8

PEMBELAJARAN MATA KULIAH KESEKRETARIATAN BERDASARKAN SIMULASI DAN ROLE PLAY

Politeknik Negeri Malang Email: dianapoltek@yahoo.com

Diana Eka Poernamawaty

Abstrak Target akhir pembelajaran kesekretariatan adalah mahasiswa mampu mengerjakan tugastugas kesekretariatan secara mandiri dan kreatif. Seorang sekretaris/administrator umum dituntut untuk bisa bekerja efektif secara mandiri , tanpa selalu menunggu perintah dan pengawasan langsung dari atasan. Dibutuhkan kreatifitas untuk mengerjakan tugas-tugas, mengelola waktu dan pekerjaan dengan baik. Rancangan penelitihan yang digunakan adalah classroom research. Action Research yang diterapkan terdiri dari satu siklus. Penelitihan dilakukan selama 1 semester. Output penelitihan berupa GBPP untuk mata kuliah Kesekretariatan serta model pembelajaran Role play dan Simulasi yang telah diterapkan terbukti efektif dan meningkatkan kemampuan mahasiswa dalam mengaplikasikan teori kesekretariatan. Semua kriteria keberhasilan yang telah ditentukan dapat tercapai dengan menggunakan metode pembelajaran ini. Kata Kunci : secretary, teaching and learning process Abstract Final goal of teaching learning process on office practice the student be able to manage secretarial duties independently and creatively. As a secretary asked to work effective and independent, without direction and supervision. Its seen when the student doing role play and integrated simulation the can not do the secretarial duties dependently and creatively. The solution of problem above by changing theoretical learning method to role play and simulation learning method. Through this method the students are expected more adaptable with working environment. This activity use action classroom research as research design. This research insists one cycle, during one semester for first class. Output from this activities are GBPP and Role Play & Simulation teaching method for office practice subject. This method approve that the students skill increasingly and they more independently to finished secretarial duties. All the criteria determined able reached by this method. Key Word : secretary, teaching and learning process Pendahuluan Latar Belakang Mengacu pada kurikulum baru dimana ada 2 konsentrasi: yakni Sekretaris dan Marketing, tujuan membekali mahasiswa Jurusan Administrasi Niaga Program Studi Administrasi Bisnis dan Kesekretariatan dengan Mata Kuliah Kesekretariatan adalah sangat penting. Hal tersebut dikarenakan baik para alumni dari Konsentrasi Sekretaris maupun Konsentrasi Marketing akan berhubungan dengan pekerjaan kesekretariatan. Mata Kuliah Kesekretariatan di dalam kurikulum Program Studi Administrasi Bisnis dan Kesekretariatan adalah termasuk kelompok Mata Kuliah Keahlian Berkarya (MKB), yang merupakan kelompok mata kuliah utama dalam kurikulum. Mata kuliah ini mempunyai jumlah SKS sebanyak 2 SKS.
Diana Eka oernamawaty, Pembelajaran Mata Kuliah Kesekretariatan

Mata kuliah yang ditunjang oleh Kesekretariatan adalah Komunikasi Bisnis, Laporan Bisnis dan Simulasi. Bisnis. Mata Kuliah ini diajarkan satu semester, yaitu pada semester I, selama 19 minggu pertemuan, dengan masingmasing pertemuan sebanyak 6 jam. Selama ini metode pembelajaran yang dilakukan pada matakuliah ini masih klasikal yaitu berupa ceramah tentang topik-topik yang ada dengan disertai tanya jawab dan pengerjaan tugas dan kasus. Gambar 1 : Proses Belajar Mengajar Metode Lama

MAHAS ISWA

KLASIK AL

PENGET AHUAN TEORITI S

Menggunakan metode pembelajaran seperti itu ternyata pemahaman mahasiswa hanya sebatas apa yang dibaca pada setiap kali pertemuan. Pada pertemuan berikutnya jika membahas topik lain maka topik terdahulu terlupakan, bahkan seperti hilang sama sekali. Tidak nampak pada diri mahasiswa keterampilan yang riil dan pemahaman yang menyeluruh tentang tugas-tugas sekretaris. Dengan metoda belajar mengajar yang selama ini digunakan mahasiswa hanya menguasai teori tentang ilmu kesekretariatan tapi ketrampilan untuk menyelesaikan pekerjaan kesekretariatan kurang mereka kuasai. Hal ini dikarenakan kurangnya latihan/praktek yang dilakukan mahasiswa. Kekurangan lain yang disebabkan oleh metode pengajaran sebelumnya adalah kurang mampunya mahasiswa mengaplikasikan teori dan ketrampilan mereka untuk menyelesaikan tugas/pekerjaan kesekretariatan. Hal ini terlihat pada saat dilakukan kegiatan role play dan simulasi, mahasiswa tidak dapat melaksanakannya dengan baik, karena mereka tidak tahu

bagaimana menerapkan ilmunya untuk menyelesaikan tugas yang diberikan. Untuk mengatasi kekurangankekurangan tersebut di atas diperlukan rancangan proes belajar mengajar dengan menggunakan metode role play dan simulasi. Diharapkan dengan menggunakan role play dan simulasi ini mahasiswa dapat mengaplikasikan teoriteori yang dipelajari dan dapat beradaptasi dengan lingkungan kerja serta menyelesaikan pekerjaan dengan cepat dan tepat. Dengan menggunakan metode ini mahasiswa dilatih untuk mengasah ketrampilan dan kemampuan menyelesaikan pekerjaan kesekretariatan dalam situasi kerja real melalui role play dan simulasi yang diberikan, baik berupa tugas real ataupun studi kasus. Dalam simulasi mahasiswa dihadapkan pada persoalan/pekerjaan yang akan mereka hadapi, seperti bagaimana mencari sumber informasi, menyajikan data menjadi informasi yang berguna, menyelenggarakan rapat yang lancer dan efisien, dan mengurus perjalanan dinas. Gambar 3: Hasil Role Play dan Simulasi Terhadap Wawasan Mahasiswa
ROLE PLAY & SIMULA SI APLIKA SI TEORI KEMAMP UAN MENYEL ESAIKAN PEKERJA AN KESEKRE TARIATA N

Perumusan Masalah

Sejalan dengan latar belakang yang telah dipaparkan, berikut ini adalah perumusan masalah Bagaimanakah metode pembelajaran Role Playing dan Simulasi dapat meningkatkan ketrampilan mahasiswa dalam menyelesaikan pekerjaan kesekretariatan? Tujuan atas, Sejalan dengan rumusan masalah di tujuan penelitian ini adalah
Diana Eka oernamawaty, Pembelajaran Mata Kuliah Kesekretariatan

10

mengidentifikasi langkah-langkah pembelajaran Roleplaying dan Simulasi agar dapat meningkatkan ketrampilan mahasiswa dalam menyelesaikan pekerjaan kesekretariatan. Manfaat Diharapkan dari penelitihan ini diperoleh manfaat sebagai berikut: Bagi mahasiswa: Mendapat ketrampilan yang kompeten di bidang kesekretariatan. Memperoleh ilmu pengetahuan dan keterampilan praktis yang langsung dapat digunakan di dunia kerja Manfaat bagi Dosen: Memberi bekal pengetahuan praktis yang bisa langsung dipraktekkan dalam lapangan kerja. Dapat mentransfer ilmu pengetahuan dan keterampilan lebih mudah. Memperlancar kegiatan belajar mengajar. Manfaat bagi Lembaga Lembaga mendapatkan image yang positif dari masyarakat tentang alumninya yang siap pakai. Memudahkan lembaga untuk membangun kerjasama dengan lembaga lain berkaitan dengan penyediaan alumni yang siap pakai. Adanya model pengajaran yang lebih aplikatif dengan menggunakan metode role play dan simulasi. Konsep Pengembangan Dan Tinjauan Teoritik Role Play dan Simulasi Role play sebagai salah satu metode pembelajaran sering dihubungkan dengan simulasi. Secara bersamaan Role play dan Simulasi menciptakan situasi yang mendekati dunia kerja secara nyata sehingga mahasiswa berkesempatan untuk memahami bagaimana suatu kegiatan/pekerjaan dilakukan.

Tujuan dari simulasi adalah untuk memperdalam pemahaman konsep mahasiswa dengan melakukan suatu kegiatan yang merefleksikan kegiatan di dunia kerja nyata. Sebagai contoh agar mahasiswa bisa menyelenggarakan rapat dengan baik, maka dilakukan simulasi untuk Rapat Rutin PT X. Dalam simulasi juga diharapkan mahasiswa mampu mengekplorasi bagaimana rapat yang baik dengan cara: mereka membuat checklist yang bisa digunakan untuk penilaian suatu rapat yang baik,berdasarkan kriteria yang mereka tentukan berdasarkan teori yang mereka pelajari. Simulasi menjadi suatu kegiatan Role Play pada saat mahasiswa diharapkan dapat menjalankan peran tertentu. Dalam kegiatan ini peran yang dijalankan oleh mahasiswa dibatasi oleh peraturan yang sudah ditetapkan pada saat pembuatan simulasi Keunggulan dan Kelemahan Metode PembelajaranRole Play dan Simulasi Penggunaan metode pembelajaran role play dan simulasi memiliki keunggulan dan kelemahan. Dengan menggunakan metode pembelajaranrole play dan simulasi dapat digali potensi mahasiswa untuk menyelesaikan suatu masalah/pekerjaan dengan sebesarbesarnya, metode pembelajaran ini memberi kesempatan mahasiswa untuk mengekplorasi semua pengetahuan dan kemampuannya tanpa keterlibatan pengajar. Dengan melakukan role play dan simulasi mahasiswa telah terbiasa dengan suasana kerja yang sebenarnya. Sedang kelemahan metode pembelajaran ini, diuraikan oleh para ahli berikut: Supporters of the use of Simulation dan Role Play as a teaching strategy are frequently found to argue that its greatest virtue is that students are encouraged to reflect on their knowledge and draw together the various dimensions of their
Diana Eka oernamawaty, Pembelajaran Mata Kuliah Kesekretariatan

11

course of study (Alden, 1999; Oberhofer, 1999) various dimensions of their course of study. It is, however, also recognized (Alden,1999) that there is always a threat of simplification, where students fail to draw upon or make optimum use of the knowledge they have been taught. The issue for the tutor is whether sufficient safe guards can be initiated to minimize such simplification, such as the construction of clear guidance notes. Manfaat Role Play dan Simulasi Metode pembelajaran Role Play dan Simulasi menciptakan suasana belajar mengajar yang kondusif dimana para mahasiswa bisa saling berbicara satu sama lain, memecahkan masalah dan bekerja sama dalam team work . Dimana hal-hal tersebut sangat dibutuhkan untuk beradaptasi dan sukses dalam dunia kerja yang sesungguhnyan. Francis and Byrne (1999) found that one of the greatest benefit from conducting a role-play exercise amongst undergraduate astronomy and physics students was that it changed classroom dynamics into a noticeably more interactive and friendly environment. They felt that the Role Play they used broke down barriers. Role Play dan Simulasi dapat juga digunakan untuk mengetahui penguasaan mahasiswa akan suatu teori dan penerapan teori-teori yang telah dipelajari, dengan cara menggali ide untuk diterapkan dalam dunia kerja nyata. Tentu saja untuk dapat melakukan hal ini mahasiswa harus telah menguasai teori dengan baik. Seperti dikemukakan oleh Rodgers (1996) this is particularly important for role-plays, for which students will require background information and appropriate economic tools to play their role effectively. The importance of background knowledge explains why tutors may regard the end of a course or theme as the most appropriate point at which to use Role Play and Simulation. At this time Role Play and

Simulation may be used for help students to pull ideas and concepts together, clarify connections between different aspects of their study. Hal-Hal yang Perlu Dipertimbangkan dalam Penggunaan Metode Pembelajaran Role Play dan Simulasi Beberapa hal berikut adalah yang perlu dipetimbangkan dalam menerapkan metode pembelajaran Role Play dan Simulasi: a. Pedoman pelaksanaan yang jelas. Pedoman pelaksanaan yang jelas sangat dibutuhkan untuk kesuksesan metode Role play dan Simulasi. Dalam pedoman ini harus dijelaskan kegiatan yang akan dilaksanakan dan kriteria penilaian yang akan digunakan. b. Persiapan Dalam mempersiapkan kegiatan role play dan simulasi dilakukan dengan berdiskusi. Dalam diskusi ini direfleksikan tempat, urutan kegiatan dan peran yang akan dijalankan. Dalam kesempatan ini mengajar berkesempatan untuk memberi masukan-masukan dan meminta mahasiswa untuk menjelaskan kegiatan yang akan mereka lakukan. c. Realistis Kegiatan role play dan simulasi yang akan dilakukan harus realistis, seperti yang diuraikan oleh Lowry, 1999 argues, a successful Simulation and Role Play depends upon Creating a realistic setting (which) changes the mood of the class and allows students to fell more comfortable adopting a role , sedangkan Bartlett and Amsler (1979) also argue that a simulation must be realistic in its internal process that is imitate how the real worl works in practice and produce realistic outcomes.
Diana Eka oernamawaty, Pembelajaran Mata Kuliah Kesekretariatan

12

d. Penilaian Diperlukan checklist yang berisi kriteria-kriteria penilaian untuk mengevaluasi kegiatan role play dan simulasi. e. Peran yang dijalankan dalam role play Peran yang dijalankan dalam role play dapat ditentukan terlebih dahulu dengan menyiapkan script terlebih dahulu atau dapat juga peran dijalan secara spontan. Seperti role play yang dilakukan dalam resepsionis, sebelumnya telah dibuat script pembicaraan sehingga masing-masing berperan dan bertindak seperti pada naskah yang telah dibuat sebelumnya. Metode Perbaikan Dan Strategi Pelaksanaan Metode Perbaikan Dengan metode pembelajaran yang baru, Role Play dan Simulasi, pada mata kuliah Kesekretariatan ini mahasiswa akan diajak berfikir dan bekerja secara konkrit dan real serta aplikatif dengan menerapkan semua aspek teori yang mereka miliki dalam menyelesaikan tugas-tugas kesekretariatan. Dalam setiap topik diberikan tugas-tugas untuk melatih kemampuan dan ketrampilan mahasiswa. Setelah beberapa topik dibahas, role play dan simulasi dilakukan untuk memberi pengalaman pada mahasiswa mengerjakan tugas kesekretariatan secara nyata. Dalam role play dan simulasi yang diberikan masalah yang diberikan didesign bertahap dari yang sederhana (single task), gabungan dari beberapa tugas, sampai tugas yang kompleks (multi task ). Melalui role play dan simulasi mahasiswa dilatih untuk dapat mengaplikasikan ilmu kesekretariatan yang mereka miliki untuk mengerjakan tugas-tugas kesekretariatan. Diharapkan

dengan melakukan role play dan simulasi mahasiswa terbiasa menyelesaikan pekerjaan kesekretariatan dengan tepat dan cepat. Evaluasi Implementasi Pembelajaran Rancangan

Pada dasarnya, implementasi rancangan pembelajaran role play dan simulasi berjalan dengan lancar sesuai dengan yang direncanakan. Hanya ada beberapa hal yang perlu dicermati dan direvisi rancangannya. Pada saat implementasi simulasi topik 1-3 (integrasi), terutama pada topik time management, siswa kurang bisa memadukan jadual kegiatan pribadi dan jadual kegiatan pimpinan. Untuk mencapai target kemampuan siswa membuat jadual dengan benar, peneliti meminta siswa mengulang melakukan praktek sederhana membuat jadual kegiatan dan kemudian mengulang kembali simulasi integrasinya. Untuk penerapan berikutnya, perlu direvisi GBPP dengan memberi bobot lebih pada pembelajaran pembuatan jadual kegiatan serta memberi kesempatan siswa untuk lebih melakukan praktek sederhana sebelum melakukan simulais terpadu. Pada implementasi simulasi topik 4-5 (terpadu), siswa kurang bisa memanfaatkan dokumen rapat sesuai dengan fungsinya. Pertama, walaupun dalam agenda rapat yang telah mereka buat sebelumnya telah ditetapkan alokasi waktu untuk masing-masing topik rapat, siswa tidak dapat menepati pembagian waktu tersebut. Kendala kedua adalah daftar hadir rapat tidak digunakan sebagaimana mestinya. Walaupun sudah dibuat daftar hadir, siswa tidak mengisi daftar hadir tersebut saat dilakukan simulasi rapat. Solusi yang dilakukan peneliti adalah mengulang kembali simulasi dengann sebelumnya mereview kegiatan simulasi rapat sebelumnya. Tentu saja, rapat kedua ini dengan topik yang berbeda. Untuk implementasi
Diana Eka oernamawaty, Pembelajaran Mata Kuliah Kesekretariatan

13

berikutnya, GBPP sedikit direvisi dengan lebih memberi fokus pada persiapan rapat serta penegasan arti pentingnya dokumen rapat. Refleksi Keberhasilan Pembelajaran Apabila direfleksikan terhadap kriteria keberhasilan penelitian, maka penelitian ini bisa dinilai berhasil mencapai kriteria yang telah ditetapkan. Sesuai dengan yang dipaparkan di proposal, maka penelitian ini dinilai berhasil dengan indicator-indikator berikut: Semua siswa dapat mengerjakan tugas-tugas kesekretariatan pertopik secara nyata (dengan menghasilkan karya nyata). Semua siswa dapat melakukan role play (sesuai dengan peran) dengan menggunakan checklist performance indikator yang tersedia. Siswa dapat melakukan simulasi pekerjaan kesekretariatan sesuai dengan topic yang bersangkutan. Siswa dapat menyelenggarakan kegiatan Busines Trip. Kesimpulan Dan Saran Kesimpulan Berikut ini adalah beberapa kesimpulan yang dapat ditarik: Dari hasil kunjungan industri didapat hasil sebagai berikut: keberanekaragaman tugas dan tanggung jawabsekretaris; sejalan dengan perkembangan teknologi untuk kegiatan surat menyurat tidak hanya dilakukan secara manual tapi juga mempergunakan fasilitas internet, email; perluasan tanggung jawab sekretaris tidak hanya dalam pengerjaan tugas administrasi tapi juga tugas marketing dan purchasing (mengirim contoh produk kepada penlanggan, meminta contoh bahan baku kepada supplieruntuk

kemudian ditindaklanjuti oleh bagian purchasing). Revisi GBPP menghasilkan proses belajar mengajar yang lebih kondusif dan membuat mahasiswa aktif dengan penerapan metode role play dan simulasi. Dengan metode ini mahasiswa terlatih menyelesaikan pekerjaan dalam situasi dunia kerja nyata dan diharapkan nantinya mahasiswa akan lebih mudah dan cepat beradaptasi dengan lingkungan kerjanya. Dilakukan penyesuaian materi dengan kebutuhan dunia kerja. Sebagai penunjang implementasi kegiatan dihasilkan kegiatan terintegrasi untuk role play dan simulasi. Pada dasarnya, implementasi rancangan pembelajaran role play dan simulasi berjalan dengan lancar sesuai dengan yang direncanakan. Hanya ada beberapa hal yang perlu dicermati dan direvisi rancangannya.

Saran Untuk pengembangan baik GBPP yang telah disusun maupun model pembelajaran yang diterapkan disarankan beberapa hal berikut ini: 1. Metode role play dan simulasi sebaiknya diterapkan untuk materi yang memerlukan banyak praktek. 2. Disarankan untuk selalu mengikuti perkembangan tugas ataupun teknologi yang berkaitan dengan pekerjaan sekretaris dengan menjalin hubungan dengan alumni, sehingga materi yang diajarkan selalu up to date dan sesuai dengan kebutuhan pasar. Rencana Keberlanjutan Agar materi yang diberikan kepada mahasiswa sejalan dengan kebutuhan dunia kerja perlu dijalin komunikasi dengan dunia industri dengan
Diana Eka oernamawaty, Pembelajaran Mata Kuliah Kesekretariatan

14

lebih intensif. Hal ini bisa dilakukan dengan jalan: kunjungan industri yang dilakukan secara periodik. mengaktifkan hubungan dengan alumni yang telah bekerja. Mengevaluasi dan meng up-date materi-materi yang diberikan dalam roleplay dan simulasi agar sesuai dengan kebutuhan dunia kerja. Juga dilakukan penyesuaian-penyesuaian dengan kebutuhan dan kemampuan mahasiswa. Daftar Pustaka Alden, D., Experience with scripted roleplay in environmental economics, Journal of Economic Education, vol. 30, no. 2, 1999. Francis, P. and Byrne, A., Use of Roleplay Exercises in Teaching Undergraduate Astronomy and Physics, Astronomical Society Australia 1999. Kolb, D. A. and Allen, D., Experiential Learning: Experience as the Source of Learning and Development, Prentice Hall, 1984.

Neral, J. and Ray, M. Experiental learning in the undergraduate classroom: two exercises, Economic Inquiry, vol. 33, January, 1999. Oberhofer, T. Role-playing in the history of economic thought, Journal of Economic Education, vol. 30, no. 2, 1999. Rodgers Y. A role-playing exercise for development and international economics courses, Journal of Economic Education, vol. 27, no. 3, 1996. Ernawati Ursula, Pedoman Lengkap Kesekretarisan, Graha Ilmu, 2004. Hartiti Herdarto & Tulusharyono, Menjadi Sekretaris Professional, Seri Pengembangan Diri dan Karier no 4, PPM, 2003.

Barret Charles, Kimbler Grady & Odgers Pattie, Office Skills, third edition, South Western, 2003.

Diana Eka oernamawaty, Pembelajaran Mata Kuliah Kesekretariatan