MODUL XI

MENEJEMEN PERSEDIAAN

MK: MENEJEMEN OPERASIONAL

Dosen : Liestyowati Ir., ME

Semester Ganjil TA. 2004/2005 PROGRAM PKSM Jurusan : Manajemen Faklultas: Ekonomi UNIVERSITAS MERCUBUANA

TUJUAN INSTRUKSIONAL Agar mahasiswa dapat menggunakan dan mengaplikasikan Model _ Model Persediaan yang Optimal yang terjadi dalam kehidupan sehari-hari di Perusahan . POKOK BAHASAN Pendahuluan Fungsi Persediaan, Jenis jenis persediaan Pengelolaan Pesediaan : Sistem ABC Keakuratan Persediaan Pengendalian Persediaan Model Persediaan Independen: EOQ

PENADULUAN Persediaan mempunyai peranan sangat penting bagi Perusahaan. Tidak adanya persediaan yang optimal akan berdampak negative pada berbagai bidang yang berakhir dengan kerugian. Terlalu sedikitnya persediaan dapat menyebabkan proses produksi terhambat, tenaga kerja dan mesin menganggur serta kehilangan pelanggan karena berpi ndah pada produk lain. Demikian pula jika persediaan terlalu banyak akan meyebabkan kehilangan kesempatan memproduksi barang lain, kemungkian kerusakan, hilang ataupun kedaluarsa. Untuk mengatasi hal tersebut maka perlu adanya metode pengendalian persediaan. Fungsi Persediaan: Fungsi persediaan bagi manajemen operasional adalah sebagai berikut: 1. Terutama untuk memperlancar proses produksi 2. mengurangi risiko ketidakadaan barang karena cuaca, mutu, pengiriman tak tetap, rusak dan lain-lain Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Liestyowati Ir., ME
MANAJEMEN OPRASIONAL LANJUTAN

3. hedging terhadap inflasi dan perubahan harga 4. pengambilan kesempatan potongan harga 5. menyeimbangkan antara kebutuhan produksi dengan permintaan/distribusi (musiman) 6. stock barang untuk memenuhi permintaan tang timbil dari konsumen Jenis Persediaan ada empat: 1. Persediaan bahan baku 2. Persediaan barang setengah jadi 3. Persediaan barang dalam pemeliharaan/perbaikan/perlengkapan. 4. Persediaan barang jadi Ad. 1. Persediaan bahan baku Persediaan ini sudah dibeli tetapi belum diproses. Manajer Operasional harus bisa mengusahakan supaya variasi tentang jumlah, mutu dan waktu pegiriman persediaan ini diminimumkan. Ad. 2. Persediaan barang setengah jadi Persediaan barang setengan jadi atau persediaan dalam proses dinamakan juga Work In Proses (WIP). Biasanya persediaan jenis ini paling banyak membutuhkan waktu terbuang karena menunggu untuk proses berikutnya. Dari sisi keungan persediaan ini paling tidak likuid, karena barang setengah jadi tidak mudah diuangkan. Untuk hal tersebut, maka manajer operasional harus bisa mengupayakan supaya jumlah serta waktu yang dibutuhkan untuk persediaan jenis ini dikurangi atau bila mungkin dihilangkan.

Ad. 3. Persediaan barang dalam pemeliharaan/perbaikan/perlengkapan. Persediaan ini sering disebut MRO. Waktu yang dibutuhkan bagi persediaan berada pada persediaan ini kadang tidak bisa diprediksi. Namun meskipun demikian jumlah dan waktu yang dibutuhkan tetap harusd dikurangi.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Liestyowati Ir., ME
MANAJEMEN OPRASIONAL LANJUTAN

Ad. 4. Persediaan barang jadi Persediaan ini sebenarnya sudah selesai diproduksi, tetapi belum terjual. Manajer operasional dapat berkoordinasi dengan bagian perencanaan dan pengendalaian produksi (PPIC) agar barang jenis ini dapat disediakan sesuai rencana, sehingga kesia-siaan dapat dihindarkan. Pengeloaan Persediaan Sistem Analisis A BC Salah satu sistem pengelolaan persediaan adalah system analisis ABC. Analisis ABC adalah analisis bagaimana mengelompokkan produk-produk persediaan serta mempertahankan catatan persediaan yang ada. Analisa ABC merupakan penerapan dari prinsip Pareto bahwa dalam persediaan ada bagian yang penting dan yang sepele. Dasar pemikirannya adalah bagaimana focus pada sumber daya persediaan yang penting yang sedikit, bukan pada barang yang banyak tapi sepele. Analisa ABC membagi persediaan ke dalam tiga kelompok berdasarkan volume tahunan dalam jumlah uang. Nilai uang tahunan dari volume diukur dari permintaan tiap persediaan kali biaya pr unit sebagai berikut: 1. Kelas A =Persediaan yang memiliki volume 15 nilai uang /tahunnya % persediaan paling tinggi yaitu

total, tetapi nilai uangnya

sekitar 70 80 % dari total persediaan. 2. Kelas B = Persediaan yang nilai uang / tahunnya sedang. Persediaan ini nialai uangnya 30 % dari total persediaan, tetati volumenya antara 15 25 % dari total persediaan. 3. Kelas C = Persediaan yang nilai uang / tahunnya sedang. Persediaan ini nialai uangnya 5 % dari total persediaan, tetati volumenya antara 55 % dari total persediaan.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Liestyowati Ir., ME
MANAJEMEN OPRASIONAL LANJUTAN

Kebijakan pengendalian persediaan untuk tiap kelas menurut analisa ABC adalah: a. Perkembangan sumber daya pembelian yang dibayarkan pemasok harus lebih tinggi untuk persediaan A dibanding C. b. Persediaan A beda dengan B dan C, harus dikendalikan secara ketat, wilayah lebih tertutup dan untuk keakuratan catatan persediaan harus lebih sering diverifikasi. c. Meramalkan persediaan A lebih hati-hati daripada yang lainnya.

Keakuratan catatan Persediaan Kebijakan yang baik berarti manajemen tahu apa persediaan apa yang ada di tangan . Keakuratan catatan tentang persediaan sangat penting dalam sistem produksi dan persediaan. Perhitungan Siklus: Meski persediaan sudah akurat, catatan atau arsip harus diverifikasi melalui pemeriksaan atau audit yang berkelanjutan. Audit ini disbut penghitungan siklus ( Cycle counting) Prosedur penghitungan siklus menurut klasifikasi analisa ABC yaitu setiap komponen persediaan dihitung, arsi diverifikasi dan ketidak akuratan didokumentasi secara berkala. Ketidak akuratan dilacak dan tindakan perbaikan yang tepat diambil sesuai klasifikasi ABC, yaitu sebagai berikut: Kelas A = persediaan dihitung rutin yaitu sebulan sekali Kelas B = persediaan dihitung kurang rutin yaitu empat sebulan sekali Kelas C = persediaan dihitung tidak rutin yaitu setahun sekali

Pengendalian Persedaiaan Dalam Industri Persediaan yang rusak, dicuri merupakan kerugian administrasi termasuk

penyusutan. Pada jasa makanan persediaan yang singgah, hilang atau tak terpakai, Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Liestyowati Ir., ME
MANAJEMEN OPRASIONAL LANJUTAN

rusak, gagal nilainya hilang. Untuk mengatasi hal tersebut dipelukan pengendalaian persediaan.. Teknik-teknik pengendalian persedaiaan: 1. Pemilihan karyawan, pelatihan dan disipin yang baik Poin ini tidak mudah dilakukan tapi sebenarnya sangat penting terutama untuk usaha dibidang jasa. Disini karyawan punya akses atas produk-produk yang langsung dikonsumsi. 2. Pengendalian yang ketat atas kiriman barang yang datang Poin. ini dilakukan dngan membaca semua kiriman yang masuk dan secara otomatis memeriksa isi dan catatan pesanan. 3. dari fasilitas Poin ini diutamakan pada pengawasan yang ketat terhadap tmpat-tempat risiko tinggi,pengawasan satu arah seperti kaca satu arah, vido, pengawasan oleh manusia. Pengendalian yang efektif atas semua barang yang keluar

Jenis Model Persediaan Model persediaan adalah suatu cara atau teknis menentuan persediaan yang optimal. Model Persediaan disini dibedakan menjadi dua, yaitu : 1. bersifat Independen 2. Model untuk Persediaan yang bersifat Dependen Ad. 1. Model untuk Persediaan yang bersifat Independen Pada dasarnya persediaan itu diadakan untuk menjamin adanya barang jika suatu saat ada permintaan dari konsumen. Persediaan independen ini adalah Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Model untuk Persediaan yang

Liestyowati Ir., ME
MANAJEMEN OPRASIONAL LANJUTAN

persediaan yang diadakannya tidak tergantung oleh permintaan produk lain. Misalnya permintaan produk mobil bersifat independen terhadap permintaan produk beras. Dalam penggunaan model persediaan yang optimal. Dua jenis biaya tersebut adalah: 1. Biaya Penyimpanan ( holding cost): Yaitu biaya untuk memiliki dan menyimpan persediaan selama periode tertentu. Biaya ini berhubungan positif dengan jumlah persediaan dan terkadang dengan waktu penyimpanan. 2. Biaya Pemesanan ( ordering cost) Yaitu biaya yang berhubungan dengan penambahan persediaan yang dimiliki . Biaya ini berhubungan positif dengan frekuensi persediaan. Termasuk biaya simpan : 1. Bunga atas dana yang ditanamkan dalam persediaan 2. sewa gudang 3. Penyusutan 4. Biaya kerusakan, kehilanhan ,kedaluarsa dll. Termasuk biaya pesan : 1. 2. 3. 4. Biaya pengiriman Biaya pesanan beli Biaya inspeksi Biaya penerimaan dan pencatatan persediaan independen dikenal dua jenis biaya.

Kedua jenis biaya tersebut merupakan faktor yang dipertimbangkan dlm menentukan

Model EOQ ( Economic Order Quantity)

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Liestyowati Ir., ME
MANAJEMEN OPRASIONAL LANJUTAN

Melalui inventory model penyederhanaan masalah persediaan dalam realitas yang rumit akan dijawab dua hal penting. Yaitu berapa banyak harus dipesan dan kapan dilakukan pemesanan sehingga biaya persediaan menjadi minimum. Model EOQ merupakan model yang tertua dan paling sederhana, 1915 oleh F.W. Harris. Model ini diturunkan pada awalnya dengan beberapa asumsi: a. Permintaan diketahui secara konstan b. Tidak ada shortage c. Lead time diketahui dan konstan d. Sekali pesan sekali terima e. Tidak ada potongan harga karena memebeli dengan jumlah yang banyak Total biaya simpan ( Total carriying Cost) dapat dicari dengan rumus: Q+O = Q 2 Cc .Q 2 Total biaya pesan ( Total Ordering Cost) dapat dicari dengan rumus: Co . D Q Sehingga total biaya persediaan : 2

Cc .Q 2 Contoh:

Co . D Q

Sebuah distribusi kebutuhan pokok ingin menentukan volume pesanan optimal dan biaya persediaannya jika permintaan konstan sebesar 10.000 unit. Setahun, carrieng cost per unit per tahun Rp 75,-. Dan ordering cost per pesanan Rp 15.000,-. Distributor Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Liestyowati Ir., ME
MANAJEMEN OPRASIONAL LANJUTAN

juga ingin mengetahui frekuensi pesanan, waktu antara pesanan dar reorder point, jika lead time 10 hari dan adan hari besar yang bukan hari minggu pada tahun itu. Jawab Diketahui: Cc = 75 Co = 15.000 D = 10.000

EOQ = 2. Co. D Cc 2. 15.000. 10.000 = 10.000

= 2.000 unit. Biaya Persediaan minimum adalah : TC = Cc .Q 2 = = + Co . D Q

75 . 2000/2 + 1500. (10.000 / 2.000 ) Rp. 150.000,-

Frekuensi pesanan per tahun adalah: f = D/Q = 10.000 / 2000 = 5 kali

Karena distributor dalam setahun adalah : 310 (365 52 hari minggu 3 hari besar ), maka waktu antar pesanan adalah 62 ( = 310/5 ) hari kerja,

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Liestyowati Ir., ME
MANAJEMEN OPRASIONAL LANJUTAN

Reorder point = lead time . D/jumlah hari kerja dalam satu tahun = 10 . 10.000 / 310 = 322,6

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Liestyowati Ir., ME
MANAJEMEN OPRASIONAL LANJUTAN