2008

Perkembangan
Organisasi Teknologi
Informasi
SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI GARUT
Definisi tahap perkembangan dan perubahan bentuk organisasi teknologi
informasi di Sekolah Tinggi Teknologi Garut dari tahun 2004 sampai
dengan 2008.

UPT Perpustakaan
Sekolah Tinggi Teknologi Garut
2008-01-01
1|P e r k e m b a n g a n O r g a n i s a s i T I

Latar Belakang
PROFILE SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI GARUT (STT-GARUT)

Sekolah Tinggi Teknologi Garut diselenggarakan mulai tahun 1991 berdasarkan

keputusan Direktur Jendral Pendidikan Tinggi No. 0.167/0/1991 tanggal 28 Maret
1991 dan bernaung di bawah Yayasan Al-Musaddadiyah. Pada saat ini STT-Garut
menyelenggarakan empat jurusan/ program studi, yang terdiri dari 3 (tiga) jenjang
strata satu (S-1) yaitu Teknik Industri, Teknik Sipil dan Teknik Informatika, serta 1
(satu) studi jenjang diploma tiga (D-3) yaitu Teknik Komputer. [HILDA]

STT-Garut dalam pelaksanaan dan implementasinya, dikelola oleh seorang Ketua

yang dibantu oleh para Pembantu Ketua. Di bawah Ketua dan Pembantu Ketua,
terdapat unsur pimpinan jurusan yaitu Ketua dan Sekretaris Jurusan, serta pelaksana
yaitu Staf Akademik (Dosen) yang didukung oleh unit-unit kerja yang meliputi
Lembaga Pengabdian Masyarakat, Bagian Administrasi Keuangan, Bagian
Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan, Bagian Administrasi Umum dan Kepala
Unit Pelayanan Teknis. Selain itu, untuk menjamin mutu pendidikan maka dibentuk
Biro Penjaminan Mutu Pendidikan yang langsung bertanggung jawab kepada ketua.
[HILDA]

ORGANISASI TI DALAM STRUKTUR ORGANISASI STT-GARUT

Sistem Informasi sudah menjadi sasaran pengembangan dalam Rencana Strategis

STT-Garut tanun 2004 sampai dengan 2009 [RENSTRA: 23], namun organisasi TI
dalam bentuk Strategic Business Unit (SBU) Unit Pelaksana Teknis Sistem Informasi
mulai diberlakukan tanggal 3 Maret 2008 melalui SK Ketua STT-Garut Nomor:
170/STTG/A-1/III/2008 tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja Sekolah Tinggi
Teknologi Garut
 U P T S y s t e m I n f o r m a s i |2

Gambar 1: Struktur Organisasi STT-Garut sebelum tahun 2008.

YAYASAN
AL-MUSADDADIYAH

Senat
Sekolah Tinggi
KETUA

Pembantu Pembantu Pembantu

Biro Ketua I Ketua II Ketua III Senat
Penjaminan Mutu Mahasiswa

Biro Biro
UPT Biro UPT
Administrasi Administrasi
Perpustakaan Umum Sistem Informasi
Akademik Keuangan

Koordinator
Program Studi
Laboratorium
Keterangan:

: Jalur HIrarki

: Jalur Koordinasi Dosen Laboratorium

Gambar 2: Struktur Organisasi Sekolah Tinggi Teknologi Garut tahun 2008.

3|P e r k e m b a n g a n O r g a n i s a s i T I

TUJUAN PENELITIAN

Tulisan ini ditujukan untuk menjawab sejumlah pertanyaan berikut ini:

1. Bagaimana perkembangan organisasi TI di STT-Garut?

2. Bagaimana cara pandang organisasi terhadap Teknologi Informasi (TI) /

Sistem Informasi (SI) dan organisasinya di setiap periode perkembangannya?.

3. Sejauh mana STT-Garut memposisikan organisasi TI dalam bisnisnya?

Dan juga untuk memberikan sejumlah masukan kepada Manajemen Eksekutif STT-
Garut seputar manajemen organisasi TI yang sedang berjalan.

METODE PENELITIAN

Penelitian ditempuh dengan melakukan studi dokumen, observasi, dan wawancara.

 U P T S y s t e m I n f o r m a s i |4

Permasalahan Manajemen TI STT-Garut

Sekitar tahun 1997-an, sebagian besar pekerjaan di Sekolah Tinggi Teknologi Garut
(STT-Garut) dikerjakan dengan menggunakan perangkat komputer Pentium I yang
saling terhubung melalui jaringan coaxial. Perangkat lunak Sistem Informasi
Manajemen Akademik sudah dioperasikan untuk kepentingan pencatatan,
pemrosesan dan pencetakan dokumen akademik. Organisasi telah menunjuk Ahmad
Zaky sebagai staf yang bertanggung jawab atas instalasi, perawatan, dan
pengembangan TI/SI - meliputi perangkat keras komputer dan jaringannya, serta
perangkat lunak Sistem Informasi Manajemen Akademik.

KONTRIBUSI MAHASISWA

Mahasiswa Dan Kepengurusan Laboratorium Komputer

Sekitar tahun 2001-an, STT-Garut melalui Jurusan Teknik Informatika memutuskan

untuk melibatkan mahasiswa Teknik Informatika dalam mengelola Laboratorium
Komputer, sebagaimana tertulis dalam Laporan Pertanggung Jawaban mereka
tanggal 4 Januari 2002, “Dalam salah satu pertemuan berikutnya, bapak Syakur
(Sekretaris Jurusan Teknik Informatika saat itu, Red.) menegaskan bahwa kami
mengganti posisi rekan kami (kakak angkatan, Red.) yang sebelumnya telah ditunjuk
sebagai pengurus / kordinator laboratorium.” [LABKOM].

Di dalam laporan tersebut disebutkan bahwa kegiatan mereka meliputi :

1. Penjadwalan kegiatan praktikum komputer

2. Instalasi perangkat lunak komputer

3. Instalasi jaringan komputer

4. Inventarisasi komputer

5. Perakitan atau maintenance komputer

5|P e r k e m b a n g a n O r g a n i s a s i T I

6. Penelitian untuk pengembangan teknologi informasi, dengan tujuan: “untuk

pengembangan dan pemberdayaan teknologi komputer di laboratorium
komputer STT-Garut.” [LABKOM]

Pengelolaan Laboratorium Komputer Oleh Mahasiswa

Di dalam laporan diceritakan bahwa, “Dalam pertemuan berikutnya, bapak Syakur

menyebutkan bahwa bapak Wahyudin adalah ketua Laboratorium dan kami berada
di bawahnya.” [LABKOM] Sekalipun Labkom telah terpetakan dalam struktur
organisasi STT-Garut, namun menurut mahasiswa kepengurusan Labkom STT-Garut
saat itu belum optimal karena ketua Labkom STT-Garut belum ditetapkan secara
formal melalui SK. Tidak adanya kordinasi antara ketua Labkom dengan mahasiswa
disebabkan karena penunjukan tersebut belum dikuatkan dengan Surat Keputusan
Ketua STT-Garut, sebagaimana tersebut dalam laporan, “Tiada SK yang menegaskan
beliau memiliki kapasitas tugas seperti itu. Inilah yang menyebabkan beliau tidak
membuat jalur kordinasi dengan kami.” [LABKOM]

Hal menarik pada isi laporan tersebut adalah bahwa pada tahun 2001 dan
sebelumnya, organisasi laboratorium komputer yang bertugas melayani kegiatan
praktikum semua Jurusan di STT-Garut dioperasikan sepenuhnya oleh mahasiswa
teknik Informatika yang diperbantukan oleh Jurusan Teknik Informatika di
Laboratorium Komputer. Dalam laporan tersirat bahwa sebelumnya organisasi
Labkom dikelola penuh oleh mahasiswa, ”Dengan ketidakjelasan tersebut (Tidak
adanya SK pengangkatan ketua Labkom, Red.), maka dipastikan kami akan
kewalahan menghadapi tugas-tugas Labkom yang jumlahnya banyak dan
seharusnya diurus di bawah kordinasi ketua Laboratorium.” [LABKOM]

Pusat Teknologi Komputer (PUSTEKOM)

Melalui laporan yang mereka tulis diketahui bahwa mahasiswa memiliki visi
pengembangan organisasi Labkom. Hal tersebut tersirat dalam harapan mereka yang
dituliskan pada bagian pendahuluan laporan, bahwa mereka berharap agar laporan
 U P T S y s t e m I n f o r m a s i |6

tersebut “menjadi pembuka bagi usaha perbaikan dan pengembangan organisasi

serta kegiatan laboratorium komputer.” [LABKOM]. Visi mereka kemudian
diwujudkan dengan membuat Bab khusus dalam laporan tentang pengembangan
organisasi yang dimaksud oleh mereka, yakni PUSTEKOM

Dalam Laporan tersebut diusulkan agar “Pengurus laboratorium komputer diberi

otoritas penuh atas pengelolaan laboratorium komputer, mulai dari pengelolaan
organisasi, pengelolaan dana, dan penyelenggaraan kegiatan laboratorium
komputer.” [LABKOM]. Mereka ingin STT-Garut memiliki unit dengan otonomi yang
luas yang mengampu otoritas tersebut yakni PUSTEKOM, yang kegiatannya antara
lain sebagai berikut: 1) Menyelenggarakan helpdesk, 2) Mengadakan dan merawat
perangkat komputer, 3) Mengembangkan perangkat teknologi komputer dalam
penelitian, dan 4) Pengabdian masyarakat dalam bentuk proyek implementasi
teknologi komputer untuk masyarakat. Secara tidak langsung, mahasiswa telah
memetakan kegiatan PUSTEKOM ke dalam tridarma perguruan tinggi, di mana
bagian darma akademiknya diwujudkan dalam bentuk dukungan terhadap kegiatan
akdemik (point 1 dan 2).

Dalam laporan tersebut, mahasiswa menggambarkan struktur organisasi Pustekom,

dipimpin oleh ketua yang ditunjuk oleh lembaga pendidikan, dibantu oleh satu atau
lebih staf yang diangkat oleh lembaga pendidikan dan mahasiswa yang diangkat oleh
kepengurusan. Mereka pun memetakan kegiatan PUSTEKOM secara spesifik
diselenggarakan di :

1. Ruang Praktikum

2. Perpustakaan khusus

3. Aula pertemuan (untuk forum diskusi)

4. Pusat informasi (untuk Helpdesk)

5. Balai Usaha
7|P e r k e m b a n g a n O r g a n i s a s i T I

6. Laboratorium Riset dan Teknologi

7. Ruang Organisasi

Usulan tersebut kemudian direspon positif oleh ketua STT-Garut saat itu dan
meminta agar Ahmad Hazairin Ramli Dipl.Inf (Dosen Teknik Informatika) untuk
menjadi kepala Pustekom. Namun karena kesibukan di perusahaan konsultan TI yang
dipimpinnya, akhirnya Pustekom tidak terwujud.

PELEBARAN WILAYAH TUGAS LABKOM

Sebagai akibat dari layanan Labkom yang tidak hanya untuk jurusan Teknik
Informatika saja, tetapi juga bagi jurusan lain yang menggunakan Labkom, maka
jabatan kepala Labkom kemudian diubah menjadi Koordinator Labkom dan
mahasiswa yang diperbantukan disebut asisten kordinator Labkom.

Sekitar tahun 2002-an, seiring dengan penurunan kinerja staf TI sebagai akibat dari
kesibukan di perusahaan konsultan TI yang dipimpinnya, penanganan perangkat TI di
STT-Garut akhirnya dilakukan oleh staf lain yang fungsinya berada di luar TI. Begitu
pula dengan mahasiswa yang diangkat sebagai asisten kordinator Labkom, terkadang
mereka ikut menangani perangkat TI di luar Labkom. Dengan demikian maka
pelayanan Labkom saat itu tidak hanya bagi para pengguna Labkom semua jurusan
saja, tetapi juga untuk staf STT-Garut, apakah pelayananan tersebut karena diminta
pengguna atau inisiatif sendiri.

Pada tahun ini asisten telah melakukan pengembangan teknologi sebagai berikut:

1. File server untuk tujuan:

a. Mengakses sumber daya yang diperlukan asisten saat memasang

dan merawat perangkat komputer.

b. Pengamanan komputer terpusat dengan server anti virus.

c. Membagi koneksi internet.

 U P T S y s t e m I n f o r m a s i |8

2. Menghubungkan jaringan kantor dengan laboratorium melalui file server.

Wilayah layanan Labkom pada tahun ini hampir meliputi setiap bagian di STT-Garut.

Permasalahan timbul awal tahun 2003, yakni saat Kordinator Labkom terlalu
mempercayakan semua urusan Laboratorium Komputer kepada asistennya –
mungkin karena hingga tahun 2003 SK pengangkatan belum dikeluarkan. Sementara
itu, pekerjaan di luar Labkom menyebabkan asisten kehilangan banyak waktu untuk
menangani pekerjaan utamanya di Laboratorium Komputer. Dengan kata lain,
Labkom hampir telah ditinggalkan oleh pengurusnya. Sejumlah besar pengajuan
kebijakan seputar penggunaan Laboratorium Komputer dari para penggunanya tidak
dikeluarkan. Beberapa diantaranya kemudian menyebabkan terganggunya kegiatan
di Laboratorium Komputer sehingga menurunkan tingkat kepercayaan pengguna dan
berujung pada penggantian Koordinator Labkom. Kemudian jabatan kordinator
Labkom diserahkan kepada staf TI STT-Garut, dan alumni yang saat mahasiswa
mengajukan PUSTEKOM kemudian diangkat sebagai staf dan kepala Labkom STT-
Garut.

Tahun 2003 merupakan tahun di mana terjadi peningkatan penggunaan komputer di

Sekolah Tinggi Teknologi Garut. Sistem informasi kedua dikembangkan melalui
mekanisme outsourcing, yakni Sistem Pembayaran Uang Kuliah Mahasiswa. Pada
awalnya sistem ini dikembangkan dengan menggunakan arsitektur local database
sebagaimana Sistem Informasi Manajemen Akademik. Tetapi kebijakan manajemen
untuk melayani transaksi melalui lebih dari satu loket menyebabkan perombakan
arsitektur menjadi client server database. Perombakan tersebut menyebabkan
munculnya aristektur database baru, yakni Database Server dan pekerjaan baru yakni
administrasi Database Management Sistem - yang meliputi user dan maintenance
database. Lembaga tidak mengeluarkan kebijakan mengangkat staf TI khusus untuk
pekerjaan tersebut, melainkan membebankannya kepada kepala Laboratorium
Komputer.
9|P e r k e m b a n g a n O r g a n i s a s i T I

Tahun 2004 sistem ketiga dikembangkan melalui mekanisme outsourcing, yakni

Sistem Pencatatan Kehadiran dan Pembayaran Honor Dosen. Karena
pengembangnya sama dengan sistem kedua, maka database-nya bersatu. Namun
integrasi database belum dianggap persoalan penting oleh Lembaga, sehingga pada
periode berikutnya SMS Center dikembangkan dengan database terpisah sekalipun
data nya bersumber dari database Sistem Informasi Manajemen Akademik dan dua
Sistem lainnya. Hal ini menyebabkan munculnya tugas baru bagi kepala
Laboratorium Komputer, yakni memperbaharui database SMS Center setiap
semester.

Tahun 2007, Sekolah Tinggi Teknologi Garut mulai hadir di internet. Pembuatan situs
kampus dilakukan melalui mekanisme outsourcing. Beberapa bulan kemudian, tugas
pengelolaan situs dilimpahkan kepada Laboratorium Komputer. Sehingga kini kepala
Laboratorium Komputer selain bertanggung jawab atas perangkat dan kegiatan di
Laboratorium Komputer, juga bertanggung jawab atas semua perangkat lunak yang
beroperasi di berbagai medium, seperti tampak pada model berikut ini:

Wide Area Network

Jaringan Kompter Kabel dan Nirkabel

Berbasis W E B

Sistem Informasi
Manajemen Kampus

Ja
rin
ga Berbasis Windows rk
n
Se t wo
lu
le Ne
r ea
l Ar
ca
Lo

Gambar 3. Model Jalur Informasi STT-Garut.

Pada tahun yang sama, ketua STT-Garut menunjuk Laboratorium Komputer untuk
membangun internet hotspot di lingkungan kampus. Kesuksesan hotspot di STT-
Garut menyebabkan Yayasan al-Musaddadiyah menunjuk Laboratorium Komputer
 U P T S y s t e m I n f o r m a s i | 10

STT-Garut untuk membangun jaringan kota dan bertanggung jawab atas distribusi
internet di seluruh lembaga yang berada di bawah naungannya.

Gambar 4 : Internet Hotspot Sekolah Tinggi Teknologi Garut

Gambar 5: Layout Jaringan MAN Yayasan al-Musaddadiyah

11 | P e r k e m b a n g a n O r g a n i s a s i T I

i
i-F
W

W
i-F
i

Gambar 6: Disribusi Internet al-Musaddadiyah melalui jaringan kota

Hingga akhir tahun 2007, tugas Laboratorium Komputer yang dijalankan oleh kepala
Laboratorium Komputer dan dua asisten mahasiswanya meliputi:

1. Perawatan dan instalasi perangkat komputer di lingkungan STT-Garut.

2. Pengelolaan data library, ftp server dan backup pada file server.

3. Pengelolaan Database Management Sistem pada database server.

4. Pengelolaan jaringan internet LAN dan MAN, berikut perangkat interkoneksi

terkait dan anjungan internet.

5. Pengelolaan situs kampus STT-Garut.

6. Penelitian dan Pengembangan perangkat lunak penunjang Sistem Informasi

yang harus dipublikasikan melalui Buletin Teknologi Informasi.

7. Pengelolaan kegiatan forum TI tahunan dalam bentuk Workshop.

Pembebanan tugas Laboratorium Komputer di luar fungsi dan kapasitasnya tersebut

menyebabkan dikeluarkannya sebuah keputusan internal oleh kepala Labkom, yakni
 U P T S y s t e m I n f o r m a s i | 12

otomatisasi terhadap sejumlah pekerjaan Labkom. Dan dikeluarkan pula sebuah

usulan kepala Labkom kepada STT-Garut agar STT-Garut membentuk Unit Teknologi
Informasi yang bertanggung jawab untuk menjalankan tugas pekerjaan yang
sebagian besar telah dibebankan kepada Laboratorium Komputer.

Akhirnya, usulan pembentukan Unit Teknologi Informasi (UTI) sebagai organisasi TI

disetujui oleh ketua STT-Garut di dalam rapat senat pada tahun 2007. Namun karena
belum ada SK Ketua STT-Garut untuk UTI, maka selama masa menunggu itu
pekerjaan kepala Labkom pada domain organisasi TI hanya merancang struktur dan
fungsi organisasi berdasarkan ide PUSTEKOM, mensimulasikan fungsi tersebut
dengan bantuan mahasiswa, dan melaporkan sejumlah rancangan parsialnya kepada
ketua STT-Garut, di antaranya program jangka panjang, mekanisme pembinaan
kegiatan kemahasiswaan dalam organisasi TI, serta fungsi dan struktur organisasi TI.
Pada tanggal 3 Maret 2008, ketua STT-Garut kemudian menetapkan organisasi TI
dalam bentuk UPT Sistem Informasi.

Gambar 7: Model kegiatan UTI yang dikembangkan oleh Kepala Labkom STT-Garut tahun 2007
berkaitan dengan penjaringan pelajar sebagai potential market perguruan tinggi
13 | P e r k e m b a n g a n O r g a n i s a s i T I

Gambar 8: Perangkat Otomatisasi Ekspor Database

ANGGARAN PENGEMBANGAN TI

Pengelolaan keuangan UPT TI terkait dengan pengembangan TI masih dipegang oleh

biro keuangan STT-Garut. Mulai tahun 2003, rata-rata setiap satu tahun sekali STT-
Garut mengalokasikan dana pengembangan Sistem Informasi.

2003 : Sistem Pembayaran Uang Kuliah Mahasiswa

2004 : Sistem Pembayaran Honor Dosen

2005 : Pengadaan perangkat komputer sebagai

terminal Sistem Informasi

2006 : SMS Center dan pengadaan server

2007 : Sistem Perpustakaan dan jaringan Wifi

2008 : Pengadaan Infrastruktur SI

Setiap bulan STT-Garut menganggarkan dana cadangan untuk pengadaan dan

perawatan perangkat, serta honor kepala UPT TI berikut asistennya.
 U P T S y s t e m I n f o r m a s i | 14

Gambar 9: Ruang Unit Teknologi Informasi

TAHAP PERKEMBANGAN ORGANISASI TI STT-GARUT

Dengan demikian maka tahapan penting perkembangan organisasi TI di STT-Garut

dari tahun 1997 sampai dengan 2008 adalah sebagai berikut:

1. Tahap Awal. Pada awalnya pengelolaan TI di STT-Garut dilakukan oleh staf

TI.

2. Tahap Ide. Saat kinerja staf TI melemah, mahasiswa yang menjadi asisten
kordinator Labkom menggantikan fungsinya. Hal ini menyebabkan wilayah
tugas Labkom meluas dan menambah beban asisten. Beban ini menstimulus
asisten untuk mengusulkan PUSTEKOM sebagai organisasi TI yang
menjalankan fungsi pelayanan, pengelolaan dan pengembangan terhadap
teknologi komputer di wilayah tridarma perguruan tinggi.

3. Tahap Persiapan. Unit Teknologi Informasi yang diajukan oleh kepala

Laboratorium Komputer sekalipun telah disetujui oleh ketua STT-Garut
melalu rapat senat tapi belum ditentukan posisinya dalam struktur
organisasi.
15 | P e r k e m b a n g a n O r g a n i s a s i T I

4. Tahap Pembentukan. Organisasi TI ditetapkan kedudukannya dalam struktur

organisasi STT-Garut melalui SK Ketua STT-Garut , dalam bentuk SBU Unit
Pelaksana Teknis Sistem Informasi.

Gambar 10: Perkembangan kontribusi asisten kordinator Labkom dan senat Perguruan Tinggi STT-
Garut terhadap pembentukan organisasi TI STT-Garut
 U P T S y s t e m I n f o r m a s i | 16

Analisis Kondisi Organisasi TI Terkini

PANDANGAN STT-GARUT TERHADAP ORGANISASI TI

Tujuan Strategis

Di dalam rencana strategisnya disebutkan bahwa tujuan kegiatan akademik STT-

Garut dalam lima tahun mendatang dirumuskan secara umum sebagai berikut:

1. Meningkatkan efisiensi pendidikan dan pengajaran.

2. Menghasilkan output lulusan yang berkualitas yang bukan saja dapat

menjawab tantangan pembangunan dan kebutuhan tenaga kerja bidang
rekayasa dan teknologi informasi tetapi juga mempunyai peluang dalam
bidang kewirausahaan.

3. Meningkatkan posisi STT-Garut sebagai perguruan tinggi yang dapat terus

mengikuti perkembangan teknologi dan informasi serta berupaya
menghasilkan lulusan yang berkualitas sehingga mampu bersaing secara global
[RENSTRA: 4].

Salah satu upaya yang ditempuh untuk meningkatkan posisi tersebut adalah dengan
menetapkan Sistem Informasi sebagai salah satu sasaran pengembangan [RENSTRA :
23]. STT-Garut menetapkan pengembangan Sistem Informasi merupakan bagian dari
rencana strategis untuk mencapai tujuan strategis nya [RENSTRA : 21].

Rencana Pengembangan Sistem Informasi

Sub bab ini dikutip seluruhnya dari Rencana Strategis 2004-2009 Sekolah Tinggi
Teknologi Garut.

Keberadaan sarana sistem informasi dalam sebuah lembaga pendidikan tinggi

merupakan suatu tuntutan dan keharusan. Pemenuhan kebutuhan sistem informasi
di STT-Garut dilakukan dengan mengimplementasikan sistem manajemen informasi.
Sistem informasi manajemen tidak hanya menghubungkan unit-unit yang berada
17 | P e r k e m b a n g a n O r g a n i s a s i T I

dalam lembaga juga antara lembaga dengan dunia luar. Sistem jaringan informasi
yang digunakan selain dengan menggunakan sistem LAN (Local Area Network), juga
telah dilengkapi dengan sistem jaringan internet.

Seiring dengan visi dan misi STT-Garut, maka sistem informasi manajemen ini
menggunakan sistem komputerisasi. Hal ini dimaksudkan untuk peningkatan
layanan dan efisiensi dan efektivitas pemanfaatan informasi. Selain itu juga sistem
informasi ini diharapkan dapat menunjang dan mendukung serta peningkatan proses
belajar mengajar yang ada di lingkungan STT-Garut (merupakan salah satu dari
tujuan strategis) yang senantiasa berkaitan dengan perkembangan ilmu pengetahuan
dan teknologi.

Pengembangan sistem informasi dilakukan dengan cara memperluas jaringan baik

lokal maupun global dengan jalan:

1. Menyediakan perangkat sistem informasi yang bisa dipergunakan oleh seluruh

komponen sivitas akademika.

2. Mengadakan program pelatihan untuk mengakses informasi dengan perangkat

yang telah ada kepada seluruh sivitas akademika.

3. Menyediakan akses tentang STTG secara on-line melalui internet sehingga

mempermudah masyarakat luas (khususnya civitas akademika) untuk
mendapatkan informasi yang lengkap mengenai STTG.
 U P T S y s t e m I n f o r m a s i | 18

Tabel 1

Ringkasan Pengembangan Sistem Informasi

Sasaran
No Kegiatan Pelaksana
t1 t2 t3 t4 t5

1 Up date web PI PI PI PI PI S

2 Hot Spot area PII PII PI PI PI S

3 Sistem Infomasi Akademik PI PI PI PI PI S

4 Sistem Informasi Keuangan PII PII PI PI PI S

5 Sistem Informasi Personalia PII PII PII PI PI S

Sistem Informasi
6 PII PII PII PI PI S
Perpustakaan

Sistem Informasi Ruang/

7 PII PII PII PII PI S
Lahan

Integrasi informasi unit

8 PII PII PI PI PI S
fungsional

9 Media Informasi elektronik PII PII PII PI PI S

PI : rencana harus dilakukan sepenuhnya

P II : rencana dilaksanakan sejauh memungkinkan

P III : rencana dilaksanakan sesuai dengan kemampuan sumberdaya yang

tersedia
19 | P e r k e m b a n g a n O r g a n i s a s i T I

Tugas Unit Pelaksana Teknis Sistem Informasi (UPT SI)

Menurut SK Ketua STT-Garut Nomor: 170/STTG/A-1/III/2008, UPT Sistem informasi

adalah unsur pelaksana kegiatan di bidang pengolahan data dan sistem informasi
akademik pada STTG, yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Ketua
STTG. UPT Sistem Informasi mempunyai tugas mengumpulkan, mengolah,
menyajikan, dan menyimpan data dan informasi serta memberikan pelayanan untuk
kebutuhan Administrasi Akademik, Umum, Keuangan, penelitian, dan pengabdian
kepada masyarakat, serta tugas-tugas lain yang diberikan oleh Ketua STTG. Untuk
menyelenggarakan tugasnya, UPT Sistem Informasi dibantu oleh Sub-Biro/ Staf:

1. Input dan Processing data yang bertugas mengumpulkan dan mengolah data
dan informasi;

2. Output dan Arsip data yang bertugas menyajikan, menyampaikan dan

menyimpan data dan informasi;

3. Administrasi yang bertugas melaksanakan urusan tata usaha UPT Sistem

Informasi;

LINGKUP TUGAS UPT SI DALAM MELAKSANAKAN RENSTRA PENGEMBANGAN SI

Berikut ini digambarkan tentang sejauh mana tugas UPT SI mengakomodasi renstra
pengembangan SI:
 U P T S y s t e m I n f o r m a s i | 20

JALAN PENGEMBANGAN MAMPU

1. Menyediakan perangkat sistem informasi yang bisa

dipergunakan oleh seluruh komponen sivitas akademika
X/√
2. Mengadakan program pelatihan untuk mengakses,
informasi dengan perangkat yang telah ada kepada seluruh
√
sivitas akademika

3. Menyediakan akses tentang STTG secara on-line melalui

internet sehingga mempermudah masyarakat luas
X/√
(khususnya civitas akademika) untuk mendapatkan
informasi yang lengkap mengenai STTG

Menyediakan perangkat untuk mengakses informasi di LAN ataupun Internet tidak

dapat dilakukan oleh UPT SI jika tugas staf 1 dan 2 hanya seputar penanganan data
atau informasi. Namun jika meliputi pengelolaan perangkat teknologinya, maka UPT
SI mampu untuk memenuhi jalan pengembangan. Jika memang UPT SI tidak dapat
menyediakan perangkat, maka pengelolaannya mungkin dilakukan oleh pihak ketiga
melalui mekanisme outsorcing.

ORGANISASI BERDASARKAN FUNGSI UPT SI TAHUN 2008

Fungsi UPT SI

UPT SI melanjutkan aktivitas yang selama ini dijalankan oleh Labkom. UPT SI
berusaha untuk mengambil sebagian besar tugas organisasi Labkom, kecuali
pengelolaan kegiatan di Labkom. Fungsi UPT SI STT-Garut antara lain sebagai berikut:

1. Perawatan dan instalasi perangkat komputer di lingkungan STT-Garut.

2. Pengelolaan file server untuk kepentingan data library dan backup data.

3. Pengelolaan database server.

21 | P e r k e m b a n g a n O r g a n i s a s i T I

4. Pengelolaan jaringan internet LAN dan MAN, berikut perangkat interkoneksi

terkait dan anjungan internet.

5. Pengelolaan situs kampus STT-Garut.

6. Riset Teknologi Informasi seputar pengembangan perangkat lunak

penunjang sistem informasi, perkuliahan, praktikum dan kegiatan bisnis
masyarakat yang dipublikasikan melalui Forum Diskusi TI, Workshop, atau
Buletin Teknologi Informasi.

7. Pengelolaan inventory

8. Pengelolaan Perpustakaan

9. Helpdesk

Fungsi tersebut kemudian dikelompokan berdasarkan wilayah tugas dan kelompok

fungsi sebagai berikut:

WILAYAH TUGAS /
INFORMASI INFRASTRUKTUR RISTI
KELOMPOK FUNGSI

CORE FUNCTION 1) Perencanaan dan Perencanaan, Instalasi, 1) RISTI seputar

pengelolaan situs pengawasan, dan pengembangan
kampus perawatan infrastruktur perangkat lunak
TI di lingkungan STT- penunjang sistem
2) Perencanaan dan
Garut. informasi, perkuliahan,
pengelolaan Anjungan
praktikum dan kegiatan
Informasi
bisnis masyarakat
2) Publikasi produk
kegiatan RISTI dalam
bentuk Workshop
ataupun Buletin TI.
3) Pengelolaan Balai
Latihan Kerja
Mahasiswa (BLKM)
4) Pengelolaan
kegiatan pelatihan dan
sertifikasi.
 U P T S y s t e m I n f o r m a s i | 22

SUPPORT FUNCTION

System Administration 1) Penanganan 1) Bandwidth Controller

Database Management pada Router
Sistem pada database
2) Filter dan Internet
server.
Cache Management
2) User Management pada Firewall
dan Folder Security
3) Antivirus Client
pada File Server
Server Management
3) User & content
management pada
situs kampus.

Data Warehouse & 1) Pengumpulan dan 1) Pengumpulan dan Pengumpulan dan

Quality pengelolaan kualitas pengelolaan kualitas pengelolaan kualitas
bahan baku informasi sumber daya perangkat referensi digital dan
digital, seperti album lunak pada file server non digital terkait
foto, gambar, suara, RISTI, misalnya e-Book
2) Software & Hardware
video, dan sebagainya dan Referensi Teknis
Quality Assurance
pada file server. lainnya pada file server.
3) Inventarisasi Aset
2) Data & informasi
Organisasi TI.
quality assurance

Management 1) Pencatatan alamat 1) Standarisasi, 1) Pencatatan risalah

kontak internet sivitas pemetaan, dan kegiatan forum TI.
akademika pemantauan Jaringan.
2) Dokumentasi
2) Pengembangan SOP 2) Pengelolaan Administrasi BLKM
layanan informasi pada Registrasi Internet
3) Pengelolaan
web atau anjungan Hotspot
registrasi pelatihan dan
informasi
3) Pencatatan masalah sertifikasi TI.
3) Multimedia perangkat TI
4) Pengembangan
processing
4) Pengembangan standard operational
standard operational procedure dan
procedure penggunaan kurikulum pelatihan
perangkat teknologi atau sertifikasi TI.
informasi.

Helpdesk Information Centre, Support Centre, Learning Centre,

menangani buku tamu menangani persoalan melayani informasi
online dan pertanyaan seputar perangkat TI seputar pelatihan dan
seputar kampus atau sertifikasi TI.
organisasi TI.
23 | P e r k e m b a n g a n O r g a n i s a s i T I

Organisasi UPT SI

Berdasarkan fungsi tersebut dan disesuaikan dengan sumber daya yang ada, kepala
UPT SI merancang struktur organisasi UPT TI sebagai berikut:

Gambar 11. Struktur Organisasi UPT SI

Deskripsi Tugas

Chief of Information : Memimpin organisasi, merancang rencana strategis TI dan

Organization mengambil keputusan berdasarkan kepada rencana
strategis STT-Garut untuk mewujudkan misi dan visi STT-
Garut.
 U P T S y s t e m I n f o r m a s i | 24

INFORMATION CENTRE

Data Warehouse & : 1. Mengelola data pada file server, meliputi:

Quality Assurance pengumpulan, pengujian, pengelompokan, dan
penetapan hak akses atas data tersebut.

2. Melakukan pengukuran terhadap kualitas data

dan informasi yang tersimpan pada file server,
ataupun yang menjadi input atau yang diproduksi
oleh SI

Information : Merekayasa informasi sesuai dengan kebutuhan sub biro

Engineering lainnya. Rekayasa informasi dalam bentuk multimedia
processing dan lain sebagainya. Produk rekayasa informasi
misalnya, spot iklan yang dipublikasikan di Web, Anjungan
Informasi, Radio, dan lain sebagainya.

Data Base : Mengelola Data Base Management System meliputi hak

akses pengguna, maintenance data base dan server, dan
lain sebagainya.

WEB : Mengelola dan mengembangkan portal kampus di

internet yang meliputi situs kampus, berita, rumah
alumni, rumah mahasiswa, rumah dosen, forum, galeri
kegiatan, elearning, email, UPT, SIMAK Online, dan lain
sebagainya. Kegiatannya meliputi publikasi produk
rekayasa informasi, pengamanan portal, penentuan hak
user atau pengunjung, dan lain sebagainya.

Hep Desk : 1. Melayani kunjungan dan pertanyaan secara online

ataupun offline seputar kampus dan organisasi TI
25 | P e r k e m b a n g a n O r g a n i s a s i T I

khususnya berdasarkan data dan informasi.

2. Melakukan survei kepada customer yang

menunjang pengukuran layanan dan tingkat
kematangan organisasi TI.

TECHNICAL SUPPORT CENTRE

Inventory : Mengelola aset organisasi TI khususnya dan aset TI di STT-

Garut. Kegiatannya meliputi pendataan dan pengamanan
aset, serta pencatatan peminjaman dan perbaikannya.

Peripheral : Mengelola perangkat lunak dan keras komputer serta

piranti terkait (seperti printer dan lain sebagainya).
Kegiatannya meliputi instalasi, pengamanan dan
troubleshooting,

Network : Mengelola jaringan komputer, meliputi instalasi,

pengamanan, troubleshooting, pemetaan, dan
pengembangan jaringan.

Help Desk : Melayani kunjungan, pertanyaan seputar perangkat,

mengelola registrasi internet hotspot, dan permintaan
penanganan teknis.

LEARNING CENTRE

Research : 1. Melakukan penelitian terhadap perangkat TI

(khususnya Open Source) yang dapat diterapkan
dan menunjang bisnis strategis STT-Garut.

2. Mendiskusikan penelitian di dalam forum TI

 U P T S y s t e m I n f o r m a s i | 26

3. Mempublikasikan hasil penelitian melalui Buletin

Teknologi Informasi.

Education : 1. Menyelenggarakan pelatihan seputar TI dari sisi

teknik ataupun managemen. Diharapkan dapat
bekerja sama dengan penyelenggara sertifikasi TI.

2. Memberi kesempatan kepada mahasiswa untuk

diperbantukan pada UPT SI dalam menjalankan
fungsinya.

Grounding Hall : Menyelenggarakan balai latihan kerja mahasiswa di

bidang TI, yang secara jangka panjang diharapkan dapat
menjadi sektor real yang memberikan keuntungan
pendidikan bagi mahasiswa, dan finansial (minimalnya
dapat menunjang operasional UPT SI) dan popularitas bagi
bagi UPT SI khususnya dan STT-Garut umumnya.

Help desk : Menginformasikan kegiatan kursus dan melayani

registrasinya.
27 | P e r k e m b a n g a n O r g a n i s a s i T I

Proses Bisnis

Relasi Penelitian dan Pelatihan dalam Proses Bisnis

Strategi Pengujian Organisasi dan Fungsinya

Setelah ditetapkan sebagai organisasi TI yang ada begitu struktur organisasi baru
ditetapkan tahun 2008, rencana strategis pun harus diimplementasikan. Termasuk di
dalamnya tugas UPT SI harus dijalankan, dan staf harus segera diadakan. Namun
hingga bulan Oktober ini, keputusan penambahan staf belum dikeluarkan oleh ketua
STT-Garut. Jabatan kepala UPT SI masih dirangkap dengan kepala Labkom. Padahal
semua fungsi tidak dapat dilakukan oleh kepala UPT SI seorang diri.
 U P T S y s t e m I n f o r m a s i | 28

Untuk menguji organisasi UPT SI dan fungsinya, kepala UPT SI menunjuk empat
orang mahasiswa sebagai asisten untuk mengkoordinasikan mahasiswa yang
menjalankan fungsi pusat layanan UPT SI (Service Centre: Information, Technical
Support, & Learning), yakni satu orang dalam fungsi penanganan informasi, dua
orang dalam fungsi penanganan infrastruktur (untuk network dan peripheral), dan
satu orang untuk fungsi penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

UPT SI menyertakan sejumlah mahasiswa untuk membantu tugas keempat asisten

tersebut. Mahasiswa yang membantu tersebut disebut workgroup, diseleksi
mengikuti mekanisme perekrutan yang telah ditetapkan UPT SI, dimana asisten
adalah mahasiswa tingkat III, dan pembantu mereka adalah mahasiswa tingkat II, dan
mereka telah mengikuti forum TI serta memenuhi syarat kompetensi yang diperoleh
dengan atau tanpa mengikuti diklat yang diselenggarakan oleh UPT SI. Semua
anggota workgroup wajib mengikuti kegiatan penelitian dan pengabdian UPT SI.

Fungsi hepdesk dijalankan secara bergantian oleh anggota workgroup. Kedudukan

asisten kepala UPT SI di dalam helpdesk sebagai support. Asisten memberikan
pelatihan kepada anggota workgroup-nya agar dapat menjalankan fungsi helpdesk.
Sementara asisten mempelajari berbagai tugas manajemen TI dan melakukan
penelitian dalam bimbingan kepala UPT TI. Kegiatan penelitian selain untuk
perkembangan TI STT-Garut juga dapat dijadikan kegiatan Kerja Praktek untuk
masing-masing asisten. Pengembangan TI juga dilakukan oleh mahasiswa yang
magang di UPT SI
29 | P e r k e m b a n g a n O r g a n i s a s i T I

Penutup
KESIMPULAN

Dalam perjalanan pengembangan TI, terjadi pergeseran dari organisasi Labkom

menjadi organisasi TI yang secara umum disebabkan karena :

1. Penurunan kinerja staf TI.

2. Penunjukan tugas tanpa kekuatan hukum (Surat Keputusan).

3. Munculnya ide PUSTEKOM dari mahasiswa yang menjadi asisten kordinator

Labkom.

4. Keleluasaan asisten kordinator Labkom dalam mengembangkan fungsi

Labkom.

STT-Garut kemudian menjadikan Sistem Informasi sebagai salah satu objek

pengembangan dalam RENSTRA tahun 2004-2009. Tahun 2008 STT-Garut
menetapkan organisasi TI dalam bentuk SBU, yakni UPT Sistem Informasi yang tugas
staf / sub biro dalam RENSTRA diragukan dapat menjalankan sejumlah fungsi yang
sementara ini sudah dijalankan oleh Labkom. Tugas UPT SI cenderung difokuskan
kepada pengelolaan informasi saja, dan tidak meliputi infrastruktur.

Pada kenyataannya UPT SI masih berada pada tahap persiapan, karena belum
ditunjang dengan ketersediaan staf serta kepala UPT yang bebas rangkap jabatan
dan ditunjuk dengan kekuatan hukum dan kontrak kerja yang mengikat (melalui
Surat Keputusan Ketua STT-Garut). Keikutsertaan mahasiswa dalam kepengurusan
UPT SI hanya merupakan strategi untuk meguji organisasi dan fungsi manajemen TI
dengan level layanan atau kegiatan yang minimal.
 U P T S y s t e m I n f o r m a s i | 30

SARAN

1. Aktivitas manajemen TI yang dilaksanakan oleh Labkom dan dilanjutkan oleh

UPT SI adalah kebutuhan kritikal, yang dilakukan karena memang diperlukan.
Kebijakan dan dukungan STT-Garut terhadap organisasi TI akan
mempengaruhi banyak pekerjaan terkomputerisasi. Karenanya organisasi TI
akan mempengaruhi performa bisnis proses STT-Garut. STT-Garut harus
segera meningkatkan performa layanan organisasi TI, dengan cara
meningkatkan sumber daya.

2. Sebaiknya diperjelas dalam RENSTRA berikutnya, apakah tugas UPT SI

meliputi pengelolaan terhadap teknologi TI atau tidak?. Jika meliputi, maka
harus ada penjelasan atas rincian tugas UPT SI yang disebutkan dalam SK
Ketua STT-Garut Nomor: 170/STTG/A-1/III/2008 tentang Struktur Organisasi
dan Tata Kerja Sekolah Tinggi Teknologi Garut. Jika tidak meliputi, maka
harus dijelaskan pula apakah STT-Garut memiliki unsur penunjang khusus
yang menangani teknologi seperti misalnya UPT Teknologi Informasi yang
dipimpin oleh Chief of Techology Organization (CTO), atau diserahkan
pengelolaannya kepada pihak ketiga. Jika demikian maka harus dikeluarkan
surat ketetapan baru yang mencantumkan unsur penunjang khusus tersebut
atau penjelasan tentang pengelolaan infrastruktur TI. Bagaimanapun, harus
ada kejelasan siapakah pihak yang bertanggung jawab dalam pengelolaan
teknologi atau infrastruktur TI ini karena merupakan bagian yang tidak
terpisahkan dengan SI.

3. Dalam performanya yang sekarang ini, UPT TI harus tetap memperhatikan

kunci sukses yang didefinisikan oleh Treacy dan Wirsema: Operational
excellence, product leadership, dan customer intimacy.
31 | P e r k e m b a n g a n O r g a n i s a s i T I

Gambar 12 Advantage and disadvantage—dimensions of competency (source: M. Treacy and F.

Wiersma, The Discipline of Market Leaders: Choose Your Customers, Narrow Your Focus, Dominate
Your Market, HarperCollins, London, 1995)

Operational excelence: UPT SI harus menyediakan produk atau layanan yang

murah, mudah, dan berkualitas.

Product leadership: UPT SI harus terus mengembangkan produk dan

layanannya agar lebih memenuhi kebutuhan customernya.

Customer Intimacy: UPT SI harus proaktif mencari tahu kebutuhan customer-

nya.

4. Kondisi permintaan layanan yang banyak dengan tingkat pelayanan yang

rendah menyebabkan UPT SI disebut ‘Wild cat’. Kesuksesan dicapai dengan
meningkatkan inovasi. Dalam posisi ini strategi TI/SI difokuskan pada tugas
dan pengembangan proses, mengidentifikasi pelanggan potensial, dan jenis
segmen pelanggan.
 U P T S y s t e m I n f o r m a s i | 32

Gambar 13: Product portfolio (source: Boston Consulting Group)

Referensi
Hilda Ainis Syifa, 2008. Rencana Strategis Pengembangan Lembaga Pendidikan (Studi
Kasus pada Sekolah Tinggi Teknologi Garut). Program Pascasarjana Universitas
Negeri Sunan Gunung Djati Bandung.Indonesia.

John Ward dan Joe Pappard. 2002. Strategic Planning for Information System 3rd
Edition. John Wiley & Sons, Ltd. England.

Laporan Pertanggung Jawaban Periode Kepengurusan 2002/2003. Laboratorium

Komputer Sekolah Tinggi Teknologi Garut. Indonesia.

Panduan Akademik. 2001. Sekolah Tinggi Teknologi Garut. Indonesia.

Rencana Strategis 2004/2009 Sekolah Tinggi Teknologi Garut, 2004. Indonesia.

Rinda Cahyana, 2007. 10 Years Yamusa Network. Unit Teknologi Informasi Sekolah
Tinggi Teknologi Garut. Indonesia.
33 | P e r k e m b a n g a n O r g a n i s a s i T I

Tentang Penulis
Rinda Cahyana, lahir di Ciamis tanggal 17 Oktober 1979. Lepas
dari program IPA SMUN 1 Subang tahun 1997 sempat di
terima sebagai mahasiswa sarjana program studi teknik mesin
Sekolah Tinggi Teknologi Kutawaringin Subang, dan peserta
calon mahasiswa Sekolah Tinggi Pemerintahan Dalam Negeri
(STPDN). Namun pendidikan sarjananya diselesaikan pada
program studi Teknik Informatika Sekolah Tinggi Teknologi Garut. Pada tahun 2003
sempat diterima sebagai Staf TI di PT Pratita Prama Nugraha Jakarta Pusat, dan
hingga kini sebagai tenaga pengajar dan kepala Laboratorium Komputer di Sekolah
Tinggi Teknologi Garut. Tahun 2005 diangkat sebagai tenaga pengajar Pegawai
Negeri Sipil Departemen Pendidikan Nasional di lingkungan Kordinator Perguruan
Tinggi Swasta Wilayah IV Jawa Barat dan Banten yang diperbantukan di Sekolah
Tinggi Teknologi Garut. Tahun 2007 melanjutkan pendidikan pascasarjana program
studi Teknik Informatika spesialis Sisten Informasi di Sekolah Teknik Elektro dan
Informatika Institut Teknologi Bandung.