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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

GUA DE APRENDIZAJE

Versin: 01 Fecha: 01/04/2013 Cdigo: F004-P006-GFPI

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN Proceso Gestin de la Formacin Profesional Integral Procedimiento Ejecucin de la Formacin Profesional Integral

GUA DE APRENDIZAJE N 04

1. IDENTIFICACIN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE Programa de Formacin: Tcnico en Asistencia Administrativa Disear un modelo de administracin para una unidad de negocio productivas en el Municipio de Ipiales Nario Fase del proyecto: Ejecucin Actividad (es) del Proyecto: Establecer el plan estratgico para una eficiente y eficaz administracin del unidades de negocio productivas, con la elaboracin de manual de funciones, portafolio de servicios, estudio de imagen corporativa, estudio de marketing, manual de contratacin, manejo de la seguridad industrial y el estudio de mtodos y procesos, realizando visitas peridicas a la unidad de negocio y una salida empresarial que facilite la ampliacin de los horizontes administrativos Resultados de Aprendizaje:
Preservar los documentos (soporte fsico o digital) para el suministro de informacin de acuerdo con las normas, las tcnicas, la tecnologa disponible y la legislacin vigente

Cdigo: 431499 Versin: 102 Cdigo: 464697

Actividad (es) de Aprendizaje: Realizar el anlisis del mercado y de las empresas para definir los eslabones de la cadena de abastecimiento.

Resultados de Aprendizaje:
Despachar los documentos generados en la unidad administrativa, teniendo en cuenta las normas gramaticales y de sintaxis, las normas tcnicas colombianas para la elaboracin y presentacin de los documentos, las normas internas y la legislacin vigente.

Competencia: Organizar la documentacin teniendo en cuenta las normas legales y de la organizacin. Competencia: Organizar la documentacin teniendo en cuenta las normas legales y de la organizacin. Competencia: Organizar la documentacin teniendo en cuenta las normas legales y de la organizacin. Competencia: Organizar la documentacin teniendo en cuenta las normas legales y de la organizacin.

Resultados de Aprendizaje:
Operar los recursos tecnolgicos requeridos para el recibo, el despacho y la organizacin de los documentos, de acuerdo con las polticas institucionales.

Resultados de Aprendizaje:
Recibir los documentos de acuerdo con las polticas organizacionales y la legislacin vigente.

Duracin de la gua ( en horas): 120

Gua de Aprendizaje 2. INTRODUCCIN Usted ha iniciado un nuevo reto en su vida con el cual lograr un objetivo a nivel personal y profesional como corresponde a la formacin en Asistencia Administrativa; desarrollando conocimientos y habilidades que hacen parte de su preparacin, labor importante en los procesos administrativos de las organizaciones del sector productivo. En esta gua, encontrar la orientacin y fundamentacin requerida para la fase de ejecucin de la formacin, que tiene como objetivo ampliar la capacidad de consultar, identificar e interpretar la informacin necesaria y pertinente para el excelente resultado de nuestro proyecto, a travs del desarrollo de competencias en la organizacin de los documentos que se originen de las funciones administrativas siguiendo la norma tcnica y la legislacin vigente. Se recomienda que su participacin en el progreso de la presente gua se realice de manera responsable, autnoma y comprometida. Recordemos que este proyecto nos compromete con las unidades de negocio productivas del sector de Ipiales. Esta gua es fundamental para su proceso de formacin integral como tcnico y como persona, le permitir dentro del entorno social en el cual desarrolla sus actividades diarias, mejorar su conocimiento y manejo de las tcnicas de archivo siendo esto la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma importancia para su supervivencia y su buen funcionamiento. Para ello precisa que todos los involucrados en la labor desarrollen una gestin ordenada y seguramente, si le pone todo el entusiasmo y las ganas al desarrollo de esta gua, al alcance del resultado de aprendizaje propuesto y al cumplimiento de la entrega de las evidencias solicitadas (siendo consciente que es parte de la gestin de su propio proceso de aprendizaje), impactar positivamente sobre su proceso de aprendizaje y el del resto de su grupo como Tcnicos en ASISTENCIA ADMINISTRATIVA.

3. ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexin inicial. Estrategia de aprendizaje: Una vez el Instructor imparte la formacin correspondiente a la Organizar la documentacin teniendo en cuenta las normas legales y de la organizacin, realizar la Lectura de la Ley 594 de 2000 disponible en la web y elaborar un mapa conceptual.

El Documento de Apoyo se obtuvo de: www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2023#

Conclusin : El aprendiz lograra apropiar la terminologa sobre la organizacin de documentos y archivo.

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Gua de Aprendizaje 3.2 Actividades de contextualizacin e identificacin de conocimientos necesarios para el aprendizaje. Participacin activa en la mesa redonda de la socializacin del Mapa Conceptual Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos y compartir propias experiencias laborales. Objetivo: Que el aprendiz apropie el conocimiento respecto al manejo de la gestin documental de las organizaciones, enfocadas a la ley y normas vigentes. Estrategias de aprendizaje: Mesa Redonda y Mapa Conceptual, Socializacin de experiencias, forma de hacer las cosas. 3.3Actividades de apropiacin del conocimiento (Conceptualizacin y Teorizacin). Utilizando los instrumentos y herramientas necesarias para la recoleccin de informacin (Lista de chequeo, encuesta, entrevista personal, observacin directa); elabore un Diagnstico del manejo de la gestin documental por equipos de Trabajo; buscando fortalecer el crecimiento y desarrollo de la empresa visitada. Participacin en el Foro temtico Cuales son los criterios empresariales para el manejo de la documentacin en las empresas del Municipio de Ipiales. Objetivo: Levantar un diagnostico situacional de los estilos y sistemas Gestin Documental en el Municipio de Ipiales que facilite el planteamiento de estrategias de administracin (Plan de mejoramiento) para elevar la capacidad, el crecimiento, la productividad y el desarrollo sostenible de las empresas del sector. Estrategias de aprendizaje: Elaboracin y aplicacin de tcnicas de investigacin, documento diagnostico de los estilos y sistemas de Gestin Documental y plan de mejoramiento. 3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.

Socializacin del diagnstico y el plan de mejoramiento ante las directivas de la empresa para su respectiva aprobacin y ejecucin. Objetivo: Contribuir al crecimiento y desarrollo de las empresas de la regin con personal altamente calificado. Estrategias de aprendizaje: prcticas de campo. 3.5 Actividades de evaluacin. Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluacin Tcnicas e Instrumentos de Evaluacin

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Gua de Aprendizaje Evidencias de Conocimiento : El aprendiz identifica claramente los conceptos de: Puesto de trabajo, Procedimiento y herramientas, manuales o automatizadas, para el recibo y el despacho de documentos. Equipos y aplicativos para la organizacin de archivos. Impresora de matriz de puntos para radicacin de documentos. - Gestin documental - Documento, Clases de documentos - Documento de archivo - Documento electrnico de archivo. - Soportes documentales. - Comunicaciones oficiales. - Correspondencia Unidades de Informacin. Unidad de correspondencia. Manual de gestin documental. Concepto e importancia Legislacin vigente para trmite de documentos. Estructura orgnico-funcional de la organizacin. Tablas de retencin documental. Concepto e importancia. Canales o medios de ingreso de los documentos: Clasificacin de la documentacin recibida: - Correspondencia personal. - Folletos, revistas y publicaciones seriadas - Comunicaciones oficiales recibidas: Internas y externas. - Comunicaciones confidenciales recibidas: Internas y externas. - Comunicaciones recibidas por fax. - Comunicaciones recibidas a travs de correo electrnico. Radicacin. Concepto y
Utiliza los tiles, papelera, elementos, mobiliario y equipos requeridos para la recepcin y despacho de documentos teniendo en cuenta las polticas de la organizacin. Opera los equipos y aplicativos para el recibo y despacho de documentos internos y externos, de acuerdo con el manual de operacin. Controla la vigencia de los documentos teniendo en cuenta las tablas de retencin documental. Recepciona los documentos aplicando los procedimientos y la normatividad vigente. Ingresa los documentos aplicando el manual de gestin documental, las normas de gestin de la calidad y la legislacin vigente. Clasifica la documentacin recibida de acuerdo con las polticas de la organizacin. Direcciona los documentos de acuerdo con el destinatario o dependencia correspondiente. Utiliza los elementos de proteccin, de acuerdo con las normas de seguridad industrial y salud ocupacional durante el desempeo de sus funciones. Aplica el procedimiento para la radicacin de los documentos por despachar, utilizando la tecnologa disponible. Registra los documentos internos y externos por despachar, aplicando el manual de gestin documental y la tecnologa disponible. Distribuye las copias de los documentos por enviar de acuerdo con las normas internas y la legislacin vigente. Conserva las copias de los documentos enviados de acuerdo con las normas de la Organizacin y la legislacin vigente. Aplica tcnicas de plegado y embalaje para el despacho de

TCNICA : Formulacin de Preguntas. INSTRUMENTO: Cuestionario 01

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Gua de Aprendizaje procedimiento, manual o electrnico, para la radicacin de documentos producidos y recibidos (Internos o externos). Interpretacin, anlisis y sntesis de la informacin. Procedimiento para el registro de documentos recibidos. Formatos y aplicativos para el registro de los documentos recibidos. Recordatorio o servicio de alerta de correspondencia. Distribucin. Concepto y procedimiento para la distribucin de los documentos producidos y recibidos (Internos o externos). Normas de seguridad industrial y salud ocupacional, orientadas al recibo de documentos: Concepto y aplicacin. - Elementos de proteccin para el desempeo de las funciones. Comunicacin. Concepto - Transmisin de mensajes Medios y Canales de comunicacin. Comunicacin empresarial. Concepto. Mensajera. Concepto y tipos. Normas de gestin documental vigentes. Medios de consulta de documentos. Prstamo y recuperacin de documentos (testigo, ficha de afuera para prstamo de documentos). Fase de descargue de la correspondencia. - Concepto - Procedimiento Evidencias de Desempeo:
Alistar los tiles, elementos, los documentos, de acuerdo con las normas tcnicas y las de correo y mensajera. Realiza el descargue de los documentos trasladados a las dependencias responsables de su trmite, de acuerdo con el manual de gestin documental. Comprueba el registro de los documentos recibidos y despachados, de acuerdo con las normas y la legislacin vigente.

Plantea idneamente planes y programas de entrenamiento y capacitacin de acuerdo con el

TCNICA: Observacin

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Gua de Aprendizaje
equipos y el puesto de trabajo para la radicacin, recibo y el despacho de los documentos. Operar equipos y herramientas tecnolgicas, manuales o automatizadas, empleadas para la radicacin, recepcin y despacho de documentos, de acuerdo con los manuales de operacin Ingresar los documentos para la Organizacin aplicando el manual de gestin documental, la legislacin vigente, la tecnologa y el aplicativo disponible. - Identificar los canales o medios de ingreso de los documentos. - Interpretar el manual de gestin documental, en lo relacionado con el recibo de documentos. - Aplicar el manual de gestin documental, en lo relacionado con el recibo de documentos. - Aplicar las tablas de retencin documental. - Aplicar la legislacin vigente para el recibo y despacho de documentos. - Interpretar la estructura orgnico-funcional de la empresa. - Aplicar las normas de gestin de la calidad para la recepcin de documentos. - Direccionar los documentos que ingresan a la Organizacin. Elaborar formatos para el registro de documentos recibidos. Aplicar las normas de seguridad industrial y salud ocupacional. - Utilizar los elementos de proteccin para el desempeo de las funciones. Despachar los documentos producidos por la Organizacin aplicando el manual de gestin documental, las normas tcnicas y las de gestin de la calidad, la legislacin vigente, la tecnologa y el aplicativo disponible. - Identificar los canales para el envo de los documentos producidos por la Organizacin.

diagnostico de las necesidades de capacitacin y INSTRUMENTO: entrenamiento de la fuerza Lista de chequeo 01 laboral y los principios y valores de la organizacin. genera ideas para innovar y solucionar problemas en la organizacin mediante el fomento del trabajo en equipo como estrategia de interaccin grupal e interpersonal de acuerdo con las normas de seguridad y polticas de la organizacin. Interpreta cuidadosamente las polticas de contratacin de personal segn las caractersticas principales de los diferentes enfoques en la administracin de personal. Planifica adecuadamente las actividades inherentes a los cargos, durante un periodo de tiempo dado, de acuerdo con las responsabilidades individuales o grupales. Identifica las reas de rendimiento del recurso humano y las caractersticas actitudinales susceptibles de ser evaluadas de acuerdo a las a las actividades programadas. Interpreta los resultados de las evaluaciones de desempeo de acuerdo con los estndares y normas de calidad e indicadores de gestin en las diferentes tareas, procesos y procedimientos analizando las variables de medicin del rendimiento del talento humano. Disea los planes de mejoramiento, reentrenamiento y capacitacin para el mejor desempeo del talento humano segn polticas

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Gua de Aprendizaje
- Identificar formatos de registro y control de documentos producidos para su despacho. - Registrar los documentos producidos por la Organizacin, para su despacho, aplicando la estructura Orgnico-funcional de la empresa, el manual de gestin documenta, la tecnologa y el aplicativo disponible. - Aplicar las normas de calidad durante el registro, despacho y control de los documentos producidos por la Organizacin. - Enviar los documentos producidos, a travs de los canales y medios establecidos por la Organizacin, aplicando las normas de correo y mensajera, el manual de gestin documental, las normas de gestin de la calidad, la legislacin vigente, la tecnologa y el aplicativo disponible. - Diligenciar la informacin en el Consecutivo de Documentos Producidos y Despachados, de acuerdo con la legislacin vigente y normas organizacionales. Controlar el prstamo y la recuperacin de los documentos.

de la organizacin.

Tcnica de recoleccin de informacin utilizada: lista de chequeo, encuesta, entrevista personal, observacin directa.

Evidencias de Producto: Tcnicas de seguimiento y control al plan de mejoramiento de sistema de administracin del

Programar el talento humano de acuerdo con las necesidades de las unidades de negocio. Realizar el entrenamiento y la capacitacin del talento humano teniendo en cuenta los

TCNICA: Valoracin de Producto. INSTRUMENTO: Lista de chequeo 02

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Gua de Aprendizaje R.H. principios y valores de la organizacin. Dirigir el talento humano segn actividades programadas, disponibilidad de tiempo y recursos. Realizar planes de salud y seguridad ocupacional de acuerdo con las normas y polticas de la organizacin. Estimular los buenos resultados del recurso humano reconociendo y retribuyendo su desempeo. Evaluar las relaciones interpersonales y el comportamiento del talento humano. Evaluar el comportamiento del talento humano, su sentido de pertenencia y su creatividad segn el nivel de servicio establecido y los estndares de calidad. Analizar la evaluacin de la gestin de procesos, tareas y nivel de servicio, identificando las variables de gestin y reas de rendimiento segn las normas y procedimientos establecidas. Evaluar la creatividad y la toma de decisiones segn indicadores de gestin.

4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE Ambiente de Formacin, Biblioteca del Centro, Unidad de Emprendimiento y Unidades de Informacin del Entorno laboral. Computador - Video beam - Video educativo - Gua de aprendizaje - Instrumentos de evaluacin - Fuentes de informacin Biblioteca disponible.

5. GLOSARIO DE TERMINOS

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Gua de Aprendizaje ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE. Experiencias y actividades de los aprendices dirigidas a la adquisicin de competencias, conocimientos o habilidades. El aprendizaje depende de la actividad del estudiante, no de la transmisin de conocimientos por parte del profesor. ACTIVIDADES PRESENCIALES. Conjunto de tareas que requieren de la asistencia personal del estudiante y el profesor. ACTIVIDADES NO PRESENCIALES. Conjunto de tareas que no requieren de la asistencia personal del estudiante y el profesor, aunque s el trabajo autnomo o cooperativo del estudiante(s) y la planificacin y seguimiento del mismo por parte del docente. CLASE PRESENCIAL Exposicin de contenidos mediante presentacin o explicacin (posiblemente incluyendo demostraciones) por un profesor. Esta denominacin, no excluye que en su desarrollo haya otro tipo de situaciones de aprendizaje (cooperativo, trabajo individual, prcticas, exposiciones de aprendiz, etc.). COMPETENCIAS Combinacin compleja de conocimientos, tcnicas, habilidades y valores que posibilita desarrollar adecuadamente una funcin, tarea o actividad en el mbito profesional. Se caracterizan por la capacidad de movilizar recursos (saberes, capacidades, informaciones, etc.) para actuar con pertinencia y eficacia en un conjunto de situaciones, se pone de manifiesto actuando en una actividad compleja con un determinado grado de pericia. CRITERIOS DE EVALUACIN Descripcin de lo que el estudiante debe realizar para demostrar que se ha conseguido el resultado del aprendizaje. Sern estos criterios los que marquen la pauta, los niveles y las condiciones de logro que se pretenden alcanzar en los objetivos de la materia. Por ello, deben estar redactados de forma clara, sin ambigedades, y que se puedan objetivar y medir. Adems, de acuerdo al principio de publicidad (hacer visible qu, cmo evaluar), es importante que lo que se haga, evale o decida, sea conocido suficientemente y desde el principio por todos los implicados. ENTORNOS O AMBIENTES PARA EL APRENDIZAJE El conjunto de factores que configuran el ambiente dispuesto para que una persona pueda aprender. Estas condiciones pueden ser distintas, dependiendo del contexto y de las condiciones de entradas, pero tambin pueden ser desiguales, dependiendo de las caractersticas de las personas. ESTRATEGIAS DIDACTICA Definir una estrategia para la accin es algo diferente a la definicin de un programa de accin o de un proyecto, ya que la estrategia, a diferencia de las dos formas de tomar la iniciativa, est permanentemente abierta a la respuesta que puedan producir en la realidad las primeras decisiones adoptadas. En este sentido, la estrategia es ms esquemtica que los programas o proyectos. ESTUDIOS DE CASO Esta estrategia de enseanza es una expresin del modelo de enseanza activa. El estudio de casos orienta la atencin del alumnado hacia una situacin singular que rene las caractersticas adecuadas para ofrecer oportunidades para el aprendizaje. El caso elegido es una ejemplificacin del contenido que se desea transmitir. El estudio de casos puede utilizarse dentro del aprendizaje generativo o del aprendizaje por descubrimiento. GUA DE APRENDIZAJE Documento de sntesis que concreta, de manera tangible y realista, el compromiso que contraen instructores y aprendices en le proceso de enseanza-aprendizaje. Su principal finalidad es hacer visible/pblico, dicho compromiso al tiempo que orientar el trabajo de profesor y aprendices para alcanzar los objetivos propuestos con garanta de xito. Es tambin una planificacin operativa, puesto que es la que se concreta en el proceso de enseanza-aprendizaje. En ella se expresa la planificacin de la asignatura de forma estructurada, desde la seleccin y organizacin de contenidos, los recursos didcticos, los materiales curriculares, el espacio y el tiempo, la propuesta de desarrollo curricular, el papel del profesor y del estudiante, los modelos de aprendizaje que se han de desarrollar, los mecanismos de control PLATAFORMA VIRTUAL Espacio virtual que da soporte al proceso de enseanza-aprendizaje a distancia y autodirigido (Blackboard). En ella hay lugares fijos para contenidos, lugares de enlace o con nexos de red

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Gua de Aprendizaje hacia otros recursos, bases de datos o espacios web, y espacios para la interaccin didctica con el profesor, con los aprendices o entre ellos (espacio personal, correo electrnico, foros y Chat). PROGRAMA DE APRENDIZAJE Conjunto de competencias reconocidos para la concesin de un Ttulo especfico. Un programa de formacin puede tambin definirse a travs de un conjunto de resultados de aprendizaje logrados para la concesin de un nmero determinado tcnicas de aprendizaje. PROYECTO FORMATIVO Diseo de actividades concretas para la implantacin de un Plan de mejoramiento o idea de negocio, programado dentro de los resultados de aprendizaje de la estructura curricular del programa de formacin. RESULTADOS DEL APRENDIZAJE Formulaciones que el estudiante debe conocer, entender y / o ser capaz de demostrar tras la finalizacin del proceso de aprendizaje. Los resultados del aprendizaje: no deben confundirse con los objetivos del aprendizaje, sino que se ocupan de los logros del estudiante ms que de las intenciones de conjunto del instructor TALLER/TRABAJO DE GRUPO Sesin supervisada donde los aprendices trabajan en tareas individuales y reciben asistencia y gua cuando es necesaria. TRABAJO EN PROYECTOS Esta estrategia de enseanza es una de las expresiones del modelo de enseanza generativo. El diseo y el desarrollo de proyectos pueden estar orientados por la resolucin de algn problema o la aplicacin de alguna tecnologa. Los proyectos son la base sobre la que se organiza y orienta el aprendizaje de los aprendices. TRABAJO INDIVIDUAL Toda tarea o actividad que desarrolle el estudiante solo, tanto sea en estudio en casa, en consulta en biblioteca o base de datos o en clase. Este tipo de trabajo puede estar integrado en la propia dinmica de clase o en el reparto de tareas de un equipo de trabajo. Pero toma espacial sentido cuando se asimila al concepto de trabajo autnomo. TECNICAS DIDACTICAS ACTIVAS Las formas de enseanza que se engloban dentro de estos modelos tambin suelen denominarse aprender haciendo. La expresin aprendizaje activo hace referencia a un modo de aprender en el que las personas se comprometen seriamente con su propio aprendizaje. OBJETIVOS Las metas o propsitos de la enseanza pueden ser amplios. Los objetivos, en sentido especfico, se refieren a los aprendizajes que se quiere consigan los aprendices. Formulados de este modo expresan los criterios de nivel de aprendizaje requeridos, que sern -por ello- evaluados. TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y LA COMUNICACIN (TIC) El conjunto de recursos tcnicos que facilitan la transmisin, el almacenamiento y la recuperacin de un gran volumen de informacin de forma rpida y para un gran nmero de personas. 6. BIBLIOGRAFA/ WEBGRAFA
Gestin documental en las organizaciones. Patricia Russo Gallo. Editorial UOC. Universidad Abierta de Catalua.

http://books.google.com.co/books?id=AOkL0OYJp54C&printsec=frontcover&hl=es#v=onepage&q&f=false Gestin de Archivos Electrnicos. Ins Casanovas. Biblioteca Alfagrama. Edicin Iluastrada. 2008. No. De pginas 246.

DOCUMENTOS RELACIONADOS

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Gua de Aprendizaje

7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)

Instructor responsable:

JACQUELINE SANTACRUZ TIMARAN. Ingeniera Industrial. Correo electrnico: jsantacruz8@misena.edu.co.

Fecha de elaboracin: 31 de Mayo de 2013.

Revisado por: _____________________________________________

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