Anda di halaman 1dari 19

Bab 3

EPSdanProject

Pada pokok bahasan ini, saya akan coba untuk membahas mengenai struktur hirarki dari suatu project. Dalam hal ini kaitan antara EPS (enterprise project structure) dan folder dari project project.

3.1.MengenaiEPSdanfolderprojects
Enterprise project structure adalah hirarki, tata tingkatan yang dibuat untuk membantu kita dalam meng-organize project project. Suatu EPS itu terdiri dari roots dan nodes Setiap root dalam suatu struktur project dapat dibagi menjadi banyak nodes. Nodes mewakili level level yang berbeda dalam structure projects. Contohnya, nodes dapat mewakili divisi divisi dalam suatu organisasi, departemen departemen, project groups, atau lokasi projects.

Semua projects harus berada di dalam sebuah node Dalam suatu node, dapat terdiri dari jumlah project yang tidak terbatas. Project selalu mewakili level terendah dalam hirarki. Penempatan suatu project dalam hirarki, akan menentukan summary level, dimana project tersebut berada. 1

Contoh hirarki dari root, node dan project seperti gambar berikut

Gambar 3.1. EPS root, node, dan folder projects

Penggunaan EPS menawarkan berbagai keuntungan, antara lain: Melihat prioritas project dalam hal scope, budgets dan resources di semua structure project yang berada dalam satu node. Me-manage project secara terpisah, tapi tetap mempertahankan kemampuan untuk me roll up and summarize data antar projects.

Setiap node berdiri sebagai master project, me roll up child nodes dan projects. Contoh dari gambar 3.1 diatas, EPS node pada level 2, dapat me roll up nodes pada level 3 dan Project F. Node dapat dibuka untuk dapat melihat semua informasi detail activity dari member projects. Contoh dari bagan diatas, EPS node pada level 3 dapat dibuka untuk mendapatkan informasi yang lebih detail dari project, apakah itu project A, B, C, D atau E. Begitu juga dengan node di level 2 yang berada di atas project F. Menampilkan resources allocation antara project project. Mengeset security level dari structure project, memberikan pemakainya akses yang layak terhadap informasi informasi project.

Untuk lebih menjelaskan mengenai hirarki dari EPS dan folder project ini, silahkan anda melihat gambar 3.2 dibawah ini

Gambar 3.2 EPS dalam P5

Dalam gambar 3.2 diatas , saya membuat EPS nya berdasarkan atas lokasi dari project dan divisi Tentu saja anda dapat membuatnya tidak berdasarkan itu, anda bisa membuatnya berdasarkan atas anak perusahaan (misalnya perusahaan anda banyak memiliki anak perusahaan), berdasarkan bidang bisnis, berdasarkan department dll.

Seperti WBS (work breakdown structure)? ya, memang seperti WBS, tapi yang kita buat atau setup disini adalah dalam tingkatan yang lebih tinggi, yaitu level perusahaan, enterprise. Setelah kita selesai dengan EPS, langkah selanjutnya adalah kita membuat folder folder project, dimana project project tersebut harus kita buat didalam nodes. Silahkan anda lihat contoh gambar 3.3 dibawah dibawah ini untuk lebih jelasnya.

Gambar 3.3. EPS dan folder project dalam P5

Jadi jika anda perhatikan bahwa nodes itu akan diwakilkan oleh gambar/icon pyramid symbol folder . , sedangkan projects selalu diwakilkan oleh

3.2.MembuatEPSdanfolderprojects
Pada pokok bahasan berikut ini, saya akan coba untuk menerangkan bagaimana cara membuat suatu EPS dan folder folder project, dengan menggunakan contoh dari EPS dan folder folder project seperti yang terdapat pada gambar 3.2 dan 3.3

3.2.1.MembuatEPS
Dari gambar 3.2 diatas, mari kita coba untuk membuat struktur hirarki dari EPS tersebut dalam bentuk table, seperti terlampir. Level 1 EPS Root Level 2 EPS Nodes Level 3 EPS Nodes Level 4 EPS Nodes

CORP

AM

AMOG AMIT AMTE AMIN

AMOGEC AMOGOT

AMINRO AMINRA AMINOT

AMCI AMRE EU AF AU AP

AMCIBU AMCIOT

Setelah tabel tersebut selesai, mari kita coba untuk membuat struktur hirarki dari EPS tersebut di dalam P5. Kita buka program P5, dan dari home window P5, kita klik Enterprise, Enterprise Project Structure. Yang akan tampil adalah window dari EPS seperti pada gambar 3.2 diatas (tapi dalam kondisi maih kosong)

Jika window EPS menampilkan contoh contoh dari project default yang ada di dalam P5, kita delete semua contoh contoh project tersebut, dan kita coba untuk membuat yang baru, kita coba untuk buat dan setup sendiri dari awal.

Gambar 3.4. Setup EPS struktur

Ada dua hal disini yang harus diperhatikan, yaitu tombol tombol fungsi dari add, delete dan lain lain, yang gunanya untuk add, delete, cut, copy dan paste dari struktur EPS yang sedang kita buat. Dan yang kedua adalah tombol tombol Navigation/Toggle bar, yang gunanya untuk mengatur urutan dari EPS (tombol arah naik dan turun) dan yang paling penting adalah tombol arah kanan dan kiri, yang kita gunakan agar EPS node yang baru kita buat akan kita tempatkan dalam level EPS node yang mana. Kita klik Add, lalu silahkan anda tambahkan EPS ID dan EPS Name seperti yang tercantum dalam contoh gambar dan tabel. Silahkan anda ulangi langkah langkah tersebut, dan lakukan juga eksperimen dengan Navigation/Toggle button. Dan lihat apakah 7

yang terjadi jika anda klik tombol tersebut arah keatas, kebawah, kekiri dan kekanan.

Gambar 3.5. Struktur EPS yang telah dibuat sesuai contoh

Mari kita coba bereksperimen dengan Navigation/Toggle button, dan kita analisa apakah yang akan dihasilkan oleh Navigation/Toggle button tersebut terhadap struktur EPS yang sedang kita buat. Kita klik Add dari struktur EPS yang sudah selesai kita buat, maka akan muncul satu EPS node baru yang belum kita deskripsikan EPS ID nya dan EPS Name nya.

Gambar 3.6. Add New EPS

Arti dari EPS node baru tersebut adalah bahwa EPS node tersebut berada dalam level 4 (satu level dengan EPS node AMOGEC dan AMOGOT), dan merupakan child dari level 3 EPS node AMOG Sekarang pada EPS node baru tersebut, pada navigation/toggle button kita klik arah ke kanan. Maka EPS node yang baru tersebut akan menjadi lebih menjorok ke kanan. Silahkan anda lihat gambar 3.7 dibawah ini untuk lebih jelasnya.

Gambar 3.7. New EPS klik arah ke kanan pada toggle button.

Apa yang terjadi? Apa artinya? Setelah kita klik toggle button arah yang ke kanan, EPS node baru tersebut menjadi menjorok kedalam ke arah kanan. Ini berarti bahwa EPS node baru tersebut tidak lagi berada pada level 4 EPS, tapi sudah berada pada level 5, atau sudah menjadi child dari EPS node AMOGEC.

3.2.2.Membuatfolderproject
Setelah kita selesai dengan membuat struktur dari EPS, selanjutnya kita akan coba untuk membuat folder folder project didalam struktur EPS tersebut. 10

Kita ambil contoh dari tabel pada sub bab 3.2.1, dan kita kembangkan seperti terlihat dalam tabel dibawah ini
Level 1 EPS Root Level 2 EPS Node s AM Level 3 EPS Node s AMOG Level 4 EPS Nodes Folder Projects

Project ID AMOGEC0001 AMOGEC0002 AMOGEC0003

Description

CORP

AMOGEC

xxx LNG Project xxx Platform Fabrication xxx Detail Engineering xxx Offshore Crane Refurbishment

AMOGOT

AMOGOT0001

AMIT AMTE AMIN AMINRO AMINRA AMINOT AMCI AMCIBU AMCIOT AMRE

Pada contoh ini kita misalkan ada empat buah project yang harus kita buat foldernya di dalam EPS node. Folder project AMOGEC-0001 sampai 0003 yang berada dalam EPS node AMOGEC. Dan folder project AMOGOT-0001 yang berada dalam EPS node AMOGOT. Dari home window P5, kita klik Project button, maka yang akan tampil adalah tampilan sebagai berikut:

11

Gambar 3.8. EPS struktur dalam tampilan project window

Kalau anda perhatikan, bahwa tampilan EPS pada window project gambar 3.8 diatas secara structural sama dengan tampilan EPS pada window EPS gambar 3.7. Bagaimana cara kita membuat folder project AMOGEC-0001 sampai 0003 dalam EPS node AMOGEC? Kita letakkan cursor pada EPS node AMOGEC, sampai EPS node tersebut terhighlite.

12

Kita klik tombol Add yang terletak di sebelah kanan dari window ini. Setelah kita klik, maka otomatis akan membawa kita ke window wizard untuk create new project, seperti gambar berikut.

Gambar 3.9. Wizard screen untuk create new project

Kita bisa teruskan pembuatan folder New Project dengan menggunakan fasilitas ini. Tapi langkah yang akan saya bahas disini adalah dengan cara kita mengedit langsung di window yang bersangkutan. Klik Finish, dan kita akan kembali ke window sebelumnya, dengan kondisi cursor terletak pada folder New Project, seperti gambar 3.10 dibawah ini. Kita ketik folder untuk New Project ini AMOGEC-0001sebagai project ID nya, dan xxx LNG Project sebagai project name nya.

13

Gambar 3.10. Create folder new project

Sampai tahap ini berarti kita sudah selesai dengan pembuatan satu folder new project dalam struktur EPS. Silahkan anda teruskan dengan mengulangi langkah langkah diatas untuk project yang berada di dalam EPS node AMOGEC yang lain, yaitu AMOGEC-0002 dan AMOGEC-0003. Setelah anda tambahkan dengan dua buah folder project yang lain, maka tampilan dari window project anda akan tampak seperti gambar 3.11 dibawah ini

14

Gambar 3.11. Tampilan dari folder project dalam EPS node AMOGEC

Sampai tahap ini berarti kita sudah selesai untuk pembuatan semua folder project yang berada dalam EPS node AMOGEC. Bagaimana dengan folder project AMOGOT-0001? Bagaimana cara membuatnya? Langkah langkahnya adalah sama, hanya yang perlu kita perhatikan adalah penempatan dari cursor pada saat kita akan menambah folder untuk new project. Untuk lebih jelasnya, silahkan anda lihat gambar 3.8 diatas. Letakkan cursor dan highlite EPS node pada AMOGOT.

15

Langkah selanjutnya adalah sama dengan waktu kita membuat folder project dalan EPS node AMOGEC, yaitu akan tampil new project wizard, klik finish, dan kita edit Project ID dan Project name nya. Setelah kita lakukan hal tersebut diatas, tampilan dari window project kita akan tampak seperti gambar 3.12 dibawah ini

Gambar 3.12. Tampilan folder project yang sudahkita buat

Sampai tahap ini kita sudah selesai dengan pembuatan folder dari project project, tidak hanya yang berada dalam satu EPS node saja,

16

tapi juga untuk EPS node yang lain yang berada dalam struktur hirarki EPS kita. Jika anda perhatikan bahwa EPS ini pada prinsipnya sama dengan WBS (work breakdown structure). Bagi anda yang sudah familiar dengan program komputer Microsoft Project tentunya tidak asing dengan fasilitas WBS ini, fasilitas yang pasti selalu anda pakai pada saat anda men-develop suatu schedule. Bagi anda yang biasa memakai P3 ver 3.1 dan familiar dengan Microsoft Project, tentunya anda sepakat dengan saya kalau fasilitas WBS yang terdapat di dalam P3 ver 3.1 pemakaiannya tidak semudah pemakaian WBS pada Microsoft Project. Pembahasan mengenai WBS ini akan saya bahas pada pokok bahasan selanjutnya.

3.2.3. Projectwindow
Saya ingin sedikit membahas mengenai project window. Informasi apa saja yang dapat kita baca dari window tersebut, dan lain lain.

Gambar 3.13. Window dari project details

17

Jika kita deskripsikan bagian bagian dari project window, sesuai dengan angka angka yang terdapa dalam gambar 3.13 diatas.
N o 1 2 3 4 5 6 7 Desc Command bar Bar area Vertical bar split Fungsi Menampilkan pilihan pilihan untuk menambahkan atau mengedit project data. Menampilkan gambar grafik dengan skala waktu, durasi Geser vertical split bar ini antara project table dan Gantt chart untuk hide/show informasi. Menampilkan informasi project Menampilkan menu project window yang tersedia untuk

Project table Layout options bar Toolbar Project detail window

Menampilkan icons, dimana kita bisa merubah tampilan dari window. Menampilkan informasi yang detail mengenai project.

Kita akan mengulas sedikit tentang project details window. details berada di bagian bawah dari layout project window. details window dapat kita pakai untuk mendefinisikan properties dan nilai nilai defaults yang bisa kita apply ke tersebut.

Project Project project project

18

Gambar 3.14. Project details window

General tab. Pada tab ini kita bisa melihat dan me-modify informasi informasi yang bersifat general tentang suatu project. Kita dapat mengeset Project ID, Project name dan responsible manager waktu kita membuat folder project tersebut. Jika diperlukan, kita juga bisa merubah nilai nilai tersebut dari tampilan ini. Fields yang lain sudah di set dengan defaults. Dates tab. Dari tab ini kita bisa meng-edit informasi informasi mengenai tanggal untuk suatu project. Tanggal tanggal The Planned start dan Must finish by dapat di set ketika kita membuat suatu folder project. Jika diperlukan kita juga bisa merubahnya dari tampilan ini. Notebook tab. Tab ini kalau dalam P3 adalah Log. Dalam tab ini kita bisa menulis note untuk project, menambah gambar, hyperlinks, dan lain lain. Codes tab. Pada tab ini nanti kita akan meng- assign kode kode dari project tersebut, dengan value yang kita buat dalam project codes. Defaults tab. Pada tab ini kita bisa meng-assign nilai nilai defaults pada suatu project. Kita bisa membuat default untuk Duration type, Activity type, Calendar, dan lain lain. Setting tab. Yang paling penting dari tab ini adalah setting untuk penentuan dari Critical Activities. Apakah berdasarkan Total float atau berdasarkan Longest path. Ini akan kita bahas lebih lanjut pada pokok bahasan monitor dan control. Calculations tab. Tab ini kita pakai untuk menentukan cara kita menghitung cost dan resources ketika kita meng-update activities.

19

Anda mungkin juga menyukai