Anda di halaman 1dari 17

Analisis Proses Bisnis

(Bab 3) DOKUMENTASI PROSES

Analisis Proses Bisnis

Dokumentasi Proses Parsial atau Semuanya


Process Documentation Performance Measurement Self assessment & Performance Evaluation Improvement Planning Improvement

Untuk bisa melakukan improvement perlu dilakukan pembuatan proses bisnis saat ini Proses bisnis bisa dibuat dengan cara
- Satu persatu setiap fungsi - Keseluruhan pada sebuah bisnis (improvement journey)

Tujuan pembuatan proses bisnis adalah


- Memberikan gambaran umum mengenai proses yang akan diperbaiki
Aktivitas yang dilakukan, hasil tiap proses, siapa yang melakukan

- Mendefinisikan cakupan proses dan batasannya - Mendefinisikan problem spesifik pada proses utama

Analisis Proses Bisnis

Dokumentasi Proses Parsial atau Semuanya


Tahapan dalam mendokumentasikan proses:
1. Definiskan dan deskripsikan proses secara kualitatif, tepatnya menggunakan relationship mapping. Sehingga menjawab pertanyaan berikut;
- Siapakah customer dari proses dan apa outputnya? - Siapakah supplier dan input dari proses? - Bagaimana aktivitas aliran internal proses?

2. Konstruksikan flowchart dari proses tersebut

Teknik yang dapat digunakan untuk menggambarkan proses bisnis


- Relationship mapping, chart yang menggambarkan seluruh hubungan antar bagian binis - Flowchart, chart yang menggambarkan bagian dari proses bisnis - Cross-functional flowchart,chart yang menggambarkan seluruh tahapan dari proses bisnis - Several-leveled flowchart, chart yang didetailkan pada level berikutnya

Analisis Proses Bisnis

Relationship Mapping
C u s t o m e r s

Sales

Planning

Discussion/ Negitiation Flow of goods Order

Manufacturing

Purchasing

Information

Suppliers

Analisis Proses Bisnis

Relationship Mapping
Contoh kasus
Sebuah perusahaan internasional mengorganisasikan sebuah pusat manufaktur yang melayani permintaan seluruh Eropa dengan lokal dealer yang berada dibebrapa wilayah, masing-masing dealer memiliki persediaan barang jadi untuk melayani kebutuhan konsumen. Kondisi yang ada saat ini manggambarkan proses suplay yang melibatkan komunikasi dari lokal dealer dan distribusi yang berjalan belum optimal. Manajemen perusahaan memulai proyek untuk meningkatkan aliran material dan informasi yang dimulai dari perusahaan induk.

Analisis Proses Bisnis

Relationship Mapping
Relationship Mapping untuk Supply Process
Suppliers Negotiation about frame agreements Goods

Central manufacturing site Prognoses & orders Local Dealers Local Dealers

Goods

Local Dealers Sales consultations End customers Goods End customers

End customers

End customers

End customers

End customers

Analisis Proses Bisnis

Flowchart
Simbol yang digunakan untuk membuat flowchart
Start atau finished point Step atau aktivitas proses Decision point Input/output Document

Analisis Proses Bisnis

Flowchart
Contoh flowchart
Lanjutan dari relationship mapping, digambarkan bagan untuk proses suply dalam memenuhi permintaan konsumen.
Customer demands Ordering Customer order Production planning

Production plan

Procurement needs Procurement

Manufacturing Products Delivery Customer Satisfaction

Purchased parts

Analisis Proses Bisnis

Flowchart
Contoh kasus Sekelompok sekertaris pada bagian public office sebuah perusahaan mengalami kesulitan dalam pendokumentasian dan penyimpanan data material. Sehingga perlu dilakukan filling untuk menghindari kesulitan pengambilan file yang telah disimpan. File yang masuk akan dikelompokan menurut jenisnya. Bagan yang mengambarkan mendokumentasikan file adalah sebagai berikut.

Analisis Proses Bisnis

Flowchart
Flowchart untuk Proses Filing
Material for filing

Type of material?

File under Closed cases

File under Cases under processing

File under Correspond ence

Criterion alphabetically

Criterion date

Criterion case

Update document list

Filed material

Analisis Proses Bisnis

Cross-Functional Flowchart
Digunakan untuk menggambarkan aliran proses lintas fungsi atau departemen
Planning Department Procurement Department Manufacturing Department Distribution Department

Customer
Customer demand Ordering

Production Planning Procurement Manufacturing Satisfied customer Delivery

Analisis Proses Bisnis

Cross-Functional Flowchart
Contoh kasus Sebuah perusahaan besar menghadapi masalah besarnya biaya untuk mendapatkan informasi yang berkaitan dengan laporan finansial. Untuk mengambarkan siapa, proses apa, dan dimana biaya terjadi, maka digambarkan cross funtional flowchart. Diharapkan dapat dilakukan pengurangan biaya dengan melakukan redistribusi tanggung jawab dari tugas yang berbeda

Analisis Proses Bisnis

Cross-Functional Flowchart
Cross functional flowchart pada proses pelaporan
Incurred Cost 0 100

Authorities

Financial Manager
Assessment of call Identification of necessary information

Clerk

All department

Report call

250

600

Collection of information Submission of information

3900 Compiling information Report generation Receive report

4300 4800 4800

Analisis Proses Bisnis

Several-Leveled Flowchart
Contoh Kasus Untuk menjamin semua departemen menggunakan prosedur yang sama dalam menyimpan informasi mengenai laporan keuangan, maka perusahaan membuat dokumen aliran informasi dengan menggunakan several-leveled flowchart pada departemen

Analisis Proses Bisnis

Several-Leveled Flowchart
Level 0-chart for the process
Customer demand

Level 1-chart for procurement


Procurement list

Level 1-chart for reporting


Monthly registering of; 4.1 - Procurement value - Supplier distribution - Country of origin distribution - Delivery times

Ordering 1.0

Selecting supplier 3.1

Production Planning 2.0

Negotiating price 3.2

Quarterly registering of; - Spent man-hours - Cost of wage

4.2

Procurement 3.0

Placing an order 3.3

Manufacturing 4.0

Receiving order information 3.4

Year-end registering of; 4.3 - Total purchasing value - Supplier distribution - Country of origin distribution

Delivery 5.0

Registering a delivery order 3.5

Satisfied customer

All reports are generated and stored in spreadsheet 4.4

Manufacturing

Analisis Proses Bisnis Dokumentasi Proses Bisnis di Perpustakaan Pusat ITS

Proses Bisnis Perpustakaan ITS


Proses Penunjang
1

Proses Utama
Mulai

Proses Manajemen

Perbaikan Fasilitas

Pencarian Inf Kebutuhan Buku Pembuatan Anggaran Pemesanan ke vendor Penerimaan & Verifikasi Promosi & Pendisplay-an

Menyusun Katalog:
-Manual -On-line

Menerimaan Pendaftaran:
-Anggota Biasa -Anggota L B

Pencatatan Data Statistik Pengunjung Pengolahan & Evaluasi Data Statistik Pengunjung & Saran Penyusunan Prog Peningktn Pelayanan

Penerimaan Saran

Peletakan & Pengaturan Koleksi*

Pelayanan Transaksi:
-Peminjaman -Pengembalian -Perpanjangan

1 Selesai Koleksi:
(Buku, Jurnal, Majalah ilmiah,umum,populer, CD, Micro film, Microfiche)

Analisis Proses Bisnis Dokumentasi Proses Bisnis di Perpustakaan Pusat ITS


Standard Operational Procedure Penyusunan Katalog Koleksi
Bagian Pengolahan
Mulai 2 Pengecekan arsip buku Judul Baru? Ya Penambahan kopi Peletakaan di rak koleksi
Klasifikasi Standar - DDC 22 - LC SUBJECT HEADING - AACR2 Klasifikasi bedasarkan jenis koleksi

Bagian Display

Bagian Sirkulasi
3

Ya Peletakaan di rak pameran (2 minggu)

Stock opname

Ada? Tidak Deskripsi Katalog

Tidak

Baik

Out of

Kondisi date koleksi?


Rusak & hilang

Gudang

Pengkodean

Entry Data

Pencetakan Bar Code, Label Buku 2

Penjilidan ulang

Selesai