BAB II ISI Agar dapat memberikan pelayanan kesehatan yang baik dan maksimal tenaga kesehatan harus memperhatikan

sistem pencatatan dan prlaporan, maka dibutuhkan Data dan Informasi yang Tepat dan Akurat. Adapun definisi pencatatan dan pelaporan sebagai berikut : 1. Pengertian Pencatatan dan Pelaporan menurut KRON dan GRAY Pencatatan dan pelaporan adalah Mengkomunikasikan secara tertulis kepada Tim Kesehatan lain yang memerlukan data kesehatan atau data Epidemiologi secara teratur. 2. Pengertian Pencatatan dan Pelaporan menurut KOZIER dan ERB Pencatatan dan pelaporan adalah dokumen formal dan legal yang dibuat secara tertulis tentang data data kesehatan. Berdasarkan pengertianpengertian tersebut, maka dapat pula disimpulkan bahwa pencatatan dan pelaporan merupakan suatu kegiatan mencatat dengan berbagai alat/media tentang data kesehatan yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang bias dibaca dan dapahami isinya. 3. Salah satu kegiatan administrasi kesehatan yang harus dikerjakan dan dipertanggungjawabkan oleh petugas kesehatan (khususnya Epidemiolog). 4. Pencatatan dan pelaporan adalah indikator keberhasilan suatu kegiatan. Tanpa ada pencatatan dan pelaporan, kegiatan atau program apapun yang dilaksanakan tidak akan terlihat wujudnya. Output dari pencatatan dan pelaporan ini adalah sebuah data dan informasi yang berharga dan bernilai bila menggunakan metode yang tepat dan benar. Jadi, data dan informasi merupakan sebuah unsur terpenting dalam sebuah organisasi, karena data dan informasilah yang berbicara tentang keberhasilan atau perkembangan organisasi tersebut (Tiara, 2011). 5. Pencatatan adalah kegiatan atau proses pendokumentasian suatu aktifitas dalam bentuk tulisan. Pencatatan dilakukan di atas kertas, disket, pita nam, pita film. Bentuk catatan dapat berupa tulisan, grafik, gambar dan suara.

Selanjutnya untuk melengkapi pencatatan setiap kegiatan yang dilakukan diakhiri dengan pembuatan laporan.

Sistem Pencatatan dan Pelaporan KIA A. PUSKESMAS Definisi Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas adalah kegiatan pencatatan dan pelaporan data umum, sarana, tenaga dan upaya pelayanan kesehatan di puskesmas yang ditetapkan melalui

SKMENKES/SK/II/1981. Data SP2PT berupa Umum dan demografi, Ketenagaan, Sarana, Kegiatan pokok Puskesmas. Sistem pelaporan ini diharapkan mampu memberikan informasi baik bagi puskesmas maupun untuk jenjang administrasi yang lebih tinggi, guna mendukung manajemen kesehatan (Tiara, 2011). Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas (SP3) merupakan instrumen vital dalam sistem kesehatan. Informasi tentang kesakitan, penggunaan pelayanan kesehatan di puskesmas, kematian, dan berbagai informasi kesehatan lainnya berguna untuk pengambilan keputusan dan pembuatan kebijakan di tingkat kabupaten atau kota maupun kecamatan (Santoso, 2008). Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas mencakup 3 hal: 1. pencatatan, pelaporan, dan pengolahan 2. analisis 3. pemanfaatan Frekuensi pelaporan SP3 sebagai berikut: a. Bulanan Laporan bulanan mencakup data kesakitan, gizi, KIA, imunisasi, KB, dan penggunaan obat-obat.

b. Tribulan Laporan tribulanan meliputi kegiatan puskesmas antara lain kunjungan puskesmas, rawat tinggal, kegiatan rujukan puskesmas pelayanan medik kesehatan gigi. c. Tahunan Laporan tahunan terdiri dari data dasar yang meliputi fasilitas pendidikan, kesehatan lingkungan, peran serta masyarakat dan lingkungan kedinasan, data ketenagaan puskesmas dan puskesmas pembantu. Pengambilan keputusan di tingkat kabupaten dan kecamatan memerlukan data yang dilaporkan dalam SP3 yang bernilai, yaitu data atau informasi harus lengkap dan data tersebut harus diterima tepat waktu oleh Dinas Kesehatan Kabupaten, sehingga dapat dianalisis dan diinformasikan (Santoso, 2008). Pelaksana kegiatan SP2TP bertugas: a. Setiap kegiatan pada kartu individu dan register yang ada b. Mengadakan bimbingan terhadap Puskesmas Pembantu dan Bidan di Desa. c. Melakukan rekapitulasi data dari hasil pencatatan dan laporan Mencatat Puskesmas Pembantu serta Bidan di Desa menjadi laporan kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya. Hasil dari rekapitulasi ini merupakan bahan untuk mengisi/membuat laporan SP2TP. d. Setiap tanggal 5 mengisi/membuat laporan SP2TP dari hasil kegiatan masing-masing dalam 2 rangkap dan disampaikan kepada coordinator SP2TP Puskesmas. Dengan rincian satu rangkap untuk arsip coordinator SP2TP Puskesmas dan satu rangkap oleh Koordinator SP2TP Puskesmas disampaikan ke Dinas Kesehatan Dati II.

e. Mengolah dan memanfaatkan data hasil rekapitulasi untuk tindak lanjut yang diperlukan dalam rangka meningkatkan kinerja kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya f. Bertanggung jawab atas kebenaran isi laporan kegiatannya Pelaksanaan Puskesmas biasanya membuat laporan dan pencatatan bulanan untuk dikirimkan ke tingkat yang lebih tinggi Dinas Kesehatan Kabupaten. Beberapa contoh sistem pencatatan dan pelaporan Puskesmas, yaitu : 1. F 1, Laporan KIA 2. F 1, Laporan KB 3. KIV, pencatatan akseptor baru 4. Laporan jumlah kunjungan. 5. Laporan jenis penyakit pada bulan laporan berdasarkan jumlah kunjungan 6. Laporan PWS KIA 7. Laporan pemberian Vit. A 8. Laporan kegiatan posyandu 9. Laporan kelahiran dan kematian

a. Pencatatan dengan menggunakan format 1) Family folder 2) Buku register yang berisi: a) rawat jalan dan rawat inap b) penimbangan c) kohort ibu d) kohort anak

e) persalinan f) laboratorium g) pengamatan penyakit memar h) Imunisasi i) PKM b. Kartu indeks penyakit (kelompok penyakit) c. Kartu perusahaan d. Kartu murid e. Sensus harian (penyakit dan kegiatan puskesmas mempermudah pembuatan laporan)

Pelaporan Jenis dan periode laporan 1. Laporan harian Untuk melakukan kejadian luar biasa penyakit tertentu. 2. Laporan mingguan Untuk melaporkan kegiatan penyakit yang sedang di tanggulangi. 3. Laporan bulanan yang berisi: LB1: berisi data kesakitan LB2: berisi data kematian LB3: berisi data program gizi, KIA, KB, dll LB4: berisi data obat-obatan 4. Laporan setiap semester Data kegiatan puskesmas a. Laporan tahunan a) umum dan fasilitas b) saran c) tenaga

B. RUMAH SAKIT UMUM

1. Definisi Sistem Pelaporan Rumah Sakit (SPRS) Sistem informasi manajemen rumah sakit adalah sistem

komputerisasi yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses bisnis layanan kesehatan dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan prosedur administrasi untuk memperoleh informasi secara cepat, tepat dan akurat. 2. Cakupan SPRS Sistem pelaporan rumah sakit (SPRS) saat ini adalah revisi ke VI yang disempurnakan melalui keputusan dirjen pelayanan medik no.HK.00.05.1.4.5482 tanggal 2 januari 1997. SPRS mencakup semua rumah sakit baik yang dikelola pemerintah (DEPKES,ABRI, BUMN, Dep.lainnya) maupun yang dikelola swasta.

SPRS berlaku bagi semua jenis atau kategori rumah sakit seperti rumah sakit umum maupun rumah sakit khusus (jiwa, kanker, jantung, mata, bedah, anak, bersalin, dll).

Informasi pokok sistem pelaporan rumah sakit: a) Informasi kegiatan rumah sakit b) Informasi morbiditas c) Informasi infentarisasi rumah sakit d) Informasi ketenangan rumah sakit e) Informasi kegiatan rumah sakit f) Informasi ketenangan rumah sakit g) Informasi peralatana medik

Formulir SPRS NO FORM 1. RL 1 ISI FORMULIR Data kegiatan rumah sakit

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

RL 2a RL 2b RL 2a1 RL 2b1 RL 2c RL 3 RL 4 RL 5

Data k/a morbiditas pasien R.I Data k/a morbiditas pasien R.J Data k/a penyakit khusus R.J Data k/a penyakit khusus R.J Data Status Imunisasi Data Intervensi RS Data Ketenangan RS Data Peralatan Medik RS

Periode laporan Jenis form RL 1 Periode Triwulan Tanggal pendidikan Tanggal 1 bulan pertama triwulan tanggal 30/31 bulan ketiga triwulan. RL 2a, RL 2b1 RL Tahunan Tanggal 1 januari 31 Deseember Tanggal 1-30/31 setiap bulan

2a1,RL Bulanan

2b1,RL2c RL 3 RL 4 RL 5 Tahunan Semester Tahunan Keadaan tanggal 31 Desember k/a 30 Juni dan 31 Desember Keadaan tanggal 31 Desember Tanggal 1-10 Feb,Mei,Agustus dan November Desember keadaan tanggal 31

RL 21,RL 22, Triwulan RL 23, RL 4a Tahunan

a. Contoh formulir catatan pelaporan RS, yaitu : 1) RM 2) RM 3) RM 1 : Ringkasan masuk dan keluar 2: Masuk darurat 3: Anamnesa

4) RM 5) RM 6) RM 7) RM 8) RM 9) RM

4: Grafik 5: Perjalanan perkembangan penyakit 6: Catatan perawatan / bidan 7: Hasil pemeriksaan laboratorium / radiologi 8: Ringkasan keluar 9: Daftar kontrol istimewa

10) RM 10: Laporan operasi 11) RM 11: Laporan anestesi 12) RM 12: Riwayat kehamilan 13) RM 13: Catatan persalinan 14) RM 14: Laporan persalinan 15) RM 15: Identifikasi bayi 16) RM 15a: Lemar konsultasi 17) RM 16: Inek ringkasan diagnosa 18) RM 17: Catatan poli klinik 19) RM 18: Hasil laboratorium 20) RM 19: Penempelan salinan resep 21) RM 20: Lembaran Obstetri

C. POSYANDU 1. Definisi Posyandu menjadi sarana penting di dalam masyarakat yang mendukung upaya pencapaian keluarga sadar gizi (KADARZI), membantu penurunan angka kematian bayi dan kelahiran, serta mempercepat penerimaan norma keluarga kecil bahagia dan sejahtera. Kegiatan didalamnya meliputi kegiatan pemantauan pertumbuhan yang diintegrasikan dalam pelayanan seperti imunisasi seperti pencegahan penyakit, penanggulangan diare, pelayanan kesehatan ibu dan anak, pelayanan kontrasepsi, hingga penyuluhan dan konseling. Sistem Informasi Posyandu (SIP) adalah tatanan berbagai komponen kegiatan Posyandu yang menghasilkan data dan informasi

tentang pelayanan terhadap proses tumbuh kembang anak dan pelayanan kesehatan dasar ibu dan anak yang meliputi cakupan program, pencapaian program, kontinuitas penimbangan dan

partisipasi masyarakat. a) Sumber Data Sumber data Posyandu berasal dari masyarakat yang berkunjung ke Posyandu. Data di Posyandu dicatat oleh petugas-petugas kesehatan khususnya bidan desa dibantu oleh para kader. b) Manajemen Data Dalam manajemen data terdapat pengumpulan data, untuk pengumpulan datanya setiap satu bulan sekali. Standar data yang digunakan yaitu dengan pengisian identitas balita, ibu hamil, dan WUS PUS. Data dientri setiap bulan dengan digabungkan dengan laporan bidan desa, setelah itu dilakukan rapat untuk bidan desa. c) Data dan Informasi Penyajian Informasi disajikan dalam bentuk kertas, penyampaian informasi dilakukan setiap bulan sekali setiap tanggal 25, dalam pengumpulan tersebut mempunyai manfaat tersendiri yaitu untuk mengetahui tingkat kesehatan ibu, bayi dan balita. d) Kegiatan posyandu yang perlu dilaporkan adalah kegiatan pemantauan kesehatan keluarga menguraikan : 1. Penyakit/ masalah apa yang terjadi 2. Siapa yang terkena 3. Dimana kejadian penyakit/masalah tersebut terjadi 4. Waktu kejadian penyakit/masalah tersebut terjadi 5. Bagaimana kejadian penyakit/masalah tersebut terjadi 6. Penyebab kejadian penyakit akut/masalah 7. Rencana tindak lanjut kegiatan yang perlu dilakukan untuk mengatasi kejadian/masalalah tersebut. e) Macam-macam format SIP :

1) Catatan ibu hamil, kelahiran, kematian bayi dan kematian ibu hamil, persalinan, nifas. 2) Registrasi bayi di wilayah kerja posyandu. 3) Registrasi balita di wilayah kerja posyandu. 4) Register WUS dan PUS di wilayah kerja posyandu. 5) Register ibu hamil dan nifas di wilayah kerja posyandu. 6) Data posyandu. 7) Data hasil kegiatan posyandu.

f) Cara mengisi format SIP : 1) Catatan ibu hamil, kelahiran, kematian bayi dan kematian ibu hamil, melahirkan nifas, dilaksanakan setiap bulan oleh kader dan disampaikan secara lisan kepada Ketua Kelompok PKK/RW/Dusun/Lingkungan melalui

Kelompok Rukun Tetangga (RT) dan Kader Posyandu di wilayah yang bersangkutan. 2) Registrasi bayi di wilayah kerja Posyandu, dilaksanakan oleh kader Posyandu setiap bulan. Satu lembar format berlaku untuk 1 tahun. 3) Registrasi balita di wilayah kerja Posyandu, dilaksanakan oleh kader Posyandu setiap bulan. Satu lembar format berlaku untuk 1 tahun. 4) Register WUS dan PUS di wilayah kerja Posyandu, dilaksanakan oleh kader posyandu berlaku selama 1 tahun. 5) Register Ibu Hamil dan Nifas di wilayah kerja Posyandu, dilaksanakan oleh kader posyandu berlaku selama 1 tahun. 6) Data Posyandu, dilaksanakan oleh kader Posyandu setiap bulan setelah kegiatan posyandu selesai. 7) Data Hasil Kegiatan Posyandu, dilaksanakan oleh kader Posyandu setiap bulan setelah kegiatan posyandu selesai. g) Format pelaporan yang lainnya:

1) Pelaporan rutin misalnya imunisasi KIA 2) Pemantauan kesehatan keluarga ( from DS-1 ) 3) Pelacakan kasus ( form DS-2 ) 4) Laporan situasi kesehatan desa siaga ( from DS-3) 5) Pedoman penentuan jenis penyakit 6) Form kejadian luar biasa (KLB) atau wabah W1

h) Pengelolaan berkas pelaporan Semua informasi dari sumber data dapat dikumpulkan untuk dianalisa sehingga dapat diketahui jumlah, dimana, kapan, siapa atau kelompok yang berisiko dan program yang telah dilaksanakan. Minimal harus mengumpulkan mengenai kelompok resiko tinggi dan tempat-tempat potensial KLB diwilayah kerja masing-masing. i) Laporan penyakit Data yang diperlukan disini adalah nama penderita, nama oarang tua ( jika penderita masih kanak-kanak), umur,jenis kelamin, alamat lengkap ( termasuk RT,RW,desa atau kelurahan dan kecamatan ), diagnosa dan tanggal mulai sakit perlu diketahui. j) Laporan wabah Ada beberapa penyakit menular yang sukar diketahui bila terjadi secara perorangan tetapi dalam bentuk wabah segera dapat dikenal, misalnya influenza, dengue haemorrhagic (DHF), keracunan makanan, dll.

2. BIDAN PRAKTEK MANDIRI (BPM) Definisi Biasanya seorang Bidan praktik mandiri akan melapor kegiatan sehari harinya secara berkala ( bulanan ). Biasanya seorang bidan praktik mandiri akan melapor kegiatan sehariharinya secara berkala (bulanan).

Dengan

sistem

yang

hampir

sama

seperti

RS

atau

Puskesmas. Seperti halnya pencatatan di puskesmas, pencatatan dan pengumpulan data di Bidan Praktek Mandiri (BPM) tercatat dalam beberapa formulir dan buku buku rekam medis. Pada umumnya, pelayanan kesehatan yang diberikan sebuah BPM adalah; pelayanan KIA dan pelayanan rawat inap untuk persalinan. Sesuai dengan pelayanan yang dberikan, BPM mempunyai kewajiban untuk membuat pencatatan dan pelaporan. Pencatatan dan pelaporan meliputi semua klien yang dilayani, dimasukan dalam beberapa formulir, diantaranya; kartu ibu atau status ibu, imformed concent, buku KIA, lembar observasi, Laporan pemberian imunisasi, persetujuan tindakan medis, kartu anak atau status anak, kartu status peserta KB, kartu peserta KB dan persetujuan KB. Selain beberapa formulir tersebut, ada beberapa blangko yang harus disiapkan di BPM. Blangko blangko tersebut, antara lain; surat keterangan cuti bersalin atau sakit, surat kelahiran, surat kematian dan surat rujukan. BPM juga harus memiliki beberapa buku buku untuk keperluan pencatatan dan pelaporan. Buku buku tersebut antara lain; buku ibu asuh, buku iventaris, buku rujukan, buku kas bulanan, buku stok obat, buku BBLR, buku pelayanan KB, buku catatan kelahiran, buku catatan kematian dan buku catatan kematian dan buku rencana kerja tahunan. Contoh pelaporan : 1. 2. 3. 4. 5. 6. F 1, KIA R 1, laporan KB K IV, akseptor baru Laporan pemberian imunisasi Laporan jumlah kunjungan Laporan persalinan

KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan Kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan rahmat dan hidayahNya sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah dengan judul SISTEM PENCATATAN DAN PELAPORAN KIA untuk memenuhi kelengkapan mata kuliah Epidemiologi. Penulisan makalah ini tidak terwujud tanpa adanya dorongan dan bimbingan dari berbagai pihak,oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan makalah ini. Penulis menyadari bahwa dalam pembuatan makalah ini masih terdapat kekurangan,untuk itu saran dan kritik yang bersifat membangun sangat penulis harapkan demi kesempurnaan makalah ini.semoga makalah ini dapat berguna dan bermanfaat bagi semua.Amin.

Purwokerto, Juni 2013

Penulis

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Pencatatan dan pelaporan adalah indikator keberhasilan suatu kegiatan. Tanpa ada pencatatan dan pelaporan, kegiatan atau program apapun yang dilaksanakan tidak akan terlihat wujudnya. Output dari pencatatan dan pelaporan ini adalah sebuah data dan informasi yang berharga dan bernilai bila menggunakan metode yang tepat dan benar.Jadi, data dan informasi merupakan sebuah unsur terpenting dalam sebuah organisasi, karena data dan informasilah yang berbicara tentang keberhasilan atau perkembangan organisasi tersebut. Pencatatan dan Pelaporan juga merupakan fondasi dari data

kesehatan. Sehingga diharapakan terciptanya sebuah informasi yang akurat yang dapat dijadikan pedoman dalam penyusunan perencanaan kesehatan. Setiap program akan menghasilkan data. Data yang dihasilkan perlu dicatat, dianalisis dan dibuat laporan.Data yang disajikan adalah informasi tentang pelaksanaan progam dan perkembangan masalah kesehatan masyarakat. Informasi yang ada perlu dibahas, dikoordinasikan, Pentingnya pencatatan dan pelaporan dalam kesehatan ibu dan anak adalah sebagai informasi yang akurat, representatif dan reliable yang dapat dijadikan pedoman dalam penyusunan perencanaan kesehatan. Setiap program akan menghasilkan data. Data yang dihasilkan perlu dicatat, dianalisis dan dibuat laporan.Data yang disajikan adalah informasi tentang pelaksanaan progam dan perkembangan masalah kesehatan masyarakat. Informasi yang ada perlu dibahas, dikoordinasikan

B. Tujuan 1. Agar mahasiswa dapat mengetahui definisi pencatatan dan pelaporan 2. Agar mahasiswa dapat mengetahui definisi pencatatan dan pelaporan program kesehatan ibu dan anak di posyandu, BPM, Rumah Sakit Umum. 3. Agar mahasiswa dapat mengetahui manfaat dari pencatatan dan pelaporan program kesehatan ibu dan anak di Posyandu, BPM, Rumah Sakit Umum 4. Agar mahasiswa dapat mengetahui pentingnya pengisian pencatatan dan pelaporan program Kesehatan ibu dan anak

BAB III PENUTUP

A. Kesimpulan Sistem pencatatan dan pelaporan program kesehatan ibu dan anak pada setiap tempat pelayanan kesehatan memiliki perbedaan

B. Saran. Diharapkan semua jenis pelayanan kesehatan sebaiknya lebih meningkatkan sistem pencatatan dan pelaporan program ibu dan anak di wilayah kerja masing-masing. kesehatan

DAFTAR PUSTAKA

http://materi-paksyaf.blogspot.com/2012/06/pencatatan-dan-pelaporanepidemiologi.html http://nendy-nugraha.blogspot.com/laporan-individu.html Dokumen ISO 9001:2008 Bapelkes Batam, Prosedur Pencatatan dan Pelaporan Kegiatan. Entjang, Indan. 2000. ILMU KESEHATAN MASYARAKAT. Bandung:Citra Aditya Bakti http://catatanbidanq.blogspot.com/2012/11/pencatatan-dan-pelaporan.html http://profesihukumkesehatan.blogspot.com/p/pencatatan-dan-pelaporankebidanan.html