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Disciplina: Tcnicas Administrativas

Professor: Clesio Sousa

E-mail: clesio@ifpi.edu.br

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SUMRIO 1 TCNICAS ADMINISTRATIVAS 1.1 Rotinas Administrativas 2 ORGANIZAO ADMINISTRATIVA 2.1 Administraes nas empresas 2.2 Empresas 2.3. Funes bsicas das empresas 3 TCNICAS ADMINISTRATIVAS 3.1 manuais de instrues x regulamentos 3.2 organograma 3.3 fluxograma 3.4. Departamentalizao 3.4.1. Funes da departamentalizao 3.4.2. Tipos de departamentalizao 4. ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS 4.1. Arquivo 4.2. Tipos de arquivos 4.3. Sistema de arquivo 4.4. Natureza dos documentos 4.5. Como organizar um arquivo 4.6. Idade dos arquivos 4.7. Tempo de armazenamento de documentos 4.8. O CONARQ 5 ATENDIMENTO AO CLIENTE 5.1 conhecendo o cliente 5.2 conhecendo o produto e/ou servio 5.3 vendas 5.4 marketing 6 REDAO COMERCIAL 6.1 tipos de redaes comerciais 6.2 formas de tratamento 6.3 padronizao 7 OPERAES BANCRIAS Tcnicas Administrativas

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7.1 financiamento 7.2 principais garantias 7.3 ttulos de crdito 8 OPERAOES MERCANTIS 8.1 notas fiscais 8.2 oramentos de vendas 8.3 ordem de compra 9 ROTINAS DO DEPARTAMENTO PESSOAL 9.1 recrutamento 9.2 seleo 9.3 treinamento 9.4 admisso de empregados 9.5 exigncias legais 9.6 salrio 9.7 13 salrio 9.8 frias 9.9 demisso de empregado 9.10 trabalho do estagirio 10 ENCARGOS SOCIAIS 10.1 INSS (Instituto Nacional de Seguro Social) 10.2 FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Servio) 10.3 PIS/PASEP 10.4 DARF (Documento de Arrecadao de Receitas Federais) 10.5 GRCS (Guia de Recolhimentos da Contribuio Sindical) 11 ENCARGOS ANUAIS 11.1 RAIS (Relao Anual de Informaes Sociais) 11.2 DIRF (Declarao de Imposto de Renda na Fonte) 12 TICA PROFISSIONAL REFERNCIAS

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1 TCNICAS ADMINISTRATIVAS

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Nesta disciplina o aluno receber noes de administrao, suas principais funes e segredos dos sistemas que integram esta rea como: Organizao Administrativa, Contabilidade e Finanas, Departamento pessoal e muito mais. Entender as rotinas administrativas conhecer o funcionamento organizacional de uma empresa, seus processos administrativos, coordenao e controles, o aluno estar qualificado a trabalhar em qualquer empresa. 1.1 Rotinas Administrativas So funo ou funes que um profissional realiza dentro de uma empresa ou escritrio, que so as seguintes: Realizar entrega de materiais diversos; Manter documentos e material organizados; Desenvolver e preparar expedientes administrativos sob orientao dos superiores; Controlar a entrega e a sada de materiais; Controlar registro de frequncias de funcionrios; Inteirar dos servios dos setores diversos da empresa visando orientar e facilitar a funo de dados, documentos e outras solicitaes dos superiores; Atuar como responsvel fiscalizador pela manuteno da ordem nos ambientes; Operar equipamentos diversos, tais como: e-mail, fax, mquina de Xerox, projetor multimdia; Realizar e atender chamadas telefnicas; Emitir notas fiscais, emitir contra-cheques dos funcionrios; Realizar depsitos dos salrios. 2 Organizao administrativa A organizao muito importante nos servios de apoio administrativo, por isso, atentemos para os procedimentos executados pelo profissional de apoio administrativo para uma melhor estruturao das atividades que pretende realizar. A palavra organizao tem um sentido de preparao, de planejamento de uma atividade de acordo com um mtodo de trabalho. Mas organizao tambm significa, a forma como os dados e documentos so arrumados, guardados, Tcnicas Administrativas Pgina 3

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dispostos. E isso muito importante para que eles no se percam, podendo ser recuperados rapidamente sempre que forem necessrios. Como se pode constatar, organizao uma espcie de ferramenta utilizada para realizar as tarefas desejadas e alcanar os objetivos estabelecidos. E a relao entre organizao e ferramenta muito forte. A organizao necessria em qualquer uma de nossas atividades, tanto em casa como no trabalho. No de estranhar, portanto, que as empresas, desde as suas origens, tenham procurado organizar, arrumar, colocar os dados e as informaes nos devidos lugares. J no princpio do sculo XX o mundo se via s voltas com inmeros problemas de desorganizao e falta de mtodos nas empresas. Foi ento que Frederick W. Taylor, um norte-americano que viveu de 1856 a 1915, definiu tarefas e atividades, distribuindo-as entre as pessoas, de modo que aquelas experincias pudessem ser repetidas depois, servindo de modelo para a realizao de outras. a Taylor que se deve um sistema de produo baseado na organizao racional do trabalho, buscando o alcance do rendimento mximo com o mnimo de tempo e de atividade. Para trabalhar de forma organizada precisa-se planejar e estruturar as tarefas e atividades que sero desenvolvidas. Agindo dessa maneira, certamente o trabalho se tornar mais fcil de executar e, consequentemente, se realizar em menos tempos e com mais qualidade. 2.1 Administraes nas empresas Ao longo do tempo diversas teorias sobre Administrao oscilaram entre dois pontos diferentes: Arte ou Cincia? Atualmente, podemos afirmar que cada Administrao apresenta seu estilo, cada qual com suas virtudes e a sua forma ideal de gesto. Para o sucesso das mais variadas formas de Administrao, preciso fazer uso da Tecnologia e da Informao, sempre atendendo as necessidades do mercado. Administrar analisar uma situao de forma racional. Desenvolver estratgias para construir os objetivos, coordenar recursos, direes e controles precisos, e, finalmente, motivar e compensar as pessoas que fazem parte deste processo.

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Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar so as funes que um administrador utiliza para d um bom funcionamento dentro das empresas. 2.2 Empresas uma organizao econmica em que so reunidos e combinados fatores de produo, desenvolvendo uma determinada atividade com objetivo de lucro. Empresa um conjunto de pessoas e meios materiais cuja atividade orientada para a produo de bens econmicos, isto , bens ou servios que satisfazem s necessidades humanas. 1. As Empresas possuem trs principais objetivos: 2. A satisfao plena do cliente com relao ao produto e/ou servio; 3. O lucro obtido na comercializao do produto e/ou servio; 4. A renumerao do material humano (funcionrios, empregados,

colaboradores). Para que uma empresa consiga atingir seu objetivo, necessria a unio de quatro elementos ou recursos, a saber: 1. Humanos: so os funcionrios organizados em uma hierarquia. o elemento mais importante para que a empresa alcance seus objetivos. 2. Materiais: so as mquinas que se destinam a produzir bens e servios. 3. Tcnicos: so as habilidades para desenvolver o objeto social da empresa, ou seja, saber lidar com o que se prope a fazer. 4. Financeiros: de fundamental importncia, o capital empregado na produo dos bens, na atividade comercial e/ou servios. Os administradores em todos os nveis hierrquicos de uma empresa devem buscar o alcance dos trs objetivos, de maneira eficiente e eficaz atendendo as expectativas de todos os envolvidos. Eficincia: Fazer certa coisa (trabalho correto, sem erros e de boa qualidade) Eficcia: Fazer a coisa certa (trabalho que atinja totalmente o resultado esperado) Podemos afirmar que, toda e qualquer empresa ou organizao, sofre problemas. Dentre as principais, citamos: Falta de Comunicao; Falta de Coordenao, entre os departamentos; Falta de Redefinio de reas e responsabilidades; Tcnicas Administrativas Pgina 5

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Excesso de Burocracia; Falta de Iniciativa e Criatividade; Falta de Liderana. 2.3. Funes bsicas das empresas

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Administrativa: faz com que as operaes da organizao sejam integradas e, assim sendo, sincronizam as atividades da empresa, tendo uma influencia sobre essas funes. Comercial: relacionadas com as transaes de compra, venda e permutao. Tcnica: Relacionadas com a produo de Bens, Produtos ou Servios. Contabilidade: Relacionadas com inventrios, balanos, custos, registros e estatsticas. Financeira: Relacionadas com a procura (captao) e gerncia de capitais como o bom uso do capital. Segurana: Relacionadas com a proteo e preservao de Bens e pessoas. 3 TCNICAS ADMINISTRATIVAS um conjunto de processos fundamentais para o funcionamento da empresa. As tcnicas permitem criar uma padronizao das rotinas executadas pela empresa. 3.1 manuais de instrues x regulamentos Os manuais de instrues servem para determinar procedimentos para a execuo de um trabalho. So elaborados por setores especficos a que se referem e a sua leitura obrigatria, para que se possa manter a padronizao dos conceitos. Os regulamentos so importante instrumento para definir diretrizes na empresa, atravs do regulamento podemos conhecer as polticas da empresa e seu objetivo em geral. Os regulamentos so elaborados por lderes de departamento ou administrao. 3.2 organograma a representao grfica dos setores e/ou departamento da empresa, onde podemos visualizar a relao de mando e subordinao. Representamos os setores ou departamento da empresa atravs da figura geomtrica de um retngulo, as linhas cheias interligam as figuras, relacionando-as de acordo com a autoridade, as linhas pontilhadas, representam rgos de assessoria ou staff. Tcnicas Administrativas Pgina 6

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Objetivo do organograma Proporcionar a visualizao da estrutura funcional da empresa e sua hierarquia; Delegar autoridades e responsabilidade; Trajetria de comunicao. 3.3 fluxograma um recurso que permite visualizar o caminho e o processo de trabalho a serem executados por um setor e/ou departamento, indicando o prximo passo a ser seguido. Os smbolos utilizados na elaborao do fluxograma so de carter internacional, porm, isso no impede de ser alterado conforme a necessidade.

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SIMBOLO SIGNIFICADO

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OPERAO

MOVIMENTO/TRANSPORTE

PONTO DE DECISO

INSPEO

DOCUMENTO IMPRESSO

ESPERA

ARMAZENAGEM

SENTIDO DE FLUXO LIMITES (INCIO,PARE, FIM)

Objetivo do fluxograma Diminui movimentos desnecessrios; Corrigir erros de processos; Facilitar treinamento dos colaboradores; Manter o controle de qualidade do trabalho. 3.4. Departamentalizao uma diviso do trabalho por especializao dentro da estrutura organizacional da empresa. Departamentalizao o agrupamento, de acordo com um critrio especfico de homogeneidade, das atividades e correspondente recursos (humanos, financeiros, materiais e equipamentos) em unidades organizacionais. Tcnicas Administrativas Pgina 8

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Existem diversas maneiras bsicas pelas quais as organizaes decidem sobre a configurao organizacional que ser usada para agrupar as vrias atividades. O processo organizacional de determinar como as atividades devem ser agrupadas chama-se Departamentalizao. Deve-se notar, no entanto, que a maioria das organizaes usam uma abordagem da contingncia Departamentalizao: isto , a maioria usar mais de uma destas abordagens usadas em algumas das maiores organizaes. A maioria usa a abordagem funcional na cpula e outras nos nveis mais baixos. 3.4.1. Funes da departamentalizao Segundo Colenghi (2007), a descrio de funes fundamenta-se num processo de recolha, anlise e sistematizao de informao acerca de um cargo, com o objetivo de identificar o ttulo do cargo, posio no organograma e as respectivas tarefas ou essencialmente sobre: As atividades realizadas: quais so as tarefas (como, porqu e quando); As atividades no processo de deciso e comunicao; Recursos tcnicos (as mquinas, equipamentos e ferramentas); O mercado e as condies oferecidas pelas outras empresas (Benchmarking de Mercado). A descrio de funes abrange os aspectos intrnsecos e constitui um sumrio de tarefas, objetivos e responsabilidades de uma determinada funo e a relao com outras funes. Quando se realiza a anlise de uma funo, existem trs elementos a abordar: Identificar a funo concretamente, o seu ttulo e o seu enquadramento na organizao; Especificar os requisitos pretendidos para o candidato: aptides e competncias tcnicas, experincia anterior, dimenses comportamentais exigidas para o sucesso na funo e fatores preferenciais; Especificar o que a organizao oferece em troca, como remunerao e benefcios atribudos, oportunidades de formao e de carreira, o local de trabalho e o horrio, entre outros. atribuies. A informao a recolher deve recair

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3.4.2. Tipos de departamentalizao

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Departamentalizao funcional: as unidades organizacionais so definidas com base na especializao e tarefas comuns aos diversos setores, como financeiro, engenharia e produo. A departamentalizao funcional comum em pequenas organizaes. A Departamentalizao funcional agrupa funes comuns ou atividades semelhantes para formar uma unidade organizacional. Assim todos os indivduos que executam funes semelhantes ficam reunidos, todo o pessoal de vendas, todo o pessoal de contabilidade, todo o pessoal de secretaria, todas as enfermeiras, e assim por diante. A Departamentalizao funcional pode ocorrer em qualquer nvel e normalmente encontrada muito prximo cpula. Vantagens: As vantagens principais da abordagem funcional so: Mantm o poder e o prestgio das funes principais Cria eficincia atravs dos princpios da especializao. Centraliza a percia da organizao. Permite maior rigor no controle das funes pela alta administrao. Segurana na execuo de tarefas e relacionamento de colegas. Aconselhada para empresas que tenham poucas linhas de produtos. Desvantagens: Existem tambm muitas desvantagens na abordagem funcional. Entre elas podemos dizer: A responsabilidade pelo desempenho total est somente na cpula. Cada gerente fiscaliza apenas uma funo estreita O treinamento de gerentes para assumir a posio no topo limitado. A coordenao entre as funes se torna complexa e mais difcil quanto organizao em tamanho e amplitude. Muita especializao do trabalho. Departamentalizao geogrfica: utilizado em grandes empresas, nas quais a disperso de atividades importante para o atendimento de necessidades logsticas ou culturais. Algumas vezes mencionadas como regional, de rea ou geogrfica. o agrupamento de atividades de acordo com os lugares onde esto localizadas as operaes. Uma empresa de grande porte pode agrupar suas atividades de vendas

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em reas do Brasil como a regio Nordeste, regio Sudeste, e regio Sul. Muitas vezes as filiais de bancos so estabelecidas desta maneira. As vantagens e desvantagens da Departamentalizao territorial so semelhantes s dadas para a Departamentalizao de produto. Tal grupamento permite a uma diviso focalizar as necessidades singulares de sua rea, mas exige coordenao e controle da administrao de cpula em cada regio. Departamentalizao por processo ou equipamento: o agrupamento de atividades que se centralizam nos processos de produo ou equipamento.

encontrada com mais freqncia em produo. As atividades de uma fbrica podem ser grupadas em perfurao, esmerilamento, soldagem, montagem e acabamento, cada qual em seu departamento. Vantagens: Maior especializao de recursos alocados. Possibilidade de comunicao mais rpida de informaes tcnicas. Desvantagens: Possibilidade de perda da viso global do andamento do processo. Flexibilidade restrita para ajustes no processo. Departamentalizao por projetos: ocorre quando as atividades de uma empresa so voltadas integralmente para projetos especficos. Aqui as pessoas recebem atribuies temporrias, uma vez que o projeto tem data de inicio e trmino. Terminado o projeto as pessoas so deslocadas para outras atividades. Por exemplo: uma firma contbil poderia designar um scio (como administrador de projeto), um contador snior, e trs contadores juniores para uma auditoria que est sendo feita para um cliente. Uma empresa manufatureira, um especialista em produo, um engenheiro mecnico e um qumico poderiam ser indicados para, sob a chefia de um administrador de projeto, completar o projeto de controle de poluio. Em cada um destes casos, o administrador de projeto seria designado para chefiar a equipe, com plena autoridade sobre seus membros para a atividade

especfica do projeto. Ex.: NASA e o projeto do nibus Espacial;

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Departamentalizao por produto: organizado em unidades independentes responsveis por um grande produto ou uma linha de produtos. Vantagens: Algumas das vantagens da Departamentalizao de produtos so: Pode-se dirigir ateno para linhas especificas de produtos ou servios. A coordenao de funes ao nvel da diviso de produto torna-se melhor. Pode-se atribuir melhor a responsabilidade quanto ao lucro. Facilita a coordenao de resultados. Propicia a alocao de capital especializado para cada grupo de produto. Propicia condies favorveis para a inovao e criatividade. Desvantagens: Exige mais pessoal e recursos de material, podendo da resultar duplicao desnecessria de recursos e equipamento. Pode propiciar o aumento dos custos pelas duplicidades de atividade nos vrios grupos de produtos. Pode criar uma situao em que os gerentes de produtos se tornam muito poderosos, o que pode desestabilizar a estrutura da empresa. Departamentalizao por cliente: situao em que as unidades

organizacionais so projetadas ao redor de grupos de clientes e suas respectivas necessidades. Departamentalizao por processo: ocorre quando pessoas e recursos so disponibilizados de acordo com o fluxo de trabalho. Ex.: Refinaria de leo. Departamentalizao matricial: tem como caracterstica a unio da departamentalizao funcional como a de Projetos ou Produtos. Departamentalizao mista: representada pelo uso de diversos tipos de Departamentalizao de maneira a aproveitar os modelos que melhor atendam s demandas da organizao. 4. ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS Esta tcnica cresceu muito nos ltimos tempos, medida que se desenvolveram os conceitos sociais, culturais e econmicos. Para as empresas, representa um importante papel, pois os documentos requerem qualidade e

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funcionalidade. O valor e a importncia dos documentos arquivados devem ser avaliados constantemente, antes de serem destrudos. 4.1. Arquivo o conjunto de documentos recebidos e/ou produzidos, que devem ser preservados pelas instituies pblicas ou privadas, afim de organizao ou consulta. Os arquivos devem ser organizados de forma que os documentos sejam armazenados com segurana, preciso e simplicidade. Um arquivo bem organizado deve permitir que, em sua ausncia, outros funcionrios encontrem facilmente os documentos. Segurana: os documentos arquivados so de extrema importncia, em virtude disso, os cuidados a serem tomados contra incndio, roubo, extravio e deteriorao, devem ser prioritrios. Preciso: os documentos devero ser de fcil acesso, ou seja, arquivados de forma que possam ser localizados com preciso. Simplicidade: o arquivo deve ser compreendido por todos, pois o mesmo no se resume em guardar documentos, e sim, uma fonte de informao que tem como pretenso atender a todos. 4.2. Tipos de arquivos Baseado na definio podemos dizer que existem vrios tipos de arquivos, tudo depende dos objetivos e competncias das entidades que os produzem. Segundo as Entidades criadoras/mantenedoras os arquivos podem ser classificados em: Pblicos (federal, estadual, municipal); Institucionais (escolas, igrejas sociedade, clubes, associaes); Comerciais (empresas, corporaes, companhia); Pessoais (fotos de famlia, cartas, originais de trabalhos, etc). Temos tambm os arquivos que guardam e organizam documentos cujas informaes so registradas em suportes diferentes do papel: discos, filmes, fitas e so chamados de Especiais. Estes podem fazer parte de um arquivo mais completo. Existem aqueles que guardam documentos gerados por atividades muito especializadas como os arquivos mdicos, de imprensa, de engenharia, literrios e

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que muitas vezes precisam ser organizados com tcnicas e com materiais especficos. So conhecidos como Arquivos Especializados. 4.3. Sistema de arquivo Sistema um conjunto de arquivo de uma mesma esfera governamental ou de uma mesma entidade, pblica ou privada, que independentemente da posio que ocupam as respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na consecuo de objetivos tcnicos comuns. Exemplo: Sistema de Arquivo da Unicamp. E Documento? a unidade constituda pela informao (elemento referencial ou dado) e seu suporte (material, base), produzida em decorrncia do cumprimento de uma atividade. O documento pode ser simples (ofcio, relatrio, ficha de atendimento) ou composto (processo). 4.4. Natureza dos documentos Sabemos que as organizaes desenvolvem diversas atividades de acordo com as atribuies e os documentos refletem essas atividades, porque fazem parte do conjunto de seus produtos. Portanto, so variados os tipos de documentos produzidos e acumulados, bem como so diferentes os formatos, as espcies, e os gneros em que se apresentam dentro de um arquivo. Vamos conhec-los: 1. Formato: a configurao fsica de um suporte de acordo com sua natureza e o modo como foi confeccionado. Exemplos: formulrios, ficha, livro, caderno, folha, cartaz, mapa. 2. Espcie: a configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nesse contidas. Exemplos: ata, relatrio, carta, ofcio, proposta, diploma, atestado, requerimento. 3. Gnero: configurao que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizados na comunicao de seu contedo. Exemplos: audiovisual (filmes), fonogrfico (disco, fitas), magnticos/informticos (disquetes, cdrom). 4. Tipo de documento: a configurao que assume um documento de acordo com a atividade que gerou. Exemplos: ata de posse, boletim de notas e Tcnicas Administrativas Pgina 14

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frequncia de alunos, regimento de departamento, precesso de vida funcional, boletim de atendimento de urgncia, pronturio mdico, tabela salarial. 4.5. Como organizar um arquivo interessante que o local onde voc trabalhe ou venha trabalhar tenho um plano de classificao para que voc possa guardar os documentos dentro de pastas certas. Classificao , portanto, a sequencia de operaes que, de acordo com as diferentes estruturas e atividades produtora, visam a distribuir os documentos de um arquivo. Ordenao: disposio dos documentos dentro das pastas e destas dentro do arquivo. A escolha da forma de ordenao depende muito da natureza dos documentos, veja a seguir alguns mtodos bsicos: Ordenao Alfabtica: disposio dos documentos ou pastas de acordo com a sequncia das letras do alfabeto; Ordenao Cronolgica: disposio dos documentos ou pastas de acordo com a sucesso temporal; Ordenao Geogrfica: disposio de acordo com as unidades territoriais (pases, estados, municpios, distritos, bairros e outros); Ordenao Temtica: disposio de acordo com temas ou assuntos; Ordenao Numrica: disposio de acordo com a sequncia numrica atribuda dos documentos. Depende de um ndice auxiliar para busca de dados. 4.9. Idade dos arquivos Voc sabia que os arquivos tambm tem ciclo de vida? este contado a partir da produo do documento e do encerramento do ato, ao ou fato que motivou a sua produo e da sua frequncia de uso. Essa fase se diz na Arquivstica que tem relao com a vigncia do documento (a razo de ser do documento). Depois de destitudo dessa vigncia o documento pode ser guardado em funo da importncia das informaes nele contidas, para a histria da administrao ou mesmo para tomadas de decises pautadas nas aes do passado.

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O ciclo pode ser categorizado em trs fazes ou arquivos:

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Arquivo Corrente ou de Gesto tambm conhecido como de Primeira Idade ou Ativo. So conjuntos de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e que se conservam juntos aos rgos produtores em razo de sua vigncia e frequncia de uso. So muito usados pela administrao. Arquivo Intermedirio tambm conhecido como de Segunda Idade ou Semi-Ativo. So Arquivos que aguardam em depsitos de

armazenamento temporrio, sua destinao final. Apresenta pequena frequncia de uso pela administrao. Arquivo Permanente tambm conhecido como de Terceira Idade ou Histrico. So os conjuntos documentais custodiados em carter definitivo, em funo do seu valor. O acesso pblico. Ateno: por descuido e desinformao, muitas vezes o Arquivo considerado morto ou inativo. 4.10. Tempo de armazenamento de documentos So diversos documentos que devem ser mantidos por um certo perodo de tempo guardados. Relacionamos o tempo de armazenagem dos principais documentos utilizados pelas empresas. Tipos de Documentos gua, Luz Pagamento de Aluguel COFINS DARF Duplicados, Carns e Recibos Imposto de Renda IPVA, Multas de Trnsito Notas Fiscais Tempo de Armazenagem 05 anos 05 anos 05 anos 05 anos 02 anos 05 anos 02 anos 05 anos Dicas Recomendao Recomendao Determinado por lei Determinado por lei Recomendao Determinado por lei Recomendao Determinado por lei Determinado por lei

GPS, Comprovante pagamento 10 anos do INSS Depsito do FGTS 30 anos

Determinado por lei

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4.11. O CONARQ

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O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ um rgo colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional do Ministrio da Justia, que tem por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial aos documentos de arquivo. A Constituio Federal de 1988 e particularmente a Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, delegaram ao Poder Pblico estas responsabilidades, consubstanciadas pelo Decreto n 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que consolidou os decretos anteriores - ns 1.173, de 29 de junho de 1994; 1.461, de 25 de abril de 1995, 2.182, de 20 de maro de 1997 e 2.942, de 18 de janeiro de 1999. De acordo com estes dispositivos legais, as aes visando consolidao da poltica nacional de arquivos devero ser emanadas do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ. 5 ATENDIMENTO AO CLIENTE A palavra atendimento derivada do verbo atender, e atender um verbo transitivo indireto que representa a ideia de dar ouvido ou escutar o que algum deseja/precisa e consequentemente lhe retorna com positividade. No mundo ramo empresarial isto precisa acontecer de maneira dinmica, isto , com prontido e excelncia. 5.1 conhecendo o cliente So raras as empresas que se preocupam em conhecer as necessidades de seus clientes, saber qual o seu grau de satisfao, apurar opinies, sugestes e crticas. Mas para que essas medidas sejam eficazes preciso, primeiramente, sabermos quem so os clientes, a faixa etria e classe social que pertencem, entre outras informaes importantes. Clientes: quem so eles? Cliente Externo: quem adquire os produtos e/ou servios da empresa; Cliente Intermedirio: quem intermedeia a venda dos produtos e/ou servios; Cliente Interno: conhecidos tambm como colaboradores so pessoas com as quais nos relacionamos no trabalho. Tcnicas Administrativas Pgina 17

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O que afasta um cliente? Falta de ateno; Falta de flexibilidade; Dificuldade de acesso s informaes; Morosidade; Erros; Indiferenas; Descortesia. Dicas para um bom atendimento telefnico

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Atender ao primeiro toque isso demostrar ateno, disposio e eficincia; Evitar a expresso al dizer sempre o nome da empresa e o seu, seguidos do cumprimento bom dia, boa tarde ou boa noite. No caso de ligaes interna informe seu nome e departamento; No confiar na memria mantenha sempre por perto um lpis e/ou caneta e papel para anotaes. Use termos fceis de serem entendidos fale com clareza, com boa dico e bom portugus; Modo de falar cuidado tambm com demonstrao excessivas de simpatia e intimidade, isso pode no ser muito bem recebido; Interromper bruscamente a conversao evite encerrar uma conversa bruscamente, quando necessrio, seja delicado, preservando sua imagem e a da empresa. Evite deixar esperando se no for possvel fornecer informaes rapidamente, consulte se o cliente pode aguardar, ou se prefere ligar novamente, caso contrrio, anote os dados e retorne posteriormente; Encerrar a conversa cordialmente use sempre palavras como: obrigado (a), s ordens, por favor, desculpe-me, entre outros. 5.2 conhecendo o produto e/ou servio Devemos conhecer em profundidade tudo sobre os produtos e processos da empresa onde trabalhamos. As informaes precisas daro mais segurana, firmeza e habilidade para responder as dvidas dos clientes.

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5.3 vendas

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Vender segundo o dicionrio, o ato de Alienar ou ceder por certo preo, troca por dinheiro. Na prtica onde os vendedores, com a inteno de obter o maior lucro, interagem com os compradores, que tem interesse em uma maior satisfao, seja elas primarias ou segundarias. As vendas esto divididas em venda ativa, que a parte da venda realizada pelo profissional de vendas, e a venda passiva que parte da venda realizada pelo trabalho de marketing realizado. Muitas vendas so praticamente realizadas por venda passiva, porque muitos produtos tm um bom plano de marketing e possuem uma marca forte consolidada. 5.4 marketing o ato de demonstrar ao cliente os produtos de sua empresa, de forma que o mesmo sinta-se atrado pelo produto. Atravs do marketing conseguimos: Conhecer as tendncias e preferencias dos clientes; Compra pelo menor preo e vender por um preo competitivo; Manter a imagem do produto e/ou servio em alto nvel. Principais ferramentas do marketing Produto: o produto ou servios oferecido pela empresa deve buscar atender um conjunto bem terminado de necessidades e desejos de um certo mercado-alvo; Preo: o preo do produto ou servio deve ser compatvel com as expectativas dos clientes e com ofertas similares da concorrncia; Praa: o produto deve ser disponibilizado de forma conveniente para os clientes, buscando-se equilbrio entre a disponibilidade do produto e os custos totais de distribuio; Promoo: a empresa deve comunicar, de forma clara e eficaz, as caractersticas de sua oferta de marketing aos clientes-alvo. 6 REDAO COMERCIAL A redao comercial um esclarecimento escrito de dentro dos procedimentos legais, representando uma operao da empresa. 6.1 tipos de redaes comerciais Ofcio: o documento que expe o assunto de forma clara, usando uma linguagem formal. um documento privativo e muito usado em Entidade Pblicas, eficaz na comunicao entre autoridades. Tcnicas Administrativas Pgina 19

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Memorando: o documento interno que se estabelece uma comunicao rpida, sem formalidades. Carta: o documento que transmiti informaes em uma linguagem formal, sem obedecer ao processo rgido do ofcio. um dos documentos comerciais mais utilizados para a transmisso de informaes. Atestado: uma afirmao que tm por finalidade provar alguma coisa. O atestado afirma o que de conhecimento do atestado. Exemplos: sanidade, bito, bons antecedentes, boa conduta, mdico, entre outros. Declarao: declara a inexistncia ou no acontecimento de fato. Pode ser feito por pessoas fsicas ou jurdicas. Aviso: o documento que tm como finalidade advertir, notificar e regulamentar disposies. O aviso procura alertar sobre algo que foi liberado ou proibido, e que deve ser cumprido, importante definir prazos e nveis hierrquicos que sero atingidos. Procurao: o documento pelo qual uma pessoa ou outorgante, d poderes a outras pessoas para executarem uma operao em seu nome. Os poderes so mencionados na procurao e assinalados por ambos. Edital: um documento que comunica ao pblico interessado, condies e prazos de forma amplamente divulgada, deve ser exposto em local de grande circulao, como por exemplos, rgos de imprensa escrita. Edital tm efeitos jurdicos, que evitam algum alegar que no estava avisado. 6.2 formas de tratamento O tratamento Vossa Excelncia (por extenso) usado para: O Presidente e Vice-Presidente da Repblica O Presidente do Supremo Tribunal Federal O Presidente do Congresso Nacional O Tratamento V.Ex (forma abreviada) usada para: Componentes do Poder Judicirio Membros do Poder Legislativo Ministros e Secretrios do Estado Governadores e Prefeitos Altas Autoridades

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Tratamento para os demais casos: V.Em para Cardeais V.Rem para religiosos (reverendssima) V. Magnificncia para Reitores V. S forma geral de tratamento e em cartas Sr/Sra/Srta. para Senhor / Senhora / Senhorita Dr./Dra para Doutor / Doutora Prof./Prof.a para Professor / Professora 6.3 padronizao

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Tm como objetivo determinar regras na Empresa, de modo que, todos os processos internos sigam este procedimento, organizando as rotinas e tcnicas, tornando-o homogneo. Relatrio: a exposio detalhada de fatos e ocorrncias. De forma geral, o relatrio dever conter informaes para que a Autoridade Superior possa tomar decises. Aspectos que devem ser observados no relatrio: Abertura: local, data, repartio Introduo: indicao do fato a ser relatado Texto: relato minucioso do fato Concluso: recomendao de providncias a serem tomadas Fecho: formas protocoladas Formulrios: neles so registradas todas as informaes necessrias para as providncias sejam tomadas. Podem ser feitas manuscrita ou eletrnica. Podemos citar como exemplos de formulrios: Notas Fiscais, Ficha Cadastral, Fichas de Controle, entre outros. 7 OPERAES BANCRIAS As operaes bancrias so muito comuns na nossa vida, e no poderiam ser diferentes na vida de uma empresa. Dificilmente alguma dispensa o uso de operaes com bancos comerciais ou financeiros, em virtude do uso difundido dos cheques e cartes de crditos, sem falar na necessidade de financiamento para cobrir eventuais faltas de recursos financeiros.

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7.1 financiamento

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uma quantia de dinheiro adquirida com o objetivo de suprir uma determinada necessidade, a liquidao pode ser realizada ao longo do tempo, sempre com encargos financeiros acertados entre o credor e o devedor. Podemos destinar um financiamento, para: Capital de Giro financia a atividade operacional da empresa, este recurso destinado compra de mercadorias, reposio de estoques, despesas

administrativas, etc. Investimento Fixo destinado a gerar o resultado operacional da empresa. Destinamos este recurso aquisio de bens e imveis. Podemos considerar ativo fixo, mquinas e equipamentos, imveis, veculos utilitrios, entre outros. Investimento Misto: a juno do financiamento para investimento fixo com financiamento para capital de giro. 7.2 principais garantias Aval de uso exclusivo para Ttulos de Crdito. O avalista torna-se co-devedor, ou seja, deve tanto quanto o avaliado. O pagamento da obrigao pode ser imputado diretamente ao avalista. Fiana de uso exclusivo para Contratos. O Fiador garante o cumprimento da obrigao principal. Penhor Mercantil Requerimento para uma coisa Mvel, que ficar retida com o objetivo de assegurar o cumprimento do contrato. Hipoteca o direito real da garantia que incide sobre uma coisa Imvel, permanecendo esta na posse do proprietrio. 7.3 ttulos de crdito Ttulos de Crdito, conhecidos como documentos permutveis por valores. Podemos considerar os principais ttulos de crdito: cheques, duplicatas, notas promissrias, entre outros. importante constar nos ttulos de crdito, informaes do tipo: Cedente (credor); Sacado (devedor); Vencimento; Valor Numrico; Instrues de Cobrana; Tcnicas Administrativas Pgina 22

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Identificao do Registro.

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Cheque: uma ordem de pagamento vista, sacada contra um banco e com base em suficiente proviso de fundos depositados pelo sacador em mos do sacado ou decorrente de contrato de abertura de crdito entre ambos. Os fundos disponveis em conta corrente pertencem, at a liquidao do cheque. A lei do cheque prev as seguintes modalidades deste ttulo de crdito:

a) Cheque Administrativo: aquele sacado pelo banco contra um dos seus estabelecimentos. O cheque s pode ser emitido se for nominativo, ou seja pago a uma determinada pessoa. b) Cheque Cruzado: identificado por dois traos transversais, o cheque com cruzamento em branco somente poder ser pago a um banco ou a um cliente do sacado mediante crdito em conta. O cheque com cruzamento especial, somente poder ser pago ao banco cujo nome conste no cruzamento. c) Cheque Nominal: com a expresso ordem, so transferveis mediante declarao do endossante. d) Cheque ao Portador: so pagveis a quem o apresentador no guich do banco. Duplicata: procedente de uma Nota Fiscal, oriunda de uma venda mercantil. As informaes necessrias para a confeco da Duplicata Mercantil, encontram-se na Nota Fiscal.

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Nota Promissria: tem como fundamento a confisso de uma dvida, no tem necessidade de comprovao de origem.

Para garantir a eficcia do processo financeiro, importante a utilizao de alguns comprovantes, seja eles de entrada ou sada de operaes, como podemos citar: Recibo Cpia de Cheque 8 OPERAOES MERCANTIS 8.1 notas fiscais Existem alguns modelos de Notas Fiscais, cada qual para uma finalidade. A sua utilizao dependente do tipo da empresa que ir emitir, e qual operao esta sendo realizada.

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Nota Fiscal de Venda a consumidor: esta Nota Fiscal emitida nos casos de venda a consumidor, tributadas pelo ICMS, quando o cliente retira a mercadoria diretamente do estabelecimento comercial. Nota Fiscal de Prestao de Servios: emitida para casos exclusivos de servios, sendo fundamental a discriminao do servio prestado. (o modelo desta Nota Fiscal varia de municpio para municpio) Nota Fiscal Fatura: comprova a origem da mercadoria, necessria a citao da natureza da operao, a descrio do produto, quantidade, valores, impostos, entre outros. Emitimos este documento, nos casos de sada ou entrada de mercadorias. 8.2 oramentos de vendas Quando solicitado pelo o cliente um Oramento para a sua empresa, o mesmo deve conter informaes necessrias e fundamentais para a efetivao da venda. Informaes no citadas podem geram problemas futuros e o

descontentamento por parte do cliente. 8.3 ordem de compra As compras so de vital importncia para o andamento de empresa, mercadorias compradas com eficincia resultam em maior lucro, e os clientes participam desta economia. Trs fatores influenciam no momento certo de efetuar a compra: 1 - Necessidade da Empresa; 2 - Disponibilidade de Verbas para a compra; 3 - Condies atuais do Mercado. Organizao das Compras: Selecionar os fornecedores; Negociar com os fornecedores; Abrir concorrncia; Analisar ofertas e preos; Expedir ordem de compra; Receber os materiais ou servios adquiridos; Procurar novas empresas fornecedoras; Manter atualizados: catlogos, listas e dados de mercado.

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Planejamento de Compras

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O planejamento de compras refere-se a como a empresa executa sua programao de compras. O objetivo da programao de compras evitar excessos de estoques e melhorar o fluxo de caixa.

Preo Condies de Pagamento Ordem de Compra Prazo de Entrega

Oramento

Fornecedor

Quantidade

O objetivo da programao de compras evitar excessos de estoques e melhorar o fluxo de caixa.

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ATividades
1. Defina o que voc entende por Administrao? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 2. Uma empresa rene quais fatores de produo? Explique cada um deles. _________________________________________________________ _________________________________________________________ 3. Explique a diferena entre eficincia e eficcia. _________________________________________________________ _________________________________________________________ 4. Quais os principais problemas que as empresas enfrentam? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 5. Quais as funes bsicas de uma empresa? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 6. Qual a diferena entre manual e regulamento? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 7. Qual a finalidade do organograma e quais os mtodos de construo? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 8. O que um arquivo? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 9. Qual que finalidade de manter documentos arquivados por tanto tempo? _________________________________________________________ _________________________________________________________ Tcnicas Administrativas Pgina 27

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10. Quais so as dicas para garantimos o sucesso no atendimento telefnico? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 11. Quais os tipos de clientes? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 12. Na sua opinio, quais os fatores que afastam os clientes da empresa? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 13. Quais as principais ferramentas do marketing? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 14. Qual a diferena entre atestado e declarao? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 15. O que voc entendeu por procurao? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 16. O que Financiamento? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 17. Quais os principais tipos de financiamentos mais usados pelas Empresas? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 18. Quais os principais ttulos de crdito? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 19. Quais os principais tipos de notas fiscais existentes? _________________________________________________________ _________________________________________________________

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9 ROTINAS DO DEPARTAMENTO PESSOAL

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O departamento pessoal ou de recursos humanos parte da estrutura organizacional de praticamente todas as empresas, excetuando-se apenas aquelas de porte muito pequeno. Nesses casos, quase sempre a rotina do departamento pessoal executada pelo escritrio de contabilidade contratado pela empresa. Em todos os outro casos, o departamento pessoal ou de recursos humanos imprescindvel para o bom funcionamento dos negcios. O departamento pessoal ou recursos humanos executa algumas funes bsicas para o andamento das atividades de uma empresa: recrutamento, seleo, treinamento, admisso de funcionrios, controle de presena, desligamento, dentre outras. 9.1 recrutamento Recrutamento a busca de recursos humanos para suprir as necessidades da empresa. Antes de iniciar o recrutamento, a empresa precisa definir as caractersticas do empregado que desejar contratar. Entre essas caractersticas, destacam-se: idade, escolaridade, experincia na atividade, etc. Tipos de Recrutamento: Recrutamento interno: utilizado para preenchimento de vagas, atravs de remanejamento dos quadros existentes na organizao. Recrutamento externo: utilizado para atrair os candidatos que esto fora da instituio. Existem vrios meios de executar o recrutamento: Anncios em jornais; Indicaes dos prprios funcionrios da empresa; Rdio, TV e Internet; Cartazes na frente da empresa; Utilizao de agencias de emprego; Procura em escolar e faculdades. 9.2 seleo Escolha do candidato para a vaga disponvel na empresa. Busca entre os candidatos recrutados aquele mais adequado para preencher a vaga.

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Em geral, as empresas utilizam os seguintes instrumentos para selecionar seus empregados: Formulrios de solicitao de emprego; Entrevistas; Testes. 9.3 treinamento O treinamento consiste em transmitir aos empregados os conhecimentos necessrios para o desempenho da sua funo. Os objetivos do treinamento so: Preparar o pessoal para a execuo da tarefa; Desenvolver a capacidade pessoal, no somente para o cargo, mas tambm para outras habilidades; Aumentar a motivao e tornar o pessoal mais receptivo s tcnicas e cultura da organizao. 9.4 admisso de empregados Para que se faa possvel a admisso de empregados, torna-se indispensvel que ele possua e apresente, no Departamento de Pessoal, toda a sua documentao, que obrigatria, conforme normas do Ministrio do Trabalho. Documentos Obrigatrios: CTPS (Carteira de Trabalho e Previdncia Social); RG (Cdula de Identidade); Ttulo de Eleitor; Certificado de Reservista (sexo masculino); CPF (Cadastro de Pessoa Fsica); Foto 3x4; Certido de Nascimento; Certido de Casamento; Comprovante de Residncia; Atestado mdico admissional(expedido por mdico do trabalho). 9.5 EXIGNCIAS LEGAIS Livro de inspeo do trabalho As empresas sujeitas inspeo do trabalho so obrigadas a possuir livro denominado Inspeo do Trabalho, a fim de que nele seja registrada, pelo agente Tcnicas Administrativas Pgina 30

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de inspeo, sua visita ao estabelecimento, declarando a data e a hora do incio e trmino desta, assim como o resultado da inspeo. No livro sero registradas, ainda, se for o caso, todas as irregularidades verificadas e as exigncias feitas, como os respectivos prazos para atendimento. Devem ser anotados, tambm, pelo agente da inspeo, de modo legvel, os elementos de sua identificao funcional. Havendo mais de um estabelecimento, as empresas devero possuir tantos livros quantos forem esses estabelecimentos, devendo permanecer cada livro no estabelecimento respectivo, proibida sua centralizao. Quadro de horrio de trabalho O quadro de horrio de trabalho obrigatrio, podendo a empresa optar pelo modelo simplificado, devendo afix-lo em local bem visvel. Com relao aos empregados menores (de 14 a 18 anos), a empresa deve relacion-los em quadro de horrio especial adquirido em papelarias especializadas (Quadro de Horrio de Trabalho de Menores). Livro de ponto Para estabelecimento com mais de 10 (dez) empregados, obrigatria a marcao do Ponto, com a anotao da hora de entrada e sada, devendo ser assinalados os intervalos para repouso. A marcao do ponto pode ser feita em registros mecnicos ou eletrnicos, isto , mediante relgio de ponto, ou manuscrita em livro ou carto-ponto. CAGED Cadastro Geral de Empregados e Desempregados Cumprindo as determinaes da Lei n 4.923-65, os estabelecimentos que registrarem movimentos de empregados (admisso e desligamento) devero informar ao Mistrio do Trabalho at o dia 07 (sete) do ms seguinte a movimentos havidas. Para cumprir a exigncia, enviam-se a exigncia internet os dados por meio do ACI Aplicativo do CAGED Informatizado, disponvel na pagina

www.caded.gov.br 9.6salrio a remunerao devida pelo empregador ao empregado pela prestao de servios do ltimo, em decorrncia de um contrato de trabalho, sendo inadmissvel

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sua redutibilidade. permitido que o salrio seja pago em parte, num percentual mximo de 70% (setenta por cento). Folha de pagamento um documento onde registra e controla todos os proventos e descontos de um funcionrio no ms, e se divide em duas partes distintas. Proventos: Salrios; Horas extras; Adicionais de insalubridade, periculosidade e noturno; Salrio famlia; Dirias de viagens; Ajuda de custo; Gratificaes; Descontos: INSS; IRRF; Contribuio Sindical; Faltas; Vale-Transporte; Adiantamentos; Seguros. 9.7 13 salrio A gratificao de Natal, ou gratificao natalina, popularmente conhecida como dcimo terceiro salrio (13 salrio), uma gratificao instituda no Brasil, que deve ser paga ao empregado em duas parcelas at o final do ano, no valor correspondente a 1/12 (um doze avos) da renumerao para cada ms trabalhado. O pagamento do 13 dever ser efetuado da seguinte forma: 50% (cinquenta por cento), quando houver solicitao do empregado por escrito, no ms de janeiro, para ser pago quando da concesso de suas frias, ou quando no solicitado, at o dia 30 de novembro, a ttulo de adiantamento da gratificao natalina. Os outros 50% (cinquenta por cento) devero ser pagos at o dia 20 de dezembro, quando, ento, sofrer todos os descontos devidos, levando-se em considerao o total da gratificao. Tcnicas Administrativas Pgina 32

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9.8 frias

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As frias so um direito constitucional do trabalhador ao qual ele ter direito aps cada perodo de 12 meses de trabalho. Direito a frias Todo empregado adquire o direito a frias aps 12 meses de vigncia do contrato de trabalho. Nos primeiros 12 meses, o empregado adquire o direito a 30 dias de frias. Nos 12 meses seguintes o empregador deve, obrigatoriamente, conceder estes dias de folga remunerada ao empregado. Mas quem escolhe quando o empregado tira frias o empregador. Perda do direito a frias No ter direito a frias o empregado que, no curso do perodo aquisitivo: Permanecer em licena remunerada por mais de 30 (trinta) dias; Deixar de trabalha por mais de 30 (trinta) dias, com percepo de salrios, em decorrncia de paralisao total ou parcial dos servios da empresa; Pedir demisso e no for readmitido dentro de 60 (sessenta) dias subsequentes sua sada; Permanecer recebendo auxlio-doena da Previdncia Social, por mais de 180 (cento e oitenta) dias. poca de frias A concesso de frias dever ser comunicada ao empregado, por escrito, com antecedncia de, no mnimo, 30 (trinta) dias. Dessa comunicao, o empregado dever dar o recibo. O aviso de frias deve ser feito em duas vias, mencionando-se o perodo aquisitivo a que se referem s frias. O empregado d o ciente no documento. A concesso das frias dever ser anotada na CTPS do empregado em local prprio e na ficha ou folha do livro ou fica de Registro de Empregados. Abono pecunirio O empregado tem direito de converter um tero de suas frias em abono pecunirio. Assim, por exemplo, aquele que tiver direito a 30 (trinta) dias de frias poder optar em descansar todo o perodo, ou apenas durante 20 (vinte) dias, recebendo os dias restantes (1/3 de trinta dias) em dinheiro.

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O abono dever ser requerido pelo empregado, por escrito, at 15 (quinze) dias antes do trmino do perodo aquisitivo. Aps esse prazo, a concesso do abono ficar a critrio do empregador. Abono de 1/3 (um tero) constitucional Em seu artigo 7, inciso XVII, a Constituio de 1988 d ao trabalhador um adicional de 1/3 (um tero) sobre a renumerao de frias, por ocasio dessas. Aplica-se o pagamento deste dispositivo tambm sobre as frias indenizadas, nas rescises de contrato de trabalho. 9.9 demisso de empregado A demisso significa resciso de contrato de trabalho entre o empregado e o empregador. Causa da demisso A demisso sempre ocorrer por manifestao da vontade: Da Organizao: Sem justa causa; Por justa causa. Do Empregado: A pedido. Por trmino de contrato. Aviso prvio O aviso prvio a comunicao que o empregador (a Organizao na demisso sem justa causa) dever fazer ao empregado, ou o empregado (no pedido de demisso) ao empregador, se quiser encerrar o contrato de trabalho sem motivo justo. O aviso ser dado com antecedncia mnima de 30 (trinta) dias. Se o aviso prvio no for feito, a parte (empregado ou empregador) ter o direito a exigir a indenizao pelo prazo correspondente. Quando a Organizao que efetua a demisso sem justa causa, o empregado receber o aviso prvio e ter o direito, durante os 30 (trinta) dias que se seguem a reduzir sua jornada de trabalho em 02 (duas) horas dirias, sem prejuzo do seu salrio integral, ou mesmo faltar ao servio por 07 (sete) dias corridos.

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Resciso de contrato de trabalho

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A resciso de contrato de trabalho deve ser efetivada mediante o Termo de Resciso do Contrato de Trabalho (TRCT), documento padronizado e obrigatrio, de acordo com a legislao em vigor. O Termo de Resciso do Contrato de Trabalho o comprovante de quitao das verbas de um empregado e tambm, autorizao para o levantamento do saque do FGTS, administrado atualmente pela Caixa Econmica Federal. Homologao A homologao obrigatria no caso de empregados com mais de 12 (doze) meses de servios prestados quando de sua resciso de contrato de trabalho. A homologao compreende a assistncia, por parte do sindicato de classe do empregado ou rgo do Ministrio do Trabalho, no ato rescisrio. Seguro-desemprego O empregado demitido sem justa causa que permanecer desempregado aps o saque do FGTS encaminhar a sua CD (Comunicao de Dispensa) ao rgo do SINE ou ao Ministrio do Trabalho. O seguro-desemprego poder ser recebido em at 05 (cinco) parcelas mensais, caso o trabalhador permanea desempregado por todo esse perodo, podendo ser estendido em at 06 (seis) parcelas em casos especiais. No ter direito ao seguro-desemprego o trabalhador que estiver aposentado ou que no tiver vnculo empregatcio, no mnimo por seis meses, com a contratante, bem como tiver sido demitido por justa causa. 9.10 trabalho do estagirio Contrato de estgio Estgio o perodo de tempo em que o estudante exerce sua profisso mediante a prtica e o aperfeioamento de ensinamentos tericos ministrados na escolar. A lei que regula os estgios remunerados de estudante de 2 (segundo) e 3 (terceiro) graus a Lei n 6.494 de 07 de dezembro de 1997, Revogada pela Lei n 11.788, de 25 de setembro de 2008. A reviso do estgio remunerado no acarretar vnculo empregatcio de qualquer natureza.

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A comprovante da inexistncia de vinculo empregatcio a celebrao do Termo de Responsabilidade, entre o concedente (empresa), interveniente (instituio de ensino) e o estagirio (estudante). Sobre a remunerao paga ao estagirio no incidem encargos

previdencirios, sendo, no entanto, obrigatrio ao concedente contratar aplice de seguro para garantias ao estagirio durante o perodo de estgio. 10 ENCARGOS SOCIAIS Taxa e contribuies pagas pelo empregador para financiamento das polticas pblicas que beneficiam de forma indireta o trabalhador. 10.1 INSS (Instituto Nacional de Seguro Social) GPS (Guia de Recolhimento da Previdncia Social) um documento preenchido pelo empregador para recolhimento das receitas previdencirias descontadas dos empregados e parte do empregador no que se refere ao INSS. Obrigaes das empresas para com o inss - Manter a contabilidade em dia, no podendo exceder a 06 (seis) meses o atraso, quando da fiscalizao da previdncia. - Manter toda a documentao referente ao pessoal em dia e disponvel para a verificao, bem como as folhas de pagamentos dos empregados, folha de pagamentos dos pr-labores dos scios e dos pagamentos a terceiros. 10.2 FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Servio) GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS) Documento preenchido pelo o empregador para efetuar o depsito em conta vinculada dos empregados referente aos 8% pagos sobre a renumerao, a qual deve ser recolhida at o dia 07 de cada ms, podendo ser alterado a data e um documento fornecido pela Caixa Econmica Federal e preenchido pelo empregador para distribuio dos valores constantes na GIFP em conta vinculada dos empregados. 10.3 PIS/PASEP O Programa de Integrao Social (PIS) e o Programa de Formao do Patrimnio do Servidor Pblico (PASEP), mas conhecido pela sigla PIS/PASEP, so contribuies sociais de natureza tributria, devidas pelas pessoas jurdicas, como

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objetivo de financiar o pagamento do seguro-desemprego, abono e participao na receita dos rgos e entidades para os trabalhadores pblicos e privados. 10.4 DARF (Documento de Arrecadao de Receitas Federais) um formulrio preenchido pelo empregador para recolhimento dos tributos de Imposto de Renda retido na fonte dos empregados. 10.5 GRCS (Guia de Recolhimentos da Contribuio Sindical) Fornecida pelas entidades sindicais para recolhimento das contribuies descontadas dos empregados, no ms de maro, a qual dever ser recolhida at o ltimo dia til do ms seguinte ao desconto. 11 ENCARGOS ANUAIS 11.1 RAIS (Relao Anual de Informaes Sociais) o documento fornecido pela Caixa Econmica Federal ou adquirido em papelarias, para informaes dos rendimentos anuais de todos os empregados da empresa, ou mesmo de empresas que no tenham empregados. 11.2 DIRF (Declarao de Imposto de Renda na Fonte) o documento preenchido pelo empregado onde so informados, Receita Federal, o rendimento anual e o imposto retido na fonte de cada funcionrio que sofreu desconto. um documento obrigatrio exigido por lei e o no cumprimento por parte do empregado cabe sano penal sujeita a multas. 13 TICA PROFISSIONAL A palavra tica de origem grega, ethos, e significa costume, tica deve ser entendida como um conjunto de princpios bsicos que visa disciplinar e regular os costumes, a moral e a conduta das pessoas. O que ser tico? Ser tico nada mais do que agir direito, proceder bem, sem prejudicar outros. ser altrusta, estar tranquilo com a conscincia pessoal. cumprir com os valores da sociedade em que vive, ou seja, onde mora, trabalha, estuda. tica tudo que envolve integridade, ser honesto em qualquer situao, ter coragem para assumir seus erros e decises, ser tolerante e flexvel, ser humilde. O que tica profissional? A tica profissional se inicia com a reflexo. Quando escolhemos a nossa profisso, passamos a ter deveres profissionais obrigatrios. Os jovens quando escolhem sua carreira, escolhem pelo dinheiro e no pelos deveres e valores. Ao Tcnicas Administrativas Pgina 37

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completar a formao em nvel superior, a pessoa faz um juramento, que significa seu comprometimento profissional. Isso caracteriza o aspecto moral da tica profissional. Mesmo quando voc exerce uma carreira remunerada, no est isenta das obrigaes. Sabemos que existem vrios tipos de tica: tica social, do trabalho, familiar, profissional. Especialmente, tica profissional refletir sobre as aes realizadas no exerccio de uma profisso e deve ser iniciada antes da prtica profissional. Se voc j iniciou a sua atividade profissional fora da rea que voc gosta no quer dizer que voc no tenha deveres e obrigaes a cumprir como profissional. Como ser um profissional tico? Ser um profissional tico nada mais do que ser profissional mesmo nos momentos mais inoportunos. Para ser uma pessoa tica, devemos seguir um conjunto de valores. Ser tico proceder sem prejudicar os outros. Algumas das caractersticas bsicas de como ser um profissional tico ser bom, correto, justo e adequado. Alm de ser individual, qualquer deciso tica tem por trs valores fundamentais, como: Ser honesto em qualquer situao a virtude dos negcios; Ter coragem para assumir as decises mesmo que seja contra a opinio alheia; Ser tolerante e flexvel deve-se conhecer para depois julgar as pessoas; Ser ntegro agir de acordo com seus princpios; Ser humilde s assim conseguir reconhecer o sucesso individual.

Comportamento eticamente adequado e sucesso continuado so indissociveis.

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1. Cite cinco documentos obrigatrios para o registro de um empregado. _________________________________________________________ _________________________________________________________ 2. Por qual rgo pblico expedida a CTPS (carteira de Trabalho), e quais os documentos necessrios? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 3. O que Livro de Inspeo? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 4. Defina de uma forma prtica o que folha de pagamento. _________________________________________________________ _________________________________________________________ 5. Explique o que so Proventos? D trs exemplos de Proventos. _________________________________________________________ _________________________________________________________ 6. Explique o que so Descontos? D trs exemplos de Descontos. _________________________________________________________ _________________________________________________________ 7. Quando que o empregado tem direito a tirar frias? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 8. Quando que o empregado perde o direito a tirar frias? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 9. Quando e como feita a solicitao do 13 salrio antecipado em ocasio do gozo de frias? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 10. Quais as causas de demisso _________________________________________________________ _________________________________________________________ Tcnicas Administrativas Pgina 39

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11. O que um aviso prvio?

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_________________________________________________________ _________________________________________________________ 12. Quando obrigatria a homologao pela resciso de contrato de trabalho? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 13. Quando o trabalhador tem direito ao Seguro Desemprego? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 14. O que so Encargos Sociais? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 15. Qual o significado da GPS? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 16. O que GFIP e quo a porcentagem de recolhimento desse tributo? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 17. O que o PIS/PASEP? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 18. O que significa RAIS e qual a sua finalidade? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 19. O que DIRF? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 20. O que tica? _________________________________________________________ _________________________________________________________

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REFERNCIAS

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http://pt.scribd.com/doc/2/FUNCAO-DO-DEPARTAMENTO-DE-PESSOAL

http://pt.scribd.com/doc/5/APOSTILA-AUXILIAR-ADMINISTRATIVO

http://estudode direitoadministrativo.blogspot.com.br

Capacitao em Rotinas Administrativas /Auxiliar de Depto Pessoal Microlins

http://www.infoescola.com/administracao_/departamentalizacao/

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