ARHIVAREA DOCUMENTELOR FINANCIAR CONTABILE I FISCALE (PARTEA I)

Au obligaia pstrrii i arhivrii registrelor de contabilitate, a altor documente contabile i fiscale, precum i a documentelor justificative care stau la baza inregistrrii in contabilitate in anumite condiii, persoanele juridice sau fizice prevzute la art. 1 din Legea contabilitii nr. 82/1991, respectiv: - societile comerciale, societile/companiile naionale, regiile autonome, institutele naionale de cercetare-dezvoltare, societile cooperatiste i celelalte persoane juridice; - instituiile publice, asociaiile i celelalte persoane juridice cu i fr scop patrimonial; - subunitile fr personalitate juridic, cu sediul in strintate, care aparin persoanelor prevzute mai sus, cu sediul in Romania, precum i subunitile fr personalitate juridic din Romania care aparin unor persoane juridice cu sediul in strintate; - organismele de plasament colectiv care nu sunt constituite prin act constitutiv, astfel cum sunt prevzute in legislaia pieei de capital, fondurile de pensii facultative, fondurile de pensii administrate privat i alte entiti organizate pe baza Codului civil; - persoanele fizice care desfoar activiti productoare de venituri care conduc o contabilitate simplificat, bazat pe regulile contabilitii in partid simpl. Aceste persoane intocmesc Registrul-jurnal de incasri i pli i Registrul inventar. Termene de arhivare: - Registrele de contabilitate obligatorii i documentele justificative care stau la baza inregistrrilor in contabilitatea financiar se pstreaz in arhiv timp de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exerciiului financiar in cursul cruia au fost intocmite. - Statele de salarii se pstreaz timp de 50 de ani. - Facturile aferente bunurilor de capital, respectiv bunurilor imobile, care stau la baza determinrii taxei pe valoarea adugat deductibile pentru persoanele impozabile cu regim mixt i persoanele parial impozabile trebuie pstrate pe o perioad care incepe in momentul la care taxa aferent achiziiei bunului de capital devine exigibil i se incheie la 5 ani dup expirarea perioadei in care se poate solicita ajustarea deducerii. Orice alte inregistrri, documente i jurnale privind bunurile de capital trebuie pstrate pentru aceeai perioad (art. 149 alin. (6) din Codul fiscal). Se pstreaz timp de 5 ani, dac necesitile proprii ale unitii nu impun pstrarea acestora pe o perioad de timp mai mare, urmtoarele documente (prevzute in anexa nr. 4 la OMEF nr. 3512/2008): Not de recepie i constatare de diferene; Bon de primire in consignaie; 1

Bon de predare, transfer, restituire; Bon de consum; Dispoziie de livrare; Fi de magazie; List de inventariere; Chitan; Dispoziie de plat/incasare ctre casierie; Decont pentru operaiuni in participaie; Ordin de deplasare (delegaie); Decont de cheltuieli; Not de debitare-creditare; Extras de cont; Borderou de primire a obiectelor in consignaie; Borderou de ieire a obiectelor in consignaie; Jurnal privind operaiuni diverse (pentru conturi sintetice); Fi de cont pentru operaiuni diverse (in valut i in lei); Document cumulativ; Decizie de imputare; Angajament de plat.

- Documentele financiar-contabile care atest proveniena unor bunuri cu durat de via mai mare de 10 ani se pstreaz, de regul, pe o perioad de timp mai mare, respectiv pe perioada de utilizare a bunurilor. - Documentele (declaraiile) fiscale pe pastreaz timp de 5 ani. Situaiile financiare anuale se pstreaz timp de 10 ani. Prin excepie, prin ordin al ministrului economiei i finanelor, se pot stabili, in mod justificat, registrele de contabilitate i documentele justificative care se pstreaz timp de 5 ani. Atentie! Eliminarea din arhiv a documentelor al cror termen legal de pstrare a expirat se face de ctre o comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite, dup caz. In aceast situaie se intocmete un proces-verbal i se consemneaz scderea documentelor eliminate din evidena arhivei.

Reguli de pstrare i arhivare (OMFP nr. 3512/2008): Pstrarea registrelor i a documentelor justificative i contabile se face la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, dup caz. Organele de control ale Ministerului Economiei i Finanelor pot interzice arhivarea registrelor, a documentelor justificative i contabile i in alte locaii decat la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, dac consider c acestea nu sunt pstrate corespunztor. Documentele (declaraiile) fiscale se arhiveaz la dosarul fiscal al contribuabilului. Documentele se grupeaz in dosare, numerotate, nuruite i parafate; Gruparea documentelor in dosare se face cronologic i sistematic, in cadrul fiecrui exerciiu financiar la care se refer acestea. In cazul fuziunii sau al lichidrii societii, documentele aferente acestei perioade se arhiveaz separat; Dosarele coninand documente justificative i contabile se pstreaz in spaii amenajate in acest scop, asigurate impotriva degradrii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor; Evidena documentelor la arhiv se ine cu ajutorul Registrului de eviden, potrivit legii, in care sunt consemnate dosarele i documentele intrate in arhiv, precum i micarea acestora in decursul timpului. Sistemele informatice de prelucrare automat a datelor in domeniul financiar-contabil trebuie s precizeze procedurile i suportul magnetic extern de arhivare a produselor-program, a datelor introduse, a situaiilor financiare sau a altor documente, cu posibilitatea de reintegrare in sistem a datelor arhivate; Utilizatorul trebuie s organizeze arhivarea datelor, programelor sau produselor de prelucrare astfel incat informaiile s poat fi reprocesate; Pe perioada neprescris se va organiza o gestiune a versiunilor, modificrilor, corecturilor i schimbrilor de sistem informatic, produse-program i sistem de calcul. In cazul schimbrii sistemului de calcul i de prelucrare a datelor, in cursul perioadei neprescrise, trebuie s se efectueze o reconciliere intre datele arhivate i versiunile noi ale produselor-program i ale echipamentelor de calcul. Arhivele pe suport magnetic trebuie "improsptate" periodic pentru a asigura accesibilitatea datelor. Externalizarea operaiunii de arhivare: Arhivarea se poate realiza in baza unor contracte de prestri de servicii, cu titlu oneros, de ctre alte persoane juridice romane care dispun de condiii corespunztoare. 3

Unitatea care a incredinat documentele spre arhivare, respectiv unitatea beneficiar, va intiina organul fiscal teritorial de care aparine despre aceast situaie. i in acest caz, rspunderea privind arhivarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaia gestionrii unitii beneficiare. Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, persoanele juridice sunt obligate, la cerere, s prezinte la domiciliul fiscal documentele solicitate. Trebuie s se asigure listarea tuturor documentelor financiar-contabile solicitate de organele de control.