PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI ITHELPDESK ITB BERBASIS WEB

PROPOSAL SKRIPSI

Oleh : MUHAMAD FADLI MAJID MANSUR 10109453

PROGRAM STUDI S1 JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA 2013

LEMBAR PENGESAHAN

PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI IT-HELPDESK ITB BERBASIS WEB

PROPOSAL SKRIPSI

OLEH : Muhamad Fadli Majid Mansur 10109453

Telah disetujui dan disahkan sebagai proposal di Bandung, pada tanggal

Pembimbing Usulan 1. Iskandar Ikbal. M.Kom. 2. Utami Dewi W, S.Kom.

BAB I
PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah IT Helpdesk merupakan sebuah unit layanan yang bertugas membantu mengatasi permasalahan terkait penggunaan fasilitas TIK di ITB, IT Helpdesk menyediakan beberapa bentuk layanan yang dapat dimanfaatkan oleh civitas akademik di ITB dalam menggunakan layanan TIK. Layanan unit ini diantaranya berupa instalasi, troubleshooting software, service dan maintenance komputer. Ketersediaan layanan sistem informasi dapat menjadi sebuah kebutuhan yang dapat digunakan oleh IT Helpsek. Perancangan sistem informasi memungkinkan user mengakses data dan informasi lingkungan berdasarkan subsistem fungsional dan menggantikan teknologi atau sistem penyimpanan data-data manual ke dalam bentuk data-data yang dapat disimpan dalam komputer sehingga meningkatkan efisiensi dalam pencarian data dan perawatan data. Informasi adalah data yang diolah menjadi bahan yang lebih berguna dan berarti bagi penerimanya. IT Helpdesk ITB saat ini telah memiliki sebuah sistem informasi yang mencakup pengelolaan registrasi data user dan keuangan, akan tetapi pada aplikasi sistem informasi tersebut belum terdapat field yang memberikan informasi mendetail dari pihak konsumen, yang dapat dimanfaatkan oleh konsumen IT-Helpdesk sendiri dan juga sistem informasi saat ini belum dapat menunjang kebutuhan manajemen dalam mengontrol dan memantau kinerja dari para staf/teknisi yang berguna untuk menjaga pelayanan dari IT-Helpdesk terhadap civitas ITB. Dilain sisi pendataan kinerja staff/teknisi dan juga pengontrolan kualitas layanan adalah hal yang cukup vital dalam menjamin kepuasan stakeholder IT Helpdesk dalam hal ini civitas akademik ITB dan juga dalam membantu sustainability atau keberlangsungan dari layanan IT Helpdesk sendiri di ITB, oleh karena itu diperlukanlah sebuah sistem informasi yang dapat membantu pihak manajemen dalam permasalahan tersebut. Sistem informasi yang baru ini ditujukan untuk memberikan kemudahan baik dari sisi konsumen dan juga sisi manajemen IT-Helpdesk sendiri, yang dimaksud kemudahan disini adalah sistem yang dirancang dalam tugas akhir ini akan

memberikan informasi yang dibutuhkan oleh kosumen selama menggunakan layanan IT-helpdesk di ITB, dan juga memberikan history layanan IT-helpdesk yang konsumen gunakan selama menjadi civitas akademik di ITB, dimana data konsumen ini tidak hanya memudahkan konsumen dalam men-trace jasa yang telah mereka gunakan, tetapi juga memberikan data bagi pihak manajemen IT-Helpdesk dalam menyediakan data user yang terstruktur dan terdata dengan baik. Sedangkan penekanan dari keuntungan pembuatan sistem informasi ini untuk pihak manajemen, adalah dapat digunakannya sistem informasi sebagai pemantauan kinerja staff. Keluaran dari sistem informasi yang dibuat dalam tugas akhir ini adalah data-data yang dapat dijadikan bahan pertimbangan bagi pihak manajemen dalam mengambil keputusan lain yang berkenaan dengan sumber daya manusia. Adapun bagaimana metode yang akan digunakan oleh manajemen dalam mengambil keputusan berkenaan dengan sumber daya manusia dengan menggunakan data-data yang dihasilkan dari sistem informasi yang dibuat tidak termasuk didalam batasan masalah dari tugas akhir ini. Keputusan manajemen berdasarkan (Huber), yang dikutip dalam Encyclopedia of Psychology and Behavioral Science, keputusan manajemen diambil berdasarkan dua pendekatan, subjektif dan objektif. Dan berdasarkan metode Objective AHP yang memasukkan unsur nilai-nilai yang melekat pada obyek, tidak hanya sekedar mempertimbangkan pandangan subyektif pengambil keputusan. Sistem informasi yang dirancang pada tugas akhir ini, akan membantu manajemen dalam menyediakan data statistik yang diharapkan dapat menunjang pihak manajemen dalam menyediakan data objektif yang akan dijadikan bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan.

1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang permasalahan yang telah diuraikan di atas, maka dapat dilakukan identifikasi beberapa masalah sebagai berikut: 1. Bagaimana mengelola data kinerja para staf/teknisi IT Helpdesk dengan baik? 2. Bagaimana meningkatkan pelayanan informasi kepada para konsumen IT Helpdesk? 3. Bagaimana membangun sistem informasi yang dapat membantu menyelesaikan permasalahan dari segi konsumen maupun dari segi manajamen di IT Helpdesk ITB? 1.3 Maksud dan Tujuan Berdasarkan permasalahan yang diteliti, maka maksud dari penulisan tugas akhir ini adalah untuk membangun sebuah layanan sistem informasi yang nantinya menjadi alat pengolah data layanan semua transaksi yang terjadi di IT Helpdesk ITB secara terkomputerisasi. Sedangkan tujuan yang akan dicapai dalam penelitian ini adalah : 1. Memberikan solusi alternative bagi manajemen IT Helpdesk untuk dapat mengontrol kinerja para staf/teknisi IT Helpdesk 2. Mempermudah IT Helpdesk dalam memberikan informasi pelayanan kepada para konsumen 3. Mempermudah IT Helpdesk dalam mengelola laporan keuangan, dan membantu manajamen dalam mengontrol dan memantau dari kinerja staf/teknisi IT Helpdesk. 1.4 Metodologi Penelitian Metodologi yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut : 1. Tahap pengumpulan data Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :

a. Studi Literatur. Pengumpulan data-data yang berkaitan dengan penelitian dan membangun aplikasi sistem evaluasi pelatihan, melalui buku-buku, internet, dan paper yang berkaitan b. Observasi. Teknik pengumpulan data dengan mengadakan penelitian dan peninjauan langsung terhadap permasalahan yang diambil. c. Interview. Dalam tahap ini penulis mengadakan tanya jawab secara langsung dengan Bapak Muhammad Fazri Ramadhani, S.T. selaku koordinator IT Helpdesk ITB. 2. Tahap pembuatan perangkat lunak. Teknik analisis data dalam pembuatan perangkat lunak menggunakan paradigma perangkat lunak secara waterfall, yang meliputi beberapa proses diantaranya: a. Sistem / Information Engineering Merupakan bagian dari sistem yang terbesar dalam pengerjaan suatu proyek, dimulai dengan menetapkan berbagai kebutuhan dari semua elemen yang diperlukan sistem dan mengalokasikannya kedalam pembentukan perangkat lunak. b. Analisis Merupakan tahap menganalisis hal-hal yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek pembuatan perangkat lunak. c. Design Tahap penerjemahan dari data yang dianalisis kedalam bentuk yang mudah dimengerti oleh user. d. Coding Tahap penerjemahan data atau pemecahan masalah yang telah dirancang keadalam bahasa pemrograman tertentu. e. Pengujian Merupakan tahap pengujian terhadap perangkat lunak yang dibangun.

f. Maintenance Tahap akhir dimana suatu perangkat lunak yang sudah selesai dapat mengalami perubahanperubahan atau penambahan.

Gambar 1.1.Diagram Metode Waterfall 1.5 Batasan Masalah Adapun batasan masalah dalam pembuatan perangkat lunak ini adalah sebagai berikut : a. Sistem informasi ini hanya diperuntukan untuk dosen dan mahasiswa ITB serta manajement dan para staf/teknisi IT Helpdesk. b. Aplikasi ini hanya memberikan informasi tentang data user, laporan keuangan dan laporan kinerja dari para staf/teknisi IT Helpdesk. c. Sistem informasi ini dibuat hanya untuk menyediakan data, yang akan menunjang penilaian objektif manajemen dalam mengambil keputusan d. Aplikasi ini berbasis Web 1.6 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan proposal penelitian ini disusun untuk memberikan gambaran umum tentang penelitian yang dijalankan. Sistematika penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut : BAB I PENDAHULUAN Menguraikan latar belakang permasalahan, rumusan masalah, maksud dan tujuan penelitian, yang kemudian diikuti dengan pembatasan masalah, serta sistematika penulisan. BAB II. LANDASAN TEORI Menguraikan berbagai konsep dasar dan teori-teori yang berkaitan dengan topik penelitian yang dilakukan dan tempat penelitian yang dilakukan di IT Helpdesk ITB. BAB III. ANALISIS MASALAH Menjelaskan tentang perancangan sistem secara keseluruhan berdasarkan hasil analisis. Perancangan sistem ini mencakup pemodelan sistem yang dibuat, seperti Diagram E-R dan DFD (Data Flow Diagram). Tahap perancangan berisi tahapantahapan dalam perancangan antar muka, perancangan input dan perancangan output, disertai keterangan komponen yang mendukung terciptanya suatu aplikasi yang dinamis. BAB IV. PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI Merupakan tahapan perancangan sistem yang dibuat, dan kaidah yang diterapkan dalam penelitian dan pembuatan website sistem informasi BAB V. KESIMPULAN DAN SARAN Berisi kesimpulan dan saran yang sudah diperoleh dari hasil penulisan tugas akhir.

1.7 Jadwal Kegiatan

No Tahap Pengumpulan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Referensi PembuatanProposal Pengumpulan Proposal Perbaikan Proposal Masa Bimbingan I Laporan Kemajuan I Masa Bimbingan II Laporan Kemajuan II Masa Bimbingan III Laporan Kemajuan III Persiapan Seminar Februari I II III IV I Maret II III IV I April II III IV I Mei II III IV I Juni II III IV

1.8 Gambaran Sistem Aplikasi sistem informasi yang akan dibangun yaitu sebuah aplikasi web yang berisi pengolahan data-data dari user yang akan melakukan service dan maintenance, laporan keuangan dan laporan kinerja dari para teknisi. Diharapkan dengan adanya aplikasi ini dapat mempermudah IT Helpdesk dalam pelayanan konsumen, dan mempermudah kinerja dari managament IT Helpdesk untuk mengelola dan mengontrol kinerja dari para teknisi IT Helpdesk. Lebih detailnya dijelaskan dalam fitur-fitur dibawah ini: SI Konsumen side: Menyediakan data device yang dikerjakan Menyediakan data layanan yang digunakan oleh konsumen (e.g paket M.S. license apa yang digunakan) Menyediakan status progress pengerjaan device konsumen Menyediakan status garansi yang dimiliki oleh konsumen Memberikan jumlah biaya yang harus dibayarkan oleh konsumen

Memberikan informasi historis dari layanan yang sudah digunakan oleh konsumen Memberikan informasi troubleshoot Informasi troubleshoot, ini sesuai dengan request pribadi dari kepala ITHelpdesk dalam rangkan pembelajaran bagi client IT-Helpdesk, dimana akan ada catatan dari teknisi tentang troubleshoot atau maintenance yang diberikan kepada device konsumen, dimana diharapkan konsumen dapat mengetahui apa saja langkah-langkah yang harus dilakukan dalam memperbaiki device tersebut

SI management side Mengontrol dan memantau kinerja dari para staf/teknisi (e.g mengetahui jumlah device yang dikerjakan oleh tiap teknisi) Menjaga kualitas pelayanan dari IT-Helpdesk (e.g waktu yang dibutuhkan dalam mengerjakan device , haruslah sesuai standar yang ada) Penilaian kinerja tiap staf/teknisi Menjaga personal responsibility dari tiap teknisi

1.9 Daftar Pustaka [1] Sugiyono, Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatid dan R&D, Alfabeta, Bandung, 2010.. [2] Luthfie, Nukman. 2008. Menulis Itu Gampang: Rumus 5W + 1H. (http://www.sudutpandang.com/2008/03/menulis-itu-gampang-rumus-5w1h/, diakses tanggal 26 Februari 2013) [3] Kurnia, Ahmad. 2011. Cara Penulisan Daftar Pustaka. (http://skripsimahasiswa.blogspot.com/2011/01/cara-penulisan-daftarpustaka.html, diakses tanggal 27 Februari 2013). [4] Dawan, Anil.
SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF

BERBASIS WEB PADA FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS DIPONEGORO .

(http://eprints.undip.ac.id/25826/1/ML2F099573.pdf, diakses tanggal 27 Februari 2013) [5] Encyclopedia of Psychology and Behavioral Science (3rd ed). Craighead, W.E., & Nemeroff, C. B. (Eds). NY: Wiley. (pp. 913-915).