RESUMEN DISEANDO UN SISTEMA DE PLANEACIN QUE FUNCIANA

El planeamiento estratgico fue visto como la actividad relacionada con decisiones futuras, promoviendo una actitud de que no es urgente hacerlo y que puede esperar. George Steiner proporciona una nueva estructura conceptual para la planeacin estratgica desde cuatro perspectivas: Primera: Redefini la planificacin estratgica como enfrentar las consecuencias futuras de las decisiones presentes. Dejando en claro que la planeacin no puede esperar y debe hacerse antes que cualquier decisin sea tomada. La planeacin ayuda a la gerencia a identificar importantes decisiones que deben ser hechas en un futuro cercano. Segunda: Relaciona planeacin como un proceso. El proceso de planeacin sugiere que los gerentes de lnea sean incluidos en el proceso de planificacin general, desde el principio, incluyendo el anlisis del entorno, identificando oportunidades y amenazas, as como las fortalezas y debilidades, y hacer recomendaciones para lo que hay que hacer. La integracin y coordinacin de las actividades de planeacin comprometer todo el plan organizacional. Tercera: relaciona el concepto de planeacin como un sistema, es decir, la planificacin debe hacerse dentro de un marco desarrollado por los esfuerzos combinados de los equipos directivos y de gestin. Cuarta: se refiere al concepto de la planificacin como parte de la cultura organizacional. Esto permite que la organizacin que evale continuamente su entorno para detectar las seales tempranas de los cambios relevantes que ayuden a las organizaciones a anticipar los posibles impactos ambientales.

Comprendiendo la Planificacin Estratgica

La planificacin estratgica es un esfuerzo institucional que se desarrolla para mejorar el diseo del proceso de planificacin, los procesos de aprendizaje y de prueba y error. Con el transcurrir del tiempo y el deseo de mejorar la planificacin estratgica se vuelve sofisticada. Frecuentemente, esta transicin requiere de la ayuda de consultores. Los procesos gerenciales fomentan el comportamiento estratgico, incluyendo la negociacin de objetivos, la revisin peridica de progreso hacia estos objetivos y la integracin de sus sistemas de compensacin con el plan de implementacin.

El Valor de la Planificacin Estratgica

Existe un desacuerdo significativo sobre el valor de la planificacin estratgica. Parte del problema est relacionado con el hecho de que la planificacin implica un nmero importante de variables y complejidades que no pueden ser entendidas y evaluadas. Adems, los

investigadores no han tenido xito en la medicin de la calidad de la planificacin o en la identificacin de una relacin directa entre la planificacin y los resultados empresariales. La lgica sugiere que una empresa que invierte tiempo desarrollando estrategias coherentes pueden tener mayor probabilidad de xito que una empresa que no entiende la utilidad de la planificacin estratgica. La planificacin estratgica moderna saca al administrador de la rutina diaria y proporciona condiciones que promueven una reflexin sobre el largo plazo y el anlisis estratgico. As mismo, proporciona mecanismo para discutir de manera sistemtica y ponerse de acuerdo sobre las cuestiones relacionadas con el desarrollo estratgico de toda la compaa. Un slido proceso de planificacin estratgica, a travs del anlisis del futuro, hace que las empresas sean conscientes que debe existir un equilibrio entre los objetivos a corto plazo y largo plazo. As mismo, facilita enfocar la gestin de importantes problemas a largo plazo. La planificacin estratgica ayuda a analizar todos los objetivos relevantes en toda la organizacin e identificar las ventajas, desventajas e inconsistencias, lo cual resulta en un sistema coherente de metas para lograr la misin de la organizacin. Este sistema integrado de las metas optimiza las contribuciones departamentales.

PROCESO DE PLANIFICACIN ESTRATGICA

El esfuerzo de planificacin estratgica se puede separar en dos elementos bsicos: el proceso de planificacin estratgica y el sistema de planificacin estratgica. El proceso de planificacin estratgica se refiere a las actividades de planificacin y responsabilidades diferentes en toda la organizacin, mientras que el sistema de planificacin estratgica proporciona el marco en el que se desarrollan estas actividades. Un proceso de planificacin incluye: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. El desarrollo de la plataforma de informacin. La identificacin de la direccin corporativa. La identificacin de las unidades de planificacin. La identificacin de las reuniones de planificacin necesarias. El diseo del flujo de la informacin y decisiones. Las actividades de formulacin de la estrategia y su ejecucin. La generacin de compromiso de la gerencia.

Desarrollo de la plataforma de informacin

Las decisiones estratgicas tomadas en base informacin conduce a la formulacin de estrategias poderosas. Si no existe informacin las discusiones se basarn en las distintas percepciones de los ejecutivos, generando estrategias de baja calidad o discusiones interminables e improductivas.

Identificacin de la direccin corporativa

Esta es responsabilidad de la Junta Directiva y el equipo de Direccin. El valor de la misin y las estrategias se incrementa cuando se utilizan enfoques participativos, por ello la importancia de que la Junta Directiva y la gerencia las establezcan en conjunto.

Identificacin de las unidades de planificacin

Una unidad estratgica de negocios es una parte de la organizacin con un mercado o productos definidos que merece una estrategia especfica y diferenciada. Una unidad de personal corporativo es una parte de la organizacin con responsabilidades especficas funcionales, tales como personal, finanzas o marketing. Estas unidades deben ser identificadas. La misin y estrategias deben ser consistentes a travs de estas unidades.

Identificacin de las reuniones de planificacin necesarias

Una reunin de planificacin es una sesin de gestin enteramente dedicado a la planificacin estratgica. Una buena reunin de planificacin comienza con una presentacin que proporciona informacin relevante para el objetivo de la reunin. El equipo directivo necesita articular sus percepciones de las tendencias del ambiente en que se desarrolla el negocio.

Diseo del flujo de la informacin y decisiones

Generalmente empresas grandes y complejas tiene procesos de planificacin ms elaborados con el fin de canalizar la informacin y coordinar las decisiones. Los procesos ms sofisticados facilitan la integracin de los esfuerzos de planificacin y coordinan las actividades de planificacin en una secuencia lgica. Las reuniones de planificacin de las unidades producirn decisiones, las cuales afectarn las decisiones de otras unidades. Es decir, los resultados de informacin y de toma de decisiones se producen en flujos de actividades de planificacin que producen insumos para la planificacin de las actividades de otras unidades. Este principio se aplica en toda la organizacin para asegurar la coherencia del esfuerzo de planificacin general a travs de la correcta transmisin de la informacin y la toma de decisiones.

Formulacin de estrategias efectivas

Un buen proceso de planificacin asegurar que los equipos apropiados de gestin produzcan las partes apropiadas de la estrategia en una secuencia lgica y en el momento oportuno. Con ello se garantizar el flujo lgico de la informacin y las decisiones para facilitar la generacin de las diferentes partes de la estrategia y permitir un ajuste coherente de las diferentes partes. Adems, asegurar la participacin de los ejecutivos y gerentes relevantes a las diferentes actividades de planificacin para fomentar la comunicacin y desarrollar el compromiso. Tambin garantiza que las diferentes partes del plan estn siendo revisadas, modificadas y aprobadas por las autoridades correspondientes antes de su integracin en el plan general.

Generacin de compromiso de la gerencia

El CEO y otros ejecutivos de alto nivel debe estar dispuestos a alentar a una evaluacin crtica de sus ideas por medio de los equipos de gestin y modificar las ideas en base a los resultados de las reuniones efectuadas. Una filosofa de liderazgo, debe incluir un alto nivel de participacin ejecutiva en los procesos de formulacin de estrategias. El compromiso se cultiva cuando los administradores, a travs de las reuniones y actividades de planificacin, estn expuestos a la informacin sobre el entorno externo, el entorno competitivo, los recursos, etc. As mismo, analizando las implicaciones de estas cuestiones, para contemplar los desafos que enfrenta la organizacin. Cuando los gestores expresan sus preocupaciones e ideas sobre cuestiones claves, sobre las posibles direcciones futuras de la empresa, as como percibir que su experiencia es tomada en cuenta en la formulacin del plan estratgico tambin influye favorablemente en el desarrollo de compromiso de la direccin.

SISTEMA DE PLANIFICACIN ESTRATGICA

Un sistema de planificacin es la forma de organizacin y estructuras que proporcionan un marco para el proceso de planificacin. El sistema de planificacin es el mecanismo que asegura que todas las unidades reciben la informacin necesaria para desarrollar las actividades de planificacin y estrategias necesarias para cumplir con la misin de la organizacin en un conjunto armnico de los planes corporativos.

Elementos del sistema de planeacin

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Proporcionar informacin estratgica. Identificar las unidades de planificacin. Programar las reuniones de planificacin. Establecer los vnculos de planificacin. Producir el calendario planificacin. Disear el sistema de planificacin. Desarrollar el sistema de planificacin. Implementar el sistema de planificacin.

Proporcionar informacin estratgica

Esta informacin debe ser identificada, producida y canalizada a los diferentes equipos de planificacin en los momentos apropiados. El coordinador del sistema de planificacin, el equipo directivo y las gerencias de las distintas unidades y funciones, son responsables de identificar y producir la informacin necesaria para el desarrollo de decisiones estratgicas en las reuniones de planificacin.

Identificar las unidades de planificacin

El conjunto de personas de las unidades estratgicas de negocio y unidades de la empresa que se necesitan para participar en el proceso de planificacin.

Programar las reuniones de planificacin

Las reuniones de planificacin deben ser secuenciadas, identificar el tema principal a tratar, los participantes deben ser seleccionados, las cuestiones claves identificadas y predeterminar las decisiones a alcanzar.

Establecer los vnculos de planificacin

Hay tres formas bsicas. La primera es asegurarse de que la informacin relevante se canaliza a las reuniones correspondientes. Esto incluye la informacin que se produce en una reunin que sea canalizada a otras reuniones que la necesitan como insumo. Esta informacin proporciona una plataforma uniforme para la toma de decisiones. La segunda, involucrar a los actores relevantes de la unidad de planificacin, as como participantes de otras unidades que podran afectar o ser afectados por las decisiones de las unidades. La tercera, asegurar que las reuniones se han programado siguiendo una secuencia lgica.

Producir el calendario planificacin

Es el horario de las actividades de planificacin en una secuencia lgica y en un ritmo adecuado, canalizando el proceso de planificacin. Es un mecanismo de coordinacin de todo el sistema. Dos de los mecanismos ms eficaces son un coordinador de la planificacin interna y un departamento de planificacin. En las empresas grandes existe un departamento de planificacin que, adems de las funciones de coordinacin, vigilancia el medio ambiente, genera y ejecuta la investigacin estratgica relevante.

Disear el sistema de planificacin

Un esfuerzo destinado a disear, mantener y mejorar un sistema de planificacin podra generar un sistema de planificacin muy efectivo en un perodo muy corto. Por otra parte, los sistemas de planificacin requieren vigilancia constante y renovacin, dado que pueden deteriorarse en cualquier momento. El diseo del sistema de planificacin se inicia con un inventario de las actividades actuales de planificacin y una evaluacin de si estas actividades satisfacen las necesidades de planificacin. Para disear el sistema de planificacin, deben programarse reuniones de planificacin, definirse el enfoque y resultados esperados, as como los programas de desarrollo y la seleccin de participantes. El resultado de estas actividades de planificacin es un calendario de planificacin, el cual proporciona el marco para la coordinacin del sistema de planificacin. Un facilitador de planificacin interna coordinar e integrar las actividades.

Desarrollar el sistema de planificacin

Un sistema de planificacin es un conjunto complejo y dinmico de las interacciones sociales centradas en la planificacin de actividades. Dada la naturaleza entrpica de los sistemas sociales se deteriorar el sistema de planificacin. La entropa es la tendencia natural de un sistema a deteriorarse, desorganizar y finalmente destruirse a s mismo. Por lo tanto, el sistema de planificacin debe ser gestionado, controlado y mejorado continuamente. Es responsabilidad del facilitador de planificacin buscar nuevas tcnicas y metodologas que permitan mantener el inters y la motivacin en las actividades de planificacin estratgica. Planificar el desarrollo de sistemas es un proceso supervisado de aprendizaje organizacional.

Implementar el sistema de planificacin

Al introducir y aplicar un sistema de planificacin se incide en las formas tradicionales en que los administradores cumplan con sus responsabilidades, puede alterar la estructura de autoridad y poder, as como, puede llevar a cabo cambios radicales en los mtodos de operacin. Por lo tanto, es importante contar con un plan de implementacin que maximice la probabilidad de xito y reduzca al mnimo las interrupciones potenciales de las operaciones. La informacin sobre el nuevo sistema debe ser distribuido a los participantes. Apoyo tcnico y capacitacin en procesos de planificacin se proporcionan para asegurarse que los ejecutivos comprendan plenamente la nueva metodologa. Los ejecutivos deben tener la oportunidad de aportar su contribucin a modificar el sistema propuesto y para determinar la naturaleza y las agendas de sus reuniones de planificacin. El facilitador de planificacin supervisar el progreso, integracin de los resultados y coordinar el proceso de aplicacin general.

ESTABLECIENDO LA SUPERIORIDAD ESTRATGICA

Dado el alto nivel competitivo, las empresas que desean tener xito se ven obligadas a desarrollar sus capacidades estratgicas y ser capaz de hacer importantes decisiones estratgicas en un perodo muy corto de tiempo. Sistemas eficaces deben ser diseados para aprovechar conocimientos, promover el aprendizaje y capitalizar en las capacidades intelectuales. Estos sistemas deben equilibrar la necesidad de direccin, coordinacin e integracin con la necesidad de proporcionar suficiente flexibilidad para responder rpidamente a los cambios, adaptarse y aprovechar las oportunidades. Se deber planificar sistemas que fomenten la innovacin y puedan producir estrategias slidas muy rpidamente y puede absorber e incorporar las estrategias pertinentes que puedan surgir en cualquier momento. Las organizaciones empresariales que sean capaces de desarrollar sistemas eficaces de planificacin tendrn una ventaja significativa sobre sus competidores y se preparen mejor para competir y triunfar en el mercado.