ARHIVAREA DOCUMENTELOR FINANCIAR CONTABILE I FISCALE (PARTEA II)

Arhivarea electronic Orice persoan fizic sau juridic are dreptul de a depune spre pstrare documente in form electronic in cadrul unei arhive electronice, in condiiile Legii nr. 135/2007, cu modificarile si completarile ulterioare. Aceast lege stabilete regimul juridic aplicabil crerii, conservrii, consultrii i utilizrii documentelor in form electronic arhivate sau care urmeaz a fi arhivate intr-o arhiv electronic. In acest caz, responsabil de gestionarea documentelor arhivate electronic este administratorul arhivei electronice, persoana fizic sau juridic acreditat de autoritatea de reglementare i supraveghere specializata in domeniu s administreze sistemul electronic de arhivare i documentele arhivate in cadrul arhivei electronice, pe baza contractului incheiat. Operaiunile de prelucrare arhivistic a documentelor in form electronic se fac cu respectarea dispoziiilor Legii Arhivelor Naionale nr. 16/1996, cu modificrile i completrile ulterioare, precum i a reglementrilor in vigoare privind conservarea, accesul i protecia informaiei cu caracter public sau privat. Furnizarea serviciilor de arhivare electronic nu este supus niciunei autorizri prealabile i se desfoar in concordan cu principiile concurenei libere i loiale, cu respectarea actelor normative in vigoare. Posibilitatea arhivrii in format electronic a documentelor rezult i din prevederile Codului de Procedur Fiscal. In acest sens, la art. 82 din aceast lege sunt prevzute cateva reguli, dup cum urmeaz: Evidenele contabile i fiscale vor fi pstrate, dup caz, la domiciliul fiscal al contribuabilului, la sediile secundare ale acestuia, inclusiv pe suport electronic, sau pot fi incredinate spre pstrare unei societi autorizate, potrivit legii, s presteze servicii de arhivare. Prin excepie, evidenele contabile i fiscale ale exerciiului financiar in curs se pstreaz, dup caz, la domiciliul fiscal al contribuabililor, la sediile secundare ale acestora sau, in perioada 1-25 a lunii urmtoare, la sediul persoanei fizice ori juridice autorizate pentru prelucrarea lor in vederea intocmirii declaraiilor fiscale. Dispoziiile legale privind pstrarea, arhivarea i limba folosit pentru evidenele contabile sunt aplicabile i pentru evidenele fiscale. In cazul in care evidenele contabile i fiscale sunt inute cu ajutorul sistemelor electronice de gestiune, pe lang datele arhivate in format electronic contribuabilul este obligat s pstreze i s prezinte aplicaiile informatice cu ajutorul crora le-a generat.

Potrivit pct. 78 din normele de aplicare ale art. 155 din Codul fiscal, persoanele impozabile pot stoca facturile emise/primite pe suport hartie sau in format electronic, indiferent de forma original in care au fost trimise ori puse la dispoziie, cu condiia s asigure autenticitatea originii, integritatea coninutului i lizibilitatea acestora, conform art. 155 alin. (24) din Codul fiscal si pct. 76 din Normele de aplicare a acestui articol, de la momentul emiterii/primirii pan la sfaritul perioadei de stocare. Condiia ca locul de stocare s se afle pe teritoriul Romaniei nu trebuie indeplinit in cazul facturilor transmise i primite prin mijloace electronice, care se pot stoca in orice loc dac, pe perioada stocrii se garanteaz i accesul on-line la datele respective. Facturile sau coninutul facturilor transmise i primite trebuie s fie puse la dispoziia organelor fiscale competente fr nicio intarziere ori de cate ori se solicit acest lucru. Condiiile in care se pot intocmi, edita i arhiva electronic documentele financiarcontabile: Trebuie s existe posibilitatea reconstituirii in orice moment a coninutului documentelor financiar-contabile. Documentele financiar-contabile, care se arhiveaz pe suport WORM (Write Once Read Many), trebuie s fie semnate de persoana care le intocmete, in conformitate cu prevederile Legii nr. 455/2001 privind semntura electronic. Trebuie s existe un plan de securitate al sistemului informatic, cuprinzand msurile tehnice i organizatorice care s asigure urmtoarele cerine minimale: a. confidenialitatea i integritatea comunicaiilor; b. confidenialitatea i nonrepudierea tranzaciilor; c. confidenialitatea i integritatea datelor; d. restricionarea, detectarea i monitorizarea accesului in sistem; e. restaurarea informaiilor gestionate de sistem in cazul unor calamiti naturale, evenimente imprevizibile, prin: - arhivarea datelor utilizand tehnologia WORM, care s permit inscripionarea o singur dat i accesarea ori de cate ori este nevoie a informaiilor stocate; - inregistrarea datelor din documentele financiar-contabile in timp real, in alt sistem de calcul, cu aceleai caracteristici, care s fie amplasat intr-o alt locaie. Reorganizarea activitii In cazul reorganizrii persoanelor juridice, acestea vor lua msuri pentru pstrarea i arhivarea, potrivit legii, a documentelor justificative i a registrelor de contabilitate.

Incetarea activitii 2

In caz de incetare a activitii persoanelor care au obligaia pstrrii i arhivrii documentelor contabile i fiscale, situaiile financiare anuale, precum i registrele i celelalte documente contabile: - se arhiveaz in conformitate cu prevederile Legii nr. 31/1990 privind societile comerciale, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare, sau - se predau la arhivele statului, in conformitate cu prevederile legale in materie. Astfel, conform prevederilor art. 261 din Legea nr. 31/1990, dup aprobarea socotelilor i terminarea repartiiei, registrele i actele societii in nume colectiv, in comandit simpl sau cu rspundere limitat, ce nu vor fi necesare vreunuia dintre asociai, se vor depune la asociatul desemnat de majoritate. In societile pe aciuni i in comandit pe aciuni vor fi depuse la registrul comerului la care a fost inregistrat societatea, unde orice parte interesat va putea lua cunotin de ele cu autorizarea judectorului delegat, urmtoarele registre: - un registru al acionarilor care s arate, dup caz, numele i prenumele, codul numeric personal, denumirea, domiciliul sau sediul acionarilor cu aciuni nominative, precum i vrsmintele fcute in contul aciunilor; - un registru al edinelor i deliberrilor adunrilor generale; - un registru al edinei i deliberrilor consiliului de administraie, respectiv ale directoratului i consiliului de supraveghere; - un registru al deliberrilor i constatrilor fcute de cenzori i, dup caz, de auditori interni, in exercitarea mandatului lor; - un registru al obligaiunilor, care s arate totalul obligaiunilor emise i al celor rambursate, precum i numele i prenumele, denumirea, domiciliul sau sediul titularilor, cand ele sunt nominative. Restul actelor societii vor fi depuse la Arhivele Nationale, registrele tuturor societilor vor fi pstrate timp de 5 ani. Nerespectarea reglementrilor emise de Ministerul Finanelor Publice, respectiv de instituiile cu atribuii de reglementare in domeniul contabilitii cu privire la pstrarea i arhivarea acestora constituie contravenie i se sancioneaz cu amend de la 300 lei la 4.000 lei.