SISTEM INFORMASI MANEJEMEN (SIM) : REKAM MEDIS KEDOKTERAN PADA RUMAH SAKIT ISLAM AL-IHSAN BANDUNG

Mengingat

pesatnya

perkembangan

teknologi

informasi

dan

komunikasi yang cukup pesat, maka teknologi dunia kedokteran pun mengalami perubahan. Khususnya komunitas rekam medis beberapa dekede terakhir dianggap sebagai pihak yang perlu memahami berbagai konsep serta aplikasi medical informatics yang erat kaitannya dengan teknologi informasi dan komunikasi. Demikian pula yang dilakukan di Rumah Sakit Islam Al-Ihsan Bandung. Manajemen pelayanan pada institusi ini dirancang sebagaimana lazimnya rumah sakit lainnya. Sistem Informatika kedokteran telah menjadi disiplin yang terlibat erat dengan komputer dan komunikasi. Pemanfaatannya disiplin informatika yang dikenal di lingkungan kedokteran dikenal sebagai informatika kedokteran (medical informatics). Dalam pengertian yang lebih rinci sebagaimana dikemukakan Shortliffe bahwa informatika kedokteran sebagai suatu disiplin ilmu yang berkembang dengan cepat yang berurusan dengan penyimpanan, penarikan dan penggunaan data, informasi. Pengetahuan (knowledge) biomedik inilah secara optimal diracang untuk tujuan problem solving dan pengambilan keputusan. Informatika kedokteran menjadi disiplin penting yang bersentuhan dengan semua ilmu dasar dan terapan dalam kedokteran, terutama hal-hal yang terkait sangat erat dengan teknologi informasi modern, yaitu komputer dan komunikasi. Kehadiran informatika kedokteran sebagai disiplin baru

yang terutama disebabkan oleh pesatnya kemajuan teknologi komunikasi dan computer. Perkembangan teknologi informasi yang terbarukan ini yang menimbulkan kesadaran bahwa pengetahuan kedokteran secara esensial tidak akan mampu terkelola (unmanageable) jika bersandar hanya pada oleh metode berbasis kertas (paper-based methods). Sepanjang pengamatan saya di Rumah Sakit Al-Ihsan, lingkup kajian informatika kedokteran dilaksanakan meliputi teori dan terapan. Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa informatika kedokteran merupakan disiplin ilmu tersendiri. Secara terapan, aplikasi informatika kedokteran meliputi rekam medik elektronik, sistem pendukung keputusan medik, sistem penarikan informasi kedokteran, hingga pemanfaatan internet dan intranet untuk sektor kesehatan, termasuk merangkaikan sistem informasi klinik dengan penelusuran bibliografi berbasis internet. Dengan demikian, komunitas rekam medis akan memiliki wawasan yang luas mengenai prospek teknologi informasi serta mampu menjembatani klinisi (pengguna dan penyedia utama informasi kesehatan) dengan para ahli komputer (informatika) yang bertujuan merancang desain aplikasi dan sistem agar dapat menghasilkan produk aplikasi manajemen informasi kesehatan di rumah sakit yang lebih efektif dan efisien. Tujuan dan Fungsi Penerapan sistem komputerisasi untuk prosedur rekam medis bertujuan untuk mengembangkan pelayanan informasi medis pasien yang otomatis sehingga meningkatkan manfaat penggunaan informasi untuk pelayanan pasien, statistik, penelitian dan pendidikan. Namun perlu diingat bahwa efektifitas dan efisiensi Unit Rekam Medis dengan sistem komputerisasi bisa dicapai hanya bila prosedur dasar yang manual sudah benar-benar siap serta berjalan dengan baik. Dalam dunia kedokteran, meskipun komputerisasi akan sangat membantu dalam pengelolaan pelayanan rekam medis, tetapi adanya pelayanan rekam medis secara manual yang simpel, efektif dan efisien tetap

merupakan syarat wajib sebelum dilakukannya komputerisasi. Komputerisasi tidak untuk menyelesaikan semua masalah jika sistem manual-nya belum dibuat dan belum dilaksanakan secara baik. Pengembangan dan penerapan sistem yang bagaimanapun membutuhkan perencanaan matang dan kerjasama yang baik diantara pihak-pihak yang terlibat. Misalnya untuk komputerisasi rekam medis ini yang terlibat adalah pihak unit rekam medis, pihak manajemen rumah sakit, staf medis, staf non medis serta orang-orang yang bergerak di bidang teknologi informasi. Perangkat keras (baik input, pemroses, penyimpan, maupun output), perangkat lunak serta infrastruktur, ketiga-tiganya memiliki potensi besar untuk meningkatkan efektivitas maupun efisiensi manajemen informasi kesehatan. Beberapa contoh penting yang diantaranya : 1. Rekam medis berbasis komputer (Computer based patient record) Salah satu tantangan besar dalam penerapan teknologi informasi dan komunikasi di rumah sakit adalah penerapan rekam medis medis berbasis komputer. Dalam laporan resminya, Intitute of Medicine mencatat bahwa hingga saat ini masih sedikit bukti yang menunjukkan keberhasilan penerapan rekam medis berbasis komputer secara utuh, komprehensif dan dapat dijadikan data model bagi rumah sakit lainnya. Pengertian rekam medis berbasis komputer bervariasi, akan tetapi, secara prinsip adalah penggunaan database untuk mencatat semua data medis, demografis serta setiap event dalam manajemen pasien di rumah sakit. Rekam medis berbasis komputer akan menghimpun berbagai data klinis pasien baik yang berasal dari hasil pemeriksaan dokter, digitasi dari alat diagnosisi (EKG, radiologi, dll), konversi hasil pemeriksaan laboratorium maupun interpretasi klinis. Rekam medis berbasis komputer yang lengkap biasanya disertai dengan fasilitas sistem pendukung

keputusan (SPK) yang memungkinkan pemberian alert, reminder, bantuan diagnosis maupun terapi agar dokter maupun klinisi dapat mematuhi protokol klinik. 2. Teknologi penyimpan data portable. Salah satu aspek penting dalam pelayanan kesehatan yang menggunakan pendekatan rujukan (referral system) adalah continuity of care. Dalam konsep ini, pelayanan kesehatan di tingkat primer memiliki tingkat konektivitas yang tinggi dengan tingkat rujukan di atasnya. Salah satu syaratnya adalah adanya komunikasi data medis secara mudah (kartu dan efektif. yang Beberapa pendekatan yang dilakukan data menggunakan teknologi informasi adalah penggunaan smart card cerdas memungkinkan penyimpanan sementara). Smart card sudah digunakan di beberapa negara Eropa maupun AS sehingga memudahkan pasien, dokter maupun pihak asuransi kesehatan. Dalam smart card tersebut, selain data demografis, beberapa data diagnosisi terakhir juga akan tercatat. Teknologi penyimpan portabel lainnya adalah model web based electronic health record yang memungkinkan pasien menyimpan data sementara kesehatan mereka di Internet. Data tersebut kemudian dapat diakses oleh dokter atau rumah sakit setelah diotorisasi oleh pasien. Teknologi ini merupakan salah satu model aplikasi telemedicine yang tidak berjalan secara real time. Aplikasi penyimpan data portabel sederhana adalah bar code (atau kode batang). Kode batang ini sudah jamak digunakan di kalangan industri sebagai penanda unik merek datang tertentu. Hal ini jelas sekali mempermudah supermarket dan gudang dalam manajemen retail dan inventori. Food and Drug Administration (FDA) di AS telah mewajibkan seluruh pabrik obat di AS untuk menggunakan barcode sebagai penanda obat. Penggunaan bar code juga akan bermanfaat bagi apotik dan instalasi farmasi di rumah sakit dalam mempercepat proses inventori. Selain itu, penggunaan barcode

juga dapat digunakan sebagai penanda unik pada kartu dan rekam medis pasien. Teknologi penanda unik yang sekarang semakin populer adalah RFID (radio frequency identifier) yang memungkinkan frekuensi. Jika pengidentifikasikan menggunakan identitas rumah melalui sakit radio masih barcode,

memerlukan barcode reader, maka penggunaan RFID akan mengeliminasi penggunaan alat tersebut. Setiap barang (misalnya obat ataupun berkas rekam medis) yang disertai dengan RFID akan mengirimkan sinyal terus menerus ke dalam database komputer. Sehingga pengidentifikasian akan berjalan secara otomatis. 3. Teknologi nirkabel. Pemanfaatan jaringan computer dalam dunia medis sebenarnya sudah dirintis sejak hampir 40 tahun yang lalu. Pada tahun 1976/1977, University of Vermon Hospital dan Walter Reed Army Hospital mengembangkan local area network (LAN) yang memungkinkan pengguna dapat log on ke berbagai komputer dari satu terminal di nursing station. Saat itu, media yang digunakan masih berupa kabel koaxial. Saat ini, jaringan nir kabel menjadi primadona karena pengguna tetap tersambung ke dalam jaringan tanpa terhambat mobilitasnya oleh kabel. Melalui jaringan nir kabel, dokter dapat selalu terkoneksi ke dalam database pasien tanpa harus terganggun mobilitasnya. 4. Komputer genggam (Personal Digital Assistant).Saat ini, penggunaan komputer genggam (PDA) menjadi hal yang semakin lumrah di kalangan medis. Di Kanada, limapuluh persen dokter yang berusia di bawah 35 tahun menggunakan PDA. PDA dapat digunakan informasi klinis untuk obat, menyimpan maupun berbagai data klinis pasien, klinis panduan di terapi/penanganan PDA seperti

tertentu. Beberapa situs di Internet memberikan contoh aplikasi yang dapta digunakan epocrates. Pemanfaatan PDA yang sudah disertai dengan jaringan telepon

memungkinkan dokter tetap dapat memiliki akses terhadap database pasien di rumahs akit melalui jaringan Internet. Salah satu contoh penerapan teknologi telemedicine adalah pengiriman data radiologis pasien yang dapat dikirimkan secara langsung melalui jaringan GSM. Selanjutnya dokter dapat memberikan interpretasinya secara langsung PDA dan memberikan feedback kepada rumah sakit. Dahulu masalah rekam medis tidak begitu diperhatikan. Pencatatan medis di tempat praktik dokter dengan menggunakan Kartu Pasien, atau catatan di rumah sakit yang dahulu dipakai dan dinamakan 'Status", sudah biasa dilakukan, namun belum sampai menimbulkan persoalan hukum. Lagipula kepentingannya tidak begitu dirasakan, karena tuntutan yang dilakukan terhadap dokter atau rumah sakit dapat dikatakan di Indonesia hampir tidak ada. Pada waktu itu penyimpanan Status pasien belum serapih sekarang, dengan penomoran yang dapat dicari kembali. Namun situasi dan kondisi kini sudah berubah, pesatnya perkembangan sains dan teknologi, persentase pertambahan penduduk yang kian berlipat ganda, gejala materialisme dan hedonisme, kesemuanya ini mempengaruhi cara berpikir masyarakat, termasuk pasien dan juga dokternya. Hal ini memberikan dampaknya pula terhadap hubungan dokter-pasien, yang dahulu bersifat paternalistik, kini berubah menjadi impersonal. Hubungan terapeutik antara dokter-pasien mengalami erosi, sehingga kini pasien tak segan segan untuk menuntut dokternya karena ada dugaan bahwa dokter itu telah berbuat kelalaian. Dewasa ini hukumpun harus turut mengatur bidang yang tadinya tidak tersentuh ini, yaitu bidang medis, Diantara produk Hukum Medis yang sudah diterbitkan adalah antara lain mengenai Medical Records yang diterjemahkan dengan Rekam Medis sebagaimana diatur didalam Peraturan Menteri Kesehatan No 749a Tahun 1989.

Secara

yuridis,

sejak

berlakunya

Permenkes

tersebut

maka

pelaksanaan Rekam Medis dengan membuat catatan catatan data pasien sudah merupakan suatu keharusan, sudah menjadi kewajiban hukum. Dengan banyaknya perusahaan asuransi di bidang kesehatan, masuknya wisatawan asing, investasi warga asing di INdonesia, bertambah pula hubungan internasional, Akreditasi dan Quality Assurance maka sebaiknya dari sekarang profesi kedokteran sudah membiasakan diri untuk membuat catatan catatan data medis pasien dengan lengkap. Hal ini disebabkan karena suatu Rekam Medis yang teratur, rapih dan dibuat secara kronologis dengan baik dan lengkap, akan merupakan bukti yang kuat di pengadilan. Catatan di dalam Rekam Medis harus pula jelas tulisannya dan dapat dibaca kembali oleh orang lain. Tanpa dipenuhinya syarat syarat ini, maka sebuah rumah sakit akan sukar mengadakan pembelaan dirinya didepan pengadilan dalam suatu gugatan malpraktek medis. Selain itu suatu Rekam Medis yang tak terbaca memberikan bukti buruk kepada Pengadilan, dan dapat melemahkan pembelaan rumah sakit dan Suatu Rekam Medis yang baik memungkinkan rumah dokternya. sakit untuk

mengadakan rekonstruksi yang baik mengenai pemberian pelayanan kepada pasien serta memberikan gambaran untuk dinilai, apakah perawatan dan pengobatan yang diberikan dapat diterima atau tidak dalam situasi dan keadaan demikian. Medical Record harus diisi dengan segera dan secara langsung pada saat dilakukan tindakan dan pada pemberian instruksi oleh dokter. Atau oleh perawat pada saat dilakukan observasi setelah timbul suatu gejala atau suatu perubahan, dan sewaktu melakukan tindakan. Jika hal ini tidak ditaati, bisa terkena tuntutan kelalaian. Rekam Medis yang lengkap memuat 4 macam data data seperti: 1. Data Pribadi,Nama, nomor KTP, tempat dan tanggal lahir, jenis kelamin, status

perkawinan, alamat sekarang, keluarga terdekat, pekerjaan, nama dokter dan keterangaan yang diperlukan untuk identifikasi lainnya. 2. Data Finansial : Nama / alamat majikan / perusahaan, perusahaan asuransi yang menanggung, tipe asuransi, nomor polis, dsb. 3. Data Sosial Kewarganegaraan / kebangsaan, hubungan keluarga, agama, penghidupan, kegiatan masyarakat dan data data lain mengenai kedudukan sosial pasien. 4. Data Medis Merupakan rekam klinis dari pasien, rekaman pengobatan yang berkesinambungan yang diberikan kepada pasien selama ia dirawat di RS. Data data ini memuat hasil hasil pemeriksaan fisik, riwayat penyakit, pengobatan yang diberikan, laporan kemajuan pengobatan, instruksi dokter, laporan lab klinik, laporan laporan konsultasi, anestesi, operasi, formulir Informed Consent, catatan perawat dan laporan / catatan lain yang terjadi dan dibuat selama pasien dirawat.

Rekam Medis sebenarnya sangat berguna untuk dipergunakan memenuhi beberapa keperluan, antara lain: 1. 2. 3. 4. 5. Dasar pemeliharaan dan pengobatan pasien. Bahan pembuktian dalam perkara hukum. Bahan untuk keperluan penelitian dan pendidikan. Dasar pembayaran biaya pelayanan kesehatan. Bahan untuk menyiapkan statistik kesehatan

Rumah sakit harus mempunyai bagian pelayanan Rekam Medis yang bertanggung jawab terhadap rekam medis, Suatu rekam medis harus dibuat untuk setiap orang yang diperiksa atau diobati di rumah sakit, baik rawat inap maupun rawat jalan. Organisasi Rekam Medis harus sesuai dengan luas dan kompleksnya pelayanan yang diberikan. Rumah sakit harus memakai karyawan yang adekuat untuk menjamin kelengkapan, dan pencarian kembali dari catatan tersebut.

Rekam Medis harus ditulis dengan akurat, segera dilengkapi, dengan baik di isi dan disimpan dan dapat dicari dan diambil kembali. Rekam Medis harus disimpan dalam keadaan asli atau secara legal dapat diproduksikan kembali, untuk jangka waktu paling sedikit selama 5 tahun. Rumah sakit harus mempunyai sistim pengkodean dan indeks untuk Rekam Medis. Sistim itu harus memungkinkan untuk dengan cepat dapat dicari kembali berdasarkan diagnosis dan prosedur, sehingga memungkinkan menunjang evaluasi penelitian. Rumah sakit harus mempunyai prosedur untuk menjamin kerahasiaan data pasien. Informasi atau pengkopian dari Rekam Medis hanya dapat dilakukan oleh orang orang yang berwenang, dan rumah sakit harus menjaga sehingga orang orang yang tidak berwenang tidak mempunyai akses kepada atau mengubah data pasien. Rekam Medis asli harus wajib dibuka oleh rumah sakit hanya berdasarkan hukum federal, perintah pengadilan atau dengan surat perintah dari petugas pengadilan. Rekam Medis harus memuat informasi untuk justifikasi masuk rawat dan penerusan perawatannya di rumah sakit, menunjang diagnosis, dan menguraikan kemajuan pasien dan respons terhadap pengobatan dan pelayanan. Semua catatan tulisan harus dapat dibaca dan lengkap, dan harus otentik dan diberi tanggal langsung oleh orang yang bertanggung jawab untuk memberi instruksi ( diidentifikasi dengan nama dan disiplin ), memberi atau mengevaluasi pelayanan yang diberikan. Penulis catatan harus ada identifikasinya dan harus sah dengan penulisannya. Identifikasi harus termasuk tanda tangan, inisial, tertulis atau pemasukan pakai komputer. Semua catatan data harus mengdokumentasikan sebagai berikut: 1. Bukti dari pemeriksaan fisik, termasuk riwayat kesehatan, dan dilakukan tidak lebih lama dari 7 hari sebelum masuk rawat dan atau dalam jangka waktu 48 jam sesudah masuk rumah sakit.

2. Diagnosis masuk rawat. 3. Hasil dari evaluasi konsultasi pasien dan temuan yang cocok dengan staf klinik dan staf lainnya dalam merawat pasien. 4. Dokumentasi dari komplikasi, infeksi yang timbul di rumah sakit dan reaksi tidak cocok dengan obat dan anestesi. 5. Dijalankan dengan tepat formulir Informed Consent untuk prosedur dan tindakan yang ditentukan oleh staf medis, atau hukum federal, atau hukum negara, apabila cocok, untuk memperoleh persetujuan pasien tertulis. 6. Semua instruksi dokter, catatan perawat, laporan dari tindakan, data medisasi, radiologi, dan hasil laboratorium, dan tanda tanda vital dan informasi lain yang diperlukan untuk memonitor keadaan pasien. 7. Catatan pemulangan pasien dengan hasil masuk rawat, catatan kasus dan catatan pemberian perawatan follow-up. 8. Diagnosis akhir dengan melengkapi Rekam Medis dalam jangka waktu 30 hari sesudah pemulangan pasien. Berkas Rekam Medis merupakan kumpulan bukti bukti dalam bentuk berkas catatan dokter, perawat dan tenaga kesehatan lainnya, hasil laboratorium, gejala gejala yang timbul, singkatnya mengenai segala sesuatu yang telah dilakukan di rumah sakit selama pasien dirawat. Termasuk bukti persetujuan pasien dalam bentuk formulir Informed Consent yang sudah dibubuhi tandatangan dan yang dilekatkan pada berkas Rekam Medis tersebut. Berkas Rekam Medis yang dipelihara dan dilakukan dengan baik, niscaya akan bisa memberi gambaran balik (flash back) tentang apa apa saja yang telah dilakukan selama pasien dirawat di rumah sakit itu. Berkas Rekam Medis adalah milik rumah sakit yang tidak boleh dibawa keluar rumah sakit oleh siapun, termasuk dokter dan pasiennya sendiri juga. Pasien dapat meminta fotokopinya dan membayar biayanya. Berkas asli harus tetap ada di rumah sakit. Jika ada pihak ketiga misalnya asuransi

minta data data pasien kepada rumah sakit atau dokternya, maka hal ini hanya boleh diberikan dengan adanya Surat Persetujuan tertulis dari pasien.