UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS ESCUELA DE CONTADURIA PUBICA Y AUDITORIA CURSO AUDITORIA III SEPTIMO

SEMESTRE

INTEGRANTES Martha Dolores Xern Herrera 2008-13185

GUATEMALA, ENERO 2013

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INDICE DE CONTENIDO

TEMA

PGINA

INTRODUCCION_______________________________________________________3 CIRCULARIZACION DE SALDOS__________________________________________4 CLASIFICACION DE LA CIRCULARIZACION DE SALDOS SEGN LA NATURALEZA ___________________________________________________________________5-8 CUENTAS POR COBRAR/CLIENTES____________________________________9-12 FACTORES A CONSIDERAR PARA ESTABLECER EL TIPO DE CIRCULACION A ENVIAR __________________________________________________________12-18 EVALUACIN Y DOCUMENTACIN EN PAPELES DE TRABAJO DE TRABAJO__18 ORIGEN DE LAS RESPUESTAS_________________________________________18 FORMATOS UTILIZADOS_______________________________________________19 SUMARIA DE CIRCULACIN____________________________________________20 RESPUESTAS RECIBIDAS CONFORMES _________________________________20 RESPUESTAS RECIBIDAS INCONFORMES _______________________________21 SIN RESPUESTAS____________________________________________________21 EMITIR UNA SEGUNDA SOLICITUD______________________________________21 OTROS PROCEDIMIENTOS SUPLETORIOS_______________________________22 PROCEDIMIENTOS SUPLETORIOS COMNMENTE UTILIZADOS POR EL AUDITOR DURANTE LA REVISIN DE ESTADOS FINANCIEROS_______________________23 CONCLUSIONES______________________________________________________24 BIBLIOGRAFAS______________________________________________________25 ANEXOS__________________________________________________________26-37

INTRODUCCION
Los estados de circularizacin financiera informan sobre los fondos registrados en un intervalo de tiempo, normalmente coincidente con el ejercicio econmico a que se refieren las cuentas por cobrar, clientes y otros. A tal efecto, se distingue entre las entradas u orgenes de recursos financieros y sus empleos o aplicaciones. Es decir, se informa de la procedencia de los fondos o saldos captados durante el ejercicio: si fueron generados por la propia entidad o si fueron aportados externamente por acreedores o por los propietarios; as como del uso dado a tales fondos. La circularizacin consiste en solicitar a la empresa que debe preparar las cartas de circularizacin de saldos, en los modelos establecidos al efecto, de todas las cuentas bancarias y enviarlas a las entidades financieras para que las remitan a los auditores que confirme un hecho a una fecha determinada La circularizacin de las cuentas por cobrar se realiza para verificar la existencia de los saldos de la cartera presentada por la compaa auditada y forma parte de los procedimientos obligatorios que un auditor debe efectuar en la revisin de estados financieros .

CIRCULARIZACIN DE SALDOS

DEFINICION:
La circularizacin de saldos es una tcnica de investigacin empleada por un auditor durante su revisin de Estados Financieros, que tiene como propsito obtener evidencia de terceros sobre la veracidad de las cifras examinadas. Su i m p o r t a n c i a r a d i c a

e n l a n a t u r a l e z a d e l a e v i d e n c i a r e c o l e c t a d a , y a q u e l a misma queda fuera de cualquier manipulacin o tergiversacin sea intencional o no por parte de la administracin del negocio sujeto a revisin. En la prctica, la confirmacin es uno de los favoritos entre los procedimientos de validacin porque normalmente es relativamente rpido y eficiente. Consiste en solicitar a la empresa que debe preparar las cartas de circularizacin de saldos, en los modelos establecidos al efecto, de todas las cuentas bancarias y enviarlas a las entidades financieras para que las remitan a los auditores que confirme un hecho a una fecha determinada, que usualmente es la fecha de cierre de los Estados Financieros que se estn revisando. De acuerdo a las circunstancias particulares del trabajo de auditora y a los saldos o partidas de los Estados Financieros que el auditor considera verificar por medio de confirmaciones a terceros, la circularizacin de saldos se aplica con ms frecuencia a saldos de cuentas y algunas veces a transacciones o hechos que no tienen que ver directamente con los registros contables de la empresa auditada.

El contenido orientativo de la confirmacin directa bancaria es (ver anexos):

1. Se debe hacer a todos los saldos, haciendo constar si los mismos son restringidos o no, e indicando la naturaleza de la restriccin en caso de existir. 2. Sobre cuentas que hayan tenido movimiento en el anterior ejercicio que aparezcan saldadas en este, indicando los detalles de dichas cuentas. 3. Prstamos o anticipos pendientes de liquidacin no incluidos en las cuentas de los apartados anteriores.

4. Total de las letras: descontadas y pendientes de cobro, enviadas en gestin de cobro y pendientes impagadas en poder del banco. 5. Pormenores sobre toda clase de valores a favor de la empresa auditada que hayan estado en poder del banco, en custodia o en depsito. 6. Cualquier otra informacin relativa a la empresa auditada con el banco. 7. Personas que figuran con autorizacin en el banco para la firma de cheques, letras, endosos, etc., indicando cuntas de ellas son indispensables y combinaciones de las mismas.

Clasificacin de la circularizacin de saldos segn la naturaleza de la informacin solicitada

De acuerdo a la naturaleza de la informacin solicitada a terceros, la circularizacin de saldos puede ser clasificada de la siguiente manera: De disponibilidad bancaria De cuentas por cobrar Clientes De cuentas por pagar Proveedores De prstamos bancarios De bienes arrendados De contratos en general Circularizaciones especiales

De Disponibilidad Bancaria
La confirmacin de disponibilidad bancaria tiene como objeto, corroborar la informacin proporcionada por el cliente en cuanto a los saldos de depsitos en instituciones bancarias y financieras en general (depsitos monetarios, de ahorros, especiales, etc.) a favor de la compaa bajo revisin, que usualmente s e l e presentan al auditor en el Balance General bajo el rubro de "Caja y Bancos" a determinada fecha.

Los fondos de disponibilidad bancaria pueden estar depositados tanto dentro c o m o fuera del territorio nacional, por lo que el auditor debe contar con formularios redactados en idioma espaol e ingls. La importancia de esta

circularizacin radica en los montos confirmados y en informacin adicional como la siguiente:

a) Nombre de la cuenta b) Numero(s) de cuenta(s) a nombre de la Ca. c) Tasa de inters a la que se coloc la inversin d) Fecha en que se capitalizan los intereses e) Firmas registradas f) Restricciones o lneas de crdito disponibles sobre las sumas depositadas. g) Cualquier otra observacin o comentario que la institucin financiera crea conveniente proporcionar al auditor.

a) Nombre de la cuenta
Da acuerdo a la respuesta obtenida, el auditor puede asegurarse que l o s fondos depositados en instituciones financieras se encuentren a nombre de la empresa auditada ya que debido a que se trata de un ente con

p e r s o n e r a jurdica propia, no debe en ningn momento mezclarse con el patrimonio de los socios o representantes legales.

b) Nmero(s) de cuenta(s) a nombre de la compaa

La confirmacin de este dato es de suma importancia para el auditor, porque puede comprobar si se la ha facilitado toda la informacin relacionada con la disponibilidad de los fondos de la empresa auditada. Debido a esta razn, no es recomendable que el auditor indique de antemano los nmeros de las cuentas que solicita confirmacin ya que esto provocara restriccin en las respuestas que se esperan obtener de la institucin bancaria o financiera

c) Tasa de inters a la que se coloc la inversin

El auditor deber verificar en caso de depsitos que generen inters, que la tasa pactada con la Institucin financiera sea razonable de acuerdo a l a realidad financiera del pas as como del monto depositado. deber observar que la misma justifique la rentabilidad Tambin de la

inversin, en caso contrario deber evaluar el efecto que producira i n v e r t i r t a l e s f o n d o s e n capital de trabajo para la empresa.

d) Fecha en que se capitalizan los intereses

Al igual que la tasa de Inters a la que se coloc la Inversin, es importante confirmar la fecha, en que se capitalizan los intereses. esta informacin el auditor se podr Con base en sobre la

satisfacer

r a z o n a b i l i d a d d e l o s Intereses registrados (por medio de clculos g l o b a l e s a p l i c a d o s s o b r e l o s montos de la inversin) as como de las provisiones realizadas por los intereses no devengados.

e) Firmas registradas
Los nombres de los funcionarios con firmas registradas para retirar fondos o realizar transacciones financieras deben ser confirmados por el auditor para satisfacerse del adecuado resguardo de los activos propiedad de la compaa auditada.

Las firmas registradas deben estar actualizadas y el auditor debe de asegurarse que correspondan solamente a funcionarios que trabajen para la c o m p a a y q u e c u e n t e n c o n u n n i v e l a d e c u a d o d e a u t o r i d a d d e n t r o d e l a organizacin. Adems debe evaluar la conveniencia de que existan firmas mancomunadas y que no se pueda retirar sumas de dinero sin el consentimiento de por lo menos dos funcionarios de alta autoridad.

f) Restricciones o lneas de crdito disponibles sobre las sumas depositadas

El auditor debe prestar especial atencin a las restricciones de c a r c t e r financiero que pudiesen adolecer las sumas de dinero confirmadas por las instituciones bancarias y financieras ya que de ello depender su convertibilidad a efectivo.

As mismo, debe confirmar si existen lneas de crdito disponibles q u e pudiesen implicar pasivos no registrados o eventuales fuentes de financiamiento con un costo ms elevado que los prstamos registrados.

g) Cualquier otra observacin o comentario de la institucin financiera

Por medio de esta informacin, el auditor se puede enterar sobre posibles cambios en las condiciones pactadas, tratos preferenciales o problemas que la compaa auditada ha tenido con la institucin financiera como el caso de sobregiros continuos.
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De Cuentas por Cobrar/ Clientes

La circularizacin de las cuentas por cobrar se realiza para verificar la existencia de los saldos de la cartera presentada por la

compaa auditada y forma parte de los procedimientos obligatorios que un auditor debe efectuar en la revisin de Estados Financieros. Adems de estudiar la antigedad de las partidas a ser circularizadas para determinar su recuperabilidad, los resultados de la circularizacin de sal dos siempre deben ser acompaados del estudio de los controles claves aplicables a las cuentas por cobrar como lo son:

a) Que haya una poltica definida de crditos as como de rebajas y devoluciones. b) Que los lmites de crdito y descuentos sean autorizados por un funcionario responsable, tomando como base la solvencia econmica del c l i e n t e p a r a respaldo al crdito concedido. c) Que durante el proceso de facturacin y ventas exista evidencia de: a. Que los pedidos del cliente sean comparados con los lmites de crdito y existencia de inventarios. b. Que los despachos de mercadera en la medida de lo posible, se hagan con base a los pedidos de clientes ya autorizados. c. Que exista evidencia de que el cliente realmente haya recibido el producto. d. Que la facturacin se haga con base a la orden de despacho o envo. e. Que los precios facturados sean los autorizados. f. Que haya una adecuada segregacin de funciones entre las personas que intervienen en las ventas, crditos y cobranzas.

Existen varios criterios establecidos para la circularizacin de las cuentas por cobrar, entre los cuales cabe mencionar los siguientes: a) De acuerdo al monto de los saldos de la cartera b) Segn las estratificaciones de las cuentas por cobrar (corto, mediano o largo plazo; nacionales o extranjeras; distribuidores, supermercados o tiendas; etc.) c) Por reas o distritos d) Comerciales o de empleados e) Por aplicacin de mtodos aleatorios.

a) De acuerdo al monto de los saldos de la cartera:

Este es uno de los criterios ms utilizados por el auditor durante la confirmacin de las cuentas por cobrar, ya que el mismo permite obtener una cobertura razonable de los saldos en cartera.

b) Segn las estratificaciones de las cuentas por cobrar :

De acuerdo a este criterio el auditor seleccionar los saldos a s e r confirmados, considerando las estratificaciones que pudieran presentar los saldos de las cuentas por cobrar.

Los saldos de las cuentas por cobrar pueden estar divididas de acuerdo a su recuperabilidad (corto, mediano y largo plazo), al territorio

( n a c i o n a l e s o extranjeras, urbanas o rurales) o a la naturaleza de los clientes (grandes o p e q u e o s d i s t r i b u i d o r e s , s u p e r m e r c a d o s , t i e n d a s , e t c . ) y d e p e n d e r d e l a planeacin y del juicio del auditor aplicado de acuerdo a las circunstancias, el e s t r a t o a l c u a l d a r m a y o r i m p o r t a n c i a p a r a l a c o n f i r m a c i n d e l o s s a l d o s respectivos.

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c) Por reas o distritos:

De acuerdo a la naturaleza de las operaciones de la compaa auditada, el auditor podra decidir confirmar saldos de acuerdo a determinadas reas o distritos donde se siten las cuentas por cobrar. Generalmente, este tipo de confirmacin surte efectos positivos cuando se tratan de empresas con reas distritos de venta bien establecidas (norte, sur, etc.) y que cuentan con una cartera numerosa formada por saldos individualmente menores, ya que permite una cobertura total con relacin de las mismas.

d) Comerciales o de empleados:
Uno de los aspectos que el auditor debe tomar en cuenta a n t e s d e l a confirmacin de saldos es decidir si dentro de su cobertura de las cuentas por cobrar necesita o no confirmar la de los empleados de la compaa auditada.

Dependiendo de la materialidad del saldo y las circunstancias, el auditor podra confirmar los saldos por cobrar a empleados y verificar que no se tratan de prstamos a funcionarios o empleados fantasmas o que ya no trabajan con la compaa.

e) Por aplicacin de mtodos aleatorios:

Cuando el auditor se encuentra con una cartera de saldos homogneos este es uno de los mejores mtodos para determinar la circularizacin, ya que impide subjetividad en la seleccin de los saldos porque se trata de un mero clculo estadstico.

Entre uno de los mtodos estadsticos ms utilizados en computador s e encuentra el programa RANDOM el cual nicamente necesita informacin como el universo o nmero de saldos que componen la cartera, el primero y ltimo nmeros de cdigos de clientes a ser confirmados, nivel de error y de
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confianza y si se requiere la seleccin en forma ascendente o descendente para que despliegue los cdigos de clientes que deberan ser confirmados por el auditor.

FACTORES A CONSIDERAR PARA ESTABLECER EL TIPO DE CIRCULARIZACIN A ENVIAR

Durante la fase de planeacin del trabajo de auditora, el

a u d i t o r d e b e contemplar ciertos aspectos de la empresa auditada c o n e l p r o p s i t o d e i d e n t i f i c a r n i ve l e s y c l a s e s d e r i e s g o s d e a u d i t o r a y l o s p r o c e d i m i e n t o s a utilizar para poder alcanzar los objetivos del trabajo. En lo que respecta a la confirmacin de saldos, el auditor debe considerar los siguientes factores para establecer el tipo de circularizacin a enviar: Estudio general del negocio Conocimiento acumulado del cliente Evaluacin del control interno rea en que se desenvuelve el negocio dentro del mercado. Moralidad de la administracin del negocio y de los sujetos a circularizar. Caractersticas de las cuentas a circularizar rea geogrfica y nivel cultural de los sujetos a circularizar. Postura de la Gerencia respecto a la circularizacin al estudio general del negocio

Estudio General del Negocio: El auditor independiente debe tener un claro conocimiento sobre las c a r a c t e r s t i c a s g e n e r a l e s d e l a e m p r e s a q u e s e r a u d i t a d a t a l e s c o m o l a actividad a la que se dedica, el contexto del mercado donde se desenvuelve, la organizacin administrativa de la empresa, sus Estados Financieros, etc. informacin, la planeacin del trabajo y Sin e s t a la

consecuentemente

planeacin de la forma en que se circularizarn los saldos no podra s e r determinada en forma tcnica y objetiva.

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Conocimiento Acumulado del Cliente: Con base a la experiencia y juicio profesional que se forma con el transcurrir de varias auditorias recurrentes el auditor va adquiriendo un conocimiento acumulado del negocio auditado el cual es de suma utilidad en el proceso de planeacin de las pruebas, pues gracias a este conocimiento acumulado el auditor puede identificar con mayor certeza los riesgos de la auditoria y los r u b r o s d e l o s Estados Financieros que merecen especial atencin. E s p o r medio del conocimiento acumulado del cliente que el auditor elige el tipo de circularizacin ms conveniente de acuerdo a las circunstancias.

Evaluacin del Control Interno: De acuerdo a lo establecido en las Declaraciones sobre Normas de Auditoria del American Institute of Certified Public Accountants (SAS) No. 55

"Evaluacin de la Estructura del Control Interno en una Auditoria de Estados Financieros el auditor independiente debe tener en cuenta la estructura de control interno durante la auditoria de Estados Financieros considerndola desde el momento d e p l a n e a c i n d e l a m i s m a , s e g n l o i n d i c a d o e n e l p r r a f o N o . 1 6 d e t a l pronunciamiento que literalmente dice "El auditor deber adquirir comprensin suficiente de cada uno de los tres elementos de la estructura de control interno de una entidad, para planear la auditoria de Estados Financieros de la mima. Esa comprensin deber incluir

conocimientos sobre el diseo de polticas, procedimientos y registros relevantes y de que si la entidad los ha puesto en marcha. auditoria tales conocimientos debern emplearse para: Identificar los tipos de declaraciones incorrectas potenciales, considerar los factores que afectan el riesgo de las declaraciones incorrectas importantes y disear pruebas sustantivas". rea en que se desenvuelve el negocio dentro del mercado. Al planear la

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Otro de los factores que deben ser considerados por el auditor es el rea en que se desenvuelve el negocio dentro del mercado pues en ocasiones, ser ms fcil obtener respuesta de la confirmacin de saldos si sta se lleva a cabo personalmente a que si se enva por correo; como en el caso de las empresas tabacaleras cuyos proveedores de materia prima se encuentran ubicados en el interior del pas lo que dificultara la obtencin de las respuestas oportunamente.

Moralidad de la administracin del negocio: De acuerdo al conocimiento acumulado del negocio, el auditor puede evaluar la moralidad de la administracin de la empresa auditada y en cierto grado la de los sujetos a circularizar lo que le ayudar a definir el tipo de circularizacin que le dar los resultados esperados. Cuando segn

auditorias precedentes una compaa ha tenido un rcord que muestra ajustes importantes en sus Estados Financieros a rubros o partidas que sern circularizadas, al auditor debe tener especial cuidado en la preparacin, envi, recepcin y anlisis de las mismas pues stas podran estar viciadas o adolecer de objetividad. En determinados casos cuando as lo demanden las circunstancias, el auditor p o d r realizar la confirmacin de saldos

personalmente y asegurarse de aspectos como existencia fsica de la e m p r e s a o p e r s o n a c i r c u l a r i z a d a , vnculos con la empresa auditada, oportunidad de la informacin, etc.

Caractersticas de las cuentas a circularizar: El auditor debe conocer las caractersticas de las cuentas o saldos que sern circularizados para poder definir el mtodo de circularizacin que mejor se adapte a las circunstancias, por ejemplo podra definir si los saldos corresponden a proveedores o clientes radicados en el exterior, si se trata de

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saldos originados en moneda nacional o extranjera, la antigedad de l o s mismos, etc. rea geogrfica y nivel cultural de los sujetos a circularizar un o d e l o s aspectos ms importantes que el auditor debe considerar para

determinar el mtodo de circularizacin que utilizar, es el rea geogrfica y el nivel cultural de los sujetos a circularizar. El rea geogrfica es

importante debido a que en el caso de Guatemala, el a u d i t o r p u e d e e n c o n t r a r s e c o n l i m i t a n t e s d e m e d i o s d e c o m u n i c a c i n y locomocin para obtener respuesta a su solicitud de confirmacin de saldos,

especialmente si se trata de personas o empresas ubicadas en el rea rural del pas. Adems dependiendo del nivel cultural de los sujetos a circularizar el auditor podra decidir realizar la circularizacin en forma personal, ya que de tratares de personas campesinas o con limitantes para entender el objetivo de la prueba podra causarles dudas al malinterpretar la solicitud de confirmacin del auditor y pensar que se trata de reclamos o cobros de sus saldos. Postura de la Gerencia respecto a la circularizacin: La postura de la gerencia de la empresa auditada respecto a la

Circularizacin es importante ya que suele ser un indicio de la buena voluntad o no de sta porque el auditor realice su trabajo a travs de la obtencin de informacin ajena a los registros contables de la empresa bajo revisin. La postura que la Gerencia y en general la administracin de un n e g o c i o adopte en relacin a la circularizacin realizada por un auditor independiente puede ser resumida como se muestra a continuacin: Colaboracin Apata Renuencia

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Colaboracin: Generalmente el auditor cuenta con la colaboracin de la administracin del negocio para realizar sus pruebas, lo que facilita en buena forma la preparacin, envi y recoleccin de la informacin. Sin embargo, el auditor siempre deber mostrar diligencia y cuidado profesional en la realizacin de su trabajo para que la circularizacin de saldos as como al resto de sus pruebas cumplan su cometido.

Apata: Existen tambin casos en que la colaboracin no siempre es brindada a l auditor porque quiz la administracin del negocio auditado no entiende la importancia de esta tcnica de auditora. En estos casos el auditor deber

comunicar los objetivos de la prueba de circularizacin de saldos a la Gerencia y lo primordial que significa para su trabajo al obtener confirmacin procedente de terceros.

Renuencia: As mismo, es posible que la administracin del negocio muestre renuencia a prestar la colaboracin necesaria para que el auditor confirme saldos parcial o totalmente porque crea que no le conviene a sus intereses. Si la

administracin acepta que se lleve a cabo la circularizacin en forma parcial y logra justificar su postura, el auditor debe evaluar las razones que expone el cliente y decidir si las mismas son vlidas y no afectan en forma importante los saldos de los Estados Financieros, en cuyo caso bastara con documentar tal situacin en sus papeles de trabajo. Por otra parte si el auditor cree que no se le han facilitado todos los registros contables o la colaboracin por parte del personal de la empresa auditada para poder desarrollar sus pruebas y no es posible satisfacerse de la
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razonabilidad de las cifras por otros procedimientos supletorios de auditora, podr emitir una opinin con salvedad o bien abstenerse de opinar, dependiendo del grado de importancia del rubro no circularizado en relacin a los Estados Financieros sujetos a revisin, argumentando limitaciones en al alcance de su trabajo. La base tcnica para el tratamiento de esta situacin se encuentra en l a norma No. 10 del Instituto Guatemalteco de Contadores Pblicos y Auditores q u e t r a t a e l d i c t a m e n s o b r e E s t a d o s F i n a n c i e r o s a u d i t a d o s . D i c h a n o r m a establece en el prrafo No. 46 Opinin con Salvedad que: Algunas circunstancias pueden requerir una opinin con salvedad y especfica que esta opinin se expresa cuando No hay suficiente evidencia importante o hay restricciones en el alcance de la auditoria, que han llevado al auditor a la conclusin de que no puede expresar una opinin sin salvedades, y que tampoco va a abstenerse de opinar . Complementariamente el prrafo No. 48 que trata sobre Limitacin en el Alcance indica al auditor independiente que: Las restricciones en el alcance de su auditora, sean impuestas por el cliente o por las circunstancias (tales como limitacin de tiempo para ejecutar el trabajo, imposibilidad de obtener evidencia suficiente de algn asunto, o registros contables inadecuados), pueden ocasionar que el auditor emita una opinin con salvedad o abstencin de opinin".

EVALUACION Y DOCUMENTACION EN PAPELES DE TRABAJO

Una de las funciones ms importantes que tiene a cargo al auditor, es el de realizar la evaluacin de la informacin obtenida a travs da la

circularizacin d e s a l d o s .

As mismo, deber verificar que exista

e v i d e n c i a s u f i c i e n t e y competente que respalda el trabajo realizado por sus auxiliares. Este trabajo puede llevarse a cabo por medio de los siguientes lineamientos:
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Base y seleccin de los saldos a circularizar la evaluacin del trabajo de circularizacin debe empezar por determinar si la base tomada para realizar el trabajo dar como resultado la obtencin de la informacin requerida o si por el contrario se necesita efectuar cambios a la planeacin. La base para realizar la circularizacin de saldos depende de las

circunstancias en que se ejecuta el trabajo y puede consistir en tomar determinados grupos homogneos del universo como por ejemplo aquellos que excedan de d e t e r m i n a d a c a n t i d a d o b i e n q u e p r e s e n t e n " x " das de antigedad. E l supervisor del trabajo de auditora deber

evaluar tambin que la seleccin de los saldos tomados individualmente corresponda a los de la base definida y que no se hayan dejado saldos de dicha base sin circularizar.

Otro de los aspectos que debe tener en cuenta el auditor al evaluar su trabajo de circularizacin, es de cotejar la totalidad de las cuentas a ser confirmadas c o n l o s registros contables y los Estados Financieros as como que las direcciones de los clientes y/o proveedores sean las correctas y estn actualizadas.

Origen de las respuestas El auditor debe asegurarse que las respuestas recibidas por los s a l d o s confirmados provengan de las reas o distritos a donde fueron enviados, con el fin de evitar cualquier posible manipulacin de terceros. En caso de confirmaciones enviadas al exterior, tal prueba puede ser realizada fcilmente por medio de observar que el remitente y las estampillas postales adheridas a los sobres correspondan al lugar donde fue enviada la solicitud por el auditor.

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Alcance de la circularizacin: Una vez se ha recibido la totalidad de las respuestas de la confirmacin, el auditor deber evaluar los resultados obtenidos con el fin de definir si e l alcance con el cual se realiz el trabajo fue el adecuado o si debe de efectuar un cambio al mismo. En caso de que el alcance consista en un monto determinado, y el auditor obtenga exceso o faltante de informacin a travs de la circularizacin, podr redefinir dicho alcance, disminuyendo o aumentando al mismo. Al considerar ampliar el alcance de la prueba, el auditor debe tener presente e l c o s t o q u e e l l o i m p l i c a y e l t i e m p o q u e d e b e r i n v e r t i r p a r a l o g r a r t a l objetivo. Formatos Utilizados Los formatos utilizados para la circularizacin deben ser evaluados por el auditor previo a su uso, ya que los mismos deben ser claros, concisos y no prestarse a dudas o malinterpretaciones por parte de las personas o empresas circularizadas. Adems, deben solicitar informacin que sea identificable y de fcil

respuesta para el que confirma.

Para

mayor

facilidad

en

la

respuesta,

se

acostumbra

que

la

s o l i c i t u d d e confirmacin se adjunte un sobre previamente porteado con indicacin del apartado postal o direccin donde deber remitirse la informacin requerida, q u e d e b e s e r l a d e l d e s p a c h o d e l a f i r m a d e l a u d i t o r p a r a l o g r a r q u e l a respuesta sea independiente y objetiva. Existe una gran variedad de formatos para realizar confirmaciones,

dependiendo de la naturaleza del saldo que se planea solicitar. Cada uno de ellos a pesar de que por lo regular consisten en formas pre-impresas, deben s e r adaptados al tipo de negocio o persona que se confirma por lo que el auditor debe estar en constante evaluacin de sus formatos utilizados y llevar a cabo los cambios que estime convenientes a modo de que los mismos le proporcionen el mximo de utilidad en la recusacin de la informacin.
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Sumaria de Circularizacin Se le denomina as a la cdula de trabajo que rene la circularizacin d e determinada cuenta con el objeto de mostrar los resultados obtenidos. En esta cdula se indica el total del saldo de la cuenta, el porcentaje circularizado de la misma y el resultado de dicha circularizacin, mostrando el porcentaje y v a l o r d e las respuestas recibidas conformes, las inconformes y las no contestadas.

En

vista

que

se

trata

de

una

cdula

sumaria

de

una

prueba

s u s t a n t i v a , s e acostumbra dejar un espacio destinado para la conclusin de la circularizacin a la que lleg el auditor que desarroll al trabajo. En caso de ser

necesario, la cdula sumaria de circularizacin indica tambin al trabajo supletorio llevado a cabo por el auditor para lograr satisfaccin de auditora.

Respuestas recibidas conformes El auditor debe evaluar las respuestas recibidas conformes y determinar si estas le brindan los elementos necesarios que le permitan confiar en l a informacin recabada observando los siguientes lineamientos a) Que hayan sido recibidas directamente por el auditor b) Que muestren nombre y firma de un funcionario de la empresa confirmada con un adecuado nivel jerrquico dentro de la misma. c) Que muestre sello de la empresa confirmada y fecha de emisin de la respuesta. d) En caso de auditoras recurrentes, debe chequear selectivamente algunas respuestas y observar la forma en que fueron confirmadas en periodos anteriores.

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Respuestas recibidas inconformes El auditor debe prestar atencin especial a esta clase de respuestas ya que por tratarse de evidencia procedente de terceros, cualquier inconformidad u observacin puede ser indicio de errores contables o situaciones que lleven a detectar irregularidades importantes en los Estados Financieros

s u j e t o s a revisin.

Las respuestas recibidas inconformes pueden originarse por partidas o movimientos que pertenecen a periodos diferentes de registro entre los libros contables de la empresa auditada y los de la empresa o persona que confirma, por lo que en estos casos no se necesita correr ajustes contables. Sin embargo, existe la posibilidad de errores u

omisiones importantes en los registros de la empresa auditada que se reflejan al momento en que el auditor compara la informacin recibida versus los registros de la empresa sujeta a revisin. En estos casos si la diferencia es importante, el auditor procede a realizar los ajustes necesarios en sus papeles de trabajo que luego sern discutidos con la Gerencia de la empresa auditada:

Sin Respuesta En ocasiones las confirmaciones sin respuesta son las que mejor ilustran al auditor sobre potenciales fraudes e irregularidades en los Estados Financieros. Es por ello que el auditor debe estar atento e investigar oportunamente las razones que impidieron obtener la confirmacin de las personas o empresas circularizadas y de persistir esta situacin recurrir a los siguientes procedimientos supletorios:

Emitir una Segunda Solicitud: El auditor debe enviar una nueva solicitud de confirmacin con alguna indicacin que de la idea sobre la urgencia de la respuesta,

pudiendo utilizar u n s e l l o c o n l a l e ye n d a i g u a l o s i m i l a r a l a s i g u i e n t e :
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 S e g u n d a S o l i c i t u d Agradeceramos su respuesta a la brevedad posible. Con el objeto de tener un control sobre el particular, el auditor debe anotar la fecha en que envi la primera y segunda solicitud as como si consigui o no la respuesta requerida.

Otros Procedimientos Supletorios: Si a pesar de enviar una segunda solicitud de confirmacin el auditor no logra obtener respuesta, debe proceder a realizar otros procedimientos supletorios con el debido cuidado profesional dado las circunstancias. E n t o d o m o m e n t o , d e b e s e r e l b u e n j u i c i o d e l a u d i t o r e l q u e d e f i n a l o s procedimientos supletorios que sern utilizados, basndose en su experiencia, el conocimiento acumulado del negocio y la planeacin del trabajo.

A continuacin se presentan los procedimientos supletorios comnmente utilizados por el auditor durante la revisin de Estados Financieros

Confirmacin Personal

Uno de los procedimientos supletorios que el auditor puede utilizar es el de realizar una visita personal a las personas o empresas cuyas respuestas no han sido recibidas y tratar de conocer las causas que originan tal situacin. Este procedimiento es por lo general muy efectivo y rpido pero puede resultar costoso si las distancias a recorrer para poder realizar la visita personal son grandes. Pagos o cobros posteriores

Se le puede dar validez a los saldos que no fueron confirmados a travs de realizar pruebas de pagos o cobros posteriores. El juicio del auditor se basa en que si por ejemplo una cuenta por cobrar a fecha de cierre es cancelada das despus y el auditor puede examinar el recibo de ingreso y cotejarlo por medio d e u n d e p s i t o b a n c a r i o a l e s t a d o d e c u e n t a r e s p e c t i v o , e n t o n c e s p o d r concluir que
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tal saldo a fecha de cierre es vlido.

Similar situacin se aplica para las

cuentas por pagar, donde el recibo de caja del proveedor y el cheque Voucher de la empresa auditada evidenciarn la existencia de la cuenta por pagar a fecha de cierre.

Examen de documentacin El auditor podr realizar un examen de documentacin para cerciorarse sobre la veracidad de los saldos que no fueron confirmados a travs de r e v i s a r contratos, facturas, asientos de contabilidad, etc.

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CONCLUSIONES

El auditor pedir a la empresa que redacte cartas (circularizacin) a los clientes que estime, segn su criterio profesional, para poder obtener evidencia suficiente sobre las cuentas. El total de saldos que debe contemplar el auditor para circularizar, estar formado por los saldos de los deudores; clientes, efectos comerciales a cobrar; efectos comerciales descontados y otros saldos. Las Circularizaciones enviadas por el auditor, estarn en funcin de los resultados obtenidos en el control interno.

En Auditoria la circulacin de saldos se puede

determinar con un cierto grado de

seguridad, que las operaciones al contado y los saldos de cuentas y son las operaciones que llevan controles internos y externos en buenos manejos.

El auditor podr realizar un examen de documentacin para cerciorarse sobre la veracidad de los saldos que no fueron confirmados a travs de r e v i s a r contratos, facturas, asientos de contabilidad, etc.

Se puede Documentar la evaluacin detallada de los sistemas, las revisiones de transacciones y las pruebas de cumplimiento.

Se puede Mostrar que el trabajo de los auditores en circularizacin debidamente supervisado y revisado

puede ser

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BIBLIOGRAFIA

1. La circularizacin como tcnica de auditora. Tesis para recibir el ttulo de Licenciado en la carrera de Contador Pblico y Auditor 2. P r i n c i p i o s y p r o c e d i m i e n t o s d e a u d i t o r a . Biblioteca de

c o n t a b i l i d a d superior. Arthur W. Holmes, C.P.A.; UTEHA segunda edicin 1987. 3. Enciclopedia de la Auditoria. espaola1998. 4. Auditora de Estados Financieros Lic. 2,010. 5. Apuntes de Auditoria. Juan Carlos Mirra Navarro, Versin 2.0 2006. Esperanza de Morales USAC Grupo editorial OCANO, Edicin

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MODELO DE CIRCULARIZACION DE ABOGADOS

[Membrete de la empresa] [Fecha]

[Nombre y direccin del abogado]

Ref.: Pedido de informacin sobre gestiones, juicios, etc. al [fecha de cierre del ejercicio].

De nuestra consideracin:

Con motivo del examen de nuestros Estados Contables al [fecha de cierre de ejercicio] que practican nuestros auditores XX & ASOCIADOS, mucho agradeceremos se sirvan informarles directamente sobre los siguientes puntos que sean de su conocimiento:

1.- Existencia de juicios o gestiones judiciales o extrajudiciales a favor o en contra de esta sociedad, con indicacin de su denominacin, concepto, monto actualizado al [fecha de cierre del ejercicio], situacin actual, porcentaje de probabilidad de resolucin a favor o en contra, existencia de seguros y monto cubierto al [fecha de cierre de ejercicio], honorarios y costas a nuestro cargo.

2.- En caso de existir cobros a cuenta, rogamos indicarlos e identificar su imputacin (monto afectado a capital, actualizacin, intereses, etc.).

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3.- Una lista que describa la naturaleza y los importes de cualquier juicio terminado, o arreglos extrajudiciales, en que la compaa haya sido parte, desde comienzo del ejercicio hasta la fecha de su contestacin.

4.- Cualquier otra informacin de una naturaleza semejante que haya llegado a llamar su atencin y que en su opinin requiera ser mostrada en nuestros estados contables, los cuales se presentan a nuestros accionistas, acreedores, inversionistas potenciales u otros que puedan hacer uso de los mismos.

5.- Montos adeudados por nosotros a vuestro Estudio Jurdico al [fecha de cierre de ejercicio].

Toda la informacin arriba solicitada se refiere al [fecha de cierre de ejercicio], pero agradeceremos que su respuesta comprenda los hechos o actos que puedan proporcionar nuevos elementos de juicio, producidos entre dicha fecha y la fecha en que emitan su informe.

Srvanse enviar por correo su respuesta a:

XX & ASOCIADOS Quilmes 2006 (1000) C.A.B.A.

Sin otro particular, y agradeciendo por anticipado su especial atencin a este pedido, saludamos a ustedes muy atentamente.

[Sello y firma]
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MODELO DE CIRCULARIZACIN DE BANCOS Cuenta Corriente

[Membrete del cliente]

[Fecha]

[Denominacin y direccin del banco]

De nuestra consideracin:

A los efectos de una comprobacin general estimaremos quieran hacer conocer a nuestro auditores XX & ASOCIADOS, el saldo de nuestra Cuenta Corriente Nro. -------------- Al [fecha de cierre de ejercicio]. Asimismo, solicitamos nos informen acerca de las siguientes operaciones a la fecha antes mencionada:

1) 2) 3) 4) 5) 6)

Plazo fijo: importe, vencimiento, tipo. Documentos descontados. Obligaciones a sola firma en moneda nacional y/o extranjera. Valores al cobro: cheques y/o documentos. Documentos entregados en caucin: saldo y crditos que garantizan. Avales y/o garantas otorgadas.

7) Documentos en Caucin vencidos al [fecha de cierre de ejercicio] y a aplicarse a la cancelacin del prstamo que garantizan. 8) Exportaciones y/o importaciones. Cartas de crdito/Cobranzas. 9) Valores en custodia. 10) Asuntos legales. 11) Nmina de las personas autorizadas, Clase de poder, en caso de corresponder. 12) Otros.

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Si no existiera saldo en cuenta corriente y/u otro tipo de operaciones al [fecha de cierre de ejercicio], rogmosle informar igualmente haciendo conocer tal situacin.

Sean tan amables de enviar directamente por correo su respuesta a:

XX & ASOCIADOS Quilmes 2006 (1000) C.A.B.A.

Para su comodidad, si lo desean, pueden utilizar el Fax de nuestros auditores Nro. 4111-0000

Saludamos a ustedes muy atentamente.

[Sello y firma]

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MODELO DE CIRCULARIZACION A DESPACHANTES DE ADUANA

[Membrete del cliente]

[Fecha]

[Nombre y domicilio del despachante]

De nuestra consideracin:

Con motivo del examen a nuestros estados contables al [fecha de confirmacin], que practican nuestros auditores XX & ASOCIADOS, mucho agradeceremos se sirvan informarles directamente sobre los siguientes puntos que sean de su conocimiento:

1.- Detalle de exportaciones y/o importaciones en curso a la fecha citada, e importes de derechos y gastos pendientes de pago.

2.- Detalle de los bienes ingresados al pas bajo el rgimen de admisin temporaria (Decreto N1439/96 u otros).

3.- Montos adeudados por nuestra empresa a ustedes a [fecha de confirmacin]

Sean tan amables de enviar su respuesta directamente a: XX & ASOCIADOS Maip 942 - Piso 2 C1000 C.A.B.A.

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Para su comodidad, acompaamos un sobre timbrado y con la direccin impresa; o srvanse utilizar el fax de nuestros auditores Nro. 4111-0000.

Sin otro particular, y agradeciendo por anticipado su especial atencin a este pedido, saludamos a ustedes con la mayor consideracin.

[Sello y firma]

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MODELO DE CIRCULARIZACION DE CONFIRMACION DE DEUDORES

[Membrete del cliente]

[Fecha]

[Nombre y direccin del deudor]

De nuestra consideracin:

Nuestros auditores XX & ASOCIADOS, estn llevando a cabo una auditora de nuestros estados contables. En consecuencia, y al solo efecto de verificar la exactitud de nuestras registraciones, nos permitimos pedirles tengan a bien suministrarles un estado de nuestras cuentas al [fecha de confirmacin].

Despus de firmar en el espacio provisto en la parte inferior, enven directamente por correo su respuesta a:

XX & ASOCIADOS Quilmes 2006 C1000 C.A.B.A.

Para su comodidad, acompaamos un sobre timbrado y con la direccin impresa, o srvanse utilizar el Fax de nuestros auditores Nro. 4111-0000.

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La presente no es un reclamo de pago y no persigue otro fin que el enunciado. Por tal razn, descontamos desde ya su cooperacin, y aprovechamos la oportunidad para saludar a ustedes muy atentamente.

[Sello y firma]

N circular:. N de cuenta: ..........

Sean tan amables de confirmar A o B:

A: Nuestro saldo de $ al [fecha de confirmacin], est de acuerdo con nuestros registros y se compone de la siguiente manera:

Cuenta Corriente $ Documentos Anticipos Otros Total $ $ $ $

B: El saldo que debamos al [fecha de confirmacin] era de $ . Adjuntamos la composicin de nuestras cuentas, indicando las diferencias identificadas.

Sello y firma

Cargo del firmante

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MODELO DE CIRCULARIZACION DE CONFIRMACION DE PROVEEDORES

[Membrete del cliente] [Fecha]

[Nombre y direccin del proveedor]

De nuestra consideracin:

Nuestros auditores XX & ASOCIADOS, estn llevando a cabo una auditora de nuestros estados contables. En consecuencia, y al slo efecto de verificar la exactitud de nuestras registraciones, nos permitimos pedirles tengan a bien suministrarles un estado de nuestras cuentas al [fecha de confirmacin].

Despus de completar y firmar en el espacio provisto en la parte inferior, sean tan amables de enviar su respuesta, por correo, directamente a:

XX & ASOCIADOS Quilmes 2006 C1000 C.A.B.A.

Para su comodidad, acompaamos un sobre timbrado y con la direccin impresa; o srvanse utilizar el Fax de nuestros auditores Nro. 4111-0000.

Agradeceramos que acompaen a su respuesta un resumen de nuestra cuenta, o una conformacin del saldo adeudado.

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Sin otro particular, saludamos a ustedes muy atentamente.

[Sello y firma]

N circular:. N de cuenta: .......... Seores XX & Asociados

Con respecto al pedido de saldos formulado por la firma [nombre del cliente] al [fecha de confirmacin], les informamos:

Cuenta corriente Anticipos Documentos Otras deudas

$................... $................... $................... $...................

Sello y firma

Cargo del firmante

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MODELO DE CIRCULARIZACION A COMPAAS ASEGURADORAS

[Membrete de la empresa]

[Fecha]

[Nombre y domicilio de la compaa de seguro]

De nuestra consideracin:

Con motivo de la revisin que llevan a cabo nuestros auditores XX & ASOCIADOS, les agradeceremos remitir directamente a los mismos la siguiente informacin:

1.- Detalle de las plizas en vigencia al [ fecha de cierre del ejercicio ], con los siguientes datos:

- Nmero de Pliza. - Riesgo Cubierto. - Monto de la cobertura. - Importe y vigencia de la prima.

2.- Saldo de cuenta de nuestra empresa con la suya al [fecha de cierre de ejercicio] indicando la composicin de dicho saldo.

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3.- Monto de los reclamos presentados y pendientes de compaa al [ fecha de cierre de ejercicio ].

pago

por su

Para su comodidad, acompaamos un sobre timbrado y con la direccin impresa; o srvanse utilizar el Fax de nuestros auditores Nro. 4111-0000.

Quedando a la espera de la informacin solicitada a la mayor brevedad, les saludamos muy atentamente.

[Sello y firma]

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