Anda di halaman 1dari 16

Modul 2

Penggunaan Teknologi Informasi Untuk Keunggulan Kompetitif


TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS (TIK) : Setelah mempelajari Modul ke-2, mahasiswa diharapkan mampu : Mengidentifikasi elemen-elemen lingkungan dari perusahaan; Menjelaskan hubungan antara elemen lingkungan dengan perusahaan. Menjelaskan paradigma popular mengenai keunggulan kompetitif. Menganalisis tercapainya keunggulan kompetitif bagi perusahaan. Menyebutkan dan menjelaskan sumberdaya informasi dan pengelolanya. Menjelaskan makna konsep chief information officer (CIO) ! Menjelaskan peranan teknologi informasi bagi perusahaan ! Menjelaskan mengenai pentingnya perencanaan strategis dalam rangka tercapainya keunggulan kompetitif ! Menjelaskan pendekatan yang dapat dilakukan dalam proses perencanaan strategis sumberdaya informasi. Menjelaskan apa yang dimaksud dengan end-user computing (EUC). Menyebutkan dan menjelaskan pengelompokan EUC. Menjelaskan unsur-unsur yang membentuk konsep manajemen sumberdaya informasi (IRM).

1.

PENDAHULUAN
Dalam upaya mencapai keberhasilan, para manajer sangat menyadari

pengaruh lingkungan perusahaan (organisasi). Perusahaan (organisasi) dihubungkan dengan elemen-elemen lingkungan melalui arus sumberdaya fisik maupun konseptual. Perusahaan (organisasi) berusaha memperoleh keunggulan kompetitif dengan mengelola arus sumberdaya (termasuk informasi). Strategi keunggulan kompetitif berfokus pada arus masuk dari pemasok dan arus keluar melalui saluran distribusi ke pelangan. Sumberdaya informasi tidak hanya sekedar data dan informasi, melainkan mencakup pula perangkat keras, peripheral, perangkat lunak, para spesialis informasi, dan para pemakai informasi. Ketika manajer menyadari bahwa informasi sebagai suatu sumberdaya strategis, mereka menetapkan berbagai kebijakan untuk menerapkan sumberdaya tersebut secara strategis dan menindaklanjutinya. Sehingga akan memberikan
Modul ke-2 / Hal.1

keyakinan bahwa kebijakan tersebut dijalankan. Aktivitas tersebut dinamakan dengan manajemen sumberdaya informasi (information resources management IRM). IRM merupakan konsep yang mengintegrasikan konsep-konsep keunggulan kompetitif lain, yaitu CIO, SST, SPIR, dan end-user computing. Dengan demikian IRM memberikan kerangka kerja bagi pemanfaatan komputer yang efektif.

2.

PERUSAHAAN DAN LINGKUNGAN SEKITARNYA


Perusahaan adalah suatu system fisik yang dikelola dengan menggunakan

system konseptual. System fisik perusahaan adalah system lingkaran tertutup, dalam arti dikendalikan oleh manajemen, dengan menggunakan infnormasi umpan balik untuk menyakinkan bahwa tujuannya tercapai. Perusahaan juga merupakan system terbuka, dalam arti berhubungan dengan lingkungannya. Sebuah perusahaan akan mengambil sumberdaya dari lingkungan, mengubah sumberdaya menjadi produk dan atau jasa lalu mengembalikannya ke lingkungan kembali. Secara umum setiap lingkungan akan memiliki 8 elemen linkungan sebagai berikut : Pemasok, yang menyediakan berbagai macam sumberdaya yang digunakan perusahaan untuk memproduksi barang atau jasa. Pelanggan, yang menggunakan produk dan jasa dan calon pemakai. Serikat Pekerja, organisasi bagi tenaga kerja terampil dan tidak terampil yang mengoperasionalkan jalannya perusahaan. Masyarakat/Lembaga Keuangan, yang menjadi sumber dana perusahaan. Pesaing, perusahaan lain yang bergerak di bidang yang sama Pemegang saham atau Pemilik, orang-orang yang menanamkan modal di perusahaan dan mewakili tingkat manajemen tertinggi. Pemerintah, baik di tingkat pusat, daerah dan local yang memberikan kendalakendala dalam bentuk UU dan peraturan, tetapi juga memberikan bantuan berupa pembelian, informasi dan dana. Masyarakat global, daerah operasi perusahaan. Aliran sumberdaya dapat dibagi menjadi beberapa jenis. Pertama aliran sumberdaya yang utama, dan kedua ialah aliran sumberdaya yang tidak boleh terjadi.

Modul ke-2 / Hal.2

Pemerintah Masyarakat Keuangan

Informasi Uang Tenaga Material


Masyarakat Global

Pemasok

Pekerja

Perusahaan Serikat
Pemegang Saham/ Pemilik

Pelanggan

Pesaing

Gambar 2.1. Hubungan Perusahaan dengan Linkungannya Berdasarkan diagram hubungan perusahaan dan seluruh elemen

lingkungannya (lihat Gambar 2.1) nampak bahwa beberapa sumberdaya mengalir lebih cepat daripada lainnya. Sumberdaya yang alirannya paling sering adalah : Arus iformasi dari pelanggan Arus material kepada pelanggan

Selain itu terdapat sumberdaya yang alirannya paling jarang, yaitu : Arus material ke pemasok (pengembalian) Arus pekerja ke pesaing Namun, bila kita perhatikan secara seksama terdapat satu-satunya sumberdaya yang menghubungkan perusahan dengan semua elemen lingkungannya, yaitu informasi. Istilah yang berkaitan dengan elemen lingkungan dikenal dengan keunggulan kompetitif (competitive advantage). Pada bidang komputer, keungulan kompeititf mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan leverage di pasar. Hal tersebut didasari bahwa perusahaan tidak harus sepenuhnya mengandalkan sumberdaya fisik saat terlibat dalam persaingan. Justru dengan penggunaan sumberdaya konseptual data dan informasi akan lebih unggul dalam persaingannya. Dengan demikian, manajer perusahaan akan menggunakan sumberdaya konsepual maupun fisik untuk mencapai tujuan strategis perusahaan.

3.

PERANAN TI DALAM ORGANISASI


Modul ke-2 / Hal.3

Teknologi informasi bagi organisasi atau perusahaan paling tidak memiliki tiga (3) peranan utama, yaitu : a. Looking Inward; Teknologi informasi akan memandang perlu adanya perbaikan proses atau struktur di dalam organisasi. Pendekatan yang dilakukan adalah dengan menggunakan metode Rancang Ulang Proses Bisnis ( Business Process Reengineering BPR) atau melalui metode Restrukturisasi Organisasi. Penjelasan lebih lanjut akan dijumpai pada Modul ke 3. b. Looking Outward Teknologi informasi akan mendorong peningkatan penjualan produk atau jasa serta pelayanan sehingga memiliki keunggulan yang kompetitif. Banyak cara untuk mendapatkan keunggulan kompetitif, antara lain melalui : Penyediaan barang dan jasa yang murah. Penyediaan barang dan jasa yang lebih baik daripada pesaing. Memenuhi kebutuhan khusus suatu segmen pasar tertentu. kompetitif. Sekarang, perusahaan lebih mengandalkan

Dulu, perusahaan mengandalkan sumberdaya fisik untuk mendapatkan keunggulan sumberdaya konseptual untuk mendapatkan keunggulan kompetitif. Hal tersebut ditandai dengan banyak bidang usaha mempergunakan informasi untuk mendapatkan pengaruh di pasaran (misalnya promosi melalui iklaniklan media cetak maupun elektronik, yang memanfaatkan teknologi informasi dalam bentuk multimedia). Faktor pemicu dioptimalkannya sumberdaya konseptual dalam mencapai keunggulan kompetitif dari hasil produk/jasa dan pelayanan, yaitu : Ketidak-puasan dengan sumberdaya fisik yang dimiliki. Tidak ada aplikasi komputer inovatif yang memberikan keunggulan kompetitif terus menerus. Pelanggan merupakan sumber informasi yang penting. Salah satu bentuk usaha yang dilakukan adalahnya dengan digunakannya konsep marketspace. Konsep tersebut memiliki perbedaan yang mendasar dengan konsep marketplace. Pada marketplace, diutamakan tempat dimana barang/jasa tsb berada. Sedangkan marketspace mengutamakan informasi mengenai barang/jasa tersebut. Dalam menerapkan konsep marketspace tersebut digunakan suatu strategi, yakni Creating value, dengan value dihasilkan oleh 3 komponen : content, context, dan infrastructure. Selnajutnya dilakukan Virtual value chain, yakni memanfaatkan informasi dalam setiap tahapan perubahan, yang

Modul ke-2 / Hal.4

membutuhkan pengumpulan, pengorganisasian, pemilihan, pengolahan dan pendistribusian data dan informasi. c. Looking Across Membuat hubungan antar/dengan organisasi lain yang dikenal dengan istilah Interorganizational system IOS. Langkah tersebut dilakukan dengan memanfaatkan metodologi pertukaran data elektronik (electronic data interchange EDI). Pembahasan lebih lanjut mengenai konsep IOS dan EDI akan dijabarkan pada Modul ke 3.

4.

Sumberdaya Informasi
Pandangan yang mengatakan bahwa data dan informasi merupakan

sumberdaya utama yang harus dikelola dengan baik sebagimana sumberdaya utama lainnya adalah merupakan pendekatan yang positif untuk penggunaan komputer. Dengan perkataan lain, bahwa mengelola data (input) dengan bantuan komputer hal tersebut berarti mengelola informasi (output) yang dimiliki. Selain itu, muncul lagi pandangan tambahan lainnya yakni pandangan bahwa kita dapat mengelola informasi dengan mengelola sumberdaya yang menghasilkan informasi (information processor). Adapun jenis-jenis sumberdaya informasi, yaitu : Perangkat keras komputer (Hardware) Perangkat lunak komputer (Software) Spesialis informasi Pemakai Fasilitas Database, dan Informasi Ketika para manajer organisasi (perusahaan) memutuskan untuk menggunakan informasi dalam mencapai keunggulan kompetitif, dan mereka harus menyadari tiap elemen tersebut sebagai sumberdaya informasi. Beberapa perusahaan/organisasi yang menggunakan komputer, akan menempatkan tanggung jawab pengelolaan informasi pada suatu unit khususyang terdiri dari para spesialis informasi. Unit tersebut dikelola oleh seorang manajer yang berstatus wakil direktur. Istilah CEO (chief executive officer) adalah orang yang memiliki pengaruh paling kuat dalam operasi perusahaan, dan umumnya memiliki jabatan direktur utama atau ketua dewan direksi. Selain itu juga dikenal istilah CFO ( chief financial officer), COO (chief operating system), dan CIO (chief information officer). Istilah CIO mempunyai pengertian lebih dari sekedar sutu gelar. CIO adalah manajer jasa informasi yang menyumbangkan keahlian manajerialnya tidak hanya
Modul ke-2 / Hal.5

untuk memecahkan masalahyang berkaitan dengan sumberdaya informasi tetapi juga berbagai bidang lain dari operasi perusahaan/organisasi. Seorang manajer jasa informasi dapat berperan sebagai CIO paling tidak dengan mengikuti saran-saran berikut : Alokasikan waktu untuk bisnis dan pelatihan bisnis. Pelajari bisnisnya, bukan hanya teknologinya. Membangun kemitraan dengan unit-unit bisnis dan manajemen lini. Jangan menunggu hingga diundang. Fokuskan pada perbaikan proses dasar bisnis. Jelaskan biaya-biaya information systems (IS) dalam istilah-istilah bisnis. Bangun kepercayaan dengan memberikan jasa IS yang dapat diandalkan. Jangan bersifat defensive. Ketika perusahaan semakin banyak memperoleh sumberdaya informasi dan tersebar diseluruh perusahaan, tugas manajemen sumberdya informasi menjadi lebih rumit. Tanggung jawab manajemen tidak hanya berada pada pundak CIO, tetapi juga pada semua manajer dalam perusahaan tersebut.

5.

PERENCANAAN STRATEGIS INFORMASI


Perencanaan jangka panjang juga dikenal sebagai perencanaan strategis,

karena mengidentifikasi tujuan-tujuan yang akan memberi perusahaan posisi yang paling menguntungkan dalam lingkungannya. Selain itu juga menentukan strategistrategi untuk mencapai tujuan tersebut. Perencanaan strategis juga disusun pada bidang-bidang fungsional perusahaan yang akan merinci bagaimana bidang-bidang tersebut akan mendukung perusahaan dalam mencapai tujuan strategisnya. Bentuk hubungannya tampak pada Gambar 2.2. Pendekatan yang dilakukan bisa dalam bentuk masing-masing yang saling terlepas antar bidang yang dikenal dengan Transformasi kumpulan strategi (strategy set transformation). Pendekatan lainnya yaitu dengan konsep perencanaan strategis sumberdaya informasi (strategic planning for information resources SPIR).

Modul ke-2 / Hal.6

Rencana Strategis SD Informasi

Rencana Strategis SD Pemasaran

Rencana Strategis SD Keuangan

Rencana Strategis SD Manufaktur


Keterangan :

Rencana Strategis SD Manusia

: aliran informasi dan pengaruh Gambar 2.2. Hubungan Perencanaan Strategis Bidang Fungsional Ketika jasa informasi mulai mengembangkan rencana-rencana strategis, pendekatan yang dianjurkan adalah dengan langkah 1 atau langkah 2. Langkah 1 : Mendasarkan rencana tersebut sepenuhnya pada tujuan strategis perusahaan, yang disebut dengan kumpulan strategi organisasi (organizational strategy set), atau Langkah 2 : Rencana jasa informasi yang dibuat untuk mendukung tujuan perusahaan disebut kumpulan strategi system infromasi manajemen (MIS strategic set) dan terdiri dari sejumlah tujuan, kendala, dan strategi. Kedua pendekatan tersebut dikenal dengan istilah transformasi kumpulan strategi (strategic set transformation). Adapun kelemahannya yaitu bahwa kenyataannya bidang-bidang fungsional tidak selalu memiliki sumberdaya untuk menjamin tercapainya tujuan strategis perusahaan. Secara diagram proses tersebut dapat dilihat pada Gambar 2.3.

Modul ke-2 / Hal.7

Kelompok Strategi Organisasi

Kelompok Strategi SIM

Misi Tujuan Strategi Elemen lain Strategi organisasi

Proses Perencanaan Strategis SIM

Tujuan Sistem Kendala Sistem Strategi rancangan sistem

Gambar 2.3. Pendekatan Transformasi Kumpulan Strategis Solusi untuk masalah tidak memadainya sumberdaya informasi adalah dengan teknik perencanaan strategis sumberdaya informasi (strategic planning for information resources SPIR). Ketika perusahaan menerapkan SPIR, rencana strategis untuk jasa informasi dan perusahaan dikembangkan secara bersamaan. Rencana perusahaan mencerminkan dukungan yang dapat disediakan oleh jasa informasi, dan rencana jasa informasi mencerminkan kebutuhan dukungan system di masa depan. Proses perencanaan tampak pada Gambar 2.4. Proses dalam SPIR dilalui dengan langkah mengidentifikasi, menentukan, mendapatkan dan mengelola sumberdaya informasi apa yang akan dibutuhkan di masa yang akan datang pada perusahaan.

Pengaruh pada SD Informasi Strategi Bisnis Pengaruh pada Strategi Bisnis

Sumberdaya Informasi dan Strategi IS

Gambar 2.4. Proses Perencanaan Strategis Sumberdaya Informasi (SPIR)

6.

END-USER COMPUTING
Tidak semua orang yang ikut serta dalam End-user computing (EUC)

memiliki tingkat pengetahuan yang sama tentang komputer. Konsep EUC dapat dilihat kembali pada Modul ke-1. Para pemakai akhir dapat dikelompokkan menjadi 4 (empat) golongan berdasarkan tingkat kemampuan komputer mereka, yaitu :
Modul ke-2 / Hal.8

a. Pemakai akhir tingkat menu (menu level end-users); Sebagian end-users tidak mampu membuat perangkat lunak mereka sendiri, tetapi dapat berkomunikasi dengan perangkat lunak jadi dengan menggunakan menu-menu seperti yang ditampilkan oleh perangkat lunak berbasis windows dan Mac. b. Pemakai akhir tingkat perintah (command level end-users); Sebagian end-users memiliki kemampuan menggunakan perangkat lunak jadi yang lebih dari sekedar memilih menu. Mereka dapat menggunakan bahasa perintah dari perangkat lunak untuk melaksanakan operasi aritmatika dan logika pada data. c. Pemakai akhir tingkat programmer (end-user programmers); Sebagian end-users dapat menggunakan bahasa-bahasa pemrograman seperti BASIC, PASCAL, atau C++ dan dapat mengembangkan program-program yang disesuaikan dengan kebutuhan mereka sendiri.

d. Personil pendukung fungsional (functional support personnel). Di sejumlah perusahaan, para spesialis informasi adalah anggota dari unit-unit fungsional, bukannya unit jasa informasi. Personil pendukung fungsional tersebut adalah spesialis informasi dalam arti sesungguhnya, tetapi mereka berdedikasi pada area pemakai tertentu dan melapor pada manajer fungsional mereka. Dua unsur penting menjadi ciri pada 4 (empat) tingkatan kemampuan dari para pemakai akhir, yaitu : i. semua tingkat memiliki kemampuan mengembangkan berbagai aplikasi. ii. Tidak seorangpun yang merupakan anggota dari organisasi jasa informasi. Sebagian besar aplikasi EUC telah dibatasi pada system pendukung keputusan (decission support systems DSS) yang relative mudah dan aplikasi kantor virtual yang memenuhi kebutuhan perseorangan. Selebihnya adalah tanggung jawab spesialis informasi untuk bekerja sama dengan pemakai dalam mengembangkan : Aplikasi Sistem Informasi Manajemen (SIM); Aplikasi Sistem Informasi Akuntansi (SIA); DSS yang rumit; Aplikasi kantor virtual yang memenuhi kebutuhan organisasi; System berbasis pengetahuan.
Modul ke-2 / Hal.9

Penerapan EUC memberikan manfaat sebagai berikut : Mengurangi beban kerja para information specialist. Mengurangi kesenjangan komunikasi antara user dan information specialist. Akibat dari manfaat tersebut akan menghasilkan pengembangan system yang lebih baik dibandingkan jika spesialis informasi berusaha mengerjakan sebagian besar pekerjaan tersebut sendiri. Selain manfaat yang dihasilkan, penerapan EUC yang dilakukan sendiri oleh pemakai ternyata dapat menimbulkan beberapa risiko, yaitu : Sistem yang dihasilkan tidak sesuai dengan tujuan; End-user mungkin akan menggunakan komputer untuk aplikasi yang seharusnya dilakukan dengan cara lain, misalnya secara manual. Sistem yang dihasilkan, rancangan dan dokumentasinya buruk; Kemampuan end-users tidak dapat menandingi profesionalisme spesialis informasi dalam hal merancang system. Selain itu end-users sering mengabaikan perlunya dokumentasi rancangan system agar dapat dipelihara. Penggunaan sumberdaya informasi tidak efisien; Bila tidak ada pengendalian terpusat akan mengakibatkan adanya perangkat keras dan perangkat lunak yang tidak kompatibel dan berlebihan. Data tidak terintegrasi; Bila kurang hati-hati dalam memasukkan data ke adalam database perusahaan maka memungkinkan akan terjadinya kehilangan data yang berkualitas. Sehingga outputnya akan terkontaminasi yang dapat menyebabkan manajer membuat keputusan yang keliru. Tidak adanya data security. End-users mungkin tidak melindungi data dan perangkat lunaknya, sehingga para criminal komputer dapat mengakses system dengan berbagai cara yang mengakibatkan membahayakan perusahaan. Tidak adanya pengendalian; Pengembangan system dilakukan untuk memenuhi kebutuhan mereka sendiri tanpa menyesuaikan pada rencana yang memastikan pada dukungan komputer bagi perusahaan. Risiko-risiko tersebut dapat berkurang jika proses pengembangan systemnya dilakukan oleh unit jasa informasi, karena adanya pengendalian terpusat.
Modul ke-2 / Hal.10

End-users computing merupakan suatu fenomena yang tidak akan hilang. Sebaliknya, pengaruhnya akan semakin meningkat. Karena manfaat potensialnya, perusahaan harus mengembangkan rencana strategis sumberdaya informasi yangmemungkin EUC untuk tumbuh dan berkembang. Mengenai risiko, jenis pengendalian yang sama dengan yang telah bekerja baik pada jasa informasi harus diterapkan pada area pemakai.

7.

KONSEP MANAJEMEN SUMBERDAYA INFORMASI


Sumberdaya informasi jauh melampaui informasi itu sendiri. Hal tersebut

karena adanya bentuk dasar untuk mengelola semua sumberdaya informasi. Manajemen sumberdaya informasi (information resources management IRM) adalah aktivitas yang dijalankan oleh manajer pada semua tingkatan dalam perusahaan dengan tujuan mengidentifikasi, memperoleh, dan mengelola sumberdaya informasi yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pemakai. Meskipun seorang pemakai individu dapat mempraktekan IRM, pendekatan paling efektif bagi perusahaan adalah mengembangkan rencana formal yang harus diikuti setiap orang. Agar perusahaan sepenuhnya dapat mencapai IRM, perlu adanya serangkaian kondisi tertentu. Kondisi-kondisi tersebut meliputi : Menyadari bahwa keunggulan kompetitif akan tercapai melalui SD informasi yang unggul; Melalui pengelolaan sumberdaya informasi akan mencapai keunggulan kompetitif atas pesaingnya. Menyadari bahwa jasa informasi bidang fungsional utama; Struktur organisasi mencerminkan bahwa jasa informasi sama pentingnya dengan bidang fungsional utama lainnya, seperti keuangan, dan pemasaran. Menyadari bahwa CIO adalah eksekutif puncak; CIO memberi kontribusi, jika memungkinkan pada pemecahan masalah yang mempengaruhi seluruh operasi perusahaan (bukan hanya operasi jasa informasi). Hal tersebut ditunjukkan dengan menyertakan CIO dalam komite eksekutif. Memperhatikan SD informasi dalam membuat perencanaan strategis; Para eksekutif yang terlibat dalam perencanaan strategis perusahaan, mereka memperhatikan sumberdaya informasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan strategis. Rencana strategis formal untuk sumberdaya informasi; Terdapat rencana formal untuk memperoleh dan mengelola sumberdaya informasi. Sumberdaya tersebut harus mencakup yang berada pada area pemakai maupun jasa informasi.
Modul ke-2 / Hal.11

Adanya strategi untuk mendorong dan mengelola end-user computing; Rencana strategis sumberdaya informasi membahas cara membuat sumberdaya informasi tersedia bagi pemakai akhir, dan tetap mempertahankan pegendalian atas sumberdaya tersebut.

Kondisi-kondisi IRM yang diperlukan tersebut tidak terpisah, tetapi bekerja sama secara terkoordinasi. Adapun komponen dasar dalam penerapan IRM, yakni : a. Lingkungan perusahaan; Delapan elemen lingkungan memberikan latar belakang atau pengaruh untuk mencapai keunggulan kompetitif. Para eksekutif menuadari perlunya mengelola arus sumberdaya sebagai cara untuk memenuhi sejumlah kebutuhan elemen-elemen lingkungan dalam pasar yang kompetitif. b. Eksekutif perusahaan; CIO disertakan dalam kelompok eksekutif yang mengarahkan perusahaan mencapai tujuannya dalam bentuk perencaan strategis. c. Bidang/area fungsional; Jasa informasi disertakan sebagai suatu bidang fungsional utama, dan setiap bidang bersama-sama mengembangkan rencana-rencana strategis yang mendukung rencana strategis perusahaan. Salah satunya adalah rencana strategis sumberdaya informasi, yang dipersiapkan oleh jasa informasi bekerja sama dengan bidang fungsional lainnya. d. Sumberdaya informasi; Rencana strategis sumberdaya informasi menggambarkan bagaimana semua sumberdaya informasi diperoleh dan dikelola. Sebagian dipusatkan dalam jasa informasi, dan sebagian didistribusikan diseluruh perusahaan dalam area pemakai. e. Pemakai; Data dan informasi mengalir antara sumberdaya informasi dan para pemakai. Sebagian pemakai ikut serta dalam EUC. Hubungan komponen tersebut secara terintegrasi dapat digambarkan sebagaimana Gambar 2.5.

Modul ke-2 / Hal.12

Lingkungan

Perusahaan
Pengaruh lingkungan

Eksekutif Perusahaan CIO


Pengaruh Intern

Eksekutif lain
RenStra perusahaan

Area Fungsional
Layanan Informasi Keuangan

SDM

Manufak tur
Informasi

Marke ting

Renstra SD

Sumberdaya Informasi

Sumberdaya Komputer Pusat


Data &

Sumberdaya Komputer Tersebar


Informasi

Para pemakai end-user computing

Pemakai lain

Gambar 2.5. Model Manajemen Sumberdaya Informasi - IRM Gambar 2.5 memperlihatkan bagaimana tingkatan system mempengaruhi manajemen sumberdaya informasi. Lingkungan membentuk supersistem perusahaan. Manajer perusahaan pada tingkat puncak merencanakan strategis yang mendorong perusahaan sebagai suatu system dalam mencapai tujuannya. Bidangbidang fungsional menggambarkan subsistem perusahaan, dan rencana-rencana strategis mereka mendukung rencana strategis perusahaan. Semua rencana strategis fungsional menjelaskan bagaimana sumberdaya informasi disediakan bagi para pemakai pada semua tingkatan.

8.

Ikhtisar
Lingkungan perusahaan terdiri dati 8 (delapan) elemen. Elemen-elemen

tersebut menggambarkan organisasi atau perseorangan, yang mencakup para pemasok, pelanggan, serikat pekerja, masyarakat keuangan, pemegang saham atau pemilik, pasaing, pemerintah dan masyarakat global. Elemen-elemen tersebut membentuk supersistem yang lebih besar yang disebut masyarakat. Sumberdaya akan mengalir anatar perusahaan dan elemen-elemn lingkungan. Perusahaan dapat mencapai keungulan kompetitif dengan memproduksi margin yang lebih besar dari pesaingnya. Margis tersebut adalah nilai produk atau jasa dibandingkan biayanya. Teknologi informasi bagi organisasi atau perusahaan paling tidak memiliki tiga (3) peranan utama, yaitu Looking Inward, Looking Outward dan Looking Outcross. Sekarang, perusahaan lebih mengandalkan sumberdaya konseptual untuk mendapatkan keunggulan kompetitif. Salah satu bentuk usaha yang dilakukan
Modul ke-2 / Hal.13

adalahnya dengan digunakannya konsep marketspace. Konsep tersebut memiliki perbedaan yang mendasar dengan konsep marketplace. Pada marketplace, diutamakan tempat dimana barang/jasa tsb berada. Sedangkan marketspace mengutamakan informasi mengenai barang/jasa tersebut. Dalam menerapkan konsep marketspace tersebut digunakan suatu strategi, yakni Creating value, dengan value dihasilkan oleh 3 komponen : content, context, dan infrastructure. Selanjutnya dilakukan Virtual value chain, yakni memanfaatkan informasi dalam setiap tahapan perubahan, yang membutuhkan pengumpulan, pengorganisasian, pemilihan, pengolahan dan pendistribusian data dan informasi. Sumberdaya informasi mencakup perngkat keras, perangkat lunak, fasilitas, database, apesialis informasi, informasi dan pemakai. Sumberdaya yang ditempatkan dalam jasa informasi dikelola oleh CIO. Konsep CIO mengakui manajer jasa informasi sebagai seorang eksekutif. Sumberdaya informasi yang terletak di luar jasa informasi dikelola oleh para manajer area pemakai. Semua manajer membuat rencana, dan eksekutif terlibat dalam perencanaan strategis jangka panjang.usaha awal mengembangkan suatu rencana strategis untuk jasa informasi disebut transformasi kumpulan strategi (strategy set transformation). Walau metode tersebut masih dipraktekan, tidak ada jaminan bahwa sumberdaya informasi yang dibutuhkan tersedia.masalah tersebut dapat dipecahkan dengan mengembangkan rencana-rencana strategis untk perusahaan dan jasa informasi secara bersamaan. Pendekatan tersebut dinamakan perencanaan strategis sumberdaya informasi (strategic planning for information resources SPIR). Hasil dari SPIR adalah rencana yang mengidentifikasi kebutuhan sumberdaya informasi bagi tiap subsistem CBIS pada periode yang tercakup dalam jangka waktu perencanaan startegis. Tugas SPIR menjadi semaki rumit karena meningkatnya end-user computing EUC. Tidak semua pemakai akhir memiliki kemampua yang sama. Sebagian hanya dapat menggunakan menu, sebagian dapat menggunakan bahasa perintah, dan ada yang memiliki keahlian pemrograman, serta sebagian lagi adalah spesialis informasi yang ditempatkan pada area pemakai. Meskipun semakin banyak system yang dikembangkan oleh pemakai akhir, system-sistem tersebut cenderung relative sederhana, DSS, dan system OA yang dimaksudkan untuk individu. System-sistem selebihnya tetap dikembangkan secara bersama-sama oleh pemakai dan spesialis informasi. EUC akan terus ada. EUC menguntungkan perusahaan dengan memindahkan sebagian beban kerja pengembangan system kepada pemakai serta menjembatani kesenjangan informasi. Risiko yang terdapat EUC berkaitan dengan system yang buruk sasarannya, system yang rancangan dan dokumentasinya, penggunaan sumberdaya perangkat keras dan perangkat lunak yang tidak efisien, hilngnya
Modul ke-2 / Hal.14

integritas data, dan hilangnya keamanan. Risiko-risiko tersebut dapat dikurangi dengan pengendalian manajemen. Gagasan bahwa semua manajer perusahaan harus terlibat dalam manajemen informasi adalah suatu paradigma baru, yang disebut dengan manajemen sumberdaya informasi (information resource management IRM). IRM berkembang jika : a. b. c. d. e. f. Perusahaan memanfaatkan informasi untuk mencapai keunggulan kompetitif; Para eksekutif menyadari bahwa jasa informasi sebagai suatu bidang fungsional utama; Para eksekutif menerima CIO dalam lingkungan elit mereka; Para eksekutif memperhatikan sumberdaya informasi ketika membuat perencanaan strategis; Terdapat suatu rencana strategis sumberdaya informasi yang formal; Rencana tersebut membahas end-user computing.

IRM adalah suatu konsep terintegrasi yang menyatukan lingkungan perusahaan, tingkatan manajemen, bidang-bidang fungsional, sumberdaya informasi, dan para pemakai.

9.
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

Pertanyaan / Diskusi
Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut dengan jelas ! Sebutkan elemen-elemen lingkungan perusahaan/organisasi ! Sebutkan elemen-elemen lingkungan yang berada pada unit kerja saudara sebelum masuk PTIK ! Sebutkan sumberdaya yang alirannya paling sering terjadi pada hubungan perusahaan dengan elemen lingkungannya ! Sebutkan sumberdaya yang alirannya paling jarang terjadi pada hubungan perusahaan dengan elemen lingkungannya ! Sebutkan tiga peranan utama dari teknologi informasi bagi perusahaan atau organisasi ! Jelaskan apa yang dimaksud dengan looking outward ! Jelaskan apa yang dimaksud dengan looking inward ! Jelaskan apa yang dimaksud dengan looking across ! Jelaskan perbedaan antara marketspace dengan marketplace ! Sebutkan beberapa cara untukmendapatkan keunggulan kompetitif ! Sebutkan tujuh jenis sumberdaya informasi ! Apa saja tugas atau peran CIO perusahaan ? Apa yang dimaksud dengan transformasi kumpulan strategi ?
Modul ke-2 / Hal.15

14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22.

Sebutkan kelemahan utama dari transformasi kumpulan strategi ! Sebutkan elemen-elemen yang harus disertakan dalam rencana strategi sumberdaya informasi ! Apa yang dimaksudkan dengan perencanaan strategis sumberdaya informasi (SPIR) ? Sebutkan dan jelaskan kelompok yang ada dalam end-user computing (EUC) ! Apa manfaat dari penerapan EUC ? Sebutkan dan jelaskan risiko dari EUC ? dan bagaimana caranya mengurangi risiko tersebut ? Sebutkan dan jelaskan kondisi yang harus diciptakan agar manajemen sumberdaya informasi (IRM) dapat tercapai ! Sebutkan dan jelaskan komponen dari dari model IRM ! Gambarkan hubungan antara komponen pada model IRM !

10.

Latihan Penugasan Perorangan


Berdasarkan pengalaman tugas Saudara di lapangan sebelum masuk ke PTIK

pada unit Saudara masing-masing. Lakukanlah identifikasi elemen-elemen lingkungan unit saudara ! Tentukanlah bentuk aliran sumberdaya yang mengalir dari unit ke elemen serta sebaliknya ! Apakah terdapat sumberdaya yang paling sering mengalir dan paling jarang ! Bagaimanakah bentuk identifikasi, perolehan, dan pengeloalaan serta pendistribusian sumberdaya infromasi pada unit sauadara tersebut ? lakukanlah analissnya !

11.
[i]. [ii].

Daftar Referensi
McLeod, Raymond, Management Information System, 7th ed., Prentice Hall, New Jersey, 1998. McNurlin, Barbara C,; Sparague, Ralph H Jr., Information Systems Management in Practice, 4th ed., Prentice Hall, New Jersey, 1998.

-----o0o-----

Modul ke-2 / Hal.16