Student:
Cap 1. Organizatorul evenimentului.....................................................................................pag.3 Cap 2. Etapele organizrii evenimentului..............................................................................pag.5 Cap 3. Parteneri.....................................................................................................................pag. 9 Cap 4. Promovarea evenimentului.........................................................................................pag.10 Cap 5. Producia i rezultatele evenimentului........................................................................pag.12 Anexe.....................................................................................................................................pag.14 Bibliografie.............................................................................................................................pag.21
Pai ctre via este un eveniment caritabil care dorete s trag un semnal de alarm asupra unei probleme ct se poate de serioas, aceea de a se ncerca strngea de fonduri necesare operaiilor sau tratamentelor copiilor bolnavi de cancer i care ar putea fi salvai. Primria Braov va susine organizarea acestui eveniment, n scopul a ajuta copii care au nevoie de tratament sau operaii i a ntri sentimentului de apartenen la o comunitate, coeziunea uman ntre cetenii oraului. Evenimentul Pai ctre via va fii organizat de firma Best Events din Braov, nfiinat n anul 2003, cu capital 100% romnesc. Scopul primordial al firmei Best Events este de a oferi cele mai bune servicii, i de a organiza evenimente memorabile. Plecnd de la petrecerile tradiionale, ca cele oferite de restaurante i alte locale, firma i propune o evoluie n sfera organizrilor de evenimente, ncercnd s le ofere clienilor servicii ct mai complete, diversificate i s i surprind plcut prin originalitate, inventivitate i bun gust. Best Event organizeaz nuni, botezuri, evenimente caritabile, petreceri de lansri, evenimente speciale, mese festive, baluri studeneti, petreceri ale companiilor, conferine, petreceri private, aniversri, reuniuni de clas, petreceri pentru burlaci, servicii de prestatii pirotehnice, petreceri cu ocazia unor srbtori i ocazii speciale sau alte evenimente ce merit srbatorite. Membrii echipei i responsabilitile acestora: Echipa este format din 9 membrii : 2 persoane se ocup cu trimiterea invitaiilor 2 persoane contacteaz presa i redacteaz materialele informative;
1. ntrunirea comitetului de organizare format din persoanele desemnate de organizaiile iniiatoare- data ntrunirii: 15 februarie La aceast prim intlnire se vor stabili data cnd va avea loc evenimentul i locaia, precum i targetul, acesta reprezentnd suma minim necesar care trebuie realizat ca urmare a organizrii evenimentului. Data se va stabili calculnd timpul necesar parcurgerii etapelor premergtoare, avndu-se n vedere i evitarea unor suprapuneri cu alte evenimente, spectacole, sau chiar cu perioada de post. Locaia trebuie s corespund ca dimensiune, posibiliti de amenajare i sonorizare, singura sala care ndeplinete aceste criterii fiind AULA UNIVERSITII TRANSILVANIA BRAOV. Reprezentantul firmei Best Events va urmri obinerea aprobrilor necesare. Suma minim care trebuie obinut va avea dou surse: vnzarea de bilete i donaii directe sau prin telefon. Organizatorii desemneaz o persoan care va rspunde de calcularea i urmrirea bugetului evenimentului. La acest punct se calculeaz costul minim estimat al evenimentului i propun modaliti de acoperire a acestuia. ntrunirea se ncheie prin stabilirea datei ntlnirii urmtoare, 22 februarie, ct i a temelor care vor trebui abordate: stabilirea meniului, a programului, a listei de invitai, recalcularea costului n funcie de sponsorizrile sau contribuiile anunate. 2. La a doua ntrunire organizatorii vor stabili: - forma i textul invitaiilor, persoana desemnat cu executarea lor, termenul de realizare i de distribuire, lista persoanelor care vor primi invitaii- personaliti din zona culturii, politicii i mass-media din judeul Braov, precum i diferite firme care acioneaz pe piaa braovean. - programul evenimentului, pe ore.
5
CAP 3. PARTENERI
Un eveniment de asemenea anvergur este dificil de susinut n totalitate de o singur firm, indiferent de mrimea acesteia i puterea pe care o are pe pia. Costurile implicate sunt mari si de aceea este necesara implicarea mai multor organizatii pentru ca rezultatul final sa fie cel asteptat. Pentru organizarea acestui eveniment se va colabora cu diferite institutii si firme din Brasov care si-au exprimat dorinta de a contribui la succesul evenimentului. Primaria Brasov va sustine realizarea acestui eveiment caritabil prin scutirea de taxele aferente panourilor publicitare pe care le vom amplasa in orasul Brasov si in plus, prin sponsorizare cu suma de 5000 Euro. De asemenea, vom colabora cu cateva restaurante (cu care am negociat preturi speciale, foarte avantajoase) pentru a ne asigura cateringul pentru bufetul suedez organizat n cadrul evenimentului.
Vom inchiria spatiu publicitar (bannere, imagini rulate pe LCD) pe toata perioada evenimentului urmatoarelor firme: Vodafone, Inna Schaeffler, Autoliv, Toyota, Audi, Cosmote, aducnd o sum substanial celei strnse din donaii.
Deciziile referitoare la activitile promoionale sunt de maxim importan dac avem n vedere investiiile pe care acestea le necesit. Informarea publicului este principala sarcin care trebuie ndeplinit n momentul n care toate celelalte detalii referitoare la organizarea evenimentului au fost puse la punct. ntrucat am stabilit perioada de desfurare, locaia, unde vor fi trimise invitaiile si care vor fi invitaii speciali i reprezentanii mass-media prezeni la eveniment, precum i sponsorii i sursele de finanare, putem trece la urmtoarea etap, i anume anunarea evenimentului. Vom avea n vedere elaborarea unui intreg program de publicitate si vom incepe prin identificarea pietei-tinta, adica cui ne adresam. In cazul nostru, piata tinta este constituita din ntreaga populatie a judeului Braov.Mai intai de toate ne vom stabili obiectivele publicitatii (misiunea), care in cazul nostru sunt urmatoarele: - informarea pietei in legatura cu evenimentul ce se va desfasura la Brasov; - sa facem cunoscuta importanta desfasurarii unui asemenea eveniment i importana lui atat pentru Brasov cat si pentru ntreaga ar n general - informarea pietei despre modul in care va fi realizat acest eveniment; - incurajarea organizarii unui astfel de eveniment si pentru viitor prin sublinierea importantei acestuia; n ceea ce privete comunicarea pentru promovarea acestui eveiment vom utiliza publicitatea n presa scris (ziare, reviste), publicitatea prin radio, publicitatea televizat publicitatea exterioar, marketingul direct i pliantele. Publicitatea difuzata la TV este una costisitoare, astfel ca vom selecta posturile cu cea mai mare audienta la nivel local pentru a difuza un spot publicitar: TVS HOLDING. In ceea ce priveste presa scrisa, ne intereseaza aparitii in reviste de specialitate la nivel national i mai ales local ziare (Transilvania Express, Monitorul Express, Evenimentul Zilei).
10
11
n data de 25 aprilie n dimineaa evenimentului, se face verificarea slii de festiviti, a ventilaiei, a instalrii bufetului suedez i a barului, instruirea personalului cu diverse atribuii din sal. Se fac probe de sunet, se confirm programul muzical, precum i asigurarea c preparatele i buturile sunt n cantitate suficient. Se supraveghez i instalarea expoziiei de tablouri. Cuprinsul programului: Durata balului: ntre orele 17 i 24 - ora 17 primirea invitailor, un pahar de ampanie - ora 17:30 cuvnt de deschidere adresat de primarului oraului - n continuare muzica: caf concert, servirea gustrilor, buturilor, dans - ora 18 -18:15 prezentarea primei pri a filmului - ora 19-19:15 scurt spectacol de dans sportiv - ora 20-20:10 Corul vntorilor, prezentat de asociaia de vntori - 20:45-21 fragment de teatru prezentat de formaia de teatru Sic Alexandrescu din Braov - 21:45-22 A doua parte a filmului, urmat de invitaia primarului de deschidere a donaiilor - ora 23:30 cuvntul de nchidere al primarului, anun suma obinut, mulumete celor prezeni i celor care au contribuit la realizarea evenimentului.
12
13
ANEXE :
CONTRACT DE NCHIRIERE
I. PRILE CONTRACTANTE
Societatea comercial S. C. LIDO S. A., cu sediul n Bucureti, telefon ________________, fax ______________, e-mail _____________, nmatriculat la Oficiul Registrului Comerului Bucureti sub nr. J40//, CUI______________, titular a contului numrul _________________, deschis la Banca ______________________, reprezentat de domnul/doamna__________________________, care are funcia de __________________, n calitate de LOCATOR, i
Organizaia nonguvernamental F.I.C.E. Romnia, cu sediul n Bucureti, telefon ________________, fax ______________, e-mail _____________, titular a contului numrul _________________, deschis la Banca ______________________, reprezentat de domnul/doamna__________________________, care are funcia de __________________, n calitate de CHIRIA (LOCATAR) au convenit ncheierea prezentului contract de nchiriere cu respectarea urmtoarelor clauze :
Art.1 Locatorul asigur chiriaului folosina bunului, sala de conferine, situat n________________.
14
Art.9 Preul nchirierii, respectiv chiria este de _____________________ (echivalentul n lei al sumei de __________ USD la cursul B.N.R.). Art.10 Chiriaul va plti chiria ncepnd n data de __________________. Art.11 Plata chiriei se va face prin ordin de plat prin conturile: -- contul locatorului numrul _________________ deschis la Banc __________. -- contul chiriaului numrul__________________deschis la Banc___________. Art.12 n cazul n care chiriaul nu pltete la termenul scadent, va suporta penaliti de ntrziere de _________ % pe zi, calculate la suma datorat.
15
Art.13 Prezentul contract de nchiriere se ncheie pe o perioad de ____________, cu ncepere de la data de __________, pn la data de ______________. Art.14 Prezentul contract de nchiriere poate nceta nainte de data sus menionat numai prin acordul ambelor pri. Art.15 Prezentul contract de nchiriere va putea fi prelungit prin acordul ambelor pri contractante, ncheindu-se n acest scop un act adiional.
V. OBLIGAIILE LOCATORULUI
Art.16 Locatorul va preda chiriaului bunul nchiriat, precum i toate accesoriile acestuia prevzute n anexa numrul 1, la locul situat n ____________________________________________. Art.17 Locatorul va preda chiriaului bunul nchiriat i toate accesoriile acestuia n condiiile de calitate prevzute n anexa numrul 1. Locatorul cu ocazia predrii va ncheia proces-verbal de primire-predare datat, semnat i tampilat de ambele pri contractante. Art.19 Locatorul va efectua pe cheltuiala sa reparaiile determinante de vreun caz de for major. Art.20 Locatarul va nlocui parial sau total accesoriile bunului nchiriat, pe cheltuiala sa, atunci cnd nlocuirea acestora nu este determinat de culpa chiriaului.
Art.29 Chiriaul se oblig, ca pe toat durata nchirierii, s pstreze n bune condiii bunul nchiriat, precum i accesoriile acestuia, s nu le degradeze sau deterioreze.
16
VII. RSPUNDEREA PRILOR CONTRACTANTE Art.35 Pentru nerespectarea obligaiilor prevzute n acest contract, partea n culp datoreaz celeilalte pri daune. Art.36 Dac chiriaul nu i ndeplinete obligaiile pe care i le-a asumat n contract, va plti locatorului daune corespunztoare prejudiciului produs. Art.37 Contractul se va desfiina i chiriaul va plti daunele corespunztoare dac prejudiciul pe care l-a produs locatorului este att de grav nct continuarea contractului nu se mai justific.
VIII. LITIGII Art.38 Eventualele litigii care s-ar putea ivi n legtur cu acest contract vor fi soluionate pe cale amiabil, iar dac prile nu cad de acord, vor fi soluionate de instanele de judecat competente.
Prezentul contract a fost ncheiat n 2 exemplare originale cte unul pentru fiecare n parte.
LOCATOR
17
LOCATAR
2. Interviu Reporter: Domnule primar, am auzit c suntei iniatorul unui eveniment n oraul nostru Paii ctre via Primar George Scripcaru : Eu nu sunt chiar iniiatorul, ideea s-a nscut discutnd intr-un grup de prieteni, cnd cutam o soluie unor cazuri disperate, ale unor copii bolnavi de cancer fr posibiliti materiale. Rep: Dup Ora de poveste Braovul va fi numit Oraul Balurilor Primar George Scripcaru: Da, avem deja intrate n tradiie baluri cu specific, ns acest bal, dac va reui, va demonstra c braovenii tiu nu doar s se distreze ci s i acioneze unii ntrun scop nobil, cel de a-i ajuta aproapele. Reporter: Nu v e team c actuala situaie economic micoreaz posibilitile braovenilor de a oferi ajutor financiar altora? Primar George Scripcaru: Eu sunt optimist. E adevarat c n periode mai nfloritoare s-ar fi fcut donaii mai mari, dar cred c e un moment n care toi ne gndim ct de muli oameni sunt mai sraci i mai nefericii ca noi i atunci apare i dorina de a face ceva pentru ei. Reporter: Doriti s creai o tradiie? Primar George Scripcaru: A dori s creez o tradiie n coalizarea oamenilor pentru a face bine, n naterea sentimentului apartenentei la o comunitate, care este opusul egoismului -att de acaparator astzi. Reporter: S sperm c oamenii nu v vor dezamgi n privina aceasta
18
3. Invitaie
INVITAIE V invitm, la evenimentul Pai ctre via organizat pentru strngerea de fonduri pentru copii bolnavi de cancer. V ateptm n data de 25 aprilie 2011, ora 17:00 la AULA UNIVERSITII TRANSILVANIA BRAOV
19
20
Scopul evenimentului de caritate este de a strnge fonduri pentru copii bolnavi de cancer.
BIBLIOGRAFIE
21