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NDICE Visando democratizar o acesso aos procedimentos, bem como auxiliar o trabalho de rgos e unidades acadmicas, a Coordenadoria de Relaes

Pblicas/Ascom-RP disponibiliza nesta seo dicas relacionadas ao planejamento e organizao de eventos na UFG.

ORGANIZANDO SOLENIDADES ORGANIZANDO EVENTOS TCNICO-CIENTFICOS ANALISANDO UM LOCAL PARA O EVENTO TIPOS DE EVENTOS CONVITE PARA EVENTOS APRESENTAO CULTURAL CHECK-LIST PARA EVENTOS DIVULGAO DE EVENTOS SERVIO DE ALIMENTAO PARA EVENTOS DIVISO DE EQUIPES PARA EVENTOS

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__________________________________________________________ Elaborao e organizao: Esp. Roberta Basile Ascom/RP Esp. Suzy Meiry Silva Ascom/RP
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ORGANIZANDO SOLENIDADES Seguem abaixo roteiros das principais atividades voltadas ao planejamento e organizao de cerimnias de posse, inaugurao e lanamentos.

PROVIDNCIAS POSSE CLIQUE AQUI PROVIDNCIAS INAUGURAO CLIQUE AQUI PROVIDNCIAS LANAMENTOS CLIQUE AQUI

ORGANIZANDO EVENTOS TCNICO-CIENTTICOS Seguem abaixo as principais atividades voltadas ao planejamento e organizao de simpsios, seminrios, congressos, encontros, semanas, dentre outros eventos tcnico-cientficos. 1 DEFINIR COORDENADORES GERAIS E COMIT TCNICO-CIENTFICO PARA O EVENTO Coordenao e organizao Responsabilidades: elaborar o planejamento geral do evento (data, horrio, local); elaborar um prospecto de programao (atividades); elaborar o cronograma de atividades; estabelecer, monitorar e garantir o trabalho sinrgico das equipes de apoio; coordenar o evento e suas atividades; garantir a realizao do evento conforme o planejado; elaborar o relatrio final do evento. Comit tcnico, cientfico e cultural Responsabilidades: elaborar a programao detalhada do evento (alterando-a quando necessrio); definir contedo do material tcnico a ser distribudo (apostilas, cartilhas, anais, compndios e outros);convidar palestrantes; receber e coordenar a apresentao de trabalhos cientficos. 2 DEFINIR DATA, HORRIO/PERODO DO EVENTO A data do evento est intimamente ligada quantidade de pblico esperado. Por isso, importante observar alguns detalhes. A primeira iniciativa verificar se, na data pretendida ou data prxima, um evento semelhante estar ocorrendo. Atentar tambm para proximidade de feriados e datas comemorativas relevantes como dia das mes, dia dos pais, Natal e outros. Do mesmo modo, determinar o horrio do evento exige cautela. Prolongar atividades cansa o pblico e dispersa a ateno. Por isso, deve-se monitorar a durao de aberturas solenes, atividades tcnico-cientficas e tambm os intervalos. Zelar ainda pelo respeito ao horrio limite do evento, caso contrrio, a evaso no encerramento ser grande.

3 ELABORAR UM PROSPECTO DA PROGRAMAO De modo sucinto, um evento composto por: - abertura (com servios de alimentao ou no); - atividades (tcnicas, socioculturais) sequenciais ou simultneas; - intervalos (almoos e coffee-breaks); - encerramento (com servios de alimentao ou no). 4 ESCOLHENDO O LOCAL DO EVENTO Em eventos tcnico-cientficos a programao est diretamente relacionada escolha do local do evento, ou seja, o local do evento s definido quando sabemos o que oferecer ao pblico. Exemplo: se o evento um congresso, que ter simultaneamente uma feira, oficinas e palestras, ento, o local do evento dever ter uma estrutura fsica capaz de acomodar todas essas atividades (auditrios, salas para oficinas, espao para exposies, local para almoo, dentre outros). Na escolha do local para o evento preciso considerar aspectos como: facilidade de acesso e de localizao (existncia de sinalizao e placas indicativas); infraestrutura (se possui boa iluminao, climatizao, adaptao a portadores de necessidades especiais, se coberto; se pisos, escadas e elevadores esto em bom estado; se h bebedouros; quantidade suficiente de banheiros, quantidade suficiente de mesas e cadeiras, se possui copa ou cozinha industrial para os servios de alimentao; local para carga e descarga, entre outros itens) condies de hospedagem, alimentao e transporte prximos; existncia de espaos para coffee-breaks, coquetel, jantar (quando necessrio); presena de estacionamento; presena de servios essenciais prximos (postos de sade, hospitais, supermercados, papelarias, fotocopiadoras, bancos);

existncia de segurana; acessibilidade (banheiros e auditrios adaptados).

Alm do Centro de Cultura e Eventos Prof. Ricardo Freua Bufial, a UFG dispe de vrios espaos, localizados nas unidades acadmicas, nos campus I e II. Alguns locais so cedidos sem nus. Outros, possuem taxa de manuteno. Para consulta aos dados de espaos de eventos da UFG, acessar Locais de eventos da UFG, site www.ascom.ufg.br 5 DETALHAMENTO DA PROGRAMAO Aps a definio de data, local e prospecto da programao, tm-se as condies necessrias para detalhamento dos temas e tambm dos profissionais destinados s mesas redondas, cursos, oficinas, conferncias e palestras. 6 DEFINIR DEMAIS RECURSOS NECESSRIOS AO EVENTO recursos materiais: o que utilizado no evento (itens de escritrio, impressos, itens promocionais/brindes, objetos de sinalizao, itens de cerimonial); servios: o que preciso contratar para o evento (decorao, alimentao, sonorizao, projeo, iluminao, transporte, hospedagem); recursos tecnolgicos: que equipamentos e recursos tecnolgicos sero utilizados (telefones, computadores, mquinas copiadoras, leitores de crachs, mquinas de carto de crdito, etc.); recursos humanos: quem ir trabalhar no evento (recepcionistas, seguranas, garons, mestre de cerimnias, fotgrafos, dentre outros profissionais).

7 FAZER UM CHECK-LIST Quer ter certeza de que pensou em tudo? Para conferir, temos o check-list

8 ESTABELECER OUTRAS EQUIPES E RESPONSABILIDADES Para executar tudo que foi planejado, o evento necessita de equipes. A formao de equipes e suas responsabilidades depender do porte e formato do evento: grandes eventos pressupem a formao de muitas equipes, afinal, so vrias as atividades a serem executadas.

9 ELABORAR UM CRONOGRAMA DE ATIVIDADES

10 EXECUO DAS ATIVIDADES PROGRAMADAS Nessa etapa, o coordenador geral do evento dever ter em mos um check-list para verificar as atividades j executadas e quais esto a executar ou alterar.

11 PS-EVENTO Compreende a elaborao de Relatrio Final que poder servir como parmetro para eventos futuros da unidade e para registro histrico das realizaes da Faculdade. No relatrio constam: a anlise da participao do pblico, cpias de listas de presena, avaliaes do pblico sobre o evento, resultados de despesas e receitas, resultados obtidos com a divulgao (reunir as notcias sobre o evento), pontos positivos e negativos do evento e as fotos. Essa etapa abrange ainda: pagamento de fornecedores; devoluo de materiais emprestados; envio de agradecimentos a convidados e autoridades.

ANALISANDO UM LOCAL PARA O EVENTO


Nome do local: _______________________________ Endereo: ______________________________________________________________ Nome do responsvel: _____________________ Contatos: _______________________ Espao aberto ( ) SIM ( ) NO Se sim: ( ) jardim. Tamanho:___________________ ( ) sacada. Tamanho: ______________

Espao fechado ( ) SIM ( ) NO Se sim: ( ) auditrio. Tamanho:____________Capacidade: _________________ ( ) salas separadas. Quantidade:____________ Capacidade de cada sala:___________ ( ) salo. Tamanho: ____________ Capacidade total: ______________ Ambientes climatizados (ar-condicionado) ( ) SIM ( ) NO Pontos de rede disponveis (internet): ( ) SIM ( ) NO Iluminao adequada ( ) SIM ( ) NO Cadeiras/poltronas disposio: ( ) SIM ( ) NO

Mesas disposio: ( ) SIM ( ) NO. Tipo: ( ) redondas. Quantas: ____________ ( ) retangulares. Quantas: ____________ Sonorizao prpria ( ) SIM ( ) NO Equipamentos de projeo ( ) SIM ( ) NO. Se sim: ( ) telo. Quantos?_______. Localizao: ( )atrs do palco/retrtil ( )lateral do palco ( )no fixo ( ) datashow. Quantos? _______. Localizao ( ) fixo em suporte ( ) no fixo ( ) televiso. Quantas? _______ ( ) Dvds. Quantos?_________

Palco ( ) SIM ( ) NO. METROS: _______________________ Plpito ( ) SIM ( ) NO. Praticvel ( ) SIM ( ) NO. Quantos? ______ Tamanho/cada: ____________ Sala VIP ( ) SIM ( ) NO Camarim ( ) SIM ( ) NO. Quantos? _______________

Bilheteria ( ) SIM ( ) NO. Quantas? ____________ Sala de apoio ( ) SIM ( ) NO. Espao para exposies ( ) SIM ( ) NO. METROS: __________________ Espao para credenciamento ( ) SIM ( ) NO. METROS: _________________ Espao para coffee-break, jantar, almoo ou coquetel ( ) SIM ( ) NO. METROS: __________________ Banheiros ( ) SIM ( ) NO. Quantos? _______________ Bebedouros ( ) SIM ( ) NO. Quantos? _______________ Acessvel (rampas, lugares reservados, banheiros adaptados) ( ) SIM ( ) NO. Restaurante prprio ( ) SIM ( ) NO. Capacidade total: ___________________ Lanchonete prpria ( ) SIM ( ) NO. Capacidade total: ___________________ Copa/Cozinha industrial ( ) SIM ( ) NO. Equipamentos: ____________________________________ Estacionamento ( ) SIM ( ) NO. Vagas: ______ Estacionamento VIP ( ) SIM ( ) NO. Vagas: ________________

TIPOS DE EVENTOS

Giaclagia (2006, p.40) destaca que, quanto periodicidade, os eventos podem ser: Espordicos so eventos que acontecem de maneira pontual, sem perodo fixo de realizao; Peridico j possuem perodo fixo de realizao (Ex.: Copa do Mundo, Olimpadas) Eventos de oportunidade so aqueles que surgem aproveitando um momento oportuno, como as datas comemorativas, ou at mesmo outro evento (Ex.: Dia dos Pais, Dia dos Namorados, Ano da Frana no Brasil).

Com relao abrangncia os eventos podem ser: Locais acontecem apenas em um local ou municpio. Ex.: I Mostra de Comunicao da UFG; Regionais abrangem vrios estados de uma Regio. Ex. VII Semana de Psicologia do Centro-Oeste; Nacionais so voltados participao de pessoas de todo o Pas. Ex.: Encontro Nacional sobre Cidadania e Trabalho; Globais so voltados a participantes de vrios pases. Ex.: Frum Mundial de Ecologia. Referindo-se a escopo do evento, Melo Neto (1998, p.47) diferencia: Eventos de nicho renem pblicos de segmento especfico. Ex.: Congresso de Farmcia. Eventos de massa abertos ao grande pblico. Ex. Msica no Cmpus. CLASSIFICAO Palestra: o palestrante se prope ou concorda em levar aos ouvintes o seu conhecimento, a sua experincia ou o seu entendimento sobre determinado assunto. No existe uma regra fixa quanto ao tempo de durao e a participao do pblico. Normalmente, realiza-se no intervalo de 30 e 60 minutos, com ou sem perguntas durante a exposio. O comum que perguntas ocorram aps o trmino da palestra. (Fonte: Site Sinprorp - (http://www.sinprorp.org.br/Clipping/2003/331.htm))

Ciclo de palestras: uma sequncia de palestras. Poder referir-se a um mesmo assunto (abordado sob vrios pontos de vista ou tpicos) ou sobre assuntos diferentes dentro de um tema geral. Conferncia: uma reunio extremamente formal (diferente da palestra), na qual um grande especialista desenvolve um tema e, ao final, responde a perguntas. Mesa redonda: utilizada para esclarecer, discutir e trocar ideias sobre um determinado assunto. Os debatedores tem, em geral, 20 minutos para expor seus pontos de vista. necessrio um coordenador para presidir a mesa redonda e dirigir as atividades (tempo de exposio, perguntas e concluses). Seminrio: alguns livros destacam, que uma reunio de especialistas. Os participantes tm prvio conhecimento do que ser tratado. Divide-se em trs fases: exposio, discusso e concluso. Colquio: evento em que o objetivo discutir e tomar decises sobre um determinado assunto. Aps a exposio de um tema, a plateia dividida em grupos de debate. Ao final, o resultado das discusses de cada grupo apresentado para apreciao e votao de todos. Congresso: promovidos para apreciao, estudos ou debates sobre algum ramo de conhecimento de determinada classe (estudantes, professores, profissionais). Em geral, engloba outros eventos: mesas-redondas, palestras, reunio de grupos de trabalhos, dentre outros. Conveno: reunio de categorias profissionais pela qual se busca a integrao da classe e a discusso de: procedimentos, realidade profissional, legislaes da rea, dentre outros. Ex.: Conveno dos Cirurgies Plsticos. Frum: exclusivo para pessoas que dominem um tema. Nele, o participante poder debater suas ideias com outros participantes. Um mediador organiza os participantes e direciona-os na busca do consenso, alm de registrar os principais pontos levantados. Encontro: objetiva, basicamente, apresentar trabalhos e estudos feitos em determinada rea. Exposio: visa apenas divulgar um trabalho, como por exemplo, um vernissage. Feiras: utiliza a estrutura de estandes voltados a um grande pblico. Tem por objetivo a exposio e a venda imediata de produtos e/ou servios. Curso: consiste no detalhamento de determinado assunto ou conjunto de temas com o foco na
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teoria, ou seja, "ensinar a fazer". Ex.: Curso de Especializao em Prticas Laborais. Oficina: assemelha-se a um curso, contudo, seu foco na prtica do contedo ensinado. Possui duas etapas: a primeira fase expositiva e, na segunda parte, os participantes testam os conhecimentos obtidos. Ex.: Oficina de culinria. Workshop: de carter promocional e comercial. Visa detalhar um assunto de maneira mais prtica. Divide-se em trs momentos: exposio, discusso e concluso. Inaugurao: o momento destinado a entregar sociedade ou a um grupo especfico um novo espao/local pronto para ser utilizado. Inclui homenagens, descerramento de placas, corte da fita inaugural. Mostra: exposio com carter itinerante, que percorre vrios locais ou cidades, com o mesmo contedo e formato. Objetiva apenas divulgar um trabalho. Sesso de autgrafos: o encontro do autor de um livro com o seu pblico.

REFERNCIAS

GIACAGLIA, Maria Ceclia. Organizao de Eventos teoria e prtica. So Paulo: Tompson Pioneira, 2006. MELO NETO, Francisco Paulo de. Marketing de Eventos. So Paulo: Sprint, 1998.

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CONVITES PARA EVENTOS O convite a primeira impresso que os convidados tm de um evento. Por isso, merece cuidados quanto ao contedo, esttica e prazos de distribuio. Neste sentido, seguem algumas dicas:

o convite deve ser encaminhado com antecedncia, de forma a permitir que o convidado programe sua participao no evento; deve conter quem convida, para qu, data, hora, local. Tambm importante inserir telefones de contato para confirmao de presena; para autoridades, como governador, prefeito, secretrios de Estado, senadores e deputados, o convite deve ser por meio de ofcio, seguindo as regras de redao oficial; quando o comparecimento de autoridades pblicas for indispensvel, entrega-se o ofcio pessoalmente, atravs de audincia previamente marcada; para demais convidados enviar convites impressos, sendo que a arte tambm pode ser Primeiro elaboramos a lista geral de convidados e s depois encomendamos os convites. Dessa forma, evitamos desperdcio de material. usada para divulgao por e-mail;

convite com pedido de confirmao deve ser respondido de imediato; convite por escrito deve ser respondido por escrito.

PRAZO DE DISTRIBUIO (ANTECEDNCIA MNIMA) 15 dias - evento social (comemoraes, almoos, jantares e coquetis) 20 dias - eventos oficiais (entrega de ttulos, inauguraes, posses, dentre outros) 40 dias ou mais - congressos nacionais ou internacionais (para palestrantes a antecedncia mnima de 90 dias) Download modelo de convite DOC (Word) e CDR (Corel Draw) Download modelo de ofcio DOC (Word)

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APRESENTAO CULTURAL

As apresentaes culturais (teatro, dana, msica) so um diferencial no evento, dando leveza programao. Contudo, preciso ter cautela, pois a escolha de um momento inoportuno ou de um espetculo imprprio ocasiona efeitos negativos ao evento: indisposio do pblico, prolongamento da cerimnia, quebra da sequncia lgica do evento. Em geral, boas ocasies so o incio (abertura) e o final (encerramento) do evento. Quanto ao tempo, as apresentaes devem ter: at 10 minutos (na abertura dos eventos); at 15 minutos (no encerramento de eventos seguidos de atividades tcnicas); at 2 horas (no encerramento de eventos seguidos apenas de coquetel/jantar).

Quanto ao local do evento devem ser observados: o artista/grupo conhece o local do evento? o espao disponvel comporta a apresentao escolhida?

Importante: eventos com abertura solene (composio de mesa) no comportam apresentaes de grupos ou bandas, pois estes necessitam de espao para montagem de equipamentos. A remoo de equipamentos durante a abertura de eventos deve ser evitada. Caso o organizador opte pela apresentao de grupos ou bandas, esta ser no encerramento do evento, se possvel, em local parte da abertura solene.

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CHECK LIST PARA EVENTOS

PROGRAMAO Elaborao do prospecto da programao Contato com expositores em potencial e professores (palestras, cursos, oficinas, conferncias, mesas redondas) Elaborao de normas para seleo de trabalhos , exposio de painis e diviso de estandes, bem como dos prazos de inscrio Checagem final de dias e horrios Checagem final de palestrantes Checagem final de apresentaes culturais e atividades sociais Publicao das normas Fechamento e publicao da programao completa

DIVULGAO Planejamento da divulgao:

impressos: folders, cartazes, convites, folhetos, outdoor; eletrnicos: sites, mala direta; necessidade de assessoria de imprensa especfica para o evento; confeco de brindes (canetas, blocos, sacolas, canecas, marca-texto, chaveiros, rguas, dentre outros) Solicitao de artes para material de divulgao Elaborao e manuteno do site do evento Confeco de impressos e brindes Envio de impressos e brindes Envio de material eletrnico Contato com imprensa e envio de press kits

ASPECTOS LEGAIS Gesto de contratos de fornecedores (quando necessrio, acompanhar processos e contrataes via PROAD/UFG)

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Pagamento de taxas de ECAD (para msicas ao vivo ou som mecnico), AMMA (eventos que provoquem muitos rudos, como shows, festas, festivais) e CREA (para montagem de palcos, tendas e estruturas metlicas) Verificao junto a Juizado de Menores (caso o evento conte com a participao de menores de idade) Alvar de Corpo de Bombeiros Solicitao de apoio da Polcia Militar Alvar da Prefeitura

INSCRIES Elaborao do formulrio de inscrio Reviso do formulrio de inscrio Definio da forma de disponibilizar os formulrios (em secretarias acadmicas, via sites, em conselhos profissionais, dentre outros) Disponibilizao dos formulrios nos locais definidos Recebimento e controle de inscries (reviso de prazos, se necessrio) Impresso da LISTA GERAL DE INSCRITOS

CORRESPONDNCIAS Elaborao do banco de dados para envio de convites Elaborao de etiquetas Separao de envelopes e materiais a serem enviados Envio de correspondncias (respeitando prazos de entrega dos correios) Confirmao do recebimento de convites e correspondncias oficiais

LOCAL DO EVENTO Palco Tablados Praticvel Sala VIP Camarim Sala para secretaria Espao para exposies

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Guich para credenciamento/inscries Hall para lanches e cafs Sala de Imprensa Central de informaes Restaurante Lanchonete Copa/Cozinha industrial Estacionamento Banheiros Bebedouros Sala de som e projeo

RECURSOS HUMANOS Coordenadores de rea (exemplo: recepo, cerimonial, logstica) Coordenador de salo Recepcionistas Assessor de imprensa Mestre de Cerimnia Operadores de som Operador de luz Operador de cmera Garons Pessoal de limpeza Seguranas Manobristas Fotgrafo

***Tradutores/intrpretes lnguas estrangeiras ou libras (para eventos internacionais, necessrio montar estrutura especfica para a
traduo simultnea. Em caso de libras, verificar com antecedncia as necessidades do intrprete para adequao do palco do evento)

Bombeiros Mdico disposio Enfermeiro disposio

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Monitores

RECURSOS TECNOLGICOS E AUDIOVISUAIS Para Projees Datashow Aparelho de DVD Teles TV de Plasma Notebook

Para a sonorizao Microfones Pedestais para microfones Armaes metlicas (para eventos grandes) Caixas de som Amplificadores Mesa de som Retornos CDs e DvDs para msica ambiente

Para filmagem Mesa digital para transmisso simultnea Cmeras fixas com trips Armaes para cmeras mveis

Para iluminao Canho seguidor Moving heads Lmpadas Mesa digital para iluminao Set lights

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Gerador de energia para o local

Para credenciamento e acesso de participantes Leitor ptico para crachs Computador em rede Impressoras a laser em rede Estabilizadores/no breaks para equipamentos de informtica Catracas eletrnicas Mquinas para carto de crdito/dbito Calculadoras

Outros

Rdios de Comunicao para equipe do evento Cabine e fones para traduo simultnea

RECURSOS MATERIAIS Para a Cerimnia /Cerimonial: Bandeiras Mastros para bandeiras Plpito Mesa diretiva completa Forro para mesa diretiva Copos de gua para mesa diretiva Placas de homenagem Placa de inaugurao Fitas para inaugurao Becas ou trajes especiais que devem ser levados para a cerimnia Tecido para descerramento de placas, bustos e monumentos Lista de autoridades da UFG Lista das autoridades que compem a mesa diretiva Listas de presena para assinaturas

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Mesas de recepo de autoridades Placas ou etiquetas para reserva de lugares Nominatas CD ou DVD hino nacional CD ou DVD de msicas Mesas ou aparadores para entrega de trofus ou homenagens Mesas para assinatura de atos e convnios Roteiro de cerimonial

Para credenciamento de participantes e palestrantes

Checagem do local para credenciamento Montagem de material para credenciamento: Crachs (com ou sem cdigo de barras) Cordo para crachs Pastas com material do evento Ingressos Lista geral de inscritos Canetas Blocos Boletos de pagamento Recibos Certificados de participao

Materiais de escritrio/outros Lpis Canetas Guardanapos Copos descartveis Cartuchos para impressora Toner para impressora

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Envelopes Pastas para arquivo Borracha Apagador Durex Blocos de anotaes Rgua Tesoura Cola Adesivos Apontador para lpis Pincel para crachs Pincel para quadro branco Quadro branco Etiquetas Resmas de papel A4 Grampeador Clips Grampos para Grampeador Furador de papel Trips para banners Fita dupla-face Fita crepe Fita de alta fixao Cabides e arara para trajes especiais Ferro de passar Tbua de passar Displays e totens para sinalizao do evento

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SERVIOS NECESSRIOS

Transporte Verificar estrutura de traslado e passageiros Checar disponibilidade de veculos oficiais da UFG junto ao Departamento de Transporte Em caso de utilizao de veculos da UFG, elaborar o ROTEIRO PARA MOTORISTAS Levantar necessidade de transportes adicionais (vans, txis, nibus ou micronibus) e consultar a Proad-UFG para verificar convnios na rea Contratar servios adicionais, checando documentos dos veculos e dos motoristas Detalhar horrios de chegada e sada Estabelecer pontos embarque e desembarque (no esquecer de avisar todos os participantes. Se necessrio, inserir informao no material de divulgao do evento e na rede hoteleira destinada ao mesmo)

Buffet Checar o tipo de servio (caf da manh, coffee-break, almoo, jantar, coquetel) e elaborar cardpio Verificar lista de buffets conveniados com UFG (Proad) Orar servios e verificar itens de cobertura do buffet (mesas, cadeiras, forros, talheres, copos, pratos, dentre outros) Checar local em que ser (o) servido (os) o almoo, jantar, cafs, coquetel, etc. Ver necessidade de locao de materiais: mesas, cadeiras, guardanapos, talheres, forros, pratos, baixelas, dentre outros, aparadores de buffet) Verificar estrutura da copa/cozinha do local do evento, conforme especificaes do servio contratado

Decorao/Cenografia arranjos de mesa arranjos de mesa diretiva arranjos laterais arranjos de palco forros de mesa de jantar plantas decorativas para salo forraes para palco forraes para salo forraes para recepo

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impresso de logotipos em banner confeco de dizeres em letras caixa passarelas escadas/rampas de acesso a palco

Hospedagem Verificar hotis conveniados com UFG (site da Proad-UFG) Verificao de quantidade de reservas Encaminhamento de formulrio de reserva de hospedagem (site Proad-UFG) Confirmao das reservas nos hotis Confirmao de horrios de check-in dos convidados Cancelamento de reservas em caso de no-show

Estandes Planejamento da quantidade e especificaes tcnicas dos estandes Solicitao de oramentos Contratao do servio Distribuio dos estandes para expositores Contato com expositores Montagem de estandes Checagem final

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DIVULGAO DE EVENTOS

No cometa erros de grafia ou de impresso nos materiais do evento, o que causa no leitor a imagem negativa de que o promotor trata o evento com desleixo, desinteresse e arbitrariedade. imprescindvel encaminhar o material para uma reviso cuidadosa; Os folders/cartazes/camisetas/sacolas/adesivos e demais itens a serem utilizados no evento devem ser planejados com bastante antecedncia, pois o processo desde sua criao at impresso envolve o trabalho de vrios profissionais, cada qual com seu prazo. A Coordenadoria de Publicidade e Propaganda da ASCOM/UFG, disponibiliza o telefone 35211377 e o e-mail ascompp@gmail.com para sanar dvidas e auxiliar as unidades acadmicas quanto elaborao de impressos e materiais de divulgao para eventos. A equipe leva de 15 a 30 dias para desenvolver a arte de materiais para eventos. Tendo a arte dos impressos em mos, em seguida, preciso cotar os fornecedores que iro produzir o material (cerca de 5 dias teis). Aps a cotao, os oramentos devem ser analisados e aprovados. Os fornecedores levam, no mnimo, uma semana e meia para entregar o material. Depois de confeccionado, o material deve ainda ser preparado para envio (pelo menos 10 dias). At chegar s mos do pblico-alvo levar, aproximadamente, 15 dias. Ou seja, se voc organiza um evento para agosto, dever ter, pelo menos, trs meses de antecedncia para fazer tudo isso. Prazo ideal de divulgao: eventos com inscries > 30 dias de antes do incio das inscries eventos sem inscries > 20 dias de antecedncia, no mnimo; A Coordenadoria de Imprensa da ASCOM disponibiliza s unidades e rgos, para divulgao dos eventos, o Boletim Eletrnico UFG Notcias (semanal) e tambm o Portal da UFG. Para isso, a unidade poder encaminhar os dados completos do evento para o e mail imprensa@reitoria.ufg.br, com 10 dias de antecedncia.

PROCEDIMENTOS PARA IMPRESSO DE MATERIAIS JUNTO AO CEGRAF/UFG: para o encaminhamento dos servios grficos, necessrio preencher o formulrio de PEDIDO DE SERVIO, disponvel na pgina da PROAD;

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a solicitao deve especificar o formato do trabalho, papel, acabamento e tiragem (conforme anexo 8). os arquivos a serem impressos devem ser encaminhados para: cegrafedit@gmail.com ou entregue na Editorao. O telefone para acompanhamento do material o 3521-1107; prazo de entrega (aps fechamento do arquivo e do processo de oramento): 22 dias folders e cartazes 45 dias cartilhas e livros

ERROS COMUNS COMETIDOS EM MATERIAIS DE DIVULGAO DE EVENTOS 1. Local muitas pessoas enviam e-mail ou fazem um material em que consta o endereo do local, mas no consta a cidade, nem estado; 2. Telefone da mesma forma que esquecem de inserir a cidade/estado, tambm esquecem de inserir o cdigo de rea antes do nmero do telefone; 3. Horrio a grande maioria esquece completamente de inserir o horrio em que o evento ir comear; 4. E-mail muitos enviam o e-mail e deixam a caixa postal sobrecarregada, ento quando algum com um interesse real no evento, de repente at mesmo um possvel patrocinador, tenta entrar em contato com a organizao , no consegue. 5. Data a grande maioria das pessoas ao divulgarem seus eventos no inserem o ANO.

(Disponvel em http://30ealguns.com.br/2006/11/tipos-de-eventos-e-a-importancia-dadivulgacao/)

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SERVIO DE ALIMENTAO PARA EVENTOS

Caf da manh (servido das 6 s 9:00): pes, quitandas doces, quitandas salgadas, mximo de duas qualidades de bolo, uma torta de sal (cuidado com o excesso de sal), frios (sem serem defumados), manteiga ou margarina e requeijo, dois tipos de suco, sendo um bsico (laranja, caju) e outro uma fruta da estao, gua, caf, leite, achocolatados (no servir refrigerante).

Coffee-break (servido nos intervalos dos eventos: s 10:30 ou s 15:30): quitandas, pes, salgados (evitar frituras), pats, gelias, salada de frutas, pode-se acrescentar uma torta doce (de sabor leve, no cabe torta alem) e uma torta salgada, caf, uma qualidade de suco (bsico), refrigerantes (evite os de sabor 'cola'), gua, no entra leite,. Cardpio reforado, mas no pesado.

Brunch (11 s 13:30): refere-se a uma mistura de almoo com coffee-break. O cardpio contm: pasta de tomate seco, de alho, de gro de bico, po srio, outros pes, torrada, duas tortas de sal, duas tortas doce (pode torta alem), fatiados e defumados (lagarto, peru, salame), pamonha assada, po de metro, cremes (caldo) de aspargo e de milho, salpico, salada de macarro frio, omelete, refrigerantes, dois tipos de sucos (sendo um bsico), cabe champagne,. Adequado para at 20 pessoas, como palestrantes e autoridades do evento.

Coquetel (19 s 21h): reunio de pessoas com a finalidade de comemorar alguma data ou acontecimento. Tambm serve de apoio abertura ou encerramento de um evento. Com a presena de bebida alcolica (vinhos, champagne, whisky ou cerveja). Em geral, o servio de alimentao poder ser volante em p ou volante sentado, nos quais os garons circulam com as bandejas entre os convidados. Fazem parte do cardpio: canaps, mini-pores individuais, salgados fritos, assados e folhados

Jantar (das 21 s 23 horas): o cardpio de um jantar em eventos pode ser elaborado conforme a solicitao do cliente. As guarnies incluem massas, peixes, carnes (ao molho ou assadas) e tambm saladas variadas contendo antepastos, queijos, verduras, legumes e frutas. As sobremesas variam de sorvetes em calda a mousses e tortas.

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Comida e bebida fazem parte da receita de bolo do evento, garantindo seu sucesso. Por isso, no h como receber pessoas sem oferecer esses atrativos. dessa forma que voc demonstra cordialidade com o convidado. Entretanto, seguem algumas dicas: opte por um servio de alimentao que seja adequado ao tipo, horrio e durao do evento. No deixe o convidado com fome e tambm no o empanturre prximo a horrios de almoo ou jantar. no sirva refrigerantes, defumados e frituras pela manh.

CAF DA MANH (RECEPO DE CONVIDADOS) Valores por pessoa: 8 salgados assados/quitandas 1 pedao de bolo 100 g de embutidos (cubinhos de queijo e presunto no palito) 50 g de frutas 300 ml de suco 50 ml de leite * 1 garrafa de caf para 20 convidados * 2-3 copos de vidro por pessoa e 4 se forem descartveis * no adequado servir refrigerante em um caf da manh ________________________________________________________________________________________________ COFFEE-BREAKS (INTERVALOS DE EVENTOS) Pela manh/valores por pessoa: tarde/valores por pessoa: 6-8 salgados/quitandas 6 salgados assados/quitandas 1 pedao de bolo 1 pedao de bolo 200 ml de suco 200 ml de refrigerante 200 - 300 ml de 200 ml de suco refrigerante 50 ml de leite * 1 garrafa de caf para 20 convidados * 1 garrafa de caf para 20 convidados * 2-3 copos de vidro por pessoa e 4 se forem * 2-3 copos de vidro por pessoa e 4 se forem descartveis descartveis ________________________________________________________________________________________________ COQUETEL Valores por pessoa: 15-18 salgados (se forem servidos apenas salgadinhos) 12 salgados (se forem servidos salgadinhos e pores individuais) * se forem servidos apenas refrigerante, suco e cerveja: 300ml, 300ml e 600 ml, respectivamente * se no houver cerveja garrafa de vinho por pessoa * se houver cerveja 1 garrafa de vinho para cada 5 pessoas * 1 garrafa de whisky para cada 20 pessoas * 4 litros de coquetel de frutas para 50 pessoas * 2-3 copos de vidro por pessoa e 4 se forem descartveis

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________________________________________________________________________________________________ ALMOO Valores por pessoa: 50 g de arroz 250 g de carne 120 g de massa 120 g de salada 200 ml de suco 300 ml de refrigerante 1 bola de sorvete ________________________________________________________________________________________________ JANTAR Valores por pessoa: 50 g de arroz 200 g de carne 120 g de massa 100 g de salada 200 ml de suco 300 ml de refrigerante 600 ml de cerveja 6 docinhos por pessoa 1 bola de sorvete Se no houver cerveja 1 garrafa de vinho para 3 pessoas Se houver cerveja 1 garrafa de vinho para cada 5 pessoas 1 garrafa de whisky para cada 20 pessoas 4 litros de coquetel de frutas para 50 pessoas * 2-3 copos de vidro por pessoa e 4 se forem descartveis

DIVISO DE EQUIPES PARA O EVENTO


Coordenao e organizao

Responsabilidades: elaborar o planejamento geral do evento; estabelecer, monitorar e garantir o trabalho sinrgico das equipes de apoio; coordenar o evento e suas atividades; garantir a realizao do evento conforme o planejado; elaborar o relatrio final do evento. Comit tcnico-cientfico e cultural Responsabilidades: elaborar a programao detalhada do evento (alterando-a quando necessrio); definir contedo do material tcnico a ser distribudo (apostilas, cartilhas, anais, compndios e outros);convidar palestrantes; receber e coordenar a apresentao de trabalhos cientficos. Equipe de credenciamento e atendimento a participantes Responsabilidades: prestar informao durante inscries; executar o credenciamento dos participantes, distribuindo Os materiais necessrios; emitir certificados; monitorar frequncia de participantes.

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Equipe de atendimento e apoio a palestrantes Responsabilidades: prestar informaes a palestrantes sobre programao do evento, traslado e hospedagem; monitorar chegada e sada de palestrantes; fornecer apoio durante as palestras. Equipe de cerimonial Responsabilidades: elaborar o Roteiro de Cerimonial; fazer a locuo do evento; recepcionar autoridades; organizar mesa diretiva; providenciar reserva de lugares em auditrio ou mesas de jantar; coordenar cerimnias de abertura e encerramento. Equipe de comunicao e divulgao Responsabilidades: elaborar planejamento de mdia para o evento; desenvolver artes e programao visual para impressos e material eletrnico; providenciar e monitorar impresso de materiais promocionais e informativos; distribuir materiais de divulgao; prestar atendimento imprensa; providenciar o fechamento de clipping eletrnico e impresso para elaborao de relatrio final. Secretaria executiva Responsabilidades: acompanhar trabalho de equipe de atendimento a palestrantes e participantes; verificar se todos os equipamentos esto devidamente instalados; armazenar e fornecer materiais de apoio durante o evento; providenciar a impresso ou cpia de documentos quando solicitado; avisar responsveis sobre mudanas na programao; controla e distribui monitores de rea. Equipe de tecnologia da informao Responsabilidades: acompanhar instalao de equipamentos de informtica (computadores, teles, datashow, cabos de rede, roteadores, antenas); seguir todo o evento, prestando auxlio quando necessrio.

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Equipe de logstica Responsabilidades: providenciar os servios necessrios ao evento (decorao, iluminao, alimentao, projeo, traslado, hospedagem e outros) ; garantir que, no dia do evento, cada servio seja executado dentro das especificaes e prazos estipulados; recolher notas fiscais dos fornecedores e repass-las para equipe de contabilidade para pagamento; Equipe comercial e contabilidade Responsabilidades: fazer cotaes, gerir contratos com fornecedores; acompanhar despesas gerais do evento; verificar fluxo de caixa; monitorar pagamento de inscries; monitorar entrada de patrocnios e doaes; providenciar pagamento de fornecedores; elaborar relatrio financeiro do evento; Equipe de servios gerais e manuteno Responsabilidades: providenciar e instalar cabeamento eltrico, iluminao e telefones; verificar se o espao est devidamente climatizado e higienizado; garantir que a estrutura fsica do local esteja em perfeitas condies de uso, providenciando de imediato a troca de equipamentos, cabos e lmpadas quando necessrio; providenciar limpeza e manuteno de sales, salas de apoio, auditrios e banheiros durante o evento. Equipe de segurana Responsabilidades: fornecer apoio recepo durante entrada e sada de participantes; monitorar toda a rea do evento, evitando acesso de pessoas que ofeream riscos ao bem-estar dos pblicos participantes. Equipe de estacionamento Responsabilidades: acompanhar chegada e sada de veculos; monitorar pagamento de estacionamento, quando necessrio; conduzir carros oficiais e de autoridades s vagas reservadas no estacionamento; manter controle sobre fluxo de veculos.
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