Ao de la inversin para el desarrollo rural y la seguridad alimentaria Decenio de las personas con discapacidad en el Per 2007 - 2016

Plan de Gestin de Proyecto

Proyecto: NORMAR LA ESTRUCTURA DE OPERATIVIDAD DEL REA DE CALIDAD DE LA OFIN

Plan de Gestin del Proyecto Formato: PMO-0005 Referencia: MCVS-T1-2120

Proyecto: NEO

Identificacin del documento

Rol Elaboracin Revisin Revisin Aprobacin

Nombre
Jack Cceres Jack Cceres Elia Muoz Sandro Marcone

Cargo
Jefe de proyecto Jefe de proyecto Responsable del rea de Calidad Jefe de OFIN

Fecha
01/06/2013 01/07/2013 01/07/2013

Firma

Historial de cambios

Versin V 1.0

Autor Jack Cceres

Descripcin Documento original

Fecha 01.07.2013

Plan de Gestin del Proyecto Formato: PMO-0005 Referencia: MCVS-T1-2120

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Proyecto: NEO Contenido

1.

Introduccin .................................................................................................................................................... 4 1.1 1.2 1.3 Resumen .............................................................................................................................................. 4 Glosario ................................................................................................................................................ 4 Referencias .......................................................................................................................................... 4

2.

El proyecto ...................................................................................................................................................... 5 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. Informacin general ............................................................................................................................. 5 Descripcin .......................................................................................................................................... 5 Antecedentes ....................................................................................................................................... 5 Objetivos .............................................................................................................................................. 6 Beneficios ............................................................................................................................................. 6

3.

Gestin del alcance del proyecto .................................................................................................................... 7 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8. Enunciado del alcance del producto .................................................................................................... 7 Enunciado del alcance del proyecto .................................................................................................... 8 Entregables del proyecto ..................................................................................................................... 8 Supuestos ............................................................................................................................................. 8 Restricciones ........................................................................................................................................ 9 Lmites del proyecto ............................................................................................................................. 9 Estructura de Desglose del Trabajo EDT ......................................................................................... 10 Diccionario de la EDT ......................................................................................................................... 11

4. Gestin del tiempo del proyecto ....................................................................................................................... 12 4.1. 4.2. 4.3. 5. Estructura de desglose de recursos (RBS) .......................................................................................... 12 Cronograma del proyecto .................................................................................................................. 13 Hitos del proyecto .............................................................................................................................. 14

Gestin de recursos humanos....................................................................................................................... 14 5.1. 5.2. 5.3. El Comit del Proyecto ....................................................................................................................... 14 Organigrama del proyecto ................................................................................................................. 15 Matriz de roles y responsabilidades (RAM) ....................................................................................... 16

6.

Plan de gestin de comunicaciones .............................................................................................................. 17 6.1. Matriz de comunicaciones ................................................................................................................. 17

7.

Gestin de riesgos del proyecto.................................................................................................................... 18 7.1. 7.2. 7.3. 7.4. Metodologa de gestin de riesgos .................................................................................................... 18 Estructura de desglose de riesgos (RBS) ............................................................................................ 18 Matriz de probabilidad e impacto...................................................................................................... 19 Riesgos identificados.......................................................................................................................... 20

8.

Gestin integrada de cambios ...................................................................................................................... 21 8.1. 8.2. 8.3. 9. Clasificacin de los cambios ............................................................................................................... 21 Evaluacin de los cambios de bajo impacto ...................................................................................... 22 Evaluacin de los cambios de alto impacto ....................................................................................... 23 Cierre del proyecto ............................................................................................................................ 24

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Proyecto: NEO 1. Introduccin

1.1 Resumen El presente documento tiene por finalidad definir los procesos, plantillas y normas que debern ser utilizados para la gestin del proyecto NORMAR LA ESTRUCTURA DE OPERATIVIDAD DEL REA DE CALIDAD DE LA OFIN cuyas siglas son NEO.

La gestin del proyecto se realizar con base en las buenas prcticas del PMI.

Este documento contiene entre otros puntos la definicin de alcance, responsabilidades, organizacin y planificacin, supuestos, restricciones, riesgos entre otros; adems de la informacin administrativa necesaria para una correcta gestin del proyecto.

1.2 Glosario

A continuacin se presentan las principales siglas, abreviaturas, acrnimos y trminos que sern utilizados en el presente documento.

Nombre MINEDU OFIN NEO ACS AGTI AOP STI

Descripcin Ministerio de Educacin Oficina de Informtica Norma Estructura de Operatividad de la ACS rea de Calidad de Software rea de Gerencia de TI rea de Operaciones (incluye Desarrollo de Software) rea de Servicios de TI

1.3 Referencias

A continuacin se indican los documentos que han servido como referencia para la elaboracin del presente documento. Acta de Constitucin del Proyecto Organigrama de la OFIN PMBOK 4ta Edicin del PMI

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Proyecto: NEO 2. El proyecto

2.1. Informacin general

A continuacin se presenta informacin del registro del proyecto con base en la documentacin existente en la OFIN. Nombre del proyecto Siglas del proyecto Cdigo del proyecto Jefe del proyecto Normar la estructura de operatividad del rea de calidad de la OFIN NEO 001-OFIN-ACS Mg. Ing. Jack Daniel Cceres Meza Gestor de proyectos y operaciones estratgicas rea usuaria Patrocinadores OFIN Sandro Marcone Jefe de la Oficina de Informtica

2.2. Descripcin

El producto requerido es el conjunto de documentos que permitirn normar la estructura operativa del rea de Calidad de la OFIN con el fin de mejorar el proceso o procesos de aseguramiento de la calidad y el control de calidad de un producto software.

Esta normativa debe satisfacer los requerimientos de las regulaciones vigentes y asegurar que se cumpla con los estndares de programacin y gestin de base de datos definidos o adoptados por el MINEDU.

Esta normativa debe incorporar en su construccin el empleo de normas tcnicas peruanas, normas internacionales y mejores prcticas de la industria, de modo que se asegure el empleo de nuevas metodologas y herramientas de Aseguramiento y Control de Calidad del producto software, y la vigencia de las actuales normas utilizadas.

Esta normativa debe considerar la interaccin de las diferentes reas involucradas y su integracin en un proceso ptimo.

2.3. Antecedentes

En la actualidad existe un costo social elevado ocasionado por una entrega tarda del sistema de informacin cuyo desarrollo, mantenimiento o gestin ha sido encargado a la OFIN.

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Proyecto: NEO Adicionalmente, existe una sensibilizacin negativa en cuanto a la capacidad de la OFIN para entregar un producto de calidad.

Es por ello que se ha visto por conveniente optimizar el proceso o procesos de aseguramiento de la calidad y el control de calidad de un producto software que emplea el rea de Calidad de Software de la OFIN, y a la par de propiciar el uso eficiente de los recursos y de las reas involucrados.

2.4. Objetivos

Los objetivos del proyecto son los siguientes: Impulsar el rea de Calidad de la OFIN mediante la re-organizacin de sus procesos internos o su optimizacin mediante acciones de re-ingeniera, esfuerzos todos tendientes a crear y sumar valor a la OFIN en el corto plazo. Identificar y documentar en un plazo de 30 das las regulaciones vigentes, normas existentes en el mbito nacional e internacional y mejores prcticas en la industria, relacionados o requeridos para asegurar la calidad del producto software. Optimizar y documentar en el plazo de 30 das el proceso de aseguramiento de la calidad del producto software con relacin a las reas que proveen insumos al proceso y a las que se entregan los resultados del proceso de calidad. Estructurar, documentar y poner en marcha en el plazo de 90 das: o La normativa necesaria que permita gestionar el proceso de la verificacin y validacin de la calidad del producto software, y de los controles de seguridad de la informacin que incorpora. o Los procedimientos operativos necesarios para lograr el aseguramiento y el control de la calidad del producto software, y de los controles de seguridad de la informacin que incorpora. o Los procedimientos operativos necesarios que incluyan controles de la seguridad de la informacin. o Los controles que permitan asegurar la estabilidad, integridad y seguridad de los sistemas de informacin existentes en la institucin. o Los controles que permitan asegurar al 100% la integracin y compatibilidad del producto software con los sistemas de informacin existentes en la institucin.

2.5. Beneficios

Los beneficios obtenidos con el proyecto sern los siguientes:

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Proyecto: NEO Reducir el tiempo requerido para la puesta en produccin de un sistema de informacin, nuevo o resultante de un proceso de mantenimiento. Incrementar la productividad de los servidores pblicos que emplean los sistemas de informacin. Incrementar el nivel de confianza del usuario final con respecto a la estabilidad y usabilidad de los sistemas de informacin que la institucin emplea en la gestin del sector.

3.

Gestin del alcance del proyecto

3.1. Enunciado del alcance del producto

Documentacin con carcter normativo que permite una gestin eficiente de la calidad del producto software antes de ser autorizado su despliegue en el ambiente de produccin. Esta normativa tiene los siguientes atributos:

o Se aplica sin excepcin a todo producto software desarrollado por la propia institucin o
adquirido a terceros.

o Se aplica sin excepcin a todo producto software nuevo (resultado de un proyecto) o existente
(tras haber pasado por un proceso de mantenimiento para corregir defectos o mejorar la usabilidad o utilidad).

El contenido normativo y procedimental operativo satisface los siguientes requerimientos:

o Permite gestionar el proceso de la verificacin y validacin de la calidad del producto software

con relacin a las reas involucradas.

o Permite gestionar el proceso del aseguramiento de la calidad del producto software. o Permite gestionar la realizacin del control de calidad exigido sobre el producto software. o Incorpora regulaciones, estndares locales e internacionales vigentes, y mejores prcticas de la
industria relacionadas con el proceso de la verificacin y validacin de la calidad del producto software.

o Incorpora controles de la seguridad de la informacin en el proceso de aseguramiento y en la

realizacin del control de la calidad. o Incorpora controles para asegurar que la estabilidad, integridad y seguridad de la plataforma informtica existente en la institucin no se ver comprometida o afectada negativamente por la puesta en produccin del producto software. o Incorpora controles para asegurar que el producto software se integre al 100% a la plataforma informtica existente en la institucin. o Incorpora controles para asegurar que el producto software sea 100% compatible con los sistemas de informacin existentes en la institucin. Plan de Gestin del Proyecto Formato: PMO-0005 Referencia: MCVS-T1-2120 Pgina No 7/24

Proyecto: NEO 3.2. Enunciado del alcance del proyecto El proyecto incluye el desarrollo e implementacin del documento requerido para Normar la estructura de operatividad del rea de calidad de la OFIN. El proyecto considera la interaccin con diferentes reas de la OFIN y su integracin en el proceso final. La gestin del presente proyecto se realizar siguiendo las buenas prcticas recomendadas por el PMI. La ejecucin del presente proyecto tendr una duracin de 150 das.

3.3. Entregables del proyecto Los entregables del proyecto se dividen en entregables de gestin y entregables del producto.

Entregables de gestin del proyecto. Acta de constitucin del proyecto. Plan de gestin de proyecto. Actas de reunin. Informes de avance. Acta de conformidad. Acta de cierre.

Entregables del producto. Documento normativo con los requerimientos satisfechos al 100%. Controles desarrollados al 100%. Diagramas del proceso y de actividades del rea de Calidad completos al 100%. Indicadores de eficiencia propuestos.

3.4. Supuestos Los supuestos asumidos para el proyecto son: Se recibir total apoyo por parte del patrocinador del proyecto, asumiendo las responsabilidades necesarias para el xito del proyecto. El Jefe de proyecto recibir el nivel de autoridad requerido. Se considera al proceso de aseguramiento de calidad del producto software como un proceso transversal y cclico, de forma resumida expresado por lo siguiente: usuario; gestin del usuario; planeamiento; desarrollo; pruebas (unitarias y de control); despliegue en produccin; atencin al

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Proyecto: NEO usuario (atencin de primer nivel con respecto al producto software que se despliegue en produccin); mantenimiento (correccin de defectos o mejora de la usabilidad o utilidad). En el mbito de su competencia dentro del proceso, las reas involucradas participan en el proyecto y se involucran activamente aportando mejoras al proceso de calidad, y en el desarrollo conjunto de la normativa y sus procedimientos, operativos y de control. La informacin proporcionada por las reas involucradas ser clara, completa y detallada, y entregada en los tiempos establecidos. Adquisicin sin contratiempos y en las fechas que se proponga de normas que sean solicitadas, considerando que en Per slo INDECOPI est autorizado para proveer normas tcnicas peruanas y de ISO. Afinamiento de la normativa propuesta por el total de las reas involucradas. El atraso general del proyecto mximo permisible es de quince (15) das.

3.5. Restricciones Las restricciones del proyecto son las siguientes: Para la elaboracin del entregable, el proyecto utiliza las regulaciones vigentes, normas existentes en el mbito nacional e internacional y mejores prcticas en la industria, relacionados o requeridos para asegurar la calidad del producto software. El proyecto tiene una duracin de 150 das.

3.6. Lmites del proyecto Las restricciones del proyecto son las siguientes: El proyecto no considera proceso adicional alguno que est fuera del previsto para lograr el entregable propuesto. El proyecto no considera requerimiento adicional alguno que est fuera del alcance propuesto. El proyecto no contempla la capacitacin a las reas tcnicas en la normativa vigente. Esta capacitacin debe darse como parte de un programa de formacin y desarrollo provisto por la institucin. El entregable del proyecto no incluye el aseguramiento de la calidad del proyecto.

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Proyecto: NEO 3.7. Estructura de Desglose del Trabajo EDT

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Proyecto: NEO 3.8. Diccionario de la EDT Aqu se detallan los paquetes de trabajo de la EDT. Cdigo Nombre Descripcin Responsable Entregables Actividades Supuestos Recursos Duracin Hitos Costos Criterios de aceptacin Referencias tcnicas Aprobado por 1.1

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Proyecto: NEO 4. Gestin del tiempo del proyecto 4.1. Estructura de desglose de recursos humanos (RBS)

Leyenda del RBS Recursos Humanos

Cdigo JP ACS Rol Jefe de Proyecto Responsable del rea de Calidad de Software Analista de Aseguramiento de Calidad Especialista en Control de Calidad Funciones Gestiona, monitorea y controla el proyecto para el cumplimiento del tiempo, costos y alcance. Apoya al Jefe de Proyecto en las actividades relacionadas a la gestin del proyecto y elaborar informes de avance del proyecto. Responsable del aseguramiento de calidad del producto software.

AAC

ECC

Responsable del control de calidad del producto software.

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Proyecto: NEO 4.2. Cronograma del proyecto

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Proyecto: NEO 4.3. Hitos del proyecto

No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Nombre Inicio del proyecto Marco legal y de normativas locales e internacionales identificado Proceso de aseguramiento de calidad entre reas establecido Normas tcnicas peruanas e ISO adquiridas y recibidas Normas y procedimientos estructurados, terminados y documentados Normas y procedimientos probados y afinados Normas y procedimientos puestos en marcha Controles estructurados, documentados y puestos en marcha Cierre del proyecto Fecha 01/06/2013 28/06/2013 31/07/2013 30/08/2013 30/08/2013 30/09/2013 31/10/2013 31/10/2013 31/10/2013

5.

Gestin de recursos humanos

5.1. El Comit del Proyecto El proyecto cuenta con un Comit de Proyecto el cual es responsable de tomas las decisiones ms importantes relacionadas con el proyecto, asimismo dicho comit se reunir peridicamente para evaluar el avance del proyecto.

Asimismo como parte de sus funciones el comit realizar la revisin de cada una de las solicitudes de cambio para luego aprobarlas o rechazarlas, para el presente proyecto el Comit de Proyecto tiene la siguiente conformacin.
Nombre Sandro Marcone Jack Cceres Elia Muoz Rol Patrocinador/OFIN Jefe de Proyecto Lder Funcional

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Proyecto: NEO 5.2. Organigrama del proyecto

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Proyecto: NEO 5.3. Matriz de roles y responsabilidades (RAM) Leyenda: Responsable (R), Aprueba (A), Consulta (C) e Informa (I)
Analista Desarrollador

Arquitecto de Datos

Especialista de TI

Jefe de proyecto

Lder Funcional

Patrocinadores

Arquitecto de Aplicaciones

Programador

Lder Tcnico

EDT

Paquete de trabajo

Entregables / Roles

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Calidad

Proyecto: NEO 6. Plan de gestin de comunicaciones

6.1. Matriz de comunicaciones

Nombre de Interesado Prioridad del Interesado Alta Alta Telfono Anexo 22022 22010 Responsable (escalamiento) Sandro Marcone

Nro. 1 2

Rol

Motivo de la Prioridad Mejorar imagen y eficiencia de la oficina Re-organizar procesos relacionados con la calidad en el rea de Calidad de Software Disponer de procedimientos actualizados y normados con los cuales operar Conocer y hacer conocer funciones y responsabilidades claras y especficas Participar activamente en el desarrollo de la normativa que se deber cumplir Participar activamente en el desarrollo de la normativa que se deber cumplir Participar activamente en el desarrollo de la normativa que se deber cumplir Conocer la normativa que se deber cumplir

Correo smarcone@minedu.gob.pe jcaceres@minedu.gob.pe

Patrocinador de la Oficina Sandro Marcone de Informtica Jefe de Proyecto NEO Jack Cceres

Lder Tcnico ACS

Elia Muoz

Alta

lmunoz@minedu.gob.pe

Jack Cceres

Lder Tcnico AOP Jefe de proyecto SW Lder Tcnico AOP Desarrollo de SW Lder Tcnico AOP Produccin Lder Tcnico AGTI

Asignado por el responsable Asignado por el responsable Asignado por el responsable Asignado por el responsable

Alta

Grover Cerquera

Alta

Grover Cerquera

Alta

Grover Cerquera

Alta

Hernn Pachas

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Proyecto: NEO 7. Gestin de riesgos del proyecto

7.1. Metodologa de gestin de riesgos Se realizarn reuniones de trabajo con el equipo de proyecto a fin de poder identificar los principales riesgos utilizando herramientas como la tormenta de ideas. Se solicitar la participacin de personal con experiencia en proyectos similares (juicio de expertos) a fin de identificar los riesgos principales en este tipo de proyectos, la participacin de dicho personal puede ser a nivel funcional y/o tcnico. Los procesos utilizados para la gestin de riesgos que se utilizarn en el proyecto estarn basados en el marco de referencia propuesto por el PMBOK del PMI, el cual incluye los siguientes procesos: o o o o o Planificar la gestin de riesgos. Identificar los riesgos. Realizar el anlisis cualitativo de riesgos. Planificar la respuesta a los riesgos. Monitorear y controlar los riesgos

7.2. Estructura de desglose de riesgos (RBS)

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Proyecto: NEO 7.3. Matriz de probabilidad e impacto

Los riesgos se clasifican por orden de prioridad de acuerdo con sus implicaciones potenciales de tener un efecto sobre los objetivos del proyecto.

Escala Probabilidad o 0.1 Improbable o 0.3 Baja Probabilidad o 0.5 Moderada Probabilidad o 0.7 Alta Probabilidad o 0.9 Muy Alta Probabilidad

Escala Impacto o 0.1 Muy Bajo o 0.2 Bajo o 0.4 Moderado o 0.6 Alto o 0.8 Muy Alto

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Proyecto: NEO 7.4. Riesgos identificados A continuacin se muestra la relacin de los riesgos identificados inicialmente. No Riesgo No se acepta la normativa 1 Causas del Riesgo Falta de involucramiento efectivo de las reas que participan en el proceso para definir el contenido correcto, completo y detallado de la normativa Carencia o insuficiencia de medidas y acciones que apoyen la seguridad de la informacin Compromiso no efectivo de las reas involucradas por incumplimiento con la entrega de informacin en las fechas acordadas Control insuficiente o insatisfactorio Insatisfaccin con las pruebas finales Insuficiente valoracin realizada de regulaciones y normas o estndares internacionales Categora Probabilidad Impacto Severidad Respuesta a riesgos Accin Responsable Comprometer apoyo de los responsables de rea con Jefe del ayuda del sponsor proyecto NEO Comprometer el apoyo del Oficial de seguridad Coordinar el apoyo por adelantado de los responsables de rea

Tcnico (calidad)

0.9

0.8

0.72

No se acepta la normativa Incumplimiento con la fecha de entrega de la normativa

Tcnico (alcance)

0.9

0.8

0.72

Jefe del proyecto NEO

Organizacin (cronograma)

0.5

0.8

0.40

Jefe del proyecto NEO Lder tcnico del proyecto NEO Jefe del proyecto NEO Lder tcnico del proyecto NEO

No se validan las pruebas finales Demora en la aceptacin de la normativa No se acepta la normativa

Organizacin (recursos) Gestin (cronograma) Tcnico (alcance)

0.5

0.6

0.30

Planificacin por adelantado Planificacin por adelantado Investigacin profunda Buscar apoyo de expertos

0.3

0.8

0.24

0.1

0.8

0.08

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Proyecto: NEO 8. Gestin integrada de cambios

En la gestin integrada de cambios se revisan, aprueban o se rechazan las solicitudes de cambios que realiza el rea directamente involucrada con la calidad.

Se considera un cambio aquel requerimiento que no ha sido considerado como parte de la lnea base actual del proyecto.

Todo cambio deber pasar por los niveles de evaluacin correspondiente y aprobacin necesarios antes de ser incorporados como parte de la nueva lnea base del proyecto.

Un cambio aprobado tiene como consecuencia la actualizacin de los planes subsidiarios correspondientes.

8.1. Clasificacin de los cambios La clasificacin de los cambios se realiza en funcin al impacto de la solicitud de cambio en el proyecto.

Para un mejor manejo los cambios se han clasificado de la siguiente manera: Identificador 1 2 Clasificacin Bajo Impacto Alto Impacto Descripcin Las solicitudes de cambio no afectan a la lnea base Las solicitudes de cambio afectan a la lnea base Evaluacin/Aprobacin Su aprobacin es realizada por el Jefe de Proyecto y el Lder Funcional Su aprobacin es realizada por el Comit de Proyecto

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Proyecto: NEO 8.2. Evaluacin de los cambios de bajo impacto Se muestra el diagrama de flujo que indica la secuencia para la aprobacin del cambio.
Usuario Final Lder Funcional Jefe de Proyecto

Se genera la solicitud de cambio

Evaluar la solicitud de cambio

Cambio rechazado

Cambio aprobado

Evaluar la solicitud de cambio

Priorizar cambios aprobados

Actualizar las lneas base

Comunicar cambio aprobado

Cambio aprobado

Cambio rechazado

Comunicar cambio rechazado

Nota: Utilizar el formato: Solicitud de cambio

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Proyecto: NEO 8.3. Evaluacin de los cambios de alto impacto Se muestra el diagrama de flujo que indica la secuencia para la aprobacin del cambio.
Lder Funcional Comit de Proyectos Jefe de Proyecto

Se genera la solicitud de cambio

Evaluar la solicitud de cambio

Cambio rechazado

Cambio aprobado

Evaluar la solicitud de cambio

Priorizar cambios aprobados

Actualizar las lneas base

Comunicar cambio aprobado

Cambio aprobado

Cambio rechazado

Comunicar cambio rechazado

Nota: Utilizar el formato: Solicitud de cambio

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Proyecto: NEO 9. Cierre del proyecto

Este proceso incluye finalizar todas las actividades completadas a lo largo de la Gestin del Proyecto.

Al final del documento se anexa:

Nota: Utilizar el formato: Acta de cierre del proyecto

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