BUKU PETUNJUK QHSE DARAT (OPM) OPM 09 INVOICE TAGIHAN

Tanggal Okt 11 Rev 1 Hal. 1 dari 7

Dokumen ini adalah milik Wintermar Offshore Marine Group (WINS). Dilarang memperbanyak dan/atau mempergunakan dokumen ini tanpa ijin tertulis dari Wintermar Offshore Marine Group (WINS).

BAGIAN 9

INVOICE TAGIHAN

Tujuan Untuk memastikan semua charter dan jasa pelayanan yang disediakan dalam hubungannya dengan charter kapal dibuatkan invoice sesuai jangka waktu yang ditentukan. Untuk memastikan bahwa semua invoice dibayarkan sesuai dengan jangka waktu yang ditentukan dalam kontrak serta arah kebijakan untuk menindak pelanggaran terhadap kesepakatan. Aplikasi Prosedur Keuangan dalam penagihan pembayaran suatu proyek. Tugas, Tanggung Jawab dan Wewenang 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Managing Director Finance Coordinator (FC) Account Receivable Officer (A/R Officer) Chief Financial Officer (CFO) Tax Officer (TO) Finance Courier Head of Finance and Accounting Department Accountant

9.1 Prosedur Pembuatan Invoice 9.1.1 Invoice Time Charter 1. Finance Coordinator (FC) akan mencetak time sheet kapal dari Crewing Vessel System Program (CVSP) pada tanggal 5 setiap bulan sebagai dasar pembuatan invoice. Kecuali untuk proyek baru, FC akan memeriksa time sheet dan meminta Accounts Receivable Officer (A/R Officer) untuk menyiapkan invoice. Operation Department akan mengumpulkan semua dokumen pendukung dari pencharter untuk penagihan oleh A/R Officer or FC. Untuk time sheet dari CVSP yang belum mendapat konfirmasi status, invoice tidak akan diterbitkan sampai Finance Coordinator mendapatkan konfirmasi status time sheet dengan Managing Director atau Chief Financial Officer (CFO).

2.

3.

C1/OPM-Bagian 9.doc

MASTER DOCUMENT

BUKU PETUNJUK QHSE DARAT (OPM) OPM 09 INVOICE TAGIHAN

Tanggal Okt 11 Rev 1 Hal. 2 dari 7

Dokumen ini adalah milik Wintermar Offshore Marine Group (WINS). Dilarang memperbanyak dan/atau mempergunakan dokumen ini tanpa ijin tertulis dari Wintermar Offshore Marine Group (WINS).

4.

Untuk proyek atau pencharter baru, FC akan menyiapkan invoice pertama berdasarkan formulir instruksi invoice dan kode proyek dari Managing Director. FC akan memastikan bahwa kontrak telah dibuat, formulir Contract Flow Process (E/CFP/OPM/36) dan mengumpulkan semua dokumen pendukung. A/R Officer akan menyiapkan invoice-invoice berikutnya dari proyek yang sama. Semua invoice pertama untuk proyek atau pencharter baru harus disetujui oleh Managing Director. Invoice-invoice berikutnya yang memerlukan perubahan penulisan atau dasar perhitungan yang berbeda dari invoice sebelumnya harus disetujui juga oleh Managing Director atau CFO. FC menyediakan draft invoice pertama yang disetujui oleh Managing Director untuk A/R Officer membuat invoice-invoice berikutnya.

5.

6.

C1/OPM-Bagian 9.doc

MASTER DOCUMENT

BUKU PETUNJUK QHSE DARAT (OPM) OPM 09 INVOICE TAGIHAN

Tanggal Okt 11 Rev 3 Hal. 3 dari 7

Dokumen ini adalah milik Wintermar Offshore Marine Group (WINS). Dilarang memperbanyak dan/atau mempergunakan dokumen ini tanpa ijin tertulis dari Wintermar Offshore Marine Group (WINS).

9.1.2 Invoice Lainnya

1. 2. Invoice lainnya termasuk trading invoice, spot, freight atau lump-sum charter. Pembuatan invoice akan diinstruksikan secara langsung dari CFO atau Managing Director kepada FC melalui formulir instruksi invoice. FC akan membantu A/R Officer untuk menyiapkan invoice berdasarkan formulir instruksi invoice dan code proyek dari Managing Director. Semua invoice yang disiapkan oleh A/R Officer atau FC akan diperiksa oleh Managing Director. Invoice akan dibuat 3 (tiga) rangkap, kecuali jika pencharter membutuhkan lebih. Tiap salinan akan disimpan oleh FC dan Tax Officer (TO). Invoice akan dibuat sesuai format Invoice (E/SIF/OPM/13) dengan mencantumkan dengan jelas kode proyek. FC akan menerbitkan nomor urut invoice dan memperbarui nomor invoice dalam sistem akuntansi. Sebelum diserahkan kepada Head of Finance and Accounting Department, FC memeriksa nama pencharter, alamat, deskripsi, tanggal, jumlah dalam angka dan huruf, rincian instruksi pembayaran melaui bank dan perincian lain dalam invoice sudah benar. A/R Officer atau FC akan berkonsultasi dengan pihak pencharter untuk klarifikasi bila diperlukan. A/R Officer atau FC akan memutuskan apakah diperlukan faktur pajak berdasarkan masukan dari TO. Jika demikian, Tax Officer akan menyiapkan faktur pajak secepatnya paling lambat dalam 2 (dua) hari kerja.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

FC akan menginstruksikan Finance Courier atau mengatur pengiriman invoice asli dan faktur pajak, bila ada, ke pencharter dalam 3 (tiga) hari kerja sejak tanggal penerbitan. Bukti penerimaan invoice dari pencharter akan dikembalikan kepada FC.

C1/OPM-Bagian 9.doc

MASTER DOCUMENT

BUKU PETUNJUK QHSE DARAT (OPM) OPM 09 INVOICE TAGIHAN

Tanggal Okt 11 Rev 2 Hal. 4 dari 7

Dokumen ini adalah milik Wintermar Offshore Marine Group (WINS). Dilarang memperbanyak dan/atau mempergunakan dokumen ini tanpa ijin tertulis dari Wintermar Offshore Marine Group (WINS).

9.1.3 Memonitor Pembayaran Invoice 1. A/R Officer memperbarui pembayaran yang diterima untuk semua invoice yang telah jatuh tempo. A/R Officer akan menyelidiki setiap kejanggalan yang mungkin muncul. FC atau Head of Finance and Accounting Department akan menyelesaikan setiap kejanggalan tersebut dengan pencharter dan bilamana gagal, akan diserahkan kepada Managing Director untuk tindakan lebih lanjut. Apabila pembayaran tidak diterima sampai dengan 1 (satu) minggu sejak tanggal jatuh tempo, Accounts Receivable Officer akan menghubungi pencharter untuk menanyakan alasan dan meminta klarifikasi tentang invoice yang telah jatuh tempo. Setiap ketidaksesuaian akan dilaporkan ke Finance Coordinator dan Head of Finance and Accounting Department, yang akan berkonsultasi dengan Managing Director tentang tindakan apa yang tepat untuk dilakukan. Untuk invoice pertama atas semua proyek baru, FC atau Head of Finance and Accounting Department harus melaporkan keterlambatan pembayaran lebih dari 7 (tujuh) hari kepada Managing Director untuk mengambil tindakan yang diperlukan. Untuk invoice-invoice lainnya, FC atau A/R Officer harus melaporkan keterlambatan pembayaran lebih dari 14 (empat belas) hari kepada Operation Department dan Marketing and Business Development Division untuk membantu dalam penjaminan pembayaran invoice. FC atau A/R Officer akan membuat Ageing Report untuk CFO dan Managing Director selambat-lambatnya 5 (lima) hari kerja setelah akhir bulan berjalan. Laporan Akunting akan dikirimkan ke semua pencharter dengan menekankan (jika ada) rekening tunggakan dan telah lewat jatuh tempo. Surat teguran juga akan dikeluarkan untuk invoice yang telah jatuh tempo. Tiap salinan akan diarsip untuk referensi lebih lanjut. Untuk para pencharter dengan invoice yang telah melewati masa tenggat 30 hari dan tidak merespon peringatan maupun tidak berencana untuk melakukan pembayaran, akan dimulai prosedur stop order oleh Operation Department dan Managing Director selain surat teguran.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

C1/OPM-Bagian 9.doc

MASTER DOCUMENT

BUKU PETUNJUK QHSE DARAT (OPM) OPM 09 INVOICE TAGIHAN

Tanggal Okt 11 Rev 1 Hal. 5 dari 7

Dokumen ini adalah milik Wintermar Offshore Marine Group (WINS). Dilarang memperbanyak dan/atau mempergunakan dokumen ini tanpa ijin tertulis dari Wintermar Offshore Marine Group (WINS).

9.

Proses hukum akan dimulai setelah mempertimbangkan hal-hal berikut: a) b) c) Apabila jumlah tunggakan sama nilainya dengan biaya hukum dan biaya terkait lain yang akan dikeluarkan. Dokumentasi internal Perusahaan sesuai aturan. Lokasi pengadilan dinyatakan dalam kontrak.

10.

Head of Finance Department akan membuat rekomendasi kepada Managing Director untuk memperoleh persetujuan akhir. Proses hukum ini dimulai ketika pencharter tidak merespon setelah dikirimkan surat teguran yang kedua.

C1/OPM-Bagian 9.doc

MASTER DOCUMENT

BUKU PETUNJUK QHSE DARAT (OPM) OPM 09 INVOICE TAGIHAN

Tanggal Okt 12 Rev 3 Hal. 6 dari 7

Dokumen ini adalah milik Wintermar Offshore Marine Group (WINS). Dilarang memperbanyak dan/atau mempergunakan dokumen ini tanpa ijin tertulis dari Wintermar Offshore Marine Group (WINS).

9.1.4 Debit Note dan Credit Note 1. Debit dan Credit Note hanya boleh dikeluarkan atas perintah Chief Financial Officer (CFO). Debit Note dan Credit Note disiapkan oleh Finance Coordinator menggunakan Debit Note form (E/SDN/OPM/61) dan formulir Credit Note (E/SCN/OPM/62). Debit Note atau Credit Note bersama dengan dokumen pendukung lainnya harus diverifikasi, diperiksa dan disetujui oleh Head of Finance and Accounting Department sebelum memperoleh persetujuan CFO. Debit Note dan Credit Note dibuat dalam rangkap 3, lembar asli untuk pencharter, dan salinannya untuk FC dan Accounting Officer sebagai arsip.

2.

3.

4.

9.1.5 Invoice Tagihan yang Diterima 1. Semua invoice tagihan yang diterima berikut dokumen- dokumen terkait lainnya harus diverifikasi dan diterima oleh pihak- pihak berwenang dalam kurun waktu 5 hari kerja sebelum diajukan ke departemen keuangan. Tolak dan kembalikan invoice tagihan bila terdapat perselisihan yang berkenaan dengan jumlah tagihan atau hal apapun lainnya.

2.

C1/OPM-Bagian 9.doc

MASTER DOCUMENT

BUKU PETUNJUK QHSE DARAT (OPM) OPM 09 INVOICE TAGIHAN

Tanggal Okt 11 Rev 2 Hal. 7 dari 7

Dokumen ini adalah milik Wintermar Offshore Marine Group (WINS). Dilarang memperbanyak dan/atau mempergunakan dokumen ini tanpa ijin tertulis dari Wintermar Offshore Marine Group (WINS).

Rekaman 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Formulir Contract Flow Process (E/CFP/OPM/36) Format Invoice (E/SIF/OPM/13) Log Book Invoice (LBIN/OPM/01) Debit Note (E/SDN/OPM/61) dan dokumen pendukungnya. Credit Note (E/SCN/OPM/62) dan dokumen pendukungnya. Formulir instruksi invoice Salinan invoice Statement of Account (E/SOA/OPM/60) Tanda terima invoice dari klien Salinan surat teguran untuk invoice yang jatuh tempo

Referensi OPM Bagian 18.2 Program Sistem Komputerisasi

C1/OPM-Bagian 9.doc

MASTER DOCUMENT