bahan penggandaan Mengundang Tim Pengembangan Menyiapkan snack 20 org x rp.000.Kerja Mengajukan Ran.000.

1. Rp.050.- . 350. Rp.000.000.500.200.75.- Rp.000.000.200.REKAPITULASI PA & BIAYA No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Pokok Akhir Pembentukan Tim Kerja Penyusunan Rencana Kerja Pengajuan Anggaran Pengumpulan bahan referensi Pembahasan materi Pengetikan Draft Pencetakan Pendistribusian Pemantauan Penilaian pelaporan Rp. Rp.600. Rp. Biaya Rp.- JUMLAH = Rp. 1.000.100.000. Rp.000.000.000.000.000.Rp.Rp. 225. 3. 7.- Rp.

Minggu. Jam. Triwulan.3) Penjadualan  Penjadwalan Dibuat Dalam Bentuk Peta Garis (Bar Chart). Bulan. Penjadwalan Menggambarkan Kapan Kegiatan Dimulai Dan Kapan Direncanakan Selesai. .  Penjadwalan Dibuat Dalam Format Seperti Berikut: Satuan Waktu Yang Dipilih Dalam Penjadwalan Disesuaikan Dengan Kebutuhan. Semester Atau Tahun. Hari.

Penjadualan WAKTU POKOK AKHIR 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Pembentukan Tim Kerja Penyusunan Rencana Kerja Pengajuan Anggaran Pengumpulan Bahan Referensi Pembahasan Materi Pengetikan Draft Pencetakan Pendistribusian Pemantauan Mei Juni TAHUN 2007 Juli Agst Sept Okt Nov 10 Penilaian 11 Pelaporan .

MOTIVASI (Adalah Kegiatan Mendorong Gairah Kerja Dan Memberikan Semua Kemampuan Bawahan Agar Mau Bekerja Keras Dan Ketrampilannya Untuk Mewujudkan Sasaran Organisasi Secara Berdaya Guna Dan Berhasil Guna). Dapat Berasal Dari Diri Sendiri / Dari Luar Dirinya.4. MEWUJUDKAN SASARAN 1. Sedangkan Kegiatan Akan Berjalan Dengan Baik Kalau Ada Motivasi Dalam Diri Para Pelakunya. Motivasi Merupakan Proses Psikis Yang Mendorong Orang Untuk Melakukan Sesuatu. . SASARAN KHUSUS (Sasaran) Akan Terwujud Kalau Ada Kegiatan Untuk Mewujudkannya.

Motive Merupakan Pembangkit. Penimbul Motif Sehingga Merupakan Proses Yang Mendorong Seseorang Berperilaku Dengan Cara Tertentu. MOTIVE Merupakan Daya Gerak Dari Dalam Yang Mendorong Seseorang Untuk Berbuat Sesuatu. 3.Mewujudkan ……. 2. PENGGERAKKAN (Motivating) Merupakan Keseluruhan Proses Pemberian Motif Bekerja Kepada Para Bawahan/Kolega Sehingga Mereka Mau Bekerja Dengan Ikhlas Demi Tercapainya Tujuan Organisasi (Sasaran) Dengan Efisien Dan Efektif. .

Adanya Pelaksanaan Kebutuhan Organisasi. 3. 2. Adanya Kegiatan Untuk Memuaskan Kebutuhan. Pemuasan .PROSES MOTIVASI TERJADI KARENA : 1. Adanya Kebutuhan Internal.

.TEORI PENDEKATAN KEBUTUHAN KEBUTUHAN MERUPAKAN PROSES DASAR MOTIVASI DAN KEBUTUHAN MANUSIA TERSUSUN DALAM BENTUK BERJENJANG (BERTINGKAT TINGKAT).

MASLOW (MOTIVATION AND PERSONALITY) JENJANG KEBUTUHAN MANUSIA : 1. Kebutuhan Fisik (Physical Needs) 2.H. Kebutuhan Sosial (Social Needs) 4. Kebutuhan Perwujudan Actualization Needs). Kebutuhan Penghargaan (Esteem Needs) 5. Kebutuhan Keamanan (Safety Needs) 3. Diri (Self .MENURUT A.

Meningkatkan kemampuan dan semangat kerja.TUJUAN MOTIVASI a. c. . e. Agarbawahan / anak buah memahami sasaran organisasi. Menngkatkan produktivitas kerja. b. menjamin terwujudnya sasarn organisasi. Mendapatkan dukungan dan bantuan bawahan. d.

MENGIKUTSERTAKAN BAWAHAN.PRINSIP-PRINSIP DALAM MEMOTIVASI BAWAHAN a. c. KEYAKINAN ATAS PRESTASI YANG DIPEROLEH. ADANYA PENGAKUAN YANG TIMBAL BALIK. b. d. . KOMUNIKASI DUA ARAH YANG SEHAT DAN LANCAR.

PENGENDALIAN Merupakan Pemeriksaan Benar Tidaknya Segala Sesuatu Pekerjaan Artinya Apakah Sesuai Dengan Rencana Yang Sudah Ditentukan. PENGENDALIAN Bukanlah Usaha Untuk Mencari Kesalahan Dan Usaha Yang Negatif. MENGENDALIKAN KEGIATAN (PENGERTIAN) 1. Yaitu Usaha Untuk Menjaga Dan Mencegah Supaya Jangan Terjadi .5. Tetapi Harus Mempunyai Unsur Positif (Membina). PENGENDALIAN Merupakan Kegiatan Pemimpin Yang Penting Dan Paling Mempengaruhi Bagi Setiap Kegiatan Pemimpin 3. Dengan Perintah Yang Diberikan Dan Dengan Peraturan Yang Berlaku 2.

. AKAN EFEKTIF JIKA STANDAR DAN ATURAN KERJA JELAS. PENGENDALIAN PEKERJAAN DIMULAI DARI AWAL SAMPAI SASARAN TERWUJUD.TUJUAN PENGENDALIAN PENGENDALIAN KEGIATAN BERTUJUAN UNTUK MENJAGA AGAR KEGIATAN BERADA DALAM ARAH PERWUJUDAN SASARAN. HASIL KEGIATAN DIUKUR. DAN DIHARAPKAN AKAN MENINGKATKAN MOTIVASI KERJA. DIKOREKSI DILAKUKAN BILA ADA PENYIMPANGAN DI WAKTU YANG TEPAT. DALAM PENGENDALIAN KEGIATAN. LAPORAN STATUS SASARAN HENDAKNYA DISAMPAIKAN KEPADA SELURUH ANGGOTA YANG BERKEPENTINGAN.

4. SALAH SATU ASPEK PENTING YANG DAPAT DIKENDALIKAN ADALAH WAKTU. 3. . Membangun Sistem Balikan.Membandingkan Hasil Kerja Nyata Dengan Standar Yang Telah Ditetapkan. BAHAN DAN BIAYA. WAKTU SEBAGAI SALAH SATU DIMENSI MANAJEMEN MEMPUNYAI HUBUNGAN ERAT DENGAN SUMBER LAINNYA SEPERTI MANUSIA.Menentukan Ada Tidaknya Penyimpangan. WAKTU SANGAT PENTING UNTUK DIKENDALIKAN KARENA 5. 2. Mengambil Tindakan Korektif.LIMA HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN DALAM PENGENDALIAN KEGIATAN 1.Menetapkan Sasaran Hasil Kerja.

A KEGIATAN YG DIJA. STANDARD KEMAJUAN (SK) REALISASI ( R ) SK R SK R SK R . …………………… .DIKAN TARGET B TITIK KONTROL C KEGIATAN & JDWL UKUR.AN KEMAJUAN I II III IV V VI D PENYIM PANGAN E TNGG. …………………… .FORMAT LAPORAN PENGENDALIAN KEGIATAN   Periode Laporan : ………………………………. JWB KOREKSI POKOK AKHIR …………………… . Instansi : ……………………………….

 KOLOM – A : Berikan Kejadian Yang Dijadikan Target Atau Pokok Akhir.DAL. Untuk Setiap Pokok Akhir Diamati Dan Dicatat Realisasinya.  .KETERANGAN TABEL LAP. Ini Diperoleh Dari Pokok Akhir Yang Ada Pada Matrik Rincian Kerja. Kecuali Tiga Pokok Akhir Pengendalian (Pemantauan. Penilaian Dan Pelaporan). KOLOM – B : Ukuran Yang Digambarkan Sebagai Standar Kemajuan Diambil Dari Bagian Penjadwalan (Sk).

Sepintas Sudah Kelihatan Pelaksanaan Pekerjaan. Mengapa Terjadi Penyimpangan. Apabila Terjadi Penyimpangan Perlu Dicatat Berapa Besar.Keterangan ……  KOLOM – C : Waktu Merupakan Faktor Penting. Karena Itu Dijadikan Alat Pembanding Antara Kegiatan Yang Dikehendaki Dengan Kegiatan Yang Sesungguhnya Yang Dapat Digambarkan Dalam Jadwal. Dengan Jadwal Tersebut.  KOLOM – D : Penyimpangan Akan Langsung Dapat Ditemukan Dengan Membandingkan Sk Dan R. Apa Dampaknya Dan Bagaimana Cara Mengoreksinya. Siapa Penanggung Jawabnya. .

 KOLOM – E : Tanggung Jawab Tindakan Koreksi Menunjukkan Siapa Dan Instansi Mana Yang Bertanggung Jawab Untuk Melakukan Tindak Lanjut (Koreksi) Terhadap Penyimpangan Dengan Mengurangi Seminimal Mungkin Dampak Negatifnya.Keterangan …….. Diskusi4 .

SELAMAT BERPRESTASI .

5 4 3 12 MASALAH U S G TOTAL 5 5 4 4 3 3 5 4 3 14 12 10 4 . Kurangnya Dukungan Dari Pimpinan Overlaping Kegiatan Kehumasan Dg Bag.MEMILIH MASALAH POKOK DOMINAN (Dengan Menggunakan Matriks USG) N O 1 2 3 Kurangnya Koordinasi Ant. Peg. Blm Memahami Tugas-tugas Kehumasan. Unit-2 Kerja Di Lan Dg Bag. Lainnya. Humas.

Dlm Mengembangkan Diri .MEMILIH MASALAH SPESIFIK DOMINAN (Dengan Menggunakan Matriks USG) NO 1 2 MASALAH Pendidikan Formal Peg. Tdk Sesuai Belum Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan Kurangnya Kesempatan Mengikuti Diklat Teknis Kehumasan U 5 4 S 4 5 G 3 4 TOTAL 12 13 3 4 3 4 11 4 4 3 3 10 Kurangnya Motivasi Peg.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful