Strategi & Upaya Menjadi Sekretaris yang Kompeten dan Profesional

STIKOM, 22 Mei 2012

Dipresentasikan Oleh ;
Gutari Dityandrista, S.Psi.

Gutari Dityandrista, S.Psi.

PERAN SEKRETARIS
SAAT INI
> MENGOLAH ARSIP/DATA
MENJADI INFORMASI YANG BERMANFAAT MITRA KERJA ATASAN MEMANAGE TAMU DAN TELPON UNTUK ATASAN LIFE ORGANIZER BAGI ATASAN MENGKOORDINASI AGENDA KEGIATAN ATASAN

JADUL
>
MENYIMPAN ARSIP / DATA MEMBANTU ATASAN MENERIMA DAN MELAPORKAN TAMU & TELEPON DI ORGANIZE OLEH ATASAN MENCATAT AGENDA KEGIATAN ATASAN

Gutari Dityandrista, S.Psi.

HUKUM PERUBAHAN

SETIAP DETIK ISI SEMESTA ALAM SELALU BERUBAH LINGKUNGAN KITA BERUBAH TERUS TUNTUTAN BISNIS PEKERJAAN JUGA BERUBAH TUNTUTAN HIDUP KITA BERUBAH
Gutari Dityandrista, S.Psi.

SEKARANG KITA BERADA DI JAMAN

COMPETITIVE INTELLIGENCE

Gutari Dityandrista, S.Psi.

ADMINISTRATIVE ASSISTANT PROFESSIONAL

OFFICE ADM. ASSISTANT

JUNIOR ADM. ASSISTANT

SENIOR ADM. ASSISTANT

EXECUTIVE ADM. ASSISTANT

Gutari Dityandrista, S.Psi.

PERUBAHAN FUNGSI

SEKRETARIS
Perubahan Fungsi dari Sekretaris Tradisional Peningkatan Peluang dan Karir Fungsi sebagai Manager Informasi Pemanfaatan IT untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas
Gutari Dityandrista, S.Psi.

MENYONGSONG ERA BARU

Peran Sekretaris yang berkaitan dengan fungsifungsi klerikal dan administrasi semakin mengecil, dan tergantikan oleh peran-peran manajerial dalam bidang ;
1. Pemrosesan Informasi,

2. Pengelolaan Waktu, 3. Komunikasi dan 4. Human Relation yang menuntut kemampuan berpikir, kematangan emosi, interpersonal skill, yang didukung oleh penampilan yang profesional

Gutari Dityandrista, S.Psi.

PARADIGMA PENTINGNYA

SEKRETARIS PROFESIONAL
Kompetensi apa saja yang harus dikuasai . . .?
HARD COMPETENCY
* SKILL * KNOWLEDGE

SELF CONCEPT (FLEXIBLE,

SOFT COMPETENCY

CONFIDENCE, NEGOSIATE, ASSERTIVENESS)

* TRAITS (JUJUR, TELITI, ANTISIPATIVE,

RESPONSIVE)

MOTIVE
Gutari Dityandrista, S.Psi.

(ACHIEVEMENT

SOFT COMPETENCY
YG DIBUTUHKAN PERUSAHAAN PADA SAAT INI

Menurut Data dari IAAP (The International Association Of Administrative Professionals ) Kemampuan Organizational 87% Kemampuan Komunikasi Verbal 81% Kemampuan Team Work 78% Kemampuan Problem Solving 60% Kemampuan Strategis & Diplomatis 50% Kemampuan Korespondensi Bisnis 48% Kemampuan Analisis 45%
Gutari Dityandrista, S.Psi.

5 RULES FOR
EVALUATING PEOPLE CONSIDERED FOR JOB PROMOTION Ambition Attitudes toward policy Attitudes toward colleagues Leadership Skill Attitudes toward pressure on the job

Gutari Dityandrista, S.Psi.

PROFIL
SEKRETARIS PROFESIONAL
1. MEMILIKI KOMPETENSI YANG TINGGI

2. BERPENAMPILAN MENARIK, MENJIWAI DAN MENCINTAI PROFESINYA 3. MAMPU BERTINDAK PROAKTIF 4. MAMPU MEMBUAT PERENCANAAN DAN MELAKSANAKAN TUGAS-2NYA 5. TANGGAP TERHDP SITUASI YANG ADA 6. KREATIF, INOVATIF, TIDAK PUAS DENGAN TUGAS PEKERJAAN ASAL SELESAI 7. MAMPU MERINGANKAN BEBAN PIKIRAN DAN MEMAHAMI JALAN PIKIRAN PIMPINAN
Gutari Dityandrista, S.Psi.

Gutari Dityandrista, S.Psi.

FAKTOR-FAKTOR STANDAR KOMPETENSI 1. PENGETAHUAN & KEMAMPUAN UNTUK MENGERJAKAN SUATU TUGAS DALAM KONDISI NORMAL DI TEMPAT KERJA 2. KEMAMPUAN MENTRANSFER DAN MENERAPKAN PENGETAHUAN & KEMAMPUAN PADA SITUASI LINGKUNGAN YANG BERBEDA

Gutari Dityandrista, S.Psi.

KOMPONEN YG PERLU UNTUK KOMPETENSI PROFESIONAL

1. Kompetensi Spesialis, Spesialis, kemampuan untuk;
Ketrampilan & Pengetahuan Menggunakan Perkakas dan Peralatan dengan sempurna Mengorganisasikan dan Menangani Masalah

Gutari Dityandrista, S.Psi.

KOMPONEN YG PERLU UNTUK KOMPETENSI PROFESIONAL

2. Kompetensi Individu, kemampuan untuk;
Inisiatif Dipercaya Motivasi Kreatif

3. Kompetensi Metodik, kemampuan untuk;

Mengumpulkan & Menganalisa Informasi Mengevaluasi Informasi Orientasi Tujuan Kerja Bekerja secara sistematis
Gutari Dityandrista, S.Psi.

KOMPONEN YG PERLU UNTUK KOMPETENSI PROFESIONAL

4. Kompetensi Sosial, kemampuan untuk;

Berkomunikasi Kerja Kelompok Kerjasama

Gutari Dityandrista, S.Psi.

DENGAN MENGUASAI STANDAR KOMPETENSI, MAKA SESEORANG AKAN MEMAHAMI

1.
2.

BAGAIMANA MENGUASAI TUGAS / PEKERJAAN BAGAIMANA MENGORGANISASIKANNYA AGAR PEKERJAAN TERSEBUT DAPAT DILAKSANAKAN

3.

APA YANG HARUS DILAKUKAN, BILAMANA TERJADI SESUATU YANG BERBEDA DENGAN RENCANA SEMULA

4.

BAGAIMANA MENGGUNAKAN KEMAMPUANNYA UNTUK MEMECAHKAN MASALAH

Gutari Dityandrista, S.Psi.

MEMBANGUN 7 KEBIASAAN EFEKTIF BAGI SEKRETARIS

1. SELF

OBSERVATION & ANALYSIS

2. SELF PREPARATION 3. SELF DETERMINATION 4. SELF LEARNING

5. SELF PLANNING 6. SELF ACTION 7. SELF MONITORING

Gutari Dityandrista, S.Psi.

TUNTUTAN DAN PELUANG

SEKRETARIS MASA DEPAN

Gutari Dityandrista, S.Psi.

KARAKTERISTIK
SEKRETARIS MASA DEPAN
1 . LOW PROFILE 2. AMBISIUS / DORONGAN BERPRESTASI 3. BEKERJA DENGAN CERDAS, TIDAK HANYA BEKERJA KERAS SAJA 4. FLEKSIBILITAS / TANGGAP TERHADAP PERUBAHAN 5. PENCARI INFORMASI 6. PEMBENTUK NET WORKING 7. INTERPERSONAL RELATIONSHIP 8. POLA BERPIKIR TERPADU 9. MARKET YOURSELF 10. PUNYA KEYAKINAN KALAU ORANG LAIN BISA, KENAPA KITA TIDAK BISA?
Gutari Dityandrista, S.Psi.

MEMBENTUK CITRA PROFESIONAL

Professional Commitment Professional Attitude Life Style Social Attitude Moral Attitude

Gutari Dityandrista, S.Psi.

PROFESSIONAL COMMITMENT
Memegang Komitmen Bekerja Sesuai Kesepakatan Bersedia menunjang kepentingan perusahaan

Gutari Dityandrista, S.Psi.

PROFESSIONAL ATTITUDE
Mengikuti Sistem Manajemen Berpikir dan Berbuat untuk Perusahaan Tidak Berpikir Personal Memahami Prinsip Dasar Etiket Bekerja

Gutari Dityandrista, S.Psi.

LIFE STYLE
Cara & Gaya Hidup Anda Berpengaruh Pada Kinerja Anda Bisa Membangun, Bisa Merusak

SOCIAL ATTITUDE
Bagaimana Bersosialisasi di Kantor Membawakan Diri di Pergaulan Kantor Memahami Perbedaan Lingkungan

Gutari Dityandrista, S.Psi.

MORAL ATTITUDE
Pekerja harus Bermoral Tanpa Moral, Memicu Kecurangan Moral adalah Dasar Tanggung Jawab Moral Membangun Kepercayaan

Gutari Dityandrista, S.Psi.

5B FOR SECRETARY
IN THE FUTURE

BRAIN BEAUTY BEHAVIOR BELIEF BRAVE

Gutari Dityandrista, S.Psi.