UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA DCE 3103 REKA BENTUK LATIHAN ____________________________________________________________________________________________

1.

PENDAHULUAN

Organisasi sebagai satu sistem tidak dapat lari daripada melakukan perubahan. Ini berikutan proses interaksi berterusan antara sesebuah organisasi itu dengan persekitaran. Setelah organisasi semakin bertambah besar, lebih banyak lapisan pengurusan perlu ditambah di dalam struktur yang sedia ada. Pengurus cuba untuk membentuk struktur organisasi mereka berdasarkan rangka stuktur berhiraki dengan menggunakan peraturan yang seragam dan pengawalan yang dibuat pada peringkat pusat. Setelah organisasi bertambah besar, penilaian semula struktur yang sedia ada diperlukan untuk mencapai tahap keberkesanan dan kecekapan yang optimum. Proses pengorganisasian adalah cara di mana kerja dapat diatur dan peruntukan di kalangan para anggota organisasi supaya matlamat-matlamat organisasi berkenaan dapat dicapai dengan cekap. Bagi tujuan ini, latihan adalah diperlukan. Latihan adalah satu pengalaman pembelajaran yang bertujuan untuk mencapai suatu tahap perubahan secara relatifnya berkekalan agar kebolehan mereka menjalankan tugas bertambah baik. Ia merangkumi perubahan kemahiran, pengetahuan, sikap atau tingkah laku.

Latihan boleh ditakrifkan sebagai aktivit-aktiviti organisasi yang dicipta untk mengubah pekerja melalui proses pembelajaran agar mereka boleh melakukan kerja-kerja mereka dengan cekap. Difinasi ini membayangkan bahawa para pekerja akan berubah hasil daripada proses latihan. Latihan untuk kakitangan

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA DCE 3103 REKA BENTUK LATIHAN ____________________________________________________________________________________________

perlu dijalankan secara berterusan memandangkan jabatan-jabatan beroperasi dalam persekitaran yang berubah. Oleh itu kakitangan jabatan perlu dilatih supaya mereka dapat melengkapkan diri untuk menghadapi cabaran-cabaran yang akan dibawa oleh perubahan tersebut. Latihan untuk kakitangan perlu disusun secara sistematik, bersesuaian dengan dasar kualiti jabatan.

2.

PENGENALAN KEPADA TEORI PEMBELAJARAN

Teori merupakan sumber hipotesis atau dugaan-dugaan tentang proses pembelajaran yang telah diuji kebenarannya melalui eksperimen dan penelitian. Teori juga merupakan satu set prinsip yang berinteraksi, terjalin dan saling bergantung serta bertujuan menjelaskan pelbagai pemerhatian dan fakta. Setiap teori memiliki konsep atau prinsip sendiri. Dengan mempelajari teori pembelajaran pengertian seseorang tentang bagaimana terjadinya proses belajar akan meningkat. Ada banyak faktor teori-teori belajar, setiap teori memiliki konsep atau prinsip sendiri. Berdasarkan perbezaan sudut pandang ini maka teori belajar tersebut dapat dikelompokan. Teori belajar yang terkemuka diabad ini dapat dikelompokkan dalam dua kelompok iaitu kolompok teori bahaviorisme dan kelompok teori kognitivisme.

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA DCE 3103 REKA BENTUK LATIHAN ____________________________________________________________________________________________

2.1

Teori Behaviorisme

Teori ini juga dikenali sebagai teori tingkah laku atau rangsangan balas yang dipelopori oleh empat tokoh utama iaitu Thorndike, Pavlon, Watson dan Skinner. Menurut kelompok teori behaviorisme, manusia sangat dipengaruhi oleh kejadian-kejadian di dalam lingkungannya yang akan memberikan pengalaman-pengalaman belajar. Belajar adalah proses perubahan tingkahlaku yang terjadi kerana adanya stimuli dan respon yang dapat diamati. Menurut teori ini manupulasi lingkungan sangat penting agar dapat diperolehi perubahan tingkah laku yang diharapkan. Teori behaviorisme ini sangat menekankan

pada apa yang dapat dilihat iaitu tingkah laku, tidak memperhatikan apa yang terjadi di dalam fikiran manusia. Secara amnya, teori tingkah laku percaya bahawa faktor-faktor persekitaran, bukannya pemikiran yang menggalakkan pembelajaran. Teori ini dipilih untuk digunakan di dalam latihan ini kerana ianya mempunyai beberapa kelebihan dan boleh diaplikasikan dengan konteks pembelajaran antara fasilitator dan juga pelatih. Tuntutan dari teori ini adalah pentingnya merumuskan tujuan pembelajaran secara jelas dan spesifik supaya mudah dicapai dan diukur teori ini juga penting kerana latihan yang bakal di adakan bercorak kemahiran dan sesuai dengan aplikasi teori ini.

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA DCE 3103 REKA BENTUK LATIHAN ____________________________________________________________________________________________

2.2

Teori Kognitif Teori kognitif adalah berkaitan dengan ingatan iaitu ingatan jangka panjang dan ingatan jangka pendek. Salah satu daripada teori kognitif ialah pemprosesan maklumat yang digunakan dalam pengajaran pembelajaran. Teori ini juga menyediakan pembelajaran aktif dimana pelajar bertindak secara aktif memperoleh, menstruktur semula dan mengkaji pengetahuan untuk menjadikannya bermakna. Individu memerlukan kepada pemindahan pembelajaran dan pengetahuan. Teori ini lebih menekan kepada pengetahuan kini dan pengetahuan lepas. Untuk membantu individu memperolehi maklumat, rekabentuk perisian hendaklah dalam bentuk simbol dan lain-lain saluran agar maklumat itu lebih teratur dan mudah diperolehi. Dengan lain perkataan perkembangan kognitif seseorang dapat ditingkatkan dengan jalan mengatur bahan yang akan dipelajari dan penyajiannya sesuai dengan tingkat pekembangannya.

Sebagai kesimpulan, teori ini menyatakan bahawa fasilitator perlu memastikan peserta mempunyai kefahaman yang sama terhadap sesuatu pelajaran, menggalakkan situasi pembelajaran yang lebih menekankan kepada proses pemahaman bukannya penghafalan dan peserta juga perlu diberi kebebasan untuk belajar sendiri dengan dibantu oleh fasilitator semasa melibatkan diri dalam aktiviti harian.

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA DCE 3103 REKA BENTUK LATIHAN ____________________________________________________________________________________________

3.

DESKRIPSI LATIHAN

Dokumentasi ini akan memperkatakan tentang perancangan dan pelaksanaan program latihan yang telah dibuat untuk Island & Peninsular Berhad.

3.1

Tajuk Latihan

Kursus latihan ialah Office Management System (OMS) atau Sistem Pengurusan Pejabat di Island & Peninsular Berhad.

3.2

Tujuan Latihan

Kursus ini diadakan bagi memperkenalkan suatu sistem pengurusan maklumat yang lebih sistematik dan dapat diaplikasikan kepada seluruh warga kerja Island & Peninsular Berhad. Kursus ini dianjurkan oleh Jabatan Sistem Teknologi Maklumat dan Pembangunan Sumber Manusia. Kursus ini telah diadakan selama 3 hari bermula daripada 18 November 2002 sehingga 19 November 2002.

3.3

Latar Belakang

Island & Peninsular Berhad adalah salah sebuah anak syarikat Permodalan Nasional Berhad. Di Island & Peninsular Berhad terdapat 18 jabatan yang terdiri daripada bahagian-bahagian masing-masing.

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA DCE 3103 REKA BENTUK LATIHAN ____________________________________________________________________________________________

Ia juga mempunyai beberapa buah cawangan di Semenanjung Malaysia , Sabah, Sarawak, Indonesia dan juga Kuala Lumpur. Selain menjalankan aktiviti hartanah Island & Peninsular Berhad juga

menjalankan aktiviti perladangan.

Bahagian yang menganjurkan kursus ialah Jabatan Sistem Teknologi Maklumat dan Pembangunan Sumber Manusia. Kedua-dua jabatan ini adalah jabatan yang terbesar di Island & Peninsular Berhad ia juga merupakan bahagian terpenting kerana semua proses berkaitan perkhidmatan bagi semua kakitangan serta mengendalikan pengurusan sistem yang baru termasuklah menguruskan aktiviti-aktiviti latihan. Kursus ini bertujuan untuk memudahkan sistem pengurusan kepada kakitangan dan menjadikan segala urusan bertambah mantap, berjalan dengan lancar dan sistematik.

Arahan pertama yang telah di keluarkan oleh Jabatan Sistem Maklumat melalui Memorandum bertarikh 10 Januari 2002 yang mengatakan satu sistem pengurusan baru yang di kenali dengan Office Management System atau OMS akan diperkenalkan. Penggunaan sistem ini telah diberikan satu tempoh percubaan selama 8 bulan bermula dari Februari 2002. Namun begitu di dalam tempoh percubaan ini, terdapat beberapa masalah yang telah dapat dikenalpasti seperti penghantaran data dari jabatan yang tidak mengikut jadual yang telah ditetapkan,pemprosesan maklumat yang tidak sistematik, sistem yang sentiasa terganggu dan

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA DCE 3103 REKA BENTUK LATIHAN ____________________________________________________________________________________________

sistem yang lembab. Terdapat juga cawangan lain yang langsung tidak mengetahui tentang penggunaan sistem tersebut . Sehubungan dengan itu, Jabatan Sistem Teknologi Maklumat dan Pembangunan Sumber Manusia telah membuat satu mesyuarat dan menjemput semua ketua cawangan dan ketua jabatan bagi memaklumkan berkenaan sistem tersebut dan peraturan-peraturan baru serta kebaikan ke arah perlaksanaan sepenuhnya sistem tersebut. Dengan kerjasama

sepenuhnya dari ketua-ketua cawangan dan jabatan, sistem ini telah diaplikasikan secara elektronik. Dr. Azli Ali selaku ketua pengarah Jabatan Sistem Teknologi Maklumat telah mengeluarkan notis dan mengarahkan seluruh cawangan dan jabatan menggunakan sistem baru yang telah diperkenalkan dan memastikan perancangan yang telah dilakukan berjalan dengan lancar. Sehubungan dengan ini juga sesi pemantauan telah dilakukan untuk mendapatkan pandangan, tindak balas, reaksi kakitangan terhadap penggunaan sistem baru yang

diperkenalkan. Bermula dari January 2003, penggunaan sistem ini telah dikuatkuasakan sepenuhnya terhadap kakitangan Island & Peninsular Berhad.

Sistem Pengurusan Pejabat atau lebih dikenali dengan OMS adalah salah satu sistem yang telah diperkenalkan oleh Jabatan Sistem Teknologi Maklumat dan Pembangunan Sumber Manusia. Di dalam sistem OMS ini terbahagi kepada Modul Permohanan Cuti, Modul Pinjaman Perumahan, Modul Penjawatan, Pemerosesan Tuntutan

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA DCE 3103 REKA BENTUK LATIHAN ____________________________________________________________________________________________

Bayaran, Permohonan Pembelian Barangan Koperasi, Permohonan Alatulis, Pemerosesan Data Saham dan Pemerosesan Pengeluaran

Dividen Kakitangan. Tujuan sistem ini diperkenalkan adalah untuk memudahkan kakitangan menjalankan tugas harian mereka. Oleh kerana tiadanya penguatkuasaan daripada pihak atasan maka ianya diabaikan dan dipandang remeh oleh sesetengah kakitangan di Island & Peninsular Berhad. Dengan pengumuman serta notis dan memorandum yang telah dikeluarkan oleh Ketua Pengarah Jabatan Sistem Teknologi Maklumat maka semua Bahagian/Jabatan dan Cawangan-Cawangan telah menggunakan Sistem OMS dengan sepenuhnya. Setelah sistem ini diperkenalkan dan telah digunakan terdapat beberapa masalah yang telah dikenalpasti oleh pihak Jabatan Sistem Teknologi Maklumat iaitu terdapat kakitangan di organisasi tersebut yang masih lagi tidak menggunakan sistem tersebut. Ini kerana mereka tidak mendapat pengetahuan yang sepenuhnya dari segi kemahiran, kefahaman dan cara bagaimana untuk melaksanakan sistem tersebut. Oleh itu analisis trainabiliti telah dilakukan.

3.4

Analisis Trainabiliti Dengan membuat analisis trainabiliti, kita dapat mengenalpasti dan membahagikan semua masalah tersebut kepada dua kategori utama iaitu masalah yang dapat diatasi melalui program latihan dan masalah yang perlu diatasi melalui tindakan bukan latihan. Terdapat 3 tahap dalam analisis ini iaitu :-

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA DCE 3103 REKA BENTUK LATIHAN ____________________________________________________________________________________________

i. ii. iii.

Analisis Risiko Program Latihan Analisis Risiko Perubahan Faktor Kontekstual Analisis Risiko Jurang Masa

3.5

Analisis Risiko Program Latihan Rujuk Jadual 1

Berdasarkan kepada jadual tersebut, masalah prestasi yang telah dikenalpasti ialah kakitangan tidak memahami cara sebenar pengisian maklumat tersebut. Masalah ini adalah pada tahap individu itu sendiri yang kurang pengetahuan tentang maksud yang terdapat di dalam sistem tersebut. Ia berpunca daripada kurangnya pendedahan tentang istilah-istilah yang digunakan. Masalah tidak mahir menggunakan komputer berpunca daripada kegagalan individu untuk mempelajari ilmu pengkomputeraan lebih-lebih lagi bagi kakitangan yang telah berusia. Mereka merasakan teknologi ini hanya sesuai untuk golongan muda sahaja. Ini membuktikan bahawa sikap individu itu sendiri yang tidak mahu mencuba sesuatu yang baru. Masalah tidak cukup masa kerana bebanan tugas harian juga sebenarnya disebabkan daripada ketidakbolehan individu untuk membagikan masa mereka kerana sistem yang diperkenalkan ini sebenarnya akan memudahkan tugas-tugas harian mereka. Di samping masalah-masalah tersebut, kakitangan ini juga sebenarnya kurang memberi komitmen yang sepenuhnya terhadap tugasan mereka. Ini adalah kerana motivasi yang rendah terhadap individu berkenaan.

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA DCE 3103 REKA BENTUK LATIHAN ____________________________________________________________________________________________

3.6

Analisis Risiko Perubahan Faktor-Faktor Kontekstual Rujuk Jadual 2

Bagi masalah-masalah yang dihadapi oleh kakitangan Island & Peninsular Berhad, empat faktor kontekstul tekah dikenalpasti : sikap, pengetahuan, kemahiran menggunakan komputer dan kemudahan yang disediakan oleh organisasi. Skala yang digunakan adalah daripada 1 10, dengan angka 1 untuk paling lemah dan angka 10 untuk paling kuat. Sikap merujuk kepada tingkah laku dan pandangan individu terhadap pekerjaannya. Jika dirujuk kepada jadual 2, sikap merupakan perkara yang banyak mempengaruhi masalah pretasi pekerja iaitu dengan angka 8. Pekerja menunjukkan sikap sambil lewa dalam banyak perkara. Pekerja juga sebenarnya tidak memberikan komitmen terhadap bidang pekerjaan mereka di mana ianya boleh dilihat dengan skala 8 diberikan kepada kurangnya pendedahan pengetahuan tentang bidang tugas, tidak mahir menggunakan komputer dan tidak pandai membahgikan masa untuk menyiapkan tugas harian mereka mengikut tempoh yang telah ditetapkan.

Pengetahuan merujuk kepada sejauh mana pekerja mengambil perhatian terhadap bidang kerja mereka. Perkara ini juga merupakan salah satu daripada faktor yang banyak mempengaruhi tingkah laku pekerja di mana skala 7 diberikan kepada faktor kurangnya pengetahuan tentang tugas-tugas harian.

10

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA DCE 3103 REKA BENTUK LATIHAN ____________________________________________________________________________________________

Masalah tidak cukup masa dan tidak memberikan komitmen dipengaruhi dengan skala 1 dan yang paling rendah ialah masalah tidak dibekalkan dengan komputer dengan skala 1. Kemahiran

menggunakan komputer merujuk kepada sejauh mana pekerja berkebolehan dalam bidang teknologi maklumat. Faktor ini

mempengaruhi dengan kadar sederhana iaitu dengan skala 5 sahaja. Manakala bagi faktor kemudahan yang disediakan oleh organisasi pula paling lemah mempengaruhi masalah pretasi pekerja kerana pekerja cuma mengalami masalah kekurangan komputer bukannya ketiadaan komputer. Secara keseluruhannya, setiap daripada faktor-faktor di atas sedikit sebanyak mempengaruhi masalah prestasi pada kekuatan yang berbeza.

3.7

Analisis Risiko Jurang Masa Rujuk Jadual 3

Risiko Jurang Masa merupakan satu lagi risiko tambahan program latihan. Risiko ini berpunca daripada perbezaan masa iaitu tarikh dijangka sesuatu projek itu siap dengan perancangan yang telah ditetapkan mengikut tarikh sebenar ia siap. Jadual 3 menunjukkan analisis risiko jurang masa bagi setiap masalah pretasi yang dihadapi oleh pekerja.

11

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA DCE 3103 REKA BENTUK LATIHAN ____________________________________________________________________________________________

Masalah yang mempunyai risiko yang paling besar ialah masalah tidak cukup pengetahuan tentang tugas-tugas harian. Masalah ini mengambil masa 5 bulan untuk diselesaikan. Sebagaimana yang telah dijelaskan dalam jadual 2 dan 3, semua nilai risiko latihan yang berpunca daripada faktor kontekstual dan jangka masa adalah kecil.

3.8

Rumusan Risiko Rujuk Jadual 4

Langkah terakhir dalam proses menganalisis trainabiliti ialah dengan memadamkan piawaian indeks risiko latihan dengan indeks trainabiliti untuk setiap masalah. Piawai indeks risiko latihan mempunyai julat daripada 0.01 hingga 1.00. Berdasarkan jadual tersebut suatu rumusan risiko program latihan, risiko perubahan faktor-faktor kontekstual dan risiko jurang masa. Setelah itu, berdasarkan kepada Indeks Trainabiliti, setiap masalah akan dikaji untuk mengetahui sama ada ianya boleh diselesaikan dengan latihan ataupun sebaliknya.

Didapati

bahawa masalah tidak dibekalkan dengan komputer

mempunyai risiko tinggi, namun begitu masalah ini lebih berhubung kait dengan organisasi dan ianya telah pun diselesaikan. Masalah tidak memahami cara pengisian maklumat pula mempunyai sedikit risiko, namun masalah ini masih boleh diselesaikan dengan lathan, manakala masalah-masalah lain pula mempunyai risiko rendah.

12

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA DCE 3103 REKA BENTUK LATIHAN ____________________________________________________________________________________________

Dengan cara ini bolehlah di rumuskan bahawa masalah prestasi pekerja akan dapat diatasi dengan program latihan. Ini kerana kesemua indeks trainabiliti mempunyai nilai kurang daripada 0.49.

3.9 Analisis Keperluan Latihan (AKL) Rujuk Jadual 5

Analisis Keperluan Latihan ialah satu proses untuk mengenalpasti kakitangan yang memerlukan latihan serta bidang latihan yang diperlukan. Bagi Kursus Pengurusan Pejabat atau OMS pihak jabatan telah menetapkan agar kakitangan di setiap Jabatan diberikan kursus ini. Bagi mengenalpasti masalah ini, pihak Island & Peninsuar telah menggunakan borang Keperluan Latihan. .

3.10

Objektif Latihan Untuk memastikan jabatan/bahagian menggunakan sistem yang sama, memudahkan tugas harian kakitangan dan mengemaskini data yang sedia ada. Selepas mengikut kursus ini, peserta akan dapat :-

Meningkatkan kefahaman pengisian data dengan betul Menambahkan pengetahuan tentang bidang tugas mereka Dapat menguruskan masa dengan baik Meningkatkan kemahiran menggunakan komputer

13

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA DCE 3103 REKA BENTUK LATIHAN ____________________________________________________________________________________________

3.11

Kumpulan Sasar Golongan yang menjadi sasaran utama untuk menyertai kursus ini ialah pekerja di bahagian Perkeranian yang bertugas di Bahagian masing-masing. Seramai 20 orang perserta diwajibkan menyertai kursus ini.

3.12

Lokasi Latihan Kursus ini dijalankan di Bilik Latihan, Bahagian Sistem Teknologi Maklumat, Tingkat 3, Bangunan Peninsular, Taman Setiawangsa, 54200 Kuala Lumpur. Semua jabatan akan merujuk ke Bahagian

Sistem Maklumat jika mempunyai sebarang permasaalahan berkaitan dengan sistem data. 3.13 Tempoh Latihan Kursus ini diadakan selama 3 hari bermula dari 18 November 2002 hingga 20 November 2002. 3.14 Jadual Latihan Tarikh / Masa 18/11/2002 (Isnin) 8.30 pagi - 9.00 pagi 9.00 pagi - 10.00 pagi 10.00 pagi - 10.30 pagi 10.30 pagi - 11.00 pagi 11.00 pagi - 12.45 tgh 12.45 tgh - 2.00 ptg 2.00 tgh - 4.15 ptg Pendaftaran Peserta Taklimat Kursus Instalasi / Utiliti Rehat/ Minum Pagi Pengenalan Kepada Sistem Rehat/ Makan Tengahari Sambungan Pengenalan Kepada Sistem Perkara

14

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA DCE 3103 REKA BENTUK LATIHAN ____________________________________________________________________________________________

4.15 ptg - 4.30 ptg

Minum Petang

Tarikh / Masa 19/11/2002 (Selasa) 9.00 pagi - 10.30 pagi 10.30 pagi - 11.00 pagi 11.00 pagi - 12.45 tgh

Perkara Modul Permohonan Cuti Rehat/ Minum Pagi Demo, Latihan, Pertayaan dan Soal Jawab

12.45 tgh - 2.00 ptg 2.00 ptg - 3.30 ptg 3.30 ptg - 4.00 ptg 4.00 ptg - 5.00 ptg

Rehat/ Makan Tengahari Pengenalan Kepada Sistem Pinjaman Perumahan Minum Petang Cara Memohon & Pemerosesan Pinjaman

Tarikh / Masa 20/11/2002 (Rabu) 9.00 pagi - 10.30 pagi

Perkara Modul Penjawatan dan Pemerosesan Tuntutan Bayaran

10.30 pagi - 11.00 pagi 11.00 pagi - 12.45 tgh

Rehat/ Minum Pagi Modul Pembelian Barangan Koperasi Kepada Kakitangan

12.45 tgh - 2.00 ptg 2.00 ptg - 3.30 ptg 3.30 ptg - 4.00 ptg 4.00 ptg - 5.00 ptg

Rehat / Makan Tengahari Pemerosesan Data Saham Minum Petang Pemerosesan Pengeluaran Dividen

3.15

Pengendalian Latihan dan Fasilitator

15

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA DCE 3103 REKA BENTUK LATIHAN ____________________________________________________________________________________________

Pengendali Kursus ini ialah :En. Rozaidi Idris Pengurus Kanan Pembangunan Sumber Manusia Bahagian Pembangunan Sumber Manusia Tingkat 2, Bangunan Peninsular Taman Setiawangsa, 54200 Kuala Lumpur. Tel : 03-41086570

Fasilitator Kursus ialah :-

En. Hilman Haziq bin Badrolhisham Pegawai Sistem Maklumat Bahagian Teknologi Sistem Maklumat Tingkat 3, Bangunan Idaman Peninsular Taman Setiawangsa, 54200 Kuala Lumpur Tel : 03 - 42567100 Pn. Raja Aliza Raja Nazrin Pegawai Sistem Maklumat Bahagian Teknologi Sistem Maklumat Tingkat 3, Bangunan Idaman Peninsular Taman Setiawangsa, 54200 Kuala Lumpur Tel : 03 - 42567100

4.

PELAN LATIHAN

16

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA DCE 3103 REKA BENTUK LATIHAN ____________________________________________________________________________________________

Pelan latihan merupakan tajuk kursus yang hendak di ajar berdasarkan tugas yang telah dikenalpasti semasa analisis keperluan latihan dijalankan dan disesuaikan pula dengan prestasi yang tercatat di dalam kenyataan objektif latihan. Pengisian pelan latihan bagi Kursus Pelaksanaan Sistem Pengurusan

Maklumat ini adalah seperti berikut : i. ii. iii. Pelan Latihan 1 Pelan Latihan 2 Pelan Latihan 3

17

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA DCE 3103 REKA BENTUK LATIHAN ____________________________________________________________________________________________

4.1

Pelan Latihan 1

Tajuk Latihan

Kursus Perlaksanaan Sistem Pengurusan Pejabat (OMS) Instalasi/Utiliti dan Pengenalan Kepada Sistem 18 November 2002 (Isnin)

Tajuk Pembelajaran : Tarikh :

Objektif Pembelajaran : Di akhir sessi ini, peserta dapat : i) ii) iii) memahami cara-cara instalasi/Utiliti sistem mendapat pengetahuan tentang sistem dan prosedur pejabat memahami kepentingan modul utama dan tujuan sistem ini diadakan

Topik Instalasi Utiliti

Teknik Penerangan & Latihan Praktikal

Masa 30 minit

Tempat Bilik Latihan Bilik Latihan Bilik Latihan

Fasilitator En. Rozaidi Bin Idris

Peralatan Catatan Nota Edaran & LCD Baik

Pengenalan Syarahan & Kepada Sistem Penerangan Pengisian Maklumat Utama

1 jam 45 minit

En. Hilman Nota Haziq Bin Edaran & Badrolhisham LCD En. Hilman Nota Haziq Bin Edaran & Badrolhisham LCD

Baik

Perbincangan & 2 jam 15 Latihan Praktikal minit

Baik

Penilaian

Isi kandungan pembelajaran sangat baik. Semua peserta memahami perkara-perkara penting berkenaan dengan sistem tersebut.

18

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA DCE 3103 REKA BENTUK LATIHAN ____________________________________________________________________________________________

4.2 Tajuk Latihan

Pelan Latihan 2 : Kursus Perlaksanaan Sistem Pengurusan Pejabat (OMS) Pengisian Maklumat Cuti, Pinjaman Perumahan 19 November 2002 (Selasa)

Tajuk Pembelajaran : Tarikh :

Objektif Pembelajaran : Di akhir sessi ini, peserta dapat : i) mengetahui cara-cara yang betul untuk mengemaskini maklumat cuti tahunan, perancangan cuti, cuti sakit, cuti tanpa gaji, cuti peperiksaan ii) iii) mengetahui cara memohon pinjaman perumahan, kelayakkan, proses pinjaman melaksanakan pengemaskini mengikut panduan yang ditetapkan
Topik Pengisian Maklumat Cuti Pengisian Maklumat Cuti Pengenalan Kepada Sistem Pinjaman Perumahan Teknik Penerangan & Latihan Praktikal Demo, Latihan, Pertanyaan dan Soal Jawab Perbincangan & Latihan Praktikal Masa I jam 30 minit 1 jam 45 minit 1jam 30 minit Tempat Bilik Latihan Bilik Latihan Bilik Latihan Fasilitator En. Hilman Haziq Bin Badrolhisham En. Hilman Haziq Bin Badrolhisham En. Hilman Haziq Bin Badrolhisham En. Hilman Haziq Bin Badrolhisham Peralatan Catatan Nota Edaran & LCD Nota Edaran & LCD Nota Edaran & LCD Nota Edaran & LCD Baik

Baik

Baik

Cara Memohon Perbincangan & & Pemerosesan Latihan Praktikal Pinjaman

1 jam

Bilik Latihan

Baik

Penilaian

Semua peserta memahami mengapa modul-modul ini sangat penting untuk dikemaskinikan kerana ia akan mempengaruhi proses penilaian setiap tahun dan juga cara untuk memohon pinjaman serta pemerosesan pinajman.

19

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA DCE 3103 REKA BENTUK LATIHAN ____________________________________________________________________________________________

4.3 Tajuk Kursus

Pelan Latihan 3 : Kursus Perlaksanaan Sistem Pengurusan Pejabat (OMS) Modul Penjawatan, Pemerosesan Tuntutan Bayaran, Modul Pembelian Barangan Koperasi, Pemerosesan Data Saham dan Pemerosesan Pengeluaran Dividen.

Tajuk Pembelajaran :

Tarikh

20 November 2002 (Rabu)

Objektif Pembelajaran : Di akhir sessi ini, peserta dapat : i) ii) mengetahui cara-cara yang betul untuk mengemaskini tuntutan bayaran mengetahui cara pembelian barangan koperasi kepada kakitangan Island & Peninsular Berhad iii) melaksanakan pemerosesan data saham dan pemerosesan dividen syarikat
Topik Teknik Masa 30 jam Tempat Bilik Latihan Fasilitator Peralatan Catatan Baik

Pengisian Penerangan & Penjawatan dan Latihan Praktikal Pemerosesan Tuntutan Bayaran Modul Pembelian Barangan Koperasi Pemerosesan Data Saham Pemerosesan Pengeluaran Dividen Demo, Latihan, Pertanyaan dan Soal Jawab Perbincangan & Latihan Praktikal Perbincangan, Penerangan & Latihan Praktikal

Pn. Raja Aliza Nota Raja Nazrin Edaran & LCD

1 jam 45minit

Bilik Latihan

Pn. Raja Aliza Nota Raja Nazrin Edaran & LCD Pn. Raja Aliza Nota Raja Nazrin Edaran & LCD Pn. Raja Aliza Nota Raja Nazrin Edaran & LCD

Baik

1 jam 30 minit 1 jam

Bilik Latihan Bilik Latihan

Baik

Baik

20

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA DCE 3103 REKA BENTUK LATIHAN ____________________________________________________________________________________________

Penilaian

Semua peserta memahami faedah-faedah yang terdapat di dalam sistem OMS dan teknik yang betul menggunakannya. Selain dari itu setiap peserta rata-rata menyatakan sistem ini amat mudah untuk digunakan serta lebih cepat.

5.

PENILAIAN Penilaian merupakan proses terakhir yang dilakukan dalam sesuatu proses mereka bentuk latihan. Hasil daripada penilaian yang dibuat akan dijadikan input dalam setiap langkah mereka bentuk program latihan seterusnya.

5.1

Method Penilaian

Method yang digunakan bagi menilai kursus ini adalah melalui borang penilaian yang diedarkan kepada peserta. Borang penilaian ini adalah dibuat dengna mengumpul data-data menurut persepsi peserta terhadap topik, penyampaian dan keperluan/kepentingan latihan.

5.2

Penilaian Reaksi

Para peserta amat berpuas hati dengan layanan yang diterima semasa latihan ini dijalankan. Pihak penganjur juga mengutamakan keselesaan para peserta semasa kursus ini dijalankan. Mereka juga amat berpuas hati dengan latihan yang telah diberikan serta layanan yang diterima daripada fasilitator.

21

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA DCE 3103 REKA BENTUK LATIHAN ____________________________________________________________________________________________

5.3

Penilaian Pembelajaran

Pandangan dan pendapat yang diterima daripada para peserta menyatakan mereka memahami objektif yang hendak disampaikan serta memahami tujuan Sistem OMS ini dilaksanakan. Para peserta juga akan menggunakan sistem ini di dalam menjalankan tugas seharian mereka. Segala ilmu yang diperolehi akan diaplikasikan setelah pulang dari mengikuti kursus ini. Sistem ini juga dapat memudahkan segala urusan dan mempercepatkan segala proses yang berkaitan. Didapati juga kefahaman para peserta meningkat setelah mengikuti kursus ini.

5.4

Penilaian Objektif

Prestasi kerja para peserta meningkat selepas mengikuti kursus ini. Mereka telah menggunkan Sistem OMS ini tanpa sebarang masalah. Selain daripada itu, mereka juga telah meningkatkan servis yang terbaik kepada pelanggan mereka. Mereka juga dapat menguruskan masa dengan baik serta mempamirkan imej yang baik setelah pulang daripada kursus ini. Ini telah membuktikan bahawa objektf ini telah tercapai.

22

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA DCE 3103 REKA BENTUK LATIHAN ____________________________________________________________________________________________

6.

Rumusan Dan Cadangan

Sebagai kesimpulannya, kursus ini berjaya kerana tujuan kursus dan objektif kursus dapat dicapai sepenuhnya. Para peserta juga mencadangkan agar lebih banyak lagi latihan seperti ini dijalankan. Dengan adanya latihan seperti ini segala permasaalahan dapat diselesaikan secara berkumpulan. Mereka juga mendapat kefahaman yang mendalam kerana segala pendapatan dan pandangan dibincangkan bersama para peserta yang lain.

23

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA DCE 3103 REKA BENTUK LATIHAN ____________________________________________________________________________________________

Rujukan :

1.

Amir Awang (1987), Corak Rancangan Pengajaran, Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka

2.

Asmah Ahmad, Modul Rekabentuk Latihan DCE 3103, Universiti Putra Malaysia

3.

Maimunah Ismail (1990). Pengembangan Implikasi ke atas Pembangunan Masyarakat. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka

4.

Ibrahim Mamat (1996). Rekabentuk Latihan dan Pengurusan Latihan. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka

24