MANAJEMEN AUDIT ISO 19011:2002

INDAH KARYA Register Certification Services

AUDIT AUDIT
PROSES YANG SISTEMATIS, MANDIRI DAN TERDOKUMENTASI UNTUK MEMPEROLEH BUKTI AUDIT DAN PENILAIAN SECARA OBYEKTIF UNTUK MENENTUKAN SEJAUH MANA KRITERIA AUDIT DIPENUHI

AUDIT INTERNAL AUDIT EKSTERNAL

AUDIT PIHAK PERTAMA (AUDIT INTERNAL) AUDIT PIHAK KEDUA AUDIT PIHAK KETIGA

PRINSIP-PRINSIP BAGI AUDITOR

ETHICAL CONDUCT (Kode Etik) FAIR PRESENTATION
(Penyajian yang adil)

DUE PROFESIONAL CARE

(Taat secara profesional)

INDEPENDENCE
(Independen)

EVIDENCE BASED APPROACH

(Pendekatan berdasarkan bukti)

Prinsip-prinsip bagi Auditor

Ethical Ethical Conduct Conduct (Kode (Kode Etik) Etik)

Trust (Kepercayaan) Integrity (Integritas) Confidentiality (Kerahasiaan)

Discretion (Tidak terpengaruh)

Prinsip-prinsip bagi Auditor

Fair Fair Presentation Presentation (Presentasi (Presentasi yang yang adil) adil)

Audit Conclusion (kesimpulan audit) Audit finding (Temuan audit)

Audit report (Laporan audit)

Harus mencerminkan kebenaran dan ketepatan dari kegiatan audit

Prinsip-prinsip bagi Auditor

Due Due Professional Professional Care Care

(Menjaga (Menjagaprofesionalisme) profesionalisme)

Competence
(Memiliki kompetensi)

The Confidence
(Percaya diri)

The importance of the task

(Pentingnya tugas yang dilaksanakan)

Prinsip-prinsip bagi Auditor

Independence Independence (Independen) (Independen)

Independent of the activity being audited (Independen selama kegiatan audit)

Free from bias and conflict of interest (Bebas dari keberpihakan)

Maintain the objective state of mind (Memelihara pemikiran yang obyektif)

Memastikan bahwa temuan dan kesimpulan audit didasarkan pada bukti audit

Prinsip-prinsip bagi Auditor

Evidence-based Evidence-based Approach Approach

(Pendekatan (Pendekatanberdasarkan berdasarkanbukti) bukti)

Base on samples of information (Berdasarkan pada sampel informasi)

Audit evidence is verifiable (Bukti audit dapat diverifikasi)

Audit conclusion related to the appropriate use of sampling

(Kesimpulan audit memperhatikan penggunaan sampling yang sesuai)

MANAJEMEN MANAJEMEN PROGRAM PROGRAM AUDIT AUDIT

PLAN DO CHECK ACTION

PROGRAM AUDIT

PROSEDUR

ALUR ALURPROSES PROSESMANAJEMEN MANAJEMENPROGRAM PROGRAM AUDIT AUDIT

Penanggung Jawab

Sasaran & jangkauan

Tanggung jawab Sumber daya Prosedur
Plan Plan

Jadual audit
Action Action Perbaikan program audit

Penilaian auditor Seleksi tim audit Pengarahan aktivitas audit Record

Kompetensi Auditor
Do Do

Aktivitas Audit

Pantau dan kaji ulang

Identifikasi kebutuhan perbaikan & pencegahan Identifikasi improvement
Check Check

SASARAN SASARAN PROGRAM PROGRAM AUDIT AUDIT

Mengarahkan perencanaan dan pelaksanaan audit

Atas dasar pertimbangan

Prioritas Manajemen Maksud komersial Persyaratan sistem manajemen Peraturan perundangan, persyaratan kontrak Kebutuhan evaluasi pemasok Persyaratan pelanggan Kebutuhan pihak yang berkepentingan Resiko terhadap organisasi

SASARAN AUDIT

JANGKAUAN JANGKAUAN PROGRAM PROGRAM AUDIT AUDIT

Perubahansignificant significant Perubahan darioperasi operasi dari Ruanglingkup, lingkup,Sasaran, Sasaran, Ruang Durasi Durasi Frekuensiaudit audit Frekuensi

Perhatianpihak pihakyang yang Perhatian berkepentingan berkepentingan

Problembahasa, bahasa, Problem Sosial,budaya budaya Sosial,

AUDIT AUDIT PROGRAM PROGRAM

Kompleksitas Kompleksitas aktivitas aktivitas

Hasilaudit auditsebelumnya sebelumnya Hasil

Standar,regulasi, regulasi, Standar, kriteria kriteria Kebutuhansertifikasi/ sertifikasi/ Kebutuhan registrasi registrasi

TANGGUNG TANGGUNG JAWAB JAWAB PROGRAM PROGRAM AUDIT AUDIT Tanggung jawab untuk mengelola program audit yang memahami :
Prinsip-prinsip audit Kompetensi auditor Penerapan dari teknik audit Ketrampilan manajemen Memahami hal teknis dan bisnis usaha yang diaudit

TANGGUNG TANGGUNGJAWAB JAWABPENGELOLA PENGELOLAPROGRAM PROGRAM AUDIT AUDIT Menetapkan sasaran dan jangkauan program audit Menetapkan tanggung jawab dan prosedur Menjamin tersedianya sumber daya Memastikan penerapan program audit Memastikan rekaman program audit dipelihara Memantau, meninjau dan memperbaiki program audit

SUMBER SUMBER DAYA DAYA PROGRAM PROGRAM AUDIT AUDIT

Mempertimbangkan : Sumber daya financial Teknik mengaudit Proses mencapai dan memelihara kompetensi auditor & meningkatkan kinerja auditor Ketersediaan Auditor dan Tenaga Ahli Jangkauan program audit Akomodasi, transportasi dll.

KEGIATAN AUDIT
Pre - Audit On site Audit
Rapat Pembukaan

Post - Audit
Laporan audit

Persiapan audit Ketua tim audit Sasaran, kriteria, lingkup Kelayakan Tim audit Kontak awal

Tinjauan Dokumen Persiapan audit lapangan Rencana audit Penugasan Tim audit Dokumen kerja

Proses audit: Komunikasi Peran Pemandu & Obs Pengumpulan & Verifikasi information Persiapan kesimpulan audit

Distribusi laporan audit

Penyelesaian audit

Rapat Penutupan

Tindak lanjut audit

PENGUMPULAN PENGUMPULANDAN DANVERIFIKASI VERIFIKASI INFORMASI INFORMASI

Sumber informasi

Pengumpulan dengan contoh yang sesuai dan verifikasi

Bukti audit

Hanya informasi yang dapat di verifikasi

Penilaian terhadap kriteria audit

Temuan Audit Metoda Pengumpulan Informasi Wawancara Observasi Lapangan Tinjauan Dokumen

Tinjauan

Kesimpulan audit

PELAKSANAAN PELAKSANAAN TINDAK TINDAK LANJUT LANJUT

Kesimpulan audit untuk mengidentifikasi keperluan tindakan koreksi, pencegahan dan peningkatan Ditetapkan dan dilaksanakan oleh auditee dalam jangka waktu yang disepakati Informasi auditee kepada klien audit tentang status tindakan Penyelesaian dan keefektifan tindakan perbaikan diverifikasi Verifikasi dapat dilakukan pada audit selanjutnya

ATRIBUT PERSONIL
Seorang auditor sebaiknya : Etis, yaitu adil, menyatakan yang sebenarnya, tulus hati, jujur dan bijaksana Terbuka, yaitu mau mempertimbangkan pandangan atau ide-ide alternatif Diplomatis, yaitu bijaksana dalam menghadapi setiap orang Suka memperhatikan, yaitu cara aktif menyadari kegiatan fisik yang ada disekitarnya Cerdik, yaitu secara insting menyadari dan mampu memahami situasi Versatile, yaitu selalu siap menyesuaikan diri dalam situasi yang berbeda. Tenacious, yaitu gigih, fokus pada pencapaian sasaran Tegas, yaitu menetapkan kesimpulan dengan tepat waktu berdasarkan alasan dan analisis yang logis. Percaya diri, yaitu bertindak dan berfungsi secara mandiri meskipun aktif berinteraksi dengan yang lain

KOMPETENSI KOMPETENSI DAN DAN EVALUASI EVALUASI AUDITOR AUDITOR

Pengetahuan dan Ketrampilan bidang Mutu Pengetahuan dan Ketrampilan umum Mutu & Lingkungan Pengetahuan dan Ketrampilan bidang Lingkungan

Pendidikan

Pengalaman Kerja

Pelatihan Auditor

Pengalaman Audit

Atribut Personel

PENDIDIKAN, PENGALAMAN KERJA, PELATIHAN AUDITOR DAN PENGALAMAN AUDIT

Parameter Pendidikan Auditor Pendidikan tingkat dua (lihat cacatan 1) 5 tahun (lihat cacatan 2) Min 2 tahun dari jumlah 5 tahun 40 hari pelatihan auditor 4 auidt lengkap hingga jumlah min. 20 hari pengalaman magang audit dibawah arahan dan panduan auditor berkompetensi sebagai ketua tim audit (lihat catatan 3) Auditor di kedua disiplin Sama seperti auditor Ketua tim audit

Jumlah pengalaman kerja Pengalaman kerja bidang manajemen mutu atau manajemen mingkungan Pelatihan auditor Pengalaman audit

Sama seperti auditor 24 hari pelatihan dalam disiplin kediua (lihat catatan 4) 2 tahun dalam dua disiplin 3 audit lengkap hingga jumlah min 15 hari pengalaman audit dalam disiplin kedua dibawah arahan dan panduan auditor berkompetensi sebagai ketua tim audit (lihat cacatan 3)

Sama seperti auditor Sama seperti auditor

Sama seperti auditor 3 audit lengkap hingga jumlah min 15 hari pengalaman audit bertindak dalam peran Ketua tim audit dibawah arahan dan panduan auditor berkompetensi sebagai ketua tim audit

Catatan 1 Pendidikan tingkat dua adalah bagian dari sistem pendidikan nasional sesudah tahap awal atau dasar, tetapi diselesaikan sebelum masuk ke universitas atau lembaga pendidkikan serupa. Catatan 2 Jumlah hatun pengalaman kerja dapat dikurangi 1 tahun jika orangnya telah menyelesaikan proses pendidikan kedua yang sesuai. Catatan 3 Pengalaman kerja dalam disiplin kedua dapat bersamaan dengan pengalaman kerja dalam disiplin pertama. Catatan 4 Pelatihan dalam disiplin kedua adalah untuk mendapat pengetahuan dari standar, hokum, peraturan, prinsip, metode dan teknik yang relevan. Catatan 5 Audit lengkap adalah audit yang mencakup semua langkah yang diurutkan dalam 6.3 sampai 6.6. Pengalaman audit menyeluruh hendaknya mencakup seluruh stndar system manajemen

PENGETAHUAN DAN KETRAMPILAN UMUM Prinsip-prinsip, prosedur dan teknik audit yang sesuai dan menjamin bahwa audit dilaksanakan konsisten dan sistematis. Sistem manajemen dan dokumentasi referensi untuk menjamin auditor memahami ruang lingkup audit dan menerapkan kriteria audit. Situasi organisasi untuk menjamin auditor memahami konteks oprasional organisasi. Hukum, regulasi dan persyaratan lain yang berlaku untuk disiplin yang relevan untuk menjamin auditor bekerja sesuai dan memperhatikan persyaratan yang diterapkan pada organisasi yang diaudit.

PENGETAHUAN DAN KETRAMPILAN UMUM KETUA TIM AUDIT Ketua tim audit mampu : Merencanakan audit dan sumber daya yang efektif selama audit Mewakili Tim audit berkomunikasi dengan klien audit dan auditee Mengorganisir dan mengarahkan anggota Mengarahkan dan memandu auditor magang Memimpin Tim audit mencapai kesimpulan audit Mencegah dan mengatasi konflik yang terjadi Menyiapkan dan melengkapi laporan audit

PENGETAHUAN DAN KETRAMPILAN KHUSUS AUDITOR SISTEM MANAJEMEN MUTU

Metode dan teknik yang terkait dengan mutu, untuk menjamin auditor menguji sistem manajemen mutu dan mendapatkan temuan dan kesimpulan audit yang sesuai. Proses dan produk, termasuk jasa, untuk menjamin auditor memahami konteks teknologi dari audit yang dilaksanakan.

METODA EVALUASI AUDITOR

Metoda evaluasi Tinjauan rekaman Sasaran Verifikasi latar belakang auditor Contoh Analisis rekaman pendidikan, pelatihan, pengalaman kerja dan pengalaman audit Survai, keesioner, referensi personil, penghargaan, keluhan, kinerja, evaluasi, tinjauan pembanding Tatap muka dan wawancara telepon

Umpan balik positif dan negative

Mendapatkan informasi kinerja auditor Evaluasi atribut peronil dan ketrampilan berkomunikasi, verifikasi informasi dan uji pengetahuan dan informasi tambahan Evaluasi atribut personil dan kemampuan menerapkan pengetahuan dan ketrampilan Evaluasi atribut personil, pengetahuan, ketrampilan dan penerapannya Mendapatkan informasi bahwa observasi langsung tidak memungkinkan untuk dilakukan atau yang sesuai

Wawancana

Observasi

Role playing, audit witness, kinerja penugasan Ujian lisan dan tertulis, tes psykhologi

Pengujian

Tinjauan audit sebelumnya

Tinjauan pada laporan audit dan diskusi dengan klien audit, auditee, kolega dan auditor

Terima Kasih

Audit Mutu Internal