STANDARD OPERATING PROCEDURE MODUL DYNAMITE TRAINING TEAM

JAKARTA 2009

I FLOW
Pengolahan TNA Penentuan Tema Besar Informasi Awal Client Brainstorming Materi Pembagian Sesi Integrasi Sesi

Modul Fix

Revisi Modul

Trial Modul

Modul PDF

Eksekusi

Stand and Deliver

II PENJELASAN FLOW
1. Pengolahan TNA dan informasi awal dari calon klien 1.1 Pengolahan TNA Sebelum membuat modul, dilakukan TNA (Training Need Analysis). hal ini dimaksudkan agar tim Dynamite dapat memberikan pelatihan yang tepat sasaran dan untuk memberikan gambaran dan kompetensi yang perlu dikembangkan pada peserta kepada Tim Dynamite. Hal-hal yang perlu didapatkan antara lain : usia calon peserta, roles calon peserta dalam keadaan real, dinamika antara calon peserta, kepribadian, motivasi, permasalahan yang dihadapi oleh organisasi peserta, kompetensi-kompetensi yang perlu dikembangkan oleh peserta untuk menunjang tercapainya tujuan organisasi 1.2 Informasi Awal dari Calon klien Sedangkan informasi dari klien berguna untuk membantu tim Dynamite menentukan tujuan pelatihan. 2. Penentuan Tema Besar Setelah tujuan pelatihan didapatkan maka tim harus membuat tema untuk keseluruhan pelatihan. Penentuan tema ini bertujuan memberikan suasana pelatihan yang menarik dan membuat peserta lebih antusias dalam mengikuti pelatihan. Tema yang ditentukan dalam pelatihan tidak dibatasi. Catatan penting dalam menentukan tema besar adalah konsistensi tema pada semua sesi pelatihan. 3. Brainstorming Materi Aktivitas yang dilakukan oleh seluruh tim untuk menentukan materi yang tepat dan sesuai untuk disampaikan agar tujuan pelatihan dapat tercapai. Untuk membantu proses brainstorming, ada baiknya tidak lebih dari 1 jam. 4. Pembagian Sesi

Standard Operating Procedure Project Dynamite Training Team

Setelah materi yang cocok ditentukan maka sesi-sesi tersebut akan dibagi-bagi berdasarkan kemampuan masing-masing anggota tim. 5. Integrasi Sesi Sesi yang telah dibagikan kemudian akan digabungkan, disesuaikan dan akan difeedback oleh seluruh anggota tim Dynamite 6. Trial Modul (indoor) dan survei tempat Setelah sesi digabungkan dan materi telah lengkap maka modul tersebut akan di uji coba, baik materi indoor maupun outdoor. Untuk materi outdoor perlu di uji coba di tempat pelatihan agar mendapat gambaran kelebihan dan kekurangan materi. 7. Revisi Modul Segala kekurangan yang didapatkan dari hasil uji coba segera direvisi dan di umumkan kembali bagaimana modul fix nya. Revisi ini harus disetujui oleh seluruh tim. 8. Stand and Deliver (optional) Bagian ini bersifat optional, hanya dilakukan apabila DYNAMITE menggunakan SDM diluar DYNAMITE. Pada bagian ini tim DYNAMITE akan memberikan segala pengetahuan yang dibutuhkan bagi SDM non DYNAMITE agar dapat melaksanakan pelatihan dengan baik. Materi yang terkandung dalam bagian ini adalah penjabaran rangkuman hasil TNA calon peserta DYNAMITE, DYNAMITE culture (alarm, yel-yel, dll), materi yang akan disampaikan pada saat pelatihan. Sebelum tim DYNAMITE bertemu dengan SDM non DYNAMITE, tim DYNAMITE harus memberikan materi yang akan disampaikan ketika pertemuan maksimal 5 hari sebelum pertemuan. 9. Eksekusi dan evaluasi Pelatihan dilakukan sesuai dengan modul yang telah dibuat. Pada saat eksekusi seharusnya ada laporan berita acara harian berupa evaluasi. Hasil evaluasi yang berkaitan dengan modul kemudian harus dimasukkan ke dalam modul sebelum di simpan dalam bentuk pdf. Segala bentuk perubahan pada modul harus sudah diselesaikan dalam waktu maksimal 1 minggu sesudah acara berlangsung. 10. Modul PDF Modul yang sudah fix (modul yang sudah diperbaiki setelah eksekusi dan evaluasi) di simpan dalam bentuk pdf dan di simpan dalam database.

Standard Operating Procedure Project Dynamite Training Team

III TEMPLATE DOKUMEN

1. Tabel Pengolahan TNA Agar modul yang disusun oleh setiap anggota Dynamite Training Team tepat sasaran dan sesuai dengan kebutuhan klien, maka teramat penting untuk melakukan suatu proses Training Need Analysis (TNA) terlebih dahulu sebelum pelaksanaan pelatihan. Secara umum TNA dipahami sebagai analisa kebutuhan pelatihan yang didasarkan pada gap (kesenjangan) antara level kompetensi yang dipersyaratkan dengan level aktual individu.. Format terlampir (Lampiran I) 2. Format Pembuatan Modul Dalam membuat modul, seluruh anggota Dynamite Training Team harus mempunyai kesamaan format penyusunan agar mempunyai persamaan persepsi mengenai suatu materi. Selain itu, format yang ada harus dapat dibaca dan dipahami dengan mudah agar setiap anggota dapat mengaplikasikan materi yang tertulis di modul kepada para peserta pelatihan dengan baik . Format terlampir (Lampiran II) 3. Tabel Operasionalisasi Modul dan Rundown Acara 4. Format Feedback Revisi Modul Agar modul yang telah ada dapat terus diperbaiki dan disempurnakan maka diperlukan suatu prosedur pemberian umpan balik kepada modul tersebut. Selain penyusun modul, maka pihak-pihak yang berhak memberikan umpan balik terhadap modul tersebut adalah trainer/fasilitator yang menghantarkan materi berdasarkan modul tersebut.

Standard Operating Procedure Project Dynamite Training Team

Format Terlampir (Lampiran I 5. Paket pelatihan

IV TIME FRAME
I
INFO MASUK MEETING AWAL PENUNJUKAN PROJECT OFFICER PEMBUATAN PROPOSAL PEMBUATAN M.O.U SURVEY TEMPAT TRAINING NEED ANALYSIS PENGOLAHAN TNA & INFO KLIEN PENENTUAN TEMA BESAR BRAINSTORMING MATERI &

Bulan 1 II III

IV

Bulan 2 II III

IV

Bulan 3 II III

IV

PEMBAGIAN SESI PEMBUATAN ALARM, ICE BREAKING, ENERGIZER TRIAL MODUL DELIVER) REVISI MODUL MODUL FIX\ EKSEKUSI MODUL PDF & BANK MODUL (STAND
AND

Standard Operating Procedure Project Dynamite Training Team

NB: waktu dalam tabel di atas dapat disesuaikan dengan waktu yang di tawarkan klien dan SDM yang ada

Cara penggunaan Tabel Time Frame 1. Hitungan bulan dan minggu dimulai pada saat tawaran project datang 2. Tabel ini dibuat untuk memudahkan melihat time frame..jadi diisi sesuai dengan perkiraan waktu setiap tahapan dengan memberikan warna pada kolom yang telah tersedia.. Misal : a. info masuk pada minggu pertama b. Minggu kedua harus sudah melakukan meeting awal c. Penunjukan PO dan Pembuatan Proposal dilakukan bersama dengan meeting Awal d. Pembuatan MOU diminggu ketiga e. Survey tempat dan TNA dilakukan bersamaan di minggu ketiga setelah penandatangan MOU Maka Tabelnya akan berbentuk seperti ini : I INFO MASUK MEETING AWAL PEMBUATAN PROPOSAL PENUNJUKAN PROJECT OFFICER PEMBUATAN M.O.U SURVEY TEMPAT TRAINING NEED ANALYSIS Bulan 1 II III IV

LAMPIRAN I : FORM TNA

D im ensi Kompetensi Deskripsi

Individu 1

Individu 2

Individu3 Individu 4 Total

Rata-Rata

Total Rata-Rata

LAMPIRAN II : FORMAT MODUL Judul Materi

A. DESKRIPSI SINGKAT Berisi mengenai definisi dan penjelasan secara singkat dan jelas mengenai materi. B. TUJUAN AKTIVITAS: Berisi tujuan-tujuan yang ingin dicapai pada peserta pelatihan dari pemberian materi yang dimaksud (dalam bentuk pointers) C. WAKTU: Berisi perkiraan durasi jalannya pelatihan (dalam satuan menit) D. TEMPAT: Berisi lokasi yang digunakan untuk menyelenggarakan kegiatan. Lokasi secara umum dapat dibagi menjadi dua : Indoor dan Outdoor E. KELOMPOK AKTIVITAS: Berisi aktivitas-aktivitas yang akan diberikan secara berurutan dalam rangka pencapaian tujuan pelatihan (dalam bentuk pointers) F. METODE: Berisi metode-metode yang akan digunakan dalam rangka menyampaikan materi kepada para peserta. Metode-metode yang digunakan antara lain : - Ceramah Pemaparan konsep dasar dan teori untuk penambahan wawasan dalam bentuk kuliah dan Tanya jawab. - Role-play Pemaparan konsep dilakukan dengan memberikan contoh model perilaku/ kejadian. Model ini dapat dilakukan oleh tim maupun dengan mengajak peserta. - Games/permainan Pemahaman peserta akan konsep dan teori diperkaya dalam permainanpermainan - Pemutaran Video

Standard Operating Procedure Project Dynamite Training Team

Video yang ditayangkan berkaitan dengan pengenalan dan menambah pemahaman peserta akan sebuah konsep. Video pun dapat berisi contoh solusi dari suatu masalah. Diskusi Peserta melakukan kegiatan bertukar pendapat untuk mendapatkan pemahaman atau solusi atas suatu hal. Outbond Activities Peserta melakukan kegiatan di luar ruangan dengan permainan yang dapat menambah soft skill peserta. Studi Kasus Pembahasan kasus-kasus untuk meningkatkan pemahaman atau penerapan suatu konsep teoritis Inventory test Peserta melakukan self administered questionarre untuk mendapatkan insight perilaku dan kecenderungan pribadinya.

G. ALAT: Berisi daftar peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan untuk menunjang jalannya pelatihan. Peralatan dan perlengkapan tersebut antara lain : - Laptop - LCD Projector - Sound system - Flipchart, dan - Perlengkapan lainnya sesuai dengan kebutuhan pelatihan. H. AKTIVITAS: Berisi penjelasan secara lengkap dan detail mengenai aktivitas pelatihan yang akan dijalankan sesuai dengan materi. I. Personil yang dibutuhkan

Standard Operating Procedure Project Dynamite Training Team

LAMPIRAN IV : FORMAT FEEDBACK REVISI MODUL A. Evaluasi Isi Materi (Content) Isilah poin-poin evaluasi berikut sesuai dengan pengalaman saat menjadi fasilitator : a. Alur Pelatihan Apakah alur pelatihan yang dibuat sudah ideal? YA Mengapa? (+ usul dan saran) TIDAK

B. Detail materi pelatihan Beri komentar megenai isi materi pada tiap alur sebagai berikut : (komentar dapat berupa : sudah pas dengan alur, tidak pas, terlalu miskin, terlalu banyak, usulan materi yang ditambahkan atau dikurangi, dsb) Materi I :

Standard Operating Procedure Project Dynamite Training Team

Materi II :

Materi III :

C. Evaluasi Metode Pelatihan Pada bagian ini diminta untuk memberi komentar tentang metode-metode yang digunakan selama pelatihan. Komentar diberikan dalam bentuk hal-hal yang sudah baik beserta alasannya, serta hal-hal yang dapat diperbaiki beserta dengan saran-sarannya. Metode Hal-Hal yang sudah baik Alasan Hal-Hal yang dapat diperbaiki Saran-saran

Ceramah

Games

Role Play

Menonton Video

Standard Operating Procedure Project Dynamite Training Team

D. Evaluasi Teknis Pelaksanaan Lembar Evaluasi Pelatihan Tgl ..// Tempat. Sessi 1 Hal positif Fasilitator Division of labor Peralatan Metode Materi Hal yang kurang

E. Evaluasi dari peserta Pelatihan .. Tgl Tempat .. Materi apa yang paling anda suka? mengapa? Apakah materi tersebut akan anda aplikasikan dalam hidup anda? Materi apa yang menurut anda bisa anda terapkan dalam keseharian? a. . b. c. . d. . e. bagaimana caranya?