Manual Sag-Cajero

Cdigo: MGH-013
Versin: 5
Vigencia: 09-01-2013
MANUAL SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE GIROS (SAG) CAJERO PUNTO DE SERVICIO
MANUAL SAG-CAJERO
Elaborado por: Coordinador de calidad Andrs Lpez Fecha Firma
Revisado por: Gerente de Operaciones Giros Yaneth Rojas Fecha Firma
Aprobado por Presidencia Fecha
Firma
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Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es Copia No Controlada. La versin vigente reposar en la carpeta del proceso respectivo de Red Integradora SAS.
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Tabla de contenido
1 2 3 4 OBJETIVO ........................................................................................................ 3 ALCANCE ......................................................................................................... 3 MODULO DE INGRESO AL SISTEMA............................................................. 3 MODULO DE GIROS........................................................................................ 9 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 5 5.1 5.2 5.3 6 7 8 6.1 EXPEDIR GIRO ....................................................................................... 10 PAGAR GIRO .......................................................................................... 13 MONITOR DE GIROS .............................................................................. 17 ANULAR GIROS ...................................................................................... 18 COTIZADOR DE GIROS .......................................................................... 19 MONITOR DE CAJA ................................................................................ 22 ARQUEO DE CAJA.................................................................................. 22 MONITOR DE ARQUEO .......................................................................... 23 PINES Y RECARGAS .............................................................................. 24
MDULO DE CAJA ........................................................................................ 21
MODULO OTROS INGRESOS ...................................................................... 24 MODULO DE COBERTURA ........................................................................... 29 MODULO DE PROCESOS ............................................................................. 30 8.1 8.2 ACTUALIZACIN DE INFORMACIN DE CLIENTES ............................ 31 CAMBIO DE BENEFICIARIO ................................................................... 32 PREFERENCIAS DE IMPRESIN .......................................................... 36 MODULO DE SALIDA SEGURA ................................................................. 40 CONTROL DE CAMBIOS............................................................................ 41
9 10 11
MODULO DE SEGURIDAD ............................................................................ 36 9.1
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1 OBJETIVO Establecer los parmetros de control y actividades para el uso del Sistema de Administracin de Giros SAG, que garantice la correcta prestacin del servicio en los puntos de la red. 2 ALCANCE Este manual est dirigido a los cajeros de los puntos de servicio donde se presten servicios de Expedicin y Pago de Giros y Recargas de Celular 3 MODULO DE INGRESO AL SISTEMA Este mdulo describe la manera como el cajero del punto de servicio, inicia la sesin en el sistema, por primera vez, para dar inicio a las actividades diarias Para ingresar al sistema, el usuario deber realizar los siguientes pasos: Ingresar el usuario asignado de VPN seleccione el cono en el escritorio del equipo - Ugent VPN
Figura 1: Ingreso a Ugent VPN
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Figura 2: Conexin a VPN
Para realizar la conexin a la VPN, seleccione la opcin Connect (conectar), a continuacin, el cajero deber ingresar usuario y contrasea de VPN, de acuerdo al usuario que cada cajero tenga asignado.
Figura 3: ingreso a conexin VPN
Figura 4: Conexin a VPN en progreso
Ingresar al explorador de internet de acuerdo a su preferencia.

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En la parte superior del explorador ingresar la siguiente direccin URL: http://10.125.6.8:8091/redservi

Figura 5: Usuario y contrasea para ingreso a servidor
El cajero deber ingresar Usuario y contrasea para acceso al servidor 10.125.6.8: Nombre de Usuario: redservi Contrasea: redserviSAS
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Figura 6: ingreso a SAG
Seleccione la opcin clic aqu para ingresar.

Figura 7: Pagina de ingreso SAG
Para continuar ingrese los siguientes datos: Cdula: Nmero de cdula del cajero. Usuario: Nombre del usuario asignado (siempre debe ir en Maysculas) Clave: Contrasea asignado (La contrasea debe contener una letra mayscula, una minscula, un nmero y un carcter especial (&,%,$,#,/,?) Nmero de Confirmacin: Nmero que aparece resaltado en rojo tal como se muestra en la figura A continuacin se muestra un ejemplo para el ingreso de esta informacin en el sistema:
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Figura 8: Pagina de ingreso a SAG
Figura 9: Certificado de seguridad
Nota: La contrasea asignada por primera vez siempre ser 123456, el cajero deber realizar el cambio de la misma tal como se muestra a continuacin:
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Figura 10: Cambio inicial de clave
Clave actual: En caso de que sea la primera vez que el cajero deber ingresar al sistema digite: 123456. Nueva Clave: Corresponde a la clave de cajero la cual debe contener como mnimo los siguientes elementos: Tener una longitud superior mayor a 6 caracteres. La contrasea debe contener un nmero, una letra minscula, una letra mayscula, un carcter especial (/, &, %, $, #?).
Figura 11: Aceptar Cambio de clave
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Una vez el cajero haya realizado el cambio de su clave, el sistema muestra nuevamente la pgina de inicio, para continuar ingrese los datos de cajero incluyendo la nueva clave:
Figura 12: Ingreso a SAG
Figura 13: Men Principal Cajero
MODULO DE GIROS
Para el ingreso al mdulo de giros, el cajero debe seleccionar la opcin Giros, en la parte superior del men principal del sistema.
Figura 14: Modulo de Giros
Las opciones del men del mdulo de giros se describen a continuacin:
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Figura 15: Opciones mdulo de Giros
4.1
EXPEDIR GIRO
Esta opcin le permite al cajero realizar envos de giros hacia las dems oficinas. El procedimiento para la expedicin de giros es el siguiente
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Figura 16: Proceso de expedicin de giros
EXPEDICIN DE GIRO Cajero
INICIO MGH-013 Cajero Punto de Servicio SAG
Cliente
Inicio de sesin en el sistema SAG
Solicitud de servicio
Hay cobertura solicitada? si NO Cotizacin de giro
SI Solicitud de documento de identificacin
Acepta servicio? NO FIN
FIN
NO
Es valido
SI MGH-013 Cajero Punto de Servicio SAG Registro de informacin de destino, cliente remitente y cliente destinatario
Verificacin verbal de informacin
SI
Es correcta?
NO
Correcciones
Solicitud de Dinero
Verificacin de cantidad y legitimidad de dinero
SI
Dinero ok?
NO
Cambia monto o dinero?
SI MGH-013 Cajero Punto de Servicio SAG FIN
Impresin de factura
Solicitud de firma de comprobante NO El cliente firmo? SI FIN
Fase
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Figura 17: Men envo de Giro
Figura 18: Informacin bsica del giro
En esta pantalla el usuario debe ingresar la informacin bsica de clientes (remitente y destinatario). Los campos que aparecen en rojo son de carcter obligatorio, los campos que aparecen en azul son de carcter opcional (con excepcin del campo oficina destino). Una vez el usuario ha ingresado la informacin del remitente y beneficiario, procede a ingresar el valor del giro. Para continuar seleccione la opcin siguiente. Nota: Si los datos del remitente y destinatario han sido registrados previamente, el sistema mostrar la informacin ingresada sin necesidad de digitarla nuevamente por parte del cajero.
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Figura 19: Informacin financiera del giro
En esta pantalla el sistema muestra la informacin financiera del giro, es decir, el monto, el valor de la tarifa, valor total a cobrar por parte del cajero. En el campo: Codificacin, el cajero debe ingresar el monto del giro traducido en las letras que aparecen en la parte derecha de la pantalla (resaltado en color rojo) Para el ejemplo: 4000 = TFFF. Para terminar la transaccin, el cajero debe seleccionar la opcin: Finalizar. El cajero procede a imprimir dos copias de la factura de venta, una copia para el cliente y otra para el cajero para su posterior almacenamiento. 4.2 PAGAR GIRO
Esta funcionalidad permite al cajero realizar los pagos de giros que hayan sido direccionados a su punto de servicio. Para consultar los pagos de giros, el cajero deber ingresar el nmero de cdula del destinatario en su defecto el nmero de la factura de venta.
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Figura 20: El proceso de pago de giros es el siguiente.
PAGO DE GIRO Cajero
Cliente
Solicitud de reclamo o pago de giro
Solicitud de documento de identificacin
FIN
NO
Es valido?
SI MGH-013 Cajero Punto de Servicio SAG Consulta de informacin
Verificacin de informacin VS documento
Coinciden? NO SI Verificacin verbal de la informacion
FIN
NO
Coinciden?
SI MGH-013 Cajero Punto de Servicio SAG Impresin de orden de pago
Solicitud de firma de firma y huella NO El cliente firmo? SI Conteo del dinero NO Suma correcta?
SI Entrega al cliente
SI FIN
Dinero ok?
Fase
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Figura 21: Pago de giros
Para continuar ingrese el nmero de cdula del destinatario y seleccione la opcin de Consultar para visualizar los pagos de giro direccionados al punto de servicio del Cajero.
Figura 23: pago de Giros
Seleccione el pago que desea realizar seleccionando el cono la transaccin y realizar el pago.
para ingresar a
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Para continuar seleccione la opcin: Pagar.

Figura 25: Impresin de pago de giros
Nota: El Cajero procede a imprimir dos copias del recibo de pago, una para el cliente y otra para archivo del punto de servicio.
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Figura 26: Impresin de recibo de pago
4.3
MONITOR DE GIROS
Esta opcin le permite al cajero realizar consultas de acuerdo a los siguientes criterios de bsqueda: Giros Enviados: Corresponde a los giros enviados hacia otros puntos de servicio. Giros Recibidos: Corresponde a los giros que han sido direccionados al punto de servicio del cajero. Giros Pagados: Corresponde a los giros que se han pagado desde el punto de servicio del cajero. Giros Anulados: Corresponde a las anulaciones de giros realizadas desde el punto de servicio. Giros por Pagar: Corresponde al reporte de los giros pendientes por pagar.
Figura 27: Monitor de giros
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Una vez el cajero haya ingresado los tipos de consulta mencionados anteriormente, para continuar seleccione la opcin: Consultar.
Figura 28: Consulta de giros
Los estados que presentan los giros son los siguientes: Pagado: Giros pagados. Anulado: Giros anulados. Bloqueado: Los pagos de giros superiores a $2000.000, por seguridad son bloqueados para determinar su autenticidad. El usuario con perfil de administrador es el nico que puede realizar desbloqueos de giros (se desbloquea desde el punto que coloca el giro). Restringido: Este estado se presenta cuando un giro supera el lmite de 30 das sin ser reclamado por el destinatario, el cual debe ser desbloqueado por el usuario administrador. Pendiente de Anulacin: Corresponde a las solicitudes de anulacin realizadas por el cajero, las cuales no han sido aprobadas por el usuario administrador. 4.4 ANULAR GIROS
Funcionalidad que permite realizar la solicitud de anulacin de un giro al administrador de la red de oficinas. Esta opcin permite al cajero realizar la solicitud de la anulacin de un giro. La anulacin de un giro se realiza cuando el cliente solicita cambio de beneficiario. La anulacin de un giro slo se podr realizar el mismo da y en el mismo punto de servicio donde se realiz el envo.
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El cajero solicita la anulacin y el administrador del punto de servicio realiza la aprobacin. Se aclara que hasta tanto el administrador no realice la anulacin en el sistema el dinero del giro no se descarga de la caja desde donde se ha solicitado la anulacin.
Figura 29: Anular giros
Figura 30: Anular giros
4.5
COTIZADOR DE GIROS
Permite realizar la cotizacin de un giro antes de enviarlo para conocer el costo del mismo y asegurar que el cliente cuente con la cantidad necesaria para realizar la transaccin.
Figura 31: Cotizacin de giro
Para cotizar un giro, el cajero deber ingresar la siguiente informacin: Oficina Origen. Oficina Destino. Valor del Giro.
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Figura 32: Cotizacin sin incluir cargos de envo
Nota: En caso en que el cliente solo tenga disponible $30.000, el cajero debe seleccionar la opcin incluir cargos.
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Figura 33: Cotizacin con cargos incluidos
MDULO DE CAJA
En este mdulo el cajero podr encontrar las siguientes opciones: Monitor Caja Arqueo Caja Monitor Arqueo
Figura 34: Mdulo Caja
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5.1
MONITOR DE CAJA
Esta opcin permite al cajero consultar los movimientos (envos y pagos) realizados desde la caja del punto de servicio.
Figura 35: Monitor Caja
El cajero para realizar la consulta de los movimientos realizados debe seleccionar la opcin: Consultar.
Figura 36: Consulta de movimientos de caja
5.2
ARQUEO DE CAJA
Esta opcin permite al cajero realizar el cuadre diario de su caja.

Figura 37: Arqueo de caja
Antes de finalizar la jornada laboral, el cajero deber realizar el cuadre de su caja tal como se muestra a continuacin:
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Figura 38: Grabar arqueo de caja
Una vez finalizado el cuadre de caja para conservar los datos, el cajero debe seleccionar la opcin: Grabar 5.3 MONITOR DE ARQUEO
El cajero cuenta con la funcionalidad de consultar el cuadres de caja realizado. El saldo a favor (+) quedar marcado en color rosado y el saldo negativo (-) quedar marcado en color verde aguamarina, Para ingresar al monitor de arqueo, el cajero debe seleccionar en la parte superior del men la opcin: Monitor Arqueo.
Figura 39: Monitor de arqueo de caja
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Para consultar los arqueos realizados el cajero debe seleccionar la opcin: Consultar.
Figura 40: Monitor de arqueo de caja
MODULO OTROS INGRESOS
Para el ingreso al mdulo de recargas, el cajero debe seleccionar la opcin Otros Ingresos/Pines y Recargas, en la parte superior del men principal del sistema.
Figura 41: Mdulo de otros ingresos
6.1
PINES Y RECARGAS
Esta opcin le permite al usuario realizar recargas al nmero de celular solicitado por el cliente. El proceso para realizar una recarga es el siguiente:
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Figura 42: Proceso de venta de Recargas

Recargas Cajero
Cliente
Solicitud de recarga
Solicitud de informacin Operador, numero mvil y valor a recargar Suministro de informacin MGH-013 Cajero Punto de Servicio SAG Ingreso de datos al sistema SAG
NO
Verificacin de datos
SI MGH-013 Cajero Punto de Servicio SAG Aceptar Venta
Datos ok?
Impresin de factura y entrega copia al cliente
INICIO
El usuario procede a ingresar los siguientes datos: Operador Mvil: Claro, Tigo, Movistar, Uff. Nmero Mvil: los Diez dgitos del nmero del celular a recargar Valor de la recarga: Valor en pesos de la recarga Nota: En el campo Referencia no se ingresa ningn dato. Una vez ingresados los datos mencionados anteriormente seleccione la opcin: Vender.
Figura 43: Informacin para la venta de recargas
Fase
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Figura 43: Confirmacin de transaccin exitosa
Figura 44: Factura de venta de recarga
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6.2
Venta de SOAT
A travs de la opcin: Otros Ingresos/Otros Productos/Expedir SOAT, tal como se muestra a continuacin:
El sistema presenta el siguiente formulario el cual debe ser diligenciado por el usuario. Los campos resaltados en color rojo son obligatorios para continuar con el proceso de venta de SOAT.
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Para el diligenciamiento de la informacin bsica se presentan combos que se habilitan a partir de las selecciones que el usuario vaya realizando. A medida en que el usuario va registrando la informacin de marca, clase y el tipo de vehculo, el sistema automticamente va completando la informacin de cilindraje, capacidad, pasajeros, cdigo de Fasecolda, clase, vehculo, marca. Una vez el usuario haya diligenciado la informacin bsica y la informacin del clculo de tarifa, seleccione la opcin de Calcular Tarifa. El sistema realiza el clculo del valor del SOAT. Los campos que hacen parte de los datos del vehculo, informacin del tomador e informacin del propietario son en su mayora ingresados por el usuario a partir de la informacin suministrada por el cliente y de los combos de seleccin de acuerdo a las listas del DANE. Una vez complete la informacin de este formulario, seleccione la opcin: Guardar para continuar. El sistema genera la impresin en formato PDF de la respectiva factura de venta para el cliente.
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MODULO DE COBERTURA
Para consultar la cobertura de los puntos de servicio de RedServi, el cajero selecciona la opcin: Cobertura, en el men principal.
Figura 45: Cobertura
En el campo parmetros de bsqueda, el cajero deber seleccionar el punto que desea consultar, para continuar seleccione la opcin: Consultar. Como resultado de la consulta, el cajero visualiza la informacin de direccin, telfono fijo y telfono celular del punto de servicio.
Figura 46: Informacin de putos de servicio
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MODULO DE PROCESOS
Esta opcin permite al cajero realizar las siguientes funciones: Actualizar informacin de clientes: En caso en que un cliente requiera actualizar su informacin personal, puede solicitarlo al cajero para realizar este cambio. Nota: Estas actualizaciones solo se recibirn personalmente, telefnicamente est prohibido realizarlas. Solicitar cambio de beneficiario: Esta opcin permite al cajero solicitar al administrador del sistema realizar el cambio de beneficiario de acuerdo a las siguientes condiciones: El beneficiario no puede ir a reclamar el giro por motivos de fuerza mayor (incapacidad mdica, traslados de ciudad) Error por el remitente al suministrar los datos de identificacin del destinatario. Valor del monto mal digitado.
Figura 47: Procesos
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8.1
ACTUALIZACIN DE INFORMACIN DE CLIENTES
Permite actualizar los datos bsicos de los clientes remitentes y destinatarios de acuerdo con las necesidades. Actualizar informacin del cliente Para actualizar la informacin de clientes el cajero deber seleccionar la opcin: Actualizar informacin cliente tal como se muestra a continuacin:
Figura 48: Opcin Procesos Actualizar la informacin del cliente
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Por ltimo, el cajero ingresa los datos que el cliente desea actualizar. Una vez haya finalizado de ingresar los nuevos datos, seleccione la opcin: Guardar. 8.2 CAMBIO DE BENEFICIARIO
En caso en que el cliente requiera solicitar cambio de destinatario slo se podr realizar si se cumplen las siguientes condiciones: Slo el remitente del giro podr hacer la solicitud al cajero de cambio de destinatario de forma presencia con copia de la factura de venta. Por ninguna circunstancia se realizar cambio de destinatario por solicitud de una persona diferente al remitente original del giro. Para realizar el cambio de destinatario se deben seguir los pasos mencionados a continuacin:
Figura 49: Opcin procesos-Solicitar el cambio de destinatario en el sistema
Ingrese el nmero PIN del giro, la fecha de envo del giro y seleccione la opcin: Buscar.
Figura 50: Solicitud de cambio de beneficiario
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Nota: Una vez realizada la solicitud de cambio de destinatario verifique con el administrador del punto de servicio que haya aprobado la solicitud. Imprima una copia del recibo de cambio de destinatario el cual debe ser firmado por el cliente con nmero de cdula de ciudadana y huella.
Figura 51: Factura de cambio de beneficiario
Nota: En caso en que el nuevo destinatario no se encuentre registrado en la base de datos del sistema, seleccione la opcin Procesos/Crear Cliente tal como se muestra a continuacin.
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Figura 52: Crear clientes
Ingrese la informacin solicitada del nuevo cliente a crear y seleccione la opcin: Guardar.
Figura 53: Informacin de remitente
Seleccione la opcin: Giros/Monitor Giros.

Figura 54: Monitor de Giros
Realice la consulta del giro que requiere el cambio de destinatario. Una vez haya identificado el giro a modificar, selecciona la opcin: Editar.
Figura 55: Edicin de giros
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Versin: 5
Ingrese el nuevo nmero de cedula en el campo: Documento Identidad (resaltado en color rojo), el sistema actualizar la informacin del nuevo destinatario. Ingrese el motivo del cambio de destinatario y seleccione la opcin: Actualizar.
Figura 56: Actualizar Giro
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9 MODULO DE SEGURIDAD Permite la configuracin de preferencias de seguridad y configuracin 9.1 PREFERENCIAS DE IMPRESIN de impresin, seleccione la opcin:
Para seleccionar las preferencias Seguridad/Preferencias
Figura 57: Seguridad Preferencias
Para continuar seleccione en tipo de impresora: TM y tipo formato: Blanco.

Figura 58: Preferencias de impresin
A continuacin se describe el proceso de impresin de una factura:

Figura 59: Impresin de factura
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Versin: 5
Para continuar seleccione la opcin: Vaya a este sitio web (no recomendado)
Para continuar seleccione la opcin: Imprimir

Figura 60: visualizacin de impresin
Nota: En caso en que no pueda visualizar la barra de opciones, sobre la factura de clic derecho para ver la opcin de impresin. Seleccione la opcin: Propiedades
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Versin: 5

Figura 61: Propiedades de impresin
Seleccione la opcin: Opciones Avanzadas.

Figura 62: Propiedades
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Versin: 5
Seleccione el siguiente tamao del papel: 80 X 297mm

Figura 63: Opciones avanzadas
En el campo de escala de pgina seleccione ajustar a rea de impresin. Para finalizar de clic sobre la opcin: Aceptar.
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Versin: 5

Figura 64: Aceptar configuracin
10 MODULO DE SALIDA SEGURA Para cerrar sesin en el sistema, el cajero debe seleccionar la opcin: Salida Segura.
Figura 65: Salida segura
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Versin: 5
11 CONTROL DE CAMBIOS Versin 1 2 3 4 5 Vigencia 30-01-2012 14-05-2012 19-09-2012 01-12-2012 09-01-2013 Identificacin de los cambios Creacin del documento Responsable Jorge Enrique Romero Jorge Enrique Romero Jorge Enrique Romero Paola Andrea Castro
Inclusin del proceso para solicitar cambio de beneficiario Inclusin del proceso para realizar cambio de destinatario Actualizacin de usuario para autenticacin de servidor Inclusin del proceso para venta de recargas Andrs Fernando Cambio de la estructura de documento Lpez Cambio de codificacin
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MDULO DE CAJA ........................................................................................ 21

MODULO DE SEGURIDAD ............................................................................ 36 9.1

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Figura 4: Conexin a VPN en progreso

Ingresar al explorador de internet de acuerdo a su preferencia.

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En la parte superior del explorador ingresar la siguiente direccin URL: http://10.125.6.8:8091/redservi

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Figura 6: ingreso a SAG

Seleccione la opcin clic aqu para ingresar.

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Figura 9: Certificado de seguridad

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Figura 10: Cambio inicial de clave

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Figura 13: Men Principal Cajero

Las opciones del men del mdulo de giros se describen a continuacin:

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Inicio de sesin en el sistema SAG

Hay cobertura solicitada? si NO Cotizacin de giro

SI Solicitud de documento de identificacin

Acepta servicio? NO FIN

Verificacin verbal de informacin

Verificacin de cantidad y legitimidad de dinero

Cambia monto o dinero?

SI MGH-013 Cajero Punto de Servicio SAG FIN

Solicitud de firma de comprobante NO El cliente firmo? SI FIN

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Figura 18: Informacin bsica del giro

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Inicio de sesin en el sistema SAG

Solicitud de reclamo o pago de giro

Solicitud de documento de identificacin

SI MGH-013 Cajero Punto de Servicio SAG Consulta de informacin

Verificacin de informacin VS documento

Coinciden? NO SI Verificacin verbal de la informacion

SI MGH-013 Cajero Punto de Servicio SAG Impresin de orden de pago

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Figura 22: Pago de giros

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Para continuar seleccione la opcin: Pagar.

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Figura 30: Anular giros

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Esta opcin permite al cajero realizar el cuadre diario de su caja.

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MODULO OTROS INGRESOS

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Figura 42: Proceso de venta de Recargas