PENGURUSAN MESYUARAT

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2 Tahun 1991

PENGURUSAN MESYUARAT

Merancang pelaksanaan dasar, program, mendapatkan nasihat, menyelaras dan menyelesaikan masalah yg timbul. Diadakan dari semasa ke semasa. Agenda dan jadual mesyuarat perlu dirancang dengan teliti supaya mesyuarat dijalankan dengan lancar dan berkesan. Mesyuarat yang baik dan cekap akan memberi sumbangan yang berkesan kepada jabatan/organisasi. Urusetia akan dilantik bagi membantu keberkesanan fungsi sesebuah jawatankuasa.
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2 Tahun 1991 2

TINDAKAN PRA-MESYUARAT
1. Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat bersama Pengerusi jawatankuasa 2. Membuat tempahan bilik mesyuarat Tempahan secara bertulis Nyatakan nama jawatankuasa, pengerusi, setiausaha, tarikh, masa, bilangan pegawai, peralatan dan minuman ringan
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2 Tahun 1991 3

3. Menyediakan kertas kerja untuk perbincangan Kertas kerja diterima 15 hari sebelum mesyuarat Tentukan bilangan salinan kertas kerja Keperluan menyediakan ringkasan eksekutif sekiranya melebihi 15 muka surat
4. Menghantar surat jemputan mesyuarat Edarkan 10 hari sebelum mesyuarat Nyatakan nama jawatankuasa, tarikh, tempat, masa, agenda, nama Pengerusi dan pakaian Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam jenis Bil.2
Tahun 1991

Agenda Mesyuarat

Perutusan pengerusi Pengesahan minit mesyuarat yang lepas Perkara-perkara berbangkit Pembentangan kertas kerja Hal-hal lain Penutup
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2 Tahun 1991 5

5. Memastikan persediaan kemudahan bilik mesyuarat Bilik bersih dan kemas Tempat duduk mencukupi Kelengkapan peralatan seperti alat tulis, OHP dan pembesar suara
6. Menentukan kehadiran Urusetia perlu menentukan senarai ahli yang akan hadir Senarai ini disediakan 2 hari sebelum mesyuarat
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2 Tahun 1991 6

7. Perbincangan pra mesyuarat Berbincang dengan pengerusi tentang tindakan yang perlu diambil bagi menyelesaikan masalah 8. Memberitahu ahli-ahli mesyuarat tentang etika mesyuarat Cara-cara beri penghormatan kepada Pengerusi Tepati masa Minta izin untuk tinggalkan mesyuarat

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2 Tahun 1991

TINDAKAN SEMASA MESYUARAT

Catatan minit mesyuarat
Senarai kehadiran mesyuarat Perkara penting yang dibincang dalam mesyuarat Keputusan yang dibuat Tindakan susulan yang perlu diambil

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2 Tahun 1991

TINDAKAN-TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT

Penyediaan Minit Format Minit Mesyuarat Susunan Nama Ahli-ahli Mesyuarat Catatan Perbincangan Pengesanan Maklumbalas Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat Laporan Maklumbalas Oleh Urusetia Menentukan Format Maklumbalas dari Kementerian / Jabatan Penyediaan Laporan Maklumbalas Oleh Kementerian atau Jabatan Bertanggungjawab
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2 Tahun 1991 9

i) Penyediaan Minit

Minit yang telah diluluskan oleh pengerusi diedarkan kepada ahli mesyuarat Tidak melebihi 2 minggu selepas tarikh mesyuarat

ii) Format Minit Mesyuarat

Format disusun mengikut susunan agenda mesyuarat

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2 Tahun 1991

10

iii) Susunan Nama Ahli-ahli Mesyuarat

Disusun mengikut kekananan ahli-ahli yang hadir

iv) Catatan Perbincangan

Direkodkan secara padat, tepat dan jelas Catatan yang dibincangkan diikuti dengan nota yang menunjukkan samada tindakan lanjut diperlukan atau untuk makluman sahaja
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2 Tahun 1991

11

v) Pengesanan Maklumbalas Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat

Bilangan Rujukan minit Perkara Tarikh hantar Kementerian atau jabatan Tarikh maklumbalas patut diterima oleh urusetia Tarikh maklumbalas diterima oleh urusetia Tarikh maklumbalas dibentangkan Status
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2 Tahun 1991 12

vi) Laporan Maklumbalas Oleh Urusetia

Cabutan keputusan Ringkasan dan ulasan urusetia Maklumbalas dari kementerian-kementerian atau jabatan-jabatan Senarai kementerian atau jabatan yang belum memberi maklumbalas

vii) Menentukan Format Maklumbalas Dari Kementerian / Jabatan

Cabutan keputusan Kedudukan masakini Peringkat pelaksanaan / pencapaian Masalah pelaksanaan Cadangan penyelesaian masalah
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2 Tahun 1991 13

viii) Penyediaan Laporan Maklumbalas Oleh Kementerian / Jabatan Bertanggungjawab

Keputusan mesyuarat memerlukan maklumbalas mengenai pelaksanaan program-program yang melibatkan seluruh agensi-agensi perkhidmatan awam Tanggungjawab penyediaan laporan maklumbalas hendaklah diberi kepada agensi yang bertanggungjawab menyelaras pelaksanaan program

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2 Tahun 1991

14

PENUTUP
Menggaris serta menetapkan normanorma kerja yang minimum bagi perkaraperkara penting di dalam pengendalian mesyuarat sesuatu jawatankuasa kerajaan.

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2 Tahun 1991

15