PERANCANGAN DAN PEMBUATAN APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA BENGKEL POSMO JAYA MOBIL

Naskah Publikasi

disusun oleh

Indra Setiawan 06.12.1485

JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011

Designing and Making of Information System In Accounting Bengkel Posmo Jaya Mobil

Perancangan dan Pembuatan Aplikasi Sistem Informasi Akuntansi Pada Bengkel Posmo Jaya Mobil

Indra Setiawan Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Currently, the development of technology is very advanced, so the technology is no longer a luxury but has become a staple item that must exist. Growing a business requires accuracy in providing an accurate, precise, and fast which can help a business to be able to make decisions and solve a problem. Bengkel Posmo Jaya Mobil is a service enterprise engaged in automotive services, namely repair and car maintenance. All records of transactions conducted by posmo Jaya Bengkel Mobil had been still using the manual method, which requires high accuracy in recording that allows for errors in recording and time consuming. So the accuracy of the data on the final result to be achieved is not perfect. Therefore, for the time of recording to be faster and accuracy of transaction data can be achieved there needs an accounting system or application that can help job. Accounting Information System covers all forms of transactions ranging from purchasing, sales, cost of goods sold, and other transactions. This system also can generate consolidated financial and managerial reports quickly and accurately.

Keywords : Accounting Information Systems, Sales, Purchase

ii

1. Pendahuluan

Komputer merupakan alat pengolah data yang baik dengan akses ketelitian yang tinggi dibandingkan dengan akses kerja manusia. Oleh karena itu penggunaan komputer dalam sebuah instansi sangat membantu dalam memberikan pelayanan yang efektif dan efisien. Terlebih dalam menunjang kelancaran kegiatan jangka pendek maupun jangka panjang, yang kemudian menghasilkan keputusan dengan kualitas terbaik. Sistem komputerisasi akuntansi merupakan suatu dampak

perkembangan ilmu dan teknologi, dimana pencatatan akuntansi secara manual kini digantikan oleh komputer. Sistem akuntansi mencatat semua kegiatan keuangan sehari-hari atau yang disebut transaksi ke dalam bukti-bukti transaksi. Bukti-bukti bisa berupa kwitansi, faktur penjualan, faktur pembelian, bukti pengeluaran, bukti penerimaan, dan bukti-bukti transaksi lainnya. Bukti transaksi ini menjadi pegangan untuk proses akuntansi selanjutnya. BENGKEL POSMO JAYA MOBIL adalah sebuah bidang usaha yang bergerak dibidang otomotif khususnya memberikan layanan jasa pelayanan service mobil. Pencatatan keuangan yang dijalankan pada BENGKEL POSMO JAYA MOBIL masih bersifat manual. Sehingga dalam pengolahan data keuangan dan pembuatan laporan pada BENGKEL POSMO JAYA MOBIL masih kurang efektif. Berdasarkan uraian di atas, penulis bermaksud mengadakan penelitian pada BENGKEL POSMO JAYA MOBIL, dengan mengambil judul

Perancangan dan Pembuatan Aplikasi Sistem Informasi Akuntansi Pada Bengkel Posmo Jaya Mobil. Aplikasi dirancang dan dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0 dan

menggunakan database Microsoft Office Excel 2003.

2. Dasar Teori A. Sejarah Perkembangan Akuntansi Tujuan utama didirikannya perusahaan adalah untuk mencari

keuntungan semaksimal mungkin. Dengan keuntungan yang diperoleh, perusahaan bisa dikembangkan dan dipertahankan kelangsungan hidupnya. Berapa besarnya keuntungan yang diperoleh perusahaan akan sulit ditentukan jika tidak menyelenggarakan kegiatan akuntansi. Dengan akuntansi perkembangan perusahaan bisa diikuti dari waktu ke waktu, keuntungan ataupun kerugian bisa dideteksi, sehingga jika perusahaan merugi bisa segera dicari penyebabnya dan ditanggulangi, sedangkan jika mendapat keuntungan perusahaan bisa mengembangkannya untuk perluasan usaha. Oleh karena itu kegiatan akuntansi sangat dibutuhkan oleh setiap perusahaan, baik perusahaan kecil maupun perusahaan besar, baik

perusahaan yang berorientasi keuntungan maupun perusahaan non laba.

B. Pengertian Akuntansi Akuntansi adalah suatu proses mencatat, mengklasifikasi, meringkas, mengolah dan menyajikan data transaksi serta kejadian yang berhubungan dengan keuangan sehingga dapat digunakan oleh orang yang suatu

menggunakannya dengan

mudah

dimengerti untuk

pengambilan

keputusan serta tujuan lainnya.

C. Transaksi Dalam Akuntansi Transaksi adalah situasi atau kejadian yang melibatkan unsur

lingkungan dan mempengaruhi posisi keuangan. Setiap transaksi harus dibuatkan keterangan tertulis seperti faktur atau nota penjualan atau kwitansi dan disebut dengan Bukti Transaksi. Dalam akuntansi suatu transaksi diukur dengan satuan mata uang. Oleh sebab itu transaksi-transaksi yang bernilai uang saja yang dicatat dalam akuntansi. 2

D. Sistem Informasi Akuntansi Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah sistem informasi yang menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan akuntansi. Akuntansi sendiri sebenarnya adalah sebuah sistem informasi. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) merupakan suatu kerangka suppliers,

pengkoordinasian sumber

daya (data,

materials,

equipment,

personal, and fund) untuk mengkonversi input berupa data ekonomik menjadi keluaran berupa informasi keuangan yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi akuntansi bagi pihak-pihak yang berkepentingan.

E. PERANGKAT LUNAK E.1. Microsoft Visual Basic 6.0 Pada dasarnya Visual Basic merupakan bahasa pemrograman. Microsoft Visual Basic adalah aplikasi pemrograman yang bekerja pada lingkungan Microsoft Windows secara optimal. Kemampuannya dapat dipakai untuk merancang program aplikasi yang berpenampilan seperti program aplikasi lainnya berbasis Microsoft Windows. Visual Basic selain disebut sebagai bahasa pemrograman juga sering disebut sebagai sarana (tool) untuk menghasilkan program-program aplikasi berbasiskan Windows. Dalam Visual Basic, pembuatan program aplikasi harus dikerjakan dalam sebuah project. Sebuah Project dapat terdiri dari File Project (.vbp), File Form (.frm), File data binary (.frx), Modul Class (.cls), Modul Standar (.bas), dan File resource tunggal (.res). Bahasa yang digunakan adalah bahasa BASIC, yang sangat populer pada era sistem operasi DOS.

E.2. Microsoft Access 2003 Microsoft Access adalah sistem pengolahan database access yang dapat bekerja dalam berbagai macam sistem operasi. Access memungkinkan kita untuk dapat mengumpulkan, menyimpan dan, mengatur informasi seperti halnya membuat laporan yang mengarah pada kesimpulan akhir (output). Beberapa contoh yang dapat dilakukan access antara lain, yaitu: Menginputkan data langsung ke database atau mengirimnya dari program lain Menurun, mengindex atau mengatur data dengan cara yang diinginkan Secara cepat membuat laporan, menggunakan semua atau sebagian dari data yang dimiliki Menjalankan query yang mengestrak sebagian database dengan sistem tertentu

3. Analisis dan Perancangan Sistem A. Analisis Sistem A. 1. Identifikasi Masalah Permasalahan yang terjadi pada Bengkel Posmo Jaya Mobil adalah sebagai berikut: a. Pencarian data masih belum efisien karena masih menggunakan catatan manual sehingga penyimpanannya tidak rapi dan

menyebabkan data hilang b. Data hasil penjualan belum dapat dapat terprogram penuh

dikarenakan masih menggunakan sistem manual c. Laporan keuangan perbulan masih kurang tersedia sehingga menyebabkan perusahaan terlambat mengambil keputusan

A.2. Analisis PIECES 1. Analisis Kinerja (Performance Analysis) Sistem Lama Response time dalam mencatat suatu data keuangan dinilai Sistem Baru Dengan adanya sistem baru diharapkan dapat mempercepat proses pembuatan laporan

masih memakan waktu yang lama, yaitu sekitar 3 jam karena adanya keterbatasan tenaga dan masih dilakukan secara manual

keuangan, yaitu kurang dari 10 menit

2. Analisis Informasi (Information Analysis) Sistem Lama Informasi yang didapat oleh Sistem Baru Diharapkan pencatatan semua informasi proses bisa

pimpinan masih belum akurat karena manual sehingga dapat pengerjaannya dan masih

dilakukan dengan cepat, tepat, dan akurat karena dan proses

menggunakan besar

kemungkinan terjadi

perhitungan

pencatatan

kesalahan

sudah dilakukan komputer

penghitungan dan pencatatan Dalam menghasilkan sebuah

informasi masih membutuhkan waktu yang lama sehingga

informasi yang dibutuhkan sering terlambat

3. Analisis Ekonomi (Economy Analysis) Sistem Lama Dalam mencatat sebuah laporan keuangan dibutuhkan biaya yang cukup besar untuk pembelian alat-alat tulis Sistem Baru Diharapkan sistem baru dengan biaya adanya dapat

dipangkas atau dikurangi karena tidak membutuhkan alat-alat tulis dalam penulisan laporan

4. Analisis Pengendalian (Control Analysis) Sistem Lama Tidak ada pengaturan terhadap dan data Sistem Baru Diharapkan dengan adanya

perlindungan

password hak akses tergantung pada status user sehingga

sehingga kehilangan data sering terjadi Tidak dalam dan adanya mengontrol mengoreksi kemampuan kesalahan informasi

sistem tidak akan dapat diakses oleh sembarang orang Dalam mengontrol serta

mengoreksi kesalahan informasi akan lebih mudah ditangani

karena terlalu banyuak data dan data-data itu tidak teratur

5. Analisis Efisiensi (Efficiency Analysis) Sistem Lama Kalkulator sehingga alat hitung utama waktu Sistem Baru Dengan adanya sistem informasi yang baru diharapkan efisiensi kerja dapat ditingkatkan

menjadikan

peghitungan menjadi lama

6. Analisis Pelayanan (Service Analysis) Sistem Lama Pelayanan secara masih manual dilakukan sehingga Dengan Sistem Baru sistem yang baru dapat

diharapkan

pelayanan

membutuhkan waktu yang lama Kesalahan penghitungan masih sering terjadi karena karena masih

dilakukan dengan lebih cepat dan tidak terjadi kesalahan

penghitungan

penghitungan

dilakukan secara manual

A.3. Analisis Biaya dan Manfaat 1. Komponen-komponen Biaya Dalam melakukan analisis biaya dan manfaat diperlukan dua komponen yaitu komponen biaya dan komponen efektivitas. Biaya yang berhubungan dengan pengembangan sistem informasi dapat dibagi menjadi 3 bagian, yaitu: a. Biaya Pengadaan dan Persiapan Operasi Biaya pengadaan adalah semua biaya yang berhubungan dengan pengadaan perangakat keras (hardware). Sedangakan biaya persiapan operasi adalah semua biaya untuk membuat sistem siap dioperasikan, termasuk biaya pembelian perangkat lunak (software). b. Biaya Proyek Biaya proyek (project-related cost) berhubungan dengan

penerapan biaya untuk mengembangkan sistem, termasuk penerapannya, yang termasuk biaya proyek adalah biaya analisis sistem dan pemrogram. c. Biaya Operasi dan Biaya Perawatan Biaya operasi adalah biaya yang dikeluarkan untuk

mengoperasikan sistem, sedangkan biaya perawatan adalah biaya yang dikeluarkan untuk merawat sistem dalam masa operasinya.

2. Komponen-komponen Manfaat Manfaat-manfaat yang dari sebuah sistem dapat dibagi menjadi 2, yaitu keuntungan berwujud (tangible benefits) dan keuntungan tak berwujud (intangible benefits). Keuntungan berwujud merupakan

penghematan biaya suatu perusahaan maupun keuntungan yang dapat dihitung secara kuantitatif dan bernilai satuan uang.

B. PERANCANGAN SISTEM B.1. Rancangan Model Bentuk Physical System yang diusulkan Sistem bagan alir (Flowchart System) merupakan alat yang tepat untuk digunakan dalam menggambarkan Physical System. Berikut ini adalah flowchart sistem dari desain yang diusulkan:

Data Kode Akun

Data Supplier

Data Retur beli

Data Pembelian

Input Data Kode Akun

Input Data Supplier

Input Data Retur beli

Input Data Pembelian

Pengolahan Data Kode Akun

Pengolahan Data Supplier

Pengolahan Data Retur beli

Pengolahan Data Pembelian

A
Kode Akun Supplier Retur beli Pembelian

Pengolahan Laporan Supplier

Pengolahan Laporan Retur beli

Pengolahan Laporan Pembelian

Laporan Supplier

Laporan Retur beli

Laporan Pembelian

Data Jurnal

Data Barang

Data Customer

Data Penjualan

Data Retur jual

Input Data Jurnal

Input Data Barang

Input Data Customer

Input Data Penjualan

Input Data Retur jual

Pengolahan Data Jurnal

Pengolahan Data Barang

Pengolahan Data Customer

Pengolahan Data Penjualan

Pengolahan Data Retur jual

C B
Jurnal Barang Customer Penjualan Retur jual

Pengolahan Jurnal Transaksi

Pengolahan Laporan Barang

Pengolahan Laporan Customer

Pengolahan Laporan Penjualan

Pengolahan Laporan Retur jual

Laporan Keuangan

Laporan Barang

Laporan Customer

Laporan Penjualan

Laporan Retur jual

B.2. Rancangan Model Bentuk Logical Model yang diusulkan Logical model dari sistem informasi lebih menjelaskan kepada user bagaimana nantinya fungsi-fungsi di sistem informasi secara logika akan bekerja. Logical model digambarkan dengan diagram arus data (data flow diagram/DFD). Berikut ini merupakan data flow diagram yang diusulkan:
Data Kode Akun Data Pembelian Data Penjualan Data Retur Jual Data Retur Beli Data Hutang Data Piutang Data Supplier Data Barang Data Customer

Data Kode Akun Data Pemasok Data Barang Data Pelanggan

Kasir

Sistem Informasi Akuntansi Bengkel Posmo Jaya Mobil

Admin

Data Pembelian Data Penjualan Laporan Jurnal Laporan Buku Besar Laporan Supplier Laporan Customer Laporan Barang Laporan Pembelian Laporan Hutang Dagang Laporan Retur Pembelian Laporan Penjualan Laporan Piutang Dagang Laporan Retur Penjualan Laporan Neraca Laporan Neraca Saldo Laporan Rugi/Laba Laporan Perubahan Modal Laporan Pelunasan Hutang Laporan Pelunasan Piutang

Data Kode Akun Data Pembelian Data Penjualan Data Retur Jual Data Retur Beli Data Hutang Data Piutang Data Supplier Data Barang Data Customer

Pemilik Bengkel

10

B.3. Relasi Antar Tabel

4. Implementasi dan Pembahasan A. Pengertian Implementasi Implementasi sistem (System Implementation) merupakan tahap

meletakkan sistem yang baru dikembangkan agar sistem tersebut siap untuk dioperasikan sesuai dengan yang diharapkan. Program harus bebas dari kesalahan-kesalahan sebelum program diterapkan dan diimplementasikan, kesalahan program yang mungkin terjadi misalnya kesalahan penulisan bahasa, kesalahan waktu proses, dan kesalahan logika. Setelah program bebas dari kesalahan, program diuji dengan memasukkan data yang akan diolah. Tahap implementasi bertujuan untuk menyiapkan semua kegiatan penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang telah ditentukan. Tahapan dalam implementasi ada 3 langkah, yaitu: 1. Menetapkan rencana implementasi 2. Melaksanakan kegiatan implementasi 3. Implementasi program

11

B. MANUAL PROGRAM Untuk masuk ke dalam sistem informasi akuntansi dapat dilakukan dengan manual program sebagai berikut: 1. Form Login

2. Form Menu Utama

3. Form Data Pemasok

12

4. Form Data Pelanggan

5. Form Data Barang

6. Form Transaksi Pembelian

13

7. Form Transaksi Penjualan

8. Form Retur Pembelian

14

9. Form Retur Penjualan

10. Form Pembayaran Hutang

11. Form Pelunasan Piutang Dagang

15

12. Form Kode Akun

13. Form Jurnal Umum

14. Form Ubah Password

16

5. Penutup A. Kesimpulan Dengan selesainya seluruh kegiatan penelitian, analisis, perencanaan, dan implementasi sistem maka dapat diambil kesimpulan seperti berikut: 1. Dengan diterapkannya sistem informasi yang baru di dalam Bengkel Posmo Jaya Mobil, maka dapat menghemat waktu dalam

memasukkan data transaksi dan pembuatan laporan keuangan dengan menghasilkan data yang lebih maksimal. 2. Dengan adanya sistem yang baru, perusahaan dapat memperoleh laporan manajerial dari data transaksi dan laporan keuangan pada Bengkel Posmo Jaya Mobil dengan lebih cepat dan akurat serta dapat membantu pimpinan dalam pengambilan keputusan. 3. Sistem baru yang penulis usulkan memiliki beberapa kelebihan anatara lain: Memudahkan dalam penghitungan kesulitan dalam penghitungan manual. Data lebih aman tersimpan di dalam komputer dibandingkan dengan dibuat di kertas dan disimpan di dalam dokumen, karena tidak semua orang dapat menggunakan aplikasi tanpa mengetahui nama user dan password, sehingga data manual tanpa harus

perusahaan dapat dijaga kerahasiaannya. Sistem yang baru dibuat sesederhana mungkin untuk

memudahkan dalam penggunaannya, tujuannya agar kerja karyawan lebih cepat dan mengerti cara penggunaannya. 4. Sedangkan kekurangan dari sistem baru yang diusulkan antara lain: Sistem ini belum mendukung client-server Tidak adanya laporan tutup buku tahunan maka masih digunakan dengan sistem manual untuk proses tutup buku.

17

DAFTAR PUSTAKA

Alam, Agus J.,: Manajemen Database dengan Microsoft Visual Basic Versi 6.0, Jakarta, PT elex Media Komputindo Kelompok Gramedia, 2000 Jerry Fitzgerlard, Arda F. Fitzgerlard, Warren D. Stallings, Jr.,: Fundamental of System Analysis, (edisi kedua; New York: Jhon Willey & Sons, 1981). Jogianto, H.M.,: Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer, Yogyakarta, Andi Offset, 1995 Sunyoto, S.Kom., Andi.: Pemrograman Visual dengan Microsoft Visual Basic 6.0 dan Microsoft Access, STMIK AMIKOM Yogyakarta, 2003 Sutrisno, H : Akuntansi Proses Penyusunan Laporan Keuangan, Yogyakarta, Ekonisia 2006