1.

0 PENDAHULUAN Surat merupakan salah satu cara perhubungan yang penting di antara agensi Kerajaan dengan agensi Kerajaan yang lain dan orang ramai. Surat disediakan bagi tujuan antaranya untuk menyampai atau mendapatkan maklumat, arahan, keputusan dan idea baru. Surat yang disediakan oleh agensi Kerajaan merupakan salah satu dokumen dan rekod rasmi. Surat adalah penting bagi membuktikan wujudnya penyaluran maklumat antara sesama agensi Kerajaan dan dengan pihak lain. Setiap surat hendaklah jelas, tepat dan ringkas supaya mesej dapat disampaikan dengan berkesan. Sesuai dengan perkembangan teknologi, surat boleh dihantar melalui mesin faksimili dan electronicmail (emel) di samping melalui pos dan penghantaran tangan .

Sebagai seorang penjawat awam dalam perkhidmatan awam, kita selalu berurusan dengan pelbagai jenis dokumen kerajaan. Terdapat pelbagai jenis ataupun

pengklasifikasian dokumen kerajaan. Antaranya ialah dokumen rasmi, dokumen terperingkat, maklumat rasmi dan persendirian. Kerajaan telah mewujudkan peraturan tentang pengurusan dokumen-dokumen rasmi dan penjelasan tentang tatacara pengurusan dokumen-dokumen tersebut dinyatakan dalam sumber rujukan berikut: a) Panduan keselamatan Pejabat b) Arahan Keselamatan Bab 3, Surat Menyurat Para 11 dan Bab 4, Fail-Memfail Para 4 (1) dan (b). c) Surat Pekeliling Am Bil.2 Tahun 1987, Peraturan Pengurusan Rahsia Rasmi d) Akta Rahsia Rasmi 1972, pindaan 1987

Langkah kerajaan mengadakan peraturan sedemikian adalah untuk memastikan bahan-bahan tersebut yang merupakan asset kerajaan tidak terjatuh ke tangan orangorang atau pihak yang boleh mengancam keselamatan negara. Ini adalah kerana pelbagai perkara atau ancaman terhadap keselamatan Negara boleh berlaku sekiranya bahan-bahan yang diperingkatkan sebagai Rahsia ini jatuh ke tangan pihak-pihak yang tidak bertanggungjawab.

Sebagai pengetahuan, terdapat beberapa keadaan yang menjadi ancaman terhadap negara seperti Subversif iaitu kegiatan oleh pertubuhan perseorangan di dalam atau luar negara yang bermaksud menghancurkan ketenteraman yang ada dengan cara yang salah disisi undang-undang. Kegiatan espionaj pula ialah kegiatan memperolehi perkara terperingkat dengan cara tersembunyi atau salah disisi perundangan yang mana pada akhirnya akan memudaratkan keselamatan atau kepentingan negara. Selain itu, terdapat beberapa perkara lain yang juga merupakan ancaman seperti Sabotaj, pencerobohan atau aktiviti penggodam yang sering berlaku pada masa ini.

Sabotaj pula membawa maksud perbuatan yang bertujuan menyebabkan kerosakan fizikal untuk kepentingan sesebuah kuasa asing atau sesuatu tujuan politik yang subversif. Sabotaj boleh dilakukan semasa aman mahupun semasa perang. Sabotaj juga boleh ditakrifkan sebagai suatu kempen yang teratur kepada permulaan rancangan yang lebih besar untuk melumpuhkan pertahanan negara.

Selain itu, kelemahan manusia juga dianggap sebagai suatu bentuk ancaman. Kelemahan manusia ini bermaksud perbuatan yang mengakibatkan pelanggaran kepada keselamatan dan mengakibatkan perkara rasmi diketahui oleh pihak yang tidak dibenarkan.

Manakala pelampau pula dikatakan sebagai suatu tindakan atau perbuatan oleh seseorang individu mahupun sesuatu kumpulan jika tindakan itu melebihi sesuatu nilai biasa atau bertentangan dengan undang-undang negara dan boleh menimbulkan masalah kepada keselamatan atau gangguan kestabilan ketenteraman awam atau keselamatan negara

2.0 PENYEDIAAN DOKUMEN

Semua penyediaan dokumen terperingkat hendaklah mematuhi Akta Rahsia Rasmi 1972 (Pindaan 1987) dimana hanya pegawai yang diberi kuasa secara bertulis oleh YB Menteri Pendidikan sahaja yang dibenarkan untuk menentukan taraf keselamatan sesuatu dokumen yang dikeluarkan. Di peringkat Jabatan, surat Arahan Pentadbiran akan dikeluarkan dengan memberi kuasa kepada pegawai-pegawai tertentu. Semua Pegawai Jabatan perlulah mematuhi prosedur berikut dalam menyediakan dokumen atau surat terperingkat: a) Dokumen tersebut hendaklah ditentukan taraf keselamatan terlebih dahulu sama ada rahsia besar, rahsia, sulit atau terhad sebelum dokumen tersebut disediakan;

b) Sekiaranya

dokumen

tersebut

boleh

dikategorikan

sebagai

dokumen

terperingkat, hendaklah dikemukakan kepada Bahagian Khidmat Pengurusan dan Sumber Manusia untuk tujuan pengkelasan. Walaubagaimanapun jika sudah ditentukan taraf keselamatannya diatas arahan yang telah diberi maka pengkelasan tidak perlu dilakukan. c) Semua draf dan salinan yang tidak perlu harus dimansuhkan mengikut kesesuaiannya; d) Bilangan salinan dokumen yang disediakan hendaklah menepati jumlah yang diperlukan sahaja. e) Pegawai/staf yang mengendalikan dokumen kategori rahsia besar dan rahsia hendaklah lulus tapisan keselamatan halus dan bagi pegawai/staf yang mengendalikan kategori sulit, hendaklah juga lulus tapisan keselamatan kasar.

3.0 DOKUMEN RASMI Dokuman rasmi ditakrifkan sebagai apa-apa maklumat yang tercatat bekenaan dengan perkara rasmi. Contoh perkara bertulis, bertaip, fotograf, foto salinan, pelan cetak, jalur rakaman dan sebagainya. Dokumen rasmi terbahagi pula kepada dokumen terperingkat dan dokumen tidak terperingkat, Dokumen terperingkat merupakan dokumen rasmi yang mengandungi maklumat rasmi yang mesti diberi perlindungan untuk kepentingan keselamatan dan bertanda dengan sesuatu peringkat keselamatan. Dokumen tidak terperingkat pula mengandungi maklumat rasmi tetapi tidak bertanda dengan sesuatu peringkat keselamatan.

Adalah menjadi tanggungjawab pegawai atau staf untuk mematuhi prinsip-prinsip keselamatan dokumen melalui langkah-langkah berikut: a) Sentiasa mengambil langkah berwaspada terhadap kepentingan keselamatan Jabatan dan negara. b) Menghapuskan sikap ingin mengetahui dan ingin memberitahu kepada orang lain yang tidak berkenaan. c) Melaporkan kepada Ketua Pengarah sekiranya ada orang atau pihak yang ingin mendapatkan sesuatu maklumat/rahsia Jabatan/Kerajaan. d) Pegawai atau staf yang mengesyaki mempunyai maklumat tentang adanya berlaku perlanggaran tatacara keselamatan kerajaan hendaklah melaporkan kepada Ketua Pengarah atau Timbalan Ketua Pengarah dengan segera dan nama mereka akan dirahsiakan. e) Pegawai atau staf tidak dibenarkan menampaikan apa-apa maklumat kepada pihak akhbar atau pihak tertentu tanpa persetujuan Ketua Pengarah terlebih dahulu. f) Pegawai/staf adalah dilarang melakukan apa-apa tindakan yang boleh disifatkan bertentangan dengan peraturan ini.

4.0 DOKUMEN RASMI TERPERINGKAT

Terdapat empat kategori atau jenis dokumen rasmi terperingkat, keempat-empat kategori ini berkaitan dengan Peringkat Keselamatan iaitu suatu prosedur yang

digunakan dalam pengurusan dokumen rasmi kerajaan. Pendefinisian empat peringkat keselamatan dapat dilihat seperti berikut; 4.1 Rahsia Besar Merupakan dokumen rasmi dan bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa kebenaran akan menyebabkan kerosakan yang amat besar kepada negara. Contohnya kertas-kertas Jemaah Menteri yang sangat penting berkaitan dasardasar utama kerajaan, perkara yang berkaitan dengan politik atau ekonomi dan maklumat yang sangat penting mengenai perancangan gerakan dan penempatan barisan peperangan jika berlaku peperangan. Rahsia Besar disimpan dibilik kebal atau peti besi dan dipasang kunci, simpanan sementara boleh dibuat dalam kabinet fail yang dipasang palang besi berkunci. Tanda keselamatan bagi Rahsia Besar ialah bewarna kuning dengan palang merah di sebelah luar hadapan, kulit hadapan dan belakang .

4.2 Rahsia. Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi Negara yang jika didedahkan tanpa kebenaran membahayakan keselamatan Negara, kerosakan besar kepada kepentingan dan martabat Negara atau memberi keuntungan kepada sesebuah kuasa asing. Sebagai contoh arahan-arahan penting untuk perwakilan Negara yang membuat perundingan dengan Negara asing dan maklumat penting mengenai pemasangan atau strategi pertahanan ketenteraan Negara.

Dokumen Rahsia disimpan dibilik kebal atau kabinet keluli yang dipasang palang besi berkunci. Tanda keselamatan bagi dokumen Rahsia ialah bewarna merah jambu dengan berpalang merah di sebelah luar kulit hadapan dan belakang.

4.3 Sulit. Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa kebenaran walaupun tidak mengancam keselamatan Negara tetapi memudaratkan kepentingan atau martabat Negara, kerajaan dan orang perseorangan. Selain itu juga menyebabkan keadaan sukar kepada pentadbiran Negara atau akan menguntungkan sesebuah kuasa asing. Contohnya laporan-laporan perisikan biasa, dokuen dan panduan teknik untuk kegunaan latihan tentera atau polis. Dokumen terperingkat Sulit disimpan dalam kabinet keluli atau almari keluli, tanda keselamatan bagi dokumen ini ialah berwarna hijau.

4.4 Terhad. Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi selain daripada yang diperingkatkan Rahsia Besar, Rahsia atau Sulit. Jika perlu hendaklah juga diberi satu maksud arahan dan perintah biasa jabatan. Seperti dokumen Sulit, dokumen Terhad juga disimpan dalam kabinet keluli atau almari keluli. Tanda keselamatan bagi dokumen Terhad ialah berwarna putih.

Semua jabatan yang menguruskan dokumen-dokumen terperingkat hendaklah mewujudkan satu sistem bagi menerima, memproses, menyimpan dan menghantar

dokumen-dokumen tersebut supaya ianya diuruskan berasingan daripada dokumendokumen tidak terperingkat. Ini bermakna pengurusan dokumen terperingkat

melibatkan empat prosedur ataupun langkah iaitu penerimaan, pemprosesan, penyimpanan dan penghantaran.

Bahagian ini dilaksanakan oleh Pendaftaran Rahsia. Tugas dan tanggungjawab bagi menyelia bahagian ini hendaklah diberikan kepada penjawat awam dalam jawatan tetap yang digelar Pendaftar Rahsia. Walaupun begitu, dalam keadaan tertentu satu atau lebih Pendaftaran kecil Rahsia boleh diwujudkan dengan rujukan dan kebenaran daripada Pegawai Keselamatan Kerajaan. Pendaftar Rahsia mempunyai tugas dan tanggugjawab seperti yang berikut: a) Menyimpan satu rekod yang diperingkatkan tidak rendah daripada Sulit yang mengandungi semua fail terperingkat mengikut peringkatnya di Pendaftaran Rahsia. b) Menerima dan memproses dokumen-dokumen terperingkat serta

mengedarkannya kepada semua pegawai yang berkenaan mengikut arahanarahan jabatan. c) Surat yang dialamatkan debgan nama penerima hanya boleh dibuka oleh penama dan surat yang dialamatkan dengan nama sesuatu jawatan kerajaan hanya boleh dibuka oleh penjawat itu atau penggantinya atau ketua. d) Menyelenggarakan satu sistem pergerakan fail-fail terperingkat dan semua pergerakan fail hendaklah direkod. Pendaftar Rahsia mestilah mengetahui tempat kedudukan tiap-tiap fail terperingkat dan untuk ini audit fail hendaklah

dibuat untuk menentukan fail-fail terperingkat masih ada untuk simpanan penerima. e) Bertanggungjawab sepenuhnya kepada Ketua Jabatan mengenai keselamatan Pendaftaran Rahsia termasuk penyimpanan semua perkara terperingkat. Dalam prosedur penerimaan dokumen terperingkat, terdapat beberapa peraturan atau tindakan yang perlu diambil bagi penjawat awam yang bertanggungjawab.

5.0

PERATURAN

PENERIMAAN

DOKUMEN

RASMI

TERPERINGKAT

SULIT/TERHAD Semua jabatan yang mengurus dokumen-dokumen terperingkat hendaklah mewujudkan satu sistem bagi menerima, memproses, menyimpan dan menghantar dokumen-dokumen tersebut supaya ianya diuruskan berasingan daripada dokumen-dokumen tidak terperingkat. Hal ini bermakna pengurusan dokumen terperingkat melibatkan empat prosedur ataupun langkah iaitu: i. ii. iii. iv. Penerimaan Pemprosesan Penyimpanan Penghantaran

Sistem pengurusan dokumen terperingkat hendaklah dilaksanakan oleh satu bahagian terasing yang dinamakan Pendaftaran Rahsia. Tugas dan tanggungjawab bagi menyelia bahagian ini hendaklah diberi kepada seorang penjawat awam dalam jawatan tetap yang digelar Pendaftar Rahsia berdasarkan Seksyen 2B Akta Rahsia Rasmi 1972 (International Law Book, 2010). Dalam pejabat-pejabat kecil mungkin tidak

boleh ditubuhkan Pendaftaran Rahsia yang berasingan tetapi prinsip bahawa dokumen terperingkat diterima, diproses, disimpan dan dihantar berasingan daripada dokumendokumen tidak terperingkat hendaklah diikuti dan hanya boleh diuruskan oleh penjawatpenjawat awam yang dibenarkan sahaja (Mok Soon Sang, 2010). Di dalam keadaankeadaan tertentu selain daripada menubuhkan Pendaftaran Rahsia, satu atau lebih Pendaftaran Kecil Rahsia boleh diwujudkan di Jabatan-jabatan. Rujukan kepada Pegawai Keselamatan Kerajaan hendaklah dibuat di dalam perkara ini. Dalam hal ini, Pendaftar Rahsia mempunyai tugas dan tanggungjawab seperti yang berikut: (a) menyimpan satu rekod yang diperingkatkan tidak rendah daripada Sulit mengandungi semua fail terperingkat mengikut peringkatnya di Pendaftaran Rahsia; (b) menerima dan memproses dokumen-dokumen terperingkat serta

mengedarkannya kepada semua pegawai yang berkenaan mengikut arahanarahan jabatan. Sampul-sampul surat yang bertulis Persendirian mestilah dihantar dengan tidak dibuka kepada pegawai yang dialamatkan. Surat yang dialamatkan dengan nama penerima hanya boleh dibuka oleh penama itu sahaja dan surat yang dialamatkan dengan nama sesuatu jawatan Kerajaan hanya boleh dibuka oleh penjawat jawatan itu atau penggantinya atau Ketua Jabatannya; (c) menghantar semua dokumen terperingkat dengan selamat dan menentukan supaya akuan terima bagi dokumen-dokumen yang dihantar itu diterima; setiap dokumen yang dihantar mesti menggunakan satu sampul surat sahaja; mesti
10

ditanda dengan nombor rujukan, nama dan alamat penerima dan mesti dilakri dengan meteri pejabat. Bagi penghantaran melalui serahan tangan juga hendaklah mematuhi peraturanperaturan yang berikut: i. Menggunakan slip yang mengandungi butiran nombor fail atau dokumen pada slip tersebut. ii. Slip tersebut perlu ditandatangani oleh pihak penerima dan slip tersebut kemudiannya diserahkan kepada pejabat atau bahagian yang

mengeluarkan dokumen tersebut untuk direkod; dan iii. Sampul surat yang mengandungi dokumen terperingkat perlu ditanda dengan peringkat keselamatan dan nombor rujukan dokumen berkenaan serta nama dan alamat penerimanya. (d) menyelenggarakan satu sistem pergerakan fail-fail terperingkat dan semua pergerakan fail terperingkat hendaklah direkodkan. Pendaftar Rahsia mestilah mengetahui tempat kedudukan tiap-tiap fail terperingkat dan untuk ini audit fail berkala hendaklah dibuat untuk menentukan fail-fail terperingkat masih ada dalam simpanan penerima; (e) bertanggungjawab sepenuhnya kepada Ketua Jabatan mengenai

keselamatan Pendaftaran Rahsia termasuk penyimpanan semua perkara terperingkat. (f) Pemusnahan Dokumen Terperingkat

11

i. Semua rekod-rekod terperingkat iaitu rekod-rekod yang telah dikelaskan di bawah Akta Rahsia Rasmi 1972 (Pindaan 1986) hendaklah dituruntarafkan kepada taraf terbuka dahulu sebelum dimusnahkan. ii. Semua dokumen terperingkat yang telah didaftarkan pada prinsipnya tidak boleh dimusnahkan melainkan jika ada arahan daripada Kerajaan atau telah diubah taraf keselamatannya terlebih dahulu dengan kelulusan daripada Ketua Pengarah; iii. Mana-mana draf atau kertas buang yang tidak diperlukan lagi dan perlu dimusnahkan, pemusnahan tersebut hendaklah dipersetujui oleh Pengarah dan mereka sendiri atau pegawai yang diwakilkan hendaklah mengawasi pemusnahan tersebut; v.Kertas sedemikian hendaklah dimusnahkan dengan cara mengoyaknya kecil-kecil terlebih dahulu sebelum dimasukkan ke dalam mesin perincih.

Dalam prosedur penerimaan dokumen terperingkat, terdapat beberapa tindakan ataupun peraturan yang perlu diambil bagi penjawat awam yang bertanggungjawab (Narni Che Yusof, 2005). Peraturan penerimaan dokumen terperingkat sulit/ terhad dapat dilihat dalam jadual di bawah : 1. Terima dan kemukakan semua dokumen kepada Ketua Jabatan 2. Teliti kandungan dokumen dan minitkan tindakan

12

3. Failkan dokumen 4. Catitkan butir-butir dokumen di kertas minit fail. 5. Hantar Fail Kepada Pegawai yang bertanggungjawab mengikut peraturan yang ditetapkan. 6. Laksanakan tindakan yang sewajarnya seperti yang diarahkan. (Sumber : Prosedur Pengurusan Rekod Kualiti Pk-Mastic-(P)-02)

Walau bagaimanapun, lazimnya setiap jabatan kerajaan mempunyai prosedur yang tersendiri dalam penerimaan Dokumen Rasmi Terperingkat Sulit atau Terhad. Keadaan ini bergantung kepada struktur dan organisasi sesebuah jabatan. Misalnya dalam Kementerian Belia dan Sukan, prosedur penerimaan dokumen rasmi terperingkat sulit dan terhad adalah seperti berikut:

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

13

Pendaftar Rahsia Kerajaan (PRJ)

Terima Dokumen Terperingkat

Pendaftar Rahsia Kerajaan

Daftar dokumen ke dalam Buku Daftar Suratan Rahsia Rasmi di bawah Jadual Akta Rasmi 1972 (Am 492) atau Daftar Suratan Rahsia Rasmi di luar Jadual Akta Rasmi 1972 dan berhubungan dengannya yang dikelaskan (Am 492A) mengikut Akta Rahsia Rasmi 1972.

Pendaftar Rahsia Kerajaan Semak kelas secara berkala. Rujuk pada pemula jika kelas terperingkat berubah.

Sekiranya Pendaftar Rahsia Kerajaan

dokumen

diubah

kelas

terperingkatnya, hendaklah ia didaftarkan semula ke dalam Daftar Suratan Rahsia Rasmi di luar Jadual Akta Rasmi 1972 dan berhubungan dengannya yang dikelaskan (Am 492B) mengikut Akta Rahsia Rasmi

Pendaftar Rahsia Kerajaan

1972.

Selenggara keselamatan fail dan dokumen

14

terperingkat.

(Sumber : Prosedur Berkualiti, Kementerian Belia dan Sukan, 2009)

Setelah dokumen rasmi terperingkat sulit atau terhad diterima, maka prosedur seterusnya perlulah dilakukan iaitu proses pemprosesan, penyimpanan dan

penghantaran. Dokumen terperingkat yang diterima oleh Pendaftar Rahsia perlulah

15

diberi tanda keselamatan. Peringkat keselamatan hendaklah ditanda kepada dokumen terperingkat yang kekal dan teguh terjilid dengan huruf cerai atau dicap huruf besar tidak kurang daripada 7 mm di sebelah luar kulit hadapan dan belakang, di muka tajuk, di muka surat pertama dan penghabisan. Peringkat keselamatan hendaklah juga ditanda dengan huruf cerai atau dicap dengan huruf besar di penjuru kiri sebelah atas dan di penjuru kanan sebelah bawah di setiap muka yang mengandungi perkara bertulis, bercetak atau bercap.

Peringkat keselamatan hendaklah ditanda kepada dokumen terperingkat yang tidak kekal atau tidak teguh terjilid dengan dicap, ditaip atau ditulis dengan huruf besar di penjuru kiri sebelah atas dan di penjuru kanan sebelah bawah tiap-tiap muka surat yang mengandungi perkara bertulis, bercetak atau bercap. Peringkat keselamatan juga hendaklah ditanda kepada lukisan terperingkat, tekapan terperingkat, negatif foto terperingkat dan gambar foto terperingkat supaya peringkatnya dapat dilihat pada salinan yang dibuat daripadanya. Sebagai tambahan peringkat keselamatan hendaklah ditanda di sebelah belakang gambar-gambar foto terperingkat (Muhammad Sharif Pono, 2009).

Peringkat keselamatan fail terperingkat hendaklah ditanda di sebelah luar kulit hadapan dan belakang. Nombor rujukan fail hendaklah ditulis di sebelah luar kulit hadapan dan tajuknya dicatatkan di sebelah dalam kulit hadapan. Hanya tajuk fail Terhad sahaja boleh dicatatkan di sebelah luar kulit hadapan. Dalam hal ini, kulit-kulit fail terperingkat sulit dan terhadi adalah diberi warna tertentu iaitu kulit fail Sulit

16

berwarna hijau manakalah kulit fail Terhad pula wajib menggunakan warna putih. Selepas itu, dokumen-dokumen terperingkat Sulit dan Terhad hendaklah disimpan dalam kabinet keluli atau almari keluli dan untuk simpanan sementara dalam lain-lain peti yang berkunci seperti yang dibenarkan oleh Pegawai Keselamatan Jabatan.

Semasa proses membawa keluar dokumen terperingkat ini, beberapa aspek harus diambil kira dan diberi perhatian. Perkara pertama ialah dokumen tidak dibenarkan dibawa keluar kecuali untuk tujuan rasmi. Kedua, Rahsia besar mahupun Rahsia perlu mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua Setiausaha Negara(KSU) ataupun Setiausaha Kerajaan Negeri terlebih dahulu. Ketiga, Terhad yang hendak dibawa keluar perlu mendapat dokumen Sulit atau

kebenaran Ketua Jabatan. siaran

Keempat, jika keluar negara mesti mendapat kelulusan kerajaan Malaysia dan akhbar mesti mendapat kelulusan ketua Jabatan

Pendaftar

Rahsia

yang

bertanggungjawab

menerima

Dokumen

Rasmi

Terperingkat Sulit dan Terhad perlu memastikan keselamatan dokumen yang diterima agar tidak jatuh ke tangan musuh atau dilihat oleh orang yang tidak berhak melihatnya. Sekiranya dokumen Rasmi ini hilang, langkah pertama yang harus dilakukan ialah melaporkan kepada Ketua Jabatan. Selepas itu, siasatan akan dilakukan kepada pegawai Keselamatan Kerajaan dalam tempoh 24 jam dan sekiranya terbukti hilang, maka akan diisytiharkan hilang mengikut Akta Rahsia Rasmi 1972.

Jika hasil siasatan mendapati dokumen Rasmi hilang disebabkan oleh

17

kelemahan dan kecuaian pegawai, maka pegawai itu boleh didakwa dibawah Akta Rahsia Rasmi 1972 atau tindakan tatatertib boleh diambil didalam semua kecuaian, kelalaian dan perlanggaran keselamatan.

Mengikut sesyen 8 (2), seseorang menerima atau memberi sesuatu rahsia rasmi dan bersalahan dengan akta ini, maka kesalahannya boleh dihukum dengan penjara selama tempoh tidak kurang daripada satu tahun tetapi tidak lebih dari tujuh tahun.

6.0 RUMUSAN Kesimpulannya seorang penjawat awam yang telah dilantik dalam perkhidmatannya adalah tertakluk kepada peraturan dan prosedur yang telah ditetapkan terutamanya dalam pengurusan dokumen rasmi kerajaan. Merujuk kepada hal ini penjawat awam adalah tertakluk kepada beberapa akta dan peraturan seperti Akta Rahsia Rasmi 1972, Arahan Perkhidmatan (Bab 4; Pengurusan Fail Pejabat), Arahan Keselamatan dan juga Surat Pekeliling Am (Pemeliharaan Rekod Kerajaan Bil.1 tahun 1997.

Penguatkuasaan peraturan-peraturan tersebut amat penting dalam memastikan keselamatan dan perlindungan dokumen-dokumen rasmi kerajaan terutamanya dokumen rasmi terperingkat. Sebarang ancaman keselamatan iaitu kegiatan-kegiatan subversif, espionaj, sabotaj dan kelemahan-kelemahan manusia perlu dielakkan daripada berlaku, sekiranya peraturan ini tidak dipatuhi oleh penjawat awam terutamaya dalam prosedur penerimaan dokumen terperingkat sulit dan terhad, maka bukanlah

18

perkara mustahil keselamatan negara akan tergugat malah boleh menyebabkan penjawat awam tersebut didakwa atas kesalahannya menjadi pengkhianat negara.

Oleh itu,selaku pegawai yang dilantik dan diamanahkan untuk menjaga dan menjalankan amanah ini, kita hendaklah sentiasa memastikan dokumen ini tidak terlepas ke tangan mereka yang berkepentingan untuk menjatuhkan negara. Selaku penjawat awam yang telah membuat akuan Akta Rahsia Rasmi 1972 setiap tahun, haruslah mematuhi dan menjaga segala dokumen kerajaan dan rahsia kerajaan semasa berada dalam perkhidmatan mahupun selepas perkhidmatan.

Justeru , adalah mustahak bagi seorang penjawat awam menyedari dan mengambil berat akan semua peraturan yang telah ditetapkan ke atas mereka sepanjang bergelar kakitangan kerajaan, demi mengekalkan keamanan dan kedaulatan Negara daripada dipermainkan atau diperlekehkan oleh musuh negara. Segala dokumen rasmi kerajaan yang dipertanggungjawabkan perlulah diurus dengan baik mengikut prosedur-prosedur yang telah ditetapkan sebagai lambang kecintaan kepada negara dan kerajaan yang memerintah

19