MANAJEMEN DAN ADMINISTRASI

Definisi manajemen dan administrasi Beach mendefinisikan manajemen sebagai : suatu proses yang meminta tanggung jawab demi perencanaan dan pengaturan yang efektif dan ekonomis dari pengoperasian suatu perusahaan, dalam memenuhi suatu atau tugas yang sudah ditetapkan, tanggung jawab tersebut meliputi : a.Pengkadian(judgement) dan keputusan(decision) dalai menetapkan rencana, dan pengembangan prosedur data untuk membantu pengendalian pelaksanaan serta kamajuan berdasarkan rencana b.Bimbingan, integrasi, motifasi dan penyeliaan dari personalia yang menyusun perusahaan serta menjalankan pengoperasiannya. Tugas manajer administrasi Mereka terlibat dengan beberapa atau semua hal berikut : ~perencanaan ~prosedur komunikasi dan lisan ~analisis organisasi ~desain dan tata ruang kontrol ~analisis sistem dan desain ~pembelian&pengendalian mesin ~desain bentuk dan kontrol ~penyediaan perabot dan supply ~hubungan personalia ~metode kerja yang efisien ~analisis jabatan ~penepasan (mailing) ~reproduksi ~pengarsipan (filing) Manajemen kantor ~institute of administratif manajement mendefinisikan manajemen kantor sebagai :

Cabang manajemen yang berhubungan dengan pelayanan pemerolehan, perekaman, dan penganalisaan informasi, pelayanan perncanaan, dan pelayanan komunikasi, yang oleh manajemen perusahaan digunakan untuk mengamankan asetnya, memacu urusannya, dan mencapai sasarannya. ~Definisi yang lebih awal membuat analisis luas dari pekerjaan manager kantor sebagai berikut : Manajemen kantor adalah seni membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuannya yang telah ditetapkan Uraian pekerjaan untuk manajer kantor a.Untuk menjamin bahwa sumber daya kantor digunakan secara efisien dan ekonomis. b.Untuk menjamin sumber daya yang memadai tersedia untuk memenuhi kebutuhan kantor perusahaan. c.Untuk menyiapkan anggaran dan estimasi serta memastikan bahwa prosedur ditetapkan untuk mengendalikan keluaran (output), dan pengeluaran berdasarkan anggaran. d.Untuk menegakkan sistem dan prosedur kantor guna menjamin penyediaan informasi secara efisien untuk mengambil keputusan manajemen . e.Untuk mengatur perekrutan , seleksi dan prosedur pelatihan bagi personel untuk memenuhi kebutuhan sekarang dan masa datang.

Kearsipan (Filling manajemen) A.Penggantian arsip Istilah arsip meliputi 3 pengertian : 1.kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan 2.gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen. 3.organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen. 4.atau arsip bukan hanya berarti kertas saja, tetapi dapat berarti naskah, buku, foto, mikro film,rekaman suara, gambar da dan bagan, dan dokumen dokumen lain dalam segala macam penciptaannya, badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi yang mengandung informasi didalamnya.

Atmosudiro memberikan pengertian file dan record sbb : 1.File adalah wadah , tempat, alat atau sarana yang dipakai untuk menyimpan surat surat secara teratur , dan dapat pula berarti kumpulan bahan bahan pembuktian terhadap suatu peristiwa atau kejadian. 2.Record adalah setiap lembaran dalam bentuk maupun dalam wujud apapun yang berisi informasi atau keterangan untuk disimpan sebagai bahan pembuktian atau pertanggungjawaban atas suatu peristiwa atau kejadian. 3.Warkat adalah setiap catatan tertulis atau gambar mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk keperluan membantu ingatan.

4.Berkas adalah himpunan arsip yang disusun berdasarkan kesamaan urusan/kegiatan (dosir), kesamaan masalah (rubrik), atau kesamaan jenis (seri). 5.Dokumen adalah keterangan yang meyakinkan atau warkat yang dipergunakan sebagai bahan pembuktian atau untuk mendukung sesuatu hal dan biasanya berupa arsip penting dan asli. Sistem kearsipan Ada 3 jenis,yaitu : a.Sistem pola lama ~Buku agenda ~ordner ~Baki surat (Letter tray) b.Sistem pola baru ~Kartu kendali ~Filing kabinet ~Tab ~Sekat atau guide

~Lemari arsip/rak arsip ~Brankas(safe keeping doc) ~Snelhecter map ~Map gantung (hang map) ~Folder (sampul arsip) ~Tickler file (berkas guide)