Anda di halaman 1dari 46

PROCESO ADMINISTRATIVO

PREVISIN
Objetivos: Fijar metas Investigacin: Tcnicas adecuadas para el cumplimiento de los objetivos

Alternativas: Adaptacin de los medios encontrados a los fines establecidos

PRINCIPIOS
Previsibilidad Objetividad Medicin

PLANEACIN
Inicio del proceso administrativo

PROCESO ADMINISTRATIVO

Qu se va a hacer, cmo se va a hacer, quin lo va a hacer Lourdes Mnch/Garca Es la determinacin de los objetivos y eleccin de los cursos de accin para lograrlos, con base en la investigacin y elaboracin de un esquema detallado que habr de realizarse en el futuro George Terry Es la seleccin y relacin de los hechos, as como la formulacin y uso de suposiciones respecto al futuro en la visualizacin y formulacin de las actividades propuestas, que se cree, sean necesarias para alcanzar el resultado deseado.

Alfredo Luna Gonzlez


Es la fijacin de los objetivos, estrategias, polticas, programas, procedimientos y presupuestos, partiendo de una previsin, para que el organismo social cuente con las bases que se requieren y encause correctamente las otras fases del proceso administrativo.

PROCESO ADMINISTRATIVO

PLANEACIN
IMPORTANCIA Enfoque hacia el futuro

Estudio del entorno


Bsqueda del xito Establecimiento de las bases para las siguientes fases del proceso PRINCIPIOS 1. Objetividad y cuantificacin 2. Factibilidad 3. Flexibilidad 4. Unidad 5. Cambio de estrategias

PROCESO ADMINISTRATIVO

PLANEACIN

FASES
1.- INVESTIGACIN 2.- OBJETIVOS 3.- PRONSTICOS

4.- ESTRATEGIAS
5.- POLTICAS

6.- PROCEDIMIENTOS
7.- PROGRAMAS 8.- PRESUPUESTOS

PROCESO ADMINISTRATIVO

TIPOS DE PLANEACIN PLANEACIN ESTRATGICA


ESTRATEGIA viene del griego STRETEGOSO, el que gua o dirige. Capacidad y habilidad para dirigir hasta alcanzar el objetivo Lneas de accin en el proceso de planeacin

Proceso que consiste en decidir sobre la misin, visin, valores, objetivos y estrategias de una organizacin, sobre los recursos que sean utilizados y las polticas generales que orientarn la adquisicin y coordinacin de tales recursos, considerando a la empresa como una entidad total

TIPO DE PLANEACIN A LARGO PLAZO

PROCESO ADMINISTRATIVO

TIPOS DE PLANEACIN PLANEACIN TCTICA Toma como base la planeacin estratgica Las decisiones son tomadas por los mandos medios Se orienta a la administracin de recursos y su efectividad Tipo de planeacin por reas funcionales

TIPO DE PLANEACIN A MEDIANO PLAZO

PROCESO ADMINISTRATIVO

TIPOS DE PLANEACIN PLANEACIN OPERATIVA Se basa en la planeacin estratgica y la planeacin tctica Asigna tareas especficas Se ejecuta por los funcionarios de menor rango jerrquico Sigue reglas y procedimientos de operacin

TIPO DE PLANEACIN A CORTO PLAZO

PROCESO ADMINISTRATIVO

ORGANIZACIN
Su objetivo es obtener el fin previamente definido en la fase previa

Lourdes Mnch/Garca

Es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematizacin racional de los recursos, mediante la determinacin de jerarquas, disposicin, correlacin y agrupacin de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.
Koontz-ODonell Consiste en la identificacin y clasificacin de las actividades requeridas, la agrupacin de las actividades becesarias para el cumplimiento de los objetivos, la asignacin de cada grupo de actividades a un administrados dotado de la capacidad necesaria para supervisarlo y la estipulacin de coordinacin horizontal y vertical en la estructura organizacional.

ORGANIZACIN
IMPORTANCIA
Define la estructura correcta de las empresas Determina niveles jerrquicos Elimina la duplicidad de funciones

PROCESO ADMINISTRATIVO

Base para las etapas de direccin y control

PRINCIPIOS
1. Objetivo de la empresa 2. Especializacin 3. Jerarqua

4. Paridad de autoridad y responsabilidad


5. Unidad de mando 6. Difusin 7. Amplitud o tramo de control

8. Coordinacin
9. Continuidad

ORGANIZACIN
ORGANIZACIN FORMAL
MONEY Y RILEY: Organizacin, en el sentido formal, es un procedimiento ordenado. KOONTZ-ODONELL: Se considera como un establecimiento de relaciones de autoridad con medidas encaminadas a lograr una coordinacin estructural, tanto vertical como horizontal, entre los cargos a quienes se han asignado tareas especializadas para la consecucin de los objetivos de la empresa. Se representa por organigramas y manuales de organizacin

PROCESO ADMINISTRATIVO

ORGANIZACIN INFORMAL
Se definen como redes de alianzas o esferas de influencia.

Definen su propias reglas


Resulta de las relaciones individuales colectivas de los individuos ante la organizacin formal

NIVELES 1. Total 2. Constituida en grupos de opinin o presin 3. Creadas por similitud de labores 4. Relaciones personales 5. Individuos aislados

ORGANIZACIN FASES
DIVISIN DEL TRABAJO

PROCESO ADMINISTRATIVO

DEPARTAMENTALIZACIN Funcional Por productos Geogrfica Por clientes Por procesos

JERARQUIZACIN
Descripcin de funciones y obligaciones COORDINACIN

SISTEMAS DE ORGANIZACIN
LINEAL O MILITAR

PROCESO ADMINISTRATIVO

La toma de decisiones se centra en una sola persona La autoridad superior asigna y distribuye el trabajo a los colaboradores, que siguen estrictamente las instrucciones

VENTAJAS:
Instrucciones claras Mayor facilidad en la toma de decisiones La disciplina es fcil de mantener

DESVENTAJAS:
Se carece de especializacin No hay flexibilidad Falta de capacitacin del jefe Se propician las decisiones arbitrarias del superior

SISTEMAS DE ORGANIZACIN

PROCESO ADMINISTRATIVO

ORGANIZACIN FUNCIONAL DE TAYLOR


TRABAJO POR ESPECIALIDADES
Divisin del trabajo de acuerdo a la especializacin de cada persona VENTAJAS:

El trabajo manual se separa del trabajo intelectual


Disminuye la presin sobre un solo jefe por el nmero de especialistas con que cuenta la empresa La divisin del trabajo es planeada y no incidental DESVENTAJAS: Dificultad para fijar la responsabilidad Se viola en principio de la unidad de mando

PROCESO ADMINISTRATIVO

Tarjetas de instruccin

Tomar tiempos

Itinerarios de trabajo

Mantenimiento

ORGANIZACIN FUNCIONAL

Vigilancia de la disciplina

Adiestramiento
Control de calidad

Abastecimiento de materiales

PROCESO ADMINISTRATIVO

DIRECTOR

SUPERVISOR

ENCARGADO DE COSTOS Y TIEMPOS

ENCARGADO DE TARJETAS E INSTRUCCIONES

ENCARGADO DE RDENES DE TRABAJO

ENCARGADO DE DISCIPLINA

JEFE DE ABASTECIMIENTO DE MATERIALES

JEFE DE CONTROL DE CALIDAD

JEFE DE ADIESTRAMIENTO

JEFE DE MANTENIMIENTO

OBREROS

SISTEMAS DE ORGANIZACIN

PROCESO ADMINISTRATIVO

ORGANIZACIN LINEO-FUNCIONAL
Usa las dos tipos anteriores LINEAL: La autoridad y responsabilidad que se transmite a travs de un solo jefe

FUNCIONAL: La especializacin de cada actividad en una funcin

GERENTE GENERAL

DIRECTOR DE MERCADOTECNIA

DIRECTOR DE PRODUCCIN

DIRECTOR DE FINANZAS

DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS

CONTRALOR

TESORERO

SISTEMAS DE ORGANIZACIN

PROCESO ADMINISTRATIVO

ORGANIZACIN DE STAFF
Requerimiento de ayuda en el manejo de detalles Contar con especialistas capaces de proporcionar informacin y asesora VENTAJAS: Flujo de conocimientos de expertos en la resolucin de problemas

Permite la especializacin de sus miembros


DESVENTAJAS: Requiere delimitacin de los deberes y responsabilidades, de lo contrario puede producirse confusin Puede no ser eficaz por falta de autoridad en la realizacin de funciones

SISTEMAS DE ORGANIZACIN

PROCESO ADMINISTRATIVO

ORGANIZACIN POR COMITS


DIRECTIVO: Accionistas de la empresa EJECUTIVO: Dirige los acuerdos de la mesa directiva DE VIGILANCIA: Inspeccionar labores de los empleados

CONSULTIVO: Formado por especialistas en resolucin de problemas


VENTAJAS: Decisiones objetivas

Se comparte la responsabilidad en la toma de decisiones


Aprovechamiento de conocimientos del personal especializado DESVENTAJAS: Lentitud en la toma de decisiones Falta de responsabilidad de ejecutivos (utilizar al comit como respaldo de malas decisiones)

ORGANIZACIN

PROCESO ADMINISTRATIVO

ORGANIGRAMAS O GRFICAS DE ORGANIZACIN


Es la grfica que muestra la estructura orgnica de la organizacin formal de una empresa, sus relaciones, sus niveles de jerarqua y las principales funciones que se desarrollan. Instrumentos de organizacin que muestran:
* Divisin de funciones * Niveles jerrquicos * Lneas de responsabilidad y autoridad * Canales formales de comunicacin

* Relaciones entre los puestos de la empresa


VENTAJAS Muestra quin depende de quin Instrumento de informacin al pblico Puede apreciarse a simple vista la estructura general de la empresa Es universal DESVENTAJAS Slo muestra las relaciones formales Imponen rigidez Si no se actualizan de manera constante se vuelven obsoletos

ORGANIZACIN
TIPOS DE ORGANIGRAMAS

PROCESO ADMINISTRATIVO

POR SU OBJETIVO Y/O CONTENIDO


Estructurales Funcionales Especiales

POR SU REA O MBITO DE APLICACIN


Generales o maestros Departamentales o suplementarios POR SU CONTENIDO Esquemticos Analticos

PROCESO ADMINISTRATIVO

VERTICALES

DIRECTOR

GERENTE DE MERCADOTECNIA

GERENTE DE FINANZAS

GERENTE DE PRODUCCIN

GERENTE DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO ADMINISTRATIVO

HORIZONTALES

GERENTE DE MERCADOTECNIA

GERENTE DE FINANZAS DIRECTOR

GERENTE DE PRODUCCIN

GERENTE DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO ADMINISTRATIVO

CIRCULARES
GERENTE DE FINANZAS

GERENTE DE RECURSOS HUMANOS

GERENTE GENERAL

GERENTE DE PRODUCCIN

GERENTE DE MERCADOTECNIA

PROCESO ADMINISTRATIVO

ESCALARES DIRECTOR

GERENTE DE MERCADOTECNIA

GERENTE DE FINANZAS

GERENTE DE PRODUCCIN

GERENTE DE RECURSOS HUMANOS

INTEGRACIN

PROCESO ADMINISTRATIVO

Para que la empresa cuente con los recursos humanos, financieros, materiales y tecnolgicos, debe aplicar el proceso de integracin
Identificar las necesidades de todos los recursos para satisfacer a toda la organizacin

ALFREDO LUNA GONZLEZ


Integracin de recursos consiste en satisfacer las necesidades de la empresa eligiendo, combinando y armonizando diferentes elementos, con propsito de hacernos llegar los recursos humanos, materiales, financieros y tecnolgicos en las mejores condiciones y oportunamente. RECURSOS

SAMUEL CERTO: Todos los activos disponibles para que un administrador genere productos
JOAQUN RODRGUEZ VALENCIA: Conjunto de bienes que es necesario proveer para que un organismo social opere hacia objetos predeterminados ALFREDO LUNA GONZLEZ: Conjunto de medios o elementos que necesita el organismo social para cumplir en forma efectiva el proceso de administracin

PROCESO ADMINISTRATIVO

INTEGRACIN
RECURSOS HUMANOS RECURSOS MATERIALES -Bienes tangibles que son propiedad de la empresa La administracin de recursos materiales consiste en obtener oportunamente, en el lugar preciso, en las mejores condiciones de costo, en la cantidad y calidad requerida, los bienes y servicios para cada rea de la empresa, con el propsito de que se ejecuten las tareas de incrementar la eficiencia y eficacia en todas sus operaciones. -Es valioso en la empresa por sus caractersticas de creatividad, posibilidad de desarrollo, habilidades, etc. La administracin de recursos humanos consiste en obtener, ubicar, desarrollar, guiar y evaluar personal efectivo para cada una de las reas de la empresa, con el fin de satisfacer los intereses tanto de quienes reciben el servicio, como de los que lo ofrecen. PASOS:

Reclutamiento
Seleccin Contratacin Induccin

Administracin y desarrollo

PROCESO ADMINISTRATIVO

INTEGRACIN
RECURSOS FINANCIEROS

-Elementos monetarios propios y ajenos con que cuenta una organizacin


La administracin de recursos financieros incluye el control presupuestal y significa llevar a cabo la funcin de tesorera, es decir, todas las salidas o entradas de efectivo deben estar controladas por el presupuesto. -Busca el uso ptimo de los recursos, en cuanto a calidad, cantidad y oportunidad -Se determina la presupuestacin de toda la empresa

RECURSOS TECNOLGICOS -Modelos o herramientas en la coordinacin de otros recursos - Sistemas de produccin - Tcnicas analticas para la formulacin de presupuestos, anlisis de redes, logstica, etc.

De acuerdo con la administracin de los recursos tecnolgicos y los resultados productivos depender el xito de la empresa.

-Es el adecuado aprovechamiento y administracin de todos los ingresos y egresos

PROCESO ADMINISTRATIVO

INTEGRACIN

FASES
1. Definicin de necesidades

2. Determinacin de fuentes de abastecimiento

3. Eleccin de proveedores

4. Seleccin de recursos

PROCESO ADMINISTRATIVO

INTEGRACIN
DESARROLLO
Uso ptimo de los recursos Su objetivo fundamental es suministrar a los niveles de decisin de la empresa los datos e informes que requieren para ratificar la validez de las estrategias que se estn implantando o para introducir las medidas correctivas pertinentes

CARACTERSTICAS 1. Debe ser fcil de utilizar 2. Debe ser fcil entendimiento 3. Debe ser confiable 4. Debe ser consistente

5. Debe estar diseado para suministrar la informacin requerida


6. Debe centrarse en lo importante

DIRECCIN

PROCESO ADMINISTRATIVO

En esta etapa se realizan todos los movimientos para que cada rea funcione sinrgicamente
Lourdes Mnch/Garca Es la ejecucin de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la gua de los esfuerzos del grupo social a travs de la motivacin, comunicacin y la supervisin.

Leonard J. Kazmier
Es la gua y supervisin de los esfuerzos de los subordinados para alcanzar las metas de la organizacin. Alfredo Luna Gonzlez Es ejercer el liderazgo mediante una adecuada comunicacin, motivacin, supervisin y toma de decisiones para alcanzar en forma efectiva lo planeado y organizado y de esta forma lograr los propsitos del organismo social.

DIRECCIN
IMPORTANCIA

PROCESO ADMINISTRATIVO

Por medio de la direccin se logra motivar a los recursos humanos

Se logra sinergia entre las reas


Lo establecido en la planeacin y la organizacin se pone en marcha con un proceso continuo Es una de las bases para que se aplique el control Se utiliza para influir, guiar o dirigir a un grupo de personas hacia el logro de la misin de la empresa PRINCIPIOS 1. Impersonalidad de mando 2. Armona de objetivo o coordinacin de intereses 3. Va jerrquica 4. Supervisin directa 5. Resolucin de conflictos

6. Aprovechamiento del conflicto

PROCESO ADMINISTRATIVO

DIRECCIN

ETAPAS
1.- SUPERVISIN -Conduccin y direccin de los empleados de nivel inferior en la organizacin -Tipos de supervisor: - Persona clave en la organizacin - Supervisin en posicin intermedia - El supervisor marginal - Otro trabajador - Especialista en el comportamiento

DIRECCIN

PROCESO ADMINISTRATIVO

ETAPAS
2.- COMUNICACIN Proceso a travs del cual se transmite informacin Se clasifica en: Formal Informal Vertical Horizontal Verbal Escrita
Comunicacin efectiva - Integridad - Equilibrio - Claridad - Aprovechamiento de la organizacin informal - Difusin - Moderacin - Evaluacin

PROCESO ADMINISTRATIVO

DIRECCIN

ETAPAS
3.- LIDERAZGO
El estilo de direccin o de liderazgo se refiere al conjunto de cualidades y tcnicas que el gerente ejerce para dirigir a sus subordinados. Es influir en las personas para que realicen lo que queremos. Proceso de motivar y ayudar a los dems a trabajar con entusiasmo para alcanzar los propsitos de la organizacin Ayudar al equipo a identificar hacia dnde se dirige y motivarlo para lograr la meta Caractersticas del lder: - Entusiasmo - Habilidades - Firmeza - Creatividad - Seriedad - Honradez - Autoconfianza - Inteligencia - Buen juicio

PROCESO ADMINISTRATIVO

DIRECCIN

ETAPAS
EL LIDERAZGO EST COMPUESTO POR: Autoridad

HABILIDADES DEL LDER

ROBERT L. KJATZ:
El liderazgo exitoso depende del comportamiento, habilidades y acciones. HABILIDADES TCNICAS HABILIDADES HUMANAS HABILIDADES CONCEPTUALES

Formal

Personal o informal
Delegacin Supervisin

TIPOS DE LIDERAZGO

AUTOCRTICO
LIBERAL

DEMOCRTICO O PARTICIPATIVO

DIRECCIN

PROCESO ADMINISTRATIVO
Jerarqua de necesidades de Abraham Maslow

ETAPAS
4.- MOTIVACIN Proceso para estimular a los empleados a que realicen su trabajo Significa mover, impulsar a la accin

Necesidad de autorrealiza cin Necesidad de estimacin

Es un elemento bsico de la direccin, a travs de ella se logra la realizacin del trabajo


Se busca que los empleados satisfagan sus necesidades para que ayuden a satisfacer las de la empresa

Necesidades de aceptacin

Necesidades de seguridad

Necesidades fisiolgicas

PROCESO ADMINISTRATIVO

DIRECCIN

ETAPAS
5.- TOMA DE DECISIONES Identificar y seleccionar los pasos a seguir para enfrentar un problema especfico y obtener ventajas cuando se presentan la oportunidad Proceso sistemtico y racional que selecciona entre varias alternativas, el curso de accin ptimo De esto depende el xito de cualquier organizacin.

PROCESO ADMINISTRATIVO

DIRECCIN
Elementos del proceso 1.El estado de la naturaleza 2.El tomador de la decisin 3.Los objetivos 4.Preferencias 5.La situacin 6.Estrategia 7.Resultado
Aplicar la decisin Aprovechar la solucin TOMA DE DECISIONES Evaluar las alternativas

Identificar el problema

Analizarlo

Elegir la que brinde una mejor solucin

PROCESO ADMINISTRATIVO

DIRECCIN

ETAPAS
6.- COORDINACIN
Es el logro de la armona de los esfuerzos individuales y del grupo hacia el logro de los propsitos y objetivos

ES LA COORDINACIN DE TODOS LOS PRINCIPIOS

CONTROL
Valoracin de las fases anteriores

PROCESO ADMINISTRATIVO

Mecanismo de verificacin y anlisis de la situacin real de la empresa Henry Fayol Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan aceptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin sealar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.

Lourdes Mnch
Es la fase del proceso administrativo a travs de la cual se establecen estndares para evaluar los resultados obtenidos, con el objeto de corregir desviaciones, prevenirlas y mejorar continuamente las operaciones. Alfredo Luna Gonzlez Es el proceso que consiste en medir, valorar y evaluar la planeacin, organizacin, integracin y direccin, con la finalidad de corregir y retroalimentar las variaciones para alcanzar lo que pretende la empresa.

PROCESO ADMINISTRATIVO

CONTROL

IMPORTANCIA
Detecta los vacos que se dan en las etapas previas
Determina y analiza las causas que originan las desviaciones para evitar que se repitan Detecta en qu parte de la empresa se generan los problemas

Analiza el problema y determina la solucin ms adecuada


Es universal Establece medidas para prevenir y evitar errores, recude costos, ahorra tiempos

Asegura la calidad de cada proceso y rea


Medio de retroalimentacin para reiniciar el proceso administrativo

PROCESO ADMINISTRATIVO

CONTROL

PRINCIPIOS
1. De declaracin de objetos
2. De eficiencia de los controles 3. De responsabilidad del control 4. Del control directo

5. De excepcin
6. De equilibrio 7. De la costeabilidad 8. De las desviaciones

CONTROL

PROCESO ADMINISTRATIVO

ETAPAS
1.- ESTABLECIMIENTO DE ESTNDARES -Fijar metas relacionadas con la calidad, satisfaccin, innovacin -Representan la correcta ejecucin del trabajo -Abarcan niveles operativos de los trabajadores, funciones bsicas y reas clave de resultados:
-

Rendimiento de beneficios
Posicin en el mercado Productividad Calidad del producto Desarrollo del personal Evaluacin de la actuacin

PROCESO ADMINISTRATIVO

CONTROL

ETAPAS
2.- MEDICIN DE RESULTADOS
Valoracin de la ejecucin y los resultados Determinadas con base en los estndares fijados por la compaa Implica determinacin, deteccin de fallas y desviaciones Se basa en los sistemas de informacin Su efectividad depende de la informacin recibida

3.- COMPARACIN DEL DESEMPEO CON EL ESTNDAR


Comparacin del desempeo del trabajador con las normas establecidas por la empresa Dirigir la atencin al empleado que la necesita

PROCESO ADMINISTRATIVO

CONTROL

ETAPAS
4.- CORRECCIN - Aplicacin de medidas para eliminar las desviaciones en relacin con los estndares

- Es importante reconocer si la desviacin es un sntoma o una causa.


5.- RETROALIMENTACIN - Ajustes del sistema administrativo - De la calidad de la informacin depende el grado y rapidez con que se retroalimente el sistema. - La retroinformacin es fundamental para lograr la mejora continua, y es el sustento de la planeacin.

PROCESO ADMINISTRATIVO

CONTROL

TIPOS DE CONTROL
PRELIMINAR
Se orienta hacia el futuro Cosiste en evitar problemas antes de que surjan Creacin de reglas y procedimientos

CONCURRENTE O COINCIDENTE
Es donde se ejecutan los planes Incluye: direccin, vigilancia y sincronizacin de las actividades DE RETROALIMENTACIN Se enfoca en el uso de la informacin Corrige desviaciones