Bab 4
METODOLOGI PELAKSANAAN PEKERJAAN
Kegiatan penyusunan grand scenario akan melalui beberapa proses kegiatan yang seluruhnya bertujuan untuk menyempurnakan grand scenario. Kegiatan-kegiatan tersebut dibagi menjadi tiga kegiatan utama, yaitu:
4.1
kebijakan penataan ruang yang akan dipublikasikan dan memberikan rekomendasi dalam mengkomunikasikan kebijakan kepada publik dan kepada proses penyusunan grand scenario. Secara garis besar kegatan ini terbagi menjadi 2 (dua) kegiatan besar berikut: a. Memberikan masukan bagi pimpinan di lingkungan DitJen Penataan Ruang dalam menentukan materi kebijakan penataan ruang yang akan dipublikasikan khususnya dalam tema pemanfaatan dan pengendalian pemanfaatan ruang. Dalam memberikan masukan, tim akan mengacu pada strategi yang tengah dikembangkan dalam penyusunan grand scenario gerakan kepedulian publik, sehingga pimpinan
4- 1
4- 2
4- 3
DitJen akan mendapatkan materi yang sesuai dengan penekanan yang dirancang untuk setiap tahapan publikasi. Dalam kegiatan ini, fungsi tim adalah menjembatani ide dan materi dalam grand scenario kepada pimpinan DitJen b. Mewadahi kebijakan penataan ruang yang menjadi kesepakatan di dalam lingkungan DitJen Penataan Ruang untuk dijadikan masukan bagi proses penyusunan grand scenario. Kegiatan ini dilakukan dengan menangkap kebijakankebijakan penataan ruang yang tengah berlangsung, yang dihasilkan dari bentuk diskusi dan koordinasi secara periodik dengan pimpinan DitJen. Dalam hal ini, fungsi tim ditujukan untuk menjembatani masukan dari sisi DitJen kepada kegiatan penyusunan grand scenario Untuk mendapatkan hasil yang optimal, maka kebijakan penataan ruang yang akan dikomunikasikan dibatasi pada konteks pemanfaatan dan pengendalian pemanfaatan ruang. Adapun output yang akan dihasilkan dari kegiatan ini adalah: Terjadi kesepakatan substansi publikasi yang hendak akan di komunikasikan kepada publik Tersusunnya kumpulan data dan informasi tentang kebijakan penataan ruang dan kebijakan publikasi Terjalin koordinasi yang baik antara tim dengan Pimpinan Ditjen Penataan Ruang Materi tulisan, baik press release, artikel, dan peraturan tata ruang, akan dilakukan 2 (dua) kali dalam sebulan.
4-4
Tema dan isu spesifik yang akan dipublikasikan Output/keluaran akhir dan antara yang akan dicapai dalam jangka pendek (6 bulan) dan jangka panjang. Termasuk menentukan capaian antara (milestone) untuk setiap tahapannya.
Kelompok sasaran publikasi maupun gerakan kepedulian publik Batasan skala wilayah publikasi dan lingkup wilayah permasalahan penataan ruang yang akan menjadi tema publikasi. Tingkat kedalaman materi untuk masing-masing kelompok sasaran
Kegiatan penyepakatan substansi publikasi akan dilakukan dengan metode workshop di awal kegiatan dan beberapa diskusi koordinasi dalam lingkup kecil di bulan pertama. Keluaran dari kegiatan ini akan menjadi masukan bagi eksplorasi dan review kebijakan penataan ruang yang akan dipublikasikan dan akan menjadi acuan bersama dengan DitJen Penataan Ruang untuk menentukan kebijakan publikasi. Dalam kaitannya dengan kegiatan penyusunan grand scenario, keluaran kegiatan akan menjadi masukan dalam penentuan kebutuhan publikasi yang didasari atas karakteristik publikasi dan isu atau permasalahan penataan ruang yang akan ditekankan.
4-5
b. Kajian Data Primer Melakukan penggalian informasi kepada para pimpinan di lingkungan DitJen Penataan Ruang melalui media diskusi dan koordinasi secara periodik. Kajian ini juga termasuk dengan memanfaatkan publikasi lepas yang dilakukan oleh pimpinan DitJen di luar bentuk koordinasi resmi.
4-6
release. Hal ini terjadi karena belum ada kesepakatan antara Tim Konsultan dengan Pihak Pimpinan Ditjen tentang tema masalah pemanfaatan dan pengendalian ruang yang akan dipublikasikan.
4.2
menggunakan media elektronik Televisi dan Radio sebagai bagian dari metode dan strategi publikasi untuk peningkatan kepedulian publik. Sebagai bagian dari kegiatan penayangan iklan layanan masyarakat, keluaran kegiatan ini akan menjadi kerangka acuan bagi production house untuk memproduksi iklan layanan masyarakat. Penyusunan materi iklan ini akan dilakukan oleh tim penyusun grand scenario dengan mempertimbangkan masukan dari kebutuhan publikasi (yang telah ditentukan pada tahap sebelumnya) dan mengacu pada strategi pentahapan, penekanan materi dan kelompok sasaran yang akan diimplementasikan pada tahap awal. Materi yang dihasilkan merupakan kerangka acuan yang berisikan batasan, bentuk, pesan yang ingin disampaikan, capaian serta dampak yang diharapkan timbul dengan dilakukannya iklan layanan masyarakat. Sebagai kerangka acuan bagi production house dalam memproduksi iklan layanan, maka materi yang disusun telah dengan jelas menetapkan: Tema publikasi Capaian respon dan dampak dari iklan Kelompok sasaran Pesan yang ingin disampaikan Media yang digunakan (dalam hal ini dibatasi pada media elektronik TV dan Radio) Bentuk tampilan yang diharapkan dan spesifikasi teknis tampilan Kuantitas/frekuensi penayangan Waktu penayangan dan durasinya Skenario cerita dari iklan layanan.
4-7
Adapun output yang dihasilkan dari proses kegiatan ini adalah: Materi iklan layanan masyarakat dalam bentuk dokumen Master film iklan layanan masyarakat untuk media TV dengan alternatif durasi tayang 1 menit, 30 detik dan 15 detik. Master film disimpan dalam bentuk CD/DVD siap tayang Master script dan dummy untuk iklan layanan masyarakat untuk media Radio dengan alternatif durasi tayang 1 menit, 30 detik, 15 detik dan jingle. Master Dummy disimpan dalam bentuk CD Tertayangkannya iklan layanan masyarakat di media TV dengan minimal 40 spot untuk durasi tayang 30 detik Tertayangkannya iklan layanan masyarakat di media Radio dengan minimal 80 kali untuk durasi tayang 30 detik. Sejauh ini pihak Tim Konsultan sudah melakukan kegiatan penyepakatan dengan tim yang akan memproduksi iklan layanan masyarakat. Tim Production house yang utamanya terdiri dari Produser dan creative director menyatakan siap untuk bekerja sama dengan tim konsultan untuk melakukan pembuatan dan penayangan iklan layanan masyarakat tersebut.
4.3
digunakan untuk meningkatkan kepedulian publik melalui peningkatan kemampuan pemahaman dan kapasitas masyarakat. Kegiatan ini lebih dikhususkan untuk melakukan pembinaan kemampuan masyarakat dalam memahami permasalahan pemanfaatan dan pengendalian pemanfaatan ruang dan memahami bentuk dan tingkatan peranan yang dapat dilakukan. Dalam kerangka kegiatan keseluruhan, kegiatan pembinaan ini memiliki dua fungsi, yaitu: a) Sebagai sarana untuk memberikan penguatan terhadap kelompok masyarakat (PokMasy) yang telah eksis, dalam memahami dan meningkatkan kemampuan serta kemauan mengambil peran dalam pemanfaatan dan pengendalian pemanfaatan
4-8
ruang. Dalam menunjang fungsi ini, maka pendekatan sosialisasi, publikasi dan internalisasi pemahaman akan menjadi pendekatan utama yang akan dilakukan dalam kegiatan ini. Secara prinsip, kegiatan ini akan menggunakan sarana yang telah terbentuk (PokMasy) dan kelembagaannya untuk melakukan kegiatan. b) Sebagai sarana untuk mendapatkan masukan dari masyarakat untuk proses penyusunan grand scenario maupun untuk mendapatkan umpan balik terhadap keefektifan publikasi yang dilakukan dengan bentuk iklan layanan masyarakat melalui media elektronik. Dalam fungsi ini, masyarakat dan PokMasy nya didudukkan sebagai sasaran penerima manfaat (beneficieries) publikasi yang akan menjadi target ukur keberhasilan suatu gerakan peningkatan kepedulian publik melalui metode publikasi. Adapun output yang dihasilkan dari kegiatan ini adalah: Rumusan isu dan permasalahan pemanfaatan dan pengendalian pemanfaatan di masyarakat Dokumentasi pelaksanaan kegiatan sosialisasi dan pemahaman di ke 6 PokMasy. Jabodetabekpunjur Dokumen materi sosialisasi dan pemahaman dalam bentuk modul-modul Terjadi proses dialog 3 (kali) untuk sosialisasi dan diskusi pemahaman dengan 6 kelompok masyarakat peduli penataan ruang di Jadebotabek Punjur Terjadi proses inisiasi, sosialisasi dan internalisasi pokmasy di Bali. Sampai sejauh ini kegiatan yang berhasil dilakukan pihak tim konsultan adalah mempersiapkan modul-modul yang dijadikan materi pendampingan terhadap 6 Pokmasy yang berada di Jabodetabek Punjur (terlampir). Untuk iformasi tentang pelaksanaan kegiatan dan sosialisasi dan pemahaman di 6 Pokmasy Jabodetabek Punjur belum berhasil didapatkan dengan kendala belum jelasnya instansi yang bertanggung jawab dan berwenang dalam penanganan ke-6 Pokmasy tersebut.
4-9
4- 10
eksplorasi target besar proyek A.1.1 diskusi internal 1 tim internal penentuan output/keluaran akhir dan antara selama 6 bulan dan jangka panjang final kesepakatan target besar proyek termasuk keluaran, output selama 6 bulan dan jangka panjang A.1.2 diskusi internal 2 A.1 penyepakatan substansi publikasi tim internal eksplorasi isue dan permasalahan seputar tata ruang perangkuman dan pengelompokan isue menurut karakteristiknya pemetaan kelompok sasaran publikasi kesepakatan tentang isue spesifik setelah dikonfirmasi dengan pihak DitJen kesepakatan tentang kelompok sasaran publikasi A.1.3 diskusi internal 3 tim internal kesepakatan tentang batasan skala wilayah publikasi dan lingkup wilayah masalah tata ruang yang akan menjadi tema publikasi kesepakatan akhir substansi publikasi A.2 review kebijakan tata ruang A.2.1 survey sekunder terkait kebijakan tata ruang tim internal terkumpulnya informasi, fakta, dan data terkait kebijakan tata ruang
4-11
Paket
pekerjaan
kegiatan
peserta
target terkonfirmasikannya substansi publikasi yang telah disepakati oleh tim internal kepada tim teknis dan melihat kesesuaiannya dengan kebijakan tata ruang rumusan tema dan kebijakan publikasi
A.3.1 koordinasi tim internal dengan tim teknis 2 A.3 kebijakan publikasi A.3.2 desk study tentang tata ruang yang terkait dengan publikasi
tim internal dan tim teknis tim internal dan tim teknis
selaras
tim internal dan tim teknis tim internal dan tim teknis
kesepakatan dan keselarasan antara rencana materi master plan denngan kebijakan tata ruang terpublikasikannya kebijakan tata ruang dari pihak DitJen mendapatkan arahan dalam menangkap kebijakan penataan ruang secara iteratif input bagi penyempurnaan grand scenario
A.4 koordinasi materi master plan dan input kebijakan tata ruang
dan
B. Penyusunan Design
Grand
tim internal
tersepakatinya pembatasan dan penetapan: a. karakteristik publikasi, menyangkut: * karakteristik kelompok sasaran * jenis dan kedalaman materi * karakter publikasi yang ingin dicapai b. isu dan permasalahan
4-12
Paket
pekerjaan
kegiatan
peserta
target menetapkan dan membatasi isu dan permasalahan pemanfaatan dan pengendalian pemanfaatan ruang yang ada di masyarakat yang akan dikembangkan sebagai materi sasaran publikasi c. kebijakan publikasi kebijakan tentang bentuk publikasi dan jenis keijakan yang akan dipublikasikan yang telah disepakati bersama dengan pimpinan DitJen menjadi batasan dalam menentukan kebutuhan publikasi
B.1.2 mengkaji hasil eksplorasi dari PokMasy B.1.3 merumuskan kebutuhan publikasi dari kajian tahap sebelumnya B.2 penyusunan draft master plan publikasi dan action plan B.2.1 desk (pentahapan) study 1
tim internal
melakukan kros cek output dari pertemuan tim internal dengan kenyataan hasil eksplorasi pokmasy rumusan kebutuhan publikasi berdasarkan hasil diskusi tim internal dengan hasil eksplorasi masyarakat strategi pentahapan yang dibutuhkan untuk mencapai kondisi kepedulian yang disepakati
tim internal
tim internal
capaian antara (milestone) untuk setiap tahap penekanan materi untuk setiap tahap kebutuhan waktu untuk setiap tahap segmentasi masyarakat yang akan menjadi sasaran setiap tahap
4-13
Paket
pekerjaan
kegiatan
peserta
target
klasifikasi masyarakat yang akan menjadi sasaran B.2.2 desk (penentuan sasaran) study 2 kelompok tim internal pengelompokan kedalamannya sasaran materi dan tingkat berdasarkan kelompok
pencapaian kondisi kepedulian untuk setiap kelompok sasaran jenis dan bentuk media yang digunakan untuk setiap kelompok sasaran B.2.3 desk study 3 (pemilihan media dan metoda) tim internal kuantitas penggunaan media dan kualitas media yang digunakan untuk setiap tema dan kelompok sasaran jenis dan bentuk metode yang dipilih untuk setiap kelompok sasaran dan tema
jenis dan bentuk kelembagaan tim internal jenis dan bentuk mekanisme mendukung pelaksanaan teknis dalam
B.2.5 desk study 5 (mengkaji action plan) B.3 feedback dan evaluasi B.3.1 mengkaji pengukuran kinerja publikasi berdasarkan pembinaan pokmasy
tim internal
rumusan action plan berdasarkan output rangkaian desk study sebelumnya terumuskannya pengukuran kinerja publikasi dari pembinaan pokmasy yang telah dilakukan
tim internal
4-14
Paket
pekerjaan
kegiatan B.3.2 survey primer ke masyarakat terkait dengan iklan yang ditayangkan
tim internal
B.4 penyempurnaan master plan dan action plan B.5 lokakarya penyepakatan final B.6 penyusunan materi iklan/publikasi untuk media elektronik
tim internal
kegiatan
tim internal B.6.1menyusun kerangka acuan materi iklan untuk PH C.1.1 diskusi penyepakatan draft film antara tim, PH, dan DitJen C.1.2 pembuatan demo/pilot materi tim internal
tim internal, PH,dan DitJen tim internal, PH tim internal tim internal, DitJen, dan tim teknis
menghasilkan produk materi demo/pilot pemilihan TV dan radio yang akan menjadi stasiun penayang kesepakatan mengenai TV dan radio terpilih sera materi iklannya
C. Produksi dan Penayangan Iklan Pelayanan Masyarakat C.2 penayangan iklan layanan masyarakat
C.2.1 eksplorasi media TV dan radio C.2.2 diskusi penyepakatan tim dengan DitJen dan pemberi kerja C.2.3 penayangan iklan layanan di radio dan TV
PH
4-15
Paket
pekerjaan
kegiatan
peserta
target
D. Pembinaan PokMasy D.1 survey dan eksplorasi isue dan permasalahan penataan ruang
tim internal
esensi
peran
penetapan bentuk dari pendampingan D.1.2 survey dan eksplorasi isu dan permasalahan penataan ruang D.2.1 diskusi internal penyusunan materi sosialisasi dan pemahaman D.2.2 menyusun modul materi sosialisasi tim internal rumusan isu dan masalah tata ruang menurut versi masyarakat
tim internal
tim internal
tersusunnya modul materi sosialisasi dan pemahaman perkenalan dan inisiasi awal terjalinnya komunikasi yang baik antara tim dan masyarakat
dan
tereksplorasinya masalah yang dihadapi masyarakat seputar tata ruang sosialisasi awal masyarakat tentang iklan layanan
terbangunnya komitmen untuk mulai mengenali isu tata ruang di lingkungan masyarakat D.3.2 workshop 2 tim internal pokmasy dan munculnya inisiatif masalah tata ruang untuk peduli thdp
4-16
Paket
pekerjaan
kegiatan
peserta
target munculnya inisiatif untuk peduli thdp masalah munculnya respon terhadap iklan layanan masyarakat komitmen utk merespon iklan layanan masyarakat
D.3.3 workshop 3
dan
munculnya inisiatif dari pokmasy untuk berperan serta dalam penataan ruang di Indonesia perkenalan dan inisiasi awal terjalinnya komunikasi yang baik antara tim dan masyarakat
dan
tereksplorasinya masalah yang dihadapi masyarakat seputar tata ruang sosialisasi awal masyarakat tentang iklan layanan
terbangunnya komitmen untuk mulai mengenali isu tata ruang di lingkungan masyarakat munculnya inisiatif masalah tata ruang D.4.2 workshop 2 tim internal pokmasy dan untuk peduli thdp
munculnya inisiatif untuk peduli thdp masalah munculnya respon terhadap iklan layanan masyarakat komitmen utk merespon iklan layanan masyarakat
dan
munculnya inisiatif dari pokmasy untuk berperan serta dalam penataan ruang di Indonesia list kriteria kinerja publikasi
4-17
Paket
kegiatan
peserta
target list indikator list tolok ukur survey kinerja publikasi pokmasy kuesioner untuk menilai kinerja publikasi berdasarkan tolok ukur yang sudah ditentukan kuesioner terisi oleh kelompok masyarakat yang didampingi maupun yang tidak data hasil kuesioner terolah
tim internal
tim internal
diperoleh hasil ukuran mengenai kinerja publikasi menurut program pendampingan masyarakat
4-18