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APUNTES DE AUDITORA ADMINISTRATIVA 1. AUDITORA Es la actividad por la cual se verifica la razonabilidad contable de las cifras de los estados financieros.

Es la revisin misma de los registros y fuentes de contabilidad para determinar la razonabilidad de las cifras que muestran los estados financieros emanados de ellos.

El objetivo de la Auditoria consiste en apoyar al directorio o quin haga sus veces la toma de decisiones, para lo cual les proporciona anlisis, evaluaciones, recomendaciones, asesora e informacin concerniente a las actividades revisadas. 1.1 TIPOS DE AUDITORA 1.1.1 Auditora financiera

Comprende la revisin financiera de una empresa, desde el punto de vista de rentabilidad, la cual es determinada a travs de sus estados financieros.

1.1.2 Auditora de operaciones

Evolucion a partir de la auditora financiera y va ms all de las funciones contables y trata actividades no financieras que finalmente se manifiestan en los registros contables de la organizacin.

El propsito de una auditora de operaciones es revisar y apreciar operaciones y procedimientos. Implica tambin la informacin a la gerencia de los problemas operativos que necesitan corregirse para lograr mayor eficiencia y economa de operaciones.

Cubre una revisin de los objetivos de la empresa, del medio en que opera, de la estructura organizativa, de los planes y polticas operativas, del personal y las instalaciones fsicas. Todo esto es revisado en trminos de contribucin o falte de ella- a la eficiencia operativa o al ahorro de costos.

Se centran en la calidad de las operaciones.

1.1.3 Auditora Administrativa

ES EL EXAMEN INTEGRAL O PARCIAL DE UNA ORGANIZACIN CON EL PROPSITO DE PRECISAR SU NIVEL DE DESEMPEO Y OPORTUNIDADES DE MEJORA.

Estn orientadas a la apreciacin del cumplimiento de los objetivos organizativos, por parte de la gerencia, de sus funciones de planeacin, organizacin, direccin y control y de lo adecuado de las decisiones y las acciones de la gerencia en su avance hacia los objetivos establecidos.

Distincin con la auditora operacional:

Las auditoras administrativas se ocupan de la calidad de la administracin, mientras que las auditoras de operaciones se centran en la calidad de las operaciones.

1.1.4 Auditora Social Pretende vigilar, evaluar y medir el funcionamiento social del negocio. La auditora social constituye el proceso que una empresa u organizacin realiza, con nimo de presentar balance de su accin social y el comportamiento tico de la empresa u organizacin, en relacin a sus objetivos y a los de terceros (personas fsicas o jurdicas) directa o indirectamente implicados.

1.1.5 Auditora de funcionamiento

Evaluacin de la calidad de la administracin as como de los ejecutivos de la compaa. Evaluar la relacin de la organizacin con su medio ambiente.

Evaluacin de resultados en forma tal que el consejo pueda evaluar con pleno conocimiento los objetivos de la estrategia y funcionamiento que la gerencia propone. Funcin encargada a los directores externos (subcomit de directores no administrativos) la responsabilidad de realizar auditoras de funcionamiento. 1.2 CLASIFICACIN DE LA AUDITORA 1.2.1 Por las personas que la realizan Auditora interna Auditora externa

1.2.2 Por el tiempo en que son aplicados los procedimientos Auditora preliminar Auditora final

1.2.3 Por el objetivo que persigue Auditora financiera Auditora fiscal Auditora administrativa Auditora operacional Auditora forense Auditora recurrente Auditora permanente Auditora especial

2.

AUDITORA ADMINISTRATIVA ES EL EXAMEN INTEGRAL O PARCIAL DE UNA ORGANIZACIN CON EL PROPSITO DE PRECISAR SU NIVEL DE DESEMPEO Y OPORTUNIDADES DE MEJORA.

La auditora administrativa es producto de una necesidad que ha venido tomando forma a lo largo de la historia de la administracin, porque se le considera una herramienta idnea para examinar el desempeo de una organizacin y detectar oportunidades de mejora. Su ejecucin le permite visualizar a una organizacin en su conjunto, considerando sus caractersticas particulares y campo de trabajo, lo que la convierte en un factor estratgico para el cambio.1 2.1 OBJETIVOS La auditora administrativa constituye una herramienta fundamental para impulsar el crecimiento de las organizaciones, toda vez que permite que se revele en que reas se requiere de un estudio ms profundo, qu acciones se pueden tomar para subsanar deficiencias, cmo superar obstculos, cmo imprimir mayor cohesin al funcionamiento de las mismas y, sobre todo, un anlisis causa-efecto que concilie en forma congruente los hechos con las ideas. En este caso, se considera necesario fijar un marco para definir objetivos cuya cobertura encamine las tareas a logros especficos. Entre los que se mencionan: 2.1.1 De control Se deben orientar los esfuerzos en la aplicacin de la auditora y poder evaluar el comportamiento organizacional en relacin con estndares establecidos. 2.1.2 De productividad Se sugiere dirigir las acciones de la auditora para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinmica administrativa instituida por la organizacin.

Franklin F. Enrique Benjamn. Auditora Administrativa. Mc Graw Hill

2.1.3 De organizacin Determinan que el curso de la auditora apoye la definicin de la estructura, competencia, funciones y procesos a travs del manejo efectivo de la delegacin de autoridad y el trabajo en equipo. 2.1.4 De servicio Representan la manera en que la auditora puede constatar que la organizacin est inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfaccin de sus clientes. 2.1.5 De calidad Disponen que la auditora tienda a elevar los niveles de actuacin de la organizacin en todos sus contenidos y mbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos. 2.1.6 De cambio Transforman a la auditora en un instrumento que hace ms permeable y receptiva a la organizacin. 2.1.7 De aprendizaje Permiten que la auditora se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organizacin pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora. 2.1.8 De toma de decisiones Traducen la puesta en prctica y resultados de la auditora en un slido instrumento de soporte al proceso de gestin de la organizacin. 2.2 ALCANCE DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA El rea de influencia que abarca una auditora administrativa comprende la totalidad de una organizacin en lo correspondiente a su estructura, niveles, relaciones y formas de actuacin. Esta connotacin incluye aspectos tales como: Naturaleza jurdica. Criterios de funcionamiento Estilo de administracin Proceso administrativo

Sector de actividad mbito de operacin Nmero de empleados Relaciones de coordinacin Desarrollo tecnolgico Sistemas de comunicacin e informacin Nivel de desempeo Trato a clientes internos y externosEntorno Productos y/o servicios Sistemas de calidad

2.3 CAMPO DE APLICACIN 2.3.1 Sector Pblico En el caso del sector pblico, la auditora debe desarrollarse de acuerdo a la figura jurdica, atribuciones, mbito de operacin, nivel de autoridad, relacin de coordinacin, sistema de trabajo y lneas generales de estrategia. Con base en esos criterios, las instituciones se clasifican en: Entidades centralizadas Entidades descentralizadas Entidades autnomas 2.3.2 Sector Privado Al igual que en el sector privado, la auditora se aplica de acuerdo a la figura jurdica, objeto, tipo de estructura, elementos de coordinacin y relacin comercial, sobre la base de las caractersticas siguientes: Tamao de la empresa Sector de actividad Naturaleza de sus operaciones

En lo relativo al tamao, convencionalmente se clasifica en: Microempresa Empresa pequea Empresa mediana Empresa grande

Clasificacin de acuerdo al ramo especifico de la empresa: Telecomunicaciones Transportes Energa Servicios Construccin Petroqumica Turismo Cinematografa Banca Seguros Maquiladora Electrnica Automotriz Editorial Arte grfico Manufactura Autopartes Textil Agrcola
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Pesquera Qumica Forestal Farmacutica Alimentos y bebidas Informtica Siderurgia Publicidad Comercio

Clasificacin de acuerdo a la naturaleza de sus operaciones: Nacionales Internacionales Mixtas

2.3.3 Sector social La auditora se aplica considerando dos factores: Tipo de organizacin. Naturaleza de su funcin.

Por su tipo o figura las organizaciones que forman el sector pueden ser: Fundaciones Asociaciones Empresas de solidaridad Comisiones Colegios

Por su funcin se les ubica en las reas siguientes: Educacin

Cultura Salud Poltica obrero, campesino, popular Empleo Alimentacin

Derechos humanos.

3.2 Contratacin del servicio de auditora 3.2.1 Contacto con el cliente Cuando una organizacin toma la decisin de contratar a un auditor, normalmente el primer contacto se lleva a cabo mediante una entrevista, en que se deben determinar las condiciones siguientes: Solicitud formal para la aplicacin de la auditora administrativa Logros que se esperan Definicin de los mecanismos de enlace Exigencias en cuanto a tiempo y mejoras deseadas Requerimiento de una propuesta concreta Apoyos para conformar los criterios a seguir

La tarea del auditor, luego de conocida las necesidades de la empresas que solicita los servicios, es prepara una propuesta tcnica y un plan de trabajo para llevar a cabo la auditora. En este sentido es necesario incluir lo siguiente: Una justificacin acorde con la percepcin de la organizacin. Beneficios esperados Requerimiento tecnolgicos. de recursos humanos, materiales, financieros y

Costo aproximado del estudio Propuestas alternativas para formalizar los trabajos.

El anlisis y valoracin de los tipos de contratos deben ser congruentes la informacin anterior, ya que de ello depender el xito de la auditora administrativa.

3.1.2 Determinacin de honorarios Honorarios fijos En este caso, los honorarios se determinan tomando en cuenta el tiempo en que se estima que se llevar a cabo el trabajo y el costo del personal que lo va a efectuar. Los honorarios deben incorporar el costo de la auditora (salarios y gastos de oficina) y la utilidad esperada en la prestacin del servicio. Este mtodo tiene la ventaja de que el cliente conoce desde un inicio el monto total a pagar por el servicio recibido, as como el auditor conoce el monto de su ingreso; sin embargo, tiene la desventaja de que es sumamente difcil prever el tiempo real a emplear para el trabajo, lo cual puede ocasionar que se realice en un tiempo mayor del estimado y esto implica gastos extra para el auditor. Honorarios variables En este mtodo los honorarios se determinan en relacin al trabajo ejecutado, tiempo empleado y personal utilizado, lo cual no representa presin alguna para el auditor en cuanto al tiempo para su realizacin. Dicho de otra forma, el auditor y el cliente optan porque el pago de los honorarios cubra el costo hora-hombre, los gastos indirecto y el porcentaje de utilidad, por lo que cualquier gasto en que se incurra, durante la ejecucin de los trabajos, debe ser pagado por el cliente. Este tipo de honorarios presenta la desventaja de que al momento de presentar el importe del trabajo realizado, el cliente no tenga el suficiente efectivo para realizar el pago o simplemente se le haga demasiado elevado el costo y por tanto se niegue a pagar. Honorarios por desempeo El cliente acepta pagar al auditor sus honorarios a partir de un beneficio cuantificable, esto es, sobre avances y resultados comprobables.
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3.2 Instrumentos de formalizacin Para formalizar y fundamentar jurdicamente las condiciones en que se aplica una auditora administrativa, se requiere de la firma de un convenio o contrato, en que se indique el objeto, naturaleza, duracin y costo de la auditora, as como las obligaciones y responsabilidades de las partes. Los modelos que se proponen para formalizar las condiciones del servicio de auditora, son los siguientes: Carta convenio, convenio de servicios profesionales y contrato de prestacin de servicios. 3.3 Organizacin del equipo de auditores La organizacin de un equipo auditor requiere de un orden jerrquico que garantice el flujo de la informacin de conformidad con la autoridad y responsabilidad asignados a todos y cada uno de sus integrantes. Estructura Coordinador general Lider del proyecto Asistente o analista del proyecto Caractersticas del coordinador general Experto en la materia, que puede derivarse de su formacin academica, profesional, o ambas, as como de su trayectoria y orientacin personal. Capacidad de respuesta en cuanto a los resultados que se esperan y mantener un nivel de comportamiento acorde con las necesidades de todos y cada uno de los participantes. Trasmitir confianza y tranquilidad cifrada en su capacidad para comunicar su visin, su dominio de la tcnica, respaldo moral y liderazgo, traducida en el logro de avances, coordinacin de esfuerzos, espritu de lucha, creatividad y actitud constructiva. Caractersticas del lder del proyecto Poseer una personalidad que incorpore tranquilidad, mesura, capacidad negociadora, analtica y motivadora, habilidad para hacer que las cosas sucedan y sucedan bien. Por su funcin de enlace entre el coordinador general y los asistentes, tiene las obligaciones de cumplir con:

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i. ii. iii. iv. v. vi. vii. viii.

Las lneas de accin de la coordinacin general. Acatar las directrices de los niveles de decisin de la organizacin. Conciliar enfoques, puntos de vista y observaciones. Imprimir consistencia a las acciones acordadas en el programa de auditora. Vigilar que las fases y tiempos programados se cumplan. Aclarar dudas. Recabar y resolver observaciones. Mantener el nivel de desempeo convenido.

Caractersticas del asistente o analista del proyecto Debe ser capaz de: a) b) c) d) e) f) g) Acatar instrucciones con precisin. Actuar en forma prudente y tranquila. Ser cordial pero firme en sus decisiones. Disciplinarse para cumplir con sus obligaciones a tiempo. Manifestar solidaridad con sus compaeros de equipo. Ser ordenado con sus registros. Mostrar objetividad en la deteccin de hallazgos para soportar las evidencias. h) Ser preciso en sus observaciones. Funciones generales del equipo de trabajo a) Estudiar la normatividad, misin, objetivos, polticas, estrategias, planes y programas de trabajo de la institucin. b) Desarrollar el programa de trabajo de una auditora. c) Definir objetivos, alcance y metodologa para instrumentar la auditora. d) Captar la informacin necesaria para evaluar la funcionalidad y efectividad de los procesos, funciones y sistemas utilizados. e) Recabar y revisar estadsticas sobre volmenes y cargas de trabajo. f) Diagnosticar sobre los mtodos de operacin y los sistemas de informacin. g) Realizar hallazgos y obtener evidencias, e incorporarlas a sus papeles de trabajo. h) Respetar las normas de actuacin dictadas por los grupos de filiacin, corporativos, sectoriales e instancias normativas y, en su caso, globalizadoras. i) Proponer los sistemas administrativos y las modificaciones que permitan elevar la efectividad de la organizacin. j) Analizar la estructura y el funcionamiento de la organizacin en todos sus mbitos y niveles.
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k) Revisar el flujo de datos y formas. l) Analizar la distribucin del espacio y el empleo de equipos de oficina. m) Disear y preparar los reportes de avances e informes de la auditora. Criterios alternos para la creacin del equipo a) Interdisciplinario Integrado con personas de diferentes reas y especialidades.

b) Funcional Compuesto por integrantes de reas funcionales. c) Cultural Formado por personas de diferentes pases o culturas. d) De alta direccin Estructurado por la mxima autoridad y los responsables de los niveles de mayor jerarqua. e) De mando Conformado por individuos que reportan al mismo superior dentro de una unidad administrativa. Equivalentes a departamentos. f) Especial Equipo al que se encomienda un proyecto de caractersticas muy particulares o de mucho inters para la organizacin. g) Autodirigido Aquel que acta con independencia y supervisa sus acciones en forma autnoma. h) De calidad Encargado de garantizar la calidad de los bienes y servicios que produce la organizacin. i) Estratgico Creado para establecer los criterios de accin fundamentales en el tiempo y el espacio.

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3.

METODOLOGA DE AUDITORA ADMINISTRATIVA Las etapas que se integran la metodologa son: Planeacin Instrumentacin Examen Informe Seguimiento

3.1 Planeacin En la planeacin se definen los lineamientos de carcter general que norman la aplicacin de la auditora administrativa, para garantizar que la cobertura de factores prioritarios, las fuentes de estudio, la investigacin preliminar, el proyecto de auditora y el diagnstico preliminar sean suficientes, pertinentes y relevantes. 4.1.1 Objetivo 4.1.2 Factores a revisar Proceso Administrativo Planeacin Visin, misin, objetivos, metas, estrategias/tcticas, polticas, procedimientos, programas, enfoques, niveles, horizonte. Organizacin (disear e instrumentar la infraestructura para el funcionamiento de la organizacin). Estructura organizacional, divisin y distribucin de funciones, cultura organizacional, recursos humanos, cambio organizacional, otros. Direccin (tomar decisiones pertinentes para normar la gestin de la organizacin). Liderazgo, comunicacin, motivacin, grupos y equipos de trabajo, manejo del estrs y conflicto, informacin y tecnologa, toma de decisiones, creatividad e innovacin.

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Control (medicin del progreso de las acciones en funcin del desempeo). Naturaleza, sistemas, niveles, proceso, reas de aplicacin, herramientas, calidad. 4.1.3 Fuentes de estudio Internas y externas 4.1.4 Investigacin preliminar Determinacin de las necesidades especificas Identificacin de los factores que requieren de atencin Definicin de estrategias de accin Jerarquizacin de prioridades en funcin del fin que se persigue Descripcin de la ubicacin, naturaleza y extensin de los factores Especificacin del perfil del auditor Estimacin del tiempo y los recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido 4.1.5 Preparacin del proyecto de auditora Propuesta tcnica Naturaleza; Alcance; Antecedentes; Objetivos; Estrategia; Justificacin; Acciones; Recursos; Costo; Resultados; Informacin complementaria. Programa de trabajo Identificacin; Responsable; rea; fases; calendario; representacin grfica; formato; reportes de avance; periodicidad. 4.1.6 Diagnstico preliminar En esta fase, se debe precisar claramente los fines susceptibles de alcanzar, los factores que se van a examinar, las tcnicas a emplear y la programacin que va a orientar el curso de la accin de la auditora.

3.2 Instrumentacin

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Es la etapa en la cual se tienen que seleccionar y aplicar las tcnicas de recoleccin que se estimen ms viables; de acuerdo con las circunstancias propias de la auditora, la medicin que se empleara, el manejo de los papeles de trabajo y evidencia, as como la supervisin para mantener una coordinacin efectiva. 4.2.1 Recopilacin de informacin Esta tarea debe enfocarse al registro de todo tipo de hallazgo y evidencias que haga posible su examen objetivo. 4.2.2 Tcnicas de recoleccin Investigacin documental Observacin directa Acceso a redes de informacin Entrevista Cuestionarios Cdulas Investigacin documental Consiste en la localizacin, seleccin y estudio de la documentacin que puede aportar elementos de juicio a la auditora. Las fuentes a las que puede acudirse son: Normativa (Acta constitutiva, reglamento interno, tratados y convenios, decretos y acuerdos, Normas (nacionales e internacionales) Administrativa (Organigramas, manuales administrativos, sistemas de informacin, sistemas de normalizacin y certificacin, cuadros de distribucin del trabajo, estadsticas, inventarios de mobiliario y equipo, sociogramas, unidades de medida del desempeo). Mercado (Productos y servicios, reas-poblacin, ingresos, factores limitantes; comportamiento de la oferta: situacin actual, caractersticas y situacin futura) Ubicacin geogrfica (localizacin, ubicacin espacial interna, distancias y costo de transporte)

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Estudios financieros (Recursos financieros para inversin, anlisis y proyecciones financieras, programas de financiamiento, evaluacin financiera) Situacin econmica (sistema econmico, naturaleza y ritmo del desarrollo de la economa, aspectos sociales, variables demogrficas, relaciones con el exterior).

Observacin Directa Consiste en la revisin del rea fsica donde se desarrolla el trabajo de la organizacin, para conocer las condiciones de trabajo y el clima organizacional imperante. Acceso a redes de informacin El acceso a redes, permite detectar informacin operativa o normativa de clientes, socios, proveedores, empleados, organizaciones del sector o ramo, entre otras, va intranet, internet, adems de mantener una situacin interactiva con el entorno. Entrevista Consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para obtener informacin. Recomendaciones para realizar entrevistas: Tener claro el objetivo Establecer anticipadamente la distribucin del trabajo Concertar previamente la cita Clasificar la informacin que se obtenga

Cuestionarios Se emplean para obtener la informacin desea en forma homognea. Estn constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por temas. Cdulas Se utilizan para captar la informacin requerida de acuerdo con el propsito de la auditora. Estn conformadas por formularios cuyo diseo incorpora casillas, bloques y columnas que facilitan la agrupacin y divisin de su contenido para su revisin y anlisis.

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4.2.3 Medicin Para consolidar la instrumentacin, es necesario que los hechos se puedan evaluar relacionndolos con una medida, la cual parte de los indicadores establecidos para el proceso administrativo y de los elementos especficos, as como el propsito estratgico y atributos fundamentales asociados con uno y otro. Las escalas que se empleen con este fin, cumplen con la funcin de garantizar la confiabilidad y validez de la informacin que se registra en los papeles de trabajo y que, posteriormente, servirn para comprobar la veracidad de las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de la auditora. 4.2.4Papeles de Trabajo Constituyen los registros en donde se describen las tcnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la informacin obtenida y las conclusiones alcanzadas. Proporcionan el soporte principal que, en su momento, el auditor habr de incorporar en su informe, ya que incluyen observaciones, hechos y argumentos para respaldarlo. Deben incluir: Identificacin de la auditora El proyecto de auditora ndices, cuestionarios, cdulas y resmenes de trabajo realizado Indicaciones de las observaciones recibidas durante la aplicacin de la auditora Observaciones acerca del desarrollo de su trabajo Anotaciones sobre informacin relevante Ajustes realizados durante su ejecucin Lineamientos recibidos por rea o fase de la aplicacin Reporte de posibles irregularidades

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4.2.4 Evidencia La evidencia representa la comprobacin fehaciente de los hallazgos durante el ejercicio de la auditora, por lo que constituye un elemento relevante para fundamentar los juicios y conclusiones que formula el auditor. Clasificacin de la evidencia: Fsica Se obtiene mediante inspeccin u observacin directa de las actividades, bienes o sucesos y se presenta a travs de notas, fotografas, grficas, cuadros, mapas o muestras materiales. Documental Se obtiene por medio del anlisis de documentos y est contenida en cartas, contratos, registros, actas, minutas, facturas, etc. Testimonial Se origina por declaraciones de personas durante la aplicacin de la auditora Analtica Comprende clculos, comparaciones, razonamientos y desagregacin de la informacin por reas, apartados o componentes. Suficiente Competente Consistente, convincente, confiable y ha sido validada Relevante Aporta elementos de juicio para demostrar o refutar un hecho en forma lgica y patente. Pertinente Existe congruencia entre las recomendaciones de la auditora. 4.2.5 Supervisin del trabajo La supervisin es necesaria para tener la certeza de que el programa aprobado se est aplicando con certeza. observaciones, conclusiones y

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La supervisin en las diferentes fases de ejecucin de la auditora comprende: Revisin del programa de trabajo Vigilancia constante y cercana al trabajo de los auditores Aclaracin oportuna de dudas Control del tiempo invertido en funcin del estimado Revisin oportuna y minuciosa de los papeles de trabajo Revisin final del contenido de los papeles de trabajo para cerciorarse de que estn completos y cumplen con el propsito.

Criterios de supervisin: Asegurarse de que existe coincidencia en las lneas fundamentales de investigacin en todo el equipo de auditores Monitorear el trabajo de los auditores Revisar el trabajo realizado y efectuar las observaciones y ajustes Celebrar reuniones peridicamente para mantener actualizados a los auditores e instruirlos para mejorar su desempeo. Llevar una bitcora en donde se describa el comportamiento de los auditores. Preparar un informe que comprenda los logros y obstculos encontrados a lo largo de la auditora. Elaborar una propuesta general en la que se destaquen las contribuciones esenciales detectadas y el camino para instrumentarlas.

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