Anda di halaman 1dari 14

PETUNJUK PELAKSANAAN KEGIATAN DAN ADMINISTRASI FSKI FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS ANDALAS BAB I PENDAHULUAN 1.

1 PENGANTAR o Membentuk keprofesionalitasan sebuah organisasi o Bekerja secara teratur, sistematis, seragam, dan profesional o Terbentuk insan organisasi yang unggul 1.2 PENGERTIAN Pedoman yang berisi deskripsi umum tentang pelaksanaan suatu kegiatan yang menjadi landasan dalam setiap kegiatan yang dilakukan setiap biro / departemen. 1.3 FUNGSI o Memberikan deskripsi umum dan pedoman dalam melaksanakan kegiatan o Memberikan standarisasi dalam kesekretariatan dan administrasi umum FSKI o Sebagai mekanisme kontrol dan pengembangan organisasi melalui dokumentasi 1.4 TUJUAN Seluruh kegiatan keorganisasian dapat berjalan secara terorganisir dengan rapi dan tertib sehingga terbentuk suatu profesionalisme kinerja dakwah pengurus FSKI 1.5 RUANG LINGKUP SISTEMATIKA BAB I : PENDAHULUAN BAB II : RAPAT PENGURUS HARIAN BAB III : SISTEM KERJA PANITIA KEGIATAN BAB IV : SURAT MENYURAT BAB V : ADMINISTRASI TIAP DEPARTEMEN BAB VI : ADMINISTRASI KEGIATAN INSIDENTIL BAB VII : ADMISTRASI RAPAT DAN FORMAT BERKAS KHUSUS BAB II RAPAT PENGURUS HARIAN 2.1 PENGANTAR Untuk menjalankan fungsi konsolidasi, evaluasi dan pengembangan maka diturunkan dalam bentuk-bentuk rapat, baik dilakukan dalam lingkup Departemen/Biro/BSO maupun pengurus harian 2.2 MACAM RAPAT

1. RAPAT PRESIDIUM o Rutin setiap satu bulan o Agenda : Pengembangan organisasi Evaluasi Konsolidasi, koordinasi antar biro dan departemen o Diikuti oleh Ketum, Sekum, Bendum, koordinator departemen/biro, dan dapat mengundang DPP 2. RAPAT PLENO PENGURUS HARIAN o Rutin setiap satu bulan o Agenda : Silaturahim pengurus Evaluasi proker Penjadwalan aktifitas berikutnya o Diikuti seluruh pengurus harian 3. RAPAT DEPARTEMEN / BIRO o Rutin dilaksanakan minimal sekali dua minggu o Agenda : Silaturahim anggota departemen/biro Evaluasi proker departemen/biro yang bersangkutan Penjadwalan aktivitas selanjutnya o Diikuti seluruh anggota departemen/biro yang bersangkutan 4. RAPAT KEPANITIAAN o Dilaksanakan secara insidental o Agenda : pembahasan rencana, persiapan, pelaksanaan, dan evaluasi kegiatan kepanitiaan tersebut o Diikuti oleh panitia dan ketua biro/departemen yang bersangkutan 5. RAPAT KERJA o Dilaksanakan 6 bulan sekali o Agenda : merencanakan, membahas, dan menetapkan proker pengurus satu semester kedepan o Diikuti oleh seluruh pengurus harian 6. RAPAT DIVISI o Rutin dilaksanakan minimal sekali dua minggu o Agenda : sama dengan rapat departemen / biro o Diikuti oleh dan seluruh pengurus divisi 7. RAPAT ANTAR DEPARTEMEN / BIRO o Insidental, diikuti oleh Biro / departemen yang bersangkutan o Agenda : koordinasi tentang kegiatan yang dilaksanakan BAB III SISTEM KERJA PANITIA KEGIATAN

1. Jenis kegiatan o Kegiatan periodik o Kegiatan pembinaan dan pelatihan o Kegiatan insidental 2. Perencanaan Kegiatan o Tujuan dan latar belakang o Jenis kegiatan o Pelaksana o Waktu dan tempat o Sasaran peserta o Kriteria keberhasilan 3. Persiapan Kegiatan o Penyusunan proposal dan pengajuan o Persiapan teknis o Rapat panitia o Perencanaan waktu o Pembagian tugas o Koordinasi seluruh elemen dan pihak luar yang terlibat o Pemanfaatan papan informasi untuk publikasi 4. Pelaksanaan Kegiatan o Kegiatan sesuai rencana yang ditetapkan o Ketua Dept. yang bersangkutan harus memantau jalannya acara 5. Dana Kegiatan o Ketua departemen mengajukan rencana anggaran aktivitas departemen ke bendahara. o Panitia kegiatan berkoordinasi dengan biro danus 6. Evaluasi kegiatan o Dari mulai perencanaan sampai pelaksanaan o Membahas penyimpangan yang terjadi o Menilai pencapaian tujuan o Memberi saran untuk kegiatan selanjutnya 7. Laporan Kegiatan o Panitia membuat laporan dengan bantuan dan konsultasi Sekum dan Bendum o Laporan harus sampai ditangan Sekum paling lambat 2 MINGGU setelah pelaksanaan 8. Penyelenggaraan Kesekretariatan dan Keuangan o Tanggungjawab bendahara dan sekretaris kegiatan dengan konsultasi dengan Sekum dan Bendum BAB IV SURAT MENYURAT a. PENGANTAR Berkas surat dan atau yang berhubungan dengan surat menyurat disusun bedasarkan klasifikasi dan penomorannya. Yang bertanggungjawab mengatur penyusunan dan pengelolaan berkas adalah Sekretaris atau Biro Kestari

b. PEDOMAN TEKNIS Berkas disusun berdasarkan klasifikasi dan berkas penomoran c. MACAM BERKAS 4. 3. 1 Berdasarkan Klasifikasi 1. Surat masuk o Dicatat dan diarsipkan pada buku kendali surat masuk oleh sekretaris o Bila diperlukan biro / departemen dapat dibuat salinannya Sistematika buku kendali surat masuk (format terlampir) : o Nomor urut o Tanggal penerimaan surat o Nomor surat o Nama dan alamat pengirim o Perihal o keterangan 2. Surat keluar FSKI FK UNAND mengeluarkan dua macam surat yang terdiri dari : o Surat keputusan (format telampir) o Surat umum (format terlampir) o Surat umum terdiri dari surat ekstern (keluar) FSKI FK UNAND dan surat interen (kedalam) FSKI FK UNAND. Perihal surat umum diklasifikasikan sebagai berikut : o Surat tugas o Surat pemberitahuan o Surat permohonan o Surat undangan o Surat rekomendasi o Surat perjanjian Sistematika buku kendali surat keluar (format terlampir) o Nomor urut o Tanggal pengiriman surat o Nomon surat o Nama dan alamat tujuan o Perihal o Keterangan Berdasarkan fungsinya dibedakan atas: 1. Arsip Dinamis (AD) AD dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan organisasi pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi organisasi contoh: ADART, GBHKO). 2. Arsip Aktif (AA) AA merupakan AD yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi. Contoh : Pedoman kegiatan dan administrasi FSKI FK UNAND. 3. Arsip Inaktif (AI)

AI merupakan AD yang karena frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun contoh : Laporan pertanggung jawaban pengurus beberapa tahun sebelumnya. a. Arsip Statis (AS) AS tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kegiatan organisasi pada umumnya maupun pada penyelenggaraan sehari-hari administrasi organisasi contoh : hasil studi banding ke lembaga-lembaga lain. d. KETENTUAN PEMBUATAN SURAT Ketentuan Pembuatan Surat Dalam pembuatan surat, yang harus diperhatikan adalah: Pengonsepan awal, yaitu pengonsepan secara jelas tentang jenis surat dan isi surat, sehingga surat yang dibuat benar menurut standar dan sesuai dengan kebutuhan Pengetikan, dalam pengetikan konsep surat harus sudah dalam perencanaan matang, sehingga penulisan surat menjadi efektif dan efisien. Atribut Surat Setiap surat yang dikeluarkan oleh Biro/Dept mengacu kepada format sebagai berikut:

KOP SURAT No
tahun

: :

Tempat, tanggal-bulan-

Lamp. Hal : Kepada Yth. Di

Kepala Surat

Alamat Surat

Assalamualaikum Wr.Wb 1. Pembukaan : - Puji dan syukur - Shalawat dan salam - doa untuk orang yang dituju - Doa untuk kaum muslimin 2. Isi : - Latar belakang surat - Maksud surat - Data lain bila perlu 3. Penutup : - Harapan dan doa Wassalamualaikum Wr.Wb. Pengirim Surat

Isi Surat

Pengirim Surat

Keterangan : Penomoran Surat Setiap penomoran surat oleh Biro/Dept mengacu kepada format sebagai berikut: No: 01/B/KU/SK/FSKI/IV/2007 A B C D E F G Keterangan: A : Nomor Surat Biro/Dept membuat urutan nomor dari sekum FSKI, baik internal maupun eksternal. B : Tujuan Surat

A : Internal Internal adalah surat yang ditujukan kepada internal FSKI. seperti departemen, biro, BO atau anggota. B : Eksternal Eksternal adalah surat yang ditujukan kepada eksternal FSKI. seperti Rektorat, UKM, BEM, dan sebagainya. C : Pembuat Surat KU : Ketua Umum SU : Sekretaris Umum BU : Bendahara Umum KPSDM : Departemen KPSDM DSI : Departemen Syiar Islam DIA : Departemen Istimewa An-nisa HUJAN : Biro Humas & Jaringan KESTARI : Biro Kesekretariatan DANUS : Biro Dana & Usaha DAWA : BO dawa Khusus panitia, disesuaikan jenis acara D : Jenis Surat SK : Surat Keputusan SM : Surat Mandat ST : Surat Tugas M : Memo (Hanya dicantumkan sesuai dengan jenis surat di atas. Untuk surat lain, contohnya surat undangan, tidak perlu) E : FSKI F : Bulan dikeluarkannya surat (huruf Romawi) G : Tahun dikeluarkannya surat Alamat Surat Alamat luar harus lebih lengkap dan mendetail daripada alamat dalam. Alamat dalam surat dapat langsung mengacu pada tujuan surat (nama dan alamat) Alamat surat ditulis di bawah tanpa kepada dan di Contoh: Yth. Pemimpin Redaksi Sabili Jalan Cipinang Cempedak II/16, Polonia, Jakarta Timur 13340 Bila alamat yang dituju hanya nama lembaga, tidak perlu diawali Yth, namun bisa digunakan kata Kepada Contoh: Kepada Penerbit Syamil Cipta Media Jalan Cikutra 99 Bandung 40124

Penggunaan sapaan Bapak, Ibu, Saudara adalah untuk penulisan alamat surat yang ditujukan kepada tujuan surat yang disebut dengan namanya. Contoh: Yth. Bapak Z.A. Maulani River Park Blok GE-4/3, Bintaro Jaya Sek-8 Jakarta Selatan Kaki surat Pengesahan surat Nama Jabatan penandatanganan Tanda tangan Nama terang tanpa kurung dan dengan garis bawah Kapasitas penandatanganan (semakin ke kiri-bawah, maka kapasitsasnya semakin tinggi secara hierarki dalam struktur kepengurusan) o Cap/stempel yang dibubuhkan di sebelah kiri tanda tangan dengan mengenai sedikit tanda tangan Surat-surat yang dikeluarkan oleh Biro/Dept, dinyatakan dengan format sebagai berikut: o o o o o BIRO KESEKRETARIATAN FORUM STUDI KEDOKTERAN ISLAM BEM KM FK UNAND Koordinator Sekretaris Stefina Media Sari Dwi Yanti Fioni Putri

Mengetahui, Forum Studi Kedokteran Islam BEM KM FK UNAND Rahmat Syawqi Ketua Umum

Jika surat-surat yang dikeluarkan oleh departemen ditujukan kepada universitas atau lembaga yang sederajat, atau untuk urusan peminjaman barangbarang/ruangan di Universitas Andalas (melalui BRT Unand), maka disahkan formatnya sebagai berikut: BIRO KESEKRETARIATAN FORUM STUDI KEDOKTERAN ISLAM BEM KM FK UNAND

Koordinator Stefina Media Sari

Sekretaris Dwi Yanti Fioni Putri

Mengetahui, Pembina Forum Studi Kedokeran Forum Studi Kedokteran Islam Islam Universitas Andalas Dr.Iskandar Syarif, SpA (K) NIP. 194612151973031001 Rahmat Syawqi Ketua Umum I.

Menyetujui, Pembantu Rektor III Universitas Andalas Dr. Badrul Mustafa Kemal, DEA NIP : 131 642 017 o o o o Surat dibuat dalam kertas yang berkop FSKI dan amplop yang berkop FSKI bila diperlukan Surat yang ditujukan eksteren FSKI harus menggunakan kop surat yang asli, sedangkan surat yang ditujukan untuk interen FSKI dapat difotokopi Setiap surat keluar harus dibuat rangkap dua yaitu untuk arsip FSKI dan untuk disampaikan ke alamat yang di tuju. Setiap surat keluar harus dibubuhkan tanda tangan ketua umum dan diberi stempel FSKI (asli).

FORMAT PENOMORAN SURAT o o NOMOR SURAT/ KODE INTEREN (A) atau EXTEREN (B)/ KODE BIRO-KODE DEPARTEMEN/ FSKI/BULAN (romawi)/TAHUN Contoh : 001/A/KPSDM/FSKI /VII/2006 001/B/DSI/FSKI/VII/2006

o o o o

Kepanitiaan NOMOR SURAT/ KODE INTERN atau EKSTERN FSKI FKUA/KODE KEPANITIAANKODE DEPARTEMEN /BULAN (romawi)/TAHUN Contoh : 013/A/AL KAHFI I-KPSDM/FSKI/ VII/2006 006/B/TAKLIM-DSI/FSKI /V/2006 Urutan penomoran surat tiap departemen diserahkan kepada tiap departemen tanpa harus mengikuti penomoran surat FSKI, setiap surat harus dibuat rangkapnya sebagai arsip FSKI dan diserahkan kepada Biro KESTARI. Urutan penomoran surat tiap biro harus mengikuti urutan penomoran surat FSKI, setiap surat harus dibuat rangkapnya sebagai arsip FSKI dan diserahkan kepada Biro KESTARI.

TANGGAL SURAT Setiap penanggalan harus menggunakan penanggalan hijriah dan masehi Contoh: Padang, 11 Shafar 1430 H 19 Februari 2010 BAB V ADMINISTRASI TIAP DEPARTEMEN 5.1 PENGANTAR Menjaga ketertiban dan kerapian administrasi meruopakan tugas sekretaris untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban administrasi tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan program organisasi serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut untuk kegiatan organisasi. 5.2 PETUNJUK ADMINISTRASI TIAP DEPARTEMEN 5.2.1 Berita Acara Rapat Departemen o Setiap ketua Departemen wajib membuat berita acara setiap rapat departemen. o Sistematika berita acara rapat departemen : o Judul (sesuai nama Departemen) o Tempat, tanggal o Waktu o Ketua Rapat o Notulen o Peserta o Agenda Rapat o Hasil o Berita acara rapat departemen diserahkan ke sekretaris sebagai lampiran laporan tengah tahun tiap departemen 5.2.2 Laporan Tengah Tahun Tiap Departemen

o o o o o o o o o o o o o o

Setiap ketua Departemen wajib membuat laporan bulanan secara tertulis, yang diserahkan kepada sekretaris untuk selanjutnya diarsipkan saat rapat bulanan pengurus FSKI FK UNAND Laporan Tengah Tahun diketik rapi dengan sistematika sebagai berikut : Pendahuluan Laporan perkembangan kegiatan departemen Umum Per kegiatan Laporan keuangan (pemasukkan dan pengeluaran) Umum Per kegiatan Evaluasi Umum Per kegiatan Saran Lampiran

5.2.3 Laporan Akhir Tiap Departemen o Sistematika laporan sebagai berikut: o Pendahuluan o Nilai strategis (Mengapa strategis, visi, misi, tujuan, sasaran) o Deskripsi tugas (Teknis) o Rencana kerja o Pelaksanaan o Evaluasi o Saran o Rekomendasi o Laporan akhir tiap departemen diserahkan pada sekretaris dua minggu sebelum musyawarah anggota FSKI dilaksanakan. Laporan dikumpulkan dalam bentuk print out dan file dalam disket kecil. BAB VI ADMINISTRASI KEGIATAN INSIDENTAL 6.1 PENGANTAR Kegiatan-kegiatan yang bersifat insidental penting diadakannya pengarsipan agar terselenggaranya evaluasi bulanan secara rutin sebagai mekanisme control dan pengembangan organisasi melalui dokumentasi kegiatan FSKI FKUA. 6.2 PETUNJUK ADMINISTRASI KEGIATAN INSIDENTAL 6.2.1 Proposal kegiatan o Proposal di buat oleh sekretaris panitia, berkoordinasi dengan Biro kestari dan sekretaris o Sistematika pembuatan proposal kegiatan: o Latar belakang o Landasan atau dasar pemikiran (ayat-ayat al-quran atau hadis) o Jenis atau bentuk dan nama kegiaatan o Tempat dan waktu pelaksanaan

o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o

Maksud dan tujuan kegiatan Pelaksana Susunan kepanitiaan Pembina Penanggung jawab Panitia pelaksana (nama lengkap, jurusan dan angkatan) Anggaran biaya (rekapitulasi tiap bidang) Penutup Lampiran : Lembar pengesahan Bentuk kerjasama Perincian detail dana Grafik atau bagan dan keterangan lain yang diperlukan Proposal dibuat dengan kertas berkop dan berlogo FSKI FK UNAND dengan header atau footer Proposal ditanda tangani oleh : Ketua panitia dan sekretaris panitia (dengan stempel panitia) Ketua Umum FSKI FK UNAND (menyetujui) Pembina FSKI FK UNAND dan dekan atau pembantu dekan III FK UNAND (mengetahui) Proposal dibuat minimal rangkap dua : Arsip FSKI FK UNAND Keperluan panitia

6.2.2 Laporan kegiatan o Panitia wajib membuat laporan kegiatan dan diserahkan paling lambat dua minggu setelah kegiatan selesai kepada sekretaris untuk kemudian diarsipkan. o Sistematika laporan kegiatan : o Pendahuluan berisi tentang sekilas kegiatan o Persiapan kegiatan (umum dan tiap bidang) o Pelaksanaan kegiatan (umum dan tiap bidang) o Laporan keuangan o Evaluasi dan saran (umum dan tiap bidang) o Lampiran: o Hasil publikasi dan dokumentasi (poster, pamphlet, leaflet, brosur, foto, kaset rekaman. Kaset handycam/video) o Arsip surat o Proposal o Bukti pembayaran yang sah o Berkas-berkas penting lainnya (biodata peserta, absensi kegiatan, CV pembicara, angket dll) yang disusun dalam map rapi dan sistematis BAB VII ADMINISTRASI RAPAT DAN FORMAT BERKAS KHUSUS 7.1 PENGANTAR

Administrasi rapat ini digunakan sebagai ukuran kremajuan krja departemen selama masa kepengurusan.hasil-hasil rapat,selain diketahui oleh pengurus yang terlibat dalam rapat tersebut juga dimungkinkan semua pengurus FSKI FK UNAND dapat mengetahui hasil rapat tersebut. 7.2 PEMBAHASAN 7.2.1 Pimpinan Rapat o Rapat presidium dan prapat pengurus dipimpin oleh ketua umum FSKI FK UNAND atau sekretaris umum/ketua departemen yang diberikan wewenang o Rapat departemen dipimpin oleh ketua departemen atau anggota departemen yang diberikan wewenang o Rapat kepanitiaan dipimpin oleh ketua panitia, didampingi oleh SC, ketua Departemen/Biro yang terkait. 7.2.2 Undangan Rapat o Undangan rapat presidium dibuat oleh sekretaris dan diserahkan kepada setiap anggota presidium o Undangan rapat pengurus dibuat oleh sekretaris dan diserahkan pada setiap ketua Departemen/Biro untuk selanjutnya diserahkan kepada anggota Departemen/Biro. o Undangan rapat Departemen/Biro dibuat oleh sekretaris Departemen/Biro dan diserahkan pada setiap anggota Departemen/Biro o Undangan rapat kepanitiaan dibuat oleh sekretaris panitia dan diserahkan pada setiap anggota panitia 7.2.3 Berita acara rapat o Berita acara rapat presidium dibuat oleh sekretaris umum o Berita acara rapat pengurus dibuat oleh sekretaris umum o Berita acara rapat Departemen/Biro dibuat oleh Departemen/Biro

sekretaris

7.3 FORMAT BERKAS SURAT 7.3.1 Surat Keputusan o Setiap surat keputusan yang dikeluarkan FSKI FK UNAND harus memuat urutan sebagai berikut : o Menimbang o Mengingat o Memperhatikan o Memutuskan 7.3.2 Formulir Pendaftaran o Formulir pendaftaran anmggota atau pengurus baru FSKI, data-data minimal yang harus dipenuhi: o Data pribadi o Data orang tua o Riwayat pendidikan o Latar belakang keagamaan o Aktivitas

o o o

Pengamalan organisasi Wawasan keislaman Harapan terhadap FSKI

7.3.3 Surat Perjanjian o Surat perjanjian ini berisi tentang kerjasama FSKI dengan pihak-pihak lain. Hal-hal yang harus tercantum dalam surat perjanjian adalah sebagai berikut: o Pihak-pihak yang terikat dengan perjanjian o Isi perjanjian o Nilai kontrak o Penyelesaian masalah o Tanda tangan di atas materai PANDUAN RAPAT FORUM STUDI KEDOKTERAN ISLAM FAKULTAS KEDOKTERAN UNAND A. o o o o o o Rangkaian Acara Pembukaan Tilawah Al Quran + Terjemahan Taushiyah Ilanat (Info-info seputar FSKI) Pembacaan Agenda dan alokasi waktu Penutup dan doa Robithoh

B. Tata Tertib Rapat o Datang tepat waktu o Setiap keterlambatan ada iqob (Berupa denda atau taushiyah) o Seluruh peserta harus aktif o Ada notulensi; o Nama Rapat o Tempat o Tanggal dan waktu o Agenda o Peserta Rapat o Ketua o Notulen o Hasil o Pertemuan Selanjutnya o Ada infaq rapat