Data Vs Informasi

Data: fakta atau kejadian yang terjadi di dalam sebuah perusahaan atau organisasi. Kebanyakan dari data tidak mempunyai makna jika digunakan tanpa di dukung dengan data lain.
Informasi: data yang telah diproses sehingga memiliki makna yang mudah difahami atau dimengerti

Input
Definisi : Data dan instruksi yang dimasukkan ke komputer untuk kebutuhan pengolahan Bahan dasar informasi adalah data yang terjadi dari transaksi, kejadian, permintaan dan pertanyaan yang dihadirkan dalam bentuk: Suara, image, teks, angka, huruf dan karakter khusus atau simbol Tantangan terbesar dari kegiatan pengolahan data adalah menyakinkan bahwa data yang dimasukkan benar, karena data tersebut merupakan basis untuk menghasilkan informasi. (GIGO : Garbage In Garbage Out)

Input dan Pengolahan Transaksi

Batch Input
Transaksi data diakumulasikan (batch) dalam kurun waktu tertentu sebelum dimasukkan ke dalam sistem Biasanya melibatkan proses pengisian dan pengumpulan form kertas (source document) yang kemudian data tersebut dimasukkan ke komputer melalui alat input (input device)

Direct Input
Transaksi data dimasukkan ke dalam sistem pada saat transaksi tersebut berlangsung

Kontrol Data
Procedure : Ditentukan oleh Pimpinan/manajemen User Interface : digunakan user untuk berinteraksi

Input Forms : dokumen terstruktur dimana terdapat ruang yang disediakan untuk informasi tertentu
Data Collection Method
Transcriptive data entry, Source data entry

Data Entry Modes : Cara data dimasukkan ke dalam komputer mempengaruhi bagaimana data tersebut diolah.
Batch input dengan batch processing On-line input dan interactive processing

Kontrol Data (Lanj)

Programming Control Suatu program dapat dirancang untuk melakukan Validity checking untuk menentukan apakah data konsisten dan lengkap
Validity checking terdiri dari: Consistency check Memverifikasi apakah data yang dimasukkan memenuhi kriteria format, batasan dan parameter lainnya Completeness check Menentukan apakah semua data lengkap. E.g. NIM harus 10 digit dan tidak boleh memasukkan NIM yang sama.

Environmental Control
Salah satu penyebab terjadinya error adalah fatigue (kelelahan) sehingga dibutuhkan lingkungan kerja yang nyaman, efisien dan aman melalui ergonomic.

TERIMA KASIH

Anita Ratnasari, M.Kom Informasi, Sistem, Sistem Informasi, Jenis-jenis Sistem Informasi

Pengolahan Data
Definisi : masa atau waktu yang digunakan untuk mendeskripsikan perubahan bentuk data menjadi informasi yang memiliki kegunaan (data processing is the term used to describe changes performed on data to produce purposeful information).

Operasi yang dilakukan dalam pengolahan data : Data input, Data transformation, Information output

INFORMASI
Definisi Informasi
Data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan berarti bagi penerimanya dalam pengambilan keputusan

Informasi terdiri dari :

Data Image Text Dokumen Suara

Siklus Informasi
Input (data) Process (model) Output (information)

Data (captured)

Database

Recipient

Results

Decision / Action

Data yang akan diproses, diperoleh melalui input data, data yang tersimpan atau keduanya. Data diproses melalui model untuk meghasilkan output berupa informasi; yang oleh penerimanya informasi tsb digunakan untuk pengambilan keputusan atau tindakan, sehingga muncul tindakan atau peristiwa lainnya dan akhirnya membentuk sebaran data yang akan ditangkap dan diperlakukan sebagai input baru. Dan siklus kembali berulang.

Kualitas Informasi
Akurat (Accuracy)
Informasi harus bebas dari kesalahan dan harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus bebas dari bias

Tepat Waktu (Timeliness)

Penerima mendapatkan informasi pada saat mereka membutuhkannya.

Relevan (Relevancy)
Apakah informasi tersebut secara spesifik menjawab/memenuhi 5W+H dari pihak yang membutuhkan informasi Informasi berguna bagi si Penerima Relevansi setiap orang berbeda-beda

Kualitas Informasi (Lanj..)

Ekonomis (Economy)* What level of resources is needed to move information through the problem-solving cycle ? Efisien (Efficiency)* What level of resources is required for each unit of information output ? Dapat dipercaya (Reliability)

Sistem Informasi
Definisi Sistem
Suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai tujuan.

Definisi sistem informasi

Suatu kesatuan yang terdiri dari orang-orang, data, prosedur-prosedur, hardware dan software yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan manajemen informasi.

Manajemen Informasi meliputi

Pengumpulan data Memproses data tersebut menjadi informasi yang akurat dan bermanfaat Mendistribusikan informasi dengan tepat waktu untuk pengambilan keputusan, penyelesaian masalah dan kontrol

Subsistem
Sebuah sistem umumnya tersusun atas sejumlah sistem-sistem yang lebih kecil Sistem-sistem yang berada dalam sebuah sistem disebut subsistem.

Supersistem
Jika suatu sistem menjadi bagian dari sistem lain yang lebih besar, maka sistem yang lebih besar tersebut dikenal dengan sebutan supersistem

Sebagai contoh, jika pemerintah kabupaten disebut sebagai sebuah sistem, maka pemerintah provinsi berkedudukan sebagai supersistem. Jika ditinjau dari pemerintah pusat, pemerintah provinsi adalah subsistem dan pemerintah pusat adalah supersistem

Jenis-jenis Sistem Informasi

Sistem informasi dikembangkan untuk tujuan yang berbeda-beda, tergantung pada kebutuhan bisnis. Sistem informasi dapat dibagi menjadi beberapa bagian :

Jenis-jenis Sistem Informasi

Transaction Processing Systems (TPS)
TPS adalah sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi. TPS berfungsi pada level organisasi yang memungkinkan organisasi bisa berinteraksi dengan lingkungan eksternal. Data yang dihasilkan oleh TPS dapat dilihat atau digunakan oleh manajer.

Jenis-jenis Sistem Informasi

Office Automation Systems (OAS) dan Knowledge Work Systems (KWS)
OAS dan KWS bekerja pada level knowledge. OAS mendukung pekerja data, yang biasanya tidak menciptakan pengetahuan baru melainkan hanya menganalisis informasi sedemikian rupa untuk mentransformasikan data atau memanipulasikannya dengan cara-cara tertentu sebelum menyebarkannya secara keseluruhan dengan organisasi dan kadang-kadang diluar organisasi. Aspek-aspek OAS seperti word processing, spreadsheets, electronic scheduling, dan komunikasi melalui voice mail, email dan video conferencing. KWS mendukung para pekerja profesional seperti ilmuwan, insinyur dan doktor dengan membantu menciptakan pengetahuan baru dan memungkinkan mereka mengkontribusikannya ke organisasi atau masyarakat.

Jenis-jenis Sistem Informasi

Sistem Informasi Manajemen (SIM)
SIM tidak menggantikan TPS , tetapi mendukung spektrum tugas-tugas organisasional yang lebih luas dari TPS, termasuk analisis keputusan dan pembuat keputusan. SIM menghasilkan informasi yang digunakan untuk membuat keputusan, dan juga dapat membantu menyatukan beberapa fungsi informasi bisnis yang sudah terkomputerisasi (basis data).

Jenis-jenis Sistem Informasi

Decision Support Systems (DSS)
Sistem yang berbasis komputer; Dipergunakan untuk membantu para pengambil keputusan; Untuk memecahkan masalah-masalah rumit yang mustahil dilakukan dengan kalkulasi manual; Melalui cara simulasi yang interaktif; Dimana data dan model analisis sebagai komponen utama.

Contoh
Sebuah perusahaan makanan beku menggunakan perangkat lunak DSS untuk memberikan data siap saji kapanpun diminta oleh staff pemasarannya. Perangkat lunak ini memungkinkan staff pemasaran menentukan keterkaitan antara promosi dagang dengan penjualan secara cepat sehingga mereka bisa memutuskan segera apa yang bakal sukses di pasar mana dan kenapa.

Jenis-jenis Sistem Informasi

Sistem Ahli (ES) dan Kecerdasan Buatan (AI)
AI dimaksudkan untuk mengembangkan mesin-mesin yang berfungsi secara cerdas. Dua cara untuk melakukan riset AI adalah memahami bahasa alamiahnya dan menganalisis kemampuannya untuk berfikir melalui problem sampai kesimpulan logiknya. Contohnya adalah : pengendalian, perencanaan dan penjadwalan, kemampuan untuk menjawab diagnosa dan pertanyaan pelanggan, serta pengenalan tulisan tangan, suara dan wajah.

Jenis-jenis Sistem Informasi

Executive Support Systems (ESS)
ESS tergantung pada informasi yang dihasilkan TPS dan SIM. ESS membantu eksekutif mengatur interaksinya dengan lingkungan eksternal dengan menyediakan grafik-grafik dan pendukung komunikasi di tempat-tempat yang bisa diakses seperti kantor.

Contoh Sistem Informasi antara lain:

Sistem reservasi penerbangan, digunakan dalam biro perjalanan untuk melayani pemesanan/pembelian tiket. Sistem POS (Point Of Sale) yang diterapkan di pasar swalayan dengan dukungan barcode reader untuk mempercepat pemasukan data. Sistem layanan akademis yang memungkinkan mahasiswa memperoleh data akademis dan mendaftar mata kuliah yang diambil pada tiap semester.

Sistem penjualan secara kredit agar dapat memantau hutang pelanggan yang jatuh tempo.
Sistem smart card yang dapat digunakan tenaga medis untuk mengetahui riwayat penyakit pasien.

TERIMA KASIH

Anita Ratnasari, M.Kom

Pengembangan Sistem Informasi

Pengembangan sistem dapat berati menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki/diganti disebabkan beberapa hal, yaitu :
Adanya permasalahan-permasalahan yang timbul di sistem yang lama, permasalahan yang timbul dapat berupa ketidakberesan, pertumbuhan organisasi Untuk meraih kesempatan-kesempatan. Adanya instruksi-instruksi (dari pimpinan atau dari luar organisasi misalnya pemerintah).

Pengembangan sistem informasi yang berbasis komputer dapat merupakan tugas kompleks yang membutuhkan banyak sumber daya dan dapat memakan waktu yang lama untuk menyelesaikannya.

Peranan Analis Sistem

Analis sistem secara sistematis menilai bagaimana fungsi bisnis dengan cara mengamati proses input dan pengolahan data serta proses output informasi untuk membantu peningkatan proses organisasional. Dengan demikian, analis sistem mempunyai tiga peranan penting, yaitu : 1. Sebagai konsultan

2. Sebagai ahli pendukung

3. Sebagai agen perubahan

Tugas Analis Sistem

Adapun tugas-tugas yang dilakukan oleh seorang analis sistem adalah :

Mengumpulkan dan menganalisis semua dokumen, file, formulir yang digunakan pada sistem yang telah berjalan. Menyusun laporan dari sistem yang telah berjalan dan mengevaluasi kekurangan-kekurangan pada sistem tersebut dan melaporankan semua kekurangan tersebut kepada pemakai sistem. Merancang perbaikan pada sistem tersebut dan menyusun sistem baru. Menganalisis dan menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk sistem yang baru dan memberikan argumen tentang keuntungan yang dapat diperoleh dari pemakian sistem yang baru tersebut. Mengawasi semua kegiatan terutama yang berkaitan dengan sistem yang baru tersebut.

Informasi-informasi yang didapat digunakan sebagai berikut :

Top Manager (Manajer Tingkat Atas)
Informasi yang didapatkan digunakan sebagai pendukung perencanaan dan perumusan kebijaksanaan.

Middle Manager (Manajer Tingkat Menengah)

Informasi yang didapatkan sebagai alat bantu perencanaan (planning) dan pembuatan keputusan (decision maker).

Low Manager (Manajer Tingkat Bawah)

Informasi yang didapatkan sebagai pendukung operasi manajemen seharihari didalam organisasi.

Staffing (Tingkat Pekerja)

Informasi yang didapatkan digunakanuntuk melakukan proses suatu transaksi

TEKNOLOGI INFORMASI
Teknologi informasi merupakan satu dari sekian banyak alat bantu yang digunakan para manajer untuk menjembatani perubahan. Perangkat keras komputer menjadi alat fisik yang digunakan untuk aktivitas input, pemrosesan, dan output pada suatu sistem informasi.
Terdiri dari: komputer yang memproses unit; beragam output, dan perangkat penyimpanan; dan media fisik untuk menghubungkan semua alat ini.

Fungsi teknologi informasi yaitu:

Capture: proses penyusunan penyimpanan record aktivitas yang terperinci.

Processing: proses mengubah, menganalisis, menghitung, dan mengumpulkan semua bentuk data atau informasi. Generation: proses yang mengorganisir informasi ke dalam bentuk yang bermanfaat, apakah sebagai angka-angka, teks, bunyi, atau gambar visual. Storage dan Retrieval: storage adalah proses komputer penguat informasi untuk penggunaan masa depan. Retrieval adalah proses dimana penempatan komputer dan menyimpan salinan data atau informasi untuk pengolahan lebih lanjut atau untuk ditransmisikan ke pengguna lain. Transmission: proses komputer mendistribusikan informasi melalui jaringan komunikasi.

Hubungan SI dan TI

Peranan SI dan TI dalam Organisasi

Efisiensi artinya menggantikan peran manusia dengan teknologi informasi sehingga memudahkan pekerjaan dan mempercepat pekerjaan. Efektivitas. Sistem informasi ini digunakan oleh pimpinan untuk pengambilan keputusan yang lebih efektif berdasarkan informasi yang akurat, tepat waktu, relevan, mudah, murah dan handal.

Peranan SI dan TI dalam Organisasi (Lanj)

Komunikasi. Untuk memudahkan komunikasi dan mempercepat pengambilan suatu keputusan dapat digunakan email atau teleconference.
Kompetitif, artinya digunakan untuk meningkatkan daya saing organisasi di dalam era persaingan yang semakin ketat ini.