Anda di halaman 1dari 6

Minggu 4 : SISTEM FAIL DAN SURAT MENYURAT Sistem dan jenis-jenis fail Apakah Sistem Fail?

Satu proses klasifikasi, penyususan dan penyimpanan rekod supaya ianya dapat diperolehi dengan segera apabila dikehendaki Seorang pegawai / pengurus perlu mengetahui teknik penyimpanan, rekodrekod pentadbiran dan penyelenggaraan fail Definisi fail Proses penyimpanan segala rekod dan dokumen untuk simpanan selamat atau satu rangkaian aktiviti yang bermula dan berkahir pada titik yang sama Prinsip-Prinsip Sistem Fail Rekod yang tersusun Tidak banyak menggunakan ruang dan menggunakan kulit nipis Mudah disediakan dan disimpan Cara yang mudah diperluas dan dipakai berterusan Mudah untuk dicari, dirujuk dan dikesan Rekod penyimpanan dan pengeluaran

Pengkelasan Fail Fail boleh dikelaskan berdasarkan; Abjad Perkara Angka Tempat dan kawasan Nombor Ringkasan

Menggunakan kod;

Tahap pertama: 01. Kurikulum 02. Kokurikulum 03. Hal Ehwal Pelajar 04. Kewangan 05. Asrama

Pengkelasan dan nombor fail Tahap kedua Nombor 02/01 02/02 02/03 02/04 Tahap Ketiga Nombor 01 02 03 04 Perkara Persekutuan Pengakap Pandu Puteri Puteri Islam Bulan Sabit Merah Perkara JK Kokurikulum Sukan dan permainan Unit Berunifom Kelab dan Persatuan

Tahap keempat Nombor 01 Perkara Mesyuarat

02 03 04 Peringkat Keselamatan Fail

Maklumat Ahli Perlembagaan Perancangan tahunan

Sampul Kecil Satu fail sementara dibuka keranafail asal tidak ditemui. Mengandungi satu tajuk sahala Apabila sudah digunakan. Ianya hendaklah ditutup dan dimasukkan ke dalam fail besar Fail ini tidak aktif

Kertas Minit Satu fail satu kertas minit. Setiap surat masuk dan keluar perlu di minitkan dan direkod Menggunakan Borang Am 6 Kertas minit disematkan di sebelah kiri fail Kandungan masuk = dakwat merah Kandungan keluar = dakwat hitam

Penutupan Fail Fail hendaklah ditutup setelah mengandungi >= 100 kandungan(1 inci) Setelah fail penuh, catatkan jilid 1 dan menggunakan fail jilid 2 ;

MPKTR/02/03/Jld. 2/ ( ) Fail yang memerlukan tindakan segera, dilabelkan Segera(Am 99B) @ Tindakan Serta Merta(Am 99)

Minggu 5 : SISTEM FAIL DAN SURAT MENYURAT Prosedur Penulisan Surat Rasmi Kategori Surat Rasmi :

Surat - menyurat dari jabatan kerajaan dan persatuan induk dan sebaliknya Surat panggilan mesyuarat memohon jawatan Memohon ceramah. Memohon lawatan.

Format Umum Logo, nama dan alamat persatuan Nama jawatankuasa tertinggi (jika perlu) Nombor fail ( Ruj. Tuan & Ruj. Kami) Tarikh Alamat Penerima Melalui (jika berkenaan) Menghadap / pembukaan surat Tajuk surat Pembukaan dan kandungan surat Cogan kata Tandatangan, nama dan gelaran jawatan Surat-surat salinan Kependekan(initial) nama penulis dan jurutaip

Minggu 6 : Komunikasi rasmi Media eletronik Radio

Televisyen E-mail Faks Akhbar Majalah Poster Banner Brosur

Media cetak

Lain-lain