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SENCICO

GERENCIA ZONAL TACNA

Programa de Actualizacin Profesional

CURSO TALLER

VALORIZACIONES Y LIQUIDACIONES DE OBRA USANDO HERRAMIENTAS DE EXCEL


Ing. Jorge Blanco Ruiz
Jb.ingenieria@terra.com.pe pccijbla@upc.edu.pe

Valorizaciones y Liquidaciones de Obra usando Herramientas de Microsoft Excel

VALORIZACIONES Y LIQUIDACIONES DE OBRA USANDO HERRAMIENTAS DE MS EXCEL


El presente trabajo forma parte de los cursos que imparto a mis alumnos de la carrera de Ingeniera Civil de la Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas (UPC) y de la carrera de Edificaciones del SENCICO y es fruto de muchos aos de experiencia en el desarrollo de sistemas aplicativos para la construccin, llevados a cabo en mis aos de Jefe de Informtica en una constructora del medio y luego en la aventura como contratista de obras y consultor independiente. Este trabajo tiene por finalidad mostrar procedimientos que simplifican el trabajo diario aumentando la productividad. Desde su aparicin las hojas de clculo sirvieron como una valiosa herramienta para facilitar el proceso de elaboracin de las valorizaciones de obra, las cuales se elaboraban para cada periodo programado, usando generalmente como plantilla la hoja de la valorizacin anterior para procesar la nueva, el ingreso de datos a la misma era un proceso repetitivo que no nos permita el manejo de toda la informacin siendo propenso adems a producir errores de digitacin, por esta razn se busco establecer un procedimiento para elaborar la misma de una manera mas o menos estandarizada que propicie el mayor control de toda la informacin procesada. El presente curso pretende mostrar un procedimiento automatizado para el manejo adecuado de las Valorizaciones y Liquidaciones de Obra usando herramientas de Excel, la poderosa Hoja de Clculo de Microsoft, que facilitan enormemente el manejo de la informacin. Este curso esta dirigido a aquellas personas que se encargan de preparar las valorizaciones de obra y que cuentan con un conocimiento al nivel operativo de Microsoft Excel u otra hoja de clculo de similares caractersticas Iniciaremos este curso definiendo previamente los conceptos de valorizaciones de obra tomando como base el DS 011-79-VC, as como los apuntes del Ing. Miguel Salinas Seminario en su libro Costos, Presupuestos, Valorizaciones y Liquidaciones de Obra publicado por el Instituto de Construccin y Gerencia (ICG). Luego explicaremos las herramientas de Excel que usaremos para preparar nuestra aplicacin a travs de un archivo modelo cuyo contenido incluimos en el anexo 1 y en el disquete.

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VALORIZACIONES, POLINMICAS Y REAJUSTES1


Los Contratos de Obra tienen bsicamente tres aspectos fundamentales que marcan la relacin contractual entre la empresa contratante y el contratista de obra, estas son: el contratista se compromete a ejecutar la obra de acuerdo a las especificaciones tcnicas, as como completarla en un plazo determinado, en compensacin el cliente retribuye dichos trabajos de acuerdo a un precio pactado, es por esto que para poder cumplir a cabalidad con el objeto del contrato es pertinente un adecuado manejo econmico de los flujos que genera la obra a fin de permitir que se desenvuelva adecuadamente. Este proceso se basa en la legislacin vigente, las bases y el contrato. Anteriormente los contratos de obra se manejaban con el RULCOP (Reglamento nico de Licitaciones y Contratos de Obras Publicas), reglamento que fue modificado por la Ley N 26850 Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su reglamento, esta Ley y su reglamento sufri muchas modificaciones los que origino que se ordenara a travs del Texto nico Ordenado de la Ley y su nuevo Reglamento de acuerdo a la Ley N 28267. DS N 083-2004-PCM Texto Unico Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. No contiene ninguna mencin sobre valorizaciones. DS N 084-2004-PCM Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. SUBCAPTULO V VALORIZACIONES Y PAGOS Artculo 255.- Valorizaciones y metrados Las valorizaciones tienen el carcter de pagos a cuenta y sern elaboradas el ltimo da de cada perodo previsto en las Bases o en el contrato, por el inspector o supervisor y el contratista. En el caso de las obras contratadas bajo el sistema de precios unitarios, las valorizaciones se formularn en funcin de los metrados ejecutados con los precios unitarios del valor referencial afectado por el factor de relacin, agregando separadamente los montos proporcionales de gastos generales y utilidad ofertados por el Contratista; a este monto se agregar, de ser el caso, el porcentaje correspondiente al Impuesto General a las Ventas. En el caso de las obras contratadas bajo el sistema a suma alzada, durante la ejecucin de la obra, las valorizaciones se formularn en funcin de los metrados ejecutados con los precios unitarios del Valor referencial, agregando separadamente los montos proporcionales de gastos generales y utilidad del valor referencial. El subtotal as obtenido se multiplicar por el factor de relacin, calculado hasta la quinta cifra decimal; a este monto se agregar, de ser el caso, el porcentaje correspondiente al Impuesto General a las Ventas. En las obras contratadas bajo el sistema a Precios Unitarios se valorizar hasta el total de los metrados realmente ejecutados, mientras que en el caso de las obras bajo el sistema de Suma Alzada se valorizar hasta el total de los metrados del presupuesto de obra. Los metrados de obra ejecutados sern formulados y valorizados conjuntamente por el contratista y el inspector o supervisor, y presentados a la Entidad dentro de los plazos que establezca el contrato. Si el inspector o supervisor no se presenta para la valorizacin conjunta con el contratista, ste la efectuar. El inspector o supervisor deber revisar los metrados durante el perodo de aprobacin de la valorizacin. El plazo mximo de aprobacin por el inspector o el supervisor de las valorizaciones y su remisin a la Entidad para perodos mensuales, es de cinco (5) das, contados a partir del primer da hbil del mes siguiente al de la valorizacin respectiva, y ser cancelada por la Entidad en fecha no posterior al ltimo da de tal mes. Cuando las valorizaciones se refieran a perodos distintos a los previstos en este prrafo, las Bases o el contrato establecern el tratamiento correspondiente de acuerdo con lo dispuesto en el presente Artculo.

Articulo del Ing. Miguel Salinas Seminario con actualizaciones y modificaciones del autor.

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A partir del vencimiento del plazo establecido para el pago de estas valorizaciones, por razones imputables a la Entidad, el contratista tendr derecho al reconocimiento de los intereses pactados en el contrato y, en su defecto, al inters legal, de conformidad con los Artculos 1244 , 1245 y 1246 del Cdigo Civil. Para el pago de los intereses se formular una Valorizacin de Intereses y se efectuar en las valorizaciones siguientes. Concordancias: CC.: Arts. 1244, 1245 y 1246. Artculo 257.- Discrepancias respecto de valorizaciones o metrados Si surgieran discrepancias respecto de la formulacin, aprobacin o valorizacin de los metrados entre el contratista y el inspector o supervisor o la Entidad, segn sea el caso, se resolvern en la liquidacin del contrato, sin perjuicio del cobro de la parte no controvertida. Slo ser posible iniciar un procedimiento de conciliacin o arbitraje dentro de los quince (15) das hbiles despus de ocurrida la controversia si la valorizacin de la parte en discusin representa un monto superior al cinco por cien (5%) del contrato actualizado. La iniciacin de este procedimiento no implica la suspensin del contrato ni el incumplimiento de las obligaciones de las partes.

Definicin
Podemos definir a las Valorizaciones como la cuantificacin econmica de un avance fsico realizado en un periodo dado, es decir la cuantificacin de los metrados realmente ejecutados en un periodo multiplicados por el precio unitario base o referencial, cuya sumatoria de parciales en incrementado por el porcentaje de gastos generales y utilidad establecidos en el presupuesto base, y cuyo total es multiplicado por el Factor de Relacin (FR) correspondiente a su oferta econmica.

Donde FR : Factor de Relacin:

V = (Metrado x PUVR + GGU) x FR


Cociente de dividir el Presupuesto Ofertado entre el Presupuesto 2 Base aproximado a la 5ta cifra decimal .

1) Periodos para valorizar. ..Las valorizaciones tienen el carcter de pagos a cuenta y sern elaboradas el ltimo da de cada perodo previsto en las Bases o en el contrato, 2 por el inspector o supervisor y el contratista.. a) Quincenal. b) Mensual. c) Otros. 2) Tipos de Valorizaciones. a. De Obra Principal Contrato Principal. b. De Obra Adicional Presupuesto Adicional c. De May. Gastos Generales Ampliacin de Plazo. d. De Intereses Demora en el pago. 3) Sistemas de Valorizar. a. Vinculados a los Sistemas de Licitacin. A Suma Alzada. Se valorizan los metrados contratados. Ejemplo:

Partida

Metrado Contrat. 70 m3 100 m3

Metrado Ejecut. 85 m3 90 m3

Metrado Valoriza. 70 m3 100 m3

Concreto fc 140 Concreto fc 175

Artculo 255 del DS N 084-2004-PCM

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A Precios Unitarios. Se valorizan los metrados realmente ejecutados. Ejemplo:

Partida

Metrado Contrat. 70 m3 100 m3

Metrado Ejecut. 85 m3 90 m3

Metrado Valoriza 70 (+ 15m3) 90 ( - 10m3)

Concreto fc 140 Concreto fc 175

Los sistemas de valorizacin dependen del tipo de obra, en las obras de edificacin generalmente se contratan a Suma Alzada pues los volmenes de obra son ms fciles de medir, mientras que en las obras de saneamiento o carreteras en donde los volmenes totales tienen cierta incertidumbre se contratan a Precios Unitarios 4) Procedimiento para Valorizar. Los metrados de obra ejecutados sern formulados y valorizados conjuntamente por el contratista y el inspector o supervisor, y presentados a la Entidad dentro de los plazos que establezca el contrato. Si el inspector o supervisor no se presenta para la valorizacin conjunta con el contratista, ste la efectuar. El inspector o supervisor deber revisar los metrados durante el perodo de aprobacin de la valorizacin. a) Fecha para metrar avance. b) Fecha de presentacin de Valorizacin. c) Documentacin para Trmite de Valorizacin Primera Valorizacin: Inscripcin Obra: ESSALUD y MT-PS. A partir de la Segunda: Copias de Comprobantes de Aportaciones ESSALUD, SENCICO, CONAFOVICER, IES. d) Plazo de Pago de la Valorizacin. Quincenal. Mensual Otro e) Intereses por Demora en el Pago. Norma seala que debe ser de acuerdo a lo establecido Cdigo Civil. Art. 1245. Inters Legal Efectivo (TIL)

INT. = VAL. ADEUD. x ( F.A.TIL DIA PAGO VAL. -1) F.A. TIL DIA VENCT. PAGO VAL. NO HAY INTERESES DE INTERESES
Un fuente para obtener los intereses es la Superintendencia de Banca y Seguros a travs de los reportes publicados en el diario El Peruano o su pgina Web http://www.sbs.gob.pe/PortalSBS/TipoTasa/TasaDiaria_8.asp

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SISTEMA DE REAJUSTES Art. 256 del D.S. N 084-2004-PCM Artculo 256.- De los reajustes En el caso de contratos de obras pactados en moneda nacional, las Bases establecern las frmulas de reajuste. Las valorizaciones de obra y de adicionales sern ajustadas multiplicndolas por el respectivo coeficiente de reajuste K que se obtenga de aplicar en la frmula o frmulas polinmicas, los ndices Unificados de Precios de la Construccin que publica el Instituto Nacional de Estadstica e Informtica INEI correspondiente al mes en que debe ser pagada la valorizacin. Tanto la elaboracin como la aplicacin de las frmulas polinmicas se sujetan a lo dispuesto en el Decreto Supremo N 011-79-VC y sus modificatorias, ampliatorias y complementarias. Dado que los ndices Unificados de Precios de la Construccin son publicados por el INEI con un mes de atraso, los reintegros se calcularn en base al coeficiente de reajuste K conocido a ese momento. Posteriormente, cuando se conozcan los ndices Unificados de Precios que se deben aplicar, se calcular el monto definitivo de los reintegros que le corresponden y se pagarn con la valorizacin ms cercana posterior o en la liquidacin final sin reconocimiento de intereses. Formula Polinmica El sistema de Frmulas Polinmicas (FP) lo usamos en el Per para reajustar el valor de los presupuestos de Obra desde la fecha de su elaboracin, hasta la fecha de pago del avance de obra, esta frmula esta basada en un expresin matamtica que representa las incidencias de los componentes del costo total de una obra, es decir el costo directo de la obra (Mano de Obra, Materiales y Equipo) y el costo indirecto (Gastos generales y Utilidad) se excluye del costo los impuestos, en el Per estos impuestos estn representados por el IGV (Impuesto General a las Ventas) que en otros pases se denomina IVA.

K = a Jr/Jo + b Mr/Mo + c Er/Eo + d Vr/Vo + e GUr/GUo


Firmado el Contrato no se puede modificar. Las frmulas se hacen para cada especialidad, por ejemplo para la construccin de un edificio se divide en 4 formulas, una para toda la parte estructural (el casco de la Obra) otra para la Arquitectura (Acabados) otra para las Instalaciones Sanitarias y finalmente otra para las Instalaciones elctricas. Las incidencias de los Componentes del Costo total de una obra denominados Insumos o recursos se asocian a lo que se denomina ndices Unificados, lo cuales agrupan a los insumos por una caracterstica comn, en el Per estos ndices unificados (IU) son 80, por ejemplo el Cemento Prtland tipo I tiene el ndice 21, la Mano de Obra el ndice 47, el Acero Corrugado el 03, el Bloque o Ladrillo el 17. Adjunto un diccionario de ndices que se usa aqu. Estos IU distribuyen las incidencias de una obra y sirven para medir la variacin de precios de los insumos a travs de los ndices de Precios que publica el INEI (Instituto Nacional de Estadstica e Informtica) que distribuye la variacin de los 80 IU en 6 zonas geogrficas con esto valores usamos a la FP para calcular el valor del Coeficiente de Reajuste (K) con el cual reajustamos los presupuestos. Construir una FP se basa en distribuir el costo parcial de una obra en sus denominados ndices Unificados para formar monomios, se estructura de acuerdo a lo siguiente: Debemos tener presente que siendo la Formula Polinmica inmodificable luego de la suscripcin del contrato en necesario verificar que la misma cumpla con lo siguiente:

Contiene mximo 8 monomios La incidencia de Cada monomio es mayor al 5% Se pueden formar monomios con hasta 3 submonomios. Cada monomio o submonomio estar asociado a un ndice Unificado vigente para la zona donde se ejecuta la obra (p.e. IU=05 no existe en la zona 5, IU=79 no esta vigente en ninguna zona por estar discontinuada su produccin)
Reajuste El Reajuste sirve para actualizar el valor del presupuesto ofertado a fecha base a la fecha de cobro de la valorizacin. Su concepto bsico es el REINTEGRO y la comparacin de Reintegros.

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Donde: V Kr Dd Dm

R = V (Kr - 1)-Dd-Dm
: Monto Valorizado : Coeficiente de Reajuste a la fecha de Valorizacin : Deduccin de Reajuste que no corresponde del Adelanto Directo. : Deduccin de Reajuste que no corresponde del Adelanto de Materiales.

a) Concepto General Se reajusta al mes siguiente de la Valorizacin. b) Obra Atrasada

REINT. EJECT. <= REINT. PROGRAMADOS


c) Obra Permanentemente Adelantada.

REINT. EJECT. < REINT. PROGRAMADOS

d) Obra con Adelanto Directo Artculo 243.- Clases de adelantos Las Bases o el contrato debern establecer los siguientes adelantos: 1) Directos al contratista, los que en ningn caso excedern en conjunto del veinte por cien (20%) del monto del contrato original. Artculo 244.- Entrega del adelanto directo En el caso que en las Bases o el Contrato se haya establecido el otorgamiento de este adelanto, el Contratista dentro de los quince (15) das contados a partir del da siguiente de la suscripcin del contrato, podr solicitar formalmente la entrega del adelanto adjuntando a su solicitud la garanta correspondiente, debiendo la Entidad entregar el monto solicitado dentro de los siete (7) das contados a partir del da siguiente de recibida la solicitud y garanta correspondiente. En el caso que la Entidad entregara parcialmente el adelanto directo, se considerar que la condicin establecida en el inciso del Artculo 240 del Reglamento se dar por cumplida con la entrega del primer desembolso.
Artculo 246.- Amortizacin de adelantos

La amortizacin del adelanto directo se har mediante descuentos proporcionales en cada una de las valorizaciones de obra.

Amortizacin de Adelanto Directo

A=
D=
Donde: AD C V Kr Ka

Deduccin reajuste que no corresponde para adelanto directo

AD *V C

AD Kr *V * 1 C Ka

: Adelanto Directo : Monto del Contrato : Monto Valorizado : Coeficiente de Reajuste a la fecha de Valorizacin : Coeficiente de Reajuste a la fecha de pago del adelanto.

e) Obra con Adelanto para Materiales. Artculo 243.- Clases de adelantos Las Bases o el contrato debern establecer los siguientes adelantos:

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2) Para materiales o insumos a utilizarse en el objeto del contrato, los que en conjunto no debern superar el cuarenta por cien (40%) del monto del contrato original. Artculo 245.- Entrega del adelanto para materiales e insumos Las solicitudes de otorgamiento de adelantos para materiales o insumos, debern ser realizadas con la anticipacin debida, y siempre que se haya dado inicio al plazo de ejecucin contractual, en concordancia con el calendario de adquisicin de materiales e insumos presentado por el contratista. No proceder el otorgamiento del adelanto de materiales o insumos en los casos en que las solicitudes correspondientes sean realizadas con posterioridad a las fechas sealadas en el calendario de adquisicin de materiales. Para el otorgamiento del adelanto para materiales o insumos se deber tener en cuenta lo dispuesto en el Decreto Supremo N 011-79-VC y sus modificatorias, ampliatorias y complementarias.

M max = Coeficiente * % *
Donde Mmax Coef % Ir Io SV FR

Ir * SV * FR Io

: Monto Mximo : Coeficiente de Incidencia de la Formula Polinmica : Porcentaje de Incidencia de la Formula Polinmica : ndice Unificado de Precios a la fecha de Solicitud de Adelanto. : ndice Unificado de Precios a la fecha Base. : Saldo Bruto por Valorizar al momento de pedir el adelanto. : Factor de Relacin.

Artculo 246.- Amortizacin de adelantos

La amortizacin del adelanto para materiales e insumos se realizar de acuerdo a lo dispuesto en el Decreto Supremo N 011-79-VC y sus modificatorias, ampliatorias y complementarias. Cualquier diferencia que se produzca respecto de la amortizacin de los adelantos se tomar en cuenta al momento de efectuar el pago siguiente que le corresponda al contratista y/o en la liquidacin. Amortizacin

Ia Amortizaci on = M * PU m * FR * Io
Amortiza solo meses que se usa material.

Deduccin reajuste que no corresponde.

Ir Ia D = A* Io

Donde M PUm A Ir Ia Io FR : Metrado del material utilizado en la valorizacin : Precio del Material : El menor valor entre el adelanto utilizado o el saldo por amortizar : ndice Unificado de Precios a la fecha de Solicitud de Adelanto. : ndice Unificado de Precios a la fecha de Pago del Adelanto. : ndice Unificado de Precios a la fecha Base. : Factor de Relacin.

A Y D NO NECESARIAMENTE EMPIEZAN Y TERMINAN JUNTAS

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CAPITULO III NORMAS ESPECIALES PARA LA EJECUCIN DE OBRAS SUBCAPITULO I ASPECTOS GENERALES Artculo 239.- Requisitos adicionales para la suscripcin del contrato de obra Para la suscripcin del contrato de ejecucin de obra, adicionalmente a lo previsto en el Artculo 200 , el postor ganador deber cumplir los siguientes requisitos: 1) Presentar la Constancia de capacidad libre de contratacin expedida por el Registro Nacional de Proveedores. 2) Designar al residente de la obra, cuando no haya formado parte de la propuesta tcnica. 3) Entregar el calendario de avance de obra valorizado en concordancia con el cronograma de desembolsos establecidos y sustentado en la programacin de obra PERT-CPM concordante con el plazo, la misma que deber ser presentada. 4) Entregar el calendario de adquisicin de materiales e insumos necesarios para la ejecucin de obra en concordancia con el calendario de obra valorizado. Artculo 240.- Inicio del plazo de ejecucin de obra El inicio del plazo de ejecucin de obra comienza a regir desde el da siguiente de que se cumplan las siguientes condiciones: 1) Que se designe al inspector o al supervisor, segn corresponda; 2) Que la Entidad haya hecho entrega del expediente tcnico de obra completo; 3) Que la Entidad haya hecho entrega del terreno o lugar donde se ejecutar la obra; y, 4) Que la Entidad entregue el Calendario de Entrega de Materiales e Insumos necesarios, cuando en las Bases se hubiera establecido tal responsabilidad por parte de la Entidad. 5) Que se haya entregado el adelanto directo al contratista, de haber sido solicitado por ste, hecho que deber cumplirse por la Entidad dentro del plazo de siete (7) das de haber recibido la garanta correspondiente. Las condiciones a que se refieren los literales precedentes, debern ser cumplidas dentro de los quince (15) das contados a partir del da siguiente de la suscripcin del contrato. En caso de que el contratista solicite la entrega del adelanto directo, la solicitud y entrega de la garanta deber formalizarse dentro del indicado plazo. En caso no se haya solicitado la entrega del adelanto directo, el plazo se inicia con la entrega del terreno. En cualquier caso, el plazo contractual entrar automticamente en vigencia al da siguiente de cumplirse todas las condiciones estipuladas en el contrato o en las Bases. Asimismo, si la Entidad no cumple con lo dispuesto en los incisos precedentes por causas imputables a sta, en los quince (15) das siguientes al vencimiento del plazo previsto anteriormente, el contratista tendr derecho al resarcimiento de daos y perjuicios por un monto equivalente al cinco por mil (5/1000) del monto del contrato por da y hasta por un tope de setenta y cinco por mil (75/ 1000) de dicho monto contractual. Vencido el plazo indicado, el contratista podr adems solicitar la resolucin del contrato por incumplimiento de la Entidad.

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CONSTRUYENDO NUESTRA HOJA INICIAL Usaremos como ejemplo para desarrollar nuestra hoja de Valorizaciones la obra CONSTRUCCION DE TALLER, EDIFICIO DE DOS PISOS, SUB ESTACION, CASETA DE GUARDIANIA Y CERCO PERIMETRICO DEL CFP SENATI RIO NEGRO que proyectara SENATI y ejecutara la empresa CONSTRUCTORA VALORIZA SAC. La obra era la construccin de un Taller y otras obras en la localidad de Rio Negro, provincia de Satipo, departamento de Junin. El presupuesto Base de esta obra era de S/. 857,989.95 INCLUIDO I.G.V. y se ejecutara en un plazo de 90 das naturales. El contratista oferta S/. 772,190.96 y el mismo plazo de obra.

Para proceder a preparar nuestra hoja inicial de datos requerimos la siguiente informacin: Presupuesto Base Comprende todas y cada una de las partidas de obra, los metrados, precios unitarios y gastos generales y utilidad, esto se debe hacer para cada formula del presupuesto. Presupuesto Oferta El presupuesto Oferta con los Precios Unitarios ofertados Disgregado de Gastos Generales y Utilidad Los Gastos Fijos y Variables ofertados y la utilidad Formulas Polinmicas Las que se establecen en el Expediente Tcnico para cada presupuesto Cronogramas Valorizados Cronograma Valorizado de Obra y de Adquisicin de Materiales acorde con el plazo de obra ofertado. Estos datos son consignados en el archivo anexo Datos Iniciales.XLS, a partir de ellos construiremos nuestra hoja de valorizaciones, para ello procederemos a conocer algunas de las herramientas que usaremos para esto.

Dar nombre a una celda o a un rango de celdas Este es un procedimiento simple que permite facilitar el manejo de la informacin en las Hojas de Clculo, al permitirnos referirnos a una celda o rango de celda sin especificar su ubicacin exacta, es decir que antes para referirnos a la celda B5 de la hoja Hoja 3 debamos indicar =Hoja3!B5 es decir primero la referencia a la hoja y luego a la celda, sin embargo si el valor contenido es esta celda tiene una caracterstica nica, como por ejemplo se refiere al valor de la tasa del IGV, seria mas simple si a esta la llamramos simplemente TASAIGV y cuando nos refiramos a esta celda solo debenos llamar a esta etiqueta para traer el valor que esta contenida en la celda. De manera similar podemos tener una serie de valores en una tabla que esta contenida en un rango como =Hoja3!B8:D11 si a este rango le damos un nombre podramos referinos a el simplemente por l. Cmo lo hacemos? Par asignar un nombre a una celda o rango de celdas podemos hacerlo de tres maneras: Primera Forma 1. Seleccione la celda, el rango de celdas a los que desee asignar un nombre. 2. Haga clic en el cuadro Nombre situado en el extremo izquierdo de la barra de frmulas.

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3. Escriba el nombre de las celdas. 4. Presione ENTRAR. Segunda forma 1. Seleccione la celda, el rango de celdas a los que desee asignar un nombre. 2. En la barra Men/insertar/nombre escoja la opcin definir

3. Escriba el nombre de las celdas. 4. Presione Aceptar. Tercera forma 1. Seleccione la celda, el rango de celdas a los que desee asignar un nombre. 2. Presione simultneamente las teclas abreviadas CTRL+F3 3. Escriba el nombre de las celdas. 4. Presione Aceptar. Nota No puede asignarse un nombre a una celda mientras se est cambiando el contenido de la misma.
Esta caracterstica de asignar nombre es de mucha utilidad pues podremos definir as valores calculados como son los costos directos base y ofertados de nuestros presupuestos incluidos en el archivo ejemplo Datos Iniciales.XLS Una vez asignado los nombres de celdas podemos usar estos para incluirlos en formulas o traer rpidamente resultados usando el men insertar, elegir nombre y luego pegar. Una forma abreviada es usar el mtodo abreviado F3

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Usar funciones para calcular valores Las funciones son frmulas predefinidas que ejecutan clculos utilizando valores especficos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Por ejemplo, la funcin SUMA agrega valores o rangos de celdas y la funcin PAGO calcula los pagos de un prstamo basndose en un tipo de inters, la duracin del prstamo y el importe principal del mismo. Argumentos Los argumentos pueden ser nmeros, texto, valores lgicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. El argumento que se designe deber generar un valor vlido para el mismo. Los argumentos pueden ser tambin constantes, frmulas u otras funciones. Estructura La estructura de una funcin comienza por el nombre de la funcin, seguido de un parntesis de apertura, los argumentos de la funcin separados por comas y un parntesis de cierre. Si la funcin inicia una frmula, escriba un signo igual (=) delante del nombre de la funcin. A medida que se cree una frmula que contenga una funcin, la paleta de frmulas facilitar ayuda.

Funciones de Excel Excel presenta una serie de funciones que nos permite calcular valores o estructuras de texto, bases de datos, etc. Para acceder a las funciones de Excel podemos hacerlo a travs del icono que se ubica en la barra de herramientas o a travs del men/insertar/funcin... o simplemente usando las teclas abreviadas SHIFT+F3, luego se presentara la ventana Pegar Funcin

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Esta ventana esta dividido en 2 columnas una para la Categora de la funcin, a la izquierda, y la otra para las funciones que corresponden a la categora seleccionada, a la derecha, debajo e muestra la sintaxis de la funcin Funciones de Bsqueda y Referencia La funciones de bsqueda y referencia nos permiten extraer datos de tablas que cumplen bajo un determinado criterio, esto es muy til para simplificar operaciones con datos. Unas de estas funciones es BUSCARV y BUSCARH que permiten tomar valores de tablas y que sern de mucha utilidad en nuestra aplicacin. BUSCARV Busca un valor especfico en la columna ms a izquierda de una matriz y devuelve el valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla. Utilice BUSCARV en lugar de BUSCARH cuando los valores de comparacin se encuentren en una columna situada a la izquierda de los datos que desea encontrar. Sintaxis BUSCARV(valor_buscado;matriz_de_comparacin;indicador_columnas;ordenado) Valor_buscado es el valor que se busca en la primera columna de la matriz. Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto. Matriz_de_comparacin es el conjunto de informacin donde se buscan los datos. Utilice una referencia a un rango o un nombre de rango, como por ejemplo Base_de_datos o Lista. Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera columna del argumento matriz_de_comparacin deben colocarse en orden ascendente: ...; -2; -1; 0; 1; 2; ... ; A-Z; FALSO; VERDADERO. De lo contrario, BUSCARV podra devolver un valor incorrecto. Para colocar los valores en orden ascendente, elija el comando Ordenar del men Datos y seleccione la opcin Ascendente. Los valores de la primera columna de matriz_de_comparacin pueden ser texto, nmeros o valores lgicos. El texto escrito en maysculas y minsculas es equivalente.

Indicador_columnas es el nmero de columna de matriz_de_comparacin desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la funcin devuelve el valor de la primera columna del argumento

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matriz_de_comparacin; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de matriz_de_comparacin y as sucesivamente. Si indicador_columnas es menor que 1, BUSCARV devuelve el valor de error #VALOR!; si indicador_columnas es mayor que el nmero de columnas de matriz_de_comparacin, BUSCARV devuelve el valor de error #REF! Ordenado Es un valor lgico que indica si desea que la funcin BUSCARV busque un valor igual o aproximado al valor especificado. Si el argumento ordenado es VERDADERO o se omite, la funcin devuelve un valor aproximado, es decir, si no encuentra un valor exacto, devolver el valor inmediatamente menor que valor_buscado. Si ordenado es FALSO, BUSCARV devuelve el valor buscado. Si no encuentra ningn valor, devuelve el valor de error #N/A. Observaciones Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es VERDADERO, utiliza el valor ms grande que sea menor o igual a valor_buscado. Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera columna de matriz_de_comparacin, BUSCARV devuelve el valor de error #N/A. Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es FALSO, devuelve el valor de error #N/A. Ejemplos

En la hoja de clculo anterior, donde el rango A4:C12 se denomina Rango: BUSCARV(1;Rango;1;VERDADERO) es igual a 0,946 BUSCARV(1;Rango;2) es igual a 2,17 BUSCARV(1;Rango;3;VERDADERO) es igual a 100 BUSCARV(0,746;Rango;3;FALSO) es igual a 200 BUSCARV(0,1;Rango;2;VERDADERO) es igual a #N/A debido a que 0,1 es menor que el menor valor de la columna A BUSCARV(2;Rango;2;VERDADERO) es igual a 1,71 BUSCARH Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a continuacin, devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada en la tabla o en la matriz. Use BUSCARH cuando los valores de comparacin se encuentren en una fila en la parte superior de una tabla de datos y desee encontrar informacin que se encuentre dentro de un nmero especificado de filas. Use BUSCARV cuando los valores de comparacin se encuentren en una columna a la izquierda o de los datos que desee encontrar. Sintaxis

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BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas; ordenado) Valor_buscado es el valor que se busca en la primera fila de matriz_buscar_en. Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto. Matriz_buscar_en es una tabla de informacin en la que se buscan los datos. Utilice una referencia a un rango o el nombre de un rango. Los valores de la primera fila del argumento matriz_buscar_en pueden ser texto, nmeros o valores lgicos. Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera fila del argumento matriz_buscar_en debern colocarse en orden ascendente: ...-2; -1; 0; 1; 2;..., A-Z, FALSO, VERDADERO; de lo contrario, es posible que BUSCARH no devuelva el valor correcto. El texto en maysculas y minsculas es equivalente. Se pueden poner los datos en orden ascendente de izquierda a derecha seleccionando los valores y eligiendo el comando Ordenar del men Datos. A continuacin haga clic en Opciones y despus en Ordenar de izquierda a derecha y Aceptar. Bajo Ordenar por haga clic en la fila deseada y despus en Ascendente. Indicador_filas es el nmero de fila en matriz_buscar_en desde el cual se deber devolver el valor coincidente. Si indicador_filas es 1, devuelve el valor de la primera fila en matriz_buscar_en; si indicador_filas es 2, devuelve el valor de la segunda fila en matriz_buscar_en y as sucesivamente. Si indicador_filas es menor que 1, BUSCARH devuelve el valor de error #VALOR!; si indicador_filas es mayor que el nmero de filas en matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el valor de error #REF! Ordenado es un valor lgico que especifica si desea que el elemento buscado por la funcin BUSCARH coincida exacta o aproximadamente. Si ordenado es VERDADERO o se omite, la funcin devuelve un valor aproximado, es decir, si no se encuentra un valor exacto, se devuelve el mayor valor que sea menor que el argumento valor_buscado. Si ordenado es FALSO, la funcin BUSCARH encontrar el valor exacto. Si no se encuentra dicho valor, devuelve el valor de error #N/A. Observaciones Si BUSCARH no logra encontrar valor_buscado, utiliza el mayor valor que sea menor que valor_buscado. Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera fila de matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el valor de error #N/A. Ejemplos Supongamos que en una hoja se guarda un inventario de repuestos. A1:A4 contiene "Ejes"; 4; 5; 6. B1:B4 contiene "Cojinetes"; 4; 7; 8. C1:C4 contiene "Engranajes"; 9; 10; 11. BUSCARH("Ejes"; A1:C4;2;VERDADERO) es igual a 5 BUSCARH("Cojinetes",A1:C4,3,FALSO) es igual a 7 BUSCARH("Cojinetes";A1:C4;3;VERDADERO) es igual a 8 BUSCARH("Engranajes";A1:C4;4;) es igual a 11 Matriz_buscar_en tambin puede ser una constante matricial: BUSCARH(3;{1;2;3/"a";"b";"c"/"d";"e";"f"};2;VERDADERO) es igual a "c"
Las funciones BUSCARV y BUSCARH son de mucha utilidad y las usaremos frecuentemente para extraer valores tales como los ndices unificados de precios y los metrados de avance, estas funciones conjuntamente con la adecuada asignacin de nombres nos sern de mucha utilidad para el clculo de las valorizaciones de obra.

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El primer paso ser crear una tabla con los ndices unificados de precios para la zona geogrfica donde se ejecuta la obra, la cual consiste en una tabla con una fila de encabezados y 79 filas de ndices unificados, y columnas para cada mes iniciando con el mes base. Excel reconoce a la fechas como nmeros que contabilizan los das transcurridos desde el 01/01/1900 hasta el da de la fecha. Estos nmeros toman el formato de fecha con la siguiente caracterstica: dd/mm/yy dd-mm-yy Para representar el da, mes y ao respectivamente Por ejemplo el da 25 de Junio de 2002 se representa as: d 25 m 6 dd 25 mm 06 ddd Mar mmm jun ddd Martes mmmm junio

y yy yyy yyyy

02 02 2002 2002

Cuando ingresamos una fecha solo como mes y ao, Excel asigna el primer da del mes para esta fecha por ejemplo: mmm-yy mm-yy m-y mmm-yyy mmmm-yy mmmm-yyy Jun-02 06-02 6-02 Jun-2002 Junio-02 Junio-2002 Esto es muy importante para definir los meses que ingresaremos en nuestra tabla de ndices unificados de precios. La primera columna de esta tabla ser nombrada como IU y tendr valores alfanumricos del IU 01 al 80, esto es obligatorio pues a pesar que algunos de estos ndices han dejado de usarse su inclusin es indispensable. Insertaremos una nueva hoja de clculo a la que llamaremos ndices y en ella crearemos la tabla con los ndices unificados de precios para nuestra obra como se muestra en el cuadro siguiente:

IU 01 02 03 04

Insumo Aceite I Acero de Construccin Liso N Acero de Construccin Corrugado Agregado Fino D

Ago-03 201.23 258.63 298.56 225.34

Sep-03 201.56 259.45 301.25 230.25

Oct-03 203.56 260.42 304.25 229.24

Nov-03 214.56 258.52 299.25 226.37

I C E 76 Vlvula de Bronce Importada S Nacional 77 Vlvula de Bronce


78 79 80 Vlvula de Fierro Fundido Nacional Vidrio Incoloro Nacional Concreto Premezclado

233.53 307.56 100.25

234.57 308.12 101.35

245.01 302.14 104.23

240.00 303.85 105.69

Una vez llena nuestra tabla la dejaremos preparada para los prximos meses y acudiremos a ella cada vez que debamos transcribir los ndices unificados de precios (IUP) que se publiquen cada mes. Esta Tabla nos servir para extraer de ella los ndices de precios para un determinado ndice unificado en un mes especfico. Para hacer esto usaremos las funciones de bsqueda y referencia. Por ejemplo si deseo conocer el ndice de precio para el agregado fino de septiembre de 2003 debemos hacer un cruce de informacin en la tabla anterior, es decir debemos ubicar la fila donde esta el ndice 04 y cruzarla con la columna donde esta el mes sep-03, de ah concluiremos que el valor buscado es 230.25

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CLCULO DEL COEFICIENTE DE REAJUSTE


El Expediente Tcnico de la Obra nos trae las Formulas Polinmicas, las cuales debemos preparar para calcular el reajuste para lo cual en nuestra hoja modelo hemos creado la tabla mostrada y que nombraremos INDICES podemos extraer los valores requeridos para calcular el coeficiente de reajuste como se muestra ha continuacin: Excel puede hacer esto fcilmente, para lo cual usaremos la funcin BUSCARH bajo el siguiente sintaxis: BUSCARH(MES, INDICES, IU + 1, 0) Donde Mes : Mes que se desea consultar y que se refiere al primer da del mes ndices : Tabla de ndices Unificado de Precios a cuyo rango total se le ha asignado el nombre INDICES IU : ndice Unificado, la fila donde se deber realizar la bsqueda ser la nmero IU + 1 pues la primera fila de encabezados es la nmero 1 las siguientes ser el nmero de ndice mas uno. 0 : El valor Ordenado ser siempre falso por lo que se le asigna el valor cero (0) Esta formula nos servir para calcular el Coeficiente de Reajuste en la Formula Polinmica, as como para calcular el Monto Mximo de adelanto de materiales, la deduccin de materiales y dems operaciones donde el ndice de Precio sea requerido.

En este ejemplo el ndice de precios para la Mano de Obra (IU=47) se extrae de la tabla de INDICES usando la funcin BUSCARH. La celda F13 contiene el mes(Ago-98) que se desea consultar, el nombre indices se refiere a la tabla donde hemos almacenado los ndices de Precios, la celda C15 nos da el IU de insumo a buscar, cuya ubicacin esta en la fila IU+1. Esta formula tiene una caracterstica adicional, se ha congelado para el mes la ubicacin de las filas y para el IU la ubicacin de las columnas, de esta manera podremos usar la formula para copiarla a otras celdas, este es un principio que usaremos mucho: En excel una formula se piensa bien una vez y luego se puede copiar a otras ubicaciones

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El paso siguiente ser calcular el Ki de acuerdo a la siguiente formula:

K i = Coef * % *

Ir Io

La suma de los Ki nos darn el Coeficiente de Reajuste, valor que guardaremos para cada mes y cada formula asignndoles un nombre de acuerdo a la siguiente caracterstica:

KNN_MMYY
Donde: NN MM YY se refiere al nmero de formula (p.e. Estructuras=01, Arquitectura=02...) se refiere al numero del mes de reajuste (01 a 12) se refiere a las 2 ltimas cifras del ao (98, 99, 00, 01,.......)

Nosotros adems hemos encontrado una manera automatizada de generar esta etiqueta para

cada formula como se muestra a continuacin: Esta formula convierte la fecha de reajuste (sep-98) a un formato de texto del tipo mmyy es decir convierte el valor numrico de fecha al texto 0998, el cual ha sido concatenado al texto k01_ para dar la etiqueta que identificar al coeficiente de reajuste calculado. Esta etiqueta se coloca al lado del valor de reajuste calculo y servir para cuando asignemos el nombre a la celda, pues dicha etiqueta se mostrar como nombre sugerido lo que nos abreviar esta asignacin.

CUADRO DE METRADOS VALORIZADOS


Con el Presupuesto Base preparemos los cuadros de metrados valorizados que nos permitirn calcular los montos valorizados para cada periodo y formula. Este procedimiento nos permitir controlar los valores asignndoles una etiqueta con las siguientes caractersticas:

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VALNN_XX
Donde NN se refiere al nmero de formula (p.e. Estructuras=01, Arquitectura=02...) XX se refiere al nmero de valorizacin Por eso cuando queramos referirnos a la Valorizacin N 5 de Instalaciones Sanitarias podramos encontrarla bajo el nombre VAL03_05

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Los Montos valorizados sern el resultado del metrado de avance multiplicados por el precio base o referencial, la sumatoria de estos parciales darn el costo directo al que se le sumara los gastos generales y utilidad para obtener el costo total, a este valor se le aplica el factor de relacin para obtener el monto valorizado para el periodo y la formula. Este valor es el que ser nombrado de acuerdo a la etiqueta que se muestra al lado. Explicaremos en clase el procedimiento para reproducir esto para todas las valorizaciones proyectadas.

CRONOGRAMA VALORIZADO
El Cronograma Valorizado de Obra se presenta antes de la firma del contrato y este debe ser reprogramado una vez establecido la fecha de inicio de obra. De este nuevo cronograma denominado reprogramado se deben tomar los valores programados para cada periodo y formula. Este procedimiento nos permitir controlar los valores asignndoles una etiqueta con las siguientes caractersticas:

PROGNN_XX
Donde NN XX se refiere al nmero de formula (p.e. Estructuras=01, Arquitectura=02...) se refiere al nmero de valorizacin de

Por eso cuando queramos referirnos al monto programado de la Valorizacin N2 Instalaciones Elctricas podramos encontrarla bajo el nombre PROG04_02

Los montos programados nos servirn para comparar el avance de obra y para el calculo del reajuste de acuerdo a la normatividad vigente.

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CALCULO DEL REAJUSTE


El reajuste de las valorizaciones se hace comparando los montos valorizados acumulados y los montos programados acumulados para calcular el monto del reajuste reconocido en cada periodo de valorizacin. Excel nos permite hacer esto fcilmente pues podemos traer fcilmente los montos valorizados y programando pegando el nombre correspondiente de la lista de nombres de celdas que hemos ido creando. El reajuste es el resultado de multiplicar el monto valorizado por el coeficiente de reajuste menos uno de acuerdo a la siguiente formula:

R = V (Kr - 1)
A este valor de reajuste debemos descontarle las deducciones de reajuste que no corresponde que calcularemos luego. Nuestro cuadro se prepara de la siguiente manera:

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La primera columna ser para identificar los nmeros de valorizacin, la segunda y tercera para ingresar los montos valorizados y programados, sea pegando los valores VAL01_01 a VAL01_05 y PROG01_01 a PROG01_05, las dos siguientes es para calcular los montos acumulados valorizados y programados, la siguiente columna es para ingresar el mes de reajuste que le corresponde a cada valorizacin, a continuacin el valor del coeficiente de reajuste correspondiente a dicho mes. El reajuste real y el programado se hace de acuerdo con la formula mostrada anteriormente, el Reajuste Reconocido ser el resultado de comparar los montos valorizados y programados acumulados de acuerdo a lo siguiente: Caso 1 En la primera valorizacin no interesa si la obra esta adelantada o atrasada, el reajuste reconocido ser el real Caso 2 Si la obra esta atrasada el reajuste reconocido ser el real Caso 3 Si la obra esta adelantada y viene de estar adelantada (permanentemente adelantada) el reajuste reconocido ser el real Caso 4 Si la obra esta adelantada y viene de estar atrasada el reajuste reconocido ser el reajuste programado acumulado menos el reajuste reconocido acumulado anterior Caso 5 En la ultima valorizacin se compara el reajuste real acumulado con el reajuste programado acumulado, de lo cual podemos deducir: Si el reajuste real acumulado es mayor que el reajuste programado acumulado, el reajuste reconocido ser el reajuste programado acumulado menos el reajuste reconocido acumulado anterior Si el reajuste real acumulado es menor que el reajuste programado acumulado, el reajuste reconocido ser el reajuste real acumulado menos el reajuste reconocido acumulado anterior Cada uno de estos caso podramos simplificarlo usando la funcin de Excel: SI() que nos permite preparar un funcin condicional para poder abarcar cada uno de los casos descritos y cuya sintaxis es la siguiente:

=SI(MVAi>MPAi, SI(MVAi-1>MPAi-1, RRi,RPAi-RRECAi-1),RRi)


Donde

MVAi MVAi-1

: monto valorizado acumulado : monto valorizado acumulado anterior

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MPAi MPAi-1 RRi RPAi RRECAi-1

: monto programado acumulado : monto programado acumulado anterior : Reajuste Real = V*(K-1) : Reajuste Programado Acumulado : Reajuste Reconocido Acumulado Anterior

Esta formula funciona para los casos del 2 al 4,

Para el ultimo caso la formula seria la siguiente

=SI(RRAi>RPAi, RPAi-RRECAi-1,RRAi-RRECAi-1)
Donde

RRAi RPAi RRECAi-1

: Reajuste Real Acumulado : Reajuste Programado Acumulado : Reajuste Reconocido Acumulado Anterior

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DEDUCCIONES DE REAJUSTE QUE NO CORRESPONDE

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