2012
2012
Management. Saat ini PAS SMA berfungsi menjadi pangkalan data di sekolah dan
menjadi komponen dalam Pendataan Online Sekolah Menengah yang dilaksanakan oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah (Ditjrn Dikmen). PAS-SMA atau yang sering disebut PAS saja, mempunyai cakupan cukup luas, mulai dari pengelolaan PSB, Kesiswaan, Kurikulum sampai dengan keuangan. Sebegitu besarnya, sehingga diperlukan pemahaman yang baik mengenai alur pengisian data ketika mengimplementasikannya di sekolah. Buku ini berisi langkah-langkah berurutan yang harus dilalui sekolah agar Paket Aplikasi Sekolah dapat diimplementasikan. instruktur di sekolah. Silahkan untuk mengikuti langkah-langkah yang dipaparkan dalam tulisan ini. Paket Aplikasi Sekolah akan menjadi alat bantu yang powerfull di sekolah. Harapannya, dengan membaca buku ini, sekolah lebih mudah meng-implementasi PAS walaupun tidak didampingi
2012
2.1.
PEMBENTUKAN TIM
Implementasi PAS membutuhkan persiapan-persiapan dan penanganan yang
baik. Untuk itu perlu dibentuk sebuah TIM yang akan menangani dan mengawal implementasi PAS di Sekolah. a. b. Koordinator Administrator Penanggung jawab jalannya program di Sekolah. Bertanggung jawab terhadap penanganan data, perawatan teknis dan pengembangan PAS di Sekolah. Administrator terdiri dari: c. Administrator Operasional Administrator Teknik Administrator Pengembangan Administrator Data
Operator
2.2.
2.4.
PERSIAPAN DATA
Data yang harus dipersiapkan ketika membangun data base PAS antara lain : Data mengenai Identitas Sekolah ( tercantum di cetak LISM ) Data mengenai sarana dan daftar inventaris sekolah
2012
Data Kalender Akademik Data penugasan Guru mengajar & Daftar Wali Kelas Data Guru dan Tenaga Administrasi Data siswa Jadwal Pelajaran, dll.
2012
3.1.
3.2.
REGIONAL SETTING
Agar PAS dapat berjalan dengan baik, aplikasi PAS menuntut Setting untuk
Regional Sebagai berikut: Decimal Symbol dengan karakter titik (.) Digit Grouping Symbol dengan karakter koma (,) List Separator dengan karakter koma (,) Short Date Format dengan format M/d/yyyy Apabila tidak di set dengan ketentuan di atas, maka yang akan terjadi adalah ketika mengentrikan bilangan akan dikalikan dengan nilai 100 oleh aplikasi PAS.
3.3.
Buku Manual Operasional PAS. Ada tiga jenis setup instalasi PAS : a. Stand Alone b. Server c. Client Instalasi Stand Alone jika PAS hanya diinstal di satu komputer saja/berdiri sendiri. Sedang Server dan Client jika PAS diinstal dalam sebuah jaringan. ( Tahapan instalasi secara lengkap diuraikan di Buku Manual Operasional PAS ).
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah
2012
4.1.
selanjutnya data Transaksional. Data Referensi karakter pengisiannya bisa bolakbalik, sedangkan data Master dan data Transaksional karakter pengisiannya harus urut sesuai alur periodical pembelajaran.
4.2.
dengan sering membuat back up data. Setiap tahapan entri data selesai dilakukan, maka dibuat back up datanya ( petunjuk back up data secara lengkap diuraikan di Buku Manual Operasional PAS ).
4.3.
kedalam tiga cara : a. Entri Manual Data di entri satu persatu langsung ke aplikasi. b. Import Data Data dimasukkan ke dalam database melalui fasilitas import data. c. Gabungan Entry Manual dan Import Data Sebagian data dientri manual sebagian lagi di import.
2012
4.4.
PENYIAPAN DATA
Persiapkan data-data yang akan di entrikan dan lakukan pengaturan. Data
4.5.
PAS. Tahapannya adalah sbb : 4.5.1 PAS_Administrasi Sekolah ( 02 ) Nama sub Modul PEMBENTUKAN IDENTITAS SEKOLAH Menu di Aplikasi Bagi Sekolah yang terdaftar pada saat 2.1 Pemilihan Pengguna PAS, lengkapi dan/atau ubah data-data yang belum sesuai dengan kondisi Sekolah. Sedangkan bagi sekolah yang belum terdaftar, mulai dengan membentuk data Identitas yang baru Deskripsi Isi Berfungsi untuk merefisi apabila ada data mengenai Identitas Sekolah yang salah atau dalam perkembangan Sekolah ada data yang berubah. Kegiatan Sekolah Agenda kegiatan yang diselenggarakan oleh sekolah. Saldo Awal Sekolah Data saldo awal keuangan sekolah pada awal tahun ajaran berjalan FASILITAS SEKOLAH Fasilitas sekolah terdiri dari : Properti Sekolah Ruangan Sekolah - Perlengkapan Sekolah/KBM - Buku Sekolah - Alat Pendidikan Pemakaian Listrik Program Inklusi (jika ada) Isilah masing-masing petunjuk di aplikasi. item sesuai 2.3 2.2
2012
Dari semua item Fasilitas Sekolah data Ruangan Sekolah mutlak harus diisi, utamanya ruangan teori/kelas untuk seluruh rombel di sekolah.
BACK UP DATA ke - 1
Setelah menyelesaikan entri data Administrasi Sekolah buatlah back up data. Ikuti petunjuk cara back up data di Buku Manual Operasional PAS.
4.5.2 PAS_Referensi ( 01 ) 4.5.2.1 Referensi Tingkat Nasional (1.1) Tabel referensi tingkat nasional adalah tabel referensi yang isinya akan sama untuk semua sekolah. Tabel referensi tingkat nasional berisi data baku dan datanya tidak dapat diubah. 4.5.2.2 Referensi Tingkat Sekolah (1.2) Sedangkan tabel referensi tingkat sekolah isi data akan berbeda untuk tiap sekolah. Nama Referensi Deskripsi Isi Menu di Aplikasi 1.2.1.1
JENIS KALENDER Diisi oleh data-data Jenis Kalender AKADEMIK Akademik seperti Libur Nasional, Libur Semester, Ujian Blok, Pembagian Rapor dan lain-lain HARI BELAJAR Diisi dengan nama-nama hari dan status harinya (Libur atau Hari Belajar) Diisi dengan data-data jam belajar Diisi data penataran yang pernah diikuti oleh pegawai
1.2.1.2
ASAL SEKOLAH Diisi dengan data-data Asal SMP PENDAFTAR calon siswa dan siswa SEKOLAH SETINGKAT Diisi dengan data SMA asal dan/atau tujuan siswa ketika pindah sekolah
2012
PENYAKIT HOBI
Diisi dengan daftar penyakit yang diderita oleh siswa Diisi dengan jenis hobi siswa Jenis
PEKERJAAN ORANG Diisi dengan data-data TUA Pekerjaan Orang Tua Siswa MATA PELAJARAN Mata Pelajaran MUATAN LOKAL dengan status Muatan Lokal yang Mata
diajarkan Pelajaran
MATA PELAJARAN Mata Pelajaran Muatan Lokal pada MUATAN LOKAL PER tiap-tap Program Pengajaran PROGRAM PENGAJARAN KURIKULUM MUATAN LOKAL Menetapkan kurikulum Mata Pelajaran Muatan Lokal beserta data silabusnya. Jenis
1.2.4.2
1.2.4.3
JENIS TAGIHAN Bermacam-macam PENILAIAN Penilaian BENTUK INSTRUMEN PENILAIAN SUMBER DAN ALAT
Tagihan 1.2.4.4.1
Bermacam-macam Bentuk Instrumen 1.2.4.4.2 Penilaian BAHAN Sumber Bahan dan Alat 1.2.4.4.3
Diisi degan data-data Nilai Afektif 1.2.4.4.4 yang akan diberikan kepada Siswa Diisi dengan data-data Kegiatan 1.2.4.4.5 Ekstrakurikuler yang dapat diikuti oleh siswa 1.2.4.5
MATA UN
ORGANISASI SEKOLAH
Diisi data Organisasi Sekolah untuk member penghargaan siswa di kepengurusannya MATA PELAJARAN Sudah tersedia 5 Bahasa Asing BAHASA ASING lainnya. Diisi jika perlu menambahkan Mata Pelajaran Bahasa Asing baru. MATA PELAJARAN Diisi jika menambahkan Mata BAHASA ASING PER Pelajaran Bahasa Asing baru. PROGRAM
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah
1.2.4.6
1.2.4.7
1.2.4.8
2012
PENGAJARAN
Diisi jika menambahkan Pelajaran Bahasa Asing baru. Diisi dengan jenis sanksi yang diberikan kepada siswa
Mata
1.2.4.9
1.2.5.1
MATA ANGGARAN
1.2.6.1 1.2.6.2
JENIS PEMBAYARAN Diisi dengan data-data Jenis SISWA Pembayaran yang akan dilakukan oleh Siswa
BACK UP DATA ke 2
Setelah menyelesaikan entri data Referensi Tingkat Sekolah buatlah back up data. Ikuti petunjuk cara back up data di Buku Manual Operasional PAS.
4.5.3 PAS_Administrasi Kepegawaian (03) Untuk Mengentrikan data-data Pegawai dapat dilakukan pada Menu 3.1.1 untuk Data Awal Guru dan 3.1.2 untuk Data Awal Tenaga Administrasi 4.5.3.1 Pembentukan Data Awal (3.1) Menu di Aplikasi Entrikan Biodata Kepala Sekolah dahulu 3.1.1 baru Guru yang lain sesuai urutan yang sudah dibuat. Lanjutkan mengisi datadata pendukungnya : Deskripsi Isi Keluarga Pendidikan Formal Riwayat Pangkat Riwayat Jabatan
10
2012
Penataran Riwayat Mengajar Mengajar Disekolah/Lembaga Pendidikan Pendidikan Non Formal Karya Tulis Pengembangan Profesi Penghargaan Kesejahteraan dan Perlindungan Beasiswa Penulisan Buku Workshop Studi Banding Tes Keahlian Tunjangan DATA AWAL TENAGA ADMINISTRASI Dianjurkan masukkan dahulu data Kepala TU baru kemudian Tenaga Administrasi yang lain sesuai urutan. Lanjutkan mengisi data-data pendukungnya : Keluarga Pendidikan Formal Riwayat Pangkat Riwayat Jabatan Penataran Pendidikan Non Formal Riwayat Pekerjaan Karya Tulis Pengembangan Profesi Penghargaan Kesejahteraan dan Perlindungan Beasiswa Penulisan Buku Workshop Studi Banding Tes Keahlian Tunjangan 3.1.2
Data Riwayat Pangkat dan Riwayat Jabatan WAJIB untuk diisi. Jika Riwayat Pangkat dan Riwayat Jabatan belum diisi maka cetak daftar guru (3.3.1) tidak tampil.
11
2012
4.5.3.2 Pemeliharaan Data Induk (3.2) Menu Deskripsi Isi di Aplikasi Berfungsi untuk mengedit / 3.2.1 memperbaiki data Guru yang salah atau berubah Berfungsi untuk mengedit / memperbaiki data Tenaga Administrasi yang salah atau berubah 3.2.2
BACK UP DATA ke 3
Setelah menyelesaikan entri data Kepegawaian kembali buatlah back up data. Ikuti petunjuk cara back up data di Buku Manual Operasional PAS.
4.5.4 Referensi Periodikal (1.3) Data Referensi Periodikal adalah data Sekolah yang pada periode waktu tertentu akan mengalami perubahan.
4.5.4.1 Per Tahun Ajaran (1.3.1) Menu di Aplikasi AGENDA KEGIATAN Diisi dengan data waktu pelaksanaan 1.3.1.1 BELAJAR MENGAJAR dari setiap kegiatan di Kalender Akademik Nama Referensi Deskripsi Isi PROGRAM PENGAJARAN PER TINGKAT KELAS IURAN SEKOLAH PENENTUAN KKM Penetapan Kurikulum setiap Program Pengajaran di setiap tingkat kelas Jumlah Pembayaran untuk siswa dari masing-masing Tingkat Kelas. Penentuan range nilai untuk setiap kriteria Penentuan KKM 1.3.1.2
1.3.1.3 1.3.1.4
12
2012
1.3.1.5 1.3.1.6
4.5.4.2 Per Semester (1.3.2 ) Nama Referensi PENUGASAN MENGAJAR Menu di Aplikasi GURU Data mata pelajaran yang diajarkan 1.3.2.1 oleh masing-masing Guru Deskripsi Isi Jadwal Pelajaran untuk setiap hari belajar di masing-masing rombel 1.3.2.2
JADWAL PELAJARAN
BACK UP DATA ke 4
Setelah menyelesaikan entri data Referensi Periodikal kembali buatlah back up data. Ikuti petunjuk cara back up data di Buku Manual Operasional PAS.
4.5.5 PAS_Penerimaan Siswa Baru ( 04 ) Tahapan proses PSB adalah sbb : Nama sub Modul KAPASITAS PENERIMAAN Deskripsi Isi Jumlah Pendaftar Tidak perlu diisi, karena otomatis akan terisi ketika calon siswa sudah dimasukkan. Rencana Penerimaan Ketetapan Sekolah untuk menerima siswa baru ( pagu ). Passing Grade Ketetapan Sekolah mengenai syarat nilai minimum bagi calon siswa untuk diterima 4.2 Menu di Aplikasi 4.1
13
2012
Diisi jika Sekolah menyelenggarakan test untuk calon siswa, jika tidak maka modul ini diabaikan
4.3
SELEKSI SISWA
CALON Ditampilkan hasil seleksi calon siswa, dikelompokkan dalam daftar calon siswa diatas passing grade dan daftar calon siswa dibawah passing grade. Bila masa pendaftaran sudah berakhir maka proses pendaftaran calon siswa ditutup Akan ditampilkan daftar semua calon siswa yang mendaftar di Sekolah. Beri tanda centang pada siswa yang daftar ulang. Kemudian proses Pendaftaran Ulang Siswa Baru ditutup. Setelah proses ini maka calon siswa sudah resmi menjadi siswa
4.4
4.5
PENENTUAN KELAS Ditampilkan daftar seluruh siswa baru SISWA BARU hasil dari PSB. Tetapkan kelas / rombel dari seluruh siswa PENENTUAN NIS Ditampilkan daftar seluruh siswa baru hasil dari PSB. Tetapkan NIS untuk seluruh siswa selesai, lengkapi biodata siswa dan
6.1.2
6.1.5
Setelah
proses
PSB
data-data
pendukungnya seperti Data Ayah, Data Ibu, Data Wali, Data STTB, Data hobi, dll. 4.5.6 PAS_Administrasi Siswa dan Alumni ( 05 ) Menu di Aplikasi DATA AWAL SISWA Entrikan biodata siswa satu persatu 5.1.1 BARU ke dalam aplikasi. Kemudian lanjutkan dengan mengisi data pendukungnya. Nama sub Modul Deskripsi Isi Data Ayah / Data Ibu / Data Wali Data STTB Data hobi Seni / hobi Olah Raga / hobi Organisasi / hobi lain Riwayat Sakit Riwayat Pendidikan
14
2012
PENENTUAN KELAS Ditampilkan daftar seluruh siswa yang SISWA BARU dientrikan. Tetapkan kelas / rombel dari seluruh siswa PENENTUAN NIS Ditampilkan daftar seluruh siswa yang dientrikan. Tetapkan NIS untuk seluruh siswa Berfungsi untuk merefisi apabila data > siswa dan data pendukungnya ada yang salah atau ada data yang berubah
6.1.2
6.1.5
5.2.1
Sampai pada tahap ini, ketika entri data siswa beserta data pendukungnya sudah diselesaikan maka Database PAS sudah selesai dibangun. Selanjutnya adalah mengoperasikannya dengan mengisikan data-data transaksional dan menjalankan tahapan sesuai siklus periodic pembelajaran.
BACK UP DATA ke 5
Setelah menyelesaikan entri data Siswa baik melalui proses PSB maupun di enrti lewat Pembentukan Data Awal, maka kembali buatlah back up data. Jadi selama proses membangun Database PAS minimal dibuat lima kali back up data. Back up data selanjutnya ketika PAS sudah operasional bisa dilakukan setiap periode waktu tertentu, misalnya sebulan sekali.
15
2012
5.1.
3.4.1 3.4.2
5.2.
PERPINDAHAN SISWA
Perpindahan Siswa pada PAS meliputi siswa pindah kelas, pindah
jurusan/program pengajaran, Menerima Siswa yang pindah dari Sekolah Lain, Mengeluarkan Siswa yang pindah ke sekolah Lain, Memberikan ijin Cuti kepada Siswa, Mencatat Siswa yang Putus Sekolah.
16
2012
DATA AWAL SISWA Diisi data siswa pindahan dari sekolah PINDAHAN lain PENENTUAN KELAS Menetapkan kelas / rombel dari siswa SISWA PINDAHAN pindahan PEMELIHARAAN DATA INDUK DATA SISWA > Data Cuti Data Pindah Sekolah Data Putus Sekolah
5.3.
PERILAKU SISWA
Menu di Aplikasi Absensi siswa sehari-hari yang 6.2.1 dimasukkan ke aplikasi PAS hanya data siswa yang tidak masuk saja. Deskripsi Isi Data pelanggaran siswa terhadap peraturan/tata tertib di sekolah beserta sanksi yang di berikan. Data Prestasi siswa bidang dan tingkatan di berbagai 6.2.2
6.2.3
5.4.
Menu di Aplikasi PENIALAIAN UNJUK Berisi data Penilaian Unjuk Kerja dan 7.1.1 KERJA DAN Portofolio siswa. Menu akan aktif jika PORTOFOLIO SISWA data silabus sudah dilengkapi. Nama sub Modul Deskripsi Isi LEMBAR PENGAMATAN PENILAIAN BERDASARKAN TAGIHAN Berisi data pengamatan dari bermacam-macam kreteria kepribadian Berisi data nilai siswa dengan macammacam jenis tagihan dari semua mata pelajaran yang diajarkan. 7.1.2 7.1.3
17
2012
5.5.
PEMBAYARAN SISWA
Menu di Aplikasi 8.1.1 yang
Pembayaran Berisi data pembayaran dari macam-macam jenis pembayaran siswa. PENERIMAAN DANA Diisi data penerimaan dana Sekolah dari berbagai sumber di 8.2.1
Berisi data macam-macam pengeluaran dana dari Sekolah Berisi data data diterima oleh Sekolah Berisi data data mendapatkan beasiswa subsidi siswa yang yang
18
2012
6.1.
PERIODE SEMESTER I
Selama kegiatan pembelajaran di Semester I berlangsung, semua data-data
transaksional dicatat sebagaimana di uraikan di BAB V. DATA TRANSAKSIONAL. Kegiatan Belajar Mengajar di semester ganjil berakhir di tandai dengan
Menu di Aplikasi ABSENSI Tampil data absensi dari seluruh 6.1.6 siswa selama satu semester. Lakukan rekab, caranya : box Rekap Absensi Siswa di ceklist. Deskripsi Isi Mengisikan nilai hasil ujian semester Hasil cetak rapor siswa 7.1.4 6.3.4
6.2.
PERIODE SEMESTER II
Di awal Semester II ada beberapa referensi yang harus dikoreksi/diisi karena
data- data didalamnya mungkin mengalami perubahan. Tabel referensi itu adalah : 1.3.2 Referensi Periodikal Per semester keseluruhan. Meliputi : 1.3.2.1
Penugasan Guru Mengajar dan 1.3.2.2 Jadwal Pelajaran. Di semester II kembali masukkan data-data transaksional.
6.3.
transaksional dicatat sebagaimana di uraikan di BAB V. DATA TRANSAKSIONAL Kegiatan Belajar Mengajar di Semester II berakhir di tandai dengan
dilangsungkannya ujian semester dan ujian nasional bagi siswa tingkat kelas XII.
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah
19
2012
Menu di Aplikasi ABSENSI Tampil data absensi dari seluruh 6.1.6 siswa selama satu semester. Lakukan rekab, caranya : box Rekap Absensi Siswa di ceklist. Deskripsi Isi 6.1.7
PENDAFTARAN UN Masuk sub modul 6.1.7. Kenaikan KELAS XII DI >> kelas, klik ke rombel tingkat XII >> KENAIKAN KELAS klik Penentuan Peserta UN. Isikan data. UN STTB RAPOR KENAIKAN KELAS Isi data nilai UN Mengisikan data STTB untuk siswa kelas XII. Mengisikan nilai hasil ujian semester Proses menaikan kelas untuk siswa kelas X dan XI dan kelulusan untuk siswa tingkat XII. TUTUP ANGGARAN Wajib dilakukan agar Tahun Ajaran dapat dinaikan ke Tahun Ajaran berikutnya.
8.4
6.4.
20
2012
b. 1.3
Referensi periodikal :
Deskripsi Isi Menjalankan proses PSB ( diuraikan di bab 4.5.5 Penerimaan Siswa Baru ) Menetapkan tingkat XI jurusan untuk siswa untuk untuk
PENENTUAN KELAS Menentukan kelas/rombel SISWA BARU siswa baru hasil PSB PENENTUAN KELAS Menentukan kelas/rombel SISWA LAMA siswa tingkat XI dan XII PENENTUAN NIS
Di Semester I kembali masukkan data-data transaksional dari siswa. Selanjutnya kegiatan akan berulang ke BAB 6.1. PERIODE SEMESTER I.
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah
21