Sop

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PELAKSANAAN KEGIATAN Contoh Instansi/Dinas Bidang / Bagian/Sekretariat Sub Bidang/Sub Bagian/Seksi
Tugas pokok dan fungsi

1
: Dinas Pendapatan, Pengelolaan Keuangan Dan Aset : Sekretariat : Sub Bagian Umum
Kegiatan
2
Target keluaran kegiatan

3
Proses/tahapan pelaksanaan kegiatan

4
Keluaran setiap tahapan

5
Penanggung jawab
6
Hubungan kerja dg Instansi terkait

7
Keterkaitan dalam hal

8
Tugas: 1. melaksanakan kearsipan, kerumahtanggaan, pengelolaan barang, kepegawaian, kehumasan, kepustakaan, efisiensi dan tatalaksana Dinas. Fungsi: a. penyusunan program Subbagian Umum; b. pengelolaan kearsipan; c. penyelenggaraan kerumahtanggaan Dinas; d. pengelolaan barang Dinas; e. pengelolaan Dinas; f. data kepegawaian
Pengelolaan naskah dinas
Naskah dinas terkelola dengan tertib dan baik
1. Menerima naskah dinas masuk dan konsep naskah dinas keluar
Naskah dinas masuk dan konsep naskah dinas keluar
Pengadministrasi Umum -
2. Mencatat naskah dinas masuk dan yang keluar
Catatan naskah dinas masuk dan keluar
3. Memberikan disposisi dan tanda tangan
Disposisi , Koreksi dan tanda tangan
Kepala Dinas -
penyiapan bahan mutasi pegawai Dinas; kesejahteraan pegawai
4. Mendistribusikan naskah dinas yang telah mendapat disposisi
Terdistribusinya naskah dinas
g. penyiapan Dinas;
h. penyiapan bahan pegawai Dinas; i. j.
pembinaan
5. Mengelompokan naskah dinas sesuai klasifikasinya
Klasifikasi naskah dinas
penyelenggaraan kehumasan Dinas; pengelolaan kepustakaan Dinas; efisiensi dan 6. Menyimpan naskah dinas sesuai ketentuan/pengelompokan Naskah dinas tersimpan dengan baik Pengadministrasi Umum dan program --
k. penyiapan bahan tatalaksana Dinas; l.
pelaksanaan evaluasi penyusunan laporan Subbagian Umum.
Subag umum- 1
BAGAN ALUR (FLOW CHART) STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PELAKSANAAN KEGIATAN Contoh Instansi Bidang / Bagian/Sekretariat Sub Bidang/Sub Bagian/Seksi : Dinas Pendapatan, Pengelolaan Keuangan Dan Aset : Sekretariat : Sub Bagian Umum
Pejabat Yang Bertanggung Jawab Tugas pokok dan Fungsi Kegiatan Target keluaran kegiatan
3
Proses / tahapan pelaksanaan kegiatan

4
Peng administrasi Umum

5
Peata usaha pimpinan

6
Ka Sub Bag Umum

7
Sekretaris
8
Kepala Dinas
9
Tugas: melaksanakan kearsipan, kerumahtanggaan, pengelolaan barang, kepegawaian, kehumasan, kepustakaan, efisiensi dan tatalaksana Dinas. Fungsi: a. penyusunan program Subbagian Umum; b. pengelolaan kearsipan; c. penyelenggaraan kerumahtanggaan Dinas; d. pengelolaan barang Dinas; e. pengelolaan data kepegawaian Dinas; f. penyiapan bahan mutasi pegawai Dinas; g. penyiapan kesejahteraan pegawai Dinas; h. penyiapan bahan pembinaan pegawai Dinas; i. penyelenggaraan kehumasan Dinas; j. pengelolaan kepustakaan Dinas; k. penyiapan bahan efisiensi dan tatalaksana Dinas; l. pelaksanaan evaluasi dan penyusunan laporan program Subbagian Umum.
1. Pengelolaan naskah dinas
Naskah dinas terkelola dengan tertib dan baik
1. Menerima naskah dinas masuk dan konsep naskah dinas keluar
2. Mencatat naskah dinas masuk dan yang keluar
3. Memberikan disposisi dan tanda tangan
4. Mendistribusikan naskah dinas yang telah mendapat disposisi 5. Mengelompokan naskah dinas sesuai klasifikasinya
6. Menyimpan naskah dinas sesuai ketentuan/ pengelompokan
Subag umum- 2
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PELAKSANAAN KEGIATAN Contoh Instansi/Dinas Bidang / Bagian/Sekretariat Sub Bidang/Sub Bagian/Seksi
1
: Dinas Pendapatan, Pengelolaan Keuangan Dan Aset : Sekretariat : Sub Bagian Umum
Kegiatan
2

3

4

5
Penanggung jawab
6

7

8
Tugas: 2. melaksanakan kearsipan, kerumahtanggaan, pengelolaan barang, kepegawaian, kehumasan, kepustakaan, efisiensi dan tatalaksana Dinas. Fungsi: a. penyusunan program Subbagian Umum; b. pengelolaan kearsipan; c. penyelenggaraan kerumahtanggaan Dinas; d. pengelolaan barang Dinas; e. pengelolaan data kepegawaian Dinas; f. penyiapan bahan mutasi pegawai Dinas; g. penyiapan kesejahteraan pegawai Dinas; h. penyiapan bahan pembinaan pegawai Dinas; i. penyelenggaraan kehumasan Dinas; j. pengelolaan kepustakaan Dinas; k. penyiapan bahan efisiensi dan tatalaksana Dinas; l. pelaksanaan evaluasi dan penyusunan laporan program Subbagian Umum.
Pengelolaan kearsipan
Arsip
1. Inventarisasi arsip
Kumpulan Arsip
Pe ngelola Arsip dan Bahan Pustaka Pe ngelola Arsip dan Bahan Pustaka
2. Pemilahan materi yang berupa arsip dan non arsip
Arsip Terpilah
3. Pemberkasan arsip
Berkas arsip
Pe ngelola Arsip dan Bahan Pustaka
4. Pendiskripsian arsip ke dalam kartu
Kartu deskripsi
5. Manouver kartu dan manouver berkas
Kumpulan kartu dan berkas
6. Penyusunan Daftar Pertelaan Arsip (DPA)
Daftar Pertelaan Arsip
7. Menyimpan arsip sesuai ketentuan
Arsip aktif in aktif
Subag umum- 3
BAGAN ALUR (FLOW CHART) STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PELAKSANAAN KEGIATAN Contoh Instansi Bidang / Bagian/Sekretariat Sub Bidang/Sub Bagian/Seksi : Dinas Pendapatan, Pengelolaan Keuangan Dan Aset : Sekretariat : Sub Bagian Umum
Pejabat Yang Bertanggung Jawab Tugas pokok dan Fungsi Kegiatan Target keluaran kegiatan Proses / tahapan pelaksanaan kegiatan Peng administrasi Umum
5
Pengelola Arsip dan Bahan Pustaka

6
Ka Sub Bag Umum

7
Sekretaris
8
Kepala Dinas
9
2. Pengelolaan kearsipan
Arsip
1.
Inventarisasi arsip
2. Pemilahan materi yang berupa arsip dan non arsip 3. Pemberkasan arsip
4. Pendiskripsian arsip ke dalam kartu
5. Manouver kartu dan manouver berkas
6. Penyusunan Daftar Pertelaan Arsip (DPA)
7. Menyimpan arsip sesuai ketentuan
Subag umum- 4
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PELAKSANAAN KEGIATAN Instansi Bidang / Bagian/Sekretariat Sub Bidang/Sub Bagian/Seksi
1
: DINAS PENDAPATAN, PENGELOLAAN KEUANGAN DAN ASET : Sekretariat : Sub Bagian Umum
Kegiatan
2

3

4

5
Penanggung jawab
6

7

8
Pemeliharaan arsip
Arsip
1. Membuat jadwal pemeliharaan (pembersihan dan perawatan) arsip 2. Melakukan pemilahan dan pencatatan tentang umurnya dan kondisi arsip 3. Melaporkan catatan arsip ke pimpinan (terutama yang keadaannya rusak dan berumur lebih dari 10 tahun) 4. Menyediakan alat alat keperluan untuk pembersihan dan perawatan 5. Melakukan pembersihan dan perawatan arsip
Jadwal
Ka. Sub bagian umum
Catatan arsip
Catatan arsip
Peralatan
Ka. Sub. Bagian Umum
Arsip
6. Menata kembali kerapian dan susunan arsip
Arsip
Subag umum- 5
BAGAN ALUR (FLOW CHART) STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PELAKSANAAN KEGIATAN Instansi Bidang / Bagian/Sekretariat Sub Bidang/Sub Bagian/Seksi : DINAS PENDAPATAN, PENGELOLAAN KEUANGAN DAN ASET : Sekretariat : Sub Bagian Umum
3

4

5

6
Ka Sub Bag Umum

7
Sekretaris
8
Kepala Dinas
9
3. Pengelolaan kearsipan
Arsip teratur
1. Membuat jadwal pemeliharaan (pembersihan dan perawatan) arsip
2. Melakukan pemilahan dan pencatatan tentang umurnya dan kondisi arsip 3. Melaporkan catatan arsip ke pimpinan (terutama yang keadaannya rusak dan berumur lebih dari 10 tahun) 4. Menyediakan alat alat keperluan untuk pembersihan dan perawatan
5. Melakukan pembersihan dan perawatan arsip
6. Menata kembali kerapian dan susunan arsip
Subag umum- 6
1
Kegiatan
2

3

4

5
Penanggung jawab
6

7

8
Perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana kearsipan
Sarana dan prasarana kearsipan
1.
Inventarisasi dan penilaian keberadaan arsip
Daftar inventarisasi dan penilaian
2.
Memperhitungkan kebutuhan sarana dan prasarana yang diperlukan secara cermat.
Catatan perhitungan
3.
Menyusun daftar usulan kebutuhan sarana dan prasarana serta jumlah biayanya. Menyempurnakan dan menyampaikan daftar usulan ke pimpinan.
Daftar usulan
4.
Daftar usulan
Kasubag umum
5.
Persetujuan daftar usulan kebutuhan sarpras pada RKA dan DPA
Daftar usulan
Kepala Dinas Pendapatan, Pengelolaan Keuangan Dan Aset Ka. Sub Bagian Umum
6.
Tindak lanjut recana pegadaan Sarpras
Rencana pengadaan
Subag umum- 7
3

4

5

6
Ka Sub Bag Umum

7
Sekretaris
8
Kepala Dinas
9
4. Perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana kearsipan
Sarana dan prasarana kearsipan
1.
Inventarisasi dan penilaian keberadaan arsip
2.
Memperhitungkan kebutuhan sarana dan prasarana yang diperlukan secara cermat. Menyusun daftar usulan kebutuhan sarana dan prasarana serta jumlah biayanya. Menyempurnakan dan menyampaikan daftar usulan ke pimpinan. Persetujuan daftar usulan kebutuhan sarpras pada RKA dan DPA Tindak lanjut recana pegadaan Sarpras
3.
4.
5.
6.
Subag umum- 8
1
Kegiatan
2

3

4

5
Penanggung jawab
6

7
Keterkaita n dalam hal

8
5.
Pengelolaan dan Pengadaan Barang
Barang inventaris
1. Meminta daftar kebutuhan barang masing masing Bidang 2. Menyusun rencana kebutuhan barang inventaris 3. Rapat internal 4. Pengadaan barang 5. Serah terima barang hasil pengadaan 6. Melaksanakan pendaftaran dan pencatatan BMD (Barang Milik Daerah) 7. Melaksanakan penyaluran barang sesuai kebutuhan ke masing masing Bidang 8. Melakukan pencatatan dan inventarisasi BMD yang berada dalam penguasaannya 9. Mengurus, mengamankan dan memelihara penggunaan BMD yang dalam pemakaian pada masing-masing Bagian dan atau Sub Bagian 10. Menyusun laporan barang kuasa pengguna semesteran dan tahunan
Rencana kebutuhan barang Daftar Rencana kebutuhan barang Kesepakatan Daftar kebutuihan barang masing masing Bidang Barang Berita acara serah terima barang
Kepala Sub Bagian umum Pengelola barang (Pengurus barang) Sekretaris Kasubag umum Kepala Dinas DPPKA Pengelola Barang (Penyimpan barang) Pengelola Barang (Penyimpan barang) Pengelola Barang (Penyimpan barang) Pengelola barang (Pengurus barang)
Pihak ketiga
penyedia
- Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP) - Keputusan Gubernur tentang status pengguna BMD Surat Perintah Pengeluaran Barang (SPPB) dan Berita Acara Serah Terima (BAST) barang Penatausahaan BMD berupa : Kartu Inventaris Ruangan (KIR), Kartu Inventaris Barang (KIB), dan Buku Inventais (BI) Daftar Pemeliharaan BMD (DPBMD) Berita Acara Stock Opname Barang persediaan
Laporan Barang Kuasa Pengguna Semesteran (LBKPS) dan Laporan Barang Kuasa Pengguna Tahunan (LBKPT)
Pengelola barang (Pengurus barang)
Subag umum- 9
BAGAN ALUR (FLOW CHART) STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PELAKSANAAN KEGIATAN Instansi Bidang / Bagian/Sekretariat Sub Bidang/Sub Bagian/Seksi
Tugas pokok dan Fungsi
1
Kegiatan
2

3

4
Pejabat Yang Bertanggung Jawab Pengelola Barang

5
Ka Sub Bag Umum

6
Sekretaris
7
Kepala Dinas
8
5. Pengelolaan barang
Tertib administrasi pengelolaan Barang Milik Daerah sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku
1.
Meminta daftar kebutuhan barang masing masing Bidang
2. Menyusun rencana kebutuhan barang inventaris 3. Rapat internal
4. Pengadaan barang
5. Serah terima barang hasil pengadaan
6. Melaksanakan pendaftaran dan pencatatan BMD (Barang Milik Daerah) 7. Melaksanakan penyaluran barang sesuai kebutuhan ke masing masing Bidang 8. Melakukan pencatatan dan inventarisasi BMD yang berada dalam penguasaannya 9. Mengurus, mengamankan dan memelihara penggunaan BMD yang dalam pemakaian pada masingmasing Bagian dan atau Sub Bagian 10. Menyusun laporan barang kuasa pengguna semesteran dan tahunan
Subag umum- 10
1
Kegiatan
2

3

4

5
Penanggung jawab
6

7

8
6.
Penyiapan bahan penilaian dan penghapusan barang
Data BMD yang akan di nilai dan di hapus
1. Menyusun dan mengkompilasi data BMD yang ada dalam penguasaannya 2. Menginventarisir BMD yang akan dinilai Dan dihapus
Kompilasi data BMD
Pengelola Barang (Penyimpan barang)
Data BMD yang akan dinilai dan dihapus
3. Mengklasifikasikan dan menilai barang yang rusak berat dan tidak dapat dipergunakan atau barang yang berlebih untuk dihapuskan 4. Membuat usulan penghapusan BMD berdasarkan hasil penilaian kepada Pengelola Barang lewat Kepala DPPKA selaku pembantu pengelola barang 5. Finalisasi usulan penghapusan BMD 6. Tindak lanjut usulan pengapusan BMD ke DPPKA
Hasil klasifikasi dan penilaian BMD
Draf Usulan penghapusan BMD
DPPKA
Penilai
Usulan penghapusan BMD SK Gubernur
Kepala Dinas
DPPKA
Penghapusan
Subag umum- 11
1
Kegiatan
2

3

4

5
Ka Sub Bag Umum

6
Sekretaris
7
Kepala Dinas
8
6. Penyiapan bahan penilaian dan penghapusan barang
Data BMD yang akan di nilai dan di hapus
1. Menyusun dan mengkompilasi data BMD yang ada dalam penguasaannya 2. Menginventarisir BMD yang akan dinilai Dan dihapus
3. Mengklasifikasikan dan menilai barang yang rusak berat dan tidak dapat dipergunakan atau barang yang berlebih untuk dihapuskan 4. Membuat usulan penghapusan BMD berdasarkan hasil penilaian kepada Pengelola Barang lewat Kepala DPPKA selaku pembantu pengelola barang 5. Finalisasi usulan penghapusan BMD
6. Tindak lanjut usulan pengapusan BMD ke DPPKA
Subag umum- 12
1
Kegiatan
2

3

4

5
Penanggung jawab
6

7

8
7. Penyusunan laporan pengguna barang bulanan, semesteran, dan tahunan
Laporan pengguna barang bulanan , Semesteran dan Tahunan
1. Menyusun laporan bulanan, Laporan Pengguna Barang Semesteran dan Laporan Pengguna barang Tahunan
Draf laporan bulanan, Laporan Pengguna Barang Semesteran dan Laporan Pengguna barang Tahunan
Pengelola Barang,
DPPKA
Koordinasi dan Konsultasi
2. Mencermati Laporan Pengguna Barang Semesteran dan Laporan Pengguna Barang Tahunan
Kebenaran Laporan Pengguna Barang Semesteran dan Laporan Pengguna Barang Tahunan
Kepala Sub Bag, Umum
3. Mengkompilasikan Laporan Pengguna Barang Semesteran dan Laporan Pengguna Barang Tahunan
Kebenaran Laporan Pengguna Barang Semesteran dan Laporan Pengguna Barang Tahunan
Pengelola Barang
4. Finalisasi Laporan Pengguna Barang Semesteran dan Laporan Pengguna Barang Tahunan
Laporan Pengguna Barang Semesteran dan Laporan Pengguna Barang Tahunan
Kepala Dinas Pendapatan, Pengelolaan Keuangan Dan Aset
5. Menyampaikan Laporan Pengguna Barang Semesteran dan Laporan Pengguna Barang Tahunan ke DPPKA
Laporan Pengguna Barang Semesteran dan Laporan Pengguna Barang Tahunan
Pengelola Barang
DPPKA
Laporan
Subag umum- 13
1
Kegiatan
2

3

4

5
Ka Sub Bag Umum

6
Sekretaris
7
Kepala Dinas
8
7. Penyusunan laporan pengguna barang bulanan, semesteran, dan tahunan
Laporan pengguna barang bulanan , Semesteran dan Tahunan
1. Menyusun laporan bulanan, Laporan Pengguna Barang Semesteran dan Laporan Pengguna barang Tahunan
2. Mencermati Laporan Pengguna Barang Semesteran dan Laporan Pengguna Barang Tahunan
3. Mengkompilasikan Laporan Pengguna Barang Semesteran dan Laporan Pengguna Barang Tahunan
4. Finalisasi Laporan Pengguna Barang Semesteran dan Laporan Pengguna Barang Tahunan
5. Menyampaikan Laporan Pengguna Barang Semesteran dan Laporan Pengguna Barang Tahunan ke DPPKA
Subag umum- 14
1
Kegiatan
2

3

4

5
Penanggung jawab
6

7

8
8.
Penyusunan neraca aset
Neraca aset
1.
Menyusun daftar aset yang akan dinilai
Daftar aset
Pengelola barang Akutansi
2.
Melakukan penilaian asset berdasarkan : -Tahun Pembelian -Keadaan Barang -Harga pasar -Harga Perolehan Memasukkan nilai aset kedalam neraca
Dafatr nilai barang
DPPKA
Koordinasi dan Konsultasi
3.
Neraca aset
4.
Finalisasi neraca asset
Neraca aset
Kepala Dinas Pendapatan, Pengelolaan Keuangan Dan Aset Pengelola barang Akutansi
5.
Menyampaikan neraca aset
Neraca aset
DPPKA
Pengiriman laporan
Subag umum- 15
1
Kegiatan
2

3

4
Pejabat Yang Bertanggung Jawab Akutansi

5
Pengelola Barang
6
Ka Sub Bag Umum

7
Sekretaris
8
Kepala Dinas
9
8. Penyusunan neraca aset
Neraca aset
1.
Menyusun daftar aset yang akan dinilai
2.
Melakukan penilaian asset berdasarkan : Tahun Pembelian Keadaan Barang Harga pasar Harga perolehan Memasukkan nilai aset kedalam neraca
3.
4.
Finalisasi laporan neraca asset
5.
Menyampaikan laporan neraca asset
Subag umum- 16
1
Kegiatan
2

3

4

5
Penanggung jawab
6

7

8
9.
Pemeliharaan kebersihan dan kenyamanan kantor
Kantor terpelihara dengan baik
1.
Menyusun jadwal pemeliharaan kebersihan dan keyamanan kantor Mengatur dan menata sarana dan prasarana tempat kerja Membersihkan sarana dan prasarana kerja
Jadwal
Kasubag umum
2.
Sarana dan prasarana kerja tertata dengan baik Kebersihan sarana dan prasarana tempat kerja
Pramu kantor
3.
Pramu kantor
4.
Memelihara dan merawat sarana dan prasarana kerja
Sarana dan Prasarana Kerja terpelihara dengan baik Kesepakatan upaya kenyamanan kantor Daftar kebutuhan
Pramu kantor
5.
Rapat koordinasi internal
Sekretaris
6.
Menyusun kebutuhan sarana kebersihan dan kenyamanan kantor untuk diajukan kepada pimpinan Melaksanakan kebersihan setiap hari kerja kantor
Kasubag umum
7.
Pelaksanaan kebersihan
Pramu kantor
Subag umum- 17
1
Kegiatan
2

3

4
Pejabat Yang Bertanggung Jawab Pramu Kantor

5
Ka Sub Bag Umum

6
Sekretaris
7
Kepala Dinas
8
9. Pemeliharaan kebersihan dan kenyamanan kantor
Kantor terpelihara dengan baik
1.
Menyusun jadwal pemeliharaan kebersihan dan keyamanan kantor Mengatur dan menata sarana dan prasarana tempat kerja
2.
3.
Membersihkan sarana dan prasarana kerja
4.
Memelihara dan merawat sarana dan prasarana kerja
5.
Rapat koordinasi internal
6.
Menyusun kebutuhan sarana kebersihan dan kenyamanan kantor untuk diajukan kepada pimpinan Melaksanakan kebersihan setiap hari kerja kantor
7.
Subag umum- 18
1
Kegiatan
2

3

4

5
Penanggung jawab
6

7

8
10. Pelayanan kendaraan dinas
Kendaraan dinas siap pakai
1.
Membersihkan kendaraan dinas sebelum operasional Mengecek kondisi kendaraan
Kendaraan siap pakai
pengemudi
2.
Kondisi kendaraan siap pakai Laporan
pengemudi
3.
Membuat laporan permintaan service Mengadakan service kendaraan
Pengemudi
4.
Keadaan terpelihara dengan baik Laporan
Pengelola barang
DPPKA
Konsultasi
5.
Membuat laporan permintaan perbaikan kerusakan kendaraan dinas Memperbaiki kendaraan yang rusak Membuat laporan perpanjangan STNK dan urusan surat lainnya Melaksanakan perpanjangan STNK dan urusan surat lainnya
Pengemudi
6.
Kendaraan dalam keadaan baik Laporan
Pengelola barang
DPPKA
Konsultasi
7.
Pengemudi
8.
STNK
Pengemudi
Samsat
STNK
Subag umum- 19
1
Kegiatan
2

3

4
Pejabat Yang Bertanggung Jawab Pengemudi

5
Pengelola barang
6
Ka Sub Bag Umum

7
Sekretaris
8
Kepala Dinas
9
10. Pelayanan kendaraan dinas
Kendaraan dinas siap pakai
1.
Membersihkan kendaraan dinas sebelum operasional Mengecek kondisi kendaraan
2.
3.
Membuat laporan permintaan service
4.
Mengadakan service kendaraan
5.
6.
Membuat laporan permintaan perbaikan kerusakan kendaraan dinas Memperbaiki kendaraan yang rusak
7.
Membuat laporan perpanjangan STNK dan urusan surat lainnya Melaksanakan perpanjangan STNK dan urusan surat lainnya
8.
Subag umum- 20
1
Kegiatan
2

3

4

5
Penanggung jawab
6

7

8
11.
Pelayanan akomodasi pertemuan internal
Kelancaran pertemuan
1.
Mencatat hari, tanggal pelaksanaan rapat/pertemuan, tempat, acara, peserta rapat yang diundang dan penyelenggara rapat. Mencatat pada papan pengumuman Menyiapkan ruang pertemuan dan fasilitas lainnya (LCD, Papan tulis, materi).
Data pelaksanaan
Kasubag umum
2.
Catatan pada papan pengumuman Kelengkapan pertemuan
Pengadministrasi umum Pramu kantor
3.
4.
Menyiapkan daftar hadir dan administrasi laiannya
Kesiapan administrasi
Pengadministrasi umum
5.
Menyiapkan hidangan hadir
Tersedianya hidangan
Pramu kantor
6.
Membuat notulen rapat/pertemuan
Notulen rapat
Kasubag umum
Subag umum- 21
1
Pejabat Yang Bertanggung Jawab Kegiatan
2

3

4
Pramu Kantor
5

6
Ka Sub Bag Umum

7
Sekretaris
8
Kepala Dinas
9
11. Pelayanan akomodasi pertemuan internal
Kelancaran pertemuan
1.
Mencatat hari, tanggal pelaksanaan rapat/pertemuan, tempat, acara, peserta rapat yang diundang dan penyelenggara rapat. Mencatat pada papan pengumuman
2.
3.
Menyiapkan ruang pertemuan dan fasilitas lainnya (LCD, Papan tulis, materi).
4.
Menyiapkan daftar hadir dan administrasi laiannya
5.
Menyiapkan hidangan hadir
6.
Membuat notulen rapat/pertemuan
Subag umum- 22
1
Kegiatan
2

3

4

5
Penanggung jawab
6

7

8
12. Pelayanan tamu
Terlaksananya pelayanan tamu
1.
Menerima dan mencatat hari, tanggal pelaksanaan kunjungan tamu, maksud dan tujuan kunjungan
Catatan kedatangan tamu
Penata usaha pimpinan
2.
Menyampaikan informasi kunjungan tamu kepada pimpinan
Terinformasikannya kunjungan tamu
3.
Menyiapkan akomodasi tamu termasuk buku tamu
Kesiapan penyambutan tamu
4.
Menerima kedatangan/ kunjungan tamu
Tamu diterima
Kepala Dinas t
Subag umum- 23
1
2

3

4

5

6
Ka Sub Bag Umum

7
Sekretaris
8
Kepala Dinas
9
12. Pelayanan tamu
Terlaksananya pelayanan tamu
1.
Menerima dan mencatat hari, tanggal pelaksanaan kunjungan tamu, maksud dan tujuan kunjungan
2.
Menyampaikan informasi kunjungan tamu kepada pimpinan
3.
Menyiapkan akomodasi tamu termasuk buku tamu
4.
Menerima kedatangan/ kunjungan tamu
Subag umum- 24
1
Kegiatan
2

3

4

5
Penanggung jawab
6

7

8
13. Pengelolaan data kepegawaian
( Buku Penjagaan kenaikan pangkat,data nominatif, DUK) Penyimpanan Hard Copy pengiriman dokumen
1.
Menyiapkan file pegawai sebagai bahan untuk entry data ke SIMPEG
Data pegawai yang belum masuk ke Data SIMPEG
Pengadministrasi Kepegawaian
BKD Provinsi DIY
Fasilitasi program SIMPEG
2.
Entry data pegawai ke dalam program SIMPEG apabila terjadi perubahan data pegawai (Kenaikan pangkat, KGB, Mutasi, Daftar Riwayat Hidup, dsb)
Entry data kepegawaian
BKD Provinsi DIY
Fasilitasi program SIMPEG
3.
Menyusun penjagaan -Pensiun -Kenaikan pangkat -Gaji berkala -Usulan Satya Lencana
Buku Penjagaan
BKD
Koordinasi dan konsultasi
Subag umum- 25
3

4
Penyiap fasilitasi pengembangan kinerja pegawai

5
Peng administrasi kepegawaian

6
Ka Sub Bag Umum

7
Sekretaris
8
Kepala Dinas
9
13. Pengelolaan data kepegawaian
( Buku Penjagaan kenaikan pangkat,data nominatif, DUK) Penyimpanan Hard Copy pengiriman dokumen
1.
Menyiapkan file pegawai sebagai bahan untuk entry data ke SIMPEG
2.
Entry data pegawai ke dalam program SIMPEG apabila terjadi perubahan data pegawai (Kenaikan pangkat, KGB, Mutasi, Daftar Riwayat Hidup, dsb)
3.
Menyusun penjagaan Pensiun Kenaikan pangkat Gaji berkala Usulan Satya Lencana
Subag umum- 26
1
Kegiatan
2

3

4

5
Penanggung jawab
6

7

8
14. Penyiapan bahan perencanaan kebutuhan pegawai
Daftar kebutuhan pegawai
1. Mengumpulkan data kebutuhanpegawai
Data kebutuhan pegawai
2. Menyusun rencana kebutuhan pegawai sesuai ketentuan yang telah ditetapkan (formasi, klasifikasi pendidikan, jenis kelamin) 3. Membuat draft surat usulan kebutuhan pegawai
Rencana kebutuhan pegawai
Kasubag umum
Draft surat usulan kebutuhan pegawai
4. Finalisasi surat usulan kebutuhan pegawai
Surat usulan kebutuhan pegawai
Kepala Dinas
5. Mengirim surat usulan kebutuhan pegawai
Terkirimnya surat usulan kebutuhan pegawai
Pengadministrasi Umum
BKD
Proses tindak lanjut
6. Menyimpan surat usulan kebutuhan pegawai
Arsip usulan kebutuhan pegawai
Subag umum- 27
3

4
Penyiap fasilitasi pengembangan kinerja pegawai

5

6
Ka Sub Bag Umum

7
Sekretaris
8
Kepala Dinas
9
14. Penyiapan bahan perencanaan kebutuhan pegawai
Daftar kebutuhan pegawai
1. Mengumpulkan data kebutuhanpegawai
2. Menyusun rencana kebutuhan pegawai sesuai ketentuan yang telah ditetapkan (formasi, klasifikasi pendidikan, jenis kelamin) 3. Membuat draft surat usulan kebutuhan pegawai
4. Finalisasi surat usulan kebutuhan pegawai
5. Mengirim surat usulan kebutuhan pegawai
7. Menyimpan surat usulan kebutuhan pegawai
Subag umum- 28
1
Kegiatan
2

3

4

5
Penanggung jawab
6

7

8
15. Penyiapan bahan usulan mutasi dan promosi jabatan
Usulan mutasi dan promosi jabatan
1. Menyiapkan data PNS yang telah memenuhi syarat untuk mutasi, promosi
Data pegawai untuk usulan promosi jabatan
Pengadministrasi kepegawaian
2. Menyiapkan data formasi jabatan
Formasi jabatan
3. Menyusun draf usulan mutasi, promosi
Draf usulan mutasi, promosi
Kasubag umum
4. Finalisasi persetujuan pimpinan
Persetujuan usulan promosi
Kepala Dinas
5. Mengirimkan surat usulan mutasi promosi ke BKD
Surat usulan promosi ke BKD
Caraka
BKD
Subag umum- 29
1
2

3

4
caraka
5

6
Ka Sub Bag Umum

7
Sekretaris
8
Kepala Dinas
9
15. Penyiapan bahan usulan mutasi promosi jabatan
Usulan mutasi promosi jabatan
1.
Menyiapkan data PNS yang telah memenuhi syarat untuk mutasi, promosi
2. Menyiapkan data formasi jabatan
3. Menyusun draf usulan mutasi, promosi
4. Finalisasi persetujuan pimpinan
5. Mengirimkan surat usulan mutasi promosi ke BKD
Subag umum- 30
1
Kegiatan
2

3

4

5
Penanggung jawab
6

7

8
16. Penyiapan bahan usulan kenaikan pangkat, gaji berkala
SK Kenaikan Pangkat, Gaji berkala
1. Membuat penjagaan Kenaikan Pangkat dan gaji berkala
Data penjagaan Kenaikan Pangkat, gaji berkala Kumpulan bahan , berkas
2. Meneliti dan menyiapkan berkas-berkas sebagai syarat kenaikan pangkat, gaji berkala
3. Membuat surat usulan kenaikan pangkat , gaji berkala
Draf Surat usulan
Ka subag umum
4. Finalisasi surat usulan kenaikan pangkat , gaji berkala dan lampirannya ke Kepala Dinas Pendapatan, Pengelolaan Keuangan Dan Aset 5. Menyusun kelengkapan usulan kenaikan pangkat , gaji berkala
Surat usulan
Susunan usulan kenaikan pangkat, gaji berkala Surat usulan kenaikan pangkat, gaji berkala
6. Mengirimkan surat usulan kenaikan pangkat , gaji berkala dan lampirannya 7. Pengarsipan
Caraka
- BKD - DPPKA
Penetapan
Arsip
Subag umum- 31
1
2

3

4
caraka
5

6
Ka Sub Bag Umum

7
Sekretaris
8
Kepala Dinas
9
16. Penyiapan bahan usulan kenaikan pangkat, gaji berkala
SK Kenaikan Pangkat, Gaji berkala
1. Membuat penjagaan Kenaikan Pangkat dan gaji berkala 2. Meneliti dan menyiapkan berkas-berkas sebagai syarat kenaikan pangkat, gaji berkala 3. Membuat surat usulan kenaikan pangkat , gaji berkala 4. Finalisasi surat usulan kenaikan pangkat , gaji berkala dan lampirannya ke Kepala Dinas Pendapatan, Pengelolaan Keuangan Dan Aset 5. Menyusun kelengkapan usulan kenaikan pangkat , gaji berkala 6. Mengirimkan surat usulan kenaikan pangkat , gaji berkala dan lampirannya 7. Pengarsipan
Subag umum- 32
1
Kegiatan
2

3

4

5
Penanggung jawab
6

7

8
17. Penyiapan bahan pensiun dan pemberhentian pegawai
Usulan pensiun dan pemberhentian
1. Membuat penjagaan calon pensiun
Data penjagaan calon pensiun Data nominatif calon pensiun Usulan Calon Pensiun
Pengadministrasi kepegawaian Pengadministrasi kepegawaian Caraka
2. Membuat data nominatif calon pensiun 3. Menyampaikan data nominatif calon pensiun ke BKD Provinsi DIY 4. Menyampaikan DPCP kepada PNS calon pensiun untuk mengisi dan melengkapi persyaratan untuk pensiun 5. Meneliti kelengkapan persyaratan calon pensiun 6. Membuat surat pengantar pengiriman kelengkapan data PNS calon pensiun 7. Finalisasi surat pengantar
BKD Provinsi DIY
Proses tindak lanjut -
Blanko. yang harus diisi oleh calon pensiun
Kelengkapan persyaratan calon pensiun Draft surat pengantar pengiriman kelengkapan data PNS calon pensiun Surat Pengantar
Pengadministrasi kepegawaian Kasubag umum
Kepala Dinas
8. Mengirimkan surat pengantar ke BKD
Surat pengantar
Caraka
BKD
9. Pengarsipan
Arsip
Subag umum- 33
1
2

3

4
caraka
5

6
Ka Sub Bag Umum

7
Sekretaris
8
Kepala Dinas
9
17. Penyiapan bahan pensiun dan atau pemberhentian pegawai
Usulan pensiun dan atau pemberhentian
1. Membuat penjagaan calon pensiun 2. Membuat data nominatif calon pensiun 3. Menyampaikan data nominatif calon pensiun ke BKD Provinsi DIY 4. Menyampaikan DPCP kepada PNS calon pensiun untuk mengisi dan melengkapi persyaratan untuk pensiun 5. Meneliti kelengkapan persyaratan calon pensiun 6. Membuat surat pengantar pengiriman kelengkapan data PNS calon pensiun 7. Finalisasi surat pengantar
8. Mengirimkan surat pengantar ke BKD 9. Pengarsipan
Subag umum- 34
1
Kegiatan
2

3

4

5
Penanggung jawab
6

7

8
18. Penyiapan bahan pemberian tanda kehormatan dan atau penghargaan
Tanda kehormatan dan atau penghargaan
1.
Menginventarisir/menyiapkan nama PNS yang berhak untuk menerima tanda kehormatan/penghargaan dengan mempertimbangkan masa kerja dan prestasi kerja Menyusun daftar usulan nama PNS yang berhak untuk menerima tanda kehormatan/penghargaan
Kumpulan data/bahan
2.
Daftar usulan nama PNS yang berhak untuk menerima tanda kehormatan/pengharga an Persetujuan usulan nama PNS yang berhak untuk menerima tanda kehormatan/pengharga an Kelengkapan persyaratan
Kasubag Umum
3.
Persetujuan daftar usulan
4.
Meneliti kembali kelengkapan persyaratan dan menyusun berkas usulan untuk dikirim Mengirimkan daftar usulan PNS yang berhak untuk menerima tanda kehormatan/ penghargaan
Kasubag Umum
5.
Usulan PNS yang berhak untuk menerima tanda kehormatan/ penghargaan
Caraka
BKD Provinsi DIY
Subag umum- 35
1
2

3

4
caraka
5

6
Ka Sub Bag Umum

7
Sekretaris
8
Kepala Dinas
9
18. Penyiapan bahan pemberian tanda kehormatan dan atau penghargaan
Usulan tanda kehormatan dan atau penghargaan
1.
Menginventarisir/menyiapk an nama PNS yang berhak untuk menerima tanda kehormatan/ penghargaan dengan mempertimbangkan masa kerja dan prestasi kerja Menyusun daftar usulan nama PNS yang berhak untuk menerima tanda kehormatan/penghargaan
2.
3.
Persetujuan daftar usulan
4.
Meneliti kembali kelengkapan persyaratan dan menyusun berkas usulan untuk dikirim Mengirimkan daftar usulan PNS yang berhak untuk menerima tanda kehormatan/ penghargaan
5.
Subag umum- 36
1
Kegiatan
2

3

4

5
Penanggung jawab
6

7

8
19. Penyiapan bahan usulan pengurusan Taperum, Askes, Taspen
Kartu ASKES, TAPERUM dan TASPEN
1. Mengambil blanko dan persyaratan ke PT ASKES / PT TASPEN untuk disampaikan kepada PNS yang belum memiliki KARTU 2. Mengumpulkan blanko yang telah diisi
Blangko isian
PT ASKES
Tempat pengambilan blangko
Blangko yang sudah diisi, data kepegawaian
3. Meneliti data yang mengajukan permohonan yang sudah diisi untuk diteliti kebenaran pengisiannya 4. Menyusun berkas masing masing pegawai yang mengusulkan 5. Finalisasi surat pengantar permohonan
Validasi data
Berkas
Surat pengantar
6. Mengirimkan permohonan ke PT ASKES/PT TASPEN
Berkas permohonan Usulan Kartu ASKES/TASPEN Arsip
Kepala Dinas Pendapatan, Pengelolaan Keuangan Dan Aset Caraka
PT ASKES / PT TASPEN
Penerbitan Kartu ASKES / TASPEN -
7. Pengarsipan
Subag umum- 37
1
2

3

4
caraka
5

6
Ka Sub Bag Umum

7
Sekretaris
8
Kepala Dinas
9
19. Penyiapan bahan usulan pengurusan Taperum, Askes, Taspen
Kartu ASKES, TAPERUM dan TASPEN
1. Mengambil blanko dan persyaratan ke PT ASKES / PT TASPEN untuk disampaikan kepada PNS yang belum memiliki KARTU 2. Mengumpulkan blanko yang telah diisi
3. Meneliti data yang mengajukan permohonan yang sudah diisi untuk diteliti kebenaran pengisiannya 4. Menyusun berkas masing masing pegawai yang mengusulkan 5. Finalisasi surat pengantar permohonan 6. Mengirimkan permohonan ke PT ASKES/PT TASPEN
7. Pengarsipan
Subag umum- 38
1
Kegiatan
2

3

4

5
Penanggung jawab
6

7

8
20. Penyiapan bahan usulan pengurusan Kartu Pegawai, Kartu Suami, Istri dan bentuk kesejahteraan lainnya
KARPEG, KARSU, KARIS
1. Menyiapkan usul dan persyaratan kelengkapan untuk memperoleh KARPEG, KARSU, KARIS 2. Membuat surat usulan permohonan
Kelengkapan persyaratan
Draf surat permohonan
3. Meneliti kelengkapan persyaratan
Kelengkapan persyaratan
Ka Subbag Umum
4. Legalisasi usulan permohonan KARPEG, KARSU, KARIS ke BKD Provinsi DIY
Surat permohonan
Kepala Dinas Pendapatan, Pengelolaan Keuangan Dan Aset caraka
5. Mengirimkan berkas permohonan ke BKD
Terkirimnya berkas
BKD
6. Pengarsipan
Arsip
Subag umum- 39
1
2

3

4
caraka
5

6
Ka Sub Bag Umum

7
Sekretaris
8
Kepala Dinas
9
20. Penyiapan bahan usulan pengurusan Kartu Pegawai, Kartu Suami, Istri dan bentuk kesejahteraan lainnya
KARPEG, KARSU, KARIS
1. Menyiapkan usul dan persyaratan kelengkapan untuk memperoleh KARPEG, KARSU, KARIS 2. Membuat surat usulan permohonan
3. Meneliti kelengkapan persyaratan
4. Legalisasi usulan permohonan KARPEG, KARSU, KARIS ke BKD Provinsi DIY 5. Mengirimkan berkas permohonan ke BKD
6. Pengarsipan
Subag umum- 40
1
Kegiatan
2

3

4

5
Penanggung jawab
6

7

8
21. Penyusunan daftar penilaian kinerja pegawai
Daftar hasil penilaian kinerja pegawai
1. Menyampaikan format isian penilaian kinerja pegawai kepada para pejabat struktural
Format isian
2. Mengkompilasi, mengentry dan meneliti hasil isian penilaian kinerja pegawai dengan data presensi 3. Rekapitulasi Hasil Penilaian Kinerja Pegawai
Data penilaian kinerja pegawai
Data rekapitulasi
Draft daftar penilaian kinerja pegawai
Kasubag umum
5. Finalisasi hasil penilaian kinerja pegawai
Daftar penilaian kinerja pegawai
Kepala Dinas
6. Menyampaikan Hasil Penilaian Kinerja ke BKD Provinsi DIY
Daftar Hasil Penilaian Kinerja
Caraka
BKD Provinsi DIY
Subag umum- 41
3

4
caraka
5

6
Ka Sub Bag Umum

7
Sekretaris
8
Kepala Dinas
9
Daftar hasil penilaian kinerja pegawai
1. Menyampaikan format isian penilaian kinerja pegawai kepada para pejabat struktural 2. Mengkompilasi, mengentry dan meneliti hasil isian penilaian kinerja pegawai dengan data presensi 3. Rekapitulasi Hasil Penilaian Kinerja Pegawai
5. Finalisasi hasil penilaian kinerja pegawai
6. Menyampaikan Hasil Penilaian Kinerja ke BKD Provinsi DIY
Subag umum- 42
1
Kegiatan
2

3

4

5
Penanggung jawab
6

7

8
22. Pelaksanaan penilaian kinerja DP3, usulan pegembangan dan pembinaan SDM
Daftar hasil penilaian kinerja DP3
1. Menyampaikan bahan penilaian (DP3 tahun yang lalu dan blangko isian) untuk pertimbangan bahan penilaian 2. Mengentry hasil penilaian DP3 ke format yang telah ditentukan
Bahan penilaian dan blanko
Kumpulan Data penilaian
Penyiap fasilitasi pengembangan kinerja pegawai Pengadministrasi kepegawaian
3. Menyampaikan DP3 kepada atasan langsung masing masing pegawai untuk ditandatangani atasannya secara berjenjang 4. Menyampaikan DP3 kepada masing-masing PNS untuk disetujui dan ditandatangani 5. Menyampaikan DP3 kepada atasan Pejabat Penilai untuk dimintakan tanda tangah secara berjenjang 6. Pengarsipan
DP3
Persetujuan PNS
DP3 telah ditandatangani
Arsip
Subag umum- 43
Pejabat Yang Bertanggung Jawab Tugas pokok dan Fungsi Kegiatan Target keluaran kegiatan Proses / tahapan pelaksanaan kegiatan Peng administrasi ke pegawaian
5
Penyiap fasilitasi pengembang an kinerja pegawai

6
Ka Sub Bag Umum

7
Sekretaris
Kepala Dinas
9
22. Penilaian kinerja DP3, usulan pegembangan dan pembinaan SDM
Hasil penilaian kinerja DP3
1. Menyampaikan bahan penilaian (DP3 tahun yang lalu dan blangko isian) untuk pertimbangan bahan penilaian 2. Mengentry hasil penilaian DP3 ke format yang telah ditentukan 3. Menyampaikan DP3 kepada atasan langsung masing masing pegawai untuk ditandatangani atasannya secara berjenjang 4. Menyampaikan DP3 kepada masing-masing PNS untuk disetujui dan ditandatangani 5. Menyampaikan DP3 kepada atasan Pejabat Penilai untuk dimintakan tanda tangah secara berjenjang 6. Pengarsipan
Subag umum- 44
1
Kegiatan
2

3

4

5
Penanggung jawab
6

7

8
23. Penyiapan bahan pemberian sanksi pegawai
1. Hukuman disiplin ringan
- Tegoran lisan, - Tegoran tertulis - Pernyataan tidak puas secara tertulis
Hasil tegoran lisan dibuat secara tertulis, Surat tegoran secara tertulis serta Surat Pernyataan tidak puas secara tertulis
Kasubag Umum (eselon IV) Sekretaris (eselon III) Kepala Dinas Pendapatan, Pengelolaan Keuangan Dan Aset (Eselon II)
BKD Provinsi DIY
Penyampaia n tembusan
2. Hukuman disiplin sedang
- Penundaan kenaikan pangkat berkala selama 1 (satu) tahun. - Penundaan kenaikan pangkat selama 1 (satu) tahun
Surat keputusan Penundaan Kenaikan pangkat
Kasubag Umum (eselon IV) Sekretaris (eselon III) Kepala Dinas Pendapatan, Pengelolaan Keuangan Dan Aset (Eselon II)
BKD Provinsi DIY
Penyampaia n tembusan
Subag umum- 45
BAGAN ALUR (FLOW CHART) STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PELAKSANAAN KEGIATAN Instansi
Bidang / Bagian/Sekretariat Sub Bidang/Sub Bagian/Seksi
: DINAS PENDAPATAN, PENGELOLAAN KEUANGAN DAN ASET

: Sekretariat : Sub Bagian Umum Target keluaran kegiatan
3
Kegiatan
Pejabat Fungsional Umum Golongan Ruang I/a I/d II/a II/b II/c III/b III/c III/d
Pejabat Fungsional Tertentu Pelaksan a dan Pelaksan a Pemula

9
Pertama dan Pelaksana Lanjutan

10
Muda dan Penyeli a

11
Pejabat Yang Bertanggung Jawab KaSub Bag Sekreta Inspek Umum ris tur (eselon IV) (Eselon (Eselon III) II)
13 14 15
Tugas: 23. Penyiapan melaksanakan kearsipan, bahan kerumahtanggaan, pengelolaan pemberian barang, kepegawaian, kehumasan, sanksi kepustakaan, efisiensi dan pegawai tatalaksana Dinas. Fungsi: a. penyusunan program Subbagian Umum; b. pengelolaan kearsipan; c. penyelenggaraan kerumahtanggaan Dinas; d. pengelolaan barang Dinas; e. pengelolaan data kepegawaian Dinas; f. penyiapan bahan mutasi pegawai Dinas; g. penyiapan kesejahteraan pegawai Dinas; h. penyiapan bahan pembinaan pegawai Dinas; i. penyelenggaraan kehumasan Dinas; j. pengelolaan kepustakaan Dinas; k. penyiapan bahan efisiensi dan tatalaksana Dinas; l. pelaksanaan evaluasi dan penyusunan laporan program Subbagian Umum.
1. Hukuma n disiplin ringan
- Tegoran lisan, - Tegoran tertulis - Pernyataan tidak puas secara tertulis
2. Hukuma n disiplin sedang
- Penundaan kenaikan gaji berkala selama 1 (satu) tahun. - Penundaan kenaikan pangkat selama 1 (satu) tahun - Penurunan pangkat setingkat lebih rendah selama 1 (satu) tahun
Subag umum- 46
1
Kegiatan
2

3

4

5
Penanggung jawab
6

7

8
24. Pegelolaan kepustakaan
Perpustakaan Dinas terkelola dengan baik
1. Menginventarisasi kebutuhan buku dari masing-masing Sub Bagian 2. Pengadaan buku-buku dengan melihat kecukupan dana yang tersedia 3. Mengklasifikasi buku sesuai dengan judulnya
Data kebutuhan buku
Pengelola perpustakaan
Buku-buku
Kasubag umum
Klasifikasi buku
4. Memberikan nomor kode pada buku
Nomor kode buku
5. Menata buku-buku sesuai dengan klasifikasinya
Buku-buku tertata dengan rapi
6. Melayani peminjaman buku
PNS yang terlayani
7. Mencatat peminjam buku dengan mencantumkan tanggal peminjaman dan nama peminjam 8. Perawatan buku kepustakaan
Kartu pinjaman
Keawetan buku
Subag umum- 47
3

4
Pengelola Arsip dan bahan pustaka

6
Ka Sub Bag Umum

7
Sekretaris
8
Kepala Dinas
9
24. Pegelolaan kepustakaan
Perpustakaan Dinas terkelola dengan baik
1. Menginventarisasi kebutuhan buku dari masing-masing Sub Bagian 2. Pengadaan buku-buku dengan melihat kecukupan dana yang tersedia 3. Mengklasifikasi buku sesuai dengan judulnya
4. Memberikan nomor kode pada buku
5. Menata buku-buku sesuai dengan klasifikasinya
6. Melayani peminjaman buku
7. Mencatat peminjam buku dengan mencantumkan tanggal peminjaman dan nama peminjam 8. Perawatan buku kepustakaan
Subag umum- 48
Subag umum- 49

Sop

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Sop

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PELAKSANAAN KEGIATAN Contoh Instansi/Dinas Bidang / Bagian/Sekretariat Sub Bidang/Sub Bagian/Seksi

Tugas pokok dan fungsi

Target keluaran kegiatan

Proses/tahapan pelaksanaan kegiatan

Keluaran setiap tahapan

Hubungan kerja dg Instansi terkait

Keterkaitan dalam hal

Pengelolaan naskah dinas

Naskah dinas terkelola dengan tertib dan baik

1. Menerima naskah dinas masuk dan konsep naskah dinas keluar

Naskah dinas masuk dan konsep naskah dinas keluar

2. Mencatat naskah dinas masuk dan yang keluar

Catatan naskah dinas masuk dan keluar

3. Memberikan disposisi dan tanda tangan

Disposisi , Koreksi dan tanda tangan

penyiapan bahan mutasi pegawai Dinas; kesejahteraan pegawai

4. Mendistribusikan naskah dinas yang telah mendapat disposisi

Terdistribusinya naskah dinas

h. penyiapan bahan pegawai Dinas; i. j.

5. Mengelompokan naskah dinas sesuai klasifikasinya

Klasifikasi naskah dinas

k. penyiapan bahan tatalaksana Dinas; l.

pelaksanaan evaluasi penyusunan laporan Subbagian Umum.

Proses / tahapan pelaksanaan kegiatan

Peng administrasi Umum

Peata usaha pimpinan

Ka Sub Bag Umum

1. Pengelolaan naskah dinas

Naskah dinas terkelola dengan tertib dan baik

1. Menerima naskah dinas masuk dan konsep naskah dinas keluar

2. Mencatat naskah dinas masuk dan yang keluar

3. Memberikan disposisi dan tanda tangan

6. Menyimpan naskah dinas sesuai ketentuan/ pengelompokan

Target keluaran kegiatan

Proses/tahapan pelaksanaan kegiatan

Keluaran setiap tahapan

Hubungan kerja dg Instansi terkait

Keterkaitan dalam hal

2. Pemilahan materi yang berupa arsip dan non arsip

Pe ngelola Arsip dan Bahan Pustaka

4. Pendiskripsian arsip ke dalam kartu

Pe ngelola Arsip dan Bahan Pustaka

5. Manouver kartu dan manouver berkas

Kumpulan kartu dan berkas

Pe ngelola Arsip dan Bahan Pustaka

6. Penyusunan Daftar Pertelaan Arsip (DPA)

Daftar Pertelaan Arsip

Pe ngelola Arsip dan Bahan Pustaka

7. Menyimpan arsip sesuai ketentuan

Arsip aktif in aktif

Pe ngelola Arsip dan Bahan Pustaka

Pengelola Arsip dan Bahan Pustaka

Ka Sub Bag Umum

4. Pendiskripsian arsip ke dalam kartu

5. Manouver kartu dan manouver berkas

6. Penyusunan Daftar Pertelaan Arsip (DPA)

7. Menyimpan arsip sesuai ketentuan

Target keluaran kegiatan

Proses/tahapan pelaksanaan kegiatan

Keluaran setiap tahapan

Hubungan kerja dg Instansi terkait

Keterkaitan dalam hal

Ka. Sub bagian umum

Pe ngelola Arsip dan Bahan Pustaka