Anda di halaman 1dari 6

Diagram Proses Pengurusan Setelah Kapal Tiba di Pelabuhan

Sub Agent Dokumen - Dokumen Master


Administrasi Pelabuhan

Bea dan cukai

ADPEL

Imigrasi

Kesehatan Pelabuhan

a. Instansi bea dan cukai Pihak agen menyerahkan surat pengantar dalam bentuk inward manifest. Kemudian instansi bea dan cukai akan memberikan surat penerimaan manifest yang ditanda tangani oleh penjabat instansi setempat. Dalam meyerahkan surat pengantar inward manifest agen juga menyerahkan beberapa dokumen sebagai berikut : a) Manifest ni discharging b) Stowage plan c) Crew list d) Voyage memo e) Personal effect f) Ships particular g) Ships store declaration h) Ships narcotic list i) Ships nil list Batas waktu dalam penyerahan inward manifest adalah 1x24 jam setelah kapal tiba dipelabuhan b. Instansi Adpel / syahbandar Agen menyerahkan beberapa surat dan dokumen kapal kepada syahbandar kemudian diparaf dan ditanda tangani oleh pihak yang berwenang di kantor syahbandar. Surat dan dokumen yang diserahkan ke instansi syahbandar adalah : a) Surat laporan kedatangan dan keberangkatan kapal. b) Surat permohonan persetujuan bongkar / muat c) Memorandum list yang berisi sertifikat-sertifikat asli d) Check list Untuk pengurusan surat dan dokumen tersebut dilakukan oleh agen dengan cara meminta surat perincian rambu kapal ke loket Navigasi kemudian agen menyerahkan surat perincian tersebut kepada kepala bagian lalu lintas angkutan laut dan administrasi pelabuhan untuk ditanda tangani. Guna mendapatkan memorandum yang berisi dokumen-dokumen kapal dan check list diserahkan ke loket clearance in untuk pemeriksaan masa berlakunya dokumen kapal tersebut. Bila dokumen kapal sesuai dengan persyaratan maka pihak administrasi pelabuhan dapat mengeluarkan surat izin berlayar (SIB). c. Instansi Imigrasi Pihak agen menyerahkan beberapa dokumen yang harus diperiksa oleh imigrasi, yang terdiri dari :

a) Last Port Clerence In (Surat Izin berlayar dari pelabuhan sebelumnya yang ditanda tangani oleh master) b) Voyage memo c) Crew list d) Passport Setelah dilakukan pemeriksaan passport oleh pihak imigrasi maka pihak imgrasi akan membubuhkan stempel in pada passport kemudian ditanda tangani oleh petugas imigrasi tersebut. d. Kesehatan pelabuhan Di instansi Kesehatan pelabuhan, agen hanya menyerahkan buku kesehatan untuk mendapatkan clereance kesehatan dari petugas. Buku tersebut berupa : Indonesia helt book Sebelum melakukan kegiatan bongkar muat diatas kapal, terlebih dahulu agen mempersiapkan beberapa dokumen, untuk diserahkan kepada shipper yang harus mentanda tangani selaku perwakilan dari owners. Dokumen dokumen tersebut adalah : a) Notice Of Readiness b) Authorization to sign bill of lading c) Declaration Of Loadable Quantity Keberangkatan Kapal ( Clearance Out ) Sebelum Kapal berangkat dan meninggalkan pelabuhan, terlebih dahulu agen harus mengurus segala sesuatu yang berkaitan dengan kapal untuk melakukan clearance out ke instansi pemerintah yang terkait. Proses pengurusan clearance out berhubungan dengan : 1. Instansi imigrasi Dalam pengurusan clereance out di instansi imigrasi pihak agen menyerahkan beberapa surat dan dokumen berupa: a) Surat pemberitahuan keberangkatan kapal b) Crew list c) Passport Petugas imigrasi akan memeriksa passport berdasarkan crew list, kemudian membubuhkan stempel out dan mendatangani passport tersebut. 2. Instansi adpel / syahbandar Pihak agen terlebih dahulu membuat surat prmohonan izin berlayar, selanjutnya agen memasukkan surat permohonan tersebut ke bagian pengurusan surat izin berlayar (SIB) untuk mendapatkan surat izin berlayar yang dibuat oleh syahbandar. Sebelum menyerahkan permohonan surat izin berlayar, pihak agen pust terlebih dahulu harus menerbitkan Pemberitahuan Keagenan Kapal Asing (PKKA). Surat

pemberitahuan keagenan kapal asing (PKKA) ini merupakan syarat dalam pengurusan izin berlayar. Semua surat dan dokumen clearance in dan surat pemberitahuan keagenan kapal asing (PKKA) dibawa oleh agen untuk diserhakan kepada instansi syahbandar, pengambilan kembali melalui loket pengambilan dokumen. Semua dokumen tersebut akan diperksa oleh agen dan ditanda tangani oleh petugas perwira jaga. Kemudia pihka syahbandar mengeluarkan surat izin berlayar (SIB) untuk kapal yang tertera di dalam dokumen tersebut selanjutnya pihak agen menyerahkan Crew List yang telah ditanda tangani oleh pihak imigrasi, (proses pengurusan clereance out di syahbandar hanya berlaku 1x24 jam). Setelah itu pihak agen meminta kembali semua dokumen tersebut diloket pengambilan dokumen. Setelah menerima semua dokumen agen harus memeriksa kembali dokumen tersebut jika semua dokumen telah sesuai dengan memorandum list maka memorandum tersebut harus ditanda tangani oleh petugas jaga di loket pengambilan. 3. Instansi pelindo dan kepanduan Ke instansi pelindo dan kepanduan pihak agen mengajukan surat permintaan penggunaan jasa kapal untuk ini dalam bentuk blanko 1A Out yang tersebut permohonan kepanduan. Setelah semua persyaratan selesai dilaksanakn , maka agen kembali ke kapal meyerahkan semua dokumen kapal dan kapal dinyatakan untuk siap berangkat. Itu berarti setelah kappa selesai melakukan kegiatan bongkar dan muat sampai kapal siap untuk berangkat, agen wajib menyerahkan surat-surat kepada kedua instansi pemerinta sebagai bahan laporan, yaitu kepada : a. Instansi bea dan cukai Kepada instansi bead an cukai agen menyerahkan manifest muatan (outward manifest) dengan dilampiri data muat. Instansi bead an cukai akan memberikan surat berupa penerimaan outward manifest yang telah ditanda tangani oleh pejabat instansi setempat. Batas waktu waktu dalam pengurusan outward manifest adalah 1x24 jam setelah kapal menyelesaikan pemuatan. b. Pelindo dan KepanduaN Untuk instansi pelindo dan kepanduan, agen menyerahkan 2 surat yaitu : a) Surat bukti pemakaian jasa labuh atau tambat dalam bentuk blangko 2A-2 b) Surat bukti pemakaian jasa pelabuhan dalam bentuk blanko 2B-2

Proses / Diagram Kegiatan Keberangkatan Kapal

Sub Agent

Administrasi Pelabuhan

Clearence in

Syahbandar

Imigrasi

Clearance Out

Kapal Berangkat

Hambatan Hambatan yang dihadapi Adapun permasalahan yang dihadapi adalah :

a. Kurangnya kesiapan para petugas bea dan cukai dalam hal pemeriksaan kapal jika kapal tiba pada malam hari sehingga pemeriksaan dilakukan pada esok hari. b. Sering terjadi petugas yang dijumpai tidak berada di tempat kerja, sehingga agen mendapatkan kesulitan dalam pemberitahuan inward manifest dan outward manifest . c. Di instansi bead an cukai, petugas yang ingin dijumpai tidak berada di tempat kerja. Apalagi pada kedatangan kapal yang bertepatan dengan hari libur sehingga pengurusan surat-surat ditunda besok harinya. Sedangkan petugas bea dan cukai walaupun hari libur tetapi tetap dianggap jam kerja, sehingga pihak agen dikenakan denda sesuai dengan ketentuan yang berlaku dari pihak bead an cukai. d. Sering terjadi keterlambatan dalam proses pelaksanaa bongkar/muat barang ke kapal yang disebabkan salah satu alat bongkar/muat mengalami kerusakan pada saat pelaksanaan kegiatan bongkar/muat berlangsung. Misalnya: alat penompang crane kapal mengalami kerusakan dan kejadian tersebut dicatat oleh agen dalam laporan statement of fact. Tetapi kadang kadang nakhoda meminta agen untuk tidak memasukkan kejadian tersebut dalam statement of fact sehingga antara agen dan nakhoda terjadi kesalahpahaman yang menyebabkan pemilik barang menunggu dan mengakibatkan pemilik barang mengalami erugian waktu dan harus menambah biaya penumpukan Upaya mengatasi hambatan- hambatan Adapun upaya dalam mengantasi hambatan-hambatan yang dihadapi adalah : 1. Dalam proses b/m untuk mengatasi masalah yang ada yaitu : a. Pihak agen akan konsultasi terlebih dahulu dengan shipper b. Shipper akan membaca lay can c. Shipper akan membaca demored 2. Untuk instansi bea dan cukai, pada saat kapal tiba bertepatan dengan hari libur, pihak agen akan tetap memasukkan surat-surat dan dokumen-dokuemen tersebut ke instansi bea dan cukai karena meskipun hari libur instansi bead an cukai akan tetap buka karena ada petugas jaga di instansi bea dan cukai tesebut tetapi untuk mendapatkan tanda tangan dan stempel petugas yang berwenang pada hari berikutnya atau pada hari esok. 3. Melakukan pendekatan terhadap petugas bea dan cukai 4. Mengadakan kerja lembur untuk mengatasi jika terjadi banyak pekerjaan.

Anda mungkin juga menyukai