1

Kementerian Sumber Asli & Alam Sekitar (NRE) Kursus Penilaian Tahap Kecekapan (PTK) BIL. 2/2008 TK 4/ 32-38

 Definisi komunikasi Menerangkan elemen dan proses komunikasi Jenis/Bentuk komunikasi Membezakan komunikasi lisan dan

bukan lisan Fungsi Komunikasi

 komunikasi (Latin: communis = common) :

penyampaian informasi dan pemahaman yang menggunakan simbol verbal atau nonverbal James A.F. Stoner & Charles Wankel (1989)

komunikasi ialah satu cara manusia berhubung yang melibatkan pengertian atau maksud yang dikongsi, mereka perlu bersetuju dengan definisi istilahistilah yang digunakan berdasarkan sesuatu yang simbolik seperti isyarat, huruf, nombor, dan perkataan yang melambangkan atau menyerupai idea-idea yang dapat menyampaikan maksud.
4

 S.Bernard Rosenblatt dalam bukunya

Communication in Business (l983)

komunikasi sebagai pertukaran idea, pendapat, maklumat, perhubungan dan sebagainya yang mempunyai tujuan dan dipersembahkan secara peribadi atau tidak peribadi melalui simbol atau isyarat yang bertujuan untuk mencapai matlamat organisasi.
5

 Emery, Ault dan Agee (dlm. Sulaiman Masri, 1997)

komunikasi ialah seni memindahkan maklumat, idea, dan sikap daripada seseorang kepada seseorang
Sulaiman Masri (l997)

komunikasi bermula apabila satu mesej (maklumat) daripada pengirim (penutur, penulis) dipindahkan menerusi alat atau saluran tertentu kepada penerima (pembaca, pendengar) yang kemudiannya memberikan maklum balas (mengekod dan mentafsir) mesej tersebut.

 SEHALA - Pengirim berkomunikasi tanpa memerlukan maklumbalas penerima - Memerlukan tindakan dilakukan terus oleh penerima

DUA HALA - Penerima memberikan maklumbalas pada pengirim - Membolehkan pengirim memperbaiki komunikasinya jika mesej yang diterima kurang tepat - Membolehkan penerima lebih yakin untuk mengambil tindakan yang betul

PENGIRIM MESEJ DIHASRAT GANGGUAN

PENERIMA MESEJ DITAFSIR

MESEJ DI ENCODES

SIMBOL DIHANTAR SALURAN KOMUNIKASI

SIMBOL DITERIMA

SIMBOL DI DECODES

MAKLUMBALAS DIPERIKSA

MAKLUMBALAS DIHANTAR
9

 mesej dan tindak balas

sentiasa berlaku secara silih berganti

Proses Komunikasi Secara Mudah

10

 Penyampai

- Individu yang menunjukkan perlakuan berkomunikasi. - perlakuan lisan dan bukan lisan
Penerima

- Individu yang memahami maksud yang disampaikan oleh penyampai maklumat

Maklumat / mesej

- maksud/ fakta / niat yang difahami oleh penerima maklumat

Maklum balas

- Perlakuan yang ditunjukkan oleh penerima mesaj sebagai tindak balas kepada mesej yang disampaikan oleh penyampai mesej

11

 Saluran

- Media penyampai maklumat dan pemberi mesej kepada penerima mesej - saluran paling asas:melalui pendengaran dan penglihatan - saluran-saluran tambahan : media elektronik, lukisan di kanvas atau bahan cetakan dan sebagainya

Konteks

Keadaan (situasi)penyampai mesej daripada pemberi ,mesej kepada penerima mesej (contoh: masa, persekitaran fizikal, jumlah peserta dan sebagainya)

12

 Mendapat penerimaan sosial

terhadap diri individu

(Teori Abraham Maslow -Hierarchy of Needs).

Mendapat kerjasama dalam

menjalankan tugas harian.

Mencapai objektif individu dan

organisasi.
Mengelakkan diri individu daripada perasaan

tersisih atau kesunyian.

13

 Pemindahan maklumat Pembelajaran belajar dari orang lain Proses pemujukan diri dan orang lain Hiburan Sosialisasi bentuk tingkahlaku imej, norma-norma,

nilai-nilai dan kepercayaan

14

JENIS KOMUNIKASI
1. Komunikasi Ke Atas

- Laporan/maklumat dari orang bawahan kepada pihak

pengurusan (masalah, pandangan, komen, cadangan) 2. Komunikasi Ke Bawah - Arahan, infomasi penting. 3. Komunikasi Sehala

- koordinasi aktiviti antara bahagian/unit, memberikan

sokongan 4. Grapevine - informal, khabar angin
15

 berlaku di dalam diri seseorang.

Seseorang yang sedang berfikir tentang

sesuatu perkara sebenarnya ia sedang dalam proses berkomunikasi dengan dirinya. bermonolog dengan diri untuk membuat pilihan, keputusan, memberikan sebab dan akibat.

16

 Komunikasi antara individu.

Proses komunikasi yang melibatkan dua orang

atau lebih. Bersifat terus iaitu bersemuka tanpa menggunakan sebarang perantaraan atau saluran tertentu Juga berlaku dalam keadaan yang tidak formal dan bersahaja.

17

 Berperanan membuat keputusan dan dipatuhi

oleh semua ahli. Berlaku dalam bentuk formal dan tidak formal. Contoh : mesyuarat.

18

 Komunikasi lisan berlaku apabila terdapat dua

atau tiga komunikator duduk secara bersemuka atau dalam peristiwa bahasa seperti perbualan dalam telefon, atau tele-sidang.

19

 Komunikasi lisan:

~ maksudnya boleh dinyatakan dengan suara dan penggunaan perkataan ~ dapat menentukan bila bermula dan berakhir Komunikasi bukan lisan:
~ berlaku tanpa menggunakan sebarang perkataan

~ kandungan boleh menunjukkan maksud yang tersirat ~ sukar untuk dipastikan bila berakhir kerana mungkin tersembunyi.
20

22

23

Terkejut

Risau

mencurigai

marah

24

Komunikasi ?
25

Gaya Duduk

Pergerakan Badan

26

27

28

CARA BERSALAMAN MEMBAWA MAKNA KOMUNIKASI

29

S O C

SIT / STAND at the right angles and on the same level

use OPEN gestures and body language

CENTRE your attention exclusively on the other person

L
E

LEAN slightly fore ward to show interest, a bit further forward to apply pressure, slightly back to reduce pressure
Maintain appropriate EYE CONTACT, increase eye contact to apply pressure, and reduce it to lower pressure

A
R

APPROPRIATE respond by basing your responses on what the other person has just said
Be RELAXED and balanced to make relaxed and open communication easier

30

 Lazimnya mesej komunikasi sama ada lisan

atau bukan lisan akan timbul serentak. Contoh: Masuklah!!! (dengan wajah wajah manis dan suara yang lembut) lisan bukan lisan (boleh bermaksud menerima kedatangan dengan senang hati)

31

 Kesilapan yang kerap berlaku dalam

komunikasi interpersonal ialah kegagalan untuk mendengar. Apabila seseorang tidak mendengar, dia akan memberi respon dengan hujah-hujah yang menghalang komunikasi. Untuk mendengar dengan baik, kita perlu memahami keadaan orang yang sedang mengalami kesusahan itu.

32

COMMUNICATION BREAKDOWN
Bahasa Tidak Jelas
Latar/belakang

pendengar/penerima mesej yang berbeza

Persekitaran Salah Tafsir Kesesuaian Masa (Timing)
33

 Emosi Penerima
Cara Penyampaian Yang

Kurang Jelas Sikap Penghantar/Penerima Curiga Tanggapan Berbeza

34

38

39

40

Chris Cole (1993)

KOMUNIKASI BOLEH MEMBINA

ATAU MEMBUNUH !

41

43
BAHAGIAN PERKHIDMATAN PSIKOLOGI JPA

44
BAHAGIAN PERKHIDMATAN PSIKOLOGI JPA

BAHAYA KOMUNIKASI TIDAK BERKESAN

1. Rugi

Masa/tenaga
2. Salah faham

Ketua dan pengikut Sesama sendiri Kakitangan dengan pelanggan Arahan kabur Arahan tidak tepat

3. Objektif tidak tercapai

4. Imej Organisasi

Arahan sentiasa berubah

5. Perhubungan dan reaksi tidak sihat

45

MENGAPA SUKAR MENJADI PENDENGAR YANG BAIK?

1. Kita fikir kita ada sesuatu yang lebih baik untuk diperkatakan 2. Kita tidak diberi sebab untuk mendengar 3. Kita fikir kita tahu apa yang akan diperkatakan 4. Terlalu banyak halangan 5. Kita tidak suka si penyampai mahupun mesejnya 6. Fikiran kita tertutup 7. Kita hanya hendak dengar apa yang kita nak dengar

8. Kita cepat membuat kesimpulan

9. Kita biarkan fikiran kita melayang 10. Kita dengar hanya untuk membolehkan kita menyampuk percakapan
46

10 RUKUN MENJADI PENDENGAR YANG BERKESAN

1. Berhenti bercakap semasa penyampai maklumat sedang bercakap - anda tidak akan dapat mendengar dengan jelas sekiranya anda bercakap. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Buat pengucap merasa selesa Tunjuk kepada pengucap bahawa anda minat mendengar Elakkan gangguan. Beri perasaan anda kepada pengucap Bersabar beri masa kepada pengucap Kawal perasaan anda jangan terus marah / salah buat tafsiran Perbalahan dan kritikan hendaklah berpada-pada Bertanya dengan jelas dan tepat

10. Berhenti bercakap tindak balas yang lain bergantung kepadanya (Sumber: Keith Davins: Human Behaviour At Work 1981) 47

DENGAR CAKAP BACA TULIS

45% 30% 16% 9%

48

Memberi salam Senyum Panggil dgn nama Friendly Mesra Menjadi diri sendri

Pemurah Bertimbang rasa Peka Kelakar Penyabar Perikemanusiaan

49

1.

RANCANG IDEA SEBELUM BERKOMUNIKASI Serulah ke jalan tuhan mu (wahai Muhammad) dengan hikmah kebijaksanaan dan pengajaran yang baik (An.Nahl : Ayat 125) ANALISIS PENDENGAR - Siapa - Pangkat - Pekerjaan - Akademik - Bilangan Berbicara kepada manusia menurut kadar akal (kecerdasan) mereka masing-masing (Riwayat Muslim)
50

2.

3.

ISI BICARA HENDAKLAH BENAR Hai orang-orang yang beriman, bertaqwalah kamu kepada Allah dan katakanlah perkataan yang benar. (Al Ahzab : Ayat 70) GAYA BAHASA HENDAKLAH BERSESUAIAN Dan katakanlah kepada hamba-hamba Ku, hendaklah mereka mengucapkan perkataan yang baik. (Al Isra : Ayat 53) NADA PERCAKAPAN PERLU DIKAWAL & SESUAI ..dan lunakkanlah suara engkau. Sesungguhnya seburuk-buruk suara ialah suara himar (keldai). (Luqman : Ayat 19)

4.

5.

51

6.

SUSUNAN MAKLUMAT PERLU JELAS Dan wajibkan kepada Rasul, hanyalah menyampaikan dengan terang dan nyata. (An Nur : Ayat 54) BAHASA BADAN PERLU MENYOKONG LISAN Apabila Rasulullah s.a.w berkhutbah, kedua matanya merah, suaranya lantang (nyaring) dan semangatnya bangkit bagai seorang Panglima perang yang memperingatkan tentang kedatangan musuh yang ingin memerangi umat Islam di ketika pagi atau petangnya. (Riwayat Muslim & Ibnu Majah)
52

7.

11.

MENINGGALKAN CELAAN DAN MENGUMPAT Celakalah (azablah) untuk tiap-tiap orang pengumpat dan pencela. (Al Humazah : Ayat 1)

12. MENJAUHI TANGGAPAN BURUK PADA ORANG LAIN Hai orang-orang yang beriman jauhilah kebanyakan dari prasangka buruk sesungguhnya sebahagian dari prasangka buruk itu adalah dosa dan janganlah kamu mencari kesalahan orang lain dan janganlah kamu mengumpat sebahagian yang lain. (Al Hujurat : Ayat 12) 13. MENDENGAR DENGAN BERKESAN
53

CLEAR - JELAS PERLU CONTENT AMBILKIRA - KANDUNGAN CONCISE 7C - RINGKAS COMPLETE - LENGKAP/SEMPURNA CONTINUITY - PERTALIAN/ HUBUNGAN CORRECT - BETUL COURTEOUS - BERSOPAN SANTUN

KOMUNIKASI

54

NADA

Kasar, lembut, neutral, meninggi, menurun.

PITCH & VOLUME KELAJUAN PENEKANAN

Tinggi, rendah, kuat, perlahan, variasi.

Pantas, sederhana, perlahan. Penekanan kpd perkataan/sebutan.

55

BEZAKAN MAKSUD DENGAN MENGGUNAKAN NADA SUARA, PITCH DAN PENEKANAN YANG BERLAINAN

1. SAYA SUKA MINUM SUSU LEMBU 2. SELAMAT PAGI, SILA MASUK 3. AYANG ! AMBILKAN ABANG AIR
APAKAH GAMBARAN EMOSI PENUTUR???

Hilang peluang Hilang ihsan Turunkan imej Kurang tidur Kurang seronok Kesilapan, tidak cekap Produktiviti menurun

Self-esteem turun Kecewa Staf tidak gembira Morale turun Kreativiti turun Team spirit turun Burnout / Deadwood
57

58

59

60

61

PENGUMUMAN PENTING!!!

Satu taklimat berkenaan hal-hal Penilaian Tahap Kecekapan (PTK) akan diadakan di Dewan Bestari pada pukul 2.00 petang ini. Semua staf dikehendaki hadir. Terima kasih.
Pengurus

t.t (ALI BIN ABU)

63

Pengetua: Oh ya, Encik Amran, apakah masalah awak? Amran : ..(perbualan en Amran terganggu oleh dering telefon, dan pengetua mengangkat gagang telefonselepas beberapa minit, perbualan telefon tamat dan pengetua pandang ke arah Amran dan tanya)

Pengetua: Oh ya.(Pelayan pejabat masuk dan minta tandatangan pengetua. Pengetua pun tengok dan cari tempat ditandatangan.Sambil menanda tangan surat, pengetua bercakap kepada Amran). Encik Amran kata ada masalah dengan attendan makmal sains kimia Puan Ani itu ye.. Amran : Ya(telefon berbunyi sekali lagi..peringatan untuk menghadiri mesyuarat di PPD.)

Pengetua: Beginilah, apa kata kalau Encik Amran selesaikan masalah itu sendiri Saya terpaksa keluar sekarang.

64

Pengetua sedang membelek-belek takwim sekolah.Seminggu lagi peperiksaan PMR. Tiba-tiba seorang cikgu mengetuk pintu pejabat. Pengetua: Ainon : Selamat pagi Cikgu Ainon..ya ada apa? Selamat pagi tuan Pengetua. Saya ada sedikit masalah peribadi dan ingin memohon cuti lima hari pada minggu depan kerana ada temu janji dengan doktor saya. Cikgu boleh tangguh tarikh temu janji selepas peperiksaan PMR. (Tidak berkata apa-apa dan keluar)

Pengetua: Ainon :

Dua hari kemudian, cikgu Ani tergesa-gesa masuk ke pejabat dan memberitahu Pengetua bahawa cikgu Ainon pitam di bilik air. Pengetua terus berkejar ke bilik air melihat cikgu Ainon terbaring. Beberapa orang guru menyapu minyak angin supaya cikgu Ainon sedar semula. Pengetua: Mengapa terjadi begini? Cikgu Ani: Dua hari lalu cikgu AInon mohon cuti lima hari kerana hendak temu janji dengan doktor untuk menjalani pembedahan. Tuan suruh dia tangguhkan temu janji itu. Hari ini dia pitam kerana kesakitan. Pengetua: Dia tidak memberitahu saya masalah itu.

(Cikgu Ainon pun sedar semula dan berkata) Tuan tak tanya pun.

65

 Mengarah secara paksa

Memberi amaran, menakutkan dan mengugut

Mempengaruhi dan berbantah secara logik Menilai, mengkritik dan mempersalahkan Memberi penghinaan dan memalukan

Tindakan bercanggah

66

 Banyakkan interaksi antara pihak pengurusan dan kakitangan

bawahan
Sesekali bertanya khabar, berbual-bual dengan kakitangan atau ambil

tahu hal kakitangan

Luangkan masa sekurang-kurangnya sekali dalam sebulan untuk

berbincang dengan kakitangan berkaitan masalah di pejabat, prestasi kakitangan atau penambahbaikan yang boleh dilakukan.
Komen prestasi kakitangan dalam suasana yang peribadi seperti di

dalam bilik pengurus.

Beri ganjaran dalam bentuk pujian atau pengiktirafan di atas kerja-

kerja yang berjaya dilaksanakan dengan baik dan cekap.

67

 Komunikasi penting dalam kehidupan seharian manusia untuk berhubung dan melaksanakan sesuatu tugas.

Komunikasi yang berkesan dapat mengekalkan persahabatan dan perhubungan yang baik .

68

Pergaulan mempengaruhi Yang kurik itu kundi didikan otak.Oleh itu, untuk Yang merah saga kebersihan jiwa itu hendaklah bergaul dengan orang-orang Yang molek itu budi beradab dan berbudi mulia Yang indah itu bahasa yang dapat kita kutip manfaatnya. (Hamka).
69

TAHNIAH !!! Atas kebersamaan tuan/puan

Kecemerlangan Tugas Kita Bermula Dengan KOMUNIKASI kita.

Aliza Abu Hassim Talian Hayat : 012-524 3130 70