Tugas sekretaris 1. Berdasarkan ruang lingkup tugas sekretaris dikelompokkan menjadi 8(delapan) yaitu: a.

Tugas-tugas Rutin Yaitu tugas-tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa perintah. Tugas ini meliputi: Membuka surat. Menerima dikte. Menerima tamu. Menerima telepon. Menyimpan arsip/surat. Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan. b. Tugas-tugas Khusus Yaitu tugas yang diperintahkan langsung oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaiannya secara khusus. Tugas ini diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan. Tugas ini meliputi: Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi luar. Menyusun surat rahasia (confidential). Menyusun acara pertemuan bisnis. Pembelian kado atau cindera mata. Dan lain-lain. c. Tugas-tugas istimewa Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, antara lain: Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta perlengkapan yang diperlukan. Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasi. Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya. Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan atau instansi. Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan. Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis. Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu diperbaiki dan mana yang tidak perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.

Tugas Keuangan Biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan petty cash (uang cadangan/kas kecil). e. Tugas keuangan ini antara lain: Menangani urusan keuangan pimpinan di Bank. menyiapkan pidato atau pernyataan pimpinan. formulir. menyiapkan laporan. Tugas inilah yang cukup berat dan melelahkan bagi sekretaris untuk mengorganisir pertemuan-pertemuan tersebut. sumbangan dana atas nama pimpinan. misal: brosur. undangan. memecahkan masalah dan menciptakan yang baru. Berdasarkan pendapat para pakar ahli mengenai tugas sekretaris adalah sebagai berikut: . meliputi: Mengurusi Rumah tangga kantor.d. penarikan cek. 2. Membayar rekening-rekening. Tugas sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan bisnis) Pertemuan bisnis (Business Meeting) ini terjadi ketika dua orang atau lebih saling menerima dan memberi sesuatu berupa informasi. Tugas insidental Tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris meliputi: Menyiapkan agenda rapat. 4. Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan penyediaan dana untuk keperluan seharihari. Mengoreksi bahan-bahan cetakan. Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan. Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan. yaitu: 1. Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya. f. Tugas Sosial Tugas sosial. Tugas Resepsionis Tugas sekretaris sebagai resepsionis. majalah. misalnya: penyampaian penyimpanan uang di Bank. 2. 3. dan daftar yang dikonsep oleh perusahaan. menyimak kembali kemajuan. pajak. h. pengambilan uang dari Bank. Membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar. g. Mencatat janji-janji untuk pimpinan. Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan. dan media-media lain yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan. Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon. brosur.

2. Menyelesaikan urusan apapun dari masalah pribadi pimpinan yang diminati. Mengurus surat masuk dan surat keluar. b.a. Mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan. 1992: 80-83) Tanggung Jawab Sekretaris Selain sekretaris bertanggung jawab atas pekerjaannya ada tanggung jawab lain yang harus dilaksanakan yaitu: 1. d. Dengan “mengelola” diri sendiri supaya dapat tampil dengan performansi prima dalam pelaksanaan tugas pokok sehari-hari. e. . 2. b. Membuat catatan pertemuan. Donald Menyatakan bahwa hal-hal kedudukan pimpinan dan situasi organisasi perusahaan akan menentukan sebagian besar tugas-tugas sekretaris. Menerima tamu. c. antara lain: a. Merencanakan pekerjaan. Internal Responsibility (Tanggung Jawab Dalam) Sekretaris bertanggung jawab terhadap upaya pencapaian superioritas kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan. Menyalin atau mengisi transkrip dari stenografi atau warkat-warkat dari mesin dikte. Mendistribusikan informasi dari kantor pimpinan secara jelas dan akurat. 3. Menyiapkan pertemuan atau konferensi. Hal-hal yang dimaksud adalah: 1. 2. Menurut M. 4. dari Portugal Tugas dan tanggung jawab sekretaris tidaklah sama persis tetapi dapat dikelompokkan sebagai berikut: 1. 3. Mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melalui pengaturan waktu dan distribusi informasi yang efisien. Menurut H. Sutarto. Tanggung jawab ini terwujud melalui aktivitas: a. Personal Responsibility (Tanggung Jawab Individu) Sekretaris bertanggung jawab terhadap performansi diri sendiri dan upaya pengembangan ke arah yang lebih berkualitas. Mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan dengan bagian-bagian lainnya. (Drs. Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih berfokus pada hal-hal strategis dan memiliki dampak jangka panjang. Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan perusahaan. menyusun dan memelihara arsip khusus. dan lain-lain. dan lain-lain. Braum dan Ramon C.

walaupun kemungkinan besar tidak tercantum dalam peraturan tertulis. Membantu menciptakan “kelompok informal positif” di lingkungan perusahaan. Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif. Sekretaris tidak dapat berkecimpung dalam suatu usaha saingan kecuali mendapat ijin dari pimpinan. e. 1997: 14-15) 4. b. c. 3. Dalam peran aktifnya membantu kelancaran tugas-tugas pimpinan sehingga dapat tercapai tujuan yang telah ditetapkan. Bratawidjaja. mengatur dan mengawasi pelaksanaan acara-acara formal dan informal yang diselenggarakan oleh kantor dalam kaitannya dengan upaya mempertahankan dan berpartisipasi dalam mengembangkan citra perusahaan. Bertanggung jawab atas berhasilnya perusahaan tempat dia bekerja. c. karena sekretaris mempunyai wewenang ini. Networking Responsibility (Tanggung Jawab Cabang Perusahaan) Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan dengan tujuan peningkatan daya saing. berarti sekretaris berperan menjadi wakil pimpinan dalam urusan bisnis dengan pihak ketiga. kecuali bila perusahaan memberi ijin.B Susanto.b. Sekretaris harus mengikuti secara cermat dan tepat semua instruksi pimpinan dalam melaksanakan tugas rutin. Salah satu segi penting dari jabatan sekretaris. d. e. Jadi sekretaris harus bertindak hati-hati dan bertanggung jawab. Sekretaris tidak boleh membocorkan rahasia usaha pimpinan baik masa bekerja atau masa kerja berakhir. Sekretaris tidak boleh melakukan jual beli dengan perusahaan demi keuntungan pribadi. 1996: 87-88) . Tanggung jawab hukum seorang sekretaris. Menciptakan suasana (fisik dan mental) yang mendukung kelancaran kerja. Perwujudannya adalah melalui upaya memperluas network perusahaan. (Thomas W. Keterangan dari pimpinan mengenai batas-batas yang jelas dan pasti mengenai wewenang sekretaris sangat diperlukan dan jangan sekali-kali bertindak melampaui batas-batas tersebut. 5. (A. d. adalah tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam transaksi. Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja di kantor. Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris: a. Sebagai perantara.