PENGURUSAN MESYUARAT

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2 Tahun 1991

1

PENGURUSAN MESYUARAT     Merancang pelaksanaan dasar. mendapatkan nasihat. Diadakan dari semasa ke semasa. Urusetia akan dilantik bagi membantu keberkesanan fungsi sesebuah jawatankuasa. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2 Tahun 1991 2 . Mesyuarat yang baik dan cekap akan memberi sumbangan yang berkesan kepada jabatan/organisasi. Agenda dan jadual mesyuarat perlu dirancang dengan teliti supaya mesyuarat dijalankan dengan lancar dan berkesan. program. menyelaras dan menyelesaikan masalah yg timbul.

tarikh.TINDAKAN PRA-MESYUARAT 1. masa. pengerusi. Menentukan agenda. bilangan pegawai. peralatan dan minuman ringan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. masa dan tempat mesyuarat bersama Pengerusi jawatankuasa 2. setiausaha.2 Tahun 1991 3 . tarikh. Membuat tempahan bilik mesyuarat  Tempahan secara bertulis  Nyatakan nama jawatankuasa.

tarikh. Menyediakan kertas kerja untuk perbincangan  Kertas kerja diterima 15 hari sebelum mesyuarat  Tentukan bilangan salinan kertas kerja  Keperluan menyediakan ringkasan eksekutif sekiranya melebihi 15 muka surat 4. tempat. nama Pengerusi dan pakaian Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam jenis Bil.2 Tahun 1991 4 .3. masa. agenda. Menghantar surat jemputan mesyuarat  Edarkan 10 hari sebelum mesyuarat  Nyatakan nama jawatankuasa.

2 Tahun 1991 5 .Agenda Mesyuarat       Perutusan pengerusi Pengesahan minit mesyuarat yang lepas Perkara-perkara berbangkit Pembentangan kertas kerja Hal-hal lain Penutup Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.

5. Memastikan persediaan kemudahan bilik mesyuarat  Bilik bersih dan kemas  Tempat duduk mencukupi  Kelengkapan peralatan seperti alat tulis. Menentukan kehadiran  Urusetia perlu menentukan senarai ahli yang akan hadir  Senarai ini disediakan 2 hari sebelum mesyuarat Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2 Tahun 1991 6 . OHP dan pembesar suara 6.

2 Tahun 1991 7 .7. Memberitahu ahli-ahli mesyuarat tentang etika mesyuarat  Cara-cara beri penghormatan kepada Pengerusi  Tepati masa  Minta izin untuk tinggalkan mesyuarat Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. Perbincangan pra mesyuarat  Berbincang dengan pengerusi tentang tindakan yang perlu diambil bagi menyelesaikan masalah 8.

TINDAKAN SEMASA MESYUARAT Catatan minit mesyuarat Senarai kehadiran mesyuarat  Perkara penting yang dibincang dalam mesyuarat  Keputusan yang dibuat  Tindakan susulan yang perlu diambil  Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2 Tahun 1991 8 .

TINDAKAN-TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT         Penyediaan Minit Format Minit Mesyuarat Susunan Nama Ahli-ahli Mesyuarat Catatan Perbincangan Pengesanan Maklumbalas Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat Laporan Maklumbalas Oleh Urusetia Menentukan Format Maklumbalas dari Kementerian / Jabatan Penyediaan Laporan Maklumbalas Oleh Kementerian atau Jabatan Bertanggungjawab Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2 Tahun 1991 9 .

2 Tahun 1991 10 .i) Penyediaan Minit   Minit yang telah diluluskan oleh pengerusi diedarkan kepada ahli mesyuarat Tidak melebihi 2 minggu selepas tarikh mesyuarat ii) Format Minit Mesyuarat  Format disusun mengikut susunan agenda mesyuarat Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.

2 Tahun 1991 11 . tepat dan jelas Catatan yang dibincangkan diikuti dengan nota yang menunjukkan samada tindakan lanjut diperlukan atau untuk makluman sahaja Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.iii) Susunan Nama Ahli-ahli Mesyuarat  Disusun mengikut kekananan ahli-ahli yang hadir iv) Catatan Perbincangan   Direkodkan secara padat.

2 Tahun 1991 12 .v) Pengesanan Maklumbalas Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat          Bilangan Rujukan minit Perkara Tarikh hantar Kementerian atau jabatan Tarikh maklumbalas patut diterima – oleh urusetia Tarikh maklumbalas diterima – oleh urusetia Tarikh maklumbalas dibentangkan Status Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.

2 Tahun 1991 13 .vi) Laporan Maklumbalas Oleh Urusetia     Cabutan keputusan Ringkasan dan ulasan urusetia Maklumbalas dari kementerian-kementerian atau jabatan-jabatan Senarai kementerian atau jabatan yang belum memberi maklumbalas vii) Menentukan Format Maklumbalas Dari Kementerian / Jabatan      Cabutan keputusan Kedudukan masakini Peringkat pelaksanaan / pencapaian Masalah pelaksanaan Cadangan penyelesaian masalah Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.

viii) Penyediaan Laporan Maklumbalas Oleh Kementerian / Jabatan Bertanggungjawab   Keputusan mesyuarat memerlukan maklumbalas mengenai pelaksanaan program-program yang melibatkan seluruh agensi-agensi perkhidmatan awam Tanggungjawab penyediaan laporan maklumbalas hendaklah diberi kepada agensi yang bertanggungjawab menyelaras pelaksanaan program Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2 Tahun 1991 14 .

PENUTUP Menggaris serta menetapkan normanorma kerja yang minimum bagi perkaraperkara penting di dalam pengendalian mesyuarat sesuatu jawatankuasa kerajaan. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2 Tahun 1991 15 .