Tugas sekretaris 1. Berdasarkan ruang lingkup tugas sekretaris dikelompokkan menjadi 8(delapan) yaitu: a.

Tugas-tugas Rutin Yaitu tugas-tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa perintah. Tugas ini meliputi: Membuka surat. Menerima dikte. Menerima tamu. Menerima telepon. Menyimpan arsip/surat. Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan. b. Tugas-tugas Khusus Yaitu tugas yang diperintahkan langsung oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaiannya secara khusus. Tugas ini diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan. Tugas ini meliputi: Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi luar. Menyusun surat rahasia (confidential). Menyusun acara pertemuan bisnis. Pembelian kado atau cindera mata. Dan lain-lain. c. Tugas-tugas istimewa Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, antara lain: Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta perlengkapan yang diperlukan. Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasi. Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya. Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan atau instansi. Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan. Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis. Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu diperbaiki dan mana yang tidak perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.

misalnya: penyampaian penyimpanan uang di Bank. 2. menyimak kembali kemajuan. Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan penyediaan dana untuk keperluan seharihari. brosur. menyiapkan pidato atau pernyataan pimpinan. 3. pengambilan uang dari Bank. Mengoreksi bahan-bahan cetakan. Membayar rekening-rekening. 4. pajak. sumbangan dana atas nama pimpinan. Mencatat janji-janji untuk pimpinan. memecahkan masalah dan menciptakan yang baru. h. Tugas Keuangan Biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan petty cash (uang cadangan/kas kecil). dan media-media lain yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan. Tugas keuangan ini antara lain: Menangani urusan keuangan pimpinan di Bank. e. Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon. Berdasarkan pendapat para pakar ahli mengenai tugas sekretaris adalah sebagai berikut: . yaitu: 1. Tugas sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan bisnis) Pertemuan bisnis (Business Meeting) ini terjadi ketika dua orang atau lebih saling menerima dan memberi sesuatu berupa informasi. g. dan daftar yang dikonsep oleh perusahaan. Tugas insidental Tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris meliputi: Menyiapkan agenda rapat. menyiapkan laporan. Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan. Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya. Tugas inilah yang cukup berat dan melelahkan bagi sekretaris untuk mengorganisir pertemuan-pertemuan tersebut. Tugas Sosial Tugas sosial. meliputi: Mengurusi Rumah tangga kantor. Membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar. Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan. misal: brosur. majalah. penarikan cek. f.d. Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan. undangan. Tugas Resepsionis Tugas sekretaris sebagai resepsionis. formulir. 2.

2. Menurut H. Donald Menyatakan bahwa hal-hal kedudukan pimpinan dan situasi organisasi perusahaan akan menentukan sebagian besar tugas-tugas sekretaris. dan lain-lain. b. 2. Menyelesaikan urusan apapun dari masalah pribadi pimpinan yang diminati. Braum dan Ramon C. Mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan dengan bagian-bagian lainnya. Menurut M. Menyalin atau mengisi transkrip dari stenografi atau warkat-warkat dari mesin dikte. 1992: 80-83) Tanggung Jawab Sekretaris Selain sekretaris bertanggung jawab atas pekerjaannya ada tanggung jawab lain yang harus dilaksanakan yaitu: 1. dari Portugal Tugas dan tanggung jawab sekretaris tidaklah sama persis tetapi dapat dikelompokkan sebagai berikut: 1. menyusun dan memelihara arsip khusus. Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan perusahaan. Dengan “mengelola” diri sendiri supaya dapat tampil dengan performansi prima dalam pelaksanaan tugas pokok sehari-hari. b. 2. Hal-hal yang dimaksud adalah: 1. 3. . Tanggung jawab ini terwujud melalui aktivitas: a. Mengurus surat masuk dan surat keluar. Internal Responsibility (Tanggung Jawab Dalam) Sekretaris bertanggung jawab terhadap upaya pencapaian superioritas kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan. Mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melalui pengaturan waktu dan distribusi informasi yang efisien. Menerima tamu. Menyiapkan pertemuan atau konferensi. Merencanakan pekerjaan. Membuat catatan pertemuan. c. Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih berfokus pada hal-hal strategis dan memiliki dampak jangka panjang. dan lain-lain. Sutarto. (Drs. 3. Mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan. Personal Responsibility (Tanggung Jawab Individu) Sekretaris bertanggung jawab terhadap performansi diri sendiri dan upaya pengembangan ke arah yang lebih berkualitas. 4. e.a. antara lain: a. Mendistribusikan informasi dari kantor pimpinan secara jelas dan akurat. d.

Keterangan dari pimpinan mengenai batas-batas yang jelas dan pasti mengenai wewenang sekretaris sangat diperlukan dan jangan sekali-kali bertindak melampaui batas-batas tersebut. Sekretaris tidak boleh melakukan jual beli dengan perusahaan demi keuntungan pribadi. Jadi sekretaris harus bertindak hati-hati dan bertanggung jawab. mengatur dan mengawasi pelaksanaan acara-acara formal dan informal yang diselenggarakan oleh kantor dalam kaitannya dengan upaya mempertahankan dan berpartisipasi dalam mengembangkan citra perusahaan. e.B Susanto. kecuali bila perusahaan memberi ijin. Sebagai perantara. d. Dalam peran aktifnya membantu kelancaran tugas-tugas pimpinan sehingga dapat tercapai tujuan yang telah ditetapkan. e. c. d. 1996: 87-88) . Sekretaris tidak dapat berkecimpung dalam suatu usaha saingan kecuali mendapat ijin dari pimpinan. Tanggung jawab hukum seorang sekretaris. 1997: 14-15) 4.b. (Thomas W. Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris: a. (A. Salah satu segi penting dari jabatan sekretaris. Networking Responsibility (Tanggung Jawab Cabang Perusahaan) Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan dengan tujuan peningkatan daya saing. karena sekretaris mempunyai wewenang ini. Bertanggung jawab atas berhasilnya perusahaan tempat dia bekerja. Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif. Membantu menciptakan “kelompok informal positif” di lingkungan perusahaan. Menciptakan suasana (fisik dan mental) yang mendukung kelancaran kerja. c. walaupun kemungkinan besar tidak tercantum dalam peraturan tertulis. 3. berarti sekretaris berperan menjadi wakil pimpinan dalam urusan bisnis dengan pihak ketiga. Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja di kantor. Perwujudannya adalah melalui upaya memperluas network perusahaan. b. Bratawidjaja. adalah tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam transaksi. Sekretaris tidak boleh membocorkan rahasia usaha pimpinan baik masa bekerja atau masa kerja berakhir. Sekretaris harus mengikuti secara cermat dan tepat semua instruksi pimpinan dalam melaksanakan tugas rutin. 5.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful