PENGURUSAN MESYUARAT

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2 Tahun 1991

1

Agenda dan jadual mesyuarat perlu dirancang dengan teliti supaya mesyuarat dijalankan dengan lancar dan berkesan. Urusetia akan dilantik bagi membantu keberkesanan fungsi sesebuah jawatankuasa. Mesyuarat yang baik dan cekap akan memberi sumbangan yang berkesan kepada jabatan/organisasi. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. mendapatkan nasihat.PENGURUSAN MESYUARAT     Merancang pelaksanaan dasar. program. Diadakan dari semasa ke semasa.2 Tahun 1991 2 . menyelaras dan menyelesaikan masalah yg timbul.

pengerusi.TINDAKAN PRA-MESYUARAT 1. masa dan tempat mesyuarat bersama Pengerusi jawatankuasa 2. tarikh. masa. Menentukan agenda. tarikh. Membuat tempahan bilik mesyuarat  Tempahan secara bertulis  Nyatakan nama jawatankuasa. bilangan pegawai. peralatan dan minuman ringan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. setiausaha.2 Tahun 1991 3 .

3.2 Tahun 1991 4 . Menyediakan kertas kerja untuk perbincangan  Kertas kerja diterima 15 hari sebelum mesyuarat  Tentukan bilangan salinan kertas kerja  Keperluan menyediakan ringkasan eksekutif sekiranya melebihi 15 muka surat 4. tarikh. tempat. agenda. masa. nama Pengerusi dan pakaian Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam jenis Bil. Menghantar surat jemputan mesyuarat  Edarkan 10 hari sebelum mesyuarat  Nyatakan nama jawatankuasa.

2 Tahun 1991 5 .Agenda Mesyuarat       Perutusan pengerusi Pengesahan minit mesyuarat yang lepas Perkara-perkara berbangkit Pembentangan kertas kerja Hal-hal lain Penutup Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.

OHP dan pembesar suara 6.5. Memastikan persediaan kemudahan bilik mesyuarat  Bilik bersih dan kemas  Tempat duduk mencukupi  Kelengkapan peralatan seperti alat tulis.2 Tahun 1991 6 . Menentukan kehadiran  Urusetia perlu menentukan senarai ahli yang akan hadir  Senarai ini disediakan 2 hari sebelum mesyuarat Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.

Memberitahu ahli-ahli mesyuarat tentang etika mesyuarat  Cara-cara beri penghormatan kepada Pengerusi  Tepati masa  Minta izin untuk tinggalkan mesyuarat Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. Perbincangan pra mesyuarat  Berbincang dengan pengerusi tentang tindakan yang perlu diambil bagi menyelesaikan masalah 8.2 Tahun 1991 7 .7.

TINDAKAN SEMASA MESYUARAT Catatan minit mesyuarat Senarai kehadiran mesyuarat  Perkara penting yang dibincang dalam mesyuarat  Keputusan yang dibuat  Tindakan susulan yang perlu diambil  Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2 Tahun 1991 8 .

2 Tahun 1991 9 .TINDAKAN-TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT         Penyediaan Minit Format Minit Mesyuarat Susunan Nama Ahli-ahli Mesyuarat Catatan Perbincangan Pengesanan Maklumbalas Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat Laporan Maklumbalas Oleh Urusetia Menentukan Format Maklumbalas dari Kementerian / Jabatan Penyediaan Laporan Maklumbalas Oleh Kementerian atau Jabatan Bertanggungjawab Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.

i) Penyediaan Minit   Minit yang telah diluluskan oleh pengerusi diedarkan kepada ahli mesyuarat Tidak melebihi 2 minggu selepas tarikh mesyuarat ii) Format Minit Mesyuarat  Format disusun mengikut susunan agenda mesyuarat Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2 Tahun 1991 10 .

tepat dan jelas Catatan yang dibincangkan diikuti dengan nota yang menunjukkan samada tindakan lanjut diperlukan atau untuk makluman sahaja Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2 Tahun 1991 11 .iii) Susunan Nama Ahli-ahli Mesyuarat  Disusun mengikut kekananan ahli-ahli yang hadir iv) Catatan Perbincangan   Direkodkan secara padat.

v) Pengesanan Maklumbalas Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat          Bilangan Rujukan minit Perkara Tarikh hantar Kementerian atau jabatan Tarikh maklumbalas patut diterima – oleh urusetia Tarikh maklumbalas diterima – oleh urusetia Tarikh maklumbalas dibentangkan Status Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2 Tahun 1991 12 .

2 Tahun 1991 13 .vi) Laporan Maklumbalas Oleh Urusetia     Cabutan keputusan Ringkasan dan ulasan urusetia Maklumbalas dari kementerian-kementerian atau jabatan-jabatan Senarai kementerian atau jabatan yang belum memberi maklumbalas vii) Menentukan Format Maklumbalas Dari Kementerian / Jabatan      Cabutan keputusan Kedudukan masakini Peringkat pelaksanaan / pencapaian Masalah pelaksanaan Cadangan penyelesaian masalah Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.

2 Tahun 1991 14 .viii) Penyediaan Laporan Maklumbalas Oleh Kementerian / Jabatan Bertanggungjawab   Keputusan mesyuarat memerlukan maklumbalas mengenai pelaksanaan program-program yang melibatkan seluruh agensi-agensi perkhidmatan awam Tanggungjawab penyediaan laporan maklumbalas hendaklah diberi kepada agensi yang bertanggungjawab menyelaras pelaksanaan program Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.

2 Tahun 1991 15 .PENUTUP Menggaris serta menetapkan normanorma kerja yang minimum bagi perkaraperkara penting di dalam pengendalian mesyuarat sesuatu jawatankuasa kerajaan. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful