Anda di halaman 1dari 57

FACILITATOR : Iman N Bajuasijadji, MM., CBSCP., CPHR., CPLP., CG.

DESIGNING RECRUITMENT SELECTION STRATEGY & IMPLEMENTATION

HRD
Menyiapkan karyawan dengan skill yang sesuai dengan kebutuhan sekarang dan masa depan. Menyelaraskan aktifitas HRD dengan tujuan organisasi.
Tujuan Strategis Organisasi

Aktifitas HRD

Hasil Bisnis
SHRM 3-2

Perusahaan dengan Pengelolaan SDM yang Efektif


Karyawan & pelanggan cenderung akan lebih puas. Perusahaan cenderung untuk : Lebih innovative Produktifitas tinggi Membangun reputasi yang bagus di masyarakat

Di Southwest Airlines, fokus perusahaan adalah menjaga kesetiaan, motivasi, pelatihan, serta kompensasi kayawan. Hasilnya, jarang sekali karyawan keluar dan tingkat kepuasan pelanggan tinggi.

Penerapan Human Resource Management

Tanggung Jawab HR Department

RECRUITMENT & SELECTION ARCHITECTURE

BEHAVIOR & COMPETENCIES


RS SYSTEM/PROCEDURE RS STRATEGIC FUNCTIONS

Rekrutmen dan Seleksi Karyawan

REKRUTMEN Proses di mana organisasi mendapatkan kandidat untuk mengisi posisi yang lowong.

Rekrutmen dan Seleksi Karyawan


Seleksi Proses di mana organisasi mengidentifikasi kandidat dengan skill, pengetahuan, sikap karakteristik lainnya yang sesuai dengan kualifikasi organisasi untuk membantu mencapai tujuan organisasi.

Kualitas Kandidat yang di-cari oleh Pengusaha

POSISI STRATEGIS REKRUTMEN


Bisnis hanya dapat berjalan bila ada manpower yang cukup dan memenuhi kualifikasi Kesalahan dalam proses recruitment & selection tidak dapat di-perbaiki lagi Bisnis memerlukan percepatan, dan dpt diprovide melalui recruitment
11

POSISI STRATEGIS REKRUTMEN


Merupakan posisi dalam perusahaan yang berhubungan dengan berbagai institusi serta berbagai lapisan masyarakat Representasi dari kebijakan/policy management Refleksi baik atau buruknya suatu perusahaan
12

13

CARA YANG DIPILIH ORGANISASI UNTUK MENCAPAI TUJUAN (JANGKA PANJANG)


14

RECRUITMENT & SELECTION

Cara atau metode yang dipilih & digunakan dalam proses RS di-sesuaikan dengan strategi perusahaan
15

HAL-2 YG HARUS DI-PERHATIKAN


STRATEGY BISNIS PERUSAHAAN STRATEGY KOMPENSASI PENYELARASAN STRATEGY TERSEBUT DENGAN RS STRATEGY

16

STRATEGY PERUSAHAAN
GROWTH STRATEGY ATAU SHORT-TERM STRATEGY ?

17

STRATEGY KOMPENSASI

LAG

MEET

LEAD

18

STUDI KASUS
PT. A mempunyai posisi yang sangat strategis, dimana kondisi keuangan sangat bagus karena product mereka adalah consumer goods dan mempunyai brand yg menjadi top of mind. Dari 72 kota strategis, PT. A saat ini hanya mempunyai 36 cabang, dan untuk itu manajemen berencana untuk mengembangkan 9 cabang baru untuk tahun 2014.
19

STUDI KASUS
PT. B mempunyai masalah yang sangat besar, dimana terjadi banyak komplain yg menyebabkan perginya beberapa customer. Sebagai perusahaan B2B, tentu saja hal tersebut sangat berat. Beberapa karyawan berpotensi meninggalkan perusahaan karena tidak nyaman dengan atasan yg sering berbeda pandangan. Gaji karyawan juga seringkali terlambat, supplier juga mengeluh krn. Faktor ketepatan pembayaran.
20

HR PLANNING = MANPOWER PLANNING = WORKFORCE PLANNING ???


21

Tahapan Manpower Planning


Step 1 Supply Analysis
Staffing levels Workforce skills Workforce demographics\ Employment trends

Step 2 Demand Analysis


Workforce skills needed Staffing patterns Anticipated workload changes

Step 3 Gap Analysis


Compare supply analysis with demand analysis Determine future gaps (shortages) and surpluses (excesses) Identify future changes in workforce demographics Identify areas in which management action will be needed

Step 4 Strategy Development


Plan o Recruiting o Succession o Employee development and retraining o Organizational change SHRM

2-22

Forecasting
Forecasting: usaha untuk menentukan supply dan demand berbagai macam SDM untuk memprediksi mana saja bagian yang kurang atau kelebihan SDM Terdiri dari 3 (tiga) tahapan : 1. Forecasting untuk menentukan demand/kebutuhan SDM 2. Menentukan Suplai SDM 3. Menentukan surplus atau shortage SDM

Forecasting Demand SDM


Metode Kuantitatif

Forecasting Demand

Metode Kualitatif

SHRM

2-24

Tahapan Nominal Group Technique


Tekhnik forecasting technique dengan menggunakan penghitungan dari tenaga expert
Tentukan hal apa saja yang akan di-tanyakan dalam lembar pertanyaan Memilih tenaga ahli Menyampaikan tentang kebutuhan SDM pada tenaga ahli tadi Gunakan pengetahuan, penghitungan, bahkan asumsi tenaga ahli untuk membuat estimasi Bertemu langsung

Diskusi estimasi kebutuhan SDM serta asumsi yang diperoleh


Menentukan pendapat akhir berdasarkan penilaian kebutuhan dari tenaga ahli
25

Pendekatan Kuantitatif : Trend Analysis


Forecasting kebutuhan tenaga kerja di-dasarkan pd satu indeks organisasi, misalnya penjualan/sales: 1. Pilih satu faktor bisnis yg dapat memperkirakan kebutuhan sdm secara baik.

2. Tempatkan faktor bisnis tadi dihubungkan dgn jumlah sdm untuk menentukan labor productivity ratio.
3. Hitung productivity ratio untuk lima tahun kebelakang. 4. Hitung kebutuhan sdm dengan membagi faktor bisnis dengan productivity ratio.

5. Proyeksikan kebutuhan sdm untuk tahun mendatang.


SHRM 2-26

Contoh Trend Analysis Kebutuhan HR


BUSINESS FACTOR
YEAR

LABOR PRODUCTIVITY
(SALES/EMPLOYEE)

HUMAN RESOURCES DEMAND


(NUMBER OF EMPLOYEES)

(SALES IN THOUSANDS)

2000 2001 2002 2003

$2,351 $2,613 $2,935 $3,306

14.33 11.12 8.34 10.02

164 235 352 330

2004
2005 2006 2007* 2008* 2009*
*Projected figures
SHRM

$3,613
$3,748 $3,880 $4,095 $4,283 $4,446

11.12
11.12 12.52 12.52 12.52 12.52

325
337 310 327 342 355

2-27

Manpower Supply
Berbagai sumber untuk mendapatkan karyawan , baik eksternal maupun internal, yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan sdm..

28

Replacement Management
Proses untuk memastikan, kumpulan sdm yang terampil telah diberikan peatihan dan tersedia untuk mencapai sasaran stategis perusahaaan Proses untuk mendapatkan sdm yang menempati posisi kunci managerial 1. Long-term succession
a) Training dan pengalaman kerja untuk memastikan kesiapan karyawan didalam menerima penugasan pada posisi atau level tanggung jawabv yang lebih tinggi di-masa mendatang

2.
a)

Short-term emergency replacement


Penggantian karyawan yang keluar, baik karena di-keluarkan, meninggal, dan sebagainya.
29

Replacement Analysis
Improve effectively filling vacancies
President Jack Newland S. Landar (A1) K. Chow (A2)

VP Sales J. Obrey (A2) B. Andrews (B3) D. Jeffers (C1)

VP Operations A. Chang (A2) E. Singh (B1) K. Peters (C3)

VP Marketing T. Sherman (A1) U. Lau (C1) H Yuen (D2)

Readiness A Ready now B Ready in 1 year C Ready in 2 years D Not suitable for this job

Performance 1 Outstanding 2 Above average 3 Average/good 4 Below Average 5 Unacceptable


30

Flow Analysis
Projects future movement.

Inflow

Current Staff

Outflow

Transfers Promotions New hires Recalls Total


SHRM

5 4 15 10 34
2-31

Promotions Resignations Demotions Retirements Terminations Layoffs Total

5 13 0 4 3 15 40

Level

Positions at Start of Period

Staff Changes

Staff Losses

Positions to be Filled

4 5

1 6

1 6

0 3

1 9

6
7 8 9

20
32 40 50 149

1
2 2 3 15

5
10 14 21 53

6
12 16 24 68

Start at the top with the most senior positions since most movement in organizations is up due to promotions and replacements.

32

MANPOWER PLANNING
PERENCANAAN PENGADAAN TENAGA KERJA
Divisi / SBU Unit Departemen : : :

No.

Pangkat

Jabatan

Rencana pada Akhir Tahun

Rencana TK TK Pensiun TK Keluar dengan Aktual pada Awal selama setahun Alasan Lain Tahun

Kelebihan TK

Kekurangan TK

Total

33

STUDI KASUS
Tahun 2013 : Manager 7 orang Ass. Mgr 14 orang Spv. 35 orang Staf 115 orang Operator & Helper 300 orang Perusahaan akan membuka 2 kantor cabang baru dengan komposisi manpower : Manager 1, Spv. 3, Staf 15, dan Salesman & helper 45 orang. Perusahaan sendiri belum mempunyai standard penggajian dan rata2 gaji berada pada quadrant 2. Bagaimana strategy RS yang anda ajukan ? Buatlah MPP- nya !
34

Merupakan alat ukur yang digunakan untuk melakukan identifikasi kinerja terhadap sasaran atau tujuan.

35

POSISI dan CIRI KPI

Di dahului oleh Sebuah Sasaran atau Tujuan

2
Sebuah Sasaran dapat di-ukur oleh beberapa KPI

3
Setiap KPI di-ikuti oleh satu target

36

CONTOH :
Sasaran : Meningkatkan kualitas sumber rekrutmen KPI : Evaluasi berkala kesesuaian sumber rekrutmen, Target = 4 x dalam 1 tahun.

37

KPI REKRUTMEN
Jumlah kerja-sama dengan Perguruan Tinggi Jumlah kerja-sama dengan Balai Pelatihan Jumlah kunjungan kerjasama Kuantitas sebagai Dosen Tamu Kepesertaan dalam komunitas strategis Evaluasi efektifitas kerjasama
38

KPI SELECTION
Ketepatan pemenuhan MPP Ratio kandidat yang lulus dari user Ratio kandidat yang lulus dari psiko-test Pemenuhan budget seleksi Ketepatan pemenuhan permintaan tenaga kerja Evaluasi MPP & Permintaan Tenaga Kerja
39

PRAKTEK
Buat secara lengkap (sasaran, kpi, & target), masing-2 untuk proses rekrutmen dan seleksi

40

LEAN RECRUITMENT & SELECTION

41

MANAGEMENT CONCERN

COST
Delivery Time

Quantity/Qualitiy

42

EFFECTIVE

EFFICIENT

MANAGEMENT
43

SEVEN WASTE

44

Identifikasi alur proses atau aktifitas saat ini Diskusikan proses mana yang menyebabkan stop, dan proses mana yang masih memungkinkan go Diskusikan faktor efisiensinya Design/rancang proses baru Dokumentasi proses baru
45

46

BEBERAPA ARTI FLOWCHART


1. Mulai/Persiapan 2. Proses
5. Connector ganti halaman
5. Connector

3. Document

4. Decision

6. End/Terminator

47

Tanggung Jawab

Diagram Alur Proses

Referensi

Mulai

- Ka. Dept. Personalia - Pimpinan Unit

Pengajuan Permohonan Pengadaan Tenaga Kerja Baru

- Formulir Permintaan Pengadaan Tenaga Kerja

Batal

Tidak

Persetujuan
Ya

- Ka. Dept. Personalia

Formulir PTK diajukan ke Direktur HRD

- Formulir Permintaan Pengadaan Tenaga Kerja

- Rect. Corp.HRD

Tidak

Penggunaan Agency

Ya

- Rect. Corp.HRD - Rect. Corp.HRD

Pengumuman / Pengiklanan Menghubungi Agen TK Masukan Data Kandidat Masukan Data Agency Penjadwalan Wawancara & Test - Formulir Jadwal Wawancara Penerimaan Informasi Kandidat dari Agency

- Rect. Corp.HRD

- Rect. Corp.HRD - Rect. Corp.HRD - Rect. Corp.HRD

48

STUDI KASUS
Proses RS di PT. X adalah sbb : 1. Seleksi dokumen 2. Interview HR 3. Interview User (manager terkait) 4. Panel Interview (interview oleh seluruh manager) 5. Psiko-test 6. Rekomendasi User 7. Test Kesehatan

Note : Test Kesehatan, Panel Interview, Interview User, Seleksi Dokumen merupakan proses yg menentukan lanjut atau tidak ke proses selanjutnya.

49

TREND RECRUITMENT
Recruitment 1.0 Recruitment 2.0 Recruitment 3.0

50

RECRUITMENT 1.0
Lahir selaras dengan muncul-nya sosial media Fungsi-nya sama dengan tradisional recruitment, mulai job posting, candidat sourcing, dll.
51

RECRUITMENT 2.0
Mendekatkan kandidat dengan komunikasi dan berbagi masing2 keinginan Mengoptimalkan multimedia & social networking untuk berinteraksi 2 (dua arah Kandidat dapat langsung mengirim aplikasinya melalui mobile phone

52

Kandidat masuk website recruitment via phone dan mulai searching

Kandidat mengisi aplikasi dan mengunduh cv-nya serta mengirimkan

Semua proses di-atas dilakukan melalui mobile phone, cepat dan mudah !!!
53

RECRUITMENT 3.0
FAKTA : Dari job searching, ternyata hanya 10% saja yang mencari pekerjaan 90% dari mereka, termasuk best talent yang dicari perusahaan tidak mencari pekerjaan
(http://www.themarketingrecruiter.com)

54

RECRUITMENT 3.0
FILOSOFI UTAMA RECRUITMENT 3.0 : Tidak semua orang mencari lowongan pekerjaan Semua orang adalah potential candidate atau brand ambassador, bahkan pelanggan anda Psychology dari manusia Anda tidak dapat meng-kontrol apa yang akan diucapkan orang lain Membangung relasi dan komunitas adalah KUNCI
55

56

iman.bayu.adji@gmail.com

TERIMA KASIH DAN SAMPAI BERJUMPA KEMBALI

57