Administracin exitosa de proyectos.

Objetivos del proyecto. Es el primer paso dentro del proceso de planeacin, orientado a la meta o producto final. Debe estar definido de manera clara y ser realista, medible y alcanzable, es importante evitar ambigedad y generalidades. Por lo general este objetivo se define en trminos de alcance, programa y costo, especificando delimitacin de tiempo y presupuesto. Una vez definido puede ser modificado para ajustarse a nuevas variables y satisfacer las expectativas del cliente y el gerente del proyecto. Estructura de divisin de trabajo. Luego de definir el objetivo, se deben empezar a determinar los elementos y actividades necesarias para llevar a trmino el proyecto, mediante la elaboracin de una lista por el mtodo de lluvia de ideas para proyectos pequeos y para proyectos de gran alcance el mtodo de estructura de divisin de trabajo (EDT); esta ltima permite dividir el proyecto en partes manejables, llamadas elementos de trabajo, para que no se escape ninguna pequea actividad indispensable para completar el proyecto. Es un rbol jerrquico de elementos finales el equipo debe llevar a cabo. En una estructura grfica cada elemento de trabajo es una rama del rbol jerrquico y al subdividirse en las ramas inferiores se definen como paquetes de trabajo. Es importante destacar los niveles de detalle y cuantos niveles se deben colocar, en el primer nivel se colocan EDT que se pueden asignar a una persona u organizacin y en el segundo nivel aquellos que se desean monitorear y controlar el presupuesto.

Matriz de responsabilidad. Este mtodo es utilizado para ejemplificar en forma de tabla los responsables de cada elemento de trabajo. Se pueden asignar actividades para un grupo de trabajo o para una persona principal y una de apoyo. En la matriz se colocan en forma de columnas los elementos de trabajo y en los encabezados de cada fila las personas que participan activamente en el proyecto. Definicin de actividades. Una actividad es una pieza de trabajo definida que se ejecuta en un tiempo especfico, no es necesariamente una labor fsica. Cada una de estas actividades debe ser detallada y especificada. Una vez hecho esto el siguiente paso es representarlas mediante un diagrama de red que muestre la secuencia apropiada y las interrelaciones necesarias para lograr el alcance del proyecto. Desarrollo del plan de red. Esta til tcnica consta de un conjunto de actividades que se interrelacionan y muestra un flujo secuencial. Se destacan dos tcnicas de planeacin, tcnicas de evaluacin y revisin de programas (PERT) y el mtodo de la ruta crtica (CPM), pero tambin se puede diagramar mediante la tcnica de evaluacin y revisin grafica (GERT) o el diagrama de precedencia (PDM) ya que todas entran en la categora de planeacin de red. Todas estas tcnicas son comparadas con el diagrama de Gantt, ya que es una de las ms antiguas y populares debido a su sencillez. En esta las actividades se disponen en una columna a la izquierda y cada una de ella tiene una barra cuya longitud es proporcional al tiempo de duracin y comienza en el punto que acabe la actividad que le precede.

Principios de la red. Existen dos tipos de diagramas que se pueden realizar en este paso, actividad en el cuadro (AEC) tambin conocido como actividad en el nodo (AEN) o el formato de actividad en la flecha (AEF). Actividad en el cuadro (AEC): como su nombre lo ejemplifica las actividades se representan mediante un cuadro en el diagrama de red y dentro de l se describe la actividad a realizar. Estas actividades requieren tiempo y con frecuencia su descripcin se inicia con un verbo. Actividad en la flecha (AEF): la actividad est representada por una flecha en el diagrama de redy la descripcin de la actividad se coloca sobre una flecha. Cada actividad est representada por una flecha y solo por una flecha. La cola de la flecha seala el inicio de la actividad y la cabeza representa su terminacin. El largo y el alcance de la flecha de ninguna forma sealan la duracin o la importancia de la actividad. Actividades ficticias: En este formato de actividad en la flecha, hay un tipo especial de actividad conocido como actividad ficticia, con tiempo cero y representada por una flecha discontinua en un diagrama de red. Estas se usan solo en las AEF y son necesarias por dos razones: Para ayudar en la identificacin nica de actividades. Para mostrar ciertas relaciones de precedencias, que de lo contrario no se podran presentar. Lazos: estos representan una ruta de actividades que se repiten a si mismas a perpetuidad, por tal razn no est permitido usarlo en un diagrama de red. Escalonamiento: Algunos proyectos tienen un grupo de actividades que se repiten varias veces. Solucin A: y quiz resulte lgico dibujar un diagrama de red para el proyecto como los que aparecen en la figura.

Solucin B: por otra parte la siguiente figura seala que lastres habitaciones se pueden hacer al mismo tiempo, lo cual no es posible porque solo se dispone de un experto para cada tipo de actividad.

Solucin C: a continuacin seala que cada experto, despus de terminar una habitacin, puede comenzar a trabajar en la siguiente. Este enfoque permitir que el proyecto se termine en el tiempo ms corto posible, al mismo tiempo que se hace mejor uso de los recursos disponibles (los expertos). Esta tcnica es conocida como ESCALONAMIENTO

Preparacin del diagrama de red Contando con la relacin de actividades y con el conocimiento de los principios de la red, se puede preparar un diagrama de red tomando en cuenta los siguientes pasos: 1. Se selecciona el formato a utilizar AEC (en cuadros) AEF (en flechas) 2. Se comienza a dibujar las actividades en un orden de precedencia lgico, como el proyecto debe avanzar desde su inicio hasta su terminacin. Para decidir sobre el orden de cada actividad se deben de realizar las siguientes preguntas: Qu actividades se tienen que terminar inmediatamente antes de que se pueda iniciar esta? Cules actividades se pueden hacer de manera simultnea con esta? Qu actividades no se pueden iniciar hasta que se termine esta?

3. Detalles de diagrama (numero de actividades).Para decidir qu tan ser el diagrama de red para un proyecto, se deben tener en cuenta las siguientes pautas: -Estructura de divisin del trabajo. -Red a nivel de resumen -Fecha de revisin 4. Una vez dibujado el diagrama de red es necesario asignar un nmero de actividades nico a cada una de ellas si se trabaja en AEC o en cada evento si se utiliza AEF. Planeacin para el desarrollo de sistemas de informacin Los sistemas de informacin (SI) es un sistema basado en computadoras que acepta datos como entrada, los procesa y produce informacin til para los usuarios. El desarrollo del mismo requiere de un proceso de planeacin completa y un control total para asegurar que el sistema cumpla con los requisitos de usuario y se termine en el tiempo estipulado y dentro del presupuesto. El ciclo de vida del desarrollo de sistemas (CVDS) es una herramienta que se usa con frecuencia para planear, ejecutar y controlar proyectos de desarrollo de SI. Contiene los siguientes pasos: Definicin del problema Anlisis del sistema Diseo del sistema Desarrollo del sistema Pruebas del sistema Implementacin del sistema

Software de administracin de proyectos Este programa permite al gerente y al equipo de proyecto planear y controlar los proyectos de un modo interactivo. Sus funciones principales son: 1. Crear lista de tareas con sus duraciones estimadas 2. Establecer las independencias entre las tareas 3. Trabajar con varias escalas de tiempo, incluyendo horas, das, semanas, meses y aos. 4. Manejar ciertas restricciones. 5. Dar seguimiento a los miembros del equipo, entre otras.