ManualProsedur AuditInternalMutu

LEMBAGAPENGKAJIANDAN PENGEMBANGANPENDIDIKAN(LP3) UniversitasBrawijaya Malang 2011

ManualProsedur AuditInternalMutu LembagaPengkajianDan PengembanganPendidikan(LP3) UniversitasBrawijaya

KodeDokumen Revisi Tanggal Diajukanoleh : 0000804004 : 1 : 21Juni2011 : ManagerRepresentative Ttd Ir.Moch.Sholichin,MT,PhD Disetujuioleh : Ketua Ttd Prof.Dr.AgusSuman,SE,DEA

MANUAL PROSEDUR

AUDIT INTERNAL MUTU

Doc.No Rev.No. Date

: : :

0000804004 1 21Juni2011

DAFTARISI DAFTARISI 1 1. DEFINISI2 2. TUJUAN.4 3. RUANGLINGKUP.4 4. GARISBESARPROSEDUR4 4.1.AuditInternalSistemMutu.4 4.2.PelaporanHasilAudit5 5. BAGANALIR7 6. INSTRUKSIKERJA...9 6.1.InstruksiKerjaPelaksanaanAudit KepatuhanuntukAuditor 9 6.2.InstruksiKerjaPelaksanaanAudit KepatuhanuntukAuditee12 7. REFERENSI14 LAMPIRAN15 Lampiran1.BorangLaporanAuditInternal DanDaftarKetidakSesuaian Lampiran2.RencanaJadwalAuditInternal Lampiran3.DaftarAuditorInternal ISO9001:2008

MANUAL PROSEDUR

AUDIT INTERNAL MUTU

Doc.No Rev.No. Date

: : :

0000804004 1 21Juni2011

1. Definisi 1.1. Lembaga Pengkajian dan Pengembangan Pendidikan (LP3) adalah lembaga fungsional yang dibentuk oleh rektor dan diberi tugas untuk mengembangkanSistemPenjaminanMutuInternal (SPMI) dalam pelaksanaan pendidikan untuk menghasilkan lulusan yang kompeten,berakhlak, profesional, bertanggung jawab, mampu mengembangkan diri dan berdaya saing di tingkat nasionalmaupuninternasional. 1.2. AuditorInternaladalahpersonalyangditunjukoleh lembaga untuk memastikan kesesuaian antara keberadaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dengan pelaksanaannya oleh unit pelaksana. 1.3. Manager Representative (MR) adalah seseorang yangbertugas: a.Melakukan koordinasi dan memantau terlaksananya semua proses kegiatan terkait. b.Menyusunprogramkerja. c. Melakukanpembagiantugaskepadastaf d.Memberikan sosialisasi dan pengarahan tentangProgramkerjakepadastaf. e.Memberikan jadwal waktu kepada staf dalam pelaksanaanprogramkerja. f. Melakukan kontrol, evaluasi, pengarahan dan bantuan teknis kepada Kasubbag dan Stafdalammenjalankantugas. g.Melakukan hubungan Koordinasi dengan lembagaterkaitdalamPelaksanaanProgram Kerja. h.Melakukan pengkajian PBM dan manajemen pendidikan. 2

MANUAL PROSEDUR

AUDIT INTERNAL MUTU

Doc.No Rev.No. Date

: : :

0000804004 1 21Juni2011

i. Menyebarluaskan Informasi yang berhubungandengankegiatan. j. MenyusunLaporan. k. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Pimpinan. 1.4. KetidaksesuaianMayoradalahapabiladitemukan: Tidakterdapatelemensistem, Suatu sistem gagal untuk memenuhi satu klausuldaripersyaratansistemmutu, Penerapan suatu klausul sangat tidak konsisten, Ketidaksempurnaan penerapan suatu sistem telah mengarah pada ketidakpuasan pelanggan, Tindakan perbaikan yang tidak efektif dan terpantau dalam dua kali audit internal secaraberturutturut. 1.5. KetidaksesuaianMinor(ringan),apabiladitemukan: Suatu ketidaksesuaian dalam memenuhi suatu persyaratan dalam satu klausul ISO 9001ataudokumenreferensilain Suatu ketidaksesuaian yang diamati dari suatu pengamatan dari satu prosedur organisasi 1.6. Observationadalahapabiladitemukan: Ada aspek yang disarankan dapat dikembangkan tetapi kondisi yang ada saat ini bukan merupakan suatu ketidaksesuaian dalamsistemmutu.

MANUAL PROSEDUR

AUDIT INTERNAL MUTU

2. Tujuan:

Doc.No Rev.No. Date

: : :

0000804004 1 21Juni2011

2.1.Melakukan verifikasi terhadap efektifitas dari penerapansistemmutusecaraefektifdanefisien. 2.2.Melaporkan hasil audit dengan data yang memadai dan memberikan masukan kepada bagian terkait agardapatdilakukanperbaikan. 3. RuangLingkup: Semuakegiatanauditinternalyangdilaksanakandisemua bagianterkaitdalampenerapansistemmutudiLP3UB 4. GarisBesarProsedur 4.1. AuditInternalSistemMutu 1. Manager Representative (MR) menyusun rencana Audit Internal Sistem Mutu untuk periode 12 bulan, setiap bagian minimal satu kalidalamsatutahun. 2. Perencanaan waktu yang ditetapkan untuk tiap bagian setelah sertifikasi, tergantung pada prioritas dengan mempertimbangkan urgensi pelaksanaanaudit. 3. Beberapa waktu sebelum dilakukan audit, MR akan menentukan tim audit yang masing masingterdiridari2orang,ialahpersonelyang terdaftar dalam daftar auditor internal ISO tetapi bukan berasal dari bagian yang akan diaudit(independen).Satudiantaranyaditunjuk sebagaiketua. 4. Paling lambat satu minggu sebelum tanggal audit, auditor yang ditunjuk harus dihubungi agar dapat melakukan persiapan audit. Apabila terdapat auditor yang berhalangan, maka akan dipilih yang telah siap atau langsung akan 4

MANUAL PROSEDUR

AUDIT INTERNAL MUTU

Doc.No Rev.No. Date

: : :

0000804004 1 21Juni2011

digantikan oleh MR. Auditor akan mengkonfirmasikan kembali waktu pelaksanaan audit dengan unit pelaksana. Jika terpaksa dilakukan perubahan jadwal, maka auditor harusmelakukankonfirmasikeMR. 5. Apabila dianggap perlu MR akan menjadi peninjau dan/atau mengundang personil lain untukmenjadipeninjau. 4.2. PelaporanHasilAudit 1. Setelah melaksanakan audit, auditor menyiapkan laporan terhadap ketidaksesuaian yang ditemukan, dengan menggunakan Borang LaporanKetidaksesuaian(0000804002.1.2). 2. Dalam menuliskan ketidaksesuaian dalam borang nomor 0000804002.1.2, Auditor harus melengkapi kolomkolom yang disediakan dan mendiskripsikan ketidaksesuaian yang ditemui dengan mengusahakan 4 unsur temuan yang tercakupdalamlaporantersebut,yaitu: Diskripsi dari ketidaksesuaian (non conformance) Bukti nyata (objective evidence) dari ketidaksesuaian Aspek/prosesketidaksesuaian Ketidaksesuaiandengandokumentertentu. 3. Laporan audit internal ditandatangani oleh Ketua Auditor sebelum diserahkan kepada unit pelaksana untuk kesepakatan terhadap ketidaksesuaian, penentuan tindakan koreksi dan pencegahan yang harus dilakukan oleh bagianyangbersangkutan.

MANUAL PROSEDUR

AUDIT INTERNAL MUTU

Doc.No Rev.No. Date

: : :

0000804004 1 21Juni2011

4. Apabila dianggap perlu MR dapat melakukan perubahan terhadap deskripsi dari ketidaksesuaian sebelum dibuat salinannya, baik perubahan redaksional, perubahan terhadap kategori, pembatalan karena alasan kurang/tidakdidukungolehbuktiobyektif,atau perubahanjumlahkarenatelahdigabungdalam ketidaksesuaianyangdikategorikanmajor. 5. Selama belum terdapat kesepakatan terhadap hasil audit dan tindakan koreksi/ pencegahan dari bagian terkait, maka Ketua Auditor masih bertanggungjawab terhadap status pelaporan. Dan laporan yang telah dianggap memadai akan diserahkan kepada MR untuk dikaji dan dibuatkansalinanuntukdidistribusikan. 6. Apabila bagian yang diaudit tersebut telah melaksakan tindakan koreksi dan pencegahan sebelum tanggal yang telah disepakati, maka bagian tersebut akan memberitahukan MR untuk dilakukan verifikasi. Apabila MR tidak mendapatkan informasi dari bagian tersebut tentang status tindakan koreksi dan pencegahan, maka MR akan melakukan verifikasipadawaktuyangdisepakati. 7. Dan apabila tindakan koreksi dan pencegahan belum dilakukan pada waktu yang disepakati, maka unit pelaksana sebagai penanggung jawab sistem di bagiannya harus membuat alasan secara tertulis mengapa tindakan tersebut belum dilakukan dan menentukan waktu perbaikan. Apabila pada saat verifikasi selanjutnya(waktuyangdisepakati)belumjuga melakukan tindakan koreksi dan pencegahan tersebut, maka MR membuat Ketidaksesuaian untukkasusyangsama. 6

MANUAL PROSEDUR

AUDIT INTERNAL MUTU

Doc.No Rev.No. Date

: : :

0000804004 1 21Juni2011

8. Apabiladianggapperlu,MRdapatmengusulkan tindakan atau perubahan terhadap tindakan koreksi atau pencegahan yang diusulkan oleh unit pelaksana yang bersangkutan, dengan beberapa pertimbangan untuk mendukung penerapansistemmutu. 9. Laporan audit ini akan dijadikan dasar salah satukajiandalamRapatTinjauanManajemen. 5. BaganAlir:

MANUAL PROSEDUR

AUDIT INTERNAL MUTU

Doc.No Rev.No. Date

: : :

0000804004 1 21Juni2011

BaganAlirProsedurAuditInternal

MANUAL PROSEDUR

AUDIT INTERNAL MUTU

6. InstruksiKerja

Doc.No Rev.No. Date

: : :

0000804004 1 21Juni2011

6.1.InstruksiKerjaPelaksanaanAudit KepatuhanuntukAuditor a. MengikutirefreshingAIM b. Menerima Surat Tugas dan Distribusi Auditor dari Rektor c. Memastikan unit Auditee dan teman auditor, luas/batasn ruang lingkup audit dan periode audit sesuaidenganSuratTugasdanDistribusiAuditor d. Merencanakan audit dan mendiskusikannya dengan temansatuTimAudit e. Mengunduh (download) borangborang dan dokumen terkait di www.lp3.ub.ac.id dan website unit kerja Auditee f. MelakukantinjauanDokumendanBorangKinerjaunit kerjaAuditeeuntukpersiapanpelaksanaanaudit g. Mendapatkan potensi temuan berdasarkan PTK, Dokumen dan Borang Kinerja sesuai dengan lingkup audit yang dituangkan dalam bentuk daftar pertanyaanaudit(checklist) h. MelakukanvisitasikeunitkerjaAuditee i. DatangketempatAuditee tepatwaktusesuaidengan kesepakatandanmengenakanbusanasopan j. Menetapkan agenda visitasi dengan Auditee dengan kisaranwaktuauditvisitasi34jam k. Membuka, beraktivitas dan menutup audit di tempat Auditeedengankegiatansebagaiberikut:

MANUAL PROSEDUR

AUDIT INTERNAL MUTU

Doc.No Rev.No. Date

: : :

0000804004 1 21Juni2011

(1) Ketua Tim Audit memimpin acara setelah dipersilahkanolehAuditee (2) Memperkenalkan tim audit kepada wakil manajemen Auditee (Pimpinan Fakultas/ Lembaga/Program,Management Representative, GJM Fakultas atau Pimpinan Jurusan/PS dan UJM) (3) Melakukan kajiulang (review) tujuan dan lingkup audit (4) Melakukankajiulangmetodedanproseduraudit (5) Memintapersetujuanjadwal/agendaaudit (6) Memastikanadanyakomunikasiyangbaikdengan Auditee l. Melakukan audit kepatuhan (pengecekan terhadap buktidatadilapang) m. Ketua tim Auditor memimpin pertemuan pra penutupan (1) DipimpinolehKetuatimAuditor (2) Mengaitkan temuantemuan (yakinkan bahwa segalasesuatunyatelahbenar) (3) Mengevaluasi dan melakukan kajiulang hasil audit (4) Mengelompokkantemuantemuan (ketidaksesuaian/KTSatauObservasi) (5) MemastikanlaporanKTStelahdipersiapkan denganbenar (6) Menyampaikan temuan secara lisan kepada Auditee (7) MemintapersetujuantemuankepadaAuditee 10

MANUAL PROSEDUR

AUDIT INTERNAL MUTU

Doc.No Rev.No. Date

: : :

0000804004 1 21Juni2011

(8) Menyusun temuan audit dalam laporan audit rangkap4(empat) (9) Menyerahkanlaporanaudit1(satu)eksemplar kepadaAuditee (10) MemberiwaktuAuditeemengisiborang klarifikasi(yangdibuatrangkap4) (11) Memastikanboringklarifikasiyangtelahdiisi ditandatanganiolehAuditeedandiberi stempel n. KetuaTimAuditormemimpinpertemuanpenutupan: (1) DipimpinolehketuatimAuditor (2) Ucapkan terimakasih dan mohon maaf pada Auditee (3) Mengingatkan kepada Auditee untuk mengisi borangfeedbackLP3 (4) Menjelaskantindakanselanjutnya (5) PermisiuntukmeninggalkanAuditee o. Masingmasing Tim Audit menyimpan 1 (satu) eksemplarlaporanaudit(hardcopydansoftcopy)dan 1(satu)eksemplarklarifikasitemuan p. Menyerahkan 1 (satu) eksemplar laporan audit (hardcopy dan softcopy) dan 1 (satu) eksemplar klarifikasitemuankepadaRektormelaluiLP3 (email: lp3ub@ub.ac.id) selambatlambatnya 2x24 jam setelahauditselesai,mengisiberitaacarapenyerahan laporanaudit

11

MANUAL PROSEDUR

AUDIT INTERNAL MUTU

Doc.No Rev.No. Date

: : :

0000804004 1 21Juni2011

q. Tim Auditor yang telah menyelesaikan seluruh tugas dapatmengambilHRdiPJM(tujuhharisetelahsemua persyaratanauditdipenuhi)

DibuatOleh Dikendalikanoleh Disetujuioleh

:KTULP3 :SekretarisLP3 :KetuaLP3

Ttd

Prof.Dr.AgusSuman,SE,DEA

6.2.InstruksiKerjaPelaksanaanAudit KepatuhanuntukAuditee a. Mengikutisosialisasikebijakandanpelaksanaan AIM b. Menyiapkandanmenginformasikanpadasemuastaff akanadanyaauditmaupunvisitasidiunitkerja masingmasing c. MenerimaSuratTugasTimAIMdanDistribusi AuditorInternaldarirektor d. MenerimaSuratkesediaanAudit e. MenerimadaftarAuditorInternal,seberapa luas/batasanruanglingkupauditdanjadwalaudit f. MenerimarencanaauditdariTimAuditordan mendiskusikannya g. MengunduhborangdandokumenterkaitAIMdiweb host www.lp3.ub.ac.id h. Mengisiborangborangsertadokumenterkait, kemudianmengunggah(upload)dilaman(website) masingmasingunitkerja 12

MANUAL PROSEDUR

AUDIT INTERNAL MUTU

Doc.No Rev.No. Date

: : :

0000804004 1 21Juni2011

i. Menerimatimauditorpadawaktuauditsesuai kesediaan j. Selamatimauditormelakukanauditdanvisitasi: (1) Memperkenalkan tim auditee yang hadir dan mempersilahkan tim auditor untuk memulai audit (2) Menyetujui agenda visitasi yang ditetapkan auditordengankisaranwaktuaudit46jam (3) Menyamakan persepsi tentang tujuab dan lingkupaudit (4) Mengikuti proses audit dan menunjukkan bukti yangdimintaauditor (5) Memfasilitasipertemuanauditordengandosen, mahasiswa, tenaga kependidikan, alumni, pengguna lulusan dan mitra kerja yang dianggapperlu (6) Mendengarkan temuan audit dan mengklarifikasikantemuandenganauditor (7) Menerima 1 (satu) eksemplar laporan laporan audityangtelahditandatanganiauditor (8) Mengisi boring klarifikasi temuan dengan menetapkan dan mengisikan akar penyebab ketidaksesuaian, tindakan koreksi atas temuan dan akar penyebab, jadwal/waktu dan penanggung jawab perbaikan, serta mengkonfirmasikan pada auditor kemudian menandatanganinya dan membubuhkan stempel (9) Borang isian klarifikasi temuan ini dibuat untuk masingmasing temuan dan diperbanyak rangkap 4 (empat). Satu untuk arsip teraudit dan tiga diserahkan auditor, satu diantaranta untuk diserahkan Rektor melalui auditor dan LP3

13

MANUAL PROSEDUR

AUDIT INTERNAL MUTU

Doc.No Rev.No. Date

: : :

0000804004 1 21Juni2011

(10) MengisiboringfeedbackyangdkirimkanPJM (11) Mendapatkan penjelasan selanjutnya dari auditor (12) Berterimakasih atas kunjungan auditor dan mengakhiriaudit/visitasi k. Menyerahkan2(dua)eksemplarboringfeedbackke PJMselambatlambatnya2x24jamsetelahaudit selesai

DibuatOleh Dikendalikanoleh Disetujuioleh

:KTULP3 :SekretarisLP3 :KetuaLP3

Ttd

Prof.Dr.AgusSuman,SE,DEA

7. Referensi 7.1. 7.2. 7.3. ManualProsedurPengendalianDokumendan Rekaman (0000804001.1) PengendalianDokumenTidakSesuai (0000804002.1) TindakanKoreksidanPencegahan (0000804003.1)

14

MANUAL PROSEDUR

AUDIT INTERNAL MUTU

Doc.No Rev.No. Date

: : :

0000804004 1 21Juni2011

LAMPIRAN Lampiran1.BorangLaporanAuditInternalDanDaftar Ketidaksesuaian

15

MANUAL PROSEDUR

AUDIT INTERNAL MUTU

Doc.No Rev.No. Date

: : :

0000804004 1 21Juni2011

Lampiran2.RencanaJadwalAuditInternal

16

MANUAL PROSEDUR

AUDIT INTERNAL MUTU

Doc.No Rev.No. Date

: : :

0000804004 1 21Juni2011

Lampiran1.DaftarAuditorInternalISO9001:2008

17

18

LP3UB

RENCANAJADWALAUDITINTERNAL

Jl.Veteran Malang,Gedung Lembaga Lt 3, Tel.0341575826,Fax.0341559701,Mail:lp3ub@brawijaya.ac.i

Tahun NO KEGIATAN 6 AuditInternalI 1 Realisasi Sertifikasi 2 Realisasi AuditInternalII 3 Realisasi 7 8 9 10 11 12 1 2

Tahun 3 4

19

LP3UB

RENCANAJADWALAUDITINTERNAL

Jl.Veteran Malang,Gedung Lembaga Lt 3, Tel.0341575826,Fax.0341559701,Mail:lp3ub@brawijaya.ac.i

AuditInternalIII 4 Realisasi

Malang, Dibuatoleh,

Disetujuioleh,

( UnitPelaksana

( KetuaAuditorInternal

20

LP3UB

DAFTARAUDITORINTERNAL ISO9001:2008
Jl.Veteran Malang,Gedung Lembaga Lt 3, Tel.0341575826,Fax. 0341559701,Mail:lp3ub@brawijaya.ac.id

No.Dok. Revisi Tgl.Efektif Halaman

0000806000.1.4

No. 1 2 3 4 5 6 7

NamaAuditorInternalISO(A7)

Penanggungjawab

21

LP3UB

DAFTARAUDITORINTERNAL ISO9001:2008
Jl.Veteran Malang,Gedung Lembaga Lt 3, Tel.0341575826,Fax. 0341559701,Mail:lp3ub@brawijaya.ac.id

No.Dok. Revisi Tgl.Efektif Halaman

0000806000.1.4

22

LP3UB

DAFTARAUDITORINTERNAL ISO9001:2008
Jl.Veteran Malang,Gedung Lembaga Lt 3, Tel.0341575826,Fax. 0341559701,Mail:lp3ub@brawijaya.ac.id

No.Dok. Revisi Tgl.Efektif Halaman

0000806000.1.4

23