Anda di halaman 1dari 16

Prosedur administrasi surat keluar.

Pelaksana No 1 2 3 4 Kegiatan Kelengkapan Arahan atau petunjuk untuk mengonsep surat Membuat surat Surat di paraf KTU di teliti dan di ajukan ke pejabat yang berwenang atau di rektur. Surat di serahkan ke TU di beri nomor dan di setempel, pencatatan di buku agenda, pengandaan surat, amplop. Pengiriman internal dalam kota Peniriman ekternal luar kota Pengarsipan surat ATK, Komputer Waktu 10 menit 30 menit 10 menit 1 jam Output Petunjuk surat Surat Tanda tangan pejabat Surat Keterangan Mutu Baku

5 6 7

2-3 jam 1 hari 5 menit

Paraf tanda terima surat. Paraf tanda terima surat. Arsip

Prosedur surat masuk.


Pelaksana No 1 2 3 4 Kegiatan Kelengkapan Penerima surat masuk Pencatatan surat masuk ke dalam buku agenda dan pemberian lembar disposisi serta pengecekan surat. Menyampaikan surat masuk kepada pejabat yang berwenang atau atasan Mendisposisikan atau arahan untuk di tindak lanjuti atau didistribusikandari bagian KTU ke bagian umum Di tindak lanjut disposisi Diyah astuti Komunikasi Buku agenda Surat surat Waktu 2 Menit 5-10 Menit 5-10 menit Output Surat di terima Surat di catat di buku agenda Lembar disposisi sudah di paraf Disposisi Keterang an Mutu Baku

surat

Disposisi

Prosedur pengolahan bahan pustaka.


Pelaksana No 1 2 3 4 5 6 7 8 Kegiatan Kelengkapan Buku di terima dari sumbangan atau pembelian Petugas memberi stempel perpustakaan dan stempel induk pada buku Petugas mengecek database katalog Bila data sudah ada, tinggal menambah jumlah buku dan menambah nomer urut klasifikasi buku. Bila tidak ada, cari nomer kelas dari sistem klasifikasi buku. Lakukan pengkatalogan dengan sistem tajuk entri utama. Tentukan subyek buku dan kata kunci Mencetak dan menepelkan barcode buku tersebut Surat tanda terima atau nota Stempel dan tinta komputer komputer Komputer Komputer printer Waktu 10 menit 5 menit /buku 5 menit /buku 5 menit /buku 10 menit /buku 10 menit /buku 10 menit /buku 1 menit /lembar Output Bukti penerimaan untuk laporan Tanda kepemilikan Mengetahui jumlah buku Buku yang sama agar menjadi satu Pemberian nomer baru Memasukkan data buku Keterang an Tanda nomer atau indentitas buku Mutu Baku

3. Prosedur Pengentrian buku baru.


Pelaksana No 1 2 3 4 5 6 Kegiatan Kelengkapan Pengklasifikasian nomer buku Pengentrian buku Pencetakan label buku Penempelan Label pada buku Penyetempelan buku Penyampulan buku ATK, Komputer Komputer Komputer, Printer Kerta setiker Tinta, Stempel Plstik, Solasi Waktu 1-5 Menit 1-5 Menit 1-3 Menit 1-5 Menit 1-10 Menit 1-5 Menit Output Pegelompokan buku Masuk data buku Ditempel pada buku Nomer buku Tanda Kepemilikan Rapi, Tidak mudah rusak. Keterangan Mutu Baku

4. Prosedur penerbitan surat tagihan buku.


Pelaksana No 1 2 3 4 5 Kegiatan Kelengkapan Pengecekan Buku agenda pinjam Menghitung jumlah keterlambatan Membuat surat tagihan buku Surat yang sudah di tanda tangani Ka Su Bag Tu. Surat yang jadi bisa di kirim. Buku agenda ATK, Komputer ATK, Komputer ATK Waktu 1-5 Menit 1-5 Menit 1-5 Menit 1-5 Menit 1-10 Menit Output Megetahui anggota yang terlambat Jumlah denda Di ketahui Ka su bag tu. Keterangan Mutu Baku

Surat tagihan bisa digunakan

5 Prosedur penerbitan laporan tri bulan


Pelaksana No 1 2 3 4 Kegiatan Kelengkapan Menghitung jumlah kunjungan, Pengadaan, Pemanfaatan. Membuat surat laporan tri bulan Penandatanganan surat lapoaran tri bulan Pengiriman surat. ATK, Komputer ATK, Komputer ATK Prangko, Amplop Waktu 1-3 Hari 1-10 Menit 1-10 Menit 1-10 Menit Output Mengetahui jumlah semua Laporan ke dinas kesehatan Mengetahui Ka Su Bag Tu, Setempel institusi. Surat yang jadi bisa di kirim. Keterangan Mutu Baku

Prosedur pengemudi
Pelaksana No 1 2 3 Kegiatan Kelengkapan Pengemudi melayani antar jemput pimpinan/pejabat di lingkungan institusi Dinas. Antar jemput dosen pembimbing, bimbingan praktek klinik. Antar jemputrapat kordinasi di RS dan DKK Kosultasi pimpinan ke Surabaya dan rapat rapat undangan. 1. Gataot 2. Sabar 3. Budi Kendaraan Roda 4, mobil dinas. Kendaraan roda 4, mobil dinas. Kendaraan roda 4, mobil dinas. Waktu 1 Jam 2 jam 2 jam1 hari Pelaksana Pelaksana Pelaksana Output Keterangan Mutu Baku

Prosedur petugas keamanan


Pelaksana No 1 Kegiatan Satpam Petugas keamanan kantor. 1. 2. 3. 4. Supardi Yusuf Kasiono Tukijo Satpam Satpam Satpam Satpam Kelengkapan ATK, Lampu senter, pentungan, rambu rambu lalulintas. Waktu Pagi 06.00-14.00 Sore 14.00-21.00 Malam 21.00.06.00 10 menit 5 menit 5 menit Output Pengamanan kantor dan lingkungan instansi. Keterangan Mutu Baku

2 3 4 5

Menertibkan parkir kendaraan roda 2 dan 4. Penertipan tamu dinas. Mengidentifikasi keluar masuk tamu dan mahasiswa. Pengamanan di luar jam kerja atau libur.

Rambu rambu, Peluit, kominikasi. Komunikasi ATK, Komunikasi Lampu senter, pentungan, rambu rambu lalulintas

Kerapian, keamanan Kesopanan, simpatik, empatik. Keamanan, kenyamanan. Menyalakan lampu dan keamanan linkungan.

Prosedur keamanan kantor.


Pelaksana No 1 Kegiatan Satpam Kordinator keamanan kantor. 1. 2. 3. 4. Supardi Yusuf Kasiono Tukijo ATK. Kelengkapan Waktu 60 menit Output Kordinasi Keterangan Mutu Baku

Membagi tugas anggota dengan cara menyusun jadwal jaga menurut waktu yang di tentukan Melaporkan laporanya ke KTU setiap pagi untuk keadaan keamanan pada jam 08.00 Mengkordinasikan penanganan dan menyelesaikan gangguan ketertiban dan tentang masalah masalah yang ada. Mengambil tindakan seperlunya bila terjadi gangguan ketertiban serta keamanan. Menyelesaikan masalah sesuai dengan wewenang yang di miliki atau jika perlu menghubungi kepolisian setempat.

ATK, Komunikasi

30 menit

Kekompakan dalam kerja. Mengetahui atasan.

ATK, Komunikasi

30 menit

ATK, Komunikasi

30 menit

Mengetahui atasan dan institusi. Keamanan dan kenyamanan.

Komunikasi

30 menit

Bendahara penerimaan pembantu.


Pelaksana No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Kegiatan Eko watik Menerima bukti pembayaran BOP regestrasi DPKI Perpustakaan mahasiswa baru. Menerima bukti pembayaran BOP dan registrasi. Mengetik atau menulis STS,Slip setoran bank serta cek. Mengambil dana yang masuk ke rekening penerimaan dan menyetor langsung ke kesda. Menerima tunai dari mahasiswa BOP dan regestrasi. Mengopi dan menyetor slip setoran bank ke dispenda setempat. Menyetoran ristribusi daerah ( Asrama, kanti, gedung olah raga, gedung pertemuan ) Menulis BKU PAD Membuat laporan PAD tiap bulan dan di laporkan ke dinkes propinsi jatim. Kelengkapan Slip setoran bank. Slip setoran bank. Cek, slip setoran, STS. Cek, slip setoran, STS. Kuwitansi, slip setoran, STS. Foto copy STS dan slip bank Slip bank dan STS. ATK Bpn 1, Bpn 3, Bpn 5, Bpn 4, Bpn 6, Slip setoran. Waktu 10-15 menit/lembar 10-15 menit/lembar 60-120 menit / STS Setiap hari 30-60 Menit 120-180 menit/setoran 60-120 menit/setoran 1-2 Hari 1-3 Hari/Laporan Output Mengetahui mahasiswa baru yang sudah mendaftar ulang. Mengetahui secara detail mahasiswa yang sudah membayar persemester. Dana tercatat untuk di setor ke kasda. Tidak ada dana yg tersimpan di rekening penerimaan karena sudah di setor ke kesda. Dana di setor ke kesda. Terlapornya setiap setoran ke dispenda setempat. Dana tersetor ke kesda. Tercatat secara detail kegiatan PAD secara tertulis setiap bulan. Terlaporkannya kegiatan penerimaan Akper Dr.Soedono madiun tiap bulan. Ket Mutu Baku

Prosedur Kepegawaian .
Pelaksana No 1 Kegiatan Kelengkapan Apel pagi dan apel siang Semua karyawan Daftar hadir Waktu 10-20 menit Output Instansi setempat Ket Surat gubernur tgl 8 7 1989 nomer 019.1/18175/042/1989. Perihal apel pagi dan apel siang. PPRI nomer 24 Tahun 1976 Tentang cuti pegawai negeri sipil. Mutu Baku

Pengambilan hak cuti dalam 1 tahun.

Masing-masing karyawan Bagian kepegawaian Bagian kepegawaian Direktur Bagian UP Direktur Bagian UP

Blangko cuti

20 menit

Instansi setempat

3 4 5 6 7 8 9

Pemberkasan kenaikan pangkat. Pemberkasan kenaikan gaji berkala Penilaian terhadap capeg dan PNS Membuat urutan kepangkatan pegawai / DOK Pembuatan SK kontrak Mengkoordinir lamaran pekerjaan.

Menyiapkan berkas Menyiapkan berkas Menyiapkan nilai sebagai panduan DP3 tahun lalu. SK Pangkat terakhir Permohonan perpanjangan kontrak Buku induk lamaran kerja

1 jam 1 jam 30 menit 20 menit 1 jam 20 menit

Ke Dinkes Provinsi lanjut ke BKD Ke Dinkes Provinsi lanjut ke BKD Kelengkapan kenaikan pangkat. Ke Dinkes Provinsi Jatim. Instansi setempat Menunggu formasi kerja.

Prosedur Perbaikan Barang..


Pelaksana No 1 2 3 4 5 6 7 Kegiatan Kelengkapan Menerima laporan kerusakan. Mgecek untuk mengetahui jenis kerusakan Mengajukan permohonan jenis kerusakan Menyediakan dana Memanggil tukang servis Tukang sevis mengerjakan perbaikan Perbaikan sudah di laksanakan dab siap di pakai. Pembantu pengurus barang. Pembantu pengurus barang. Pembantu pengurus barang. Pembantu pengurus barang. Pembantu pengurus barang. Buku laporan kerusakan Data atau jenis barang yang harus di ganti. Pengajuan ulang Alat komunikasi, Dana untuk perbaikan Peralatan Waktu 10 menit 10 menit 10 menit 10 menit 10 menit Mengetahui lokasi dan jenis kerusakan Menyediakan dana Dana siap Barang sudah siap kembali dipakai Waktu tergantung jenis kerusakan Output Ket Mutu Baku

Bagian gaji
Pelaksana No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Kegiatan Kelengkapan Menerima SPJ daftar gaji Meminta tanda tangan ke karyawan dan direktur Mengirimkan daftar gaji ke propinsi Mengarsip Menerima uang gaji dari propinsi lewat bank Membuat setoran ke bank Membuat mutasi gaji Meminta tanda tangan ke direktur Mengirim ke propinsi SPJ Arsip Gaji Setoran,Bukti Surat Surat Surat 1 jam 5 menit 1 jam Setoran Mutasi Tanda tangan Pejabat Agenda 1-2 jam 1 Hari 5 menit Surat Waktu Output SPJ Tanda tangan karyawan Ket Mutu Baku

Usulan kenaikan pangkat.


Pelaksana No 1 2 3 4 5 6 Kegiatan Kelengkapan Bagian kepegawaian menyampaikan kepada karyawan yang mau naik pangkat. Mempersiapkan SK IJASAH dan DP3 Berkas di fotocopi dan di legalisir atasan langsung atau yang berwenang Menyiapkan surat Pengantar, tanda tangan pejabat, stempel dan di beri nomor Siap di kirim ke Propinsi Arsip Penyampaian SK Alat fotocopi dan Kertas ATK,Komputer Waktu 5 menit 15 Menit 1 Jam 30 Menit 1 Hari 5 Menit Output Kenaikan pangkat SK Ligalisir Surat Pengiriman Pengarsipan. Ket Mutu Baku

Rumah tangga.
Pelaksana No 1 2 Kegiatan Ka Su Bag Kerumah tanggaan Menyiapkan sarana dan prasarana kegiatan dinas dan memantau kebersihan kantor dan lingkungan kantor Membersihkan ruang direktur,Ruang TU, Ruang dosen dan kelas. Dan lain lain. Memotong rumput taman dan menyirami tanaman ( Merawat taman ) Sapu, sulak, alat pel, sabit, Staf Kelengkapan Perlengkapan untuk alat alat kebersihan 20 menit Waktu Output Pelaksana memantau Ket Mutu Baku

3 4

1-2 jam

Pelaksana kebersihan Pelaksana