BAB VIII PEMANTAUAN, PELAPORAN DAN EVALUASI

A. PEMANTAUAN Pemantauan (monitoring) pelaksanaan RPB dapat dilaksanakan antara lain melalui mekanisme berikut: 1. Penyusunan Rancangan Kerja. Penanggung jawab pelaksanaan kegiatan atau pimpinan satuan kerja harus menyiapkan rancangan kerja tahunan yang menjelaskan secara rinci masukanmasukan, kegiatan yang dilakukan (yang mana dan bagaimana) serta hasil yang diinginkan. Rancangan itu harus dengan jelas menunjukkan daftar kegiatan dan orang/ pribadi dan atau lembaga/institusi yang bertanggung jawab untuk menyediakan masukan dan memberikan hasil akhir. Rancangan kerja harus digunakan sebagai dasar dalam mengawasi kemajuan pelaksanaan RPB . 2. Kunjungan Kerja (Site Visit). Penanggung jawab pelaksanaan kegiatan atau pimpinan satuan kerja dapat melakukan kunjungan kerja dalam jangka waktu tertentu. Kunjungan kerja harus memfokuskan pada kelompok target untuk mendapatkan pandangan/masukan mereka tentang bagaimana pelaksanaan kegiatan mempengaruhi kelompok sasaran. 3. Meninjau lokasi kegiatan. Pejabat atau staf yang menangani pemantauan harus meninjau lokasi kegiatan, paling tidak dua kali setahun. Dalam beberapa kasus, lebih bermanfaat mengadakan kunjungan kerja bersama-sama dengan pihak yang terkait dalam pelaksanaan kegiatan serta unsur lembaga swadaya masyarakat. Hal ini memungkinkan suatu pendekatan yang lebih terbuka dalam membahas masalahmasalah yang sama dengan kelompok target dan pihak-pihak yang terkait dengan pelaksanaan suatu kegiatan. Staf yang melakukan kunjungan kerja harus menyiapkan laporan sesegera mungkin setelah kunjungan kerja. 4. Rapat/Pertemuan. Tujuan dari pertemuan ini adalah untuk melibatkan pihak yang terkait dalam penyampaian masalah-masalah yang berkenaan dengan pelaksanaan suatu tugas/kegiatan, termasuk dari kelompok lembaga swadaya masyarakat. 5. Penyelenggaraan pertemuan. Berdasarkan isu dan masalah yang dikemukakan maka pertemuan dapat dilakukan pada tingkat dan tempat yang berbeda dengan frekuensi yang beragam. Hal-hal teknis mungkin ditangani pada tingkat organisasi kegiatan, sedangkan isu-isu kebijakan yang memiliki implikasi penting dapat didiskusikan pada tingkat yang lebih tinggi. Pertemuan pada tingkat isu/sub ise kegiatan harus dilakukan secara teratur. 6. Laporan Akhir. Dalam penyelesaian suatu kegiatan, pihak penanggung jawab pelaksanaan kegiatan atau pimpinan satuan kerja harus menyiapkan sebuah laporan akhir yang menitikberatkan pada relevansi dan pelaksanaan kegiatan RPB, kemungkinan keberhasilan/kegagalan. Laporan juga harus berisi saran/rekomendasi untuk kegiatan/tindakan lanjutan bagi instansi/lembaga-lembaga tertentu jika diperlukan. 7. Pelaporan hasil monitoring dan evaluasi.

VIII-1

Pelaporan hasil monitoring dan evaluasi itu disampaikan tiap 3 bulan sekali (triwulan). Periode pelaporan akhir triwulan pertama adalah 31 Maret, akhir triwulan kedua adalah 30 Juni, akhir triwulan ketiga adalah 30 September, dan akhir triwulan keempat adalah 31 Desember. Pimpinan Lembaga/SKPD melakukan pengendalian pelaksanaan rencana pembangunan sesuai dengan tugas dan kewenangan masing-masing. Pengendalian pelaksanaan program dan kegiatan merupakan tugas dan fungsi yang melekat pada masing-masing Lembaga/SKPD. Tata cara pengawasan pelaksanaan rencana pembangunan yang dilakukan oleh Pimpinan Lembaga/SKPD dilaksanakan sesuai derigan peraturan perundangundangan. Lembaga/SKPD menyediakan informasi Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana yang diperlukan oleh pelaku pembangunan mengenai perkembangan pelaksanaan rencana pembangunan sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

B. EVALUASI KEGIATAN PENANGGULANGAN BENCANA 1. Kerangka Logis Monitoring dan Evaluasi Ada dua hal pokok yang harus diperhatikan dalam kerangka pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi yaitu ; (i). Pengukuran Kinerja dan, (ii). Penilaian terhadap hasil. a. Pengukuran Kinerja : Pengukuran Kinerja Pelaksanaan Program Penanggulangan Bencana secara umum mengikuti Peraturan Pemerintah nomor 39 tahun 2006 (PP 39/2006) tentang Tata Cara Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan, melalui pendekatan sebagai berikut; (1) INPUT: segala sesuatu yang dibutuhkan, yang dalam hal ini adalah Rencana Penanggulangan Bencana Daerah (RPBD) (2) PROSES: terdiri dari kegiatan-kegiatan; perencanaan, pelaksanaan, pengawasan dan pengendalian yang di dalamnya terkait dengan aspek; kelembagaan, manajemen dan SDM yang dianggap melekat di dalamnya, termasukAnggaran dan Material (3) OUTPUT: hasil dari suatu proses kegiatan. Terhadap aspek output (keluaran) yang telah sesuai, maka dilanjutkan dengan proses menuju outcome (hasil), sedangkan terhadap output yang belum sesuai akan menjadi feedback (umpan balik) dalam proses untuk mencapai output pada tahun mendatang. Pendekatan tersebut digambarkan dalam skema seperti pada Gambar 6.1. Kerangka Pelaksanaan Evaluasi Program Penanggulangan Bencana, sebagi berikut:

VIII-2

Gambar 8-2 Kerangka pelaksanaan evaluasi program penanggulangan bencana

Perlu dipertimbangkan dan apabila dimungkinkan adanya pengaturan mengetahui prosedur MONEV pada kondisi Tanggap Darurat, mengingat adanya aspek kedaruratan di mana peraturan-peraturan yang berlaku pada kondisi normal (tidak ada bencana) tidak dapat diterapkan. b. Penilaian outcome (hasil) Penilaian terhadap outcome/hasil dilaksanakan untuk mengetahui capaian dari tujuan yang telah selesai dilaksanakan berdasarkan indikator, yaitu dengan membandingkan antara fungsi/manfaat antara hasil yang direncanakan dengan hasil yang dicapai. Penilaian fungsi atau manfaat hasil ditinjau dari indikator 5K sebagai berikut; (1) KONSISTENSI : dinilai melalui indikator; (i) ketersediaan mekanisme dan strategi pelaksanaan, (ii) ketersediaan kriteria dan sumber pembiayaan, (iii) ketersediaan strategi operasional pemulihan akibat bencana dan, (iv) keterkaitan antara prioritas dan pelaksanaan. (2) KOORDINASI : dinilai melalui indikator (i) ketersediaan forum koordinasi perencanaan dan pelaksanaan dan, (ii) efektivitas forum koordinasi dalam perencanaan dan pelaksanaan. (3) KONSULTASI : dinilai melalui indikator; (i) ketersediaan fasilitasi bagi masyarakat, (ii)ketersediaan informasi akurat bagi masyarakat (4) KAPASITAS : dinilai melalui indikator; (i) penyediaan pedoman operasional, (b) penyediaan mekanisme pementauan, pengendalian dan pengawasan, (iii) ketersediaan sumber pembiayaan lokal, (iv) adanya kemampuan kelembagaan, sumberdaya manusia dan sumber pendanaan, sumberdaya alam, yang dapat didayagunakan dalam perencanaan dan pelaksanaan program pemulihan akibat bencana (5) KEBERLANJUTAN : dinilai melalui indikator; (i) tersedianya RPJM yang memfasilitasi RPBD, (ii) tersedianya Peraturan Daerah tentang Penanggulangan Bencana, (iii) tersedianya RAD-PRB, (iv) tersedianya RTRW berbasis Pengurangan Resiko Bencana dan, (v) tersedianya

VIII-3

Rencana Pemulihan Sektoral Jangka Menengah dan Jangka Panjang dalam kerangka Pembangunan Daerah Pasca Bencana. 2. Audit Versus Evaluasi Kegiatan audit dilakukan melalui suatu analisis yang kritis dan investigatif atas proses dan hasil-hasil yang dicapai instansi pemerintah dengan menggunakan ukuran-ukuran (kriteria) yang telah distandarisasikan. Auditing berfokus pada pengujian kebenaran atas dokumen dan bukti-bukti dasar yang mendukung suatu informasi/laporan yang disampaikan. Fokus utama evaluasi adalah untuk menghasilkan simpulan dalam bentuk umpan balik bagi pimpinan dan staf sehingga dapat terus mangarahkan pencapaian visi yang telah ditetapkan. Evaluasi dilakukan bukan hanya sekedar membandingkan antara yang terjadi dengan yang seharusnya, akan tetapi lebih jauh lagi dengan mengaitkannya terhadap kondisi lingkungan secara utuh. Untuk itu, evaluasi memanfaatkan informasi-informasi yang bukan hanya berasal dari instansi yang dievaluasi, akan tetapi informasi dari sumber lain juga akan sangat berguna untuk memperkuat simpulan hasil evaluasi. Pengumpulan data di luar yang tersedia pada instansi yang diperiksa dapat dilakukan melalui suatu tahap-tahapan penelitian. Tanggung jawab pelaksanaan evaluasi bukan pada apakah informasi yang disediakan itu benar atau salah, atau sesuai-tidak sesuai dengan peraturan yang berlaku, tetapi lebih diarahkan pada perbaikan implementasi kegiatan untuk mencapai visi dan misi yang telah ditetapkan. 3. Pelaksana Evaluasi. Pada dasarnya evaluasi dapat dilakukan secara; internal, seperti; self evaluation, participatory evaluation external, seperti; rapid participatory appraisal, external evaluation gabungan antara external dan internal, seperti; interactive evaluation Masing-masing cara mempunyai kelebihan dan kelemahannya sendiri-sendiri, tetapi dalam hal penanggulangan bencana disarankan untuk menggunakan metode gabungan antara internal dan eksternal, di mana pemahaman terhadap faktor internal digabung dengan obyektivitas external. Cara ini dapat dilaksanakan dengan Model Swakelola dengan melibatkan tenaga-tenaga ahli dari luar (external). Terdapat banyak metode pengumpulan informasi dalam pelaksanaan evaluasi, diantaranya; wawancara, wawancara dengan tokoh kunci, daftar pertanyaan, focus group discussion, pertemuan kelompok masyarakat, laporan kerja, observasi lapangan, dan sebagainya. Dalam hal penanggulangan bencana, akan lebih tepat apabila metode pengumpulan dan konfirmasi informasi dilakukan secara triangulasi, yaitu melibatkan; korban bencana, pamong desa dan masyarakat setempat (bukan korban bencana). 4. Kelompok Sasaran : Kelompok sasaran dalam evaluasi program penanggulangan bencana adalah para pelaksana kegiatan dan penerima manfaat, yaitu ;

VIII-4

Kementerian/Lembaga yang berperanserta dalam pelaksa-naan program penanggulangan bencana Pemerintah Propinsi D.I.Yogyakarta beserta SKPD yang terlibat Lembaga Donor Benficiaries (Penerima Manfaat/Korban Bencana)

Pada kondisi Pra Bencana dan Pasca Bencana, evaluasi kinerja penanggulangan bencana dapat mengacu kepada Instruksi Presiden Nomor 7 Tahun 1999 tentang Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah, sedangkan pada saat Tanggap Darurat evaluasi lebih diarahkan kepada efisiensi dan efektivitas penyaluran bantuan kepada para korban bencana serta seberapa besar manfaat yang dirasakan oleh para korban gempa.

C. PELAPORAN Sesuai ketentuan dalam PP 21/2008 pada Bagian Kedua Pasal 93, Penyusunan laporan penyelenggaraan penanggulangan bencana dilakukan oleh unsur pengarah dan unsur pelaksana BNPB dan/atau BPBD. Laporan penyelenggaraan penanggulangan bencana digunakan untuk memverifikasi perencanaan program BPBD. Pelaporan dilaksanakan secara triwulanan dengan menggunakan formulir yang telah ditetapkan (terlampir) dan disampaikan oleh pihak pelaksana/ penanggung jawab isu/sub isu/kegiatan secara berjenjang. Setiap instansi pelaksana diwajibkan menyampaikan laporan monitoring secara berjenjang dan berkala setiap triwulan terhadap pencapaian indikator kinerja yang telah ditetapkan dalam dokumen RPB, sebagai berikut: (1) Pejabat pemerintahan daerah melaporkan hasil monitoring dan evaluasi kepada Gubernur selambat-lambatnya 2 (dua) minggu setelah berakhirnya triwulan yang bersangkutan. Laporan ini sudah harus menampung informasi dari masyarakat yang sudah diverifikasi. (2) Kepala-kepala dinas melaporkan hasil monitoring dan evaluasi kepada SEKDA selambat-lambatnya 3 (tiga) minggu setelah berakhirnya triwulan yang bersangkutan. Laporan ini sudah harus menampung informasi dari masyarakat yang sudah diverifikasi. Tembusan laporan ini ditujukan kepada Kepala BPBD. (3) Disamping itu, masyarakat setiap saat dapat secara aktif memberikan laporan dan informasi kepada instansi terkait. Baik dalam kegiatan Monitoring maupun Evaluasi, akan diperlukan adanya pelaporan, yang dilakukan setelah proses analisis informasi. Dalam pelaporan ini dimuat temuantemuan dan juga rekomendasi-rekomendasi untuk memperbaiki program penanggulangan bencana dan peningkatan kinerja lembaga penanganan bencana. Pelaporan disajikan dalam bentuk Laporan tertulis, walaupun dalam penyampaiannya (presentasi) dapat digunakan slide atau Powerpoint. Kerangka (outline) laporan evaluasi akan terdiri dari: RINGKASAN EKSEKUTIF Memuat ringkasan laporan yang ditujukan bagi para pihak terkait yang tidak mempunyai banyak waktu untuk membaca laporan secara lengkap. Seringkali juga dimanfaatkan untuk memancing keingin-tahuan pembacanya, sehingga yang

VIII-5

bersangkutan akan membaca seluruh laporan (biasanya tidak lebih dari lima halaman) PRAKATA Tidak harus ada, tetapi biasanya digunakan untuk menyampaikan ucapan terimakasih kepada para pihak yang telah membantu, dan juga untuk menyampaikan permasalahan yang dihadapi dalam penyusunan laporan. HALAMAN ISI Untuk memudahkan pembaca mencari bagian-bagian yang diperlukan di dalam laporan (seyogyakanya dilengkapi dengan nomor halaman). BAGIAN PERTAMA: PENDAHULUAN Memuat latar belakang evaluasi, tim evaluasi, metodologi yang digunakan, realita pelaksanaan evaluasi, masalah yang dihadapi dan sebagainya. BAGIAN KEDUA: TEMUAN-TEMUAN Dipaparkan mengenai temuan-temuan hasil evaluasi, contohnya mengenai; efisiensi, efektivitas dan dampak, atau dapat juga pemikiran-pemikiran yang muncul dari sasaran eveluasi BAGIAN KETIGA: KONKLUSI Memuat konklusi dari hasil analisis temuan, interpretasi dan penafsiran terhadap temuan. Akan sangat berguna apabila dalam analisis informasi digunakan Sistem Analisis SWOT. BAGIAN KEEMPAT: REKOMENDASI Memuat rekomendasi dari hasil analisis temuan, baik untuk memperbaiki Kelemahan ataupun meningkatkan Kekuatan LAMPIRAN-LAMPIRAN Memuat Kerangka Acuan Evaluasi, Daftar Penduduk yang diwawancara, Daftar Pertanyaan, Peta Lokasi dan sebagainya.

VIII-6