Anda di halaman 1dari 4

www.smkn1samarinda.

com

PEMERINTAH KOTA SAMARINDA DINAS PENDIDIKAN SMK NEGERI 1 SAMARINDA www.smkn1samarinda.com


1. Akuntansi 2. Adm. Perkantoran 3. Marketing 4. Usaha Jasa Pariwisata 5. Multimedia Jalan Pahlawan No. 4 Telepon/Fax (0541) 741995 Samarinda 75123

PEMERINTAH KOTA SAMARINDA DINAS PENDIDIKAN SMK NEGERI 1 SAMARINDA www.smkn1samarinda.com


1. Akuntansi 2. Adm. Perkantoran 3. Marketing 4. Usaha Jasa Pariwisata 5. Multimedia Jalan Pahlawan No. 4 Telepon/Fax (0541) 741995 Samarinda 75123

25/05/2009

www.smkn1samarinda.com

25/05/2009

www.smkn1samarinda.com

DAFTAR ISI
BAB 1 PENGENALAN KONSEP MUTU Definisi Mutu Pengertian Mutu Istilah yang menyangkut Mutu BAB 2 ISO DAN ISO 9000 International Organization of Standaradization (ISO) BAB 3 - QUALITY MANAGEMENT PRINCIPLES Pengertian 8 QMP Hubungan dengan ISO 9001 : 2008 Klausa 4 8 BAB 5- PENDEKATAN PROSES Definisi Peta Bisnis Proses BAB 6 DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU Struktur dokumentasi Manual Mutu SMM Planing Prosedur terdokumentasi BAB 7 - IMPLEMENTASI DAN PEMELIHARAAN SISTEM MANAJEMEN MUTU Pengembangan SMM Pemeliharaan SMM

OBYEKTIF DARI PELATIHAN


Tujuan training adalah melengkapi peserta dengan : Mengetahui lebih dalam elemen-elemen dari Standard ISO 9001 : 2008 Mengetahui metode pendekatan pengembangan Sistem Manajemen Mutu di organisasi Petunjuk teknis dalam penulisan Manual Mutu, Perencanaan Sistem Manajemen Mutu, Prosedur terdokumentasi, Catatan, dll Pendekatan implementasi dan pemeliharaan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001
25/05/2009 www.smkn1samarinda.com 4

BAB 4- PERSYARATAN & INTERPRETASI BAB 8 PROSES SERTIFIKASI ISO 9001:2008 Siklus Pengembangan 25/05/2009 www.smkn1samarinda.com Pasal-Pasal ISO Pemilihan Badan Sertifikasi

BAB 6 STRUKTUR DOKUMENTASI


Pengantar
Di dalam suatu sistem manajemen mutu, yang paling penting adalah bahwa dokumentasi harus selengkap yang dibutuhkan dengan metode yang sesuai untuk memenuhi sasaran mutu suatu organisasi dan tidak berlebihan.
25/05/2009 www.smkn1samarinda.com 5

BAB 6 STRUKTUR DOKUMENTASI

Mengapa didokumentasikan ? Struktur dokumentasi Sistem

Manajemen Mutu

25/05/2009

www.smkn1samarinda.com

www.smkn1samarinda.com

www.smkn1samarinda.com

BAB 6 STRUKTUR DOKUMENTASI


Mengapa perlu didokumentasi ?

BAB 6 STRUKTUR DOKUMENTASI


Pertimbangan organisasi
Persyaratan pihak terkait Dasar pengujian keefektifan

Persyaratan dari beberapa klausa ISO 9001 Kompetensi pelaksanaan Faktor fungsional (kecepatan proses, repeatable dan traceability) Kebijakan dan sasaran (penyediaan bukti) Pengendalian pengetahuan (pelatihan) Interface organisasi dengan pelanggan, supplier dan pihak terkait
www.smkn1samarinda.com 7

sistem

Potensi resiko : jumlah

pelaksana, dampak terhadap ketiadaan prosedure tertulis (produk, proses, sistem, turn over karyawan, kerumitan proses, dan lain-lain)
www.smkn1samarinda.com 8

25/05/2009

25/05/2009

BAB 6 STRUKTUR DOKUMENTASI


Tujuan : Untuk Menunjang dokumentasi dan refensi
Luas K E R A H A S I A A N sedikit

MANUAL MUTU
Menyampaikan secara rasional kegiatankegiatan sistem manajemen mutu suatu perusahaan. ISI : Menerangkan scope dari sistem manajemen mutu termasuk aplikasi ijin pengecualian Mengacu kebijakan dan sasaran manajemen serta interaksi antar proses dalam sistem manajemen mutu Menjabarkan tanggung jawab dan wewenang untuk memastikan penerapan dan pencapaiannya Penjelasan singkat tentang bagaimana setiap persyaratan akan standar ISO 9001 terpenuhi Membuat acuan ke dokumen terkait dan www.smkn1samarinda.com administrasi

Level 1 Manual Mutu Level 2 Prosedur Level 3 Dokumen Penunjang

RUANG LINGKUP

Level 4 Catatan-catatan

Sempit

Banyak

Semua Level dokumen harus terkait


25/05/2009 www.smkn1samarinda.com

25/05/2009

10

PROSEDUR MUTU

PROSEDUR

Menterjemahkan kebijakan dalam manual mutu ke dalam tindakan yang terdokumentasi untuk menerapkan dan mencapai sasaran Sekumpulan dokumen yang menjelaskan secara terperinci kegiatan sistem mutu mulai dari bagaimana seseorang melaksanakan fungsinya sampai bagaimana departemen-departemen beroperasi sebagai suatu tim untuk mencapai sasaran manajemen

ISO 9000:05 mengartikan "Prosedur" sebagai : "Metode / cara melaksanakan aktivitas" - Yang mungkin perlu didokumentasikan

Diatur dan dikumpulkn berdasarkan departemen, proses atau menurut nomor pasal ISO 9001 berdasarkan identifikasi rangkaian proses. 25/05/2009 www.smkn1samarinda.com

11

25/05/2009

www.smkn1samarinda.com

12

www.smkn1samarinda.com

www.smkn1samarinda.com

PROSEDUR MUTU
Dokumen internal interaksi pelanggan-pemasok. Menjelaskan secara jelas proses dan level kegiatan. Prosedur harus menyebutkan siapa (tanggung jawab), apa (tindakan yang diperlukan), bagaimana (metode teknik), kapan (waktu atau frekuensi) dan dimana (lokasi). Contoh prosedur pembelian, prosedur penanganan keluhan pelanggan, dll

DOKUMEN PENUNJANG
Memuat secara terperinci pada tingkatan kerja. Umumnya dokumen-dokumennya bersifat teknis. Contoh : resep kue, manual perbaikan mobil. manual desain, dll. Prosedur ditujukan untuk operasional departemen atau metode operasi antar departemen, biasanya relatif konstan dengan perusahaan dibanding dengan produk yang sedang diproduksi. Instruksi kerja adalah dokumnen dibuat untuk dapat membuat sesuatu, sebagai contoh instruksi produk yang spesifik, alas tes, teknik produksi, pengepakan atau penanganan.
25/05/2009 www.smkn1samarinda.com 14

25/05/2009

www.smkn1samarinda.com

13

CONTOH-CONTOH DOKUMEN PENUNJANG


Drawing Spesifikasi Teknik Instruksi Kerja Contoh-contoh referensi fisik Inspeksi/Metode Tes atau Instruksi Rencana QC Standar Nasional/Internasional Manual Pemakaian Resep
25/05/2009 www.smkn1samarinda.com 15

CONTOH-CONTOH CATATAN MUTU


Formulir-formulir Sertifikat Laporan-laporan Foto-foto Cek Lis/daftar periksa Kontrak Contoh-contoh yang disetujui Notulen Rapat Data dalam komputer
25/05/2009 www.smkn1samarinda.com 16

PEMBUATAN DOKUMEN
Definisikan tujuan Definisikan personil yang terkait Draft alur sistem Pengumpulan dokumen/form yang

PETUNJUK UNTUK PENULISAN PROSEDUR


Ikuti tahap kegiatan yang ada Singkat dan tepat Jelas Berkaitan dengan jabatan, bukan

ada Draft prosedur Diskusi/Final/Ubah Mencari pengesahan Pengendalian penerapan


www.smkn1samarinda.com 17

nama
Berkaitan dengan form, peralatan,

hal-hal teknis dengan nama tersendiri untuk menghindari ketidakjelasan.


25/05/2009 www.smkn1samarinda.com 18

25/05/2009

www.smkn1samarinda.com

www.smkn1samarinda.com

TUJUAN UNTUK PENULISAN YANG BAIK


Singkat : Buat dokumen singkat. Jika menjadi panjang dipertimbangkan untuk membagi menjadi 2 atau lebih prosedur yang berkaitan. Gunakan kaitan dengan dokumen lain daripada memuat detil yang tidak perlu dalam prosedur. : Tetap menggunakan terminologi, jika perlu, jelaskan dalam definisi. Gunakan kalimat yang pendek dengan satu ide. Kumpulkan kalimat dalam satu paragraf dengan satu topik.
www.smkn1samarinda.com 19

TUJUAN UNTUK PENULISAN YANG BAIK


Keterkaitan Meliputi semua relevan fakta dengan mengidentifikasi siapa, melakukan apa, bagaimana, kapan dan dimana. Sehingga, untuk mengamati kegiatan yang spesifik, disarankan untuk menyebutkan kenapa. Pengungkapan Mengadopsi bentuk yang konsisten dengan bentuk kalimat dalam prosedur. Diharapkan penggunaan kalimat biasa seperti : teknisi memverifikasi bukti inspeksi pada akhir aktivitas.
25/05/2009 www.smkn1samarinda.com 20

Kejelasan

25/05/2009

TUJUAN UNTUK PENULISAN YANG BAIK


Ketelitian Pastikan prosedur sesuai dengan proses yang dijelaskan dalam diagram alir dan apa yang terjadi.

SIMBOL DIAGRAM ALUR


Berikut adalah simbol flowchart yang biasa dipakai
Mulai Tanda mulai atau berhenti.

Aktivitas

Menggambarkan suatu tahap proses misalnya "Membuat laporan". Menggambarkan keputusan perlu dibuat sebelum kegiatan dilanjutkan. Biasanya pertanyaan ini dijawab dengan jawaban "Ya" atau "Tidak". Simbol ini digunakan bila suatu dokumen dibuat, misalnya "Beritahu staf melalui Surat".

Pertanyaan

Dokumen dibuat

Sambungan

Menyatakan proses kegiatan akan disambung pada tempat lain dalam halaman tersebut. Panah menggambarkan arah aliran kegiatan dalam proses. www.smkn1samarinda.com

25/05/2009

www.smkn1samarinda.com

21

25/05/2009

22

STORE RECEIVING
1. RECEIVING TEAM RECEIVE PART FROM KC TEAM & RAISE G R N

FOR CUSTOMER SUPPLIED MATERIALS (PROCEDURE NO : P3-14-02) A


7. RECEIVING TEAM

2. RECEIVING TEAM VERIFY QUALITYOF ALL ITEM

SEGREGATE GOOD & REJECT PARTS 8. RECEIVING TEAM 3. RECEIVING TEAM

ANY DISCREPANCY FOUND ?

STATE SHORT-FALL QUANTITY ON GRN

ACCEPTED PART ?

STORE PARTS IN MRB AREA PENDING DISPOSITION REFER TO QA HANDLING OF NON-CONFIRMING MATERIAL AT INCOMING

4. RECEIVING TEAM SIGN ON GRN TO ACKNOWLWDGE RECEIPT

9. ISSUING TEAM STORE PARTS IN APPROPRIATE LOCATION WITH PROPER ID

THANK YOU

5. RECEIVING TEAM FORWARD GRN ATTACHED WITH PURCHASERS KIT ISSUE LIST TO IQC

10. RECEIVING TEAM FORWARD GRN TO MATERIALS AND ACCOUNT CLERKS

6. RECEIVING TEAM VERIFY QUALITY ACCORDING TO QA INCOMING INSPECTION PROCEDURE

11. RECEIVING TEAM UPDATE INV CONTROL SYSTEM AND INFORM PURCHASERS PLANNER THE DISCREPANCY FOUND

25/05/2009

www.smkn1samarinda.com

23

25/05/2009

www.smkn1samarinda.com

24

www.smkn1samarinda.com